PROSEDUR PENGELOLAAN PERSEDIAAN

A TUJUAN
Penetapan prosedur pengelolaan persediaan ini bertujuan untuk memberikan gambaran kepada
petugas rumah sakit, yang tugas dan fungsinya terkait dengan pengelolaan persediaan, mengenai alur
dokumen berikut ini:
1. pengelolaan persediaan obat , bahan/ alat medis habis pakai
2. pengelolaan persediaan non medis
Pengelolaan persediaan di RSUD A ini berdasarkan surat keputusan direktur RSUD A.
B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur pengelolaan persediaan ini mencakup
1. Pengelolaan persediaan obat, bahan /alat medis habis pakai
2. Pengelolaan persediaan non medis
C. UNIT TERKAIT
1.
2.
3.
4.

Pengguna barang (instalasi/ poliklinik/ ruang)

Sub Bagian Rumah tangga
Instalasi Farmasi
Pemegang Barang

D. BAGAN ALUR
1. Pengelolaan Persediaan Medis
2. Pengelolaan Persediaan Non Medis

E. PROSEDUR PENGELOLAAN PERSEDIAAN

1. Pengelolaan Persediaan- Barang Medis Habis Pakai
Ruang/Poliklinik/Instalasi
1. Melakukan pencatatan Persediaan BHP Medis
2. Jika Persediaan Bahan Medis Habis Pakai telah habis;

2) Mengajukan permintaan persediaan ke Gudang Farmasi

Gudang Farmasi
1. Menerima permintaan persediaan dari Ruang/ Poliklinik/ Instalasi
2. Jika Persediaan ada;
1) Input data distribusi persediaan dalam SIM RS
2) Cetak form nota pengeluaran rangkap 2, lembar 1 untuk penerima barang, lembar ke 2
diarsip bagian gudang farmasi berdasarkan tanggal
3) Mencatat persediaan di Kartu Barang, arsip berdasarkan nama
4) Selesai
3. Jika Persediaan habis;
1) Membuat nota order material
2) Otorisasi nota order rangkap 3 oleh kepala gudang farmasi, lembar 1 diarsip kepada
kepala instalasi, lembar 2 diarsip kepala sub bag sunprog dan lembar ke 3 diarsip oleh
sub bag keuangan
3) Membuat Surat Pesanan (SP) kepada supplier yang telah ditunjuk
4) Menerima barang persediaan dari supplier
5) Meneliti kesesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang diterima;
(i)
Jika tidak sesuai kembalikan ke supplier untuk ditukarkan dengan
barang yang sesuai.
(ii)
Jika sesuai, arsip surat pesanan dan input data persediaan ke
SIM RS
6) Input data distribusi persediaan dalam SIM RS
7) Cetak form nota pengeluaran rangkap 2, lembar 1 untuk penerima barang, lembar ke 2
diarsip bagian gudang farmasi berdasarkan tanggal
8) Mencatat persediaan di Kartu Barang, arsip berdasarkan nama
9) Selesai
2. Pengelolaan Persediaan- Barang Non Medis
Ruang/Poliklinik/Seksi/Instalasi
1. Melakukan pencatatan Persediaan Barang Non Medis
2. Jika Persediaan Barang Non Medis telah habis;
(i) Mengajukan permintaan persediaan ke Gudang Barang Non Medis
Gudang Barang
1. Menerima permintaan persediaan dari Ruang/ Poliklinik/ Seksi/ Instalasi
2. Jika Persediaan ada;
1) Cetak form nota pengeluaran rangkap 2, lembar 1 untuk penerima barang, lembar ke 2
diarsip bagian gudang farmasi berdasarkan tanggal
2) Distribusikan barang ke Ruang/ Poliklinik/ Seksi/ Instalasi
3) Mencatat persediaan di Kartu Barang, arsip berdasarkan nama
4) Selesai
3. Jika Persediaan habis, lakukan prosedur pembelian
3. Pengelolaan Persediaan- Barang Non Medis (2)
Unit Pemohon Barang
1) Membuat order material
2) Otorisasi nota order rangkap 3 , lembar 2 diarsip kepala sub bag sunprog dan lembar

ke 3 diarsip oleh sub bag keuangan

3) Memberikan nota order lembar pertama kepada bagian pembelian
Bagian Pembelian
1) Menerima order material dari unit pemohon
2) Membuat Surat Pesanan (SP) rangkap 3, lembar 1 ditujukan kepada supplier yang
telah ditunjuk, lembar 2 diserahkan ke bagian udang non medis, lembar ke 3 diarsip
Bagian Pembelian
1) Menerima barang persediaan dari supplier
2) Meneliti kesesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang diterima;
(i)
Jika tidak sesuai kembalikan ke supplier untuk ditukarkan dengan
barang yang sesuai.
(ii)
Jika sesuai, arsip surat pesanan
3) Cetak form nota penerimaan rangkap 2, lembar 1 untuk penerima barang, lembar ke 2
diarsip bagian gudang barang non medis berdasarkan tanggal
4) Mencatat persediaan di Kartu Barang, arsip berdasarkan nama
5) Selesai
F. FORMULIR
1.
2.
3.
4.

Surat Pesanan (SP)

Kartu Persediaan Barang (untuk Non Medis)
Daftar Permintaan Barang
Kartu Barang (untuk Obat-obatan dan Bahan Medis Habis Pakai)