KERANGKA ACUAN ORIENTASI KARYAWAN BARU RUMAH

SAKIT KARYA MEDIKA I.

I. PENDAHULUAN :
Manusia sebagai mahluk sosial dalam menjalani kehidupannya tidak
statis, dalam artian tidak hanya berada dalam satu lingkungan tertentu
saja. Apalagi pada abad ke XXI ini kemajuan tehnologi dibidang
transportasi dan komunikasi berkembang pesat. Sudah tentu
keadaan tersebut sebagai salah satu faktor pemicu yang mendorong
manusia untuk bermigrasi untuk mencari kehidupan yang lebih baik.

Berbagai alasan bermigrasi muncul, dari alasan tempat tinggal yang tidak
nyaman, mencari tempat pendidikan yang lebih baik, mencari pekerjaan
yang lebih mudah dan menjanjikan,dan berbagai macam alasan lainnya.
Bermigrasi mempunyai konsekwensi bahwa ditempat baru harus mempu
beradaptasi dengan lingkungan atau situasi lain yang mungkin serba
baru. Ingat ada satu peribahasa yang mengatakan lain lalang lain
belalang, lain lubuk lain ikannya .

Khusus mengamati tempat kerja baru, agar seseorang dapat bekerja

dengan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan maka kiranya perlu
mampu beradaptasi lebih cepat dengan lingkungan kerja barunya. Untuk
itu seyogiyanya ditempat kerja baru diselenggarakan pendidikan dan
pelatihan ( orientasi kerja ) dimana materinya mendukung ke arah
mengenal secara umum baik kondisi tempat kerja maupun cara kerja
yang harus dilakukan.

II. LATAR BELAKANG :

Dalam upaya memenuhi kebutuhan Sumber Daya Manusia ( SDM ) di
Rumah Sakit Karya Medika I, berdasarkan hasil seleksi calon karyawan ada
hal pokok yang menjadi tantangan yakni mereka belum siap bekerja
sesuai dengan apa yang diharapkan. Terutama mereka yang belum
pernah bekerja di rumah sakit atau belum pernah ada pengalaman kerja,
mereka belum siap kerja tetapi siap untuk dilatih. Padahal idealnya agar
kinerja dapat mencapai target yang diharapkan semua karyawan yang
diterima harus sudah siap kerja dengan baik sesuai kompetensi yang
dibutuhkan.
 Karyawan yang baru diterima perlu beradaptasi dengan lingkungan kerja
di Rumah Sakit Karya Medika I atau mereka yang dimutasikan harus pula
memahami cara kerja di unit kerja yang baru. Untuk memudahkan proses
adaptasi salah satu caranya menyelenggarakan program pendidikan dan
pelatihan orientasi umum dan orientasi khusus.

Orientasi umum diselenggarakan oleh bagian personalia dengan materi

yang bersifat umum,seperti halnya memperkenalkan keadaan RSKM I
secara umum, peraturan kepersonaliaan, dan lain-lainnya. Sedangkan
orientasi khusus diselenggarakan oleh bidang atau bagian dimana
karyawan itu ditempatkan bekerja. Materinya menyangkut ketentuan atau
cara kerja di bidang/bagian tempat karyawan bekerja, seperti ;
memperkenalkan struktur organisasi, uraian tugas, standar prosedur
operasional ( SPO ) dan lain-lain.

III. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS.

1. TUJUAN UMUM :

1.1. Bagi karyawan yang baru diterima di RSKM I dengan mudah dan
cepat beradaptasi atau menyesuaikan diri dengan lingkungan
kerjanya sekaligus mampu menjalankan tugas dengan baik.

1.2. Bagi karyawan yang dimutasikan kerjanya dengan mudah dan

cepat memahami tugas, wewenang dan tanggung jawabnya juga
termasuk prosedur kerja yang berlaku di unit kerja baru.

2. TUJUAN KHUSUS :

2.1. Karyawan baru mampu menunjukan tata ruang RSKM I

dengan tepat dan cepat.

2.2. Karyawan baru dapat mengucapkan visi, misi, tujuan dan

motto RSKM I.

2.3. Karyawan baru dapat menjelaskan struktur organisasi RSKM

I.

2.4. Karyawan baru dapat menyebutkan hak dan kewajiban

karyawan dan rumah sakit.
 2.5. Karyawan baru dapat mengimplementasikan tata tertib yang
berlaku, terutama yang menyangkut bagian kepersonaliaan.
2.6. Karyawan baru dapat menyebutkan 9 ( Sembilan ) solusi
keselamatan pasien.
2.7. Karyawan baru dapat menerapkan budaya kerja RSKM I.
2.8. Karyawan yang dimutasikan mampu melaksanakan tugas di unit
kerja barunya sesuai dengan yang diharapkan.

