TATA RUANG KANTOR

Produktivitas organisasi sering dipengaruhi oleh tata ruang area kerja karyawan. Tata
ruang yang dirancang dengan baik umumnya akan memiliki dampak positif dan tata ruang
khusus yang dirancang untuk memiliki dampak negatif. Dari sudut pandang biaya efektif,
merancang sebuah area kerja yang efisien sangat penting. Karena tata ruang melibatkan tiga
komponen peralatan, alur atau kerja, dan hubungan karyawan, komponen ini harus benar-benar
dipelajari dan dianalisis ketika perencanaan daerah dilaksanakan agar karyawan bekerja dengan
efisien.
Desain Kantor menentukan apakah ruang yang digunakan secara efisien dan menguntungkan dan
mempengaruhi bagaimana karyawan memperoleh kepuasan dari pekerjaan mereka. Selain itu,
desain berdampak pada kesan orang yang mendapatkan area kerja tersebut.
Tata ruang menghasilkan keuntungan ekonomi dan operasional yang efisien :

1. memberikan alokasi yang efektif dan penggunaan ruang lantai.

2. menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan bagi karyawan.

3. memiliki dampak positif pada organisasi klien.

4. memfasilitasi alur kerja yang efisien.

5. menyediakan karyawan dengan efisien, area kerja produktif.

6. memfasilitasi ekspansi masa depan ketika kebutuhan muncul.

7. memfasilitasi pengawasan karyawan.

Perencanaan awal yang ekstensif adalah ketika mempersiapkan tata letak untuk fasilitas
baru atau ketika melakukan renovasi besar dalam fasilitas yang ada. Perencanaan adalah tahap
yang paling penting dalam proyek tersebut, mempengaruhi semua tahap lain dan akhirnya akan
menentukan apakah hasil akhirnya efektif dan efisien.
Di samping perencanaan awal, yang dibahas secara rinci dalam bagian berikutnya,
melakukan proyek-proyek tata ruang yang melibatkan dua fase lain: mempersiapkan gambar-
gambar arsitektur dan konstruksi dan kemudian membangun atau merenovasi.
 Perencanaan ruang yang tidak memadai dapat mengakibatkan produktivitas karyawan
berkurang, absensi meningkat, omset meningkat, penurunan kenyamanan fisik, dan penurunan
moral karyawan. antara situasi hasil yang paling terlihat dari perencanaan ruang yang tidak
memadai adalah sebagai berikut :

1. Pertumbuhan Masa Depan adalah tidak akurat diprediksi.

2. Fasilitas Penyimpanan dan daerah yang tidak memadai

3. Perabot kantor yang gagal untuk memenuhi kebutuhan penggunanya

4. Aliran Pekerjaan berat

5. Pola sirkulasi canggung yang tidak efektif

Organisasi yang memiliki fasilitas manajer cenderung melibatkan orang dalam pekerjaan
desain, bersama dengan manajer kantor administratif. Meskipun fasilitas manajer dan kantor
administrasi manajer memiliki tanggung jawab yang berbeda dalam organisasi, mereka bekerja
secara kooperatif di sejumlah daerah, termasuk desain wilayah kerja karyawan.
Tiga konsep baru dari pekerjaan-pengaturan yang mempengaruhi desain dan tata ruang
kantor dan kemungkinan akan berdampak luas lebih lanjut di masa mendatang. Ini adalah
telecommuting, berbasis kerja tim dan akomodasi.
Telecommuting adalah suatu pengaturan kerja yang memungkinkan karyawan untuk
melakukan beberapa atau semua lokal tugas di luar pekerjaan. Dari sudut pandang desain
karyawan kantor lagi bekerja di luar fasilitas. Dari sudut pandang desain kantor, kawasan
perkantoran dapat dioptimalkan cukup memuaskan. Dalam beberapa kasus, beberapa karyawan
yang telecommute sering dapat berbagi kantor yang sama dalam organisasi.
Meningkatnya jumlah organisasi yang melakukan jumlah semakin besar fungsi mereka
menggunakan berbasis kerja tim yang anggotanya umumnya memiliki interaksi sering dengan
satu sama lain. Oleh karena itu, lingkungan yang terbuka yang memfasilitasi komunikasi siap
dan sejumlah besar daerah rapat kecil mungkin perlu dipasang di semua tempat atau setidaknya
di lokasi itu, kadang-kadang disebut sebagai "lingkungan", di mana tim kerja berbasis sering
ditemukan. Tergantung pada sifat dari tugas yang dilakukan oleh tim, privasi oral mungkin
penting. Akibatnya, beberapa daerah pertemuan kecil mungkin perlu ditutup untuk
mengakomodasi tim bekerja dengan baik dan individu yang membutuhkan tempat yang cukup
untuk berkonsentrasi pada unsur-unsur tertentu dari tugas mereka. Semakin, perabot kantor
digunakan oleh tim kerja berbasis dipasang pada kantor untuk memfasilitasi penataan ulang
wilayah kerja cepat untuk mengakomodasi tugas di tangan.
Hoteling biasanya melibatkan karyawan yang menghabiskan sejumlah besar waktu
mereka di luar tempat, seperti perwakilan penjualan di luar dan pada tingkat lebih rendah,
karyawan teleworking. Alih-alih menyediakan para karyawan dengan kantor mahal dalam
dirinya sendiri, sejumlah stand yang disediakan untuk digunakan selama ini karyawan harus
bekerja di TKP. Ini biasanya dilengkapi dengan telepon dan jaringan komputer untuk digunakan
di laptop untuk menghubungkan ke jaringan organisasi, meskipun beberapa mungkin permanen
dilengkapi dengan komputer desktop atau stasiun rumah.
Ketika jumlah karyawan organisasi yang bekerja di bawah pengaturan telecommuting
atau hoteling tinggal dekat satu sama lain, menyediakan mereka dengan ruang kerja dekat tempat
mereka tinggal mungkin menguntungkan. Kantor satelit umumnya ditemukan cukup efektif baik
dari sudut pandang biaya dan semangat kerja karyawan
Beberapa organisasi yang memiliki sejumlah besar karyawan yang sering bepergian ke
kota lain merasa lebih ekonomis untuk menyewa atau membeli fasilitas kondominium yang
menyediakan karyawan perjalanan ke ruang untuk tinggal dan bekerja ketika mereka berada di
jalan. Hal ini benar terutama perusahaan konsultan yang memiliki kontingen karyawan yang
bekerja selama beberapa hari setiap bulan di location. Jika disediakan perusahaan konsultan
memiliki beberapa klien di area umum, menyediakan karyawan mereka bepergian dengan
akomodasi kondominium mungkin lebih ekonomis dibanding perumahan mereka di hotel
konvensional / motel. Untuk terlibat dalam pengaturan seperti itu, bagaimanapun, analisis biaya-
manfaat harus dilakukan untuk memastikan konsep ini lebih ekonomis daripada penginapan
alternatif konvensional. Jika lebih ekonomis, keuntungan yang signifikan bagi karyawan adalah
bahwa mereka dapat hidup dalam lingkungan di mana lebih "seperti-rumah". Kerugiannya
adalah bahwa organisasi akan membutuhkan kontrak untuk membersihkan layanan dan biaya
hidup.

