Tinjauan Pemrosesan Transal

dan Sistem Enterprise Resouf

Planning

''WMMM

a\;vv-v;

TUJUAN PEMElAJARAN
Seteiah mempelajari bab ini, Anda harus mampu:
1. Menjelaskan empat bagian dari siklus pengolahan data dan aktivitas utama niasing2.
3.
4.
5.

masing bagian.
Menjelaskan dokumen dan
mengolah data Iransaksi.

prosedur yang

digunakan

untuk

mfngumpulkan

dan

Menjelaskan cara pcnyiinpanan informasi dalarn sistem informasi berbasis komputer.

Memhahas jenis-jcnis informasi yang disediakan SIA.
Membahascara organisari menggnnakan sistem enferpn'se resource planning (ERP) untuk
memproses transaksi dan menyediakan informasi.

Pembukaan perdana S&S dua minggu lagi. Scott Parry dan Susan Gonzalez bekerja lembur
untuk membuat persiapan akhir pembukaan toko. Sebagian besar karyawan telah dipekerjakaii;
pelatihan direncanakan minggu depan.
Susan telah memesan persediaan untuk bulan pertama. Tokonya telah direnovasl
kembali, sehingga memiliki dekorasi yang cerah dan ceria. Semuanya tampaknya dalam
urutankecuali catatan akuntansinya.
Seperti banyak wirausahawan, Scott dan Susan tidak terlalu memikirk?n catatan
akuntansi mereka seperti bagian lain dalam bisnis. Menyadari bahwa mereka perlu bantuan
dalam akuntansi, mereka mempekerjakan akuntan penuh waktu, Ashton Fleming. Scott dan
Susan berpikir Ashton tepat untuk pekerjaan tersebut karena pengalamannya selama tiga
tahun di kantor akuntan publik bersertifikasi {Certified Public AccountantCFA) nasional.
Ashton ingin bekerja untuk S&S karena ia selalu ingin terlibat dalam membangun perusahaan
dari bawah.
Selama hari pertama Ashton bekerja, Susan memberikannya faktur untuk persediaan
yang dibeli dan folder berisi dokumentasi pinjaman bank mereka, dengan jatuh tempo
pembayaran pertama seteiah pembukaan perdana. Ia juga membantu Ashton menyimpan
dalam folder informasi terkait dengan pembayaran sewa, utilitas, dan biaya lainnya. Susan
memberitahu Ashton bahwa ia dan Scott hanya tahu sedikii mengenai akuntansi dan Ashton
yang kemudian akan menjalankan akuntansi untuk S&S. Ia menambahkan bahwa satusatunya hai yang telah mereka lakukan sejauh ini adaiah membuka rekening giro untuk S&S
dan bahwa mereka telah
menyimpan register cek yang telah diperbarui untak memonitor
arus kas mereka

28

O Aqung StpvtM &John

Sibiuni

Scott menje la ska n ba h wa staf pe nj ua la n diba yar dengar gaji tetap dan komisi serta se mua
kar yawan lain d e n ga n tar if p e r ja m. Ka r ya wa n diba ya r setiap dua minggu, de nga n tenggat
pe mba yai an cek mi n ggu de pa n n ya . Asht on be r t a n ya ke p a da Scott mengenai pcrangka t iuna k
akuntansi ya ng d i gu n a ka n p e r u s a h a a n . Scott me nj a wa b ba hwa ia dan Susan tida k memiliki
waklu un tu k m e m i k i r k a n hal tersebut. Scott da n Susan iclah melihat be be ra pa paket populer,
tetapi de nga n cepat ni''nyadari bahwa me r e ka tida k c u k u p tahu akuntansi un tu k me mb u a t
pilihan yang paling baik. Scott k e m u d i a n m e m b e r i taliu Ashion bahwa pckerjaan pe r ta ma n ya
scbaiknya a da la h me mb e l i p e r a n g ka t i un a k apa pun ya ng ia pikir icrbaik u n t u k S&S.
Setelah Scott pergi, A s ht on m e r a s a terta rik dan juga sedikit gugup me nge na i ta nggun g
jawabnya untuk membuat sistem infor masi a kunta nsi (SLA) bagi S&S. Wala upnn Ashton telah
m c n g a u d i t b a n ya k pe r u sa ha a n , ia tida k p c r n a h me nge iola pe mb u ku a n pe r usa ha a n da n tida k
ya kin ba ga i ma n a me la ku ka nn ya . Jutaan pe r t a n ya a n t e r h nta f di kepalanya. Berikut ini adalah
bebera pa pe r t a n ya a n tersebut.
1.

Bagaimana sebaiknya saya mengatur Catalan a kunta nsi, sehingga laporan keuangan dapr.t
disusun dengan m u d a h ?

2,

Ba gaimana saya a ka n mengumpulkan dan me n g oi a h da ta mengenai transa ksi S&S?

Bagaimana saya m e n ga t u r semua data ya ng a ka n di ku mp u l ka n?

3,
4.

Bagaimana sa ya sebaiknya mendesain SLA, sehingga inf ormasi ya ng dibcrikan me nj a di

rehabel dan akurat?

5. Bagaimana saya dapa t mendesain p r o s e d u r untuk me niastikan ba hwa pr os e d ur -pr ose dur
tersebut memenuhi semua ke waj iba n pemerintah seperti pajak pe njua lan, pe nda pa t a n ,
da n pe n gga j ia n?

Pendahuluan
Bab ini
dibagi ke d a l a m dua ba gi a n besar. Bagian p e r t a ma m e m b a h a s siklur. pc ngola ha n data
pe r a n a n n ya d a l a m m e n ye l e n g ga r a k a n aktivitas bisnis da n me n ye dia ka n infor masi bagi
pengguna. Bagian ini me nj e la ska n b a g a i m a n a organisasi me n d a p a t ka n da n m.emasukkan data

serta

me nge na i aktivitas bisnis ke d a l a m sistem inf or ma si a ku n ta ns i (SIA) me re ka da n ba ga i ma n a

p e r u s a h a a n m e n g o i a h da t a d a n mentransformasikannya ke dalam inf or ma s' ya ng berguna.
Bagian ini juga membahas me n ge n a i konse p pe n yi mp a n a n data dasar, me nu nj u kka n bagaimana
data
d i s i m p a n untuk penggunaan lebih lanjut. Pada a khirn ya , output infor masi ya ng akan
dibahas, termasuk i nf or ma s i dengan cara b e r b e d a ya ng dibe r ika n ke pa da pe n ggu na .
Bagian k e d u a membahas m e n g e n a i peranan siste m infor masi da l a m organisasi modern
dan m e m p e r ke na l ka n
k on s e p sistem enterprise resource planning {ERP). ERP dapa t m e m b a n t u
me n gi n te gr a s i ka n s e m u a a spe k ope r a si p e r u s a h a a n de n ga n SIA tradisional. Bagian ini juga

30

Bagian Satu

Landasan KonscpiyalSisleni inloiniasi Akunlansi

menjelaskan keunggulan yang signifikan dari ERP dan juga lantangan signifikan yang harus
diselesaikan untuk mengimplementasikan sistem ERP.

Pemrosesan Transaksi; Siklus Pengolahan Data

Akuntan dan pengguna sistem yang lain memainkaji peranan penting daiam siklus pengolahan
data. Contohnya, mereka berinteraksi dengan analis sistem untuk membantu menjawab
pertanyaan seperti ini; Data apa yang sebaiknya dimasukkan dan disimpan oleh organisasi,
dan siapa yang sebaiknya memiliki akses terhadap.data tersebut? Bagaimana sebaiknya data
diatur, diperbarui, disimpan, diakses, dan diambil kembali? Bagaimana agar penjadwalan
dan kebutuhan informasi yang tidak terduga dapat dipenuhi? Untuk menjawab pertanyaanpertanyaan ini dan pertanyaan terkait, konsep pengolahan data yang dijelaskan daiam bab
ini harus dipahami.
Salah satu fungsi penting SIA adalah untuk memproses transaksi perusahaan secara
efektif dan efisien. Daiam sistem manual (tidak berbasis komputer), data dimasukkan ke
daiam jurnal dan buku besar yang disimpan daiam bentuk buku. Daiam sistem berbasis
komputer, data dimasukkan ke daiam komputer dan disimpan dalam/z/e dan database. Operasi
yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang penting dan relevn yang
disebut secara kolektif sebagai siklus pengolahan data (data processing cycle). Seperti yang
ditunjukkan pada Figur 2-1, proses ini terdiri atas empat tahap, yaitu mpwf data, penyimpanau
data, pengolahan data, dan output informasi.

siklus pengolahan data

Empat
(input data,
t)enyim|>anan data, pengolahan
data, dan ou'iput informasi)
yang dilakukan pada data untuk
menghasllkan informasi yang
berartidanrdcvan.

INPUT DATA
Langkah pertama daiam pemrosesan input adalah dengan mengambil data transaksi dan
memasukkannya ke daiam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas
bisnis. Data harus dikumpulkan dari tiga segi setiap aktivitas bisnis.
1. Setiap aktivitas yang menarik.
2. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas.
3. Orang yang berpartisipasi daiam setiap aktivitas.
Contohnya, siklus pendapatan yang paling sering melakukan transaksi adalah penjualan,
baikkas maupun kredit. S&S mungkin perlu untuk mengumpulkan data mengenai transaksi
penjualan sebagai benlcuL

iiokumen sumber
Dotaimen yang digunakan untuk
mpeioi d Varuaksi pada
sumber-Hiirtika transaksi
teijadi.Contohimeliputi
pesanaripenjMlan, peanan

pefflbeHan;|ffl.iartun

Waktu dan tanggal penjualan terjadi

Karyawan yang membuat penjualan dan petugas pemeriksaan yang memproses
penjualan
Register pemeriksaan tempat penjualan diproses
Barang yang terjual
Kuantitas setiap barang yang terjual
Membuat daftar
harga dan harga aktual dari setiap barang yang terjual
* Total
jumlah penjualan
Instruksi pengiriman
'
penjualan kredit; nama pelanggan, tagihan untuk pelanggan dan alamat
pengiriman
Sccara historis, sebagian besar bisnis meneeunakan dokumen sumber (source
aocuments) kertas untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnis mereka. Mereka

,...

Bab 2 Tiniaiun Pemiosesan Transaksl dan Sisiem Enierpfise Resource Planning

kemudian memindahkan data ke dalam komputer. Ketika data dimasukkan menggunakan

layar komputer, mereka sering kali menyimpan nama yang sama' dan format dasar sepcrti

dokumen sumber kertas yang digantikann. Tabel 2-1 merupakan daftar beberapa aktivitas
yang
siklus transaksi umu m dan dokumen sumber atau formulir yang digijnakan untuk mengambil
data kejadian. Contoh beberapa dokumen ini dapat ditemukan dalam Bab 12 hingga 16.
Dokumen
'
*
*
bemuk
Contohnya, pesanan pembelian, yang digunakan untuk meminta barang dagangan dari
untuk
1 J.,
pemasok, dltunjukkan pada Bab 13.

turnaround

catatan data pewsahaan

kfrnlldiandlkemSS
sistemsebagai/npr.
furnorounrfada dalam
mesin yang dapat dibaca
mempemudah pemroseian

selanjutnyasebagaicatatan/npor.
Dokumen turnaround (turnarounii documents) adalah oufpuf perusahaan untuk pihak
Contohnyaadalahtagihanutiiitas.

