19

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1.

Umum
Perusahaan adalah suatu organisasi di mana sumber daya, seperti bahan baku

dan tenaga kerja diproses untuk menghasilkan barang dan jasa bagi pelanggan dengan
tujuan memperoleh laba atau keuntungan.
PT. Bekaert Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri
dengan memproduksi produk-produk kawat baja.
Sistem yang penulis angkat dalam laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah
sistem Penggajian Karyawan Tetap PT. Bekaert Indonesia.
3.2.

Tinjauan Perusahaan
Tinjauan terhadap sistem di perusahaan ini dibagi menjadi sejarah Perusahaan

dan struktur organisasi serta fungsinya yang berlaku di PT. Bekaert Indonesia.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
PT.Bekaert Indonesia beroperasi sejak tahun 1997 sebagai anak cabang
perusahaan NV Bekaert SA yang bergerak di bidang industri steel wire, steel tire
cord, fencing, building product dramix, dan sawing wire. NV Bekaert SA didirikan
pada tahun 1880 oleh Mr.Bekaert yang bertempat di President Kennedypark 18 BE8500 Kortrijk Belgium Eropa. Pada awal berdirinya perusahaan ini adalah sebagai
pembuat kawat berduri untuk pengamanan huru-hara (pagar berduri). Akan tetapi
dengan seiring berjalannya waktu dan peluang bisnis yang positif, perusahaan ini
berkembang dalam jenis product, wilayah produksi dan pemasaran di seluruh dunia.
Hingga saat ini perusahaan Bekaert berkembang di 120 negara dengan mempunyai
lebih dari 27000 karyawan dan telah menghasilkan berbagai jenis product yang
berkualitas, adapun product yang telah di produksi antara lain:
1.

Tire Cord

2.

Sawing Wire

20

3.

Galvanize Wire

4.

Building Product

5.

Fencing

6.

Filter wire

7.

Specialy Wire

8.

Fiber Technologies

Dari beberapa jenis product yang dihasilkan, maka wilayah untuk

memproduksinya pun menyebar di beberapa negara di dunia, seperti:
Tabel III.1. Perusahaan cabang Bekaert
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26

Cabang Perusahaan
BekaertGesellschaftmbH
NV Bekaert SA
BekaertBohuminsro
Bekaert AS
Bekaert France SAS
Bekaert GmbH
Leon BekaertS.p.A
Bekaert Combustion Technology BV
BekaertNorge AS
Bekaert Poland SP Z oo
Bekaert Lipetsk
Bekaert Slovakia sro
Ubisa
BekaertSvenska AB
BekaertIzmit
Bekaert Canada Ltd
BelgoBekaertAramos (BBA)
BelgoMineiraBekaert (BMB)
Prodalam SA
Bekaert Guatemala
Bekaert Trade Mexico S
BMC
BekaertAnsteel Tire Cord (BATC)
Bekaert Advance Product (BAP)
BekaertBinjiang Advance Product (BBAP)
BekaertBinjiang Steel Cord (BBSC)

Negara
Austria
Belgia
Czech Republic
Denmark
Prancis
German
Italy
Belanda
Norwegia
Polandia
Rusia
Slovakia
Spanyol
Swedia
Turki
Kanada
Brazil
Brazil
Chili
Guatemala
Meksiko
China
China
China
China
China

21

27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44

Bekaert Huizhou Steel Cord

BekaertJiangyin Wire Product
Bekaert Qingdao Wire Product
Bekaert Shandong Tire Cord (BSTC)
Bekaert Shenyang Advance Product (BSAP)
Bekaert Shenyang Steel Cord (BSSC)
China Bekaert Steel Cord (CBSC)
BARDEC
BTRD
BTCSCA
BIPL
BekaertMukand Wire Product
Bekaert Advance Filtration
Bekaert Indonesia
Bekaert Southern Wire
Bekaert Japan
Bekaert Korea
Bekaert Emirates LLC

China
China
China
China
China
China
China
China
China
China
India
India
Indonesia
Indonesia
Indonesia
Jepang
Korea
Arab