TAHAP PERENCANAAN AWAL

Perencanaan awal tata ruang kantor adalah salah satu daerah di mana manajer kantor
administrasi sering dan secara signifikan terlibat. Tapi begitu pekerjaan awal selesai, keterlibatan
mereka dapat menurun sedikit. Banyak kegiatan fokus pada penilaian tahap perencanaan sifat
kebutuhan organisasi. Informasi ini dikumpulkan dari proses penilaian dan kemudian diubah
menjadi gambar dan akhirnya ke dalam tata ruang aktual.
Dalam beberapa organisasi, karyawan melakukan perencanaan awal. Organisasi-
organisasi lain dasar perencanaan mereka pada upaya kolaboratif karyawan mereka dan
konsultan.

Tugas
Meningkatnya tugas yang dilakukan oleh individu-individu memiliki peran penting
dalam menentukan jenis fasilitas kantor yang mereka butuhkan untuk memaksimalkan
produktivitas mereka. Sebagai contoh, karyawan yang sering bekerja sama memiliki kebutuhan
kantor yang berbeda dibanding mereka yang jarang, jika pernah, bekerja sama. Karena
peningkatan kemampuan untuk memberikan karyawan dengan kantor ergonomis dirancang
berdasarkan pada tugas-tugas mereka, produktivitas mereka bisa ditingkatkan. Juga, para
karyawan melakukan tugas-tugas yang berubah lebih cepat dari sebelumnya, yang
mengamanatkan fleksibilitas desain kantor.

Arus Kerja
Arus kerja mengacu pada pergerakan informasi baik secara vertikal (antara atasan dan
bawahan atau sebaliknya) maupun horizontal (antara karyawan dari tingkat tanggung jawab yang
sama). Alur kerja analisis yang akurat sangat penting dalam merancang tata letak yang efektif.
Sebuah alur kerja yang efisien tempat karyawan dan peralatan dalam sebuah pola yang
memfasilitasi aliran garis lurus informasi, yang membantu menghilangkan kemunduran dan
simpang siur pola kerja. Untuk mencapai aliran garis lurus, tugas, tanggung jawab, dan kegiatan
masing-masing karyawan harus benar-benar dipelajari. Perhatian yang cukup diberikan untuk
alur kerja sering mengakibatkan keterlambatan dalam penanganan pengolahan informasi yang
berlebihan dokumen, dan kebutuhan untuk personil untuk mengerahkan usaha yang lebih
daripada yang akan diperlukan.
Aliran bekerja di departemen sebagian besar biasanya melibatkan dokumen sumber
utama, biasanya bentuk. Sebagai contoh, dalam sebuah departemen kredit, dokumen sumber
utama mungkin aplikasi kredit, dalam sebuah departemen akun hutang, masa depan pembayaran
 dan dalam dokumen pembelian, perintah pembelian. Sebuah cara yang efektif untuk mempelajari
alur kerja adalah untuk aliran pergerakan dokumen sumber utama berpikir departemen. Gerakan
ini dapat ditelusuri dalam salah satu dari dua cara: (1).Dengan mempersiapkan dan menganalisis
diagram alir proses atau (2) dengan benar-benar mencatat atau diagramming gerakan pemikiran
dokumen kerja pola alirannya.
Karena tata letak yang efektif didasarkan pada keterkaitan antara peralatan, alur kerja,
dan karyawan, analisis harus dibuat dari efek komponen peralatan telah pada aliran kerja antara
karyawan. Lebih dan lebih, komponen peralatan melibatkan penggunaan komputer dan / atau
teknologi elektronik.

