Fungsi Komunikasi Internal dan Eksternal

Komunikasi Bisnis Pertemuan 3 Maya Widiarini

Fungsi Komunikasi Bisnis

Komunikasi seperti life blood dalam bisnis. Salah satu tugas eksekutif adalah memelihara fungsi2 komunikasi Ada berbagai macam komunikasi : lisan, tertulis, visual, dan nonverbal

1. Fungsi informatif : memberikan informasi tentang bisnis apa yang sedang kita jalankan, siapa pesaing kita, dan bagaimana kondisi pasarnya (memberikan pengetahuan) Berfungsi dalam membuat berbagai pilihan dan mengurangi ketidakpastian

2. Fungsi persuasif : mempengaruhi orang lain agar mereka mau melakukan apa yang kita inginkan. Agar orang lain mau mengubah sikap dan pendapat. Secara internal : instruksi, diskusi, pelatihan Secara eksternal : agar konsumen loyal, agar orang mau berinvestasi

3. Fungsi kontrol : mengkomunikasikan apa yang harus dikerjakan, memastikan standart kerja tersebut telah dilaksanakan dengan optimal Menjamin kontinuitas dan kedisiplinan 3 jenis umpan balik : Informasional : monitoring kepada bawahan Korektif : memperbaiki kesalahan Peneguhan : pencapaian kinerja optimal individu Bisa melalui customer service atau konsultan

4. Fungsi Emotif : aspek2 afektif emosional, tingkah laku, gesture, ekspresi. Harus peka menangkap aspek ini, terutama dalam komunikasi interpersonal Berkaitan dengan rasa suka, benci, puas, tidak puas Contohnya : wanita cantik, pakaian rapi

5. Fungsi koordinasi : pencapaian tujuan dengan mengharmonisasikan seluruh divisi. Pembagian tugas dan kerja sama antar divisi

Fungsi Komunikasi Internal

Stakeholder : pihak2 yang berkepentingan dalam bisnis kita Dalam komunikasi internal pihak2 tersebut meliputi : pemilik, manajemen, dan karyawan Pemilik : kondisi keuangan perusahaan informatif Karyawan : kontrol Manajemen : informatif

Pemilik
Siapa pemilik : semua pemegang saham Fungsi : mempromosikan pemilikan saham, mengurangi kritik, meningkatkan prestise perusahaan Efektif bila ada komunikasi timbal balik Bentuk : laporan tahunan atau pemberitaan di media massa (deviden, perubahan organisasi) Asas : mudah dipahami, menarik dan tidak menjemukan, kepentingan pemilik

Manajemen
Siapa manajemen : orang2 yang melaksanakan roda organisasi/lembaga Ada fenomena pembajakan manajemen karena gaji yang ditawarkan lebih tinggi Agar tidak menimbulkan : merosotnya moral karyawan, hilangnya kepercayaan konsumen, ambil alih perusahaan Kualitas informasi yang diperoleh pihak manajemen haruslah benar berangkat dari data

Karyawan
Saat ini, menjaring dan mempertahankan karyawan adalah sesuatu yang penting Masalah karyawan tidak bisa diselesaikan secara manajerial saja (penggajian, kontrak). Harus memperhatikan suasana kerja yang nyaman, hubungan antar karyawan yang baik, penghargaan thd prestasi, kesempatan berpendapat Asas : adanya komunikasi 2 arah, dengan memperhatikan pula media, kata2 yang digunakan, pengulangan informasi, harus tepat waktu

Komunikasi Eksternal
Meliputi : pelanggan, penyalur, agen regulator, pemasok Stakeholder eksternal yang menentukan keberhasilan perusahaan

Pelanggan
Jika orientasi kita adalah uang, maka kita mencari pelanggan.Bila orientasi kita adalah pelanggan, maka uang akan mencari kita. Pelanggan menjadi pusat dalam suatu usaha Marketing public relation : perencanaan, pelaksanaan program yang bertujuan merangsang pembelian dan kepuasan pelanggan. Tujuannnya : meyakinkan pelanggan bahwa produk dan jasa akan terus ditingkatkan kualitasnya

 Melalui : informasi tentang produk dan manfaatnya, mendidik karyawan untuk memberikan pelayanan yang ramah, buku petunjuk Survey pelanggan : reaksi pelanggan terhadap suatu produk atau metode promosi

Penyalur
Bagian dari jaringan distribusi produk Tujuannya : agar penyalur membantu meningkatkan omset penjualan, bekerja sama mengiklankan produk, menjaga kualitas produk dan harga yang wajar Membantu memberikan nasihat kepada penyalur tentang manajemen bisnis, perdagangan, periklanan Dapat dilakukan melalui komunikasi interpersonal maupun kelompok. Buku petunjuk, pelatihan

Agen regulator
Siapa ? Pemerintah. Adanya peraturan perundang-undangan. Meningkatkan komunikasi dengan pejabat pemerintah, memantau pembuatan keputusan yang berkaitan dengan bidang usaha mereka, mempengaruhi proses pembuatan undang2. Upaya yang dilakukan adalah lobbying: merekrut konsultan humas yang handal. Aktivitas pelobi : mengumpulkan data dan fakta, interpretasi langkah2 pemerintah, membuat berita Bentuk2 lobi : grassroot lobbying (menggerakkan masyarakat untuk aktif menulis surat, berbicara, menelepon untuk mempengaruhi kebijakan) Political action commitees dibentuk oleh lembaga bisnis agar wakilnya daoat duduk sbg wakil rakyat, pejabat, pimpinan daerah.

Pemasok
Siapa? Penyedia bahan baku industri. Yang mempengaruhi hubungan : kualitas bahan, pelayanan, harga yang wajar Tujuan : membina kepentinga bersama, menempatkan lembaga bisnis sebagai mitra usaha dan bekerja sama dalam menyelesaikan masalah produksi dan persediaan Komunikasi lisan (wawancara, kunjungan, rapat), non lisan (buku panduan, penerbitan berkala)

Analisis Khalayak
Untuk mengetahui siapa khalayak sasaran kita dan bagaimana karakteristiknya Kategori2 yang dibuat : demografis, lokasi geografi, dan psikografis Demografis : usia, jenis kelamin, agama, ras, etnis Psikografis : kebiasaan, motivasi, kebutuhan Postur mental khalayak (Lesly) : manusia konkret (praktis, pengacara, akuntan) dan abstrak (seniman, ilmuwan) Aspek psikososial : kognitif, afektif, konatif Kebutuhan manusia (Settle dan Alrocks) aspek psikografis: keinginan bertahan hidup, arahan dari dalam diri (ego), arahan dari luar diri (berprestasi)