TUGAS MAKALAH

DASAR ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

PENGOLAHAN DATA DAN INFORMASI UNIT RADIOLOGI
RUMAH SAKIT

Disusun oleh:
Kelompok 7 IKM-C 2015
1. Nur Eka Vutria Ningsih

101511133024

2. Danang Setia Budi

101511133039

3. Saarah Puspita Dewi

101511133051

4. Melisa Ambarwati

101511133081

5. Yuyun Tri Wulansari

101511133108

6. Farida Syamsi

101511133142

7. Luluk Lady Laily

101511133175

8. M. Oktabian Insanul Jannah

101511133205

9. Erni Safira

101511133230

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS AIRLANGGA
2016

DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL....................................................................................
DAFTAR ISI....................................................................................................
BAB 1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DAN
DATABASE.........................................................................................
1.1 Sistem Informasi..........................................................................
1.2 Basis Data (Database)..................................................................
BAB 2 SISTEM INFORMASI DAN PENGOLAHAN DATA DI UNIT
PENUNJANG
RADIOLOGI
...............................................................................................................
...............................................................................................................
4
2.1 Sistem Informasi Unit radiologi..................................................
2.2 Pengolahan Data Unit Radiologi.................................................
CONCLUSION.................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................

i
ii
1
1
2

4
10
12
13

BAB 1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DAN
DATABASE
Analisis dan perancangan sistem informasi merupakan kegiatan yang
dilakukan untuk menemukan kebutuhan sistem secara sistematis dan merancang
suatu sistem untuk memenuhi kebutuhannya, dengan menggunakan informasiinformasi yang diperoleh.
1.1 Sistem Informasi
Untuk mendukung pembuatan RIS dibutuhkan sistem informasi, Sistem
informasi merupakan kumpulan dari komponen - komponen yang saling terkait
yang mengumpulkan (collect), memproses (process), menyimpan (store), dan
menyediakan (provide) output dari informasi yang dibutuhkan untuk tugas-tugas
bisnis (Satzinger, 2005).
Sistem informasi dapat dikatakan sebagai sebuah kombinasi yang
terorganisir yang terdiri dari orang-orang (people), perangkat keras (hardware),
perangkat lunak (software), jaringan komunikasi(communication networks),
sumber data (data resources) dan kebijakan (policies) serta prosedur (procedure)
yang menyimpan, menerima, mengubah, dan menyebarkan informasi di dalam
organisasi (O'Brien & Marakas, 2010).
Berdasarkan definisi pendapat para ahli di atas, disimpulkan bahwa sistem
informasi adalah kumpulan informasi yang saling berhubungan yang disimpan,
diproses dan dipakai sehingga menghasilkan output yang berguna untuk
mengambil keputusan dan menyelesaikan masalah dalam suatu organisasi.
Menurut O'Brien & Marakas (2010), sistem yang dinamis memiliki tiga
komponen dasar yang berinteraksi atau fungsi dari sistem yaitu :
1.
Input
Melibatkan pengambilan dan penggabungan elemen yang memasuki
sistem untuk di proses.
2.

Processing
Melibatkan proses perubahan yang mengubah input menjadi output.

3.

Output

Melibatkan pengalihan elemen yang diproduksi oleh proses perubahan

kepada tujuan akhirnya.
Selain itu, menurut pendapat Rainer (2011), menjabarkan komponen sistem
informasi dengan lebih lanjut yaitu terdiri dari :
1.
Hardware (Perangkat keras)
Berupa alat atau perlengkapan seperti processor, monitor, keyboard, dan
printer. Perlengkapan ini bersama-sama menerima data dan informasi,
mengolah dan menampilkannya.
2.

Software (Perangkat lunak)

Kumpulan program yang membantu perangkat keras mengolah data.

3.

Database (Basis data)

Kumpulan dari tabel dan file yang berisi data dan saling berhubungan.

4.

Network (Jaringan)
Sistem yang berhubungan dan memungkinkan beberapa komputer
berbagi sumber (baik data maupun informasi).

5.

Procedures (Prosedur)
Kumpulan instruksi mengenai cara menggabungkan komponenkomponen di atas untuk mengolah informasi dan menghasilkan output
yang diinginkan.

6.

People (Manusia/Orang)
Setiap individu yang menggunakan dan berinteraksi dengan hardware
dan software.

1.2 Basis Data (Database)

1.2.1 Database Management System
Database adalah kumpulan data yang berhubungan dan sistematis yang
dikelola dan dikontrol secara terpusat. Untuk mengatur data dalam database
digunakan database management system. Database management system
(DBMS)

adalah sebuah perangkat lunak sistem yang mengelola dan

mengontrol akses ke database (Satzinger, 2005).