PenyinnanData

ekstemal, yang sering kali menambahkandata ke dokumen, dan kemudian mengembalikan

ke perusahaan sebagai dokumen input. Dokumen turnaround ada dalam bentuk mesin yang

FIGUR 2-1
Siklus Pepgotahan Data

I
input Data

AknVITASBISNIS

Pengolahan Data

Output Informasi

DOKUMEN SUMBER

SikhisPendapatan
Pesanan penjualan
Mengambil pesanan peianggan
Mengitimkan pnan
TiketpengirimanatauM/offarf/V/j
Menerima cang tunai
Notapengirimanuang atau daftar penqtrfmanuang
Menyetorkanpenerimaonkas - .
Sfipsetoran
Memokredit
Menyesualkanrekeniitgpelanggati .
SiUasPengeluaran ;
.
Permlntaanbarang; .
a..,-..
Daftarperointaanpembelian
Pesanan pembelian
Memesanbarang \
.'
WenCTina barang/"
. ,...
' '
'
' l4ofanpenerimaan,
Cek atau transfer danaelektronik
Memba saiga barang
SiUusSiimber Daya Manusia
FofmulirW-4
Mengppufkandatagurannkafyn
Kartuwaktu
MencaiatwalcWbei
Menotatwaktungdihabiskan.padapekeijaanteftentu . Kartujamkeijaataulembarwaktu

dapat dibaca untuk mempermudah pemrosesan berikutnya sebagai catatan input. Contohnya
adalah tagihan utilitas yang dikirim ke peianggan, dikembalikan bersama pembayaran
peianggan, dan dibaca oleh alat perpindai khusus ketika dikembalikan.
Aiat otomatisasi da t a s u m b e r {source data automation) mengambil data transaksi
sumber

otomatisasi data

dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya. Beberapa contohnya

JalamSukyangda
adalah ATM yang digunakan oleh bank, pemindai poin penjualan {point-of-sale?GS) yang
tempat
J.
Ill
t
. t
. 1 . t
J
J1
J 1
J
asalnya.Contohnya,terniitwlpoln
digunakan dalam toko ritel, serta pemmdai bar code yang digunakan dalam gudang.
Langkah kedua dalam pemrosesan input adalah untuk memastikan data yang diambil
akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukannya adalah untuk menggunakan

32

buku besar i:mum

Buku besar yang berisi ringkasan
level data untuk setiap akun
alctiva, kewajiban, ekuitas,
pendapatan. dan beban
oanisasi.

bidoj beur pcmbantu

Buku besaryang digunakan untuk
mencatat data secara detaU untuk
akun buku besar umum dengan
banyat sub-un terpisah. seperti
piutang. persediaan. dan utang
usaba.
atom kontrol
Sebuah titel yang diberikan
pada akun buku besar umum
yang meringkas total jumlah
yar>g tercatat dalam buku besar

pembantu. Contohnya, akun

kontrol piutang dalam bub
besar umum merepreseniasikan
tot?!jumlah utang semua
pdanggan. Saldo dalam buku
besar pembnm piutang
mengindikasikan jumlah utang
berdasaikan tiap-iiap pelanggan
tertentu.

mesin pada waktu dan

penjualan dan ATM.

Bagian Satu Undasan Konseplual Sistem I

nformasi Akt;n(ansi

Pengguna dapat meningkatkan pengendalian dengan menggunakan dokumen sumber

yang sudah diberi nomor atau dengan memiliki sistem yang secara otomatis mengurutkan
nomor untuk setiap transaksi baru. Penomoran sebelumnya menyederhanakan verifikasi semua
otomatisasi data sumber
IrajisaLsi yang telah dicatat dan tidak ada doku men yang saiah penempatan. (Bayangkan, ketika
alau dokumen turnaroun harus mencoba untuk menyeimbangkan buku cek jika cek belum dinomori kembali).
d yang didesain denga n

Langkah ketiga da l am pemrosesan input adalah u n t u k me ya kinkan kebijakan

perusahaan diikuti, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi. Contohnya, S&S tidak
ingin menjual barang ke pelanggan yang belum memba yar tagihannya atau menjual barang

baik dan iayar entri

data. Dokumen dan laya
unt uk pengiriman sesegera mungkin yang keluar dari stok. Permasalflhan-permasalahan
r yang didesain dengan b ini
dicegah oleh sistem pemrograman dengan melakukan pengecekan pada batas kredit
aik meningkatkan akura
pelanggan dan catatan pembayarannya, dan juga status persediaan, sebelum mtngonfirmasi
si dan kelengkapan
penjualan kepada pelanggan.
dengan memberikan in
struksi data apa yang d PENYIMPANAN DATA

ikumpuikan, mengelom Data

perusahaan adalah salah satu sumber daya yang paling pentLng. Relevansi data tidak
pokkan secara logis
menjamin bahwa data tersebut berguna. Agar data berfungsi sebagaimana mestinya, organisasi
informasi-informasi ya
harus siap dan bisa mengakses data tersebut dengan mudah. Oleh karena itu, akuntan perlu
ng memiliki kedekatan,
me maha mi bagaimana data diatur dan disimpan dalam SIA dan bagaimana data data tersebut
men gguna ka n kotak ch
dapat diakses. Esensinya, akuntan harus tahu bagaimana mengelola data untuk penggunaan
eckout atau me nu
perusahaan secara maksimum.
pull-down untuk memb
Bayangkan, seberapa sulit membaca buku teks ini jika lidak diatur ke dalam bab, bagiaa,
erikan op?i yang tersed
paragraf, dan kalimat. Sekarang, bayangkan seberapa siilit bagi S&S untuk menemukan faktur
ia, d an mengguna kan
jika semua dokumen dimasukkan ke dalam file cabinet secara acak. Untungnya, informasi
bayangan dan garis
dalam SLA diatur agar akses mudah dan efisien. Bab ini menjelaskan konsep dan definisi
yang sesuai untuk memi
data dasar.
sahkan item-item data penyi mpanan
dengan jelas. Layar inpu BUKU BESAR.
Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar u mum dan buku
t data biasanya berisi
becar pembantu. Buku besar u mu m {general ledger) berisi ringkasan level data untuk setiap
daftar semua data yang
akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, da n beban organisasi. Buku besar p e mb a n t u
dibutuhkan pengguna u
berisi data mendetail untuk beberapa akun buku besar dengan banyak subntuk dimasukkan. Terka {subsidiary ledger)
akun terpisah. Contohnya, buku besar memiliki akun piutang yang meringkas total jumlah
dang layar-layar ini
yang dipinjamkan perusahaan kepada semua pelanggannya. Buku besar pembantu piutang
menyerupai dokumen s memiliki catatan
terpisah untuk setiap pelanggan, yang masing-masing berisi informasi detail
umber, dan pengguna
seperti nama, alamat, pembelian, pembayaran, saldo akun, dan batas kr ed it Buku besar
mengisi layar menggun
pe mba nt u sering digunakan untuk piutang, persediaan, aktiva tetap, dan utang.
akan cara yang sama
Akun buku besar u m u m berhubungan dengan buku besar pembantu yang disebut a ku n
dengan dokumen sumb
Ic'ontrol {control account). Hubungan antara a kun kontrol buku besar umum dan total saldo
er kertas.
pada tiap-tiap akun buku besar pembantu membantu meniaga keakuratan data SIA. Khususnya,
jumlah

dari semua saldo akun buku besar

p e mb an tu yang harus sama dengan jumlah akun
Bab 2

Tinjauan Pemrosesan Iransaksi dan Sisiem [merprise Resoufce

Wanning

kontrol buku besar umum yang terkait. Perbcdaan di antara keduanya mengindikasikan te
lah
terjadi kesalahan pencatatan.
TKN1K PENGODEAN.

Data dalam buku besar disusun secara logis menggunakan te

knik
pengodean. Pengodean (coding) adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf
pada
item untuk mengkJasifikasi dan mengatur item-item tersebut.

Denga
n kode ur
utan {sequ
ence code),
item yang
diberi nom
or secara b
erurutan u
ntuk

rik.

akun semua item. Setiap item yang hilang menyebabkan perbedaan dalam urutan nume

33

Contohnya, cek yang dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembelian.

Dengan kode blok {block code), blok angka dicadangkan untuk kategori data terte
ntu.
pengodean
Contohnya, S&S menyimpan angka berikut ini untuk kategori produk utama.
Penetapan sistematis dari angka
atau huruf pada item tintuk
mngklasifikasi dan mennatuf
item-item tersebut.

kode urutan

KODEPROOUK

J EN ISP RODU K

ioOOOOO-1999

Kompor ele ktr ik

Item-item yang diberikart nomor

secara berurutan sehingga
perbedaan dalam kode uruian
akan mengindikasikan item hilang
yang sebaiknya diinvestigasi.
Contohnya, cek yang dinomori
sebelumnya, faktur, dan pesanan
pembeHan.

20(W60029999
3000000-3999999

Meslncucl

4000000999999

Pengering

Pengguna dapat mengidentifikasi jenis dan niodel item yang menggunakan nomor
de.

kode blok

6lok angka yang dicadangkan

untuk kategori data tertentu,
membantu untuk
ko sehtngga akan
mengatur data. Contohnya adalah
uaganakun.

Contoh lain meliputi nomor akun buku bear (diblok berdasarkan jcnis akun), no
mor
kode grup
karyawan (diblok berdasarkan departemen), dan nomor pelanggan (diblok berdasark Du: atau lebih
subgrup digit
an
yang digunakan untuk kode item.
Kode

grup sering koli digunakan

wilayah).
bersamaan dengan kode blok.
Kode grup (group code), merupakan dua atau lebih subgrup dari digit yang digunkan
untuk kode item, sering kali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok
. Jika
S&S menggunakan angka kode produk tujuh digit, teknik pengodean grup mun
gkin
diaplikasiknn sebagai berikut.
FOSiSI DIGIT

ARTI

1-2

Uni produk, ukura n, d d n corak

Warna

4-5

Tahun pembuatan

6-7

Fituropsional

Ada empat subkode dalam kode produk, masing-masing dengan maksud yang
berbeda.
Pengguna dapat menyortir, meringkas, dan mengambil informasi menggunakan
satu
atau lebih subkode. Teknik ini sering kali diaplikasikan untuk nomor akun buku be
sar
umum.
Dengan kode mnemonik {mnemonic code), huruf uan angka yang diselingi u
ntuk
ah

mengidentifikasi item. Kode mnemonik berasal dari deskripsi item dan biasanya mud
untuk dihafaL Contohnya, Dry300W05 dapat merepresentasikan low end (300), p

utih
(W), pengering (Dry) yang dibuat olch Sears (05).

Pedoman b
erikut ini
menghasilk
an sistem
pengodean
yang lebih
baik. Kode
harus:

 konsisten dengan tujuan penggunaannya. yang mengharuskan pembuat kode menentuk

an
sistem yang diinginkan output jebelum meniilih kode;
memungkinkan untuk penambahan. Contohnya. jangan menggunakan tiga digit unt kode mnemonik
Hurufdan angka yang diselingi
uk
untuk n<engitif)kasi item. Kode
kode karyawan dalam perusahaan yang berkcmbang cepat dengan 950 karyawan;
mnemonik berasa! dari deskripsi
dan biasanya mudah untuk
sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya, memudahkan penghafalan iteni
dihafal.
dan
interpretasi, juga memastikan dapat diterima oleh karyawan;
konsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan antardivisi perusahaan.
34
bagan akun
Daftjj stinua angka yang
ditetapkan uniuk ner
iaporanlaba fugi. An N
(netnunokirtkan tfansa 100-199
untuk dfkodekan, dikl
101
dan diimsukkan ke d
sesuai. Bagan a
yang
102
memudahkan lapora
103
dan laporan persiapa
120
Bian Satu landasa

BAGAN AKUN
k terkait pen
kun (chart
of account),
ka yang dite
uku bcsar
umum. Angk
angka akun i
ksi dikodeka
dimasukkan
agan akun ju
ersiapan
dan laporan
simpan dala
liap akun dap
diringkas unl

125
130
150
160
170
180

200-299

200
210
215
230
235
240
245
250

NA.MAAKUN
AktivaLancar
Giro
Tabungan
Kaskecil
Piutang
Cadangan piutang tidaktertagih
Wese!tagit]
Persediaan
Perlengkapan
Sewa dibayar di muka
AsuransI dibayar di muka

AktivaTidakUnar
KODE
Tarwh
Gedung
Akumuiasi depresiasiGedung
Peralatari
Akumuiasi depresiasiPeralatan
Perabot dan periengkapan gedung
Akumuiasi depresiasiFurnitur dan
perlengkapan (fixture)
Akttvaiain-lain

AKUN

NAMAAKUN

330
360
400-499

400
410
500-599

.. 501
502
510
511
520
530
600-799
500
' 611'
612
613
620
630

300
310

Kevjiban
Utang usaha
Utang gaji

640
650
701
702

321

Utang pajsk pengliasiiankaryawan

703;

