GAMBARAN KEADAAN RUANG PENYIMPANAN

DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT INAP SESUAI DENGAN

STANDAR AKREDITASI 2012 DALAM MENGHADAPI
AKREDITASI RUMAH SAKIT DI RUMAH SAKIT UMUM
DAERAH MAJENANG TAHUN 2016

PROPOSAL
KARYA TULIS ILMIAH (KTI)

HANY ARDIANI
P2.06.37.0.13.017

KEMENTRIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA
JURUSAN PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
2016

KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah swt, karena berkat
Rahmat dan Hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Proposal Karya Tulis
Ilmiah (KTI) dengan judul Gambaran Keadaan Ruang Penyimpanan Dokumen
Rekam Medis Rawat Inap Sesuai Dengan Standar Akreditasi 2012 Dalam
Menghadapi Akreditasi Rumah Sakit Di Rumah Sakit Umum Daerah Majenang
Tahun 2016. Penulisan Proposal Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini disusun untuk
memenuhi salah satu syarat mencapai gelar Diploma III Jurusan Perekam medis
dan Informasi Kesehatan di Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya. Penulis menyadari
bahwa bahwa selama penulisan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini penulis banyak
mendapat bantuan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, penulis mengucapkan
terima kasih kepada:
1. Ibu Hj. Betty Suprapti, SKp., M.Kes. selaku Direktur Politeknik Kesehatan
Kemenkes Tasikmalaya.
2. Ibu drg. Hj. Dewi Marhenny, MM selaku Direktur Rumah Sakit Umum
Daerah Majenang.
3. Ibu Hj. Dwi Dahlia Susanti, M.Kep.,Sp.Kep.Mat selaku Ketua Jurusan
Perekam dan Informasi Kesehatan Politeknik Kesehatan Kemenkes
Tasikmalaya.
4. Ibu Ida Sugiarti, S.Kep., Ners., MH.Kes selaku Ketua Program Studi Jurusan
Perekam dan Informasi Kesehatan Politeknik Kesehatan Kemenkes
Tasikmalaya.
5. Bapak Arief Tarmansyah Iman, MKM selaku Dosen Pembimbing Proposal
Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini.
6. Bapak Gunawan, AMd., PK selaku Kepala Instalasi Rekam Medis Rumah
Sakit Umum Daerah Majenang.
7. Ibu Fajar Yunita Sari, AMd. PK, SKM selaku Dosen Pembimbing Akademik
Jurusan Perekam dan Informasi Kesehatan.
8. Seluruh Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Majenang yang
telah membantu penulis selama melakukan penelitian.

iv

9. Seluruh Staf dan Dosen Prodi DIII Perekam dan Informasi Kesehatan
Tasikmalaya Politeknik Kesehatan Kemenkes Tasikmalaya yang telah banyak
membantu penulis dalam menyelesaikan Proposal Karya Tulis Ilmiah.
10. Orang Tua dan keluarga tercinta yang telah memberikan bantuan dukungan
doa dan material.
11. Rekan-rekan seangkatan yang telah memotivasi penulis untuk menyelesaikan
Proposal Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini.
12. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Proposal Karya Tulis
Ilmiah (KTI) ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Akhir kata penulis berharap Allah swt. Berkenan membalas segala
kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga Proposal Karya Tulis
Ilmiah (KTI) ini bermanfaat bagi pengembangan ilmu.

Tasikmalaya, Maret 2016

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN......................................................................................... ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .......................................................... iii
KATA PENGANTAR..................................................................................................... iv
DAFTAR ISI.................................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ........................................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR....................................................................................................... ix
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ............................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .......................................................................................... 5
C. Tujuan Penelitian............................................................................................ 6
D. Manfaat Penelitian.......................................................................................... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teoritis ............................................................................................ 7
1. Rumah Sakit ............................................................................................ 7
2. Pelayanan Rawat Inap ............................................................................. 8
3. Rekam Medis .......................................................................................... 9
4. Unit Kerja Ruang Penyimpanan ............................................................ 10
5. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis ....................................... 14
6. Ruang Penyimpanan................................................................................ 15
7. Akreditasi Rumah Sakit .......................................................................... 22
8. Akreditasi Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) ............................. 25
B. Kerangka Teori............................................................................................... 30
C. Kerangka Konsep ........................................................................................... 31
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Desain Penelitian ............................................................................ 32
B. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................................ 32
C. Informan Peneliti............................................................................................ 32

vi

D. Instrumen dan Cara Pengumpulan Data......................................................... 33

E. Pengolahan dan Analisis Data........................................................................ 34
F. Pelaksanaan Penelitian ................................................................................... 35
G. Etika Penelitian .............................................................................................. 46
H. Jadwal Penelitian............................................................................................ 37
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

vii

DAFTAR GAMBAR
2.1 Kerangka Teori..................................................................................................... 30
2.2 Kerangka Konsep ................................................................................................. 31

ix

DAFTAR TABEL

2.1 Tingkat Pencahayaan lingkungan kerja................................................................. 20

2.2 Jenis Debu ............................................................................................................. 21
3.1 Jadwal Penelitian................................................................................................... 37

viii

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pelayanan kesehatan yang berkembang di Indonesia sangat beragam
macamnya, diantaranya ada rumah sakit, puskesmas, dokter praktek swasta,
balai pengobatan, klinik 24 jam, dan dokter keluarga. Rumah Sakit
memberikan pelayanan menyeluruh dan paling kompleks dari pada fasilitas
pelayanan kesehatan lainnya. Rumah sakit harus senantiasa meningkatkan
mutu pelayanan sesuai dengan harapan pelanggan untuk meningkatkan
kepuasan pemakai jasa. Menurut peraturan Undang-Undang No 44 tahun
2009 tentang Rumah Sakit Pasal 1 Rumah Sakit adalah institusi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat
darurat. Pasal 29 huruf b menyebutkan bahwa rumah sakit wajib memberikan
pelayanan kesehatan yang aman, bermutu, anti diskriminasi dan efektif
dengan mengutamakan kepentingan pasien sesuai dengan standar pelayanan
rumah sakit, kemudian pada Pasal 40 ayat (1) disebutkan bahwa dalam upaya
peningkatan mutu pelayanan rumah sakit wajib dilakukan akreditasi secara
berkala minimal tiga tahun sekali.
Akreditasi adalah pengakuan terhadap rumah sakit yang diberikan
oleh lembaga independen penyelenggara akreditasi yang ditetapkan oleh
Menteri Kesehatan, setelah dinilai bahwa rumah sakit itu memenuhi Standar
Pelayanan Rumah Sakit yang berlaku untuk meningkatkan mutu pelayanan
rumah sakit secara berkesinambungan. Melalui proses akreditasi salah satu
manfaatnya rumah sakit dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat bahwa
rumah sakit menitikberatkan sasarannya pada keselamatan pasien dan mutu
pelayanan.
Akreditasi rumah sakit saat ini menggunakan Standar Komisi
Akreditasi Rumah Sakit (KARS) versi 2012 terdiri dari empat kelompok
yaitu kelompok standar pelayanan berfokus pada pasien, kelompok standar

manajemen rumah sakit, kelompok sasaran keselamatan pasien, dan sasaran

program MDGs. Sasaran tersebut agar bisa terwujud maka perlu didukung
adanya unit-unit pembantu yang mempunyai tugas spesifik, diantaranya unit
rekam medis. Standar-standar yang ada bagi pelayanan rekam medis yaitu
kelompok standar manajemen rumah sakit terdapat pada elemen Manajemen
Komunikasi Informasi (MKI) yaitu standar MKI.1-MKI.21.
Unit rekam medis pada pelayanan kesehatan sangat berperan untuk
memelihara dan menjaga dokumen rekam medis pasien serta bertanggung
jawab terhadap pengelolaan data pasien menjadi informasi kesehatan yang
berguna bagi pegambilan keputusan. Hal ini disebutkan dalam peraturan
Undang-Undang No 44 tahun 2009 Pasal 29 ayat 1 huruf h setiap rumah sakit
mempunyai kewajiban menyelenggarakan rekam medis. Selain kewajiban di
atas pelayanan rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan juga menjadi
salah satu penilaian pada proses akreditasi (Budi, 2011).
Tugas unit rekam medis mulai dari pegumpulan data, pemrosesan
data, dan penyajian informasi kesehatan, agar data tersebut dapat terjaga
kerahasiaannya maka diperlukan adanya ruang penyimpanan dokumen rekam
medis. Seperti disebutkan dalam PerMenkes No.269 MENKES/PER/III/2008
Bab III, Pasal 7 bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan
fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis.
Fasilitas tersebut diantaranya Assembling, Koding/Indexing, Filing (ruang
penyimpanan), analisis dan pelaporan.
Salah satu sarana tersebut adalah dengan menyediakan ruang
penyimpanan dokumen rekam medis. Ruang penyimpanan merupakan tempat
penyimpanan dokumen rekam medis yang berfungsi sebagai penyimpanan,
penyediaan dan pelindungan dokumen rekam medis untuk mempermudah
pengambilan kembali atau retrieval (penyediaan dokumen rekam medis).
Ruang penyimpanan dokumen rekam medis juga memiliki standar akreditasi
yang tercakup dalam standar MKI.11 tentang keamanan informasi, MKI.12
tentang kebijakan masa retensi dan MKI.16 perlindungan dokumen.