Bagan Organisasi
Erat berhubungan dengan studi aliran kerja adalah analisis bagan organisasi. Ketika aliran
kerja terutama vertikal (seorang bawahan yang unggul atau sebaliknya), bagan organisasi lini
oraganisasi dengan jelas menggambarkan kewenangan. Bagan organisasi juga mengidentifikasi
hubungan pekerjaan antara karyawan peringkat hirarkis yang sama, sehingga membantu
menentukan lokasi yang tepat dari karyawan dan unit kerja.

Proyeksi Kebutuhan Karyawan di Masa Datang

Menentukan berapa banyak ruang akan dibutuhkan dalam tahun-tahun mendatang
memerlukan proyeksi, proyeksi yang akurat padan karyawan yang dibutuhkan di masa
depan. Berikut harus dipertimbangkan dalam membuat proyeksi :
Kemungkinan mengembangkan produk baru atau jasa yang akan membutuhkan peningkatan
besar dalam jumlah dalam jumlah karyawan kantor.
Perusahaan yang diharapkan tingkat pertumbuhan tahunan yang diukur oleh keuntungan.
Peningkatan tahunan diharapkan dalam jumlah karyawan.
Perubahan mungkin dalam operasi kantor yang akan membutuhkan karyawan baru.
Tanpa pertimbangan cermat faktor-faktor ini, memenuhi kebutuhan masa depan organisasi ruang
kerja mungkin sulit.

Jaringan Komunikasi
 Selain mempelajari aliran kerja antara individu dan departemen, analisis sifat telepon, e-
mail, dan tatap muka kontak antara individu dan departemen menyediakan informasi yang
berguna. Ketika alur kerja, bagan organisasi, dan jaringan komunikasi menunjukkan bahwa
individu-individu tertentu dan departemen memiliki kontak yang luas dan interaksi, individu dan
departemen logis dikelompokkan dekat satu sama lain.
Ini adalah ringkasan dari lembar penghitungan disimpan oleh masing-masing karyawan
selama periode perwakilan (mungkin dua minggu periode yang kosong dari setiap fluktuasi yang
tidak biasa, seperti yang dibuat musiman pada waktu tiap tahun).

Departemen dalam Organisasi

Banyak organisasi berlanjut untuk diorganisasikan oleh fungsi, secara spesifik oleh
departemen atau tempat. Seperti perkembangan teknologi komputer, bagaimanapun, telah
membawa tentang beberapa perubahan dalam struktur yang ditemukan dalam banyak organisasi.
Memutuskan di lokasinya di setiap departemen bersangkutan mempertimbangkan aliran kerja
diantara bermacam departemen.
Beberapa departemen, seperti akuntansi, keuangan, dan sistem informasi, sangat
berhubungan erat dan harus ditempatkan dekat dengan satu yang lain. Demikian juga,
departemen dengan kontak publik yang sering, seperti pembelian dan sumber daya manusia,
harus ditempatkan dekat tempat pintu masuk atau tempat resepsi (pertemuan) gedung.
Departemen atau tempat penghasil suara yang mengganggu, seperti penerimaan atau
percetakan dan duplikasi, sebagai contoh harus ditempatkan dekat dengan satu yang lain atau
jauh dari tempat pusat pencatatan dan pusat pemrosesan kata, harus ditempatkan se pusat
mungkin untuk kenyamanan dan aksesibilitas. Individu atau departemen dengan kontak publik
minimal, seperti Direktur dan pelaksana pegawai kantor yang lain, harus ditempatkan di dalam
menempuh suatu perjalan yang sedikit berat, pemisahan secara wajar, tempat yang tenang di
gedung.

Kantor Publik dan Privat

Penggunaan kantor publik yang lebih dan kantor privat yang sedikit muncul sebagai tren.
Di masa lalu, kantor privat digunakan untuk alasan gengsi dan status. Mereka juga menyediakan
 kepada karyawan yang membutuhkan tempat yang tenang untuk konsentrasi dan untuk individu
itu yang pekerjaannya bersangkutan dengan pelimpahan material yang rahasia.
Berikut alasan yang sering disebut untuk menjauh dari kantor privat:
1. Harga gedung kantor pribadi sangat lebih besar dari pada menyediakan suatu perbandingan
jumlah ruang dalam suatu kantor publik.
2. Kantor privat menyulitkan pengawasan terhadap karyawan.
3. Dinding permanen yang melingkupi kantor pribadi membuat tata ruang menjadi sulit.
4. Tugas pemanasan, pendinginan, dan pencahayaan tempat lebih sulit daripada di tempat terbuka.
5. Kantor privat menghalangi komunikasi.
Sebagai alternatif untuk kantor privat, beberapa organisasi menyediakan seseorang dari
karyawan mereka dengan keleluasaan suara kantor.
Selanjutnya mengurangi kebutuhan untuk kantor swasta adalah konsep yang terbuka,
yang dibahas dalam bagian berikutnya dari bab ini.