322
323
324

Utang pajak FICA

Utang pajak pengangguran federal
Utang pajak pengangguran negara bagian

300-399

710900-999

Utang bunga akrual

Kewajiban lainain
Akun Ekurtas
Saham biara
Laba ditahan
Pendapatan
Penjualan tunai
Penjualan kredit
Petur penjualan dan potongan
fotongan penjualan
fndapatan bunga
Pendapatan Iain-Iain
KODE

..iBeban

HatgaPol Penjualan
''Beban upali
fiebankomisi'
&el>dn pajak 9jl
Bebansewa.
Beban asuransi
Bebanpgkapan.
Bn piiitanig tklak tertagih
Beban depresiasiGedung
Beban depresiasiPeralatan
. Beban deprniasifumitur
n
Beban pajak penghasiian
Mun RIngkaun

910
dalam akun r
llditisarlbaRugi
udah dianalisis
dan dilaporkan dengan lebih detail. Akibatnya, penting bahwa bagan akun berisi data yang
detail untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi. Untuk mengilustrasikannya,
pertimbangkan akibatnya jika S&S hanya menggunakan satu akun buku besar umum untuk
semua transaksi penjualan. Itu akan mudah untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan
total jumlah penjualan untuk periode waktu tertentu, tetapi akan sangat sulit unluk
mempersiapkan laporan terpisah antara penjualan tunai dan kredit. Memang, satu-saiunya
cara untuk menghasilkan laporan terakhir adalah kembali pada catatan penjualan asli untuk
mengidentifikasi sifat dari setiap transaksi penjualan. Jika S&S menggunakan akun buku besar
umum yang terpisah untuk penjualan tunai dan kredit, maka laporan yang menunjukkan
kedua jenis penjualan tersebut akan dapat lebih mudah disusun. Total penjualan juga d?nat
dengan mudah dilaporkan berdasarkan setiap jenis penjualan.
Tabel 2-2 menunjukkan bagan akun Ashton yang dikembangkan untuk S&S. Setiap

aca dan
gka akun
ksi data
asifikasikan.
alam akun
kun juga
n keuangan
n.
nKonsepluaiSistem inlamasiMotansi

Contoh yang sangal bai

godean ini adalah bagan a

yang merupakan daftar ang
tapkan unluk seliap akun b
ani memungkinkan data transa
n, diklasifikasikan, dan
ke dalam akun yang sesuai. B
ga mempermudah laporan p
keuangan, karena data yang di
m tiapat dengan mudah
uk presenlasi.
Namun, data yang tersimpan
ingkasan tidakbisa dengan m

nomor akun panjangnya tiga digit. Digit pertama merepresentasikan kaiegori akun utama dan

Sampei Bagan Akun untuk S&S

TABEL 2-2

Bab 2 Imjaudn Pfrnfosesan Transalsi dan Sistem fnierpfise Resotifff

besar. En
tri jurnal

Planning

mengindikasikan letak akun pada laporan keuangan S&S. Oleh karena ilu, seniua aktiva lanca

menunju
kkan aku
n dan ju

diberi nomor 100-an, dan semua aktiva tidak lancar diberi nomor 200-an, dan seterusnya.
Digit kedua merepresentasikan subakim keuangan utana dalani setiap kategori. Sekaii lag

mlah unt
uk didebi

i,
akun diberikan angka antok dicocokkan dengan urutan tampilannya pada laporan keuanga
n
(untuk mengurangi likuidilas). Oleh karena itu, akun 120 merepresentasikan piutang, dan akun
150 merepresentasikan pcrsediaan.
Digit ketiga menunjukkan akun khusus tempat data transalcsi akan dimasukkan. Contohnya
,
akun 501 merepresentasikan penjualan tunai, dan akun 502 merepresentasikan penjualan krediL Sam
a
halnya, alam 101 hina 103 merepresentasikan berbagai akun kas yang digunakan oleh S&S.
Bagan akun dibuat sesuai dengan sifat dan tujuan organisasi. Contohnya, bagan ak
un
untuk S&S mengindikasikan bahwa perusahaan adalah korporasi. Sebaliknya, kemitraan aka
n
memasukkan akun penarikan dan modal yang terpisah untuk setiap rekanan, beserta saham bias
a
dan laba ditahan. Demikian juga, karena S&S adalah perusahaan ritel, ia hanya memiliki satu jen
is
akun persediaan buku besar umum. Perusahaan manufaktur, sebaliknya, akan memiliki akun buku
besar umum yang terpisah untuk bahan baku, barang dalam proses {work in processWIP),
dan
persediaan barang jadi.
Ashton membuat jarak pada bagan akun S&S yang memungkinkan penainbahan aku
n.

t dan dikr
edit. Jum
al umum
{generalj
ournal) di
gunakan
untuk me
ncatat tra
nsaksi ya
ng tidak s
ering atau
tidak ruti
n seperti
pembaya
ran pinja
man dan
penyesuai
an akhir
periode
dan jurna
l penutu
p. Jurnal
khusus
{specializ

Contohnya, ketika S&S memilild kelebihan kas untuk diinvestasikan dalam pasar saham yan
g
diperdagangkan, akun buku besar umrjti yang baru dapat dibuat dan diberi nomor 110. Ketik
a
S&S membuka toko di masa yanr akan datang, ia akan menainbahkan t'ga digit ke tabel ak
un

ed journa
l) menca

untuk merepresentasikan setiap toko di dalam rantai, sehingga S&S dapai meiacak itemitem

ulang se

pada setiap toko.

Akun buku besar penibantu sering kali memilild kode akun yang lebih panjang diHandingka
n
akun buku besar umum. Pada S&S, setiap piuiang akan memiliki kode tujuh digit. Tiga di
git
pertama adalah 120, kode untuk piutang. Empat digit selanjutnya mengidentifikasi hingga 10.00
0
pelanggan.
JURNAL.
lcu

Data transaksi sering kali dicatat dalam jurnal sebelum dientri ke dalam bu

tat sejum
lah besar
transaksi
yang ber
perti pen
jualan,
penerima
n kas, da
n pengel
uaran kas
.

Tabel 2-3 adalah contoh jumal pei ijualan. Semua informasi transaksi dicatat dalam satu

35

baris,
menulis penjelasan p
dengan setiap entri debit ke piutai dan kredit ke penju Ian. TidakJURNAL
perluPENJUAUN
ada

TABEL 2-3

Sampel Jurnal Penjualan

TANGGAL

NO.FAKTUR

AKUN DtDESIT

HLM.S

NO. AKUN

POSTREF

entri jurnal umum. 151Untuk transaksiBrown

harian yang jumlahnya besar
setiap entri, seperti kas padaoirtis
120-035
Hospitaf Supply
,
15
152
Grecnshadows Hotel Suites
120-122
waktu akan dapat dihemat dengan mencatat transaksi ini pada jumal penjualan dibandingka
Heathrow Apartments

153

n
154
IMS Construction
.15
di jumal umum.
15
155
Apartments sesuai.
buku besar
Kolom Post Refmenunjukkan kapan transaksi di-posting keGardenview
yang
JURNA Hlm.S
156
KDK
Builders
Dalam

120-173

1.267,00
.

5.W,00
2.312,50

120-084

120-135
y
No. Faktur
Akun DidebitL PENJ
No. Akun
Tanggal
\
TOTALthe books" atau pembukua
sistem manual>*buku besai berbentuk buki; sehingga frasa "keeping
120/502
Browr>
OktIS
120-035
Hospital
Supply
U\
n
15
Greesnshadows Hotel Suites
120-122
buku
besar.
\u

V
PostRef
'
V

1876,50
'V '
Junilgh 1513,00

.
798,00.

1.267,00'

5,967,00

'

15

1 MS Construction
120-173
V
penjualan.
\ W
BUKU BESARU
entri
Pertama, setiap penjualan kredit di ktat dalam
GardenviewKemudian,
\ jurnal
lA
penjualan.
setiap
120-084
jurn
V
MUM Apartments
Akvn: Pilitdn\i
Nomor Akun; 120
al
15
KDR Builders
120-135
V
\ia\
Post Ref
Debit
Kredit
/Saldo
DeslmpsiX
Tanggal sesuai
\besar
penjualan di-postingke akun pelanggan
yang
pada bukuTOTAL
pembantu piutang 120/502
Okt14
67.285,00
(perhatikan
\ \ JP4
14
12.432,00
PenjuBUKU
aLn
79727SUbahwa panah yang menghubungkan penjualan sebesar BESARU
KDR Builders pad
$1,876,50
\ VPK6dengan
14
"fsssioo
PenagihSn
S02
JmPenjinlanKrec
- 15
a
PenjualaiA
y
JP5Nomor Alain:
15.511,00
/ ,
73.066,00
\
didebit
senilai
Post
akun
buku
Debit
besar
DeskiLl
Kredit
/iildo Secar
jumal penjualan yangTanggal
$1.87630 pada Ref/
pembantu piutang).
Oktl4
267.762,00
BUKU BESAR PEMBA
14
Pnyuaian
280.194,00
12,432,00/
15
Nania:K0RBuilde|7
No.Aiain:120 7135
1.876,50

Tan

Jumlati
PENJUALAN
INDIVlOU /

Penjualan
m. 1

Pembayaran
15

ppn|twlan

/ JPIUTANG
P
5
6867
\Ppnjualan\
Alamat NTU
Stornaway,

15in,00

iandasan Konpplual Sislem inlornidsi Akuniansi

Jurnal Penjualan (JP)

2.3l2;5b3.290,C0
1.876.50
15.yi,00

297.705,00

PostRef

Debit

bedit

\ JPl
3.682,00
VjPK4
3.682,00
JK-> 1.876,50

SalJo .
3.682,00 .
0,00
1.876,50

jumal umum
iumal yang digunakan untuk
mencatat transaksi yang tidak
sering atau rutin, seperti
pembayaran pinjsman dan
panah penyesuaian akhir periode dan
jumal penutup.

periodik, total semua entri jumal penjualan 6i-posting ke buku besar (perhatikan bahwa
yang menunjukkan total jurnal penjualan harian sebesar $15,511,00 di-pos/7>7 ke dalam
akun
buku besar Piutang dan Penjualan Kredit).

36

,3.290,00 .

Memphis,IN 38119-1234

DesljipsI \

FItiUR 2-2

798,00

120-057

mengacu pada proses menyimpan

15
Heathro.v
cara
Apartments,transal'i 120-057
Figur 2-2 menunjukkan bagaimana
menjurnal dan
mem-posting
\\\l53

Bagian Satu

JUMLAH

jumal khusus
iumal yang digunakan untuk
mencatat sejumlah besar tfansaksi
berulang seperti penjualan kredit,
penerimaan kas. pembeiian, dan
pengeluaran kas.

'

Kredit

15.51100
Total
Pencatatan dan Posting Penjualan

Halaman 5

Penjualan
Okt.15

Cab 2

JEJAK AUDIT.
Nomor

a
d

Pelanggan

linjduan Pemrospsan Transaka lian Sislem tnierpiise Resource Planning

Figur 2-2 menunjukkan cara meinasukkan angka referensi dan dokumen

yang memberikan jejak audit. Jejak audi
Nama
Batas
Kredit
Satdo
Alamat
Pelanggan
{audit trail) ?

19283

PenisahaanX'i?

P.O. Box 7

30.000

24.750

3S794

Perusahaan ABC

233 Lotus Ave.

45.000

12.000

56987

Perusahaan QRS

356 Book Road

25.000

24.900

dalah jalur transaksi yang dapal

dilelusuri melalui sistem pengolahan data d
ri titik asal ke output final, atau mundur
ari
output final ke titik asal. Jejak audit ini digun

akan unt uk mengecek keakuratan dan validitas

buku besar. Observasi bahwa referensiposting JP5 untuk kredit senilai $15,511 untuk
akun penjualan dalajn buku besar yang mengacu pada halaman 5 jurnal penjualan. Dengan
mengecek halaman 5 dari jurnal penjualan, me mun gkin kan untuk memverifikasi bahwa
$15,511 merepresentasikan total penjualan kredit yang dicatat pada 15 Oktober. Sama
halnya, referensi posting untuk debit senilai $ 1.876,50 ke akun KDR Builders pada buku besar
pembantu piutang dan juga mengacu pada halaman 5 jurnal penjualan sebagai sumber entri.
Lebih lanjut lagi, perhatikan bahwa jurnal penjualan mencatat nomor faktur untuk setiap entri
individu. Ini memberikan penjelasan untuk menempatkan dan menguji doku men sumber
yang sesuai untuk memverifikasi transaksi yang lerjadi dan dicatat secara akurat.