Dapat disimpulkan bahwa Database Management System adalah perangkat
lunak yang digunakan untuk mengelola, memelihara, mengontrol database.

Database Management System yang akan digunakan pada Major Project ini
adalah MySQL
1.2.2 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram berkutat dengan masalah data pada entitas dan
relasi terhadap entitas lain. Entity adalah gabungan konseptual dari relasi
field data. ERD adalah analisis terstruktur dan rekayasa informasi dari model
data yang diperlukan oleh sistem dan konseptualisasi yang lebih tinggi
mengenai data daripada tabel (Satzinger, 2010).
Sedangkan menurut Whitten & Bentley (2004) Entity Relationship Diagram
adalah sebuah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk
menggambarkan

data

dalam konteks

entitas

dan

hubungan yang

dideskripsikan dari data tersebut.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan Entity Relationship Diagram
merupakan sebuah model data yang merupakan hubungan antara satu entitas
dengan entitas lainnya. Dengan menggunakan beberapa notasi untuk
menggambarkan hubungan antara

satu entitas dengan lainnya. Entity

Relationship Diagram merupakan bentuk perancangan dari tahap pembuatan

basis data.

Gambar 1. Contoh Entity Relationship Diagram (Satzinger, 2010)

BAB 2
SISTEM INFORMASI DAN PENGOLAHAN DATA DI UNIT
PENUNJANG RADIOLOGI
2.1. Sistem Informasi Unit Radiologi
Radiology Information System (RIS) adalah sebuah sistem yang dirancang
untuk mendukung alur kerja operasional dan analisis bisnis dalam departemen
radiologi. Radiology Information System

juga digunakan sebagai tempat

penyimpanan data pasien, laporan dan berkontribusi dalam pencatatan data pasien
secara elektronik. RIS membuat informasi dengan segera, mudah untuk diakses,
mudah untuk melakukan pembaharuan, informasi juga selalu tersedia bagi mereka
yang membutuhkanya. RIS membantu pengelolaan fungsi administrasi dan
operasional mengenai radiologi seperti permintaan pemesanan, pendaftaran,
pemeriksaan, hasil laporan, daftar persiapan pekerjaan, hasil persetujuan,
penjadwalan dan sistem manajemen.
RIS merupakan sebuah sistem yang bersifat berinteraksi dengan sistem
lainnya secara integrasi untuk prosedur medis. Ada dua pertukaran utama dalam
proses RIS dengan sistem lainnya seperti RIS harus berkomunikasi dengan PACS
(Picture Archiving and Communication System) yang bertanggung jawab untuk
prosedur internal yang dilakukan ke dalam departemen radiologi. Proses tersebut
merupakan proses utama dalam pengambilan, pengolahan dan pengarsipan berkas
pencitraan medis. RIS harus mengumpulkan informasi ini dengan tepat agar dapat
menghasilkan laporan akhir medis untuk setiap pemeriksaan. RIS juga
berinteraksi dengan HIS (Hospital Information System) untuk melakukan
pengambilan informasi pasien, memperbaharui catatan medis untuk pengujian
baru dan proses prosedur penagihan biaya yang sesuai.
2.1.1

Fungsi RIS

RIS berasal dari hasil analisis secara rinci alur kerja setiap harinya di
departemen radiologi dan solusi yang sudah dilakukan dengan cara survei
secara menyeluruh di setiap bagiannya. Layanan ini didukung oleh 4 fungsi
antara lainnya:
1. Pasien mengunjungi administrasi untuk melakukan pendaftaran.

2. Pasien yang akan melakukan pemeriksaan dapat melakukan

penjadwalan.
3. Laporan pemeriksaan radiologi pasien.
4. Mengalokasikan dokumen diagnostik untuk sesuai dengan
permintaan.
Selama proses pelaksanaan masing-masing fungsi mekanisme yang tepat
untuk memicu adanya otentikasi dan otorisasi pengguna, pengawasan urutan
kegiatan dan melacak tindakan pengguna. Ada dua kelompok yang
berpatisipasi dalam RIS yaitu:
1. Eksternal, dokter pengirim akan

