1.

IDENTITAS PROYEK

Judul

Peningkatan mutu layanan pada UPT Laboratorium Lingkunan BPPLH

Deskrispi

Kota Bandar Lampung Melalui Review Prosedur Kerja

Mutu layanan laboratorium saat ini masih belum optimal karena prosedur
layanan terlalu rumit dan lambat, karena itu perlu dilakukan review

Sponsor

prosedur untuk meningkatkan mutu layanan laboratorium.

Kepala Badan Pengelolaan dan Pengendalian Lingkungan Hidup Kota

Project

Bandar Lampung (REJAB, SE.)

Kepala UPT Laboratorium Lingkungan (AHMAT WAHYUDI, ST.M.Si)

Leader
Sumber daya

1. SK Kepala BPPLH No.

Tim

800/007/III.20/16
2. Sumber daya

manusia

Struktur Manajemen Mutu Organisasi

Lab BPPLH Kota Bandar Lampung
Internal
1.

Kasubbag TU UPT Lab (manajer

Adm)

2.

Staf Lab (Manajerr teknis)

3.

Staf Lab (Manajer mutu)

4.

Staf Lab (Penyelia lab)

5.

Staf Lab (Analis lab)

6.

Staf Lab (Petugas pengambil

contoh)

2.

7.

Kabid Wasdal & Gakum BPPLH

8.

Kabid Penataan & Pemanfaatan

3. Dana
)Swadaya
LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Isu-isu lingkungan hidup di kota Bandar Lampung yang belum terselesaikan sampai saat
ini diantaranya pencemaran sungai, laut dan air tanah akibat limbah industri, kegiatan
transportasi, pelabuhan dan domestik. Selain itu kualitas udara juga cenderung mulai turun
akibat kegiatan industri

dan transportasi yang semakin meningkat (RPJMD/Renstra

BPPLH, 2000-2015)

Visi BPPLH Kota Bandar Lampung adalah Mewujudkan Masyarakat yang Sadar
Lingkungan dan Keselarasan Pemanfaatan Sumber Daya Alam dengan Fungsi
Lingkungan Hidup Secara Berkelanjutan

Sedangkan misi BPPLH Kota Bandar Lampung adalah

a.

Penataan pengelolaan sumber daya alam dan lingkungan hidup yang berkelanjutan

b.

Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian pencemaran

dan kerusakan lingkungan Hidup.

c.

Pendayagunaaan sumber daya alam dan lingkungan hidup yang berkelanjutan.

d.

Koordinasi pengelolaan lingkungan hidup

e.

Peningkatkan kesadaran masyarakat melalui pembinaan dan penyuluhan lingkungan

hidup.

f.

Konservasi lingkungan hidup

g.

Peningkatan fungsi kelembagaan dan kualitas sumber daya manusia.

h.

Peningkatkan akses informasi lingkungan

i.

Penegakan hukum lingkungan

Berdasarkan Peraturan Walikota Bandar Lampung Nomor 23 Tahun 2008 Tentang Tugas,
Fungsi dan Tata Kerja Badan Pengelolaan dan Pengendalian Lingkungan Hidup Kota
Bandar Lampung, tugas pokok Badan Pengelolaan dan Pengendalian Lingkungan Hidup
(BPPLH) Kota Bandar Lampung adalah melaksanakan sebagian urusan pemerintah
daerah dalam hal penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah dibidang Pengelolaan
dan Pengendalian Lingkungan Hidup
Dalam penyusunan kebijakan tersebut diperlukan data dan informasi mengenai kualitas
lingkungan (kualitas udara, air). Data dan informasi tersebut bersumber dari hasil
pengukuran/analisis laboratorium yang merupakan produk dari UPT Laboratorium. Bila
data dan informasi yang digunakan tidak valid maka kebijakan yang dihasilkan juga tidak
akan tepat bahkan dapat menyesatkan.