KONSEP PENYIMPANAN BERBASIS KOMPUTER.

Entitas (entity) adalah sesuatu mengenai

yang disimpan informasinya, seperti karyawan, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap
entitas memiliki atribut (attributes), atau karakterislik khusus yang disimpan, seperti tingkat
pembayaran dan alamat. Setiap jenis entitas memiliki set atribut yang sama. Contohnya. semua
karyawan memiliki nomor karyawan, tingkat pembayaran, dan alamat rumah. Nilai spesifik
untuk atribut-atribut tersebut akan berbeda. Contohnya, salah satu tingkat pembayaran
karyawan mungkin sebesar $12,00 per jam, sementara karyawan lainnya mungkin sebesar
$12,25.
Figur 2-3 menunjukkan bahwa komputer men yimpan data dalam field. Field ini berisi
data mengenai atribut entitas yang merupakan catatan (record). Dalam Figur 2-3, setiap baris
merepresentasikan record yang berbeda, dan setiap kolom merepresentasikan atribut. Setiap

Atribut

37

jejak audit
jalur yang memungkinkan
uansaksi untuk ditelusuri melalui
sistem pengolahan data dari titik
asal ke output atau mundur dari
output ke titik asal. Ini digunakan
untuk mengecek keakuratan dan
validitas posting buku besar dan
untuk menelusur perubahan
dalam akun buku besar umum
dari saldo awal ke saldo 3khir
mereka.
entitas
Sesuatu mengjnai informasi
yang disimpan dalam catatan.
Contohnya meliputi karyawan,
barang persediaan, dan
pelanggan.
atribut
Sifat nomof identifikasi dan
karakteristik khusus dari suatu
entitas yang disimpan daiam
datatuse. Contohnya adalah
nomor karyawan, tingkat
pembayaran, nama, dan aiamat.
field

Porsi data catatan dl mana nilai

data untuk atrib"tte<tentu
disimpan. Contohnya, dalam
?/>fcot/s/jeef setiap baris
merepresentasikan pelanggan
dan setiapkoiom adalah atribut
untuk petanggan. Setiap sel dalam
ipitodeet adalah Md.
catatan
Seperangkat field yang nilai
datanya merjelaskan atribut
tertentu dari suatu entitas,
seperti semua data penggajian
yang terkait karyawan tungoal.
Contohnya adalah baris dalam
iprecdsheet.

FIGUR 2-3
Elcmen-Elemen Penyimpanan
Data

Tiga Entitas
Tlg Catatan'

Nilai
Data

fieW Individu
File piutang ini menyimpan informasi mengenai tiga entitas terpisah: Perusahaan XYZ, Perusahaan ABC, dan Perusahaan QRS. Sebagai
hasilnya, ada tiga catatan dalam file. Lima atribut terpisah digunakan untuk menjelaskan masing-masing pelanggan: nomor pelanggan,
nama pelanggan, alamat, batas kredit, dan saldo. Oleh karena itu, terdapat lima field terpisah dalam setiap catatan. Setiap field lrisi nilai
data yang menjelaskan atribut entitas khusus (pelanggan). Contohny?, nilai data 19283 adalah nomor pelanggan untuk Perusahaan XYZ.

38
nilai data

Nilaiattualyang disimpan dalani

/5eW. !ni mendeskripsikan alribul
untuksetiapentitas. Contohnya,
field nama pelanggan akan berisi
penisahaaa XYTjika perusahaan

adalah pelanggan.
fife
swara
Seperangkai r?(ord yang
logika bertiubungan, seperti
tecofd pengyajian seiiua
Icaryawan.
fHe induk
fife permanen/eforrf yang
nienyirppan data kumulatif
tnengnai organisasL Saat
transaksi terjadi, record daiam file
induk akan diperbarui.
Bk transaksi
file yang berisi transaksi bbnis
yang terjadi sdama periode fiskal
tfftentu. file transaksi secara
konseptual sama dengan jurnal
datam SIA manual.
database

Seperangkat file data yang saling

tefkait dan dikendalikan secara
terpusat. yang disimpan dengan
sikii iMandansi data. Datoboie
tnengonsolidasikan retardyang
disimpan sebelumnya dalam file
leipisati ke dalam pool umum dan
melayani berbagai pengguna dan
apiikasi pengolahan data.

fiagian Satii

Landasan Kcmseplual Sistm Inlcvmasi Akunlansi

perpotongan baris dan kolom pada Figur 2-3 adalah field di dalam record, konteniiya discbul
nilai data {data value).
File adalah sekelompok record yang saling berhubungan. File induk {masterfile), seperti
buku besar dalam SIA manual, menyimpan informasi kumulatif mengenai organisasi. File
induk persediaan dan peralalan menyimpan informasi mengenai sumber daya organisasi yang
penting. File induk pelanggan, pemasok, dan karyawan menyimpan informasi mengenai agen
yang penting dengan siapa organisasi berinteraksi.
File induk bersifat permanen; ada di seluruh periode fiskal. Namun, record file induk
mungkin berubah setiap saat. Contohnya, saldo akun pelanggan akan diperbarui untuk
menggambarkan bahwa transaksi penjualan dan pembayaran yang baru teiali diterima.
Secara periodik, record baru ditambahkan atau dipindahkan darifile induk, contohnya, ketika
pelanggan baru ditambahkan atau pelanggan sebelumnya dihapus.
File transaksi {transaction file) berisi record transaksi bisniE yang terjadi selama waktu
tertentu. Hal ini mirip dengan SIA manual. Contohnya, S&S akan memiliki file transaksi
penjualan harian dan file penerimaan kas. Kedua file tersebut akan memperbarui saldo
akun dalam file induk pelanggan. File transaksi tidak bersifat permanen dan mungkin tidak
diperlukan selama periode fiskal. Namun demikin, file tersebut biasanya disimpan untuk
No.Akun
No. Dokumen
iml. Transaksi
JenisTransaksi
Tgi. Transaksi
periode tertentu dengan tujuan sebagai backup.
0123

09/19/13

9876

$360,00
Penjualan
SeperangkatfJe yang saling terkait dan dikoordinasikan secara terpusat disebut dengan
database. Contohnya, z/e piutang ' mungkin dikombinasikan dengan pelanggan, analisis
No-Akun
BatasMit
SdoSebelumnySatdo Saat Ini
database pelanggan. Bab 4 akan membahas
'
penjualan, dan file terkait untuk membentuk
0123

teknologi database.

a
$1;000,00

$2,000.00

$1300,00

PENGOLAHAN DATA

lam si

'7 No;"
Aicuh

dW .
kredit

SaWo

SeDeluhya'
$iioq.bo'

ngolah

. Saldp

Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke da

stem, mereka harus diproses untuk
menjaga arus database. Empat jenis aktivitas pe
an data yang berbeda yang disebut

sebagai CRUD adalah sebagai berikut.

pemrosesan batch
Mengakumulaakan catatan
transaksi ke dalam gnjp atau
tfotdi untuk memproses pada
interval reguler seperti harian
atau mmgguan. Catatan biasanya
disortir ke datam beberapa urutan
{seperti secara numerik atau
alfabet) sebelum perirosesan.

pemrosesan online, ml-time

Sistem bmputeryang mengolah
data sesegera murigkin setelah
mendapatkan dan menyediakan
informasi yartg drperfaarui untuk
pengguna secara tepat Wdktu.

1. Membuat {creating) record data baru, seperti menambahkan data karyawan yangbaru
dipekerjakan ke database peiiggajian.
2. Membaca {reading), mengambil, atau melihat data yang sudah ada.
3. Memperbarui {updating) data yang tersimpan sebelumnya. Figur 2-4 menggambarkan
langkah-langkah yang dibutuhkan untuk memperbarui rccord piutang dengan transaksi
penjualan. fumlah penjualan ($360) ditambahkan ke saldo akun ($1,500) untuk
mendapatkan saldo saat ini ($1,860).
4. Menghapus {deleting) data, seperti membersihkan file induk vendor untuk semua vedor
dalam perusahaan yang tidak lagi melakukan bisnis dengan perusahaan.
Pembaruan yang dilakukan secara periodik, misalnya harian, disebut sebagai pemrosesan
batch {batch processing). Walaupun pemrosesan batch lebih murah dan lebih efisien, data
menjadi terbaru dan akurat hanya beberapa waktu setelah pemrosesan. Untuk alasan tersebut,
pemrosesan batch hanya digunakan untuk aplikasi, seperti penggajian, yang tidak perlu

pembaruan terlalu sering dan terjadi secara alami atau diproses pada waktu yang tepat.
data pada
saatfile
MEMPERBARUI
CATATAN
induk transaksi, ini disebut
Sebagian besar perusahaan memperbarui
teriadinya

sebagai pemrosesan onli/ie, real-time {online, real-time processing), karena pemrosesan

ini menjadikan informasi yang disiman selalu baru, yang kemudian akan meningkatkan
pengambilan keputusan yang berguna. Sistem ini juga lebih akurat karena kesalahan input
dMa'dapat diperbaiki pada saat itu juga. Ini juga memberikan keunggulan kompetitif yang
signifikan. Contohrxya, FedEx memperbarui pernyataan misinya untuk memasukkan frasa

Bab 2

linjauan Pemfosewn Iransaksi dan Sislem Emerprisp Resoufte Manning

39

"Kontrol positifseliap paket akan lerjaga dengan memanfaatkan pciacakan elektroniksecara

real-time dan sistem penelusuran". Dengan sistem FedEx, karyawan dan pelanggan dapa
t
melacak lokasi yang tepat pada setiap paket dan mengestiniasi waklu kedatangannya.
Kombinasi dua pendekatan ini adalah pemrosesan batch, di mana data transak
si
dimasukkan dan diedit saat transaksi terjadi dan disimpan untuk pemrosesan berikutnya.
Pemrosesan batch dan pemrosesan online, real-time diringkas dalam Figur 2-5.
OUTPUT INFORMASI
Langkah akhir dalam siklus pengolahan data adalah output informasi. Ketika ditampilkan
pada monitor, output mengacu pada "soft copy". Ketika dicetak dalam kertas, langkah akhir dokumen
mengacu pada "hard copy" Informasi biasanya disajikan pada salah satu dari tiga bentuk Catatan transoksi atau data
perusahaan lain. Contohnya
,
meiiptiti c, faktur, laporan
penerimaan, dan daftar
yaitu dokumen, laporan, atau respons perlanyaan.
permintaan pembelian.
Dokumen (document) adalah catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Beberapa,
seperti cek dan faktur, dikirimkan kepada pihak eksternal. Lainnya, seperti lapor
an
penerimaan dan daftar permintaan pembelian, digunakan secara internal. Dokumen dapat
dicetak, atau dapat disimpan sebagai gambar elektronik di komputer. Contohnya, Toys 'R laporan
Output sistem, disusun dengan
'
urutan yang bermakna. yang
Us menggunakan pertukaran data elektronik untuk berkomunikasi dengan pemasoknya. digunakan oleh karyawan
untuk mengendalikan aktivitas
Setiap tahun ia memproses lebih dari setengah juta faktur secara elektronik, hal ini ak operaMonal, manajer untuk
membuat keputusan dan
an
mendesain strategi, dan investor
dan kreditor untuk memahami
mengeliminasi dokumen kerlas dan mengurangi biaya dan kesalahan secara drastis. Hal ini aktivitas bisnis perusahaan.
akan menghasilkan laba yang lebih besar dan informasi yang lebih akurat.
Laporan {report) digimakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas cpe'asion
al
dan untuk merumuskan strateg
dan oleh manajer digunakan untuk membuat kepu'.usan
DATA TRANSAKSI
FIGUR 2-4
i
Proses h/iemperbarul file Piutang
bisnis. Pengguna eksternal perlu laporan untuk mengevaluasi profitabilitas perusahaan.
menilai kelayakan kredit, atau mematuhi peraturan yang disyaratkan. Beberapa laporan,
seperti laporan keuangan dan analisis penjualan, dihasilkan berdasarkan basis reguler. Hal lain
basis pengecualian untuk mendapatkan perhatian kondisi yang tidak
yang dihasilkanCATATaN
pada FILEINDUK
biasa. Contohnya, S&S harus memiliki sistem untuk menghasilkan laporan yang menentukan

_i

40

Bagian Satu

Undasan KonseplualSistem informasiAkutilansi

Mengeiompokkan
dokumen-dokumen
sumber ke dalam
batch. Membuat total
pengendalian.