Rumah sakit juga mempunyai standar ruang penyimpanan meliputi

suhu, luas ruangan penyimpanan, Jarak, aman, pencahayaan, debu dan vektor
penyakit (Rustiyanto & Rahayu, 2011). Oleh karena itu supaya proses kerja
dari pegawai dapat berjalan dengan lancar dan optimal, maka lingkungan
kerja pegawai harus kondusif, memberikan rasa aman dan memungkinkan
petugas untuk bekerja optimal. Kenyataannya penataan tata ruang kantor
masih belum sesuai dengan standar yang telah disebutkan di atas. Suatu ruang
kantor yang efektif dan efisien tidak tercipta dengan sendirinya melainkan
dengan perencanaan yang tepat. Perencanaan tata ruang dapat dilaksanakan
paling efektif apabila digabungkan dalam perencanaan sebuah gedung baru.
Endang (2010) menyebutkan faktor-faktor yang mempengaruhi
kondisi tata ruang adalah Sistem pencahayaan/penerangan, sistem warna,
sistem pengaturan udara ruangan, sistem penataan suara. Hal tersebut
tentunya harus diperhatikan dikarenakan petugas akan bekerja secara terus
menerus di tempat kerja, dengan tempat kerja yang nyaman serta ruang gerak
petugas yang efisien maka kinerja petugas pun bisa optimal serta
meminimalisasi terjadinya kelelahan akibat kerja. Secara teoritis, pelaksanaan
tata ruang sangatlah mudah dilakukan tetapi pada pelaksanaannya masih
banyak penerapan tata ruang kantor yang tidak sesuai dengan ilmu tata ruang
yang diharapkan.
Penelitian yang dilakukan oleh Wihana (2015) di RSUD dr. Soekardjo
Kota Tasikmalaya menunjukan hasil penelitian menunjukan bahwa keadaan
ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap masih belum ideal dari
segi luas ruangan dan banyaknya rak masih belum mampu menampung
banyaknya dokumen rekam medis. Jarak antar rak terlalu sempit, sehingga
akan menggangu kenyamanan petugas. Keamanan dokumen tetap dilindungi
baik fisik maupun isinya karena dokumen rekam medis bersifat rahasia.
Pencahayaan bagus yaitu dengan kontras dari lampu yang cukup terang.
Terdapat beberapa vektor yang membuat beberapa dokumen rekam medis
rawat inap rusak.

Demikian juga Penelitian yang dilakukan oleh Nurdini (2013) hasil

penelitian kondisi tata ruang penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Jasa
Kartini Kota Tasikmalaya saat ini kurang baik, belum sesuai dengan harapan
petugas. Ruang penyimpanan dokumen rekam medis yang terpisah-pisah dan
sempit, pencahayaan kurang dan sirkulasi udara yang masuk ke dalam ruang
penyimpanan terasa kurang.
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Majenang adalah rumah sakit
tipe C yang beralamat di Jl. Dr.Soetomo No. 54, Majenang, Cilacap, Jawa
Tengah 53257. RSUD Majenang memiliki luas tanah 17.539 m2 dan luas
bangunan 6.886,07 m2. RSUD Majenang sebelumnya telah lulus akreditasi
Departemen Kesehatan Republik Indonesia, dengan sertifikat Akreditasi
Rumah Sakit, No. YM.01.10/III/497/09, tanggal 18 februari 2009, yang
meliputi ; Pelayanan Medis, Pelayanan Gawat Darurat, Pelayanan
Keperawatan, Administrasi dan Manajemen dan Rekam Medis. Saat ini
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Majenang sedang dalam proses
persiapan menghadapi akreditasi KARS 2012.
Berdasarkan hasil studi pendahuluan yang telah dilakukan oleh
peneliti pada tanggal 6 dan 9 Februari 2016 terhadap ruang penyimpanan
rawat inap dan petugas rekam medis yaitu RSUD Majenang memiliki tiga (3)
ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap, kondisi tata ruang
penyimpanan rekam medis pertama dan kedua Rumah Sakit Umum Daerah
(RSUD) Majenang yang berada di lantai dua berdekatan dengan aula belum
sesuai dengan kondisi tata ruang yang ideal bagi pegawai yaitu dengan
kondisi banyaknya dokumen masih ada yang disimpan di dalam kardus,
diletakan di rak penyimpanan namun masih ada beberapa dokumen yang
diletakkan di lantai sehingga pencarian dokumen rekam medis menjadi lama
dan bahkan tidak ketemu, jendela dan ventilasi yang tertutup rak
menyebabkan cahaya dan udara yang masuk kedalam ruangan berkurang,
ruangan menjadi gelap, pengap dan belum diterapkannya prosedur
keselamatan, kesehatan dan keamanan kerja (K3).

Prosedur K3 merupakan tahap atau proses suatu kegiatan untuk

menyelesaikan aktivitas atau metode (cara) langkah demi langkah secara pasti
dalm pekerjaan dengan memerhatikan keselamatan, kesehatan, dan keamanan
(Honiarti, 2010). Sedangkan dari segi keamanan ruang penyimpanan RSUD
Majenang juga masih kurang yaitu belum diterapkan kebijakan tentang
keamanan ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap, tidak
adanya alat pelindung diri seprti masker, sarung tangan, peringatan tanda
selain petugas ruang penyimpanan dilarang masuk, alat pemadam kebakaran.
Selain itu, semakin bertambahnya jumlah dokumen rekam medis setiap
harinya maka jumlah rak di ruang penyimpanan rekam medis pun semakin
bertambah karena ruang penyimpanan yang belum tertata rapih sehingga
ruang penyimpanan menjadi sempit dan ruang penyimpanan dokumen rekam
medis menjadi terpisah-pisah yaitu ruang penyimpanan dokumen rekam
medis ada yang berada di gedung baru ruang rekam medis yang cukup jauh
dari pelayanan dan belum terdapat rak penyimpanan dokumen rekam medis.
Melihat kondisi ruang penyimpanan yang ada pada saat ini jika
dihubungkan dengan akan dilaksanakannya proses akreditasi KARS di RSUD
Majenang, maka perlu diketahui gambaran mengenai ruang penyimpanan.
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis tertarik melakukan sebuah
penelitian tentang Gambaran Keadaan Ruang Penyimpanan Dokumen
Rekam Medis Rawat Inap Sesuai Dengan Standar Akreditasi 2012 Dalam
Menghadapi Akreditasi Rumah Sakit Di Rumah Sakit Umum Daerah
Majenang Tahun 2016.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana keadaan ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat
inap sesuai dengan standar akreditasi 2012 dalam menghadapi persiapan
akreditasi?