Uraian Tugas Pokok dan Fungsi UPT Laboratorium

Berdasarkan Peraturan Walikota Bandar Lampung Nomor 41 Tahun 2008 tentang
Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis (UPT) Laboratorium
Lingkungan Pada Badan Pengelolaan dan Pengendalian Lingkungan Hidup (BPPLH) Kota
Bandar Lampung, Tugas Pokok UPT Laboratorium Lingkungan BPPLH Kota Bandar
Lampung adalah melaksanakan tugas teknis operasional dan/atau teknis penunjang di
bidang pengujian parameter kualitas lingkungan hidup, pemeliharaan alat, sarana dan
prasarana laboratorium
UPT Laboratorium memiliki fungsi :
1) Perencanaan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi kebijakan teknis dibidang
pengujian parameter kualitas lingkungan hidup dan/atau kalibrasi.

2) Perencanaan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi pemeliharaan alat, sarana dan

prasarana laboratorium
3) Perencanaan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi pengelolaan dan penyajian data
dan bank data kualitas lingkungan
4) Perencanaan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi pembuatan bahan acuan
standar, sertifikasi dan bahan uji parameter kualitas lingkungan
5) Pelaksanaan kerjasama penelitian di bidang lingkungan
6) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala BPPLH sesuai tugas pokok dan
fungsinya
Kepala UPT Laboratorium bertanggungjawab terhadap kegiatan laboratorium dan
bertanggungjawab dalam memimpin organisasi laboratorium untuk mencapai tingkat
prestasi yang baik
Kepala UPT laboratorium sebagai manajer puncak memiliki wewenang :
Membuat keputusan terhadap kebijakan maupun sumber daya lab untuk mencapai mutu
data pengujian dan/atau kalibrasi sesuai kebutuhan dan kepuasan pelanggan
Tugas kepala UPT Laboratorium sebagai manajer puncak :
Memimpin, mengendalikan, mengkoordinasikan dan melaksanakan sebagian urusan
teknis operasional dan atau penunjang di bidang pengujian parameter kualitas lingkungan
hidup, pengelolaan aset lab, sarana dan prasarana lab
Uraian tugas kepala UPT Laboratorium adalah sebagai berikut :
1)
2)
3)
4)

Mengesahkan panduan mutu

Menyelenggarakan kaji ulang manajemen min 12 bulan sekali
Menetapkan dan memelihara sasaran mutu lab
Mempromosikan kebijakan mutu dan sasaran mutu di seluruh level organisasi

untuk meningkatkan kesadaran, motivasi dan pelibatan

5) Memastikan fokus perhatian pada persyaratan pelanggan
6) Memastikan bahwa proses yang sesuai diterapkan dan memungkinkan persyaratan
pelanggan atau pihak lain yang berkepentingan dipenuhi dan sasaran mutu dicapai
7) Memastikan bahwa suatu sistem manajemen mutu yang efektif dan efisien telah
diterapkan, diimplementasikan dan dipelihara untuk mencapai sasaran mutu
Memastikan tersedianya sumber daya yang diperlukan
8) Meninjau sistem manajemen mutu secara periodik
9) Memutuskan tindakan bagi perbaikan sistem manajemen mutu

Identifikasi Permasalahan
Identifikasi permasalahan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi UPT Laboratorium
terkait dengan isu aktual dan lingkungan strategis dapat dilihat pada tabel 1 berikut.
Tabel 1
Perbandingan kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan
Kondisi saat ini
Sumber daya manusia
Kompetensi staf kurang
Status pegawai mayoritas TKS
Tata laksana
Prosedur rumit
Jumlah formulir yang dibutuhkan 15 buah
Waktu proses lama
Program Kerja
Lab belum terakreditasi
Organisasi
Tugas pokok dan fungsi sangat luas tidak
sebanding dengan SDM
Jumlah jabatan struktural hanya dua buah

