SISTEM DOKUMENTASI GMP

BALAI BESAR INDUSTRI AGRO ( BBIA )

Jl. Ir. H Juanda 11
BOGOR


LANGKAH- LANGKAH PENERAPAN SISTEM
DOKUMENTASI GMP
Membentuk kelompok / tim kerja
Mendokumentasikan sistem mutu
( Manual / Pedoman, Prosedur kerja, Instruksi kerja
& Formulir / Rekaman )
Menerapkan sistem mutu yang didokumentasikan
dalam setiap kegiatan/aktifitas yg berhubungan
dengan sistem tsb
ESENSI DARI SISTEM MUTU

Dokumentasikan apa yang akan dilakukan
Lakukan apa yang telah didokumentasikan
tersebut
Catat hasil pekerjaan yang telah dilakukan
Lakukan audit untuk memeriksa
pelaksanaan yang efektif
Ambil umpan balik (feed back)
dan lakukan penyempurnaan
SIKLUS APDAR
FEED BACK
DO (Activities)
PROCESS
AUDIT
REVIEW
PLAN
AIM
LEVEL 1
LEVEL 2
LEVEL 3
LEVEL 4
MANUAL / PEDOMAN
PROSEDUR KERJA
INSTRUKSI KERJA
FORMULIR /
REKAMAN
SISTEM MANAJEMEN DOKUMENTASI
FUNGSI DAN KEGUNAAN
DOKUMENTASI
Sebagai sarana komunikasi
Merupakan bukti obyektif
Memberikan keluaran yang konsisten
Memungkinkan audit, mampu telusur &
tindakan koreksi
Mengidentifikasi tanggung jawab personil
Merupakan dasar perbaikan
Sebagai sarana pelatihan
LEVEL 1 : MANUAL / PEDOMAN MUTU
Merupakan dokumen panduan untuk penerapan
dan pemeliharaan GMP
Memberikan uraian tentang sistem manajemen
mutu yang meliputi semua aspek yang tercantum
dalam GMP seperti Pengadaan bahan baku,
Disain dan fasilitas pabrik, Higiene karyawan,
Pengendalian proses, Pemeliharaan sarana
pengolahan & kegiatan sanitasi, Penyimpanan,
Pengangkutan, Keterangan produk dan Pelabelan


LEVEL 2 : PROSEDUR KERJA
Menerangkan sistem dalam pedoman mutu ke
keadaan sebenarnya
Prosedur berisi pernyataan yang meliputi :
- Apa yang dikerjakan
- Mengapa dikerjakan
- Siapa yang mengerjakan
- Bagaimana, kapan dan dimana dikerjakan
- Apa sumberdaya yang diperlukan
- Informasi-informasi lain yang diperlukan
Tanpa prosedur operasi, pernyataan-pernyataan
dalam pedoman mutu hanya sebagai pernyataan
bukan bekerjanya suatu sistem
SUSUNAN ISI / FORMAT PROSEDUR KERJA
Tujuan ( mengapa prosedur dibuat, mengapa harus
dikerjakan)
Ruang lingkup ( apa yang dikerjakan )
Acuan / referensi ( peraturan, standar dsb)
Definisi ( penjelasan istilah-istilah dalam prosedur,
bila ada)
Tanggung jawab ( sebutkan posisi / jabatan)
Kegiatan / Prosedur ( apa, bagaimana, kapan, dimana
harus dikerjakan, cara pelaporan dsb, gunakan
diagram alir bila perlu)
Dokumen terkait (sebutkan dok yang terkait dengan
prosedur)

Prosedur kerja dapat
menghindari kebingungan
Perlu konsistensi dari karyawan
Penting terutama bila ada
karyawan yang cuti
Penting terutama bila ada
karyawan baru atau
magang/temporer
Prosedur kerja bersifat efektif bila mudah
dimengerti.
Susunan isi / format prosedur kerja dapat
berupa : Uraian, Diagram alir, Gambar/ Ilustrasi/
Foto
Prosedur kerja
Harus dituliskan
semua tahapan kerja
sehingga diketahui
dengan pasti
bagaimana suatu
pekerjaan harus
dilakukan


1. Higiene karyawan
2. Monitoring mutu air
3. Mencuci tangan
4. Penerimaan bahan baku
5. Penggunaan bahan sanitasi
secara aman
6. Pembersihan dan sanitasi
7. Pencegahan kontaminasi silang
8. Pembersihan, pemelihaan
fasilitas dan peralatan
9. Pengendalian hama
10. Pengkalibrasian termometer
11. Pengukuran suhu ruang
penyimpanan dingin dan
ruang penyimpanan beku
12. Pengukuran suhu pangan
13. Proses pengolahan pangan
14. Penyimpanan pangan
15. Penarikan produk pangan
16. Penandaan bahan kimia
17. Pelabelan produk pangan


Contoh kegiatan yang memerlukan prosedur kerja:
PENGEMBANGAN PROSEDUR KERJA
MENCUCI TANGAN

Cuci tangan :
Sebelum mulai bekerja
Sebelum mengolah pangan.
Diantara penanganan pangan yang berbeda
Sesudah menggunakan toilet
Sesudah menyentuh sampah atau bagian tubuh
di tempat cuci tangan