Masukkan batch pada

waktu yang ditentukan
sebelumnya atau
ukuran batch. Urutkan
file dan edit data yang

Memproses semua batch.

Memperbarui hie induk
lama dengan data transaksi.
membuat file mduk banj.

Menyimpan
data dalam
sementara.

Cetakatau tampiikan
outputyanq diinginkan
secara elektronik. Cetak
atau tampilkar. kesalahan
laporan, iaporan transaksi,
laporan total pengendalian.

sesuai.

Pehirosesan Batch Online

Masukkan transaksi
ke dalam sistem saat
terjudi transaksi.

Simpan data dalam

fi/e sementara.

Proses We sementara pada

waktu yang telh ditentukan.
Perbarui induk lama
dengan data iransaksi,
membuat hie induk baru.

CetaK atau tampiikan

0ufp(/fyang diinginkan
secara elektronik.

Pemrosesan Real-Time Online

induk

Masukkan tiansaksi
ke dalam sistem saat
terjadi ansaksi.

Proses pada saat terjadi

transaksi. Perbami hie ir
dengan data transaksi.

Cetak atau lampilkan

output diinginkan
secara elektronik.

kapan pengembalian produk melebihi persentase penjuaian tertentu. Laporan dapat juga
dibuat berdasarkan permintaan. Contohnya, Susan dapat menghasilkan laporan untuk
mengidentifikasi tenaga penjuaian yang menjua) sebagian besar barang selama periode
promosi tertentu.
Kebutuhan akaii laporan sebaiknya dinilai secara periodik, kareha sering kali dipersiapkan

jauh setelah dibutuhkan, membuang waktu, uang, dan sumber daya. Contohnya, NCR
Bab 2

Tinjuan Pemrosesan Ifansatei dan Ssifm Enieipfisf fiesoufce Planning

41

Corporation mengurangi nomorlaporan dari 1.200 hingga hanya lebih dari 100. Perusahaan
lainnya menghilangkan 6 juta halaman laporan, berlumpuk empat kali lebih tinggi dari gedung
kantorpusatnyadengan41 lantai. Satu dari 25 haJainan laporan membuluhkan waklu selama
lima hari untuk proses mempersiapkannya dan dibiarkan tidak dibaca.
Database query (pertanyaan) digunakan untuk memberikan informasi yang diperlukan
untuk menyelesaikan masalah dan pertanyaan -pertanyaan yang membutuhkan tindakan atau
jawaban cepat. Pengguna memasukkan permintaan untuk bagian informasi tertentu; bagian
tersebut diambil, ditampilkan, atau dianalisis seperti yang diminta. Pertanyaan yang berulang
sering kali dikembangkan oleh spesialis sistem informasi. Pertanyaan satu kali sering kali
dikembangkan oleh pengguna. Beberapapprusahaan, seperti Walmart, mengizinkan pemasok
mengakses database mereka untuk membantu mereka meiayani kebutuhan Walmart. Pemasok

query
Suatu permintaan dattAose untuk
menyiakan informasi yang
dibutuhkan una menyelesaikan
permasatahan atau metab
pertanyaan. Informasinya akan
diambil, ditampilkan, atau
dketak, dan/atau (fianaGsis
sebagaimana yang diminta.

dapat mengukur seberapa baik produk yang dijual pada setiap toko Walmart di dunia dan
memsksimalknn penjualan dengan menyetok dan mempromosikan barang-barang yang
terjual dengan baik.
informasi tambahan mengenai output sistem akan dibahas pada Bab 12-16.

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

Secara tradisional, SIA telah nienjadi acuan sebagai sistem pemrosesan transaksi karena
berfokus pada data keuangan dan tiansaksi akuntansi. Contohnya, ketika penjualan terjadi>
SIA akan mencatat entri jurnal yang hanya menuniukkan tanggal penjualan, debit untuk
kas maupun untuk piutang, dan kredit untuk penjualan. Informasi nonkeuangan potensial
yang berguna lainnya mengenai penjualan, seperti saat itu terjadi, yang secara tradisional
dikumpulkan dan diproses di iuarSlA. Konsekuensinya, banyakorganisasi mengembangkan
sistem informasi tambahan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan
informasi yang tidak ada dalam SIA. Sayangnya, keberadaan beberapa sistem membuat
Derbagai permasalahan dan ketidakefisienan. Sering kali, data yang sama harus diambil dan
disimpan pada lebih dari satu sistem, yang tidak hanya menghasilkan kelebihan di seluruh
ketidaksesuaian jika data hanya diubah pada satu sistem
sistem, tetapi juga
nyebabkan
tetapi tidak di sistem lainnya. Selain itu, sulit untuk mengintegrasikan data dari berbagai
sistem.
Sistem

enterprise resource planning (ERP systeni) mengatasi permasalahanpermasalahan ini pada saat sistem ini mengintegrasikan semua aspek dalam operasi perusahaan
dengan SIA tradisional. Sebagian besar organisasi besar dan menengah menggunakan sistem
ERP untuk mengoordinasikan dan mengelola data, proses bisnis, dan sumber daya mereka.
Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data dan memberikan informasi
yang diperlukan manajer dan pihak eksteraal untuk mengukur perusahaan.
Seperti yang ditunjukkan dalam Figur 2-6, sistem ERP yang terkoordinasi dengan
baik menggunakan database terpusat untuk berbagai informasi di seluruh proses bisnis
maupun mengoordinasikan aktitas. Ini penting karena aktivitas yang merupakan bagian
dari saai pmses bisnis yang sering kali memicu serangkaian aktivitas yang kompieks melalui
bert)agai bagian yang berbeda dalam organisasi. Contohnya, pesanan pelanggan mungkin
perlu menjadwalkan produksi tambahan untuk memenuhi permintaan yang meningkat.
Hai ini mungkin memicu pesanan pembelian bahan baku yang lebih banyak. Mungkin juga
perlu untuk menjadwalkan lembur atau mempekerjakan tenaga sementara untuk membantu.
Sistem ERP yang didesain dengan baik memberikan manajemen akses yang baik untuk
niemperbarui informasi mengenai semua aktivitas ini untuk merencanakan, mengendalikan,
dan mengevaluasi proses bisnis organisasi secara lebih efektif.

42

Bagian Satu

Unciasjn KonsefHudi Sislem InfwmasiAkuntansi

sistem entreprise resource

planning (EXP}
Suatu sistem yan
mengintegrasikan semua
aspek aktas organisasi
seperti abntansi, keuangan.
pcmasaran, sumber daya
manusia. manufaktur, manajemen
persediaanke dalam satu
wstem. SiJte;Ti ERP termcdulasi;
perusahaan dapat membefi setiap
modul yang memenuhi kebutuhan
khusus nvereka. ERP memfasilitasi
arus informasi antara berbagai
hjngsi bisnis perusahaan dan
mengeMa konwnikasl dengan
para pemangku kepentingan
di lusr.

Sistcm ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik
untuk mengotomatisasi proses bisnis standar. Desain modular ini memungkinkan bisnis
untuk menambah atau menghapus modul yang diperlukan. Modul ERP biasanya mencakup
sebagai berikut.
Keuangan (sistem buku besar dan pelaporan)buku besar, piutang, utang, aktiva
tetap, penganggaran, manajemen kas, dan persiapan laporan manajerial dan laporan
keuangan.
Sumber daya manusia dan penggajiansumber daya manusia, penggajian, imbalan kerja
karyawan, pelatihan, waktu dan kehadiran, manfaat, dan laporan pemerintah.
Memesan ke kas (siklus pendapatan)entri pesanan penjualan, pengiriman, persediaan,
penerimaan kas, perhitungan komisi.
Mtmbeli untuk membayar (siklus pengeluaran)pembelian, penerimaan dan inspeksi
persediaan, persediaan dan manajemen gudang, dan pengeluatan kas.
Manufaktur (siklus produksi)perekayasaan, penjadwalan produksi, daftar bahan baku,
barang dalam proses, manajemen alur kerja, pengendalian kualitas, manajemen biaya,
dan proses manufaktur dan proyek.
Bab 2

Tinjauan Pemrosesan liansaksi dan Sistem tnierpuse fiesowcp Piarming

Manajemen proyekpenetapan biaya, penagihan, waktu dan biaya, unit kinerja,

manajemen aktivitas.

Manajemen hubungan pclangganpenjualan dan pemasaran, komisi, pelayanan, kontak

pelanggan, dan dukungan pusat panggilan.
Alat sistemalat untuk memhuat data
file induk, membuat perincian arus informasi,

pengendalian akses, dan sebagainya.

Sistem ERP, dengan database terpusat, memberikan keuntungan yang signifikan sebagai
berikut.
ERP memberikan
tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang
terintegrasi di seluruh perusahaan. Menyimpan semua informasi perusahaan dalam
database tunggal memecah hambalan antara departemen dan arus informasi.
input data diambil atau d i ku nd sekali, dan tidak berkali-kaii, saat dimasukkan ke
dalam sistem yang berbeda. Mengunduh data dari satu sistem ke yang lain tidak lagi
diperlukan.
Manajemen mendapatkan visibilitas yang iebih besar ke dalam setiap area perusahaan dan
kemampuan dalam memcnitor yang lebih besar. Karyawan lebih produktif dan efisien
karena mereka dapa: secara cepat mengumpulkan data dari dalam dan luar departemen
mereka.
Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik. ERP dapal mengonsolidasikan
berbagai perizinan dan model keamanan ke dalam struktur akses data tunggal.
Prosedurdan laporan yangtelah distandardisasi antarunit bisnis. Standardisasi ini khususnya
dapat bernilai dengan merger dari akuisisi karena sistem ERP dapat menggantikan sistem
yang berbeda dengan sislem tunggal dan bersatu.

Pelayanan pelanggan meniiigkat karena karyawan dapat dengan cepat mengakses pesanan,
persediaan yang tersedia, mengirimkan informasi, dan detail transaksi pelanggan
sebelamnya.
Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real-time, dan otomatisasi proses
manufaktur membuat produktivitas meningkat.
Sistem ERP juga memiliki kerugian yang signifikan sebagai berikut.
Biaya. Perangkat keras ERP, pcrangkat lunak, dan biaya konsultasi berkisar dari $50 juta
hingga $500 juta untuk perusahaan Fortune 500 dan pembaruan dapat menghabiskan
biaya sebesar $50 juia hingga $ 100 juta. Perusahaan berukuran sedang dapat menghabiskan
sekitar $10 sampai $20 juta.
Jumlah waktu
yang diminta. Hai ini dapat menghabiskan beberapa tahun untuk memilih
dan mengimplementasikan sistem ERP secara penuh, tergantung pad ukuran bisnis,
jumlah modul yang hai us diimplementasikan, tingkat penyesuaian, lingkup perubahan,
dan seberapa baik pelanggan mengambil kepemilikan proyek. Sebagai hasilnya,
implementasi ERP memiliki risiko tinggi atas kegagalan proyek.
Perubahan
proses bisnis. Kecuali perusahaan ingin menghabiskan waktu dan uang
untuk menyesuaikan modul, mereka harus beradaptasi untuk menstandardisasi prosec
bisnis sebagai lawan dalam mengadopsi paket ERP untuk proses perusahaan yang ada.
Kegagalan untuk memetakan proses bisnis saat ini terdapat pada perangkat lunak ERP

yang sudah ada adalah penyebab terbesar kegagalan proyek ERP.