Kebutuhan Ruang
Beberapa faktor menentukan minimumnya jumlah ruang yang sesuai untuk individu
karyawan dan bermacam tempat kerja. Sebagai contoh, karyawan yang menggunakan
perlengkapan ketika menampilkan fungsi pekerjaan mereka akan banyak membutuhkan ruang
daripada karyawan yang pekerjaannya tidak memerlukan penggunaan perlengkapan. Faktor lain
yang mempengaruhi alokasi ruang adalah alam dan tipe mebel/perabot, lokasi struktur tiang dan
kolom, jendela, dan sifat bawaan di setiap pertanggungjawaban pekerjaan karyawan. Sebagai
contoh, seorang karyawan menghabiskan porsi signifikan di hari kerja berkomunikasi dengan
satu atau lebih individu di kantornya, banyak ruang harus dialokasikan untuk mengakomodasi
pertanggungjawaban ini.
Tempat / Area Khusus
Variasi dari tempat yang dispesialisasi harus dipertimbangkan dalam perencanaan tata
ruang kantor. Sifat alami dari organisasi adalah dasar yang menentukan atas kebutuhan dan/atau
tempat yang berguna.
Tempat Resepsi (Reception Area)
 Tempat resepsi berpengaruh dalam kesan pertama terhadap organisasi. Kesan pertama yang
baik berdampak secara positif pada relasi publik; dan melebihi jangka panjang, kesan pertama
yang baik mungkin berakibat dalam meningkatkan laba untuk organisasi.
Angka maksimum dari individu mengharapkan di tempat resepsi saat kapanpun
dipertimbangkan ketika menentukan perkiraan ukuran dari tempat resepsi. Tiga puluh sampai
tiga puluh lima jarak persegi dari ruang dialokasikan untuk setiap individu. Oleh karena itu, jika
angka maksimum orang mengantisipasi tiap waktu adalah sepuluh, alokasi ruang tiap 300 sampai
350 jarak ruang akan dibutuhkan.
Aliran lalu-lintas yang melalui tempat itu juga dipertimbangkan. Tata ruang harus
memfasilitasi pergerakan orang melalui resepsi tanpa mengganggu yang duduk di tempat
tersebut. Pertimbangan penting yang lain termasuk pemilihan mebel/perabot, pengaturan warna,
pencahayaan, dan lokasi ruang lain yang berhubungan pada tempat resepsi. Memblok
pemandangan tempat kantor dari tempat resepsi membantu mengeliminasi kemungkinan bahwa
pengunjung akan membingungkan karyawan.
Beberapa organisasi produksi menggunakan tempat resepsi untuk memperlihatkan produk
perusahaan, mengingat suatu tontonan peta lain mengidentifikasi lokasi dari cabang kantor.
Masih yang lain menyediakan presentasi video pendek yang menginformasikan kepada
pengunjung tentang bermacam operasi organisasi atau aktivitas organisasi.
Ruang Konferensi
Dikarenakan harga dari ruang kantor meningkat, banyak organisasi tidak bisa mengusahakan
kemewahan yang jarang digunakan tapi dengan menguraikan penunjukkan ruang dewan. Secara
konsekuen, ruang konferensi atau dewan serbaguna seringkali dipandang sebagai alternatif yang
diinginkan. Seperti ruang yang secukupnya terperinci untuk melayani sama seperti ruang dewan,
masih belum cukup berfungsi untuk melayani sama seperti ruang konferensi, membantu
memaksimalkan penggunaan ruang kantor yang mahal. Bergantung pada ukuran dari organisasi
dan kealamian dari tata ruang, tambahan ruang konferensi yang lebih kecil mungkin dilokasikan
seluruhnya dalam lingkungan kerja. Juga, dibandingkan dengan rekan/teman imbang mereka di
beberapa tahun yang lalu, ruang konferensi di banyak organisasi menjadi lebih kasual untuk
mengakomodasi peningkatan penggunaan kerja tim, grup kecil, dan begitu seterusnya, yang
menjadi lebih bersama.
 Ruang konferensi atau dewan serbaguna secara tipikal di desain dengan membangun jangka
kedap suara, yang mana mengizinkan tempat untuk dipisah ke dalam dua atau tiga ruang yang
lebih kecil. Desain ini membuat kemungkinan kebersamaan/kekompakkan dalam penggunaan
ruang ini.
Ruang konferensi atau dewan dibuat lebih cakap dalam berbagai hal dengan pemasangan
penempatan seni audiovisual dan perlengkapan komunikasi. Di ruang dewan yang besar,
mikrofon untuk pengerasan suara terkadang dipasang di langit-langit; banyak ruang
diperlengkapi dengan telepon untuk membuat atau menerima panggilan selama pertemuan/rapat.
Ruang ini bisa juga diperlengkapi dengan stop kontak jaringan komputer, yang memfasilitasi
segera akses ke data dan informasi. Di beberapa perumpamaan, sistem telekonferensi, terinstal di
dalam ruang konferensi atau dewan. Hal lain yang biasanya ditemukan perlengkapan adalah
papan kapur, layar proyeksi, dan perlengkapan pencatatan. Fasilitas dapur yang terbatas
berdekatan dengan ruang juga sama.
Ruang Komputer
Tiap jarak persegi dari ruang, ruang komputer yang paling menghabiskan biaya di semua
ruang dalam banyak organisasi. Tidak ada ruang lain dalam gedung perkantoran yang lebih
membatasi lingkungan. Perusahaan komputer menitik beratkan pada pentingnya
mempertimbangkan dengan sungguh-sungguh sebelum merencanakan dalam mendesain ruang
komputer. Karena perangkat keras komputer berubah begitu cepat, ruang dengan diakurasikan
proyek untuk beberapa tahun. Spesifikasi fisik dari perlengkapan komputer juga harus dianalisis
dengan seksama dan diambil ke dalam pertimbangan sebelum menentukan ukuran ruang. Lagi
pula, ketentuan harus dibuat untuk komputer dan alat pelengkap ditempatkan tepat di gedung
untuk diinterkoneksikan ke perlengkapan di dalam ruang komputer.
Dalam merencanakan ruang komputer, pertimbangan yang fundamental adalah lokasi di yang
tahan api, tempat yang tahan api di gedung. Dinding, lantai, dan langit-langit ruang komputer
harus dikonstruksi dengan material tahan api. Karena air bisa sungguh membahayakan
pemasangan komputer, sistem pemadaman api yang digunakan di ruang ini yaitu berbasis uap
gas lebih baik dari pada berbasis air.
Pemeliharaan tepat pada temperatur dan level kelembapan mempertinggi operasi
perlengkapan komputer. Temeperatur 75 derajat Fahrenheit dan level relatif kelembapan 50
persen sangat direkomendasikan. Banyak pabrik perlengkapan juga menyarankan bahwa
 pemasangan komputer harus mempunyai sistem independen pengkondisi udara (AC) sendiri di
sistem gedung.
Secara tipikal, perlengkapan komputer terpasang di peron yang ditinggikan dibawah lantai
biasa, suatu fitur yang mengizinkan masa depan tata ruang berubah dengan minimum struktur
yang berubah. Lantai yang dinaikan melindungi kabel yang menginterkoneksi bermacam
perlengkapan. Untuk menghemat energi, beberapa organisasi di iklim lebih hangat menggunakan
penghangat udara oleh alat sebagai pelengkap sistem pemanasan untuk gedung. Selama
pendinginan musim, penghangat udara dibuat oleh perlengkapan komputer sering kali dibuat
lubang angin dari ruang untuk mengurangi kebutuhan pendinginan.
Faktor lain untuk pertimbangan adalah penyediaan ruang kantor yang sesuai untuk personal
komputer (pemogram, pengawas, dan teknisi) dan ruang besi penyimpanan yang sesuai untuk
dapat dipindahkan media magnetik, seperti sebaik mungkin untuk tipe dan sejumlah alat
pelengkap yang dibututuhkan.
Mailroom
Sebagai pusat komunikasi, bagian surat-surat memiliki dampak signifikan pada efisiensi
dengan mana informasi bergerak masuk dan keluar dari organisasi. Untuk sebagian besar, tata
ruang yang tepat dapat meningkatkan efisiensi mailroom. Ruang itu harus terletak di dekat area
penerimaan bangunan dan juga terletak sebanyak mungkin . Berikut tiga bidang yang ditemukan
di mailroom :