Kondisi yang diinginkan

Kompetensi staf baik
Status pegawai PNS
Prosedur sederhana
Jumlah formulir seminimal mungkin
Waktu lebih singkat
Lab terakreditasi
Tugas pokok dan fungsi sebanding dengan
kualitas dankuantitas SDM
Jumlah jabatan struktural sesuai dengan
SNI/ISO EIC 17025-2008

1) Sumber daya manusia

Kompetensi personel masih kurang karena kurangnya pelatihan/pengetahuan
dasar personel sementara status kepegawaian honorer menyulitkan untuk
penugasan (DIKLAT) ke luar daerah
2) Tata Laksana
Prosedur pelaksanaan kerja belum lengkap dan yang sudah ada kurang efektif
dan efisien karena terlalu rumit, dan waktu penyelesaiannya masih lama
3) Program kerja
Laboratorium belum terakreditasi menyebabkan ruang gerak pengembangan
program kerja pelayanan sangat terbatas. Data hasil pengujian akan diragukan
akurasi dan presisinya
4) Organisasi
Fungsi organisasi terlalu luas tidak sebanding dengan kemampuan SDM
Struktur organisasi hanya mencakup kepala lab dan kepala TU, sementara
SNI/ISO-IEC 17025-2008 menghendaki adanya personel manajemen berupa
(manajer puncak, manajer teknis, manajer mutu dan manajer administrasi

Dari beberapa permasalah tersebut ditentukan skala prioritas masalah mana yang akan
diselesaikan terebih dahulu dengan mempertimbangkan faktor urgensi, seriousness dan
growth (USG) maka dipilih prioritas masalah yang akan diselesaikan terlebih dahulu
adalah tata laksana yaitu review prosedur pelaksanaan kerja. sebagai mana dapat dilihat
pada tabel 2. :
Tabel 2
Pemilihan skala prioritas masalah yang akan diselesaikan
Penentuan Prioritas
No

Identifikasi Isu Aktual

Urgen
t

Serious

Growth

Jml

Urutan
Prioritas

Kompetensi SDM masih kurang

12

II

Prosedur kerja belum lengkap

dan belum efektif

13

Laboratorium belum terakreditasi

III

Tugas pokok dan fungsi terlalu

luas tidak sesuai dengan struktur
organisasi

IV

Keterangan :
Urgency :

Serious :

Growth:

5 : Sangat Mendesak

5 : Sangat Berpengaruh

5 : Sangat Berdampak

4 : Mendesak

4 : Berpengaruh

4 : Berdampak

3 : Cukup Mendesak

3 : Cukup Berrpengaruh

3 : Cukup Berdampak

2 : Tidak Mendesak

2 : Tidak Berpengaruh

2 : Tidak Berdampak

1 : Sangat Tidak Mendesak

1 : Sangat Tidak berpengaruh

1 : Sangat Tidak Berdampak

Dari uraian diatas dengan mempertimbangkan faktor urgensi, pengaruh, dampak serta
kewenangan yang dimiliki maka dipilih area perubahan yang akan dijadikan proyek
perubahan adalah tata laksana dengan judul Peningkatan Mutu Layanan Pada UPT
Laboratorium Lingkunan BPPLH Kota Bandar Lampung Melalui Review Prosedur Kerja
3. TUJUAN
A. Tujuan Jangka Pendek
1) Menyusun dan mereview SOP pelayanan
2) Melakukan uji coba dan evaluasi penerapan SOP
B. Jangka Menengah
5

1) Meningkatkan akurasi dan presisi data yang dihasilkan

2) Mendapatkan akreditasi dari Komite Akreditasi Nasional (KAN)
C. Jangka Panjang
Meningkatkan kualitas dan cakupan pelayanan secara berkelanjutan (Continual
improvement)
4.