PT.Bekaert Indonesia adalah salah satu anak cabang perusahaan yang bergerak
di bidang produksi kawat yang beralamat di Jl. Surya Utama kav 1-14 Kawasan
Industri Suryacipta Desa Teluk Jambe Karawang 41361. Ada 4 bisnis unit product
yang di hasilkan di PT.BI, yaitu :
1. Bisnis Unit Tire Cord, Product yang dihasilkannya adalah kawat yang
dianyam atau di pilin untuk bahan baku ban kendaraan.
2. Bisnis Unit Sawing Wire, product yang dihasilkan adalah kawat berdiameter
kecil minimal 0.12 mm sebagai bahan pemotong silikon.
3. Bisnis Unit Galvanize Wire dan Dramix, product yang dihasilkannya adalah
kawat yang dilapisi dengan bahan anti karat dan kawat untuk penguat beton
atau konstruksi jalan.
4. Bisnis Unit Fencing, product yang dihasilkan adalah kawat berduri dan kawat
yang di anyam kuat untuk pagar peternakan, pagar perkebunan, dan kawat
pengikat batu anti erosi atau longsor.

22

Visi dan Misi Bekaert

Visi pada Bekaert kita fokus pada pertumbuhan bisnis yang menguntungkan
yang berkelanjutan. Kami melakukan ini di seluruh dunia dengan cara bertanggung
jawab dan profesional:
1. Dengan menerapkan pasar kami di seluruh dunia dan strategi
kepemimpinan teknologi dalam bisnis dimana kita aktif
2. Dengan bekerja sama untuk mencapai sukses: dengan pelanggan, mitra
bisnis dan pemasok, dalam organisasi kami, dan seluruh divisi dan
wilayah
Misi pada Bekaert yaitu kami ingin:
1. Mengamankan masa depan perusahaan melalui pertumbuhan yang
berkelanjutan.
2. Diakui sebagai pemimpin dunia dalam segmen yang dipilih bisnis kami,
menawarkan pelanggan kami sebagai pemasok pilihan mereka,produk
yang inovatif berkualitas dan jasa.
3. Mempertahankan posisi kami sebagai perusahaan pilihan untuk bakat
terbaik dengan memberikan kesempatan pertumbuhan profesional dan
manfaat kompetitif, sehingga mencerminkan nilai yang kita tempatkan
pada keanekaragaman dunia.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

1.

Struktur Organisasi
Organisasi adalah suatu kelompok individu yang bekerjasama untuk
mencapai suatu tujuan. Stuktur organisasi (organization chart) merupakan
struktur yang menggambarkan pola-pola, skema, atau bagan yang menunjukkan
garis-garis perintah, kedudukan karyawan dan menunjukan bagaimana bagaimana
departemen-departemen didalam organisasi dikoordinasikan bersama-sama

23

melalui suatu jalur wewenang dan tanggug jawab, sehingga tugas dan fungsi
setiap individu dapat terlihat dengan jelas.
Bagi suatu instansi struktur organisasi sangatlah penting keberadaannya,
karena dengan adanya struktur organisasi yang baik dapat diketahui pembagian
tugas dan wewenang dari masing-masing bagian. Dalam hal ini dapat terlihat
siapa aja yang bertanggung jawab dalam organisasi, sehingga setiap individu
dalam kelompok dapat memahami tugas dan fungsinya masing-masing.

Gambar III.1 Struktur Organisasi

2.

Fungsi Organisasi
Tugas-tugas pokok yang harus dikerjakan oleh para pekerja dalam menjalankan

kegiatan antara lain :

1) General Menejer
Memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan, mengambil keputusan yang
sejalan dengan tujuan perusahaan
2) Menejer Operational
Mengatur jalannya kegiatan operational produksi