Kompleksitas. Hal ini berasal dari integrasi berbagai aktivitas dan sistem bisnis yang
berbeda, masing-masing memiliki proses, aturan bisnis, semantik data, hierarki otorisasi,
dan pusat keputusan yang berbeda.
Bagian Satu

Undasan Konsepluai Sisifm Infomusi Akuntansi

Resistansi.
Organisasi yang memilild banyak departemen dengan sumber daya terpisah,
dan rugi, dan rantai komando mungkin percaya bahwa sistem tunggal
laba
misi,
memiliki beberapa keuntungan. Ini juga memcrlukan pelalihan dan pengalaman yang
dapat diperlimbangkan untuk menggunakan sislem ERP secara efektif, dan penolakan
karyav/an adalah alasan utama mengapa banyak implcmentasi ERP tidak sukses. Tidak
mudah untuk meyakinkan karyawan agar mengubali cara mereka melakukan pekcrjaan
mereka, melatihnya dalam prosedur baru, menguasai sistem baru, dan meyakinkan
mereka untuk membagi informasi sensitif. Penolakan, dan kaburnya batasan perusahaan,
dapat menyebabkan permasalahan dengan moral karyawan, akunlabilitas, dan garis
pertanggungjawaban.

Menuai keuntungan potensial sistem ERP dan mengurangi kerugiannya membutuhkan

usaha sadar dan keteriibatan oleh manajemen puncaL Komitmen manajemen puncak kepada
sistem ERP dan dukungan perubahan yang diperlukan meningkatkan kesempatan untuk
sukses.
Oleh karena sistem ERP sangat kompleks dan mahal, memilih satu bukanlah pekerjaan
mudah. Dalam melakukannya, Anda harus benar-benar memastikan bahwa sislem ERP yang
memiliki modul untuk setiap proses perusahaan merupakan hal yang penting dan bahwa
Anda tidnk membayar mcdul pei angkat lunak yang tidak diperlukan. Satu cara untuk memilih
sistem yang cocok adalah memilih paket yang didesain untuk industri Anda. Walaupun biaya
menjadi perhatian besar, membeli lerlalu murah dapat menjadi beban dalam jangka panjang
jika sistem tidak memenuhi kebutuhan Anda, karena biaya modifikasi bisa menjadi cukup
tinggi. Anda dapat meminim*alkan risiko membeli paket yang salah dengan mencari vendor
ERR Ada banyak vendor ERP, dua yang tcrbesar adalah SAP dan Oracle. Vendor terkemuka
lainnya adalah The Sage Group, Microsoft, dan infor.
Oleh karena 2rlalu sulit bagi sebagian besar perusahaan untuk mengimplementasikan
perangkat lunak ERP itu sendiri, mereka sering kali mempekerjakan vendor ERP atau
perusahaan konsultasi untuk melakukajtinya. Perusahaan-perusahaan ini biasanya memberikan
tiga jenis jasa, yaitu konsultasi, penyesuaian, dan dukungan. Untuk sebagi?n besar perusahaan
berukuran sedang, biaya implementasi mulai dari harga daftar lisensi pengguna ERP untuk
dua kali jumlah tersebut Perusahaan besar dengan berbagai situs sering kali mengeluarkan
biaya hingga lima kali dari biaya lisensi pengguna.
Oleh karena banyak proses yang secara otomatis memicu tindakan tambahan dalam
modul Iain, konfigurasi yang tepat merupakan hal yang sangat penting. Hal ini membutuhkan
pemahaman semua proses bisnis utama dan interaksi mereka, sehingga mereka dapat
ditentuJcan. Contohny,' menuirikan pusat biaya/laba, kebijakan persetujuan kredit, dan aturan
persetujuan pembelian. Dalam proses konfigurasi, perusahaan menyeimbangkan cara mereka
dan menginginkan sistem beroperasi dengan cara mereka beroperasi. Jika cara modul ERP
beroperasi tidak dapat diterima, perusahaaji dapat memodifikasi modul. Alternatifnya, dapat
menggunakan sistem yang sudah ada dan membangun interface antara keduanya dan sistem
ERP. Kedua opsi memakan waktu, mahai, dan hasilnya lebih sedikit dalam manfaat integrasi
sistem. Selain itu, cemakin berubahnya sistem, semakin sulit untuk berkomunikasi dengan
lebih mudah, vendor ERP membangun alat
pemasok dan
* pelanggan. Agar konfigurasi menjadi
built-in
untuk
lebih
konfigurasi
menempatkan
banyak kebutuhan pelcmggan demi perubahan
sistem.
Bab 2

linjiiuan PpnitosRan Iransaksi dan Sislem tnlerprise Rpsource Planning

Pentingnya pengendalian internal dalam ERP tidak dapat dinyatakan secara berlebihan.
Sifat terintegrasi sistem ERP berarti bahwa kecuali sctiap item data divalidasi dan dicek
untuk akurasi waktu entri awai, kesalahan akan secara otomatis tersebar lewat sistem. Oleh
karena itu, pengendalian entri data dan pengendalian akses menjadi hal yang penting.
Sebagian manajer dan karyawan hanya melihat dan memiliki akses untuk sebagian porsi dari
sistem. Pemisahan tugas ini merabcrikan pengendalian internal. Penting untuk memisahkan
pertanggungjawaban penyimpanan aset, otorisasi aktivitas yang memengaruhi aset tersebut,
dan mencatat informasi mengenai aktivitas dan status aset organisasi.

Ringkasan dan Kesirnpulan Kasus

Ashton menyadari bahwa Scott dan Susan berencana untuk meinbuka toko lebih banyak di
masa yang akan datang dan ingin mengembangkan situs untuk melakukan bisnis melalui
Internet. Berdasarkan informasi ini Ashton akan memilih paket akuntansi yang akan
memenuhi kebutuhan S&S saat ini dan antipasi kebutuhan masa depan. Perangkat lunak
diharapkan dapat menyimpan semua pengolahan data dan berfungsi dalam penyimpanan
data. Ashton juga akan meyakinkan bahwa perangkat lunak dapat menghubungkan alat
otomatisasi suniber data yang ingin ia gunakan untuk inengambi) sebagian besai input data.
Perangkat lunak harus dapat menghasilkan seperangkat laporan keuangan dan akan cukup
fleksibel untuk menghasilkan informasi berguna lainnya yang dibutuhkan perusahaan untuk

meraih kesuksesan. Pada akhirnya, Ashton menyadari langkah selanjutnya memilih perangkat
lunak dan menghasilkan beberapa dokumentasi mengenai bagaimana sistem bekerja.

akun kontro! {control

account)
atribut {attributes)
bagan akun {chart of

field

file
file induk {master file)
file transaksi {transaction
yang
file)
jejak audit {audit trail)
jumal khusus {specialized

accounts)
buku besar pembantu
{subsidiary ledger)
buku besar umum {general

journal)
jurnal umum {general

ledger)
catatan {record)
database
dokumen {document)

journal)
fcode blok {block code)
kode grup {group code)

dokumen sumber {source

kode mnemonik

document)
dokumen turnaround

:{mnemomc code)
kode urutan {sequence
code)

{turnaround document)
entitas {entity)

46

nilal data {data value)

otomatisasi data sumber
{source data automation)
pemrosesan batch {batch
processing)
pemrosesan online, real
time {online, real-time
processing)
pengodean {coding)
query
sistem enterprise resource
palnning {ERP)
siklus pengolahan data
{data processing cycle)

laporan {report)
Laiidasan Konseptual Sisiem Informasi uniansi

Bagian Satu

Aksi
SIA dalam

1. Manakah berikut ini yang BUKAN langkah dalam siklus pengoiahan data?
a. Pengumpulan data.
b.

Input data.

c.

Penyimpanan data.
Pengolahan data.

d.

2. Semua informasi (nama, IPK, jurasan, dll.) mengenai mahasiswa tertentu disimpan
dalam..... sama.
a. file
b. record
c. atribut
d. field
3. Manakah berikut ini yang berisi nilai total semua persediaan yang dimiliki oieh
organisasi?
a. Dokumen sumber.
b. Buku besar.
c. Anggaran kas.
4. Manakah berikut ini yang paling mungkin menjadi akun kontrol buku besar?
a. Piutang.
b.
c.

Kaskecil.
Sewa dibayar di inuka.

d. Laba ditahan.
5. Manakah berikut ini yang merupakan dokumen yang paling mungkin digunakan
dalam siklus pengeluaran?
a.
b.

Pesanan penjualan.
Memo laedit.

c.

Laporan p

enerimaan.
d. Kartujamk
erja.
6. Manakah berikut
ini yang paling TIDAK
mungkin untuk menja
di jurnal khusus?
a.

Jurnal penj

ualan.
b. Jurnal pen
erimaan kas.
c.

Jurnal asur
ansi dibayar di muka.

d.

Jurnal pengeluaran kas.

7. Bagaimana bagan akun memuat daftar akun buku besar?
a. .Uiutan alfabet.
b. Urutan kronologis.
c. Urutan ukuran.
d. Urutan di mana akun muncul dalam laporan keuangan.
8. Manakah berikut ini yang BUKAN merupakan keunggulan sistem ERP?
a.
b.
c.
d

Pengendalian akses yang lebih baik.

Standardisasi prosedur dan laporan
Kemampuan memonitor yang meningkat.
Kesederhanaan dan berkurangnya biaya.
p e r us a h a a n akan dikirim ke

9. Record data

pihak eksternal
mengembalikannya ke sistem sebagai input yang disebut...
a. dokumen turnaround.

Bab 2

dan

Pemroan Itansaiisi dan Sistem Enierprise itesouice banning

b.
c.
d.
10-

dokumen otomatisasi data sumber.

dokumen sumber.
dokumen input eksternal.
Mencatat dan memproses informasi mengenai transaksi pada saat terjadinya disebut
sebagai...
a. pemrosesan batch.
b. pemrosesan online, real-time.
c. pemrosesan transaksi yang diambil.
d. pemrosesan bagan akun.

FCRTANYAAN DiSKUSI
2.1

2-2
2.3

2.4

2.5

e
.
Ek
sp
an
si
S
&
S
pa
da
ra

Tabel 2-1 berisi daftar beberapa dokumen yang digunakan daiam siklus pendapatan,
pengefuaran, dan sumber daya manusia. Apa jenis dokumen input dan output
atau bentuk yang akan Anda temukan dalam siklus produksi (juga disebut sebagai

nt

konversi)?
Dengan siklus pengolahan data, jelaskan frasa "sampah masuk, sampah keluar"!
Bagaimaiia Anda mencegah hal ini terjadi?
Apa jenis dokumen yang lebih niungkin menjadi dokumen turnaround! Lzkukn
pencarian di Internet untuk menemukan jawaban dan menemukan contoh dokumen

at

turnaroundl
Siklus pengolahan data dalam Ingur 2-1 adalah contoh proses dasar yang ditemukan di
seluruh pelosokalam. Kaitkan model mpuf/proses/penyimpanan/ou/pwf dasar untuk
fungsi-fungsi tubuh manusia!
Beberapa brang berpendapat bahwa akuntan haius fokus dalam menghasilkan laporan
keuangan dan meninggalkan desain dan produksi dari laporan manajer untuk spesialis
sistem informasi. Apakah keuntungan dan kerugian dari rekomendasi ini? Sejauh
mana akuntan terlihat dalam menghasilkan laporan yang mencakup lebih dari sekadar
mengukur kinerja keuangan? Mengapa?

2.1

kemudian

Bagan akun harus dibuat untuk kebutuhan spesifik organisasi. Diskusikan bagaimana
bagan akun organisasi berikut ini akan berbeda dari yang disajikan untuk S8cS dalam
Tabel 2-2!
a. Universitas.
b. Bank.
c Unit pemerintah (kota atau negara bagian).
d. Perusahaan manufaktur.

ai
du
ok
o.