melakukan permintaan

pemeriksaan, pencitraan dan menunggu hasil pemeriksaan

radiologi.
2. Internal,

petugas

radiologi

atau

dokter

radiologi

akan

menjalankan permintaan pemeriksaan dan merespon sesuai

dengan dokumen diagnostik yang dihasilkan.
2.1.2

Picture Archiving and Communication Systems

PACS atau Picture Archiving and Communication Systems adalah

komputer atau jaringan yang didedikasikan untuk penyimpanan, pencarian,

distribusi, dan presentasi dari sebuah citra. PACS merupakan suatu jaringan
komputer yang digunakan di departemen radiologi untuk menggantikan film
dengan penyimpan dan penampil citra medis secara elektronik. PACS
menyediakan arsip penyimpanan untuk berbagai modalitas imaging,
mengintegrasikannya dengan informasi database pasien, memudahkan
pencetakan citra, menampilkan informasi pasien dan citra medis di komputer
yang tersambung dengan jaringan tersebut. Juga mengijinkan citra medis
dilihat dari lokasi lain (remote). Di bidang imaging medik, sistem PACS
telah dikembangkan untuk menyediakan penyimpanan citramedik yang
ekonomis, pemanggilan kembali citramedik dengan cepat, akses ke citra
medik yang berasal dari berbagai modalitas imaging serta akses secara
simultan dari berbagai lokasi. Citra medis dan laporan yang dikirim melalui
PACS akan menghilangkan kebutuhan akan penyimpanan, pengambilan dan
5

pengiriman film secara manual. Komponen dasar dari suatu sistem PACS
secara umum adalah sebagai berikut :
1. Image Acquisition/Modality
Image Acqustion / Modality adalah sistem atau peralatan
penghasil gambar yang akan mengirim gaambar ke PACS , misalnya
CR, CT, MRI atau USG dan lain lain.
2. PACS Core Application
Merupakan aplikasi utama yang mengatur operasi dari sistem
PACS

(Workflow

manager,

Archiving,

Database,

System

Configuration, User Profile dll). Sistem inilah yang berperan dalam

penerimaan gambar, pengaturan penyimpanan, distribusi gambar dan
komunikasi ke modality atau sistem lainnya.
3. Viewing / Reading Station
Merupakan perangkat yang akan digunakan untuk melihat image
yang telah disimpan dalam PACS. Perangkat / workstation ini secara
umum dapat dibagi menjadi 2 jenis sesuai dengan fungsinya,
Workstation Diagnostic yang biasa digunakan oleh radiologist dan
Workstation untuk user di poli atau ruangan. Perbedaan diantara
kedua jenis workstation ini biasa terdapat dalam kelengkapan fitur
dan spesifikasi dari perangkat keras. Workstation yang digunakan
oleh radiologis biasanya memiliki fitur yang lebih lengkap agar dapat
melakukan diagnosa secara lebih cepat dan tepat. Hal tersebut juga
mempengaruhi spesifikasi perangkat keras yang digunakan, dimana
workstation radiologist membutuhkan spesifikasi yang lebih tinggi
dari workstation untuk user lainnya.
2.1.3

Alur Pengolahan Sistem Informasi dalam Radiology Information

System

Berikut merupakan alur pengolahan sistem informasi yang terdapat di

Radiology Information System (RIS) yaitu :
1.

Pendaftaran
Informasi yang telah didapat dari jenis penerimaan dan sumber
rujukan akan dikirim ke bagian registrasi dan dapat diubuah jika
diperlukan. Dalam prosedur block, informasi perjanjian pemeriksaan
yang akan belangsung hari ini akan ditampilkan secara otomatis. Jika
perjanjian pemeriksaan yang belum terdaftar di tampilkan oleh
sistem maka pengguna dapat menghapus dari pendaftaran. Di waktu
yang sama, informasi prosedur tambahan dapat ditambahkan untuk
permintaan yang sama kepada setiap pasien.

2.

Persiapan
Modul RIS sangat tepat untuk menentukan grup pasien yang
akan menerima perawatan khusus atau

persiapan sebelum tes

radiologi, dan dapat memilih salah satu yang sudah ditentukan untuk
pembaharuan data. Sistem berdasarkan sebuah aplikasi yang
membaca semua sinyal dari peralatan radiologi dan penggambaran
yang dihasilkan, yang akhirnya akan diintegrasikan ke dalam
dokumen medis pasien.
3.

Pemesanan dan Penjadwalan

Pada suatu kondisi tertentu, dalam suatu proses pemeriksaan
terkadang meliputi lebih dari satu prosedur radiologi seperti
radiografi bagian

dada dan bagian perut. Pada saat pemesanan.