MANFAAT

Jenis Perubahan
Manfaat
Reformasi birokrasi
1 Pemerintahan bersih dan mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik
bebas KKN
(good governance) berupa pelayanan yang jelas
dan transparan
2 Kualitas pelayanan
meningkatkan kualitas pelayanan yang lebih
publik
cepat, mudah/sederhana dan menjamin kepuasan
pelanggan baik internal maupun eksternal.
3 Kapasitas dan
meningkatkan kinerja dan akuntabilitas organisasi
akuntabilitas kinerja
5 RUANG LINGKUP
No

Ruang lingkup kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam proyek perubahan ini adalah
sebagai berikut :
1. Brainstorming
2. Pembentukan Tim pelaksana
3. Pengumpulan data
4. Rapat penyusunan SOP
5. Uji coba SOP pelayanan
6. Evaluasi SOP
7. Pembuatan baner SOP pelayanan
8. Penyusunan laporan
6. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLE)
Nama Kegiatan
A.Jangka pendek
1) Brain storming.

Deskripsi
Memberikan penjelasan dan
mendapatkan input terhadap proyek
perubahan

2) Pembentukan Tim

Tim pelaksana proyek perubahan yang

terdiri dari tim pengumpulan data, tim
olah data, tim penyusun dan tim evaluasi

3) Pengumpulan data

Tim pengumpul data mengumpulan data

6

dan informasi sebanyak banyaknya dari

berbagai sumber terkait penyusunan
SOP pelayanan
4) Rapat penyusunan SOP

5) Uji coba SOP pelayanan

6) Evaluasi SOP pelayanan

7) Pembuatan baner alur
pelayanan
8) Penyusunan laporan
B.Jangka Menengah
Mendapatkan akreditasi dari KAN
C.Jangka Panjang
Meningkatkan kualitas dan cakupan
pelayanan secara berkelanjutan
(Continual improvement)

Tim penyusunan SOP melakukan rapat

rapat penyusunan SOP menggunakan
data /informasi yang telah dikumpulkan
Tim uji coba melakukan Uji coba/simulasi
SOP yang telah dibuat oleh tim
penyusun SOP
SOP dievaluasi apakah sudah cukup
baik atau perlu perbaikankembali
Apabila SOP dinilai sudah baik, maka
dilanjutkan dengan pembuatan baner
informasi alur pelayanan.
Penyusunan laporan proyek perubahan.

7. PENTAHAPAN (MILESTONES)
NO
TAHAP UTAMA
A. Jangka pendek
Persiapan
1) Brain storming.
2) Pembentukan Tim
3) Pengumpulan data
Pelaksanaan
4) Rapat penyusunan SOP
5) Uji coba SOP pelayanan
Evaluasi
6) Evaluasi SOP pelayanan
7) Pembuatan baner alur pelayanan
8) Penyusunan laporan
B.
C.

Jangka Menengah
Mendapatkan akreditasi dari KAN
Jangka Panjang
Meningkatkan kualitas dan cakupan
pelayanan secara berkelanjutan (Continual
improvement)

08.TATA KELOLA PROYEK

STRUKTUR

Tim
Sponsor
Penyusun
Tim
Tim uji
Project
Leader
Kepala
BPPLH
Coach
dan
Pengumpulan
coba
Kepala
UPT
MUHAMAD YUNUS, SKM,
REJAB, SE. Lab
evaluasi
Data
AHMAT WAHYUDI, ST.M.Si
MM.

WAKTU
1 minggu

4 minggu
3 minggu.

Sampai akhir tahun 2017

Akhir 2020

DESKRIPSI
Sponsor
1. Memberikan
7

persetujuan, dukungan,
arahan adanya proyek
perubahan
2. Mengkoordinasikan
kegiatan
3. Membantu
menyelesaikan
hambatan
Project Leader
1. Memimpin jalannya
proyek perubahan mulai
dari merencanakan,
mengkoordinasikan,
membentuk Tim
Pelaksana, penjadwalan,
memotitor dan evaluasi
dengan bimbingan
sponsor dan coach.
2. Memberikan arahan
strategi kepada Tim
3. Menyusun rencana kerja
Tim
4. Melakukan komunikasi
dan kesepakataan
dengan Stakeholders
5. Melaporkan pelaksanaan
proyek dan hasilnya
6. Menyelesaikan masalah
yang tidak dapat
diselesaikan oleh Tim
Tim Pengumpulan Data
Bertugas mengumpulkan
data/informasi untuk
penyusunan SOP
Tim Penyusuan
Bertugas menyusun SOP
dan
mengevaluasi/memperbaiki
setelah dilakukan uji coba
Tim Uji coba
Bertugas melakukan
simulasi/uji coba penerapan
SOP
Coach / Counselor
1. Melakukan diskusi dan
memberikan maasukan
daalam menyusun
rancangan proyek
2. Memonitor kegiatan
peserta
3. Membantu melakukan
intervensi bila peserta
mengalami
permasalahan
8