C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mengetahui gambaran keadaan ruang penyimpanan dokumen
rekam medis Rawat inap RSUD Majenang sesuai dengan akreditasi 2012
dalam menghadapi akreditasi rumah sakit tahun 2016.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi keamanan ruang penyimpanan dokumen rekam
medis rawat inap RSUD Majenang.
b. Mengidentifikasi kebijakan masa retensi dokumen rekam medis di
ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap RSUD
Majenang.
c. Mengetahui keamanan informasi terhadap dokumen rekam medis di
ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap RSUD
Majenang.
d. Mengidentifikasi perlindungan dokumen dari kehilangan, kerusakan,
gangguan, serta akses dokumen rekam medis di ruang penyimpanan
dokumen rekam medis rawat inap RSUD Majenang.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit
Sebagai masukan bagi pihak rumah sakit dalam mempersiapkan
sarana dan prasarana tempat keadaan ruang penyimpanan rawat inap
dalam menghadapi akreditasi.
2. Bagi Akademik
Sebagai tambahan kepustakaan dalam rangka memperkaya teoriteori, dan hasil penelitian yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian
selanjutnya.
3. Bagi Penulis
Menambah wawasan dan pengetahuan tentang keadaan ruang
penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap yang sesuai standar
akreditasi 2012.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. TINJAUAN TEORITIS
1. Rumah Sakit
a. Pengertian Rumah Sakit
Rumah Sakit adalah bagian dari integral dari keseluruhan
system pelayanan kesehatan yang dikembangkan melalui rencana
pembangunan kesehatan (Adikoesoesma, Suparto, 2003 dalam
Alamsyah, 2011).
Menurut World Health Organization (WHO) dalam Budi
(2011) bahwa rumah sakit adalah suatu bagian menyeluruh dari
organisasi sosial medis yang berfungsi memberikan pelayanan
kesehatan yang lengkap kepada masyarakat, baik kuratif maupun
rehabilitatif, rumah sakit juga merupakan pusat latihan tenaga
kesehatan, serta untuk penelitian biososial.
b. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44
Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Pasal 4 dan Pasal 5 Rumah
Sakit

mempunyai

perorangan

secara

tugas

memberikan

paripurna.

Untuk

pelayanan

kesehatan

menjalankan

tugas

sebagaimana dimaksud di atas, Rumah Sakit mempunyai fungsi :

1) Penyelenggaraan

pelayanan

pengobatan

dan

pemulihan

kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit.

2) Pemeliharaan dan peningkatan

kesehatan perorangan melalui

pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga

sesuai kebutuhan medis.
3) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya
manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam
pemberian pelayanan kesehatan.

4) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan

teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan
kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang
kesehatan.
c. Klasifikasi Rumah Sakit Umum
Rumah Sakit Umum adalah rumah sakit yang memberikan
pelayanan kesehatan semua bidang dan jenis penyakit (Depkes RI,
2008). Sesuai dengan beban kerja dan fungsi maka erumah sakit di
klasifikasikan menjadi :
1) Rumah Sakit Kelas A
Rumah Sakit Kelas A adalah Rumah Sakit Umum yang
mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik
spesialistik luas dan sub spesialistik luas.
2) Rumah Sakit Kelas B
Rumah Sakit Kelas B adalah Rumah Sakit Umum yang
mempunyai

fasilitas

dan

kemampuan

pelayanan

medis

sekurang-kurangnya 11 spesialistik dan sub spesialitik terbatas.

3) Rumah Sakit Kelas C
Rumah Sakit Kelas C adalah Rumah Sakit Umum yang
mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medis 4
spesialistik dasar.
4) Rumah Sakit Kelas D
Rumah Sakit Kelas D adalah Rumah Sakit Umum yang
mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medis dasar
dan minimal 2 spesialistik dasar (Depkes RI, 2008).
2. Pelayanan Rawat Inap
Pasien rawat inap adalah penerimaan pasien untuk mendapatkan
pelayanan lanjutan setelah mendapatkan surat pengantar dirawat dari
pihak yang berwenang. Dalam hal ini pihak yang memberi surat
pengantar adalah dokter dari klinik atau pelayanan rawat darurat

difasilitas pelayanan kesehatan tersebut bukan dari fasilitas pelayanan

kesehatan lain (Budi, 2011).
3. Rekam Medis
a. Pengertian Rekam Medis
Menurut Permenkes RI No.269/MENKES/PER/III/2008
Bab 1 Pasal 1 tentang rekam medis adalah berkas yang berisi
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien.
Menurut Huffman (1994) dalam Budi (2011) rekam medis
adalah rekaman, atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa,
bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien
selama masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai
pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang
cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan
pengobatan serta merekam hasilnya.
b. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan
di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengeloaan rekam
medis yang benar dan baik rumah sakit tidak akan berhasil
sebagaimana yang diharapkan (Depkes RI, 1997).
c. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis sering disingkat dengan sebutan ALFRED,
adapun penjelasannya adalah :
1) Administrative Value (Aspek Administrasi)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena
isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan
tanggung jawab sebagai tenaga medis dan perawat dalam
mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

10

2) Legal Value (Aspek Hukum)

Menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas
dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta
penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
3) Financial Value (Aspek Keuangan)
Isi Rekam Medis dapat dijadikan sebagai bahan untuk
menetapkan biaya pembayaran pelayanan. Tanpa adanya bukti
catatan tindakan atau pelayanan, maka pembayaran tidak dapat
dipertanggungjawabkan.
4) Research Value (Aspek Penelitian)
Berkas Rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
menyangkut data/informasi yang dapat digunakan sebagai aspek
penelitian.
5) Education Value (Aspek Pendidikan)
Berkas Rekam Medis mempunyai nilai pendidikan, karena
isinya menyangkut data/informasi tentang kronologis dari
pelayanan medik yang diberikan pada pasien.
6) Documentation Value (Aspek Dokumentasi)
Isi Rekam medis menjadi sumber ingatan yang harus di catat
dan

terdokumentasi

serta

dipakai

sebagai

bahan

pertanggungjawaban dan laporan sarana kesehatan.

4. Unit Kerja Ruang Penyimpanan
a. Tugas, Peran dan Fungsi Pokok Ruang penyimpanan
Menurut Shofari (Rustiyanto & Rahayu, 2011) tugas peran
dan fungsi pokok ruang penyimpanan di unit rekam medis antara
lain : Bagian ruang penyimpanan berfungsi sebagai penjaga
keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis.

11

1) Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap

dengan metode penyimpanan angka akhir dan diurutkan
sesuai nomor urutnya.
2) Mencarikan dokumen atau menyediakan dokumen rekam
medis untuk keperluan pelayanan dan keperluan lainnya.
3) Melakukan retensi dokumen rekam medis menjadi dokumen
aktif dan non aktif.
4) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis yang
diabadikan.
5) Menyimpan dokumen rekam medis yang diabadikan.
6) Mengusulkan pemusnahan dokumen rekam medis.
7) Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya kerusakan
fisik, kimiawi dan biologi.
8) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam
medis.
9) Melakukan penyisiran dokumen rekam medis yang salah
letak dengan melihat kode warna.
10) Melakukan retensi dokumen rekam medis.
11) Bersama tim pemusnahan melaksanakan pemusnahan.
12) Menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis per
bulan atau per triwulan.
13) Menghitung tingkat ketidaklengkapan jumlah dokumen.
14) Menghitung tingkat kehilangan dokumen rekam medis.
b. Fungsi-Fungsi Yang Terkait
1) Fungsi koding dan indeksing bertanggung jawab terhadap :
a) Pencatatan dan penelitian kode penyakit, operasi dan sebab
kematian pada dokumen rekam medis sebelum disimpan.
b) Penyerahan dokumen rekam medis dan kartu kendali ke
fungsi ruang penyimpanan.
2) Fungsi pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap yang
bertanggung jawab terhadap permintaan dokumen rekam

12

medis untuk pasien lama ketika melakukan penerimaan dan

pendaftaran pasien.
3) Fungsi pelayanan klinis di rawat jalan, gawat darurat, dan
rawat inap bertanggung jawab terhadap :
a)

Permintaan dokumen rekam medis lama jika diperlukan.

b)

Kelengkapan isi data pelayanan klinis pada formulir

rekam medis.

4) Fungsi audit pelayanan klinis (audit medis, audit kematian,

audit keperawatan), peneliti atau pengguna dokumen rekam
medis dan kerahasiaan isi dokumen rekam medis.
5) Informasi yang dihasilkan :
a) Tingkat penggunaan dokumen rekam medis.
b) Tingkat kebandelan kelengkapan isi dokumen rekam
medis.
c)

Daftar dokumen rekam medis yang siap diretensi.

d) Daftar dokumen rekam medis yang siap dimusnahkan.

e)

Daftar formulir rekam medis yang dilestarikan.

f)

Daftar pertelahaan hasil penilaian nilai guna rekam medis.

g) Daftar formulir rekam medis yang dimusnahkan.