2-2

Ollie Mace adalah kontrolir SDC, perusahaan manufaktur suku cadang otomotif.
Empat divisi operasional utanya adalah pemeliharaan panas, ekstrusi, menstempel
suku cadang kecil, dan permesinan. Pnjualan tahun lalu dari setiap divisi berkisar
dari $ 150.000-$3.000.000. Setiap divisi secara fisik dan secara managerial independen,
kecuali untuk pengintaian konstan Sam Dilley, pendiri perusahaan.
SIA untuk setiap divisi berevolusi terkait kebutuhan dan kemampuan staf akuntansi.
Mace adalah kontrolir peitama yang memiliki taiiggung jawab untuk keselurihan
manajemen keuangan. Dilley ingin Mace meningkatkan SIA sebelum ia pensiun
Bagian Satu

Idndasan Konsefual Sisiem inforrnasi Akuniansi

dalam beberapa tahun, schingga akan lebih mudah untuk memonitor kinerja divisi.
Mace memuluskan unluk mendesain kembali sistem pelaporan keuangan unluk
memasukkan fitur berikul iui.
Hal itu
sebaiknya memberikan kepada manajer mengenai laporan yang seragam,
dan akurat untuk aktivitas bisnis. Laporan bulanan sebaiknya seragam
waktu,
tepat
antardivisi dan diselesaikan pada hari kelima bulan berikutnya untuk memberikan
cukup waktu dalam mengambil tindakan korektif untuk memengaruhi kinerja

bulan depan. Laporan keuangan seluruh perusahaan sebaiknya tersedia pada saal
yang sama.
Laporan sebaiknya memberikan dasar unluk mengukur tingkat pengembalian
investasi (return on investment) untuk setiap divisi. Oleh karena itu, selain akun
pendapatan dan beban, laporan sebaiknya menunjukkan aktiva yang ditetapkankan
bagi setiap divisi.
Sistem sebaiknya menghasilkan data anggaran yang berarti untuk tujuan
perencanaan dan pengambilan keputusan. Anggaran sebaiknya merefleksikan
pertanggungjawaban manajerial dan menunjukkan biaya untuk grup produk

besar.
Mace percaya bahwa bagan akun yang baru diperlukan untuk menyelesaikan
tujuan tersebut. la ingin membagi akun aktiva ke dalam enam kalegori besar scperti
aktiva lancar dan pabrik serta peralatan. la tidak memperkirakan kebutuhan untuk
lebih dari 10 akun kontrol ualam setiap kategori ini. Dari observasi sampai saat ini,
100 akun buku pembantu lebih memadai untuk setiap akun kontroL
Tidak ada divisi yang memiliki lebih dari lima grup produk besar. Mace
memperkirakan maksimum enam pusat biaya dalam beberapa grup produk, termasuk
grup operasi dan nonoperasi. la menunjukkan biaya divisional umum sebagai grup
produk. yang bukan menghasilkan pendapatan. Macc mengestimasi bahwa 44 akun
beban plus akun varian spesifik akan memadai.
DIMiNTA
Buatlah desain bagan akun untuk SDC! Jelaskan bagaimana Anda menyusun struktur
bagan akun untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan karakteristik operasional!
Jagalah panjang kode akun total agar tetap minimum, tetapi masih memenuhi semua
2.3

keinginan Mace! {Diadaptasi dari Ujian CM A)

Jejak audit memungkinkan orang untuk menelusuri dokumen sumber ke dampak
utamanya pada laporan keuangan atau menulusuri kembali dari sejumlah laporan
keuangan ke dokumen sumber. Jelaskan secara mendetail jejak audit untuk hal berikut
ini!
a. Pembelian persediaan.
b. Penjualan persediaan.
c. Penggajian karyawan.

2.1

Tukang tanaman menjual kepada Anda berbagai macam jenis dan ukuran pohon,
kebun tanaman, tanaman sa)"ar-sayuran, dan tanaman perdu. la juga menjual pupuk
dan tanah yang diletakkan dalam pot. Buatlah skema pengodean untuk tukang
tanaman Anda!
Bab 2 rinjduan Pemrosean Transaksi dan SisJem Enterprw Resource Planning

2,5

Cocokkan istilah-istilah berikut ini dengan definisinya!

47

Istilah

Definisi

_a.

Siklus pengolahan data

_b.

Dokumen sumber

_c.

_d.

Dokumen turnaround

Otomatisasi data sumber

__

Buku besar uinum

_f.

Buku besar penibantu

_g.

Akun kontrol
e.

__

Pengodean

_i.

Kode urutan

_j.

Kodeblok

Berisi

ringkasan level data untuk

setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas,
pendapatan, dan beban.
2. Item-item yang diberi nomor secara
berurutan untuk semua item, yaitu item
yang hilang menyebabkan perbedaah
dalam urutan numerik.
3. Jalur transaksi melalui sistem pengolahan
data dari titik asal hingga output final,
atau mundur dari output final ke titik
asal.
4. Daftar

nomor akun buku besar;

memungkinkan data transaksi dibuatkan

kode, dildasifikasi, dan dimasukkan ke

dalam akun yang sesuai; mempermudah
dan
persiapan
laporan
laporan
keuangan.
5. Konten field spesifik, seperti "George"
dalam field nama.
6. Porsi record data yang berisi nilai data
untuk atribut tertentu, seperti sel dalam
spreadsheet.
Data perusahaan dikirim ke pihak
eksternal dan kemudian dikembalikan
ke sistem sebagai input.
8. Digunakan unluk mencatat transaksi
yang tidak sering atau tidak rutin.
9. Karakteristik penting yang perlu
1.

disimpan.
10. Langkah-langkah perusahaan yang harus
diikuti untuk mengolah data transaksi
secara efcktif dan efisien.
11. Sesuatu mengenai informasi mana yang

h.
_k.

Kode grup

_I.

Kode ninemonik

_m.

Bagan akun

disimpan.
12. Men yimpan
informasi
kumula tif
buku
besar
mengenai organisasi; seperti
dalam SIA manual
13. Berisi data mendetail untuk beberapa
akun buku besar dengan banyak subakun
individual.
14. Berisi record dari transaksi bisnis
individual yang terjadi selama periode

_n.

Jurnal umum

_o.

Jurnal khusus
Bagian Satu

1.

iandasan Konsepiua! Sisiem tnformasi Akuiiiaasi

Istilah
_p.

_q.

Jejak audit

Entitas

waktu tertentu.
15. Memperbarui setiap
terjadinya transaksi.

transaksi

saat
_r.

Atribut

_s.

field

_t.

Record

_u.

Nilai data

_V.

Definisi

File induk

16. Perangkat yang mengambii data transaksi

dalam bentuk yang dapat dibaca mesin
_w.

File transaksi

_X.

Database

_y.
_z.

pada saat dan tempat asalnya.

17. Diguna kan untu k mencatat sejumlah
besar transaksi yang berulang.
18. Seprangkat/e yang dikoordinasikan
terpusat yang saling berkaitan.
19. D u a

atau

lebih

s u b gr u p digit yang
untuk
digunakan
mengodekan item.
20. Perbaruan ya n g d i l a k u k a n secara

Pemrosesan
Pemrosesan online, real-time

periodik, seperti harian.

21. Penetapan sistematis angka atau hu ru f
pada item-item untuk mengkiasifikasikan
dan mengaturnya.
22.Huruf

dan

angka,

berasal

dari

item, yang diselingi u n t u k

mengidentifikasi item; biasanya mudah
untuk diingat.

deskripsi

awal transaksi yang terjadi;

tercatat
dalam formulir pracetak
biasanya
atau layar yar.g diformat.

23. Record

24. Field yang berisi data mengenai atribut

enlitas; seperti baris dalam spreadsheet.
25. Seperangkat angka yang diradangkan
untuk kategori data spesifik.
26. Akun buku besar yang bc rh ub un gan
dengan buku besar pembantn, di mana
ju mla h

dari semua entri buku besar

p e mb an tu harus sama dengan ju mlah

dalam akun buku besar.

2.6

Untuk setiap skenario berikut ini, identifikasikan metode pengolahan data {batch atau
online, real-time) yang paling tepat!
a. Membuat reservasi maskapai penerbangan.
b.
c,
d.

Register unt u k mata kuliah universitas.

Mempersiapkan cek pembayaran gaji dua mingguan.
Memproses urutan melalui situs e-commerce.

f.

Mempersiapkan setoran bank harian.

Persiapan tagihan pelanggan berdasarkan utilitas lokal.

g.

Mengakumulasi b>aya h ar ia n dari berjalann ya produksi suku cadang mobil

e.

tunggaL
h.
2.7

Mengidentifikasi ukuran bit penggantian bor yang sedikit rusak selama produksi
berjalan pada baru-ba ru ini.

Pada situs berikut ini, Anda akan me ne mu ka n beberapa demonstrasi online untu k
SAP dan sistem ERP Oracle. Kunjungi situs-situs ini dan jelajahi kontennya dengan
melakukan hal berikut ini.
Bab 2

linjauan Pentrosesan Transaksi dan Sisiem fnlerprise Resourre Manning

51

Situs SAP adalah www.sap.com/solutions. Carilah situs yang berisi video

b perusahaan dan tontonlah dua di antaranya. Jelajahi bidang industri, jasa, solusi,
dan plaorm yang dilawarkan SAP. Bacalah beberapa artikel, seperti salah satu
mengenai kesuksesan pelanggan!
Situs Oracle adalah www.oracie.com/solutions/mid.demo.html. Jelajahi situs
seperti saat Anda mengeksplorasi situs SAP!
OIMINTA
Setelah melihat situs tersebut, dan berdasarkan pada bacaaan Anda di bab ini> tulislah
makalah dua halaman yang menjelaskan bagaimana ERP bisa berhubiingan dan
mengintegrasikan siklus pendapatan, pengeluaran, sumher daya manusia/penggajian,
2.8

dan pembiayaan mengenai bisnis!

Manakah tindakan berikut ini yang memperbarui file induk dan mana yang akan
disimpan sebagai record dalam/i/e transaksi?
a. Memperbarui perubahan alamat pelanggan.
b.
c.
d.

Memperbarui informasi unit harga.

Mencatat penjualan harian.
Mencatat cek pembayaran gaji.

e. Mengubah tingkat pembayaran karyawan

f. Mencatat varian produksi.
g. Mencatat komisi penjualan.
h. Mengubah lokasi kantor karyawan.
i.

j.

Memperbarui saido utang.

Mengubah batas kredit peJanggan.

FAIRPEiMSOK
TANGGAl X
7Maret
tm A :: <
-IIMvn . :v / , 14568 a.
14W3ref-r
S93Vv
2lMarpt ;

iaittaret 10102-t
'Ui,
- :=r-.i6T45
24 Mam

2.9

'

: jUMUm
rJOAMATPEMASOK
' rr
'
Bud'sSoilPrep
POBoxM
$1067
4i:M3in
{)stbFaimeiSuppiy':.:'
.

'
Wiatefsfert'lzer -hi.'- v - r-Route 34 J' - >
$s:oooMv--
. i,
<)fermeR Supply
.45.Maln'iV'i.,! tr!"i.
$3.45037
IFMWhofeale .!vv
IFMV/holesale
k. Mengubah syarat diskon pembayaran vendor.
I. Record pembehan.
Anda dipekerjakan untuk membantu Ashton Fleming dalam mendesain sistem
HAMAPEMASOK :

akuntansi untuk S&S. Ashton telah mengembangkan daftar jurnal, buku besar, laporan
dan dokumen yang ia pikir diperlukan S&S (Lihat Tabel 2-4). la meminta Anda untuk
menyelesaikan tugas berikut ini.
a. Tentukan data apa yang Anda pikir harus dikumpulkan pada keempat dokumen
berikut ini: faktur penjualan, pesanan pembelian, laporan penerimaan, kartu absen

!
i

i
i
i
i

karyawan!
Desain laporan untuk mengelola persediaan!
c. Desain laporan untuk membantu dalam mengdola penjualan kredit dan penerimaan
kas!
d. Kunjungi toko perlengkapan kantor setempat dan identifikasikan apa jenis jurnal,
b.

buku besar, dan formulir kosong untuk berbagai dokumen (faktur penjualan,
pesanan pembelian, dlL) yang tersedia. Jelaskan seberapa mudah mereka dapat
beradaptasi untuk memenuhi kebutuhan S&S!
TABEL 2-4

Dokumen. Jurnal. dan Buku Besar untuk S&S

'jumajWiu.'
" '
''Jtnju
fenerimaanto,

-r'

Mencatatsemuapenjuaiankredit
Y.jj,;i..Mentttetjnjwla|itunaimjMyarandanpelang

'>" "C--'
r' ?'-; )
rV '-,, , r , ?