4. Melakukan komunikasi
dengan mentor terkait
kegiatan peserta
5. Membantu dokumentasi
proses dan memonitor
perkembangan hasil
sesuai dengan yang
diharapkan.
09.ANGGARAN
JUMLAH
Jangka Pendek
Jangka Menengah

DESKRIPSI
Cetak banner Rp.150.000
Persiapan dan pelaksanaan akreditasi Rp.200.000.000
Bahan kimia, standar dan CRM (QC) Rp.70.000.000
Perawatan dan kalibrasi alat Rp.30.000.000
Penyusunan dokumen sistem mutu Rp.10.000.000
Pelatihan personel Rp.50.000.000
Biaya Akreditasi Rp.15.000.000
Perbaikan sarana & prasarana Rp.10.000.000

Jangka Panjang
10 IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Nama
Stakeholder

tupoksi

Hubungan dgn
kegiatan

Manfaat

Pengendalian

Kepala BPPLH

memimpin,mengkoordin Pengambil keputusan Pendukung utama Komunikasi personal

asikan, dan
proyek, alokasi
melaksanakan sebagian
sumber daya
urusan pemerintahan
daerah dibidang
Pengelolaan dan
Pengendalian
Lingkungan Hidup

Bidang Wasdal
Gakum

pengawasan,
pengendalian dan
penegakan hukum l

Pelanggan internal

Umpan balik

Komunikasi personal

Bidang Penataan penataan dan

Pelanggan internal
pemanfaatan lingkungan
hidup meliputi
pelaksanaan teknis,
koordinasi penataan dan
pemanfaatan lingkungan
hidup

Umpan balik

Komunikasi
personel

Bidang
Konservasi

pembinaan, koordinasi, Pelanggan internal

konservasi, rehabilitasi
lingkungan hidup dan
mitra lingkungan

Umpan balik

Komunikasi
personel

UPT Lab BPLHD

Provinsi
Lampung

Pengujian parameter
Pembina lab Kab/Kota Dukungan teknis, Komunikasii
lingkungan dan
pembinaan,
personel.
pembinaan laboratorium
benchmarking
kab/kota

Lab Poltekes

Pengujian parameter
Linkungan

mitra kerja

Benchmarking

Komunikasi
personal

PPES

Pengelolaan lingkungan Pembina

hidup & kehutanan tk
sumatera

Dukungan teknis, Komunikasi, forum

pembinaan
lab kluster

Lab
PUSARPEDAL

Laboratorium pusat

Pembina

Dukungan teknis, Komunikasi

pembinaan
personal

Rumah sakit

Pelayanan kesehatan

Pelanggan ekternal

Umpan balik
pelanggan

komunikasi

Industri

Produksi barang

Pelanggan ekternal

Umpan balik
pelanggan

Komunikasi
personal

NET MAP

10

Keterangan
Garis merah
Garis abu abu
+
: menentang

Garis solid
Garis putus putus

: Hubungan formal
: hubungan informal
: mendukung
: netral
: garis komando
: garis koordinasi

11. PERSETUJUAN
Bandar Lampung, Mei 2016
Project Sponsor
KEPALA BPPLH KOTA BANDAR LAMPUNG

REJAB, SE.
NIP. 19560711 198503 1 005

11

1.PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF (TEAM WORK)

NO
1

DESKRIPSI
Sponsor
a. Memberikan persetujuan, dukungan, arahan adanya proyek perubahan
b. Mengkoordinasikan kegiatan
c. Membantu menyelesaikan hambatan
Coach / Couselor
a. Melakukan diskusi dan memberikan maasukan daalam menyusun rancangan proyek
b. Memonitor kegiataan peserta selama Takin Ownership
c. Membantu melakukan intervensi bila peserta mengalaami permasalahan sebatas
kewenangan
d. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Taaking
ownership
e. Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai dengan yang
diharapkan.