6) Dokumen dan catatan yang digunakan
a) Tracer.
b) Buku catatan dokumen rekam medis in-aktif.
c) Buku catatan penggunaan dokumen rekam medis.
d) Buku catatan dokumen rekam medis yang dilestarikan.
7) Jaringan prosedur yang membentuk sistem
a)

Prosedur penerimaan dokumen rekam medis dan kartu

kendali dari fungsi koding dan indeksing.

b)

Prosedur penyimpanan dokumen rekam medis.

c)

Prosedur penilaian guna rekam medis.

d)

Prosedur pengambilan kembali dokumen rekam medis.

e)

Prosedur penyisiran dan retensi dokumen rekam medis.

13

f)

Prosedur pelestarian (diabadikan) formulir rekam medis.

g)

Prosedur pemusnahan formulir rekam medis.

8) Unsur-unsur pengendalian
a) Digunakannya tracer sebagai pengganti dokumen rekam
medis yang sedang digunakan dan untuk penghitungan
tingkat penggunaan dokumen rekam medis.
b) Digunakannya buku catatan penggunaan dokumen rekam
medis untuk kontrol penggunaan dokumen rekam medis.
c) Digunakannya KIUP atau buku register pendaftaran pasien
rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap untuk mencatat
dokumen rekam medis yang siap diretensi.
d) Digunakannya catatan atau daftar dokumen rekam medis
yang disimpan in-aktif untuk melakukan penilaian nilai
guna rekam medis.
e) Digunakannya

daftar

formulir

rekam

medis

yang

diabadikan.
f)

Digunakannya daftar formulir rekam medis yang akan

dimusnahkan.

9) Ketentuan pokok di bagian ruang penyimpanan

a) Tidak satupun rekam medis keluar dari ruang rekam
medis tanpa kartu permintaan dan tidak hanya berlaku
bagi orang luar tetapi juga bagi petugas rekam medis.
b) Seorang yang meminjam atau yang menerima rekam
medis berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan
baik dan tepat waktu.
c) Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit
kecuali atas perintah pengadilan.
d) Rekam medis dapat dipinjam oleh dokter atau pegawai
rumah sakit untuk dibawa ke ruang kerja selama jam
kerja, maka rekam medis harus dikembalikan ke ruang
rekam medis pada akhir jam kerja.

14

e) Rekam medis yang dipinjam beberapa hari, rekam medis

tersebut disimpan dalam tempat sementara di ruang rekam
medis.
f) Rekam medis yang digunakan oleh beberapa orang
perpindahan dari satu orang ke lain orang harus dilakukan
dengan mengisi kartu pindah tangan. Kartu pindah tangan
berisi tanggal, pindah tangan dari siapa, kepada siapa,
untuk keperluan apa, dan digunakan oleh dokter siapa.
5. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) dalam pengelolaan
rekam medis ada 2 (dua) cara penyimpanan dokumen rekam medis
yaitu sentralisasi dan desentralisasi.
a. Sistem penyimpan sentralisasi
Sistem penyimpanan sentralisiasi adalah semua berkas rekam
medis disimpan dalam satu tempat, baik untuk rawat jalan
maupun rawat inap.
Kelebihan cara ini yaitu :
1) Lebih efektif didalam pelaksanaan koordinasi dan control
didalam penyimpanan.
2) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis.
3) Mengurangi jumlah biaya yang dapat dipergunakan untuk
peralatan dan pembuatan ruangan.
4) Penggunaan alat dan prosedur lebih mudah diseragamkan.
5) Dokumen rekam medis lebih terjamin keselamatannya baik
fisik maupun informasinya.
6) Memungkinkan

peningkatan

efisiensi

kerja

petugas

penyimpanan karena dokumen rekam medis milik seorang

pasien berada dalam satu folder.

15

7) Memudahkan didalam pelaksanaan penyusutan dokumen

rekam medis.
Kekurangan sistem sentralisasi ini yaitu :
1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit
rawat jalan dan unit rawat inap.
2) Sistem penerimaan pasien harus 24 jam.
3) Jika tempat

atau unit

kerja berjauhan,

maka akan

menimbulkan permasalahan bagi pengguna atau pemakai

dokumen rekam medis, sehingga nilai akan accesibility
kurang terpenuhi.
b. Sistem penyimpan desentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi
yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan milik
seorang pasien antara dokumen rekam medis rawat jalan,
dokumen rekam medis gawat darurat dan rawat inap pada folder
tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri.
1) Kelebihan sistem penyimpanan ini yaitu :
a) Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan
lebih cepat.
b) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
2) Kekurangan sistem penyimpanan ini yaitu :
a) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
b) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih
banyak.
6. Ruang Penyimpanan Dokumen
Work space atau area kerja di bagian ruang penyimpanan
seharusnya dekat dengan unit kerja rekam medis, supaya dalam
pencarian dan pendistribusian dokumen rekam medis lebih cepat.
Ruang penyimpanan dokumen rekam medis sebaiknya terpusat
menjadi satu ruangan, baik rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat.

16

Ruang

penyimpanan

dokumen

rekam

medis

seharusnya

memperhatikan penyusunan alat-alat perabotan dan faktor-faktor yang

mempengaruhi tata ruang seperti alat penyimpanan yang baik,
penerangan yang baik, pengaturan suhu, dan pemeliharaan ruangan.
Faktor keselamatan kerja petugas penting untuk dijadikan
perhatian dalam ruang penyimpanan rekam medis sehingga dapat
membantu memelihara dan mendorong semangat kerja serta dapat
meningkatkan produktivitas petugas yang bekerja dibagian ruang
penyimpanan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan di dalam ruang penyimpanan
dokumen (Rustiyanto & Rahayu, 2011):
a. Suhu
Udara ruangan yang panas dapat membuat orang kurang
bersemangat, cepat lelah, dan mudah mengantuk. Prof. Sutarman,
seorang

Guru

Besar

Fisiologi

Fakultas

Kedokteran

UI

menyatakan beban panas yang berlebihan dapat menurunkan

prestasi kerja. Suhu udara yang disarankan untuk kondisi bekerja
dengan nyaman adalah 25,6 derajat Celcius (Endang, dkk, 2010).
Menurut Dewi (2008), tubuh kita harus mempertahankan
temperatur konstan sebesar 37 derajat Celcius, yang kita sebut
dengan keseimbangan panas, dan suhu udara yang ideal
biasanya berkisar 15 hingga 25 derajat Celcius. Semakin hangat
udara, semakin banyak kelembaban yang dapat diserap.
Untuk suhu udara diruang penyimpanan atau ruang
penyimpanan berkisar antara 18-28C sedang kelembaban 40%60%, karena negara kita negara tropis, untuk perawatan dokumen
rekam medis tidak begitu merepotkan, berbeda dengan negaranegara eropa dimana suhu disana begitu dingin, maka didalam
perawatan dokumen rekam medis juga harus lebih ekstra hati-hati
agar dokumen rekam medis tidak begitu lembab, maka kita bisa
menambahkan alat pengatur suhu ruangan agar ruangan

17

penyimpanan dokumen rekam medis tidak begitu lembab

sehingga akan mempengaruhi kualitas dari bahan formulir rekam
medis yang disimpan akan cepat rusak.
Apabila tingkat kelembaban berada dibawah 30 persen,
selaput lendir yang kita miliki akan terasa kering dan menjadi
lebih peka terhadap polusi udara. Tingkat kelembaban di atas 70
persen akan membuat kita merasa tidak nyaman, apalagi dengan
semakin tingginya kelembaban suhu udara juga semakin
meningkat.
b.

Luas ruangan penyimpanan

Kebanyakan di indonesia untuk beberapa rumah sakit lama,
didalam ruang penyimpanan dokumen rekam medis masih banyak
memanfaatkan ruangan bekas atau bangunan lama, sehingga luas
tempat ruang penyimpanan tidak diperhitungkan, untuk beberapa
almari yang nantinya akan digunakan dalam penyimpanan
dokumen rekam medis. Luas ruang penyimpanan harus memadai
(baik untuk rak dokumen rekam medis aktif dan in-aktif).
Ruangan penyimpanan dokumen rekam medis aktif dan inaktif
sebaiknya disendirikan, karena hal ini akan lebih memudahkan
dalam melaksanakan pemusnahan dokumen rekam medis.
Persyaratan ruangan khususnya bagian ruang penyimpanan
yaitu :
1) Struktur bangunan harus kuat, terpelihara, bersih dan tidak
memungkinkan

terjadinya

gangguan

kesehatan

dan

kecelakaan bagi petugas ruang penyimpanan.