Prosedur ini harus dikelompokkan untuk menunjukkan hubungan

antara dua prosedur tersebut. Hal itu memungkinkan untuk
melakukan pemesanan dan penjadwalan yang terpisah jika
diperlukan.
RIS harus mendukung prosedur antara proses penjadwalan
pencitraan

dan

memungkinkan

tidak

pencitraan.

penjadwalan

yang

Contohnya
berbeda

sistem
antara

harus
injeksi

radioisotope dan pencitraan radioisotope. Sistem juga harus

menyediakan pencatatan harian untuk setiap prosedur yang sudah

terjadwal dan memungkinkan pengguna yang berwenang untuk

membatalkan jika layanan tidak tersedia, seperti hari libur karyawan
atau pemeliharaan peralatan medis.
Sistem penjadwalan perjanjian harus terintegrasi dengan sistem
perjanjian rumah sakit, untuk memungkinkan koordinasi pasien
pencitraan dengan klinik yang dirujuk dan pemeriksaan penunjang
lainnya.
4.

Pembatalan
Sistem ini memungkinkan untuk memblokir prosedur pada hari
hari seperti hari libur atau periode pemeliharaan. Penjadwalan
perjanjian akan disesuaikan dengan waktu perjanjian yang telah
disesuaikan dengan sistem.

5.

Data Pasien
Jika data pasien yang sudah ditransfer dari Master Patient Index
(MPI) pada umumnya tidak memungkinkan untuk mengubah data
pasien (nama, awal nama, tanggal lahir) di RIS. Perubahan harus
dilakukan langsung di MPI setelah itu akan diteruskan ke RIS.

6.

Laporan Pemeriksaan
Setelah dilakukan pengujian, spesialis akan menuliskan laporan
hasil dari pengujian yang berupa template. Sistem menyediakan
sebuah template yang bisa diubah, namun RIS memungkinkan
pengguna untuk menyesuaikan format laporan sendiri. Setelah
teknisi telah mencatat informasi yang telah didapat, sistem tidak
memperkenankan melakukan finalisasi ke dalam rekam medis,
kecuali laporan tesebut sudah diverifikasi dan disetujui oleh
spesialisasi radiologi atau ultrasound. Setelah mendapat persetujuan
dari spesialis dan mengecek keterkaitanya dengan MPI, dokter yang
meminta diagnosis dapat mempelajari hasil radiologi. Untuk
memantau dan mempertahankan kerahasiaan informasi pemeriksaan
dan film, maka sistem akan menyimpan pergerakan dan tujuan data
dari luar departemen dan pusat medis.

7.

Sistem Pencarian

Untuk memudahkan proses entri data, modul RIS mendukung

fasilitas pencarian. Proses fasilitas pencarian digunakan untuk
membuat daftar informasi yang ada akan ditampilkan, semua
informasi medis yang berkaitan dengan berkas pasien, perintah
medis, perjanjian dengan pasien , dan yang lainnya.
8.

Penelusuran Film (Film Tracking)

Sistem pelacakan film yang efektif akan menghemat waktu
dalam pencarian paket film x-ray, gambar, dan arsip hardcopy digital
(contohnya, magneto optical discs). Selain masih percaya dengan
penggunaan hardcopy dan persyaratan dalam mendukung pelacakan
gambar melalui RIS. Untuk penyimpanan dengan menggunakan CD,
pencarian menggunakan sistem indeks.

9.

Persediaan
Modul persediaan barang di RIS dapat dibantu dengan
pengendalian persediaan dan pemesanan. Jika petugas memasukan
data penggunaan barang di setiap pemeriksaan, persediaan barang
akan mengalami pembaruan secara dinamis dan menghindari untuk
pendataan persediaan barang secara regular.

10.

Peringatan
Sistem mendukung peringatan untuk beberapa kasus bagi ahli

radiologi atau pelayanan medis yang harus diketahui misalnya:

a. Memiliki lebih dari satu prosedur dalam satu permintaan
pada waktu yang sama.
b. Jika ada laporan yang sama maka prosedur pembatalan dan
penghapusan laporan akan dijalankan.
c. Jika ada prosedur yang sama diulang kepada pasien dalam
jangka waktu yang singkat (misalnya CT scan selama dua
hari berturut - turut).
d. Pada tingkat spesialis, kasus overdosis radiasi.
e. Menetapkan tanggal datang bulan bagi wanita, berdasarkan
usia mereka.

f. Terkait dengan persediaan barang yang telah mencapai

tingkat minimum.
11.