12

Tim I Penataan Sistem Kearsipan

Tim Penyiapan Sarpras
Tim III Sosialisasi sistem Kearsipan
Tim IV Pengelola kearsipan

Jangka waktu berlakunya tim sampai dengan terlaksananya proyek perubahan dengan etika
dan mekanisme tim kerja untuk saling koordinasi, melapor, saling menghargai dan bersamasama melaksanakan proyek perubahan,
12.IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH

NO
1

DESKRIPSI
POTENSI KENDALA
1. Kurangnya Motivasi
2. Persepsi anggota tim yang berbeda
3. Kurang soliditas tim
4. Suasana bulan puasa

RESIKO
1. Hasilnya tidak sesuai yang telah direncanakaan
2. Proyek perubahan tidak berjalan sesui jadwal

SRATEGI MENGATASI MASALAH

1. Memberikan motifasi kepada semua tim perlu/penting proyek perubahan yang akan
dilaksanakan.
2. Membuat Komitmen bersama dengan seluruh tim
3. Pendekatan personal

Agar lebih valid dapat dibantu dengan matriks Analisis Persoalan Potensial ketika nanti proyek
perubahan ini diimplementasikan (contoh terlampir)
13.KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
1.KRETERIA
a. Tersidianya ruang khusus arsip ( dana Rp.1.000.000,- ) 100 %
b. Tercapainya kesepakataan untuk melakukan perubahan Pengelolaan kearsipan
c. Meningkatnya pengetahuan SDM Pegawai Kelurahan tentang pengelolaan kearsipan
d. Tercapainya Pelaksanaan pengelolaan kearsipan
e.Tercapainya Monitoring pelaksanaan kearsipan
f. Tercapainya evaluasi pengelolaan kearsipan
2, FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
a.Dukungan dari Tim, Mentor, dan stakehorders
b.Terlaksananya kegiatan penataan Kearsipan

14.DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

No.

Kegiatan

Capaian

Target Waktu
13

1.

Rapat pembentukan Tim

Koordinasi agar
mendapatkan
dukungan

16 September 2014

2.

Penyusunan SK Tim

Terbentuknya Tim
Pengelola Kearsipan
dengan SK Lurah

17 s/d 18 September 2014

3.

Konsultasi dengan KPAD

untuk diadakan Sosialisasi
dan pelatihan penyusunan
arsip

Mendapatkan jadwal
Sosialisasi dan
pelatihan

19 September 2014

FGD sistem Arsip

Kesepakatan
penggunaan Sistem
Kearsipan

22 September 2014

Penyiapan ruangan

Tersedianya ruangan
Khusus

23 s/d 30 September
2014

Penyiapan Peralatan

Tersedianya peralatan
kearsipan

1 s/d 4 Oktober 2014

6.

Penataan ruangan arsip

terpadu

Tertatanya ruangan
arsip

6 s/d 10 Oktober 2014

7.

Sosialisasi Internal

Semua Pegawai
Kelurahan Pelaporan

13 Oktober 2014

8.

Bintek tim Pengelola

Kearsipan

Tenaga khusus mampu

mengelola arsip

14 s/d 16 Oktober 2014

Uji Coba Pengelolaan arsip

Semua arsip disimpan

disatu ruangan

16 Oktober s/d 17
Nopember 2014

15.PERSETUJUAN
Pekalongan,
September 2014
Project Sponsor : Atasan peserta
.

NIP.

14