24

3) Menejer Finance
Mengatur kegiatan keuangan perusahaan, proses pembelian dan penjualan yang
dilakukan perusahaan
4) Menejer Technical
Mengatur proses yang diproduksi sesuai dengan spec kualitas keinginan
custumer,
5) Menejer Maintenance
Mengatur perbaikan dan perawatan mesin produksi
6) Menejer HRD & SHE
Mengatur kesejahteraan, kesehatan dan keselamatan karyawan
7) Planer
Mengatur rencana proses produksi, kebutuhan produksi dan jumlah output
produksi
8) Menejer Produksi
Mengatur kegiatan & output produksi sesuai dengan rencana produksi
9) Team Leader Produksi
Mengatur jalannya proses produksi, Mengatur pembagian mesin ke team member
(SDM)
10) Production Specialist
Melakukan perbaikan mesin jika ada problem yang berhubungan dengan qualitas
11)
12)
13)
14)
15)
16)
17)
18)
19)
20)
21)

produk
Team Member Produksi
Mengoprasikan mesin untuk mendapatkan hasil produksi
Helper Produksi
Membantu jalannya proses produksi
Menejer Warehouse
Mengatur proses masuknya barang dan pengiriman barang
Grup leader Warehouse
Mengatur proses masuknya barang dan pengiriman barang di lapangan
Team Member Warehouse
Melakukan proses pengiriman dan penerimaan barang
Helper Warehouse
Membantu pekerjaan di area warehouse
Menejer Purchasing
Mengatur proses pembelian barrang kepada suppliyer
Staff Purchasing
Menginput dan mengolah data pembelian yang dilakukan perusahaan
Menejer Acounting
Mengatur proses penjualan kepada customer
Staff Acounting
Menginput dan mengolah data penjualan yang dilakukan perusahaan
Quality Enginer

25

Memastikan qualitas produk yang diproduksi sesuai spec

22) Lab Specialist
Mengecek kualitas produk yang diproduksi
23) Lab Technician
Mengecek kualitas produk yang diproduksi
24) Process Enginer
Melakukan improvement proses prodeksi
25) Process Specialist
Memastikan proses produksi sesuai dengan procedure
26) Process Technician
Melakukan perbaikan mesin jika ada problem yang berhubungan dengan qualitas
produk
27) Maintenance Supervisior
Melakukan perbaikan dan perawatan mesin produksi
28) Maintenance Technician
Melakukan perbaikan dan perawatan mesin produksi
29) Helper Maintenance
Membantu maintenance melakukan perbaikan mesin
30) Staff HRD
Merekap absensi dan penggajian karyawan, melakukan rekrutmen karyawan baru
31) Staff GA
Mengatur kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan
32) Safety Specialist
Memberikan training safety, investigasi jika ada accident kecelakaan
33) Safety Technician
Melakukan audit mengenai safety
34) Enviroment Technician
Mengawasi kegiatan produksi agar tidak mencemari lingkungan
3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan
Prosedur sistem berjalan merupakan rangkaian yang terstruktur dalam
pelaksanaan suatu proses, setiap pengolahan data ataupun bentuk aktifitas apabila di
dukung dengan prosedur yang baik dan tepat maka system yang berjalan tampak
teratur dan output yang dihasilkan serta mutu pelayanan akan lebih baik, adapun
sistem berjalan pada PT. Bekaert Indonesia adalah:
1. Prosedur penginputan absen
Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan alat
finger print. Lalu setiap tanggal 15 di rekap oleh staff HRD ke dalam arsip
rekap absen

26

2. Prosedur penghitungan gaji

Penghitungan gaji bruto karyawan dilakukan oleh staff HRD dengan membaca
atau melihat arsip rekap absen dan data Over Time. Setelah gaji bruto dihitung,
staff HRD melihat ke arsip potongan gaji karyawan untuk menghitung gaji net
sehingga didapatkan take home pay. Kemudian gaji total dibuat rekapitulasinya
oleh staff HRD dan selanjutnya meminta persetujuan ke menejer HRD. Dari
persetujuan menejer HRD, rekapitulasi dikembalikan ke staff HRD untuk
diarsipkan dan disimpan dalam arsip daftar gaji karyawan.
3. Prosedur pembayaran gaji
Berdasarkan arsip rekapitulasi gaji yang telah disetujui oleh menejer HRD, staff
HRD membayar gaji kepada karyawan dengan menerbitkan ESS (Employe Self
Service) yang berisi rincian detail gaji yang diterima karyawan yang
bersangkutan, dan memberikan slip gaji pada karyawan
4. Prosedur laporan gaji
Selanjutnya setelah semua prosedur selesai, maka staff HRD membuat laporan
gaji dengan melihat ke arsip daftar gaji karyawan dan arsip bukti transfer bank
dan ditujukan kepada General Menejer.
3.4.

