Harmein Nasution
Performance Appraisal
Performance Appraisal
1. T u j u a n :
Untuk mengetahui hasil pekerjaan karyawan selama periode waktu tertentu (dibandingkan dengan standar). Untuk mengetahui tentang diri karyawan (baik sikap, watak, kekuatan, maupun kelemahannya), sehubungan dengan pekerjaannya di perusahaan. Untuk mengetahui apakah karyawan mempunyai potensi untuk menduduki jabatan lain (dengan/tanpa training lebih lanjut). 2. M a n f a a t :
Penilaian prestasi kerja ini bermanfaat baik bagi pekerja, maupun bagi perusahaan. Manfaat bagi pekerja, terutama sebagai umpan balik (feedback) tentang prestasi kerjanya selama ini. Ini sangat berguna bagi pekerja untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan yang ada pada dirinya, untuk tujuan pengembangan diri lebih lanjut. Manfaat bagi perusahaan, antara lain sebagai dasar untuk mengambil keputusan tentang : Promosi (jabatan/gaji), transfer (mutasi), demosi, PHK, atau untuk mengidentifikasi kebutuhan akan training.
Performance Appraisal
Persentase kegunaan penilaian kinerja dari hasil survey diperoleh seperti tabel berikut ini :
K E G U NAAN PERSENTASE
PENENTUAN KOMPENSASI
UMPAN BALIK PERFORMA KERJA TRAINING PROMOSI
85,6
65,1 64,3 45,3
PERSONEL PLANNING
PHK PENELITIAN
(Hasil penelitian terhadap 600 perusahaan)
43,1
30,3 17,2
Mengingat pentingnya manfaat dilakukannya penilaian karya, maka penilaian harus dilaksanakan seobyektif dan secermat mungkin. Cara penilaian yang subyektif dan otoriter dapat mengakibatkan menurunnya motivasi kerja dan menghambat pengembangan pribadi karyawan yang dinilai, oleh karena itu sebaiknya dipakai cara yang lebih bersifat partisipatif and supportif.
Performance Appraisal
3. Syarat-syarat Penilaian
- Relevance
- Acceptability - Reliability
- Sensitivity
- Practicality
Performance Appraisal
Pengetahuan
Sikap
Kebiasaan
Skill
Performance Appraisal
b. Ukuran Penilaian
Umumnya seorang atasan secara otomatis langsung ditetapkan sebagai penilai. Untuk itu ia harus memenuhi persyaratan : Cukup dekat untuk memahami pekerjaan karyawan, termasuk hambatan, masalah, maupun tindakan-tindakannya. Mempunyai akses informasi terhadap prestasi, sikap kerja dan aspirasi karyawan yang bersangkutan. Berkemauan untuk mengkonsultasikan pandangan dengan pihak lain untuk memperkaya sudut pengamatannya. Apabila persyaratan di atas dipenuhi oleh penilai, maka laryawan akan merasa comfortable dalam mengikuti proses penilaian karya karena ia merasa yakin akan memperoleh perlakuan yang tidak mengancam, meskipun nilai yang didapatkannya kurang memuaskan.
Performance Appraisal
- Memahami parameter dan indikator pengukuran atas tiap pekerjaan dan bagaimana menerapkannya pada tiap pekerjaan yang spesifik.
- Menjalin saling pengertian mengenai posisi prestasi pekerjaan karyawan yang dinilai saat ini dalam kaitannya `dengan pengembangan usaha.
Performance Appraisal
Beberapa hal yang dapat dilakukan agar Interview efektif : Memberi perhatian pada aspek positif performa karyawan. Memberitahu setiap karyawan bahwa sesi ini untuk meningkatkan performa, bukan disiplin. Mengatur agar intervie bersifat pribadi. Meriviu performa yang ditampilkan pada periode terakhir dan dapat lebih sering dilakukan pada karyawan baru atau yang performanya buruk. Membuat kritik yang spesifik, tidak bersifat umum dan samar-samar. Memfokuskan kritik mengenai performa, bukan karakteristik pribadi. Tenang dan jangan beradu argumentasi dengan karyawan yang dinilai.
Performance Appraisal
Performance Appraisal
d. Frekwensi Penilaian Secara formal, penilaian dilakukan sebanyak sekali dalam setahun, atau sekali dalam waktu enam bulan. Secara informasl, penilaian dilakukan setiap saat.