2) Lantai terbuat dari bahan yang kuat, kedap air, permukaan
rata, tidak licin dan bersih.
3) Setiap petugas ruang penyimpanan mendapatkan ruang udara
minimal 10 m3/petugas.
4) Dinding bersih dan berwarna terang, langitlangit kuat,
bersih, ketinggian minimal 2,5 m dari lantai.

18

5) Atap kuat dan tidak bocor.

6) Luas jendela, kisikisi atau dinding gelas kaca untuk
masuknya cahaya minimal 1/6 kali luas lantai.
c. Jarak
Selain luas ruangan untuk penyimpanan dokumen rekam
medis kita juga harus bisa mendesain ruang penyimpanan agar
petugas dibagian ruang penyimpanan tidak terlalu sempit
sehingga akan mempengaruhi kenyamanan petugas. Jarak antara
rak ruang penyimpanan yang satu dengan yang lain harus kita
perhitungkan jangan sampai terlalu sempit atau terlalu lebar,
sehingga akan memakan ruangan yang banyak. Jarak ideal untuk
akses jalan petugas antara almari satu dengan alamari yang lain
kurang lebih 1.80-200 cm, sedang lorong dibagian sub rak 80100 cm.
d. Aman
Ruang penyimpanan harus aman (untuk melindungi
dokumen rekam medis dari kerusakan, kehilangan atau digunakan
oleh pihak yang tidak berwenang). Selain itu petugas dapat
memberikan

tanda

peringatan

SELAIN

PETUGAS

DI

LARANG MASUK di depan pintu ruang penyimpanan,

dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran
dan lain-lain.
e. Pencahayaan
Menurut Kepmenkes No. 1405 tahun 2002 tentang
Pencahayaan pada Persyaratan Kesehatan Lingkungan Kerja
Perkantoran Dan Industri. Pencahayaan adalah jumlah penyinaran
pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan
kegiatan secara efektif. Faktor pencahayaan dalam bekerja di
lingkungan ruangan kerja yang sehat dan nyaman. Intensitas
cahaya di ruang kerja minimal 100 lux. Pencahayaan dibagi
menjadi 3, yaitu:

19

1) Natural Lighting
Natural Lighting di ruangan penyimpanan sebaiknya
dioptimalkan kedalam bangunan atau ruangan kerja filing,
sehingga anda akan mendapatkan banyak manfaat dari
adanya pencahayaan ini. Natural lighting adalah pencahayaan
yang berasal dari sinar matahari.
2) Artifical Lighting
Cara yang paling bagus dan sesuai untuk diterapkan ke
dalam sistem pencahayaan diffuse atau (indirect lighting) atau
pencahayaan tidak langsung kedalam ruangan. Pencahayaan
ini diterapkan dengan memberikan lampu atau efek cahaya
yang ada disekitarnya. Metode ini sangat bagus karena efek
glare dan silau yang terjadi pada proses pencahayaan di
dalam ruangan bisa direduksi dengan metode pencahayaan
atau efek diffuse di dalam ruangan.
3) Ambient lighting
Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang
berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langitlangit kantor.
Agar pencahayaan diruang penyimpanan memenuhi
persyaratan kesehatan perlu dilakukan suatu tindakan sebagai
berikut :
a) Pencahayaan alami mauapun buatan diupayakan agar
tidak menimbulkan kesilauan dan memiliki intensitas
sesuai dengan kebutuhannya.
b) Kontras

sesuai

kebutuhan,

hindarkan

terjadinya

kesilauan atau bayangan.

c) Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran
yang optimum dan bola lampu sering dibersihkan.

20

d) Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik

untuk segera diganti.
Pencahayaan minimal yang dibutuhkan menurut jenis
kegiatannya tersaji pada tabel berikut:
Tabel 2.1
Tingkat Pencahayaan lingkungan kerja

Jenis Kegiatan
Pekerjaan kasar
dan tidak terus
menerus
Pekerjaan kasar
dan terus
menerus
Pekerjaan rutin

Tingkat
Pencahayaan
Minimal (Lux)
100 Lux

200 Lux

Keterangan
Ruang penyimpanan dan
ruang peralatan/ instalasi
yang memerlukan
pekerjaan yang kontinu.
Pekerjaan dengan mesin
dan perakitan kasar.

300 Lux

Ruang administrasi, ruang

kontrol, pekerjaan mesin,
dan perakitan/penyusunan.
Pekerjaan agak
500 Lux
Pembuatan gambar atau
halus
bekerja dengan mesin
kantor dan pekerjaan
dengan mesin.
Pekerjaan halus 1.000 Lux
Pemilihan warna,
pemrosesan tekstil,
pekerjaan mesin halus,
dan perakitan halus.
1.500 Lux Tidak
Pekerjaan amat
Mengukir dengan tangan,
menimbulkan
halus
pemeriksaan pekerjaan
bayangan
mesin, dan perakitan
yang sangat halus.
Pekerjaan terinci 3.000 Lux Tidak
Pemeriksaan pekerjaan
menimbulkan
dan perakitan yang
bayangan
sangat halus.
Sumber : Endang, dkk (2010)
f. Debu
Debu di ruang penyimpanan juga harus kita perhatikan,
karena jika di ruang penyimpanan terlalu banyak debu juga akan
mempengaruhi kinerja petugas ruang penyimpanan, baik dari segi
kesehatan maupun kenyamanan. Kebanyakan petugas ruang

21

penyimpanan jika ditempatkan dibagian ruang penyimpanan

banyak menolak tidak nyaman dikarenakan ruangan ruang
penyimpanan di rumah sakit maupun di pelayanan kesehatan yang
lain tidak diperhatikan. Kandungan debu maksimal didalam udara
ruangan dalam pengukuran rata-rata 8 jam adalah sebagai berikut
:
Tabel 2.2
Jenis Debu

No
1.
2.

Jenis Debu
Debu Total
Asbes Total

Konsentrasi Maksimal
0,15 mg/m3
5 serat/ml udara dengan
panjang serat 5 u
(mikron)
Sumber : Rustiyanto dan Rahayu (2011)

Agar kandungan debu di dalam udara ruangan ruang

penyimpanan memenuhi persyaratan kesehatan maka perlu
dilakukan upaya-upaya sebagai berikut:
1) Kegiatan membersihkan ruang penyimpanan dilakukan pada
pagi dan sore hari dengan menggunkan kain pel basah atau
pompa (vacum pump).
2) Pembersihan dinding dilakukan secara periodik 2 kali/tahun
dan dicat ulang 1 kali setahun. Sistem ventilasi yang
memenuhi syarat.
g. Vektor penyakit
Vektor

penyakit

adalah

binatang

yang

dapat

menjadikan suatu perantara penyakit pada manusia.

Beberapa vektor penyakit yang sering ada diruang ruang
penyimpanan antara lain (Serangga, lalat, kecoak, nyamuk,
tikus dll) banyak dokumen rekam medis pada rusak
dikarenakan banyak tikus di ruang ruang penyimpanan.
Ada 3 cara pengendalian vektor penyakit Menurut
Rustiyanto dan Rahayu (2011).
1) Pengendalian secara fisik

22

2) Pengendalian kimia
3) Cara mekanik dengan memasang perangkap.
7. Akreditasi Rumah Sakit
a. Pengertian Akreditasi Rumah Sakit
Akreditasi rumah sakit merupakan upaya peningkatan mutu
pelayanan rumah sakit yang dilakukan dengan membangun sistem
dan budaya mutu. Melalui akreditasi rumah sakit diharapkan ada
perbaikan sistem di rumah sakit yang meliputi input, process dan
product output (meliputi output dan outcome).
Menurut PerMenKes RI No. 012 tahun 2012 tentang
Akreditasi Rumah Sakit Pasal 1 yaitu Akreditasi Rumah Sakit,
selanjutnya disebut akreditasi, adalah pengakuan terhadap rumah
sakit yang diberikan oleh lembaga independen penyelenggara
akreditasi yang ditetapkan oleh menteri, setelah dinilai bahwa
rumah sakit itu memenuhi standar pelayanan rumah sakit yang
berlaku untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit secara
berkesinambungan. Standar Pelayanan Rumah Sakit adalah semua
standar pelayanan yang berlaku di Rumah Sakit antara lain standar
prosedur operasional, standar pelayanan medis, dan standar asuhan
keperawatan.
b. Tujuan Akreditasi
1) Meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit;
2) Meningkatkan keselamatan pasien Rumah Sakit;
3) Meningkatkan perlindungan bagi pasien, masyarakat, sumber
daya manusia Rumah Sakit dan Rumah Sakit sebagai institusi;
4) Mendukung program Pemerintah di bidang kesehatan.