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan

27

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan

28

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan

29

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Akuntansi Berjalan

3.5.

Kamus Data
Kamus data (Data Dictionary) adalah katalog tentang data dan kebutuhan-

kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan data analisis
sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Adapun
kamus data yang terdapat dalam sistem penggajian PT. Bekaert Indonesia adalah
sebagai berikut :
1.

Dokumen Masukan Sistem Berjalan

Nama

: Data Presensi

30

Bentuk dokumen

: Cetakan Komputer

Arus data

: Karyawan - Proses 1.0

Proses 1.0 - staff HRD

Penjelasan

: Sebagai bukti kehadiran karyawan

Periode

: Setiap hari

Volume

: Setiap masuk dan keluar

Struktur data

: Header + isi + Footer

Header

= NIK + Jabatan + Divisi ID + Periode

Isi

= Tanggal + Card ID + Waktu Masuk + Waktu Keluar

+ Jenis Presensi

Footer
2.

= Back

Dokumen Keluaran Sistem Berjalan

Nama

: Slip Gaji

Bentuk dokumen

: Cetakan Komputer

Arus data

: Proses 3.0 - karyawan

Penjelasan

: Sebagai tanda bukti pembayaran gaji karyawan

Periode

: Satu bulan sekali

Volume

: Setiap bulan

Struktur data

: Header + Isi

Header

= Nama + jabatan + golongan + tanggal masuk + NIK

+ divisi + departemen + bagian

Isi
3.6.

= Gaji + Potongan +Tambahan + Pajak

Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan merupakan mengenai bentuk dokumen dari sistem

berjalan yang berperan dalam proses penggajian karyawan pada PT Bekaert

Indonesia. Spesifikasi sistem berjalan terdiri dari :
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Nama Dokumen

: Data Presensi

Fungsi

: Sebagai data kehadiran karyawan setiap hari kerja

31

Sumber

: Karyawan

Tujuan

: Staff HRD

Frekuensi

: Setiap hari saat masuk dan keluar kerja

Media

: Finger print

Jumlah

: 1 lembar

Bentuk

: Lampiran A

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Nama Dokumen
: Slip Gaji
Fungsi
: Untuk mengetahui besarnya gaji yang akan diterima
Sumber

: Staff HRD

Tujuan

: Karyawan

Frekuensi

: Setiap bulan

Media

: Kertas

Jumlah

: 1 lembar

Bentuk

: Lampiran B

3.6.3. Spesifikasi File

Merupakan penjelasan mengenai bentuk-bentuk file database yang digunakan
untuk pengolahan data system.
Berikut nama file yang terdapat di database panggajian karyawan PT. Bekaert
Indonesia, yaitu:
1.

Spesifikasi File Karyawan

Nama file

: Dbpenggajian,mdb

Akronim File

: Karyawan

Tipe File

: Data Master

Record Size

: 25

Organisasi File

: Index Squential

32

Acces File

: Random

Media

: Hard disk

Filed Key

: kdkry

Software

: Ms. Office Access 2007

Tabel III.2. Spesifikasi File Karyawan

No
1
2
3
4
5
6
7
8

Field Name
Nama
Jabatan
Golongan
Tgl_masuk
NIK
Divisi
Departement
Bagian

Akronim
Nmkry
Jbtn
Gol
Tgl
Nik
Div
Dep
Bag

3.6.4. Spesifikasi Program

Type
Text
Text
Text
date/time
number
Text
Text
Text

Panjang

Keterangan

25
25
2
Primary key
10
10
10

33

Gambar III.5 Form Login

Gambar III.6 Form Menu Utama

34

Gambar III.7 Form Presensi

35

Gambar III.8 Form Gaji

Gambar III.9 Form Cuti

36

Gambar III.10 Form Internal Asuransi

Gambar III.11 Form Ganti Password

37

3.6.5. Struktur kode

Adalah penyajian karakter terdiri dari kode yang memasangkan karakter
berurutan dari suatu kumpulan dengan sesuatu yang lain.
Berikut contoh struktur kode:
1. Kode Karyawan