Jangan menggunakan tempat cuci tangan untuk mencuci
bahan pangan atau peralatan.
Bagaimana mencuci tangan dengan baik ?
1
2
3
4
5
11
22
33
44
55
B
A
S
A
H
I
S
A
B
U
N
I
G
O
S
O
K
B
I
L
A
S
K
E
R
I
N
G
K
A
N
1. Basahi tangan dengan air bersih
2. Gunakan sabun
3. Gosokkan sabun ke tangan secara
meratameliputi : pergelangan tangan,
antara jari-jari, di bawah kuku,
punggung tangan.
4. Bilas tangan dengan air bersih
5. Keringkan tangan dengan handuk atau
serbet bersih atau pengering udara
LEVEL 3 : INSTRUKSI KERJA
Digunakan untuk menerangkan aktifitas yang dapat
/mempunyai akibat langsung terhadap mutu produk
atau pengujian
Dokumen paling sederhana yang menerangkan
langkah-langkah dasar untuk melakukan suatu
tugas
Memberikan petunjuk yang siap dilakukan pemakai
Memberikan informasi yang benar dan tepat serta
mudah dibaca & dimengerti



Penyusunan Instruksi Kerja
Gunakan kalimat perintah yang mudah dipahami
Sajikan instruksi yang ringkas namun cukup
memberikan petunjuk pelaksanaan pekerjaan
Bila mungkin tidak lebih dari satu halaman
Dapat berbentuk gambar, diagram atau poster
Sediakan di tempat pekerjaan dilaksanakan
Susunan / format isi IK sama dengan prosedur kerja
Contoh :
1. Instruksi kerja mesin gilingan daging
2. Instruksi kerja kalibrasi termometer dengan titik es
LEVEL 4 : FORMULIR / REKAMAN
Formulir / rekaman/ lembar kerja digunakan
untuk mencatat bila suatu pekerjaan telah
dilaksanakan
Formulir membantu industri pangan untuk:
Merinci pekerjaan semua karyawan
Menjadwalkan setiap pekerjaan
Memonitor proses pengolahan
Memonitor dan mencermati mutu pangan
Merencanakan kondisi pemeliharaan
Memonitor masuknya bahan baku dari
pemasok
Dibuat dalam lembaran yang berisi kolom-
kolom sesuai keperluan
Dapat dibuat dalam bentuk buku catatan /
kartu
Satu formulir bisa terdiri beberapa lembar,
misal tiga lembar beda warna

K
e
s
t
r
i
A
g
u
s H
a
l
im
W
i
n
i
M
a
m
a
n
N
is
a
N
o
v
i
KEGUNAAN FORMULIR
Kegunaan dari informasi pada
formulir:
Untuk mengawasi mutu pangan
Harus diisi dengan benar dan
jujur, jangan memanipulasi
data
Informasi yang salah akan
mengurangi integritas dari
program mutu pangan
Kesalahan dapat membawa
risiko mutu pangan

B. LEMBAR KERJA
Contoh kegiatan yang memerlukan Formulir :
1. Monitoring mutu air
2. Penerimaan bahan baku
3. Pembersihan dan sanitasi harian
4. Pembersihan, pemeliharaan fasilitas dan
peralatan
5. Pengendalian hama
6. Pengukuran suhu ruang penyimpanan dingin
dan ruang penyimpanan beku
7. Proses pengolahan pangan
8. Penarikan produk pangan

PENGEMBANGAN FORMULIR
Formulir memuat hal-hal
sebagai berikut:
u tanggal
pekerjaan yang telah
dilakukan
siapa yang melakukan
suatu pekerjaan
tandatangan karyawan
temuan-temuan
tindakan yang
dilakukan

PEMANTAUAN SUHU RUANG
PENYIMPANAN
Tanggal/Bulan :
PENGOLAHAN PANGAN
Tanggal/bulan :
IDENTIFIKASI DOKUMEN
Identifikasi seluruh dokumen perlu dicantumkan :
Nama perusahaan
Nama/judul dokumen
Nomor dokumen
Nomor halaman
Nomor dan tanggal edisi / revisi
Tanda pengesahan
PENOMORAN DOKUMEN
Kembangkan pada tahap awal penyusunan dokumen
Mencakup seluruh dokumen (pedoman / manual, prosedur,
instruksi kerja & formulir)
Nomor spesifik, mudah diingat dan dikenali
Dapat digunakan kode huruf / angka
Buat daftar seluruh dokumen yang ada, misalnya dalam buku
induk dokumen atau dalam formulir daftaf dokumen

Contoh nomor dokumen :
PK 15A (prosedur kerja)
IK 21 B ( instruksi kerja )
Form 12 A ( formulir)
PENOMORAN HALAMAN
Cantumkan nomor halaman & jumlah halaman
keseluruhan
Contoh : halaman 1 dari 4, atau 1/4
PENGESAHAN DOKUMEN
Dengan tanda tangan dan cap ( bila ada)
Tanda tanda pengesahan oleh pimpinan puncak,
atau pimpinan bagian / seksi terkait untuk sesuatu
jenis dokumen
PERUBAHAN DOKUMEN
Perubahan / revisi dokumen harus dicatat /
ditulis dalam form perubahan dok.atau buku
catatan perubahan dok.
Dokumen baru diberi nomor edisi/ revisi baru
sesuai ketentuan di perusahaan
Tanggal penerbitan dok.perlu diganti sesuai
tanggal perubahannya
Dokumen baru diberikan kepada pengguna/
pemegang dokumen.
Dokumen lama diambil dari pemegang
dokumen & dimusnahkan
TERIMA KASIH