23

c. Manfaat Akreditasi
Akreditasi rumah sakit bermanfaat bagi:
1) Rumah Sakit
a) Sebagai forum konsultasi pihak rumah sakit dengan badan
akreditasi untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah
sakit.
b) Rumah sakit dapat mengetahui pelayanan yang berada
dibawah standar.
c) Penting untuk rekrutmen dan membatasi staff karyawan
rumah sakit.
d) Pihak ke tiga (asuransi) akan lebih mempercayakan
pelayanan di rumah sakit yang telah diakreditasi.
e) Sebagai alat negosiasi dengan perusahaan asuransi.
f) Sebagai alat memasarkan/ marketing.
g) Dapat meningkatkan citra dan kepercayaan masyarakat.
2) Bagi Pemerintah
a) Sebagai salah satu pendekatan untuk meningkatkan mutu
dan membudayakan kosep mutu pelayanan kesehatan.
b) Dapat memberikan gambaran tentang keadaan rumah sakit.
3) Bagi Pemilik Rumah Sakit
a) Mempunyai rasa bangga bila rumah sakitnya terakreditasi.
b) Pemilik dapat menilai bila pengelolaan sumber dana
(efisiensi), sehingga misi dan program rumah sakit dapat
tercapai (efektifitas).
4) Bagi Perusahaan Asuransi
a) Untuk negosiasi klaim asuransi kesehatan dengan pihak
rumah sakit.
b) Memberikan gambaran rumah sakit mana yang dapat
dijadikan mitra kerja.
5) Bagi Karyawan/Petugas
a) Petugas merasa senang dan aman bekerja di rumah sakit.

24

b) Self assessment akan menambah dan memotivasi kesadaran

petugas untuk meningkatkan mutu pelayanan.
6) Bagi Masyarakat
a) Dapat mengenali secara formal dengan melihat sertifikat
akreditasi.
b) Merasa lebih aman mendapat pelayanan rumah sakit yang
terakreditasi.
d. Metode Program Akreditasi
1) Survai Pra-Akreditasi
Rumah sakit menilai sendiri (self assessment) setelah menerima
kuesioner pra-akreditasi.
2) Survai Akreditasi
Survai akreditasi dilakukan oleh surveyor yang ditugaskan oleh
komisi gabungan akreditasi.
e. Keputusan Akreditasi Rumah Sakit
Keputusan tentang akreditasi selamanya rumah sakit yang
mengajukan akreditasi akan mendapatkan nilai yang baik atau
tidak tetapi akreditasi mempunyai keputusan antara lain:
1) Tidak Terakreditasi
Keputusan tidak terakreditasi kemungkinan besar karena tidak
terpenuhinya standar pelayanan pokok yang akan diakreditasi,
misalkan jika rumah sakit tersebut tidak mempunyai rekam
medis, maka kemungkinan besar tidak akan dapat melanjutkan
akreditasi, dikarenakan unit rekam medis merupakan salah satu
dari 5 pokok pelayanan di dalam rumah sakit.
2) Akreditasi Bersyarat
Akreditasi bersyarat ini berlaku 1 tahun sejak sertifikat
akreditasi diberikan.
3) Akreditasi Penuh
Akreditasi bersyarat ini berlaku 3 tahun sejak sertifikat
akreditasi diberikan.

25

4) Akreditasi Istimewa
Akreditasi bersyarat ini berlaku 5 tahun sejak sertifikat
akreditasi diberikan, jika selama 3 periode berturut-turut
memenuhi standar.
8. Akreditasi Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS)
a. Pengertian Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS)
Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) adalah lembaga
independen pelaksana akreditasi rumah sakit yang bersifat
fungsional, non struktural dan bertanggung jawab kepada Menteri
Kesehatan.
b. Standar Akreditasi
Standar akreditasi baru terdiri dari 4 (empat) kelompok sebagai
berikut :
1) Kelompok Standar Berfokus Kepada Pasien
a) Akses ke Pelayanan dan Kontinuitas Pelayanan (APK).
b) Hak Pasien dan Keluarga (HPK)
c) Assesment Pasien (AP)
d) Pelayanan Pasien (PP)
e) Pelayanan Anestesi dan Bedah (PAB).
f) Manajemen dan Penggunaan Obat (MPO)
g) Pendidikan Pasien dan Keluarga (PPK).
2) Kelompok Standar Manajemen Rumah Sakit
a) Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP)
b) Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI)
c) Tata Kelola, Kepemimpinan dan Pengaturan (TKP)
d) Manajemen Fasilitas dan Keselamatan (MFK)
e) Kualifikasi dan Pendidikan Staf (KPS)
f) Manajemen Komunikasi dan Informasi (MKI)
(1) Komunikasi dengan Masyarakat/ Komunitas
(2) Komunikasi dengan Pasien dan Keluarga

26

(3) Komunikasi antar Pemberi Pelayanan/ Praktisi di dalam

dan di luar.
(4) Kepemimpinan dan Perencanaan
(5) Rekam Medis Pasien
(6) Kumpulan Data dan Informasi
3) Kelompok Sasaran Keselamatan Pasien
4) Kelompok Sasaran Menuju Millenium Development Goals
(MDGs).
c. Standar-Standar Akreditasi Rumah Sakit Yang Berkaitan Dengan
Ruang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Dokumen adalah informasi terekam yang sangat penting
dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di
dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan
kewajiban serta asset (kekayaan) instansi. Apabila dokumen/arsip
vital hilang tidak dapat diganti dan mengganggu/menghambat
keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi. Untuk menjaga
informasi atau dokumen maka tim akreditasi membuat kelompok
standar yang berkaitan dengan ruang penyimpanan dokumen
rekam medis.
Kelompok Standar Manajemen Rumah Sakit tentang
Manajemen Komunikasi dan Informasi (MKI). Setiap rumah sakit
berupaya mendapatkan, mengelola dan menggunakan informasi
untuk meningkatkan/memperbaiki outcome pasien, demikian pula
kinerja individual maupun kinerja rumah sakit secara keseluruhan.
Rumah sakit akan menjadi lebih efektif dalam mengidentifikasi
kebutuhan

informasi;

merancang

suatu

sistem

manajemen

informasi; mendefinisikan dan mendapatkan data dan informasi;

menganalisis

data

dan

mengolahnya

menjadi

informasi;

mentransmisi/mengirim serta melaporkan data dan informasi; dan

mengintegrasikan dan menggunakan informasi.
Adapun standar, maksud dan tujuan, serta elemen penilaian

27

berkaitan dengan ruang penyimpanan dokumen rekam medis

diantaranya:
1) Standar MKI. 11
Kemanan

informasi,

termasuk

integritas

data,

dijaga.

Keamanan dokumen adalah suatu kegiatan melindungi

dokumen

baik

fisik

maupun

informasinya

terhadap

kemungkinan kehilangan dan kerusakan.

a) Maksud dan tujuan MKI. 11
prosedur pengamanan yang memperbolehkan hanya
staf yang mendapat kewenangan (otoritas) untuk bisa
mengakses data dan informasi. Akses terhadap informasi
dari kategori yang berbeda didasarkan pada kebutuhan dan
dijabarkan dalam jabatan dan fungsi, termasuk mahasiswa
di lingkungan akademis. Proses yang efektif menetapkan :
(1) Siapa yang mempunyai akses pada informasi;
(2) Informasi dimana seseorang individu mempunyai

akses;
(3) Kewajiban

pengguna untuk menjaga kerahasiaan

informasi;
(4) Proses yang harus diikuti ketika terjadi pelanggaran

terhadap kerahasiaan dan keamanan.

b) Elemen Penilaian MKI. 11
(1) Rumah sakit mempunyai kebijakan tertulis untuk
mengatur keamanan informasi, termasuk integritas data
yang didasarkan pada atau konsisten dengan peraturan
dan perundangundangan yang berlaku.
(2) Kebijakan meliputi tingkat keamanan untuk setiap
kategori data dan informasi yang diidentifikasi.
(3) Mereka yang membutuhkan, atau jabatan apa yang
mengizinkan akses terhadap setiap kategori data dan
informasi, diidentifikasi.