Keterangan :
2 angka pertama : Tahun penganggkatan karyawan

3.7.

2 angka kedua

: Bulan pengangkatan karyawan

2 angka ketiga

: NO Urut karyawan

Spesifikasi Sistem Komputer

3.7.1. Umum
Suatu sistem yang baik tidak akan berhasil dengan baik apabila tidak

didukung oleh sarana pendukung yang baik pula. Sarana pendukung yang dimaksud
bukan harus menggunakan suatu unit komputer dengan merek tertentu dan harga
yang mahal tetapi harus berintegrasi dengan baik antara satu dengan lainnya.
Sistem dikatakan baik dan akan berhasil digunakan atau diterapkan jika didukung
dengan beberapa unsur atau beberapa aspek antara lain, perangkat keras (Hardware),
perangkat lunak (Software) dan pemakai (Brainware). Diantara unsur tersebut yaitu

38

prasarana atau peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi
sistem yang diusulkan, untuk itu penulis menguraikan prasarana atau perangkat
komputer yang harus tersedia pada sistem yang diusulkan.
3.7.2 Perangkat lunak
Perangkat lunak yang digunakan untuk sistem penggajian karyawan tetap di
PT.Bekaert Indonesia adalah:
1. Sistem operasi Microsoft windows XP
2. Perangkat lunak (software) Microsoft access 2010
3. Perangkat lunak (software) oracle ess (employee self service)
3.7.3 Perangkat keras
Perangkat keras yang digunakan untuk sistem penggajian karyawan tetap di
PT.Bekaert Indonesia adalah:
1. Satu unit mesin absensi (finger print)
2. Satu unit komputer dengan procesor intel core i5-430 2.26 GHZ
3. Memory 2 Giga bytes
4. Hard disk 250 Giga bytes
5. Monitor 19 color SVGA
6. Keyboard 102 keys
7. Mouse standard
3.7.4 Konfigurasi Sistem Komputer
Untuk konfigurasi sistem komputer pada sistem penggajian di PT Bekaert
Indonesia adalah salah satu rahasia perusahaan karena merupakan asset perusahaan,
sehingga tidak dapat di jelaskan pada makalah kuliah kerja praktek ini, oleh karena
itu penulis membatasi pembahasan hal tersebut.

3.8.

Permasalahan Pokok
Dalam pengelolahan data pada sistem berjalan tentunya terdapat sejumlah

data dan bentuk permasalahan yang komplek, masalah yang terjadi merupakan suatu
penghambat dalam mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan oleh PT Bekaert

39

Indonesia, sehingga dalam proses penggajian kurang optimal dalam melakukan

aktivitasnya.
Adapun masalah yang sering dihadapi adalah :
1. Penginputan database absensi kurang sempurna karena jika karyawan
tidak absen data kehadirannya tidak ada, padahal dia masuk kerja tapi di
anggap tidak hadir
2. Ketika karyawan tukar shift data kehadirannya tidak ada, karena karyawan
tersebut tidak absen dan di gantikan oleh karyawan yang lain.
3.9.

Alternatif Pemecahan Masalah

Tujuan pemecahan masalah adalah untuk mengatasi masalah masalah yang

ada dan kelemahan yang terdapat dalam sistem berjalan. Maka pemecahan masalah
yang akan diberikan yaitu :
1. Dibuatkan form lupa absen dengan approval atau tanda tangan dari
supervisior.
2. Info ke HRD melalui supervisior ada pertukaran shift sehungga bisa di
rubah jam kerjanya.