1V. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN .

1. KEGIATAN POKOK.

1.1. Kepala Bagian Personalia menyusun modul Orientasi Umum dan

merevisinya sesuai dengan perkembangan atau perubahan yang terjadi
di RSKM I atau sesuai dengan kebutuhan terakhir dari RSKM I.
1.2. Kepala Bagian atau Kepala Bidang menyusun modul Orientasi Khusus
dan merevisinya sesuai dengan perubahan atau kebutuhan terakhir
RSKM I.

2. RINCIAN KEGIATAN.

2.1. Setiap penerimaan karyawan baru, Kepala Bagian Personalia

memberikan / menyelengarakan orientasi umum.
2.2. Pada akhir orientasi umum, dilakukan penilaian dan ditentukan lulus
atau tidak dalam mengikuti orientasi umum.
2.3. Bagi peserta yang lulus mengikuti orientasi umum, karyawan
didistribusikan ke bidang/bagian yang membutuhkannya, sedangkan
yang tidak lulus diberhentikan dari
Pencalonan sebagai karyawan.
2.4. Kepala Bidang/Kepala Bagian melaksanakan orientasi khusus selama 3
( tiga ) bulan.
2.5. Menjelang berakhirnya masa orientasi khusus, Kepala Bidang/Kepala
Bagian melakukan penilai kepada para peserta dan merekomendasikan
lulus/tidak lulus untuk dilanjutkan atau tidak bekerja di RSKM I.
2.6. Bagi peserta yang dinyatakan lulus oreientasi khusus dibuatkan
perjanjian kerja untuk waktu tertentu oleh Kepala Bagian Personalia,
sedangkan yang dinyatakan tidak lulus orientasi khusus akan
diberhentikan dari calon karyawan RSKM I.
2.7. Khusus bagi karyawan yang dimutasikan, harus diberikan orientasi
khusus oleh Kepala Bidang/Kepala Bagian tempat baru karyawan bekerja.
2.8. Orientasi khusus dilakukan sampai karyawan yang bersangkutan
mampu melaksanakan tugasnya dengan baik. Jika sudah lebih dari 3
( tiga ) bulan karyawan yang bersangkutan tidak mampu memenuhi
standar minimal untuk bertugas di tempat tersebut, maka karyawan
tersebut di kembalikan ke Kepala Bagian Personalia dan pengaturan
selanjutnya
adalah wewenang Kepala Bagian Personalia.
IV. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN.
A. Orientasi karyawan baru.

1. Setiap penerimaan karyawan baru, kepala urusan administrasi

kepegawaian melaporkan kepada Kepala Bagian Personalia untuk
menetapkan waktu pelaksanaan orientasi.
2. Kepala Bagian Personalia mengkoordinasikan dengan kepala urusan
pendidikan dan latihan untuk melaksanakan orientasi dengan
menetapkan waktu pelaksanaannya.
3. Sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, kepala urusan pendidikan
dan latihan memberitahukan jadwal dan peserta orientasi kepada
Kepala Bidang atau Kepala Bagian terkait.
4. Orientasi diawali dengan materi oreintasi umum yang dilakukan oleh
Kepala Bagian Personalia atau Kepala Urusan Pendidikan dan
Latihan.aaan
5. Pelaksanaan orientasi umum dilakukan di dalam kelas dan sebagian
diajak langsung melihat keadaan yang sebenarnya di lapangan.
6. Selesai materi orientasi umum disampaikan kepada peserta, dilakukan
evaluasi untuk mengetahui daya serap peserta terhadap pemahaman
materi orientasi umum dan sebagai dasar untuk menentukan
seseorang bisa atau tidak bisa mengikuti program orientasi selanjutnya
yaitu orientasi khusus.
7. Bagi mereka lulus evaluasi orientasi umum (minimum mencapai nilai
60 dari nilai maximal 100 ) selanjutnya Kepala Bagian
Personalia/Kepala Urusan Pendidikan dan Latihan mengirimkan mereka
ke Kepala Bidang atau Kepala Bagian terkait untuk dilakukan orientasi
khusus paling lama 3 ( tiga ) bulan.
8. Materi pelatihan lebih ditekankan kepada pemahaman cara kerja
ditempat kerja yang akan ditempati /diisi oleh peserta orientasi.
9. Menjelang berakhir masa orientasi khusus, Kepala Bidang/Kepala
Bagian melakukan evaluasi dan menentukan kelulusan sesuai standar
yang telah ditetapkan.
10.Hasil evaluasi dilaporkan ke Kepala Bagian Personalia, selanjutnya
Kepala Bagian Personalia menetapkan status peserta orientasi khusus
yang lulus menjadi karyawan dan yang tidak lulus diberhentikan.