Area penerimaan, yang mana surat masuk diterima dan ditempatkan di tempat sampah
pembuangan

Area seleksi, yang mana surat ini diurutkan dan disiapkan untuk distribusi di seluruh organisasi.

Area surat keluar, yang mana surat keluar dicap, disegel, dan disiapkan untuk pengiriman.

Aliran surat melalui bagian surat-surat harus dipertimbangkan ketika memutuskan lokasi yang
tepat dari berbagai potongan cakupan peralatan.

Ruang Duplikasi dan Percetakan

Ruang duplikasi dan percetakan harus ditempatkan di mana ia mudah diakses mayoritas
pengguna pedoman. Lokasi ini sering ditemukan di ruang duplikasi dekat pusat fisik dari bahan
gedung. Khususnya konstruksi dapat mengontrol kegaduhan pada saat membuat peralatan.
Ruangan juga harus berventilasi dengan baik karena beberapa bahan yang ditemukan dalam
duplikasi dan percetakan proses menghasilkan asap menyenangkan dan menghasilkan panas
dalam jumlah yang cukup besar. Wilayah lainyang diinginkan adalah kamar gelap untuk khusus
cuci dan fasilitas penyimpanan, dan ruang konter yang memadai.

Daerah Catatan Pusat

Untuk kenyamanan maksimum, daerah catatan pusat harus terletak di pusat dalam organisasi,
ketentuan khusus mungkin juga perlu dibuat untuk perlindungan kebakaran, kondisi atmosfer
yang tepat, dan keamanan untuk mencegah masuknya individu yang tidak sah. Karena dari berat
bahan ekstrim disimpan di daerah catatan pusat, persyaratan struktural mungkin harus
dipertimbangkan dalam proses konstruksi.