Performance Appraisal
5. Prinsip-prinsip Dasar :
a. Semua tenaga manajemen terutama Top Manajemen commit terhadap pelaksanaan Penilaian Karya. b. Semua manajer harus memahami prosedur dan pelaksanaanpelaksanaan penilaian karya yang baik.
c. Perlu training.
d. Dilaksanakan secara konsisten; prosedur dan aturan-aturan harus jelas. e. Komunikasi terbuka menciptakan rasa adil bagi yang dinilai. f. Dilaksanakan secara jujur dan berani.
sepanjang tahun.
Performance Appraisal
6. Pendekatan Pelaksana Penilaian Prestasi : Ada beberapa alternatif : a. Dilakukan oleh atasan langsung, yang kemudian diperiksa oleh atasannya lagi (untuk menjaga obyektifitas penilaian). b. Dilakukan oleh "Komite Penilaian", yang bisa terdiri atas atasan langsung, atasannya lagi, rekan kerja, bawahannya, serta juga "konsumen" (bagian lain dalam perusahaan yang berkepentingan langsung dengan hasil kerja orang yang dinilai). Penilaian yang dilakukan oleh "Komite" ini mempunyai kelebihan, yaitu karena melakukan penilaian dari berbagai sudut pandang (sudut pandang atasan, rekan kerja, bawahan, serta "konsumen"). Dengan demikian diharapkan hasil penilaian akan lebih obyektif. c. Rekan kerja menilai koleganya.
Performance Appraisal
Penilai mengevaluasi kerja karyawan, berdasarkan faktorfaktor (kriteria) yang dianggap penting bagi pelaksanaan pekerjaan tersebut. Faktor-faktor (Kriteria Penialaian) tersebut antara lain adalah :
- Pengetahuan tentang pekerjaan - Kreatifitas - Kemampuan untuk berkomunikasi dengan orang lain - Sikap - Ketergantungan - Kepemimpinan - Dll
Performance Appraisal
Penilaian dilakukan menurut pendapat penilai, dengan mempergunakan skala tertentu, dari rendah sampai tinggi. Kelebihannya : - Tidak mahal
- Faktor - faktor yang dipakai sebagai kriteria penilaian diasumsikan mempunyai bobot yang sama, dan berlaku untuk semua jenis pekerjaan.
- Penilaian terhadap faktor bersifat "Additif", dimana kelebihan dalam satu faktor dapat "menutupi" kelemahan dari faktr yang lainnya. - Evaluasi deskriptif dapat ditafsirkan dengan sangat bervariasi oleh para penilai.
Performance Appraisal
Untuk menutupi kelemahan ini, biasanya "Rating Scale" dilengkapi dengan "Overall Rating" (Metode Uraian) yang bersifat "Terbuka", dan berupa gambaran umum yang lebih lengkap dan terinci tentang diri pekerja. Hanya saja metode uraian ini sangat kualitatif dan subyektif sifatnya. 2. Forcet Distribution Karyawan dibagi dalam "Kelompok - kelompok" yang berbeda prestasi kerjanya, misalnya dalam kelompok istimewa, berprestasi tinggi, biasa, berprestasi rendah, buruk. Pengelompokan itu sendiri biasanya ditentukan dengan menggunakan distribusi normal, misalnya 10%, 20%, 40%, 20%, dan 10%. Kelemahannya : - Sulit untuk membedakan prestasi kerja dari karyawan yang mempunyai pekerjaan yang berbeda - Prosentase pengelompokan tersebut hanya dilakukan berdasarkan judgment saja.
Performance Appraisal
3. Metode Uraian Atasan menguraiakan secara tertulis kesannya tentang setiap bawahan, antara lain tentang inisiatifnya, kemampuannya bekerja sama, pengetahuannya tentang pekerjaan, dan hasil pekerjaannya. Kelemahannya : - Memerlukan banyak pemikiran atasan untuk menilai - Menuntut ketelitian atasan dalam menilai - Banyak memakan waktu - Sulit untuk dilakukan oleh atasan yang "tidak pandai" menulis
- Atasan mencatat semua peristiwa (tingkah laku pekerja) yang berkaitan dengan terpenuhi/tidak terpenuhinya persyaratan kerja tersebut.