Mericatatsemiiapengel
TANGGAL. ;
PFMASOK
FAKTUR PEMASOK
NO.AKUN
.pengeluaranca5
jumalUmufn
''''MenQtattransalyaii4idat(%nhgdahtidai(futi;jugam
7 Maret
AJ34
'
Bud's Soil Prep
.
:,.
BufcuBesarPernbantu :
. n
'; -!-
Piu*ing
1:; Vi:'!
Utang
Meniagadetai|,iTngliumlahutangdarivendpr,,.i,.-,.,,...-c;;;Y.
,
Peisediaan
Menjaga detail
mengenalatiap item persediaan
POSTREF
DEBIT,
KETEAANGAN
:]U(tivatelap
MenjagadeUiilmengenaisetiapbagiandariiKralaUindahaktivatetapiain
TANGGAL
1 Maret
Saldo larijutan

BukuBesarUmum
Menjagadetailmengenaisemuaakunaktjva,1(ewajiban,ekultBS,pendapatan,datibban.

JUMLAH

POSTREF

$2,0675

'..-il/;

SALDO

KREDIT
.. .

$18,7355

KASUS 2-1 Bar Harbor Blueberry Farm

Bar Harbor Blueberry Farm adalah pertanian yang
dimiliki keluarga, dengan luas 200 are yang menanam
ke toko bahan makanaii,KETERANGAN
dan mcnjual blueberry
SAIDO
DEBIT
KREDIT
TANGGAL
dan
kios
kecil
penjual
pedagang grosir blueberry,
la meminta Anda untuk membuat seperangkat
di pinggir ja!an. Bar Harbor memiliki 25 pekrja
pembi'kuan yang sesuai. Anda memutuskan untuk
penuh waktu dan mempekerjakan 150-200 pekerjaKETERANGAN memulai
SALDO
DEBIT
KREDIT
dengan membuat jurnal dan buku besar
musimpn saat musini panen.
yang sesuai untuk transaksi-transaksi ini.
Uniuk enam musim pana<: ini, Anda menjadi
Berikut ini disajikan seperangkat faktur vendor
pemetik berry untuk Bar Harbor. Ketika lulus kuliah>
DEBIT
KREDITdan buku besar yang SALDO
KETERANGAN
serta beberapa jurnal
selesai
Anda dipekerjakan penuh waktu sebagai akuntan/
Anda
adalah
mencatat
tiansaksisebagian. Pekerjaan
manajer kantor. Sampai sekarang. Bar Harbor
KETERANGAN

DEBU

KREDfT

menyimpan sebagian besar catatan akuntansinya

dalam file kotak besar. Jack Phillips, pemiliknya,
meriginginkan pendekatan yang lebih terorganisasi
untuk catatan akuntansi pertanian.
N0.AKUN:24

SALDO

transaksi ini dan memperbarui buku besar yang

sesuai. Pastikan untuk meninggatkan jejak audit
y?ng memadai. Anda dapat juga menggunakan
Excel, Great Plains, Peachtree, Quickbooks, atau
45MAIN
SYARATt2/10,30Hari
paket perangkat lunak akuntansi iainnya pilihan

OSTO FARMERS SUPPLY

Anda untuk menyelesaikan permasalahan ini.

N0.AKUN:36

WHALERS FERnUZER

fACTURVEHDOR_.

ROUTE 34

SYAIUI:2/10,30Hari

587L0NGV1EW

SYARAT:2/10,30Hari

{bersambung)
Sab 2

NO.AKUN:38
IMWHOLESALE
Pemrosesan Iransaksi dan Sisiem Enierprise llmsce PianoBi,
linjauaft

53

JURNALPEMBRiAN

BUKU BESAR
HALAMAN1
BUKU BESAR

NO.AKUK:605

PEhiBELIAN
TANGGAl

KETERANGAN

1 Maret

POSTREF

DEBIT

Saido Lanjutan

KREDiT

SALOO
$54,688,49

UTANG

N0.AKUN:300
BUKU BESAR FEMBANTU UTANG

yang

N0.AKUN:23

54

BUO'S SOIL PREP

Bagian Satu

P060X34

SYARAT:2/10,30Hari

landasan Konsfptual Sfstem Informasi Akuniansi

SIA dalam Aksi Solusi

1.

Manakah berikut ini yang BUKAN langkah dalam siklus pengolahan data?
Pengumpulan data (Benar. Pengumpulan data adalah bagian input data sehingga
bukan merupa kan langkah dalam siklus pengolahan data.)

a.

b.

Input data (Salah. Input data adalah Ungkah pertama ualam siklus pengolahan data.
Ini adalah langkah ketika data diambil, dikumpulkan, dan dimasukkan ke dalam
sistem.)
c. Penyimpanan data (Salah. Penyiinpanan data adalah siklus pengolahan data ketika
data disimpan untuk digunakan di masa depan oleh perusahaan.)
d. Pengolahan data (Salah. Pengolahan data adalah langkah siklus pengolahan data
2.

pada saal data yang tersimpan diperbarui dengan mpuf data terbaru.)
Semua informasi (nama, IPK, jurusaii, dll.) mengenai mahasiswa tertentu disimpan
dalam..... sama.
a. file (Salah. File didesain un tu k m e m a s u k k a n berbagai informasi mengenai
mahasiswa.)
b. record (Benar. Ri;cord sebaiknya meliputi semua informasi yang disimpan oleh

c.

sistem mengenai entitas khusus, seperti mahasiswa.)

atribut (Salah. Airibut adalah penjelas atau karakteristik entitasdalam contoh

ini, jurusan mahasiswo bukanlah atribut.)

d. field (Salah. Field merepresentasikan ruang penyimpanan datadalam contoh ini,
mahasiswa akuntansi akan men yimpan "Akuntansi" dalam field jurusan.)
3.

Ma na kah berikut ini yang bcrisi nilai total semua persediaan yang dimiliki oleh
organisasi?
a. Dokumen sumber (Salah. D o ku me n sumber berisi data mengenai kejadian atau
transaksi tertentu.)
b. Baku besar (Benar. Buku besar men)ampan ringkasan informasi atas persediaan
dan tiap-tiap a kun buku besar lainnya.)
c. Anggaran kas (Salah. Anggaran kas memberikan informasi hanya pada arus kas
masuk dan keluar yang diproyeksikan.)

4.

Manakah berikut ini yang paling mungkin menjadi akun kontrol buku besar?
a. Piutang (Benar. Piutang u mu m n ya terdiri atas banyak akun pelanggan individual
yang di si mpa n dalam bu ku besar p e mb an tu . Total semua akun pelanggan
individual dalam buku besar pembantu disimpan dalam akun kontrol piutang di
buku besar.)
b. Kas kecil (Salah. Kas kecil hanya terdiri satu akun.)
c.

Sewa dibayar di muka (Salah. Buku besar pembantu berisi berbagai akun sewa
dibayar di muka yang biasanya tidak diperlukan.)

d.
5.

Laba ditahan (Salah. Laba ditahan u mu mn ya hanya terdiri atas satu akun.)
Manakah berikut ini yang merupa kan doku men yang paling mu n gki n digunakan
dalam siklus pengeluaran?
Pesanan penjualan (Salah. Pesanan penjualan adalah dokumen siklus pendapatan
yang mengambil informasi mengenai pesanan pelanggan.)
b. Me mo kredit (Salah. Memo kredit adalah do ku men siklus pendapatan yang

a.

digunakan unt u k memberikan kredit ke pelanggan terkait barang yang rusak atau
dikembalikan.)
Bab 2

c.

finjuan Pemrosesan Iranaksi dan Sisiem Enierprtse Resource Pianning

Laporan penerimaan (Benar. Laporaii penerimaan adalah dokumen siklus

pengeluaran yang digunakan untuk mencatat penerimaan barang dari pemasok.
Perusahaan membayar pemasok mereka berdasarkan pada barang yang diterima
dan dicatat pada laporan penerimaan.)

d.
6.

Kartu jam kerja (Salah. Kartu jam kerja adalah dokumen siklus produksi yang
digunakan untuk mencatat waktu yang dihabiskan pada pekerjaan tertentu.)
Manakah berikut ini yang paling TIDAK mungkin untuk menjadi jurnal khusus?
a. Jurnal penjualan (Salah. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat sejumlah besar
Iransaksi yang berulang. Sebagian besar perusahaan banyak melakukan transaksi
b.

7.

penjualan.)
Jurnal penerimaan kas (Salah. Jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat
sejumlah besar transaksi yang berulang. Sebagian besar perusahaan memiliki

sejumlah besar penerimaan kas.)

Jurnal asuransi dibayar di muka (Benar. Jurnal khusus yang digunakan untuk
mencatat sejumlah transaksi yang berulang, dan sebagian besar perusahaan hanya
memiliki sedikit transaksi asuransi dibayar di muka).
d. Jurnal pengeluaran kas (Salah. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat ocjumlah
besar transaksi yang berulang. Sebagian besar perusahaan memiliki sejumlah berar

c.

pengeluaran kas.)
Bagaimana bagan akun memuat daftar akun buku besar?
a. Urutan alfabet (Salah. Akun buku besar umu m tercantuni dalam urutan di mana
akun tersebut muncul dalam laporan keuangan, bukan dalam urutan alfabet.)
b. Urutan kronologis (Salah. Akun buku besar umu m tcrcantum dalam urutan di
mana akun tersebut muncul dalam laporan keuangan, bukan dalam tanggal akun


8.

dibuat.)
c. Urutan ukuran (Salah. Akun buku besar u mum tercantuni dalam urutan di mana
akun tersebut muncul dalam laporan keuangan, bukan berdasarkan ukurannya.)
d. Urutan di mana akun muncul dalam laporan keuangan (Benar.)
Manakah berikut ini yang BUKAN keuntungan sistem ERP?
a. Pengendalian akses yang lebih baik (Salah. Pengendalian akses yang lebih baik
merupakan salah catu keuntungan karena ERP dapat mengonsolidasikan berbagai
perizinan dan model keamanan ke dalam struktur akses data tunggal.)
b. Standardisasi prosedur dan laporan (Salah. Stardardisasi prosedur dan laporan
adalah keuntungan karena prosedur dan laporan dapat distandardisasi antarunit
bisnis dan dalam merger dan akuisisi unit bisnis dapat mcnggantikan sistem yang
berbeda dengan sistem tunggal dan bersatu.)
c. Kemampuan memoiiitor yang meningkat (Salah. Kemampuan memonitor yang
meningkat adalah keuntungan karena manajemen memperoleh pandangan yang
lebih baik mengenai setiap area perusahaan yang memungkinkan manajemen

9.

memonitor organisasi dengan lebih baik.)

Kesederhanaan dan berkurangnya biaya (Benar. Sistem ERP cukup kompleks dan
memakan biaya; sistem ini tidak menawarkan keuntungan kesederhanaan dan
'
pengurangan biaya.)
Catatan data perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal dan kemudian dikembalikan
ke sistem sebagai input yang disebut...
d.

a.

dokumen turnaround (Benar. Contohnya', tagihan utUitas dikirim ke pelanggan,

yang kemudian mengembaiikan tagihan dengan pembayaran.)

b.

dokumen otomatisasi data sumber (Salah. Otomatisasi data sumber adalah

mengambil data input dalam benuk yang dapat dibaca mesin.)

SianSatu UndaunKonseiSisteflilnfonnasiMuintaisi
c.

dokumen sumber (Salah. Dokumen sumber mengumpulkan data mengenai

aktivitas bisnis.)
d. dokumen input eksternal (Salah. Dokumen-dokumen ini diambil dari sumber

10.

ekstemal.)
Mencatat dan memproses informasi mengenai transaksi pada satu saat terjadinya
disebut sebagai...
a. pemrosesan batch (Salah. Pemrosesan batch melibatkan pemrosesan transaksi
dalam grup atau batch pada saat yang sama.)
b. pemrosesan online, real-time (Benar. Pemrosesan online; real-time melibatkan
pemrosesan transaksi saat transaksi tersebut terjadi.)
c. pemrosesan transaksi yang diambil (Salah. Ini bukan metode pemrosesan transaksi
yang diakui.)
d. pemrosesan bagan akun (Salah. Bagan akun, walaupun umumnya sering diperbarui,
bukan merupakan metode pemrosesan transaksi.)