Pertimbangan Keamanan

Desain dan tata ruang kantor harus memfasilitasi pergerakan karyawan dari satu daerah
ke daerah lain, tata ruang harus memungkinkan karyawan untuk bergerak dengan mudah melalui
jalan dari pada harus mengambil jalan pintas di tempat bekerja. Jalan tidak boleh dihalangi oleh
peralatan atau perabot, atau harus pintu ayun terbuka ke jalan. Keluar ruangan harus sesuai
dengan pedoman yang ditetapkan oleh National Fire Protection Association Code N0. 101.

Konstruksi Bebas Hambatan

Konstruksi bebas hambatan merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan dalam

perencanaan tata ruang. Pada tahun 1973, kongres melewati tindakan rehabilitasi, yang
mengharuskan semua gedung federal baru dan bangunan organisasi swasta di mana lebih dari $
2,500 dari dana federal yang digunakan untuk dapat diakses individu yang cacat. Negara
memutuskan untuk menggunakan sesuai dengan Undang-undang. Seperti meningkatkan jumlah
organisasi mempekerjakan individu penyandang cacat, membuat fasilitas yang mudah dan
nyaman bagi mereka adalah layanan essential.architectural mampu memberikan bantuan
berharga dalam merancang dan merencanakan wilayah kerja bebas hambatan.

Tahun 1990 Amerika dengan Disabilities Act juga memiliki implikasi untuk perencanaan
tempat pekerjaan kantor. Ini tindakan jaminan kesempatan yang sama bagi individu penyandang
cacat dalam pekerjaan, akomodasi publik, transportasi, negara dan pelayanan pemerintah daerah,
 dan telekomunikasi. Karyawan diminta untuk menyediakan akomodasi yang wajar untuk
individu penyandang cacat, termasuk restrukturisasi pekerjaan dan memodifikasi dari peralatan.
Khususnya, area kerja atau peralatan yang seorang karyawan penyandang cacat menggunakan
dalam menjalankan tugas nya tidak dapat menjadi penghalang untuk kemampuan pekerjaan.

Dalam perencanaan tata ruang yang cukup lebar lorong, koridor dan pintu yang
memfasilitasi lintasan. Workstations kursi roda yang cukup besar untuk menampung kursi roda
membutuhkan setidaknya 60-oleh-60-inchi daerah untuk membuat berbelok 180 atau 360-
derajat.

Ekspansi

Kemungkinan untuk ekspansi harus dipertimbangkan setiap kali tata ruang adalah
dirubah. Untuk memaksimalkan fleksibilitas, banyak organisasi menyiapkan analisa ruang
tahunan dalam banyak cara yang sama bahwa anggaran tahunan disiapkan. Analisis ruang
biasanya dibuat untuk masing-masing lima berikutnya berturut-turut tahun, untuk tahun
kesepuluh, dan untuk tahun kelima belas.

Ketika melakukan analisis ruang, kategori berikut dipertimbangkan:

Ruang yang dibutuhkan untuk karyawan di semua tingkat hirarki organisasi. Menghitung jumlah
ruang untuk kategori ini dilakukan dengan cara berikut: kalikan jumlah karyawan yang
dibutuhkan di berbagai tingkatan, keluar organisasi dengan jumlah ruang yang akan dialokasikan
untuk setiap jenis karyawan.
Ruang yang dibutuhkan untuk daerah khusus termasuk kamar konferensi, ruang komputer, dan
bagian surat-surat. Daerah ini umumnya berisi perabotan atau peralatan yang lebih besar
konsumen jumlah ruang dari pada karyawan biasa bekerja stasiun. Oleh karena itu, sejumlah
besar ruang per karyawan harus dialokasikan untuk daerah-daerah yang mengandung karyawan
biasa bekerja stasiun.
Ruang yang dibutuhkan untuk koridor dan gang. Untuk mengakomodasi pertumbuhan di masa
depan, ruang yang cukup perlu dialokasikan untuk koridor dan gang.

Kondisi lingkungan

Kondisi lingkungan, dimasukkan warna, pencahayaan, penyejuk udara, dan kontrol

kebisingan, juga faktor penting untuk dipertimbangkan dalam perencanaan tata ruang.

Perabotan dan Peralatan

 Perabotan dan peralatan yang memiliki efek pada syarat-syarat ruang, dekorasi, dan
kebisingan, juga harus dipertimbangkan dalam perencanaan tren tata ruang. Kecenderungan itu
dengan menggunakan sistem furnitur, yang terdiri dari berbagai modul yang memungkinkan
setiap karyawan untuk memiliki konfigurasi furnitur yang paling sesuai dengan yang dibutuhkan.

BIAYA RUANG KANTOR

Dengan organisasi menjadi semakin khawatir tentang "bottom line", biaya ruang kantor
mereka sedang erat diteliti. Dalam hal biaya, organisasi investasi dalam fasilitas fisik umumnya
melebihi hanya oleh investasi sumber daya manusia mereka. Hubungan biaya / manfaat positif
tidak hanya diperlukan tetapi juga diperlukan.

