KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

NOTA PTK UNTUK KOMPETENSI UMUM 2006

DISEDIAKAN OLEH: PUAN CHE HANA BIN MOHAMMAD ALI BAHAGIAN PENYELIAAN DAN PENGUATKUASAAN

1.DEFINISI KOMUNIKASI
Komunikasi adalah proses pertukaran maklumat di antara penyampai dan penerima maklumat Johns (1996) Komunikasi adalah satu proses di mana individu,kumpulan dan organisasi yang bertindak sebagai penyampai yang menghantar sesuatu maklumat atau mesej kepada individu, kumpulan dan organisasi lain yang bertindak individu, sebagai penerima mesej. mesej. Greenberg dan Baron (1996) Komunikasi sebagai perhubungan secara langsung atau dengan perantaraan surat,radio,telefon dll.Komunikasi merupakan pemindahan maklumat dan kefahaman daripada satu individu dengan individu lain melalui simbolsimbolsimbol yang bermakna. bermakna. Kamus Dewan (1992)

DEFINISI KOMUNIKASI

PENYAMPAI

GANGGUAN

PENERIMA

6 ELEMEN

MAKLUM BALAS

SALURAN

MESEJ

2.PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Pemantauan
Pengurus dapat memberi bimbingan yang sesuai kepada subordinate supaya mereka dapat memahami deskripsi tugas yang telah ditetapkan. Subordinat dapat menyatakan pandangan,kritikan dan ketidakpuasan berkaitan kerja yang dilakukan kepada pengurus yang bertanggungjawab ke atas mereka.

PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Meningkatkan Dorongan Bekerja Melalui komunikasi subordinat mendapat maklumbalas terhadap pencapaian sasaran yang dicapai dan apakah strategi yang perlu diambil bagi terus meningkatkan pencapaian berkenaan.

PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Meluahkan Perasaan
Komunikasi adalah saluran bagi membolehkan subordinate untuk menyatakan pandangan, kritikan dan ketidakpuasan mereka terhadap pengurus, organisasi dan persekitaran kerja keseluruhannya. Ini membantu mengeratkan interaksi Pengurus dan subordinat.

PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Penghantaran maklumat Komunikasi adalah pengaliran maklumat daripada satu pihak ke pihak yang lain. Membantu Pengurus untuk membuat cadangan dan keputusan dengan cepat.

3.KENAPA PENGURUS PERLU

BERKOMUNIKASI?
Memberi maklumat kepada seseorang supaya bertindak atau tidak bertindak Menerima dan mendapatkan maklumat dengan menggalakkan orang lain supaya menyediakan maklumat. maklumat. Memberi maklumat supaya orang lain bertindak sebagaimana yang dikehendaki. dikehendaki. Menerima maklumat atau arahan bagi membolehkan pengurus bertindak sebagaimana yang dikehendaki oleh orang lain. Memberi dorongan, memujuk dan menggalakkan dorongan, kepada seorang yang Pengurus jangka akan menentang atau tidak menghiraukan atau tidak berkeyakinan terhadapnya. terhadapnya. Menjelaskan kepada subordinate samada mereka berjaya/gagal melaksanakan tugas yang telah diberikan. diberikan.

4.PROSES KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

7. Pengambilan tindakan(menerima atau menolak) 1. Pembentukan Idea Asal

6. Pemahaman(Tahap Kefahaman maklumat yang dihantar dgn. yg. diterima)

2. Menyusun Idea (Disampaikan melalui simbol seperti perkataan,lukisan dan tulisan)

5. Proses penterjemahan simbol-Simbol

3. Maklumat disampaikan secara verbal atau tidak verbal

4. Penerimaan Maklumat

5.ELEMEN-ELEMEN UTAMA KOMUNIKASI

Penghantaran mesej.
Penghantar akan mengenkod mesej iaitu proses menterjemahkan pemikiran atau perasaan ke dalam perantaraan(medium) samada dalam perantaraan(medium) bentuk bertulis atau lisan bagi menyalurkan mesej yang telah dikenalpasti. dikenalpasti.

Penerima mesej
Penerima mesej merupakan individu yang menerima dan mendekod atau mentafsir mesej penghantar. penghantar.