B. Orientasi Karyawan Mutasi.

1. Karyawan yang dimutasikan harus diberikan orientasi khusus oleh
Kepala Bidang atau Kepala Bagian di mana karyawan tersebut
ditempatkan.
2. Dalam pelaksanaannya Kepala Bidang atau Kepala Bagian dapat
menunjuk bawahannya yang dinilai mampu untuk melakukan tugas
tersebut.
 3. Paling lama dalam waktu 3 ( tiga ) bulan Kepala Bidang atau Kepala
Bagian harus melakukan evaluasi terhadap peserta orientasi khusus
tersebut.
4. Hasil evaluasi dilaporkan ke Kepala Bagian Personalia, dan jika hasil
evaluasinya tidak mencapai standar yang ditetapkan harus diulang
kembali materi orientasi yang belum mencapai standar tersebut.
5. Jika setelah diberikan kesempatan belajar kembali ternyata tidak
berhasil, maka karyawan tersebut diserahkan ke Kepala Bagian
Personalia untuk ditinjak lanjuti sesuai ketentuan Rumah Sakit.

C. Perubahan Prosedur Kerja.

Jika dalam satu unit kerja dilakukan revisi standar prosedur operasional
( S P O ) maka semua karyawan yang terlibat di dalamnya harus
diperkenalkan dengan SPO yang baru tersebut sampai mereka
mengerti.

VI. SASARAN :

1.1. Semua karyawan yang baru diterima di Rumah Sakit Karya Medika
mengetahui/mengenal tata ruang Rumah Sakit Karya Medika dan
mampu melaksanakan tugas sesuai dengan yang diharapkan
rumah sakit.
1.2. Semua karyawan yang dimutasikan mampu melaksanakan tugas
sesuai yang diharapkan rumah sakit.
1.3. Semua karyawan yang terlibat perubahan prosedur kerja akibat
adanya perubahan atau penambahan prosedur kerja mampu
melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang terbaru tersebut.

VII. JADWAL KEGIATAN.

VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORANNYA.

1. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN.

1.1. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan oleh Kepala Bagian
Personalia.
1.2. Evaluasi akan dilakukan pada setiap awal bulan.

1.3. Laporan dibuat secara tertulis setiap akhir bulan oleh Kepala
Urusan Pendidikan dan Pelatihan.
1.4. Isi laporan paling tidak memuat ; waktu pelaksanaan, petugas
yang memberikan materi orientasi, jumlah dan nama peserta, hasil
evaluasi dari masing-masing peserta.
1.5. Laporan disampaikan kepada Kepala Bagian Personalia, dan
Kepala Personalian meneruskannya ke Wadir Umum dan Keuangan
serta Direktur RS.

IX. PENCATATAN,PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN.

1. PENCATATAN :
Setiap pelaksanaan kegiatan orientasi dilakukan pencatatan, orientasi
umum pencatatakannya dilakukan oleh Kepala Urusan Pendidikan dan
Latihan sedangkan orientasi khusus dilakukan oleh kepala urusan atau
kepala instalasi dari peserta orientasi khusus tersebut.

Pencatatan meliputi jadwal orientasi, waktu pelaksanaan, nama

peserta, nama petugas yang memberikan orientasi, hasil evaluasi,
materi orientasi, dan hal lain yang dianggap penting.

Semua catatan dari pelaksanaan kegiatan orientasi dikumpulkan dan

didokumentasikan oleh Kepala Urusan Pendidikan dan Latihan sebagai
dokumen kepersonaliaan.
2. PELAPORAN :
Pelaporan dilakukan secara tertulis oleh Kepala Bagian Personalia
kepada Direktur Rumah sakit dengan pengaturan waktu sebagai
berikut :

Periode Januari sampai dengan April, dilaporkan bulan Mei.

Periode Mei sampai dengan Agustus, dilaporkan bulan September.
Periode September sampai dengan Desember, dilaporkan Januari.

3. EVALUASI :
Evaluasi dilakukan dibawah koordinasi Kepala Bagian Personalia,
dengan obyek yang terpenting diantaranya :
3.1. Memastikan bahwa karyawan baru, karyawan yang dimutasikan
dan unit kerja yang melakukan perubahan standar prosedur
operasional ( SPO ) menjalankan / melaksanakan program orientasi.
3.2. Pelaksanaan orientasi sesuai atau tidak dengan jadwal yang
telah ditetapkan.
3.3. Kebenaran materi orientasi.
3.4. Hasil evaluasi terhadap peserta orientasi dan prosentase
kegagalan peserta untuk menjadi karyawan rumah sakit.