Penagihan Biaya
Persyaratan penagihan di radiologi berdasarkan National Health

Service (NHS) secara tradisional sangat sederhana dan dapat dipenuhi

dengan laporan manajemen alur kerja berdasarkan jumlah prosedur
yang telah dilakukan, masingmasing dipetakan ke kode tagihan. RIS
mendukung
menghasilkan

mekanisme
laporan

penagihan
manajemen

yang

mutakhir,

berdasarkan

aktivitas

dengan
yang

dilakukan dalam suatu proses radiologi. Dalam sistem kesehatan yang

terintegrasi, RIS mendukung penagihan secara berkala dengan
memuatnya ke dalam sistem penagihan perusahaan pada penyelesaian
kegiatan yang ditetapkan prosedur radiologi.
2.2

Pengolahan Data Unit Radiologi

1. Input
Input didefinisikan sebagai sekumpulan data mentah dalam organisasi
atau luar organisasi untuk diproses dalam suatu sistem informasi. Input data
yang dilakukan instalasi radiologi:
a. Data dari loket pendaftaran pasien rawat jalan
b. Data dari bagian pelayanan instalasi radiologi
2. Proses
Proses adalah sebuah konversi atau pemindahan, manipulasi dan analisa
input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti. Proses data yang dilakukan
instalasi radiologi:
a. Pencatatan data
b. Pengolahan data
c. Rekapitulasi Laporan
3. Output
Output merupakan distribusi informasi yang sudah diproses ke anggota
organisasi dimana output tersebut akan digunakan. Output data yang
dilakukan instalasi radiologi:

10

a. Laporan pendapatan pasien (berdasarkan tempat pendaftaran, jenis

tindakan & cara pembayaran pasien)
b. Laporan statistik pasien (berdasarkan cara kunjungan, cara
pembayaran, jenis tindakan, cara berobat dan asal kab/kota pasien)
c. Laporan kinerja pelayanan, meliputi :
1) Rata-rata kunjungan per hari
2) Rata-rata kunjungan baru per hari
3) Rasio kunjungan baru dengan total kunjungan
4) Persentase pelayanan spesialistik
5) Rasio kunjungan dengan radiografer
4. Database
Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu
organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi
dengan menggunakan metode tertentu sehingga mampu memenuhi
informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna. Proses
database yang dilakukan instalasi radiologi meliputi :
a. Pasien
b. Radiografer
c. JenisTindakan
d. Ukuran Film
e. Cara Bayar
f. Transaksi Pendaftaran
g. Transaksi Pemeriksaan
h. Dokter
i. Kab / Kota
j. Cara Berobat

11

CONCLUSION
According to OBrien, & Marakas, information system can be any
organized combination of people, hardware, software, communications networks,
data resources, and policies and procedures that stores, retrieves, transforms, and
disseminates information in an organization. O'Brien & Marakas explained that a
good informattion system has three basic element that will be the function of its
system. Those are Input, processing and output. According to Reiner, Information
system has a lot of element such as hardware, software, database, network,
procedures, and people.
Database is an organized of the related data and systematic that managed
and controlled centrally to organize the data in the database management system.
database management system (DBMS) is a software system that manages and
control access of the database. A radiology information system (RIS) is the core
system for the electronic management of imaging departments. The major
functions of the RIS can include patient scheduling, resource management,
examination

performance

tracking,

examination

interpretation,

results

distribution, and procedure billing. RIS complements HIS (Hospital Information

Systems) and PACS (Picture Archiving and Communication System), and is
critical to efficient workflow to radiology practices.
A RIS has several basic functions: Patient management, scheduling, patient
tracking, results reporting, image tracking and billing. Database management in
radiology in the hospital are explained in some points of view. They are the input,
process, output and the database itsself. The input in the radiology contains the
data of the registration counter, and the data of the radiology-case. The process
contains the data management and reporting the result.

Output contains the

patients information such as the patient statistics, radiology-care-report. The

databse is a complete operational data record on an organization that organized in
an integration way and using a several methods to optimilize the information
Database organized the information of the patients, radiographist, billing,
transaction, doctor, where-is-the-patients-from, and what is not.

12

DAFTAR PUSTAKA
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1014 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan
Radiologi Diagnostik di fasilitas kesehatan.
Huang, H.K, 2004.PACS and Imaging Informatics. Hongkong ; John Willey and
Sons, Inc
Rainer Jr, R. K., & Cegielski, C. G. 2011. Introduction to Information Systems:
Enabling and Transforming Business (Third ed.)
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. 2005. Object-Oriented Analysis
and Design with the Unified Process.US: Cengage Learning, Inc.
Satzinger, Jackson, Burd. 2010. System Analisis and Design with the Unified
Process. USA: Course Technology, Cengage Learning.
Ushong, Stewart Carley et al. 2008. Radiologic Sience for Technologist. Canada.
Mosby.
Whitten, Jeffrey L. ; Dittman, Kevin C. ; Bentley, Lonnie D.2004. Metode design
dan analisa Sistem Bibliografi ed.6, Andi Offset.Yogyakarta.
OBrien & Marakas. 2010. Management Information Systems. Eighth Edition.
New York: McGraw-Hill/Irwin

13