Performance Appraisal
5. Behaviorally Anchored Rating Scale Dasar pemikirannya, adalah mengembangkan "Rating Scale" yang sesuai bagi tiap-tiap jenis pekerjaan. Langkah - langkahnya :
a. Atasan membuat daftar dari beberapa "Dimensi Kunci" (Hal-hal yang harus dimiliki oleh pekerja) yang diperlukan untuk bisa melaksanakan pekerjaan dengan baik.
Contohnya dimensi kunci untuk pekerjaan dosen, adalah : - Pengetahuan yang mendalam tentang ilmu yang diajarkan - Hubungan interpersonal yang baik dengan para mahasiswanya - Kemampuan untuk memotivasi para mahasiswanya agar mau belajar dengan baik. b. Dimensi kunci tersebut di atas, kemudian dijabarkan dalam contoh-contoh konkrit, yang menunjukkan prestasi yang baik, sedang, atau buruk.
Performance Appraisal
B. Berorientasi Ke Depan
- Self Appraisals - Management by Objectives
- Psychological Appraisal
- Assessment Centers - Sistem 360o
Performance Appraisal
8. Berbagai Kesalahan Penilaian : Kesalahan penilaian bisa terjadi karena beberapa hal, antara lain kesalahan penilai, ataupun kesalahan pemilihan metode penilaian.
Secara khusus akan dikemukakan disini beberapa kesalahan yang bersumber pada diri penilai, yaitu :
- Efek halo. - Central Tendency, yaitu kecenderungan penilai untuk memberikan nilai tengah-tengah. - Leniency/strictness Bias, yaitu kecenderungan penilai yang "terlalu lunak" atau "terlalu keras" dalam memberikan penilaiannya. - Prasangka pribadi.
- Recency Effect, yaitu kecenderungan penilai untuk hanya mengingat pada peristiwa - peristiwa yang baru terjadi.
Performance Appraisal
Contoh : Ada 4 karyawan yang akan dinilai, yaitu Amir (A), Budi (B), Candra (C) dan Dedi (D). A vs B ; A A vs C ; A A vs D ; A Maka rangking prestasi : A C D
B vs C ; C
B vs D ; D C vs D ; C
Performance Appraisal
3
Poor
10
11
12
13
14
15
Rata-rata Cukup
Sangat Kurang 16 17 18 19
Performance Appraisal
Performance Appraisal
Contoh : Behavior Expectation Rating Scale For : Bartender Kategori Kinerja : Customer Ralaton
Sangat Baik Baik Cukup Baik Cukup Kurang Sangat Kurang Kurang Sekali 7 6 5 4 3 2 1 Anda dapat mengharapkan bartender ini membantu pelanggan Anda dapat mengharapkan bartender ini untuk menenangkan / mengendalikan diri jika ia terlibat dalam konflik Anda dapat mengandalkan bartender ini mengambil keputusan sendiri pada situasi-situasi tertentu Anda dapat mengandalkan bartender ini untuk menghentikan penyajian minuman pada pelanggan yang mulai mabuk Anda dapat mengandalkan bartender ini untuk berbincangbincang dengan pelanggan yang sendirian Anda dapat mengandalkan bartender ini untuk mencek identifikasi pelanggan muda yang baru pertama kali masuk ke dalam bar Anda dapat mengandalkan bartender ini untuk mengambil gelas minum yang telah kosong tanpa perlu diingatkan
Performance Appraisal
Forced Distribution
Method
Contoh :
Nama Karyawan Nama Penilai : :
Untuk 10 karyawan
Departemen Tanggal
: :
Klasifikasi
10 % Terbaik A. Gogor 20 % Terbaik B. Heri K. Sinaga 40 % dari karyawan C. Hutama E. Wijaya T. Sutanto L. Robert 20 % di bawah rata-rata G. Mulyani M. Rubi 20 % terjelek W. Eri
Performance Appraisal
Instruksi : Alokasi 100 point di bawah ini pada anak buah Anda. Anak buah dengan nilai maksimum adalah anak buah Anda yang terbaik.