Ketika sebuah organisasi menghitung biaya ruang kantor, sejumlah faktor harus
dipertimbangkan. Termasuk faktor-faktor seperti pembayaran sewa atau menggadaikan, utilitas,
pemeliharaan, layanan perawatan, pajak, asuransi, peralatan kontrol yang diperlukan lingkungan,
penilaian khusus, izin operasi dan izin, dan sebagainya.

Kepedulian juga harus diberikan kepada biaya potensial dari berbagai inefisiensi
mempengaruhi tata ruang. Ini termasuk tata ruang yang tidak efisien yang menghambat alur
kerja, miskin bekerja-ruang desain yang menghambat memaksimalkan produktivitas karyawan,
dan elemen lingkungan yang mempengaruhi kesejahteraan karyawan. Perencanaan yang
memadai awal membantu meminimalkan efek negatif dari masalah ini.

Dalam beberapa organisasi, sifat tugas karyawan tertentu membuat mereka jauh dari
wilayah kerja mereka untuk waktu yang lama. Contoh karyawan tersebut adalah mereka yang
terlibat dengan penjualan, audit, dan merekrut, serta mereka telecommute yang (termasuk
karyawan yang mampu bekerja dari rumah sebagian besar waktu mereka). Mengalokasikan area
kerja terpisah untuk masing-masing karyawan, area kerja yang menggunakan sebagian besar
waktu, memiliki dampak negatif pada pengembalian biaya / manfaat. Untuk alasan itu, beberapa
organisasi mulai untuk menyediakan karyawan dengan kantor bersama, yang berarti bahwa
mereka berbagi area kerja yang ditugaskan mereka dengan orang lain. Organisasi-organisasi lain
menanggapi situasi ini dengan menggunakan konsep hotelling, yang telah dibahas sebelumnya
dalam bab ini. Menggunakan kantor bersama dan / atau konsep hotelling telah memungkinkan
beberapa organisasi untuk menunda selama lima sampai tujuh tahun akuisisi ruang kantor
tambahan.

KONSEP KANTOR TERBUKA

Keputusan penting dalam merancang tata ruang kantor adalah cuaca untuk menggunakan
tata ruang kantor konvensional berdinding atau konsep kantor terbuka. Jika yang terakhir dipilih,
maka keputusan harus dibuat tentang mana pendekatan berbagai alternatif yang paling cocok
untuk keadaan. Perhatian khusus harus diambil untuk memilih pendekatan yang paling cocok
untuk situasi tertentu.

Banyak kelemahan yang melekat dalam tata ruang berdinding konvensional lebih-datang
dengan konsep kantor terbuka. Pendekatan konvensional, yang menggunakan kantor swasta
dengan dinding permanen, didasarkan pada struktur hirarkis organisasi. Konsep kantor terbuka,
sebaliknya, didasarkan pada sifat hubungan antara karyawan dan tugas pekerjaan nya, yang lebih
konsisten dengan ergonomi kantor. Ergonomi membantu memastikan bahwa karyawan, tugas,
peralatan dan perlengkapan, dan lingkungan fisik erat sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

Sekitar dua dari tiga kantor saat ini sedang dibangun atau direnovasi dengan konsep
terbuka. Popularitasnya meningkat karena menyediakan metode biaya efektif untuk membuat
perubahan tata ruang. Konsep kantor terbuka adalah sangat menarik untuk organisasi perlu
melakukan perubahan tata ruang cepat. Kritik yang paling sering pada konsep kantor terbuka
adalah kurangnya privasi dan kebisingan yang lebih besar, yang kadang-kadang mengganggu
karyawan dan sebagai sumber stres. Konsep kantor terbuka cenderung untuk menemukan
workstation dari banyak karyawan di dekat satu sama lain, sehingga mengurangi atau sama
sekali menghilangkan suara mereka privasi baik telepon dan tatap muka. Dengan demikian, dua
alternatif umum yang dibuat tersedia untuk mengakomodasi kantor privasi kebutuhan karyawan
termasuk penempatan suara telepon yang dikendalikan baik di area ruang terbuka dan instalasi
dari satu atau lebih suara dikendalikan ruang konferensi kecil yang karyawan dapat
menggunakan untuk telepon swasta dan tatap muka percakapan.

Perencanaan kantor terbuka didasarkan pada cybernetics suatu organisasi, yang berarti
bahwa informasi mengalir atau proses yang dipertimbangkan saat merancang tata ruang. Arus
informasi organisasi biasanya terdiri dari aliran kertas, komunikasi telepon, dan kunjungan
 pribadi. Perencanaan kantor terbuka didasarkan pada hubungan secara bersamaan berinteraksi
faktor-faktor berikut: komunikasi, desain tempat kerja, dan lingkungan fisik. Untuk alasan ini,
sistem dan prosedur analis dan konsultan komunikasi harus bekerja sama dengan arsitek dan
interior / desainer ruang ketika menggunakan konsep kantor terbuka.