ELEMEN-ELEMEN UTAMA KOMUNIKASI

Merupakan simbol-simbol samada dalam bentuk simbollisan,bertulis atau isyarat bukan lisan yang mewakili maklumat yang ingin disalurkan oleh penghantar kepada penerima a. Mesej bukan lisan mesej yang disalurkan melalui gerak-geri atau ekspresi muka,pergerakan posisi gerakbadan dan perhubungan fizikal.Terdapat 3 mesej bukan lisan seperti berikut:berikut: Jarak :- merupakan kaedah individu menggunakan ruang fizikal bagi menyalurkan mesej mengenai diri mereka. mereka. Rupa diri:- Cara pemakaian juga mengkomunikasikan diri: mesej-mesej tertentu. mesejtertentu. Bahasa diri:- Ia merupakan gerak-geri muka dan : diri gerakmata. Melalui pergerakan diri juga dapat mata. menyalurkan mesej.enghantaran mesej. mesej.

Mesej.

ELEMEN-ELEMEN UTAMA KOMUNIKASI

b. Mesej Lisan Bersemuka secara informal dengan seseorang Temuduga secara formal dan tidak formal Perbualan berkumpulan secara tidak formal dan formal Memberi ucapan di perjumpaan formal Perbualan telefon - Pesanan suara Telesidang c. Mesej Bertulis Memo,surat,laporan dan menganalisis data kewangan Notis di papan kenyataan,artikel, jurnal dan kenyataan,artikel, buletin E- Mail Internet

ELEMEN-ELEMEN UTAMA KOMUNIKASI

Merupakan laluan yang dilalui oleh mesej daripada penghantar kepada penerima dengan memastikan tidak ada gangguan ke atas maklumat.Saluran komunikasi terbahagi kepada dua jenis:jenis: Saluran komunikasi formal:- disalurkan seperti formal:melalui carta atau hierarki dalam organisai Saluran organisasi tidak formal:- Wujud melalui formal:perhubungan sosial dan persahabatan atau grapevine grapevine

Saluran

i. Saluran ke bawah:-Digunakan oleh pengurus untuk bawah:menghantar mesej kepada subordinate ii. Saluran ke atas:-Subordinate menghantar mesej kepada atas: ketua mereka. mereka. iii. Saluran mendatar:-Pertukaran maklumat antara rakan mendatar:sekerja atau ahli-ahli dalam sesuatu organisasi dsb. ahlidsb.

Saluran Komunikasi Formal

ELEMEN-ELEMEN UTAMA KOMUNIKASI

- Persepsi:- Makna yang diberikan kepada Persepsi: sesuatu mesej samada oleh penghantar atau penerima.Persepsi individu dipengaruhi oleh keperluan,pengalaman lalu, nilai, lalu, nilai, sikap,jangkaan dsb. dsb. - Salah faham:- Salah persepsi, salah faham: persepsi, tafsiran dan salah penilaian terhadap sesuatu mesej. mesej.

Maklumbalas

Halangan yang berlaku dalam proses penghantaran mesej oleh pengirim kepada penerima. penerima.

Gangguan

6.BAGAIMANA PENGURUS
BERKOMUNIKASI

Percakapan Bahan Bertulis Komunikasi Nonverbal

7.PENGGUNAAN TEKNOLOGI
DALAM KOMUNIKASI

E- Mail Persidangan Audio Persidangan Komputer Persidangan Video

8.HALANGAN-HALANGAN KOMUNIKASI
Maklumat yang terlampau banyak Tekanan Masa Gangguan Rangkaian komunikasi Sempadan Antarabangsa

9.PANDUAN-PANDUAN KE ARAH MEWUJUDKAN KOMUNIKASI BERKESAN

i. ii. iii. Kawal Aliran Maklumat Galakkan Maklumbalas Permudahkan Bahasa Yang Digunakan - Dengar Secara Aktif - Kawal Emosi Negatif - Gunakan Tanda-Tanda Bukan Lisan Tanda- Gunakan Saluran Komunikasi Pembawaan mulut iv. Ketahui Siapakah Penerima Mesej v. Mendefinisikan Tujuan Kepada Diri Sendiri vi Cari Dan Pilih Maklumat vii. Pilih Media Yang Sesuai viii.Mesej Yang Hendak Disampaikan Hendaklah Jelas ix. Guna Nada Yang Betul