28

(4) Kebijakan dilaksanakan/diimplementasikan.

(5) Kepatuhan terhadap kebijakan dimonitor.
2) Standar MKI. 12
Rumah

sakit

mempunyai

retensi/penyimpanan

kebijakan

dokumen,

data

tentang
dan

masa

informasi.

penyimpanan adalah metode perlindungan dokumen dengan

melakukan penyimpanan arsip pada tempat dan sarana khusus.
a) Maksud dan tujuan MKI. 12
Rumah sakit mengembangkan dan melaksanakan
suatu kebijakan yang menjadi pedoman retensi berkas
rekam medis pasien dan data serta informasi lainnya.
Berkas rekam medis klinis pasien, serta data dan informasi
lainnya disimpan (retensi) untuk suatu jangka waktu yang
cukup dan mematuhi peraturan dan perundang-undangan
yang berlaku guna mendukung asuhan pasien, manajemen,
dokumentasi yang sah secara hukum, riset dan pendidikan.
Kebijakan tentang penyimpanan (retensi) konsisten dengan
kerahasiaan dan keamanan informasi tersebut. Ketika
periode retensi yang ditetapkan terpenuhi, maka berkas
rekam medis klinis pasien dan catatan lain pasien, data
serta informasi dapat dimusnahkan dengan semestinya.
b) Elemen Penilaian MKI. 12
(1) Rumah sakit mempunyai kebijakan tentang masa

penyimpanan (retensi) berkas rekam medis klinis, dan

data serta informasi lainnya dari pasien
(2) Proses retensi memberikan kerahasiaan dan keamanan

dan kerahasiaan yang diharapkan.

(3) Catatan/records, data dan informasi dimusnahkan

dengan semestinya.

29

3) Standar MKI. 16
Catatan dan informasi dilindungi dari kehilangan,
kerusakan, gangguan, serta akses dan penggunaan oleh yang
tidak berhak. Perlindungan dokumen adalah suatu kegiatan
untuk

mengamankan,

menyelamatkan

dan

memulihkan

dokumen dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik

maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
Faktor-faktor kerusakan dokumen yang disebabkan
oleh faktor bencana alam seperti gempa bumi, banjir, tsunami,
perembasan air laut, longsor, kebakaran, letusan gunung
berapi, badai dan lain-lain. Faktor Manusia seperti pencurian,
penyadapan atau unsur kesengajaan dan kelalaian manusia.
Faktor hewan seperti serangga dan tikus.
a) Maksud dan tujuan MKI. 16
Rekam medis pasien dan data serta informasi lain
aman dan dilindungi sepanjang waktu. Sebagai contoh,
rekam medis pasien yang aktif disimpan di area dimana
hanya staf profesional kesehatan yang mempunyai otorisasi
untuk akses, serta dokumen disimpan pada lokasi dimana
terhindar dari air, api, panas dan kerusakan lainnya. Rumah
sakit

juga

memperhatikan

otorisasi

akses

terhadap

penyimpanan informasi elektronik dan melaksanakan

proses pencegahan untuk akses tersebut (terkait dengan
kerahasiaan informasi).
b) Elemen Penilaian MKI. 16
(1) Rekam medis dan informasi dilindungi dari
kehilangan dan kerusakan.
(2) Rekam medis dan informasi dilindungi gangguan
dan akses serta penggunaan yang tidak sah.

30

B. Kerangka Teori
Rumah Sakit

Akreditasi Rumah Sakit

Ruang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Pasien

Standar Akreditasi 2012 Ruang

Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Pasien :
1. Keamanan ruang penyimpanan
2. MKI.11 Keamanan informasi,
integritas data dijaga
3. MKI.12 Kebijakan masa
retensi/penyimpanan dokumen
4. MKI.16 Perlindungan dokumen dari
kehilangan, kerusakan, gangguan,
akses dan penggunaan oleh yang
tidak berhak.

Standar Ruang
Penyimpanan Dokumen
Rekam Medis Pasien :
1. Suhu
2. Luas ruangan
penyimpanan
3. Pencahayaan
4. Jarak
5. Aman
6. Debu
7. Vektor penyakit

Gambar 2.1 Kerangka Teori

Sumber : Rustiyanto dan Rahayu (2011), Standar Akreditasi

31

C. Kerangka Konsep
Ruang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Pasien

Standar Akreditasi 2012 Ruang

Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Pasien :
1. Keamanan ruang penyimpanan
meliputi : APD, SOP,
pencahayaan, jarak, aman, debu,
vektor penyakit, alat pemadam
kebakaran, alarm.
2. Keamanan informasi, integritas
data dijaga meliputi : hak akses,
SOP
3. Kebijakan masa
retensi/penyimpanan dokumen
4. Perlindungan dokumen dari
kehilangan, kerusakan, gangguan,
akses dan penggunaan oleh yang
tidak berhak meliputi : SOP, suhu,
luas ruangan, faktor bencana alam,
vektor penyakit, alat bukti
peminjaman.

Gambar 2.2 Kerangka Konsep

Gambaran
Keadaan
Ruang
Penyimpanan Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap Sesuai Dengan
Standar Akreditasi 2012
Dalam
Menghadapi Akreditasi Rumah Sakit
Di Rumah Sakit Umum Daerah
Majenang Tahun 2016

BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Desain Penelitian
Jenis penelitian adalah deskriptif kualitatif, yaitu penelitian untuk
menyelidiki keadaan, menemukan, menggambarkan, dan fenomena
(Sugiyono, 2009). Pendekatan yang digunakan oleh peneliti adalah studi
kasus yaitu penelitian mengenai manusia (dapat suatu kelompok,
organisasi maupun individu), peristiwa, latar secara mendalam, tujuan dari
penelitian ini mendapatkan gambaran yang mendalam tentang suatu kasus
yang sedang diteliti. Pengumpulan datanya diperoleh dari wawancara,
observasi, dan dokumentasi (Sujarweni, 2014).
Dengan menggunakan pendekatan studi kasus peneliti dapat
memperoleh gambaran yang nyata tentang keadaan ruang penyimpanan
dokumen rekam medis rawat inap sesuai dengan standar akreditasi 2012
dalam menghadapi akreditasi rumah sakit di RSUD Majenang tahun 2016
melalui wawancara dan observasi.
B. Tempat dan Waktu
1. Tempat: Penelitian ini dilakukan di bagian ruang penyimpanan Rawat
Inap RSUD Majenang.
2. Waktu: Penelitian ini dilakukan pada bulan Mei-Juni 2016.
C. Informan Penelitian
Pada penelitian ini yang menjadi subjek penelitian adalah petugas
rekam medis, petugas ruang penyimpanan rawat inap yang berada di
RSUD Majenang. Penentu sumber data pada orang yang diwawancarai
dilakukan secara purposive sampling, yaitu dipilih dengan pertimbangan
dan tujuan tertentu (Sugiyono, 2009). Adapun informan dalam penelitian
ini terdiri dari 3 informan diantaranya:
1. Petugas Ruang Penyimpanan RSUD Majenang sebanyak 1 petugas

32

33

2. Petugas Rekam Medis RSUD Majenang sebagai anggota di bagian

Manajemen Komunikasi dan Informasi (MKI) pada akreditasi
sebanyak 1 orang.
3. Kepala rekam medis RSUD Majenang.
D. Instrumen dan cara pengumpulan data
1. Instrumen
Dalam penelitian kualitatif yang menjadi instrumen atau alat
penelitian adalah peneliti itu sendiri (human instrument), berfungsi
menetapkan fokus penelitian, memilih informan sebagai sumber data,
melakukan pengumpulan data, menilai kualitas data, analisis data,
menafsirkan

data

dan

membuat

kesimpulan atas temuannya

(Sugiyono, 2009), dengan alat bantu pedoman wawancara semi

terstruktur sesuai dengan jenis wawancara yang dilakukan, yaitu in
depth interview, buku catatan, alat perekam suara, thermo hygro,
meteran dan lembar observasi.
2. Cara pengumpulan data
Cara pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian ini meliputi
tiga cara yaitu observasi, wawancara mendalam (in depth interview),
dan Triangulasi.
a. Observasi
Menurut Nasution dalam Sugiyono (2009) observasi adalah
dasar semua ilmu pengetahuan. Para ilmuwan hanya dapat bekerja
berdasarkan data, yaitu fakta mengenai dunia kenyataan yang
diperoleh melalui observasi (Sugiyono, 2009).
Observasi yang dilakukan pada penelitian ini yaitu
megamati ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap
sesuai dengan standar akreditasi 2012.
b. Wawancara
Wawancara merupakan pertemuan dua orang untuk
bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat

34

dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu (Sugiyono,

2009).
Wawancara pada penelitian ini dilakukan di ruang rekam
medis dan ruang penyimpanan dokumen rawat inap RSUD
Majenang.
c. Triangulasi
Dalam teknik pengumpulan data, triangulasi diartikan
sebagai teknik pengumpulan data yang bersifat menggabungkan
dari berbagai teknik pengumpulan data dan sumber data yang telah
ada.
Triangulasi

teknik,

berarti

menggunakan

teknik

pengumpulan data yang berbeda-beda untuk mendapatkan data dari

sumber yang sama. Sedangkan triangulasi sumber berarti, untuk
mendapatkan data dari sumber yang berbeda-beda dengan teknik
yang sama (Sugiyono, 2009).
Triangulasi dalam penelitian ini yaitu bertujuan untuk
menunjang informasi dari hasil wawancara in depth interview dan
lembar observasi tentang ruang penyimpanan dokumen rawat inap
RSUD Majenang.
E. Pengolahan data dan analisis data
Analisis data yang dilakukan pada penelitian ini menggunakan
konsep Miles dan Huberman dalam (Sugiyono, 2013) terdiri dari tiga alur
sebagai berikut:
a. Data Reduction (Reduksi Data)
Reduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,
memfokuskan pada hal-hal penting, dicari tema dan polanya yang
bertujuan untuk menarik sebuah kesimpulan.
Pada tahap ini peneliti melakukan pemilihan dan pemusatan
perhatian untuk penyederhanaan, abstraks dan data kasar yang
diperoleh

dari

hasil

wawancara mengenai

keadaan ruang

35

penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap sesuai dengan

standar akreditasi 2012 dalam menghadapi akreditasi rumah sakit
di RSUD Majenang tahun 2016.
b. Data Display (Penyajian data)
Penyajian data yaitu penyajian data dalam bentuk teks naratif,
tabel, dan diagram. Penyajian data untuk penelitian ini berupa
narasi di dalam lembar rekapan hasil wawancara. Peneliti akan
menyajikan data hasil wawancara dalam bentuk teks naratif sesuai
tema.
c. Conclusion Drawing (Penarikan kesimpulan)
Penyajian data yang dikemukakan dan didukung oleh data-data
yang valid dan konsisten maka dapat dijadikan kesimpulan yang
dapat

dipercaya

dan

dipertanggung

jawabkan.

Penarikan

kesimpulan mengenai gambaran keadaan ruang penyimpanan

dokumen rekam medis rawat inap sesuai dengan standar akreditasi
2012 dalam menghadapi akreditasi rumah sakit di RSUD Majenang
tahun 2016 setelah semua informasi didapatkan dari informan
dengan melalui tahap pengumpulan data dan reduksi data.
F. Pelaksanaan Penelitian
1. Tahap Persiapan
Melakukan studi pendahuluan dan konsultasi pada pembimbing,
penyusunan proposal, menentukan waktu penelitian, pengajuan
proposal dan izin penelitian, memilih dan menentukan informan yang
tepat sebagai sumber informasi, membuat pedoman wawancara,
menentukan instrumen penelitian.
2. Tahap Pelaksanaan
Pada tahap pelaksanaan penelitian mengumpulkan data yang
diperlukan dalam peneliti, dengan menggunakan pedoman wawancara
dan lembar observasi yang telah dipersiapkan. Dilanjutkan dengan

36

pengelolahan dan analisis data kemudian mengambil kesimpulan dan

verifikasi.
3. Tahap Lanjutan
Melengkapi data yang masih diperlukan, membuat laporan hasil
penelitian dan menyajikan data, seminar hasil dan ujian tugas akhir.
G. Etika Penelitian
1. Penelitian dilaksanakan setelah mendapat izin dari Ketua Jurusan
Perekam dan Informasi Kesehatan Tasikmalaya.
2. Mendapat izin dari RSUD Majenang.
3. Informed Concent kepada informan penelitian setelah menjelaskan
tujuan penelitian, manfaat dan menjelaskan tentang kerahasiaan
identitas dan jawaban diberikan informan hanya digunakan untuk
kepentingan penelitian.

37

H. Jadwal Penelitian
Tabel 3.1
Jadwal Penelitian
PERIODE
No

KEGIATAN

PEBRUARI
1

1.

2.
3.

Pengumpulan Outline
Proposal Penelitian
Penyerahan
Penelitian
Sidang
Penelitian

Proposal
Proposal

4.

Pengumpulan
Penelitian
Bimbingan

Data
dan

5.

Penelitian

6.

Sidang Hasil Penelitian

7.

Perbaikan
Penelitian

Hasil

MARET
1

MEI
4

JUNI
4

1 2

3 4

DAFTAR PUSTAKA

Alamsyah, D. (2011). Manajemen Pelayanan Kesehatan. Yogyakarta: Nuha

Medika.
Budi, S.C. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum
Sinergis Media.
Departemen Kesehatan Republik Indoesia. (1997). Pedoman Penyelenggaraan
Pelayanan Di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.
______. (2008). Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia.
Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan Medik.
Dewi, R.P. (2008).
Yudhistira.

Modul Menghasilkan Dokumen Sederhana. Jakarta:

Endang, S.R. et al. (2010). Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan

Administrasi Perkantoran Untuk SMK Dan MAK. Jakarta: Erlangga.
Hatta, G. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia (UI-Press).
Honiatri, E. et al. (2010). Menerapkan Keselelamatan, Kesehatan, Keamanan
Kerja Dan Lingkungan Hidup (K3LH). Bandung: Armico.
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2011). Standar Akreditasi Rumah
Sakit. Jakarta: Kemenkes RI.
Keputusan Menteri Republik Indonesia Nomor: 129/Menkes/SK/II/2008. Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Jakarta.
Nurdini, R. (2013). Persepsi Petugas Terhadap Tata Ruang Penyimpanan Rekam
Medis Di Rumah Sakit jasa Kartini Kota Tasikmalaya. Karya Tulis Ilmiah
DIII Pikes Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya: tidak diterbitkan.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. Nomor 06 Tahun 2005
Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan
Dokumen/Arsip
Vital
Negara.
[Online].
Tersedia:
http://upma.vokasi.ui.ac.id/ [19 Maret 2016].
______. Nomor 16 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Kartografi
dan Kearsitekturan.

Peraturan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
Nomor
417/MENKES/PER/II/2011 Tentang Komisi Akreditasi Rumah Sakit.
Jakarta.
_______ Nomor 012 tahun 2012 Tentang Akreditasi Rumah Sakit.
_______ Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis.
Peraturan Undang-Undang Republik Indonesia. Nomor 44 Tahun 2009 Tentang
Rumah Sakit.
Rustiyanto, E. (2009). Etika Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Rustiyanto, E & Rahayu, W.A. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis
Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia.
Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
_______. (2013). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan Kombinasi (Mixed
Methods). Bandung: Alfabeta.
Sujarweni, V.W. (2014). Metodologi Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Baru Press.
Wihana, R. (2015). Evaluasi Keadaan Ruang Penyimpanan Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap Di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soekardjo Kota
Tasikmalaya. Buletin Media Informasi Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya.
Tasikmalaya: Politeknik Kesehatan Kementrian Kesehatan Tasikmalaya.
Yuniwati, K.R. (2014). Jurnal Evaluasi Penyelenggaraan Rekam Medis Pasien
Dalam Pemenuhan Standar Akreditasi Rumah Sakit Di Rumah Sakit
Muhammadiyah
Selogiri
Wonogiri.
[Online].
Tersedia:
http://eprints.ums.ac.id/ [10 Maret 2016].