Nama Karyawan Nama Penilai : : Point Departemen Tanggal Anak Buah : :
17
14 13 11 10 10 9 6 5 5 100
A. Gogor
B. Heri K. Sinaga C. Hutama E. Wijaya T. Sutanto L. Robert G. Mulyani M. Rubi W. Eri
Performance Appraisal
PETUNJUK BAGI PENILAI : Isi Formulir ini menggambarkan penilaian Anda atas performansi aktual pekerja pada jabatan yang didudukinya sekarang. Hasil dari Penilaian Performansi ini sangat tergantung pada keahlian dan netralitas Anda dalam menilai, serta tergantung juga pada ketepatan keputusan yang Anda buat. Dalam melakukan penilaian ini Anda senantiasa harus mempertimbangkan manfaat yang dapat diambil oleh pihak perusahan, juga manfaatnya bagi pekerjaan itu sendiri.
Performance Appraisal
UNTUK MEMBANTU ANDA DALAM MEMBUAT SUATU ANALISIS SECARA HATI-HATI, IKUTILAH PETUNJUK-PETUNJUK DI BAWAH INI : 1. Nilailah faktor-faktor di bawah ini satu persatu. Jangan sampai penilaian Anda atas suatu faktor mempengaruhi penilaian Anda atas faktor yang lainnya. 2. Penilaian yang Anda buat hendaknya berdasarkan pada persyaratan jabatan yang ada serta pada performansi pekerja dalam jabatan tersebut, dibandingkan dengan performansi pekerja lain yang melakukan pekerjaan yang sama. 3. Bacalah dengan teliti uraian dari setiap faktor yang dinilai serta spesifikasi dari masing-masing derajat penilaian sebelum Anda menentukan keputusan penilain Anda. Berilah tanda pada kotak yang paling mendekati penilaian Anda tersebut. 4. Setelah selesai mengisi, periksa dan tinjau kembali hasil penilaian Anda tersebut. 5. Tuliskanlah komentar Anda pada tempat yang tersedia, untuk menambahkan informai lain tentang pekerja yang dinilai tersebut, yang menurut Anda penting.
Performance Appraisal
Menurut Rivai at.al., syarat berkualitasnya penilaian prestasi : 1. Input (Potensi) Kejelasan ruang lingkup penilaian. a. Who ? - Siapa yang harus dinilai - Siapa yang harus menilai b. What ? - Objek / materi yang dinilai - Dimensi Waktu (saat ini, dan yang akan dikembangkan) c. Why ? - Memelihara potensi kerja - Kebutuhan pelatihan - Mengembangkan karir - Promosi d. When ? - Formal (periodik) - Informal (Kontinu) e. Where ? - Ditempat kerja (on the job evaluation) - Diluar tempat kerja (off the job evaluation)
Performance Appraisal
2. Proses Pelaksanaan
Performance Appraisal
HASIL KAJIAN DP3 DOSEN (Kesetiaan, Prestasi Kerja, Tanggungjawab, Ketaatan, Kejujuran, Kerjasama, inisiatif, kepemimpinan)
SKALA
Sangat Baik (91 100) Baik (76 90) Sederhana Baik (61 75) Sederhana (51 61)
DP3
36,05 % 63,95 %
GROTE
<5% 30 % 50 % 15 %
MALAYSIA* (4 tingkatan)
2% 3% 95 % Mendatar dan Statik
<5%
* Melintang (90-100), Menegak (80-89), Mendatar (50-79), Statik (<49) Hasil kajian Philip (1992) dan Rivai (2005), menyatakan 25 % pegawai berkelakukan buruk. Performance Appraisal
KINERJA MANAJEMEN ORGANISASI (OPM) STRATEGI DAN RENCANA VISI MISI VALUE TUJUAN DAN SASARAN UKURAN PRESTASI TARGET CAPAIAN ORGANISASI
RENCANA KERJA SCORE CARD KINERJA YANG DIHARAPKAN - Hasil yang diharapkan - Kompetensi yang diharapkan PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
CAPAIAN KARYAWAN
PERFORMANCE ASSESSMENT
TINDAKAN KOREKSI
Performance Appraisal
BAGAIMANA MENENTUKAN TARGET Minimum Low Average High Maksimum : Kita hampir selalu mencapainya : Kita seringkali mencapainya : Kita mencapai 50 % sepanjang waktu : Kita dapat mencapai, tetapi tidak sering : Kita dapat mencapai, tetapi sangat jarang
Performance Appraisal