Antara fitur-fitur khusus dari konsep kantor terbuka adalah sebagai berikut:
1. Kantor terbuka hanya menggunakan jumlah minimum dinding permanen. daerah terbuka yang
luas dengan sekitar 10.000 meter persegi ruang yang paling diinginkan untuk
mengembangkan konsep kantor terbuka. Dengan menggunakan sistem lantai jaringan (5 kaki
dengan 5 kaki, misalnya) untuk sambungan listrik dan telepon, workstation individu
dapat dengan mudah ditempatkan di setiap lokasi dan setiap sudut.
2. Lokasi masing-masing workstation mempengaruhi efisiensi alur kerja dan membantu
mencegah simpanan kerja serta malang-melintang dan mundur dari pekerjaan.
3. Menyediakan lingkungan kerja yang sesuai, perhatian khusus mungkin harusdiberikan
kepada akustik dan pengendalian kebisingan. perangkat akustik yang digunakan di
kantor konvensional banyak yang tidak cukup untuk besar area kantor
terbuka. Menyerap suara dinding, langit-langit, panel, dan karpet mungkin harus
digunakan. Pengkondisian akustik cukup ketika suara tidak lagi mengganggu pada
jarak 15 meter dari sumber. Kontrol akustik juga merupakan fitur umum ditemukan dibanyak
komponen sistem furnitur.
4. AC seragam dan kontrol kelembaban di daerah terbuka yang luas mudah dicapai, meskipun
sistem iklim yang sesuai untuk area kantor konvensional dirancang mungkin tidak sesuai untuk
daerah terbuka yang luas.
5. Skema warna dan pengaturan furnitur dapat memberikan lingkungan kerja yang
menyenangkan bagi karyawan. Penggunaan panel, furnitur modular, dan perkebunan
memberikan privasi sambil menambahkan estetis untuk daerah tersebut.
6. Peralatan digunakan dalam kantor terbuka memfasilitasi efisiensi pekerja. Misalnya,
jika sebagian dari individu lebih mudah dilakukan dalam posisi berdiri, furnitur dapat
dirancang untuk mengakomodasi karyawan dalam posisi itu. Jumlah ruang penyimpanan yang
diberikan kepada setiap karyawan ditentukan oleh dia. Atau kebutuhan penyimpanannya. Dalam
kebanyakan kasus, meja konvensional digantikan dengan fungsi
 berorientasi terdiri workstation atau permukaan kerja, panelas privasi, dan komponen bahan
penyimpanan.

Beberapa manfaat hasil dari penggunaan konsep kantor terbuka, termasuk yang berikut:
1. Biaya mengubah tata ruang di kantor ruang terbuka jauh lebih sedikit dibandingkan dengan
mengubah tata letak konvensional. Memindahkan ruang terbuka kaki persegi biaya sekitar $
1,50, dibandingkan dengan perkiraan biaya sebesar $ 25 - $ 30 untuk memindahkan kaki
persegi ruang yang dirancang konvensional.
2. Biaya awal memasang kantor terbuka dapat sebanyak 10 sampai 25 persen kurang dari biaya
pemasangan ruang konvensional.
3. Penghapusan dinding permanen dan kantor-kantor swasta meningkatkan jumlahruang
lantai dapat digunakan sebanyak 15 sampai 20 persen.
4. Konsep kantor terbuka meningkatkan produktivitas kantor dengan meningkatkan efisiensi
kerja rendah, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral pekerja,
meningkatkan rasa keterlibatan pekerja, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman.
5. Kantor terbuka membantu menghemat energi karena pemanasan, ventilasi, dan
sistem pengkondisian udara tidak terhalang oleh dinding permanen.
Pendekatan Modular Workstation
Karakteristik dari pendekatan modular workstation adalah penggunaan komponen
furnitur yang menggunakan panel untuk menciptakan ruangan kerja yang individual. Lemari
penyimpanan dan arsip disesuaikan ditempatkan berdekatan dengan meja atau tabel. Unit
modular menyediakan karyawan dengan kantor "total" dalam hal ruang meja, ruang
arsip/catatan, ruang penyimpanan, dan pekerjaan area pencahayaan. Unit-unit ini, yang
dapat dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan spesifik dari karyawan.
Pendekatan modular, dalam keadaan tertentu, lebih disukai baik pendekatan Cluster
workstation atau pendekatan landscape. Pendekatan modular ini terutama cocok untuk situasi-
situasi yang membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup besar. Juga, bila dibandingkan
dengan tata letak konvensional, pendekatan modular ini sangat menguntungkan karena
dinding paling permanen dieliminasi, dan area kerja dirancang di sekitar kebutuhan spesifik dari
tiap pengguna. Keuntungan lain yang berbeda adalah kemudahan dan kecepatan yang perubahan
dalam tata ruang dapat dibuat.
Pendekatan Cluster Workstation
Karakteristik unik dari Pendekatan Cluster workstation adalah pengelompokan wilayah
kerja sekitar inti umum, seperti satu set panel yang memanjang dari jari-jari roda. Panel ini
digunakan untuk mendefinisikan area kerja setiap karyawan, yang meliputi ruang permukaan,
ruang penyimpanan, dan pengajuan menulis. Meskipun pengecualian ada, cluster workstation
tidak rumit seperti stasiun kerja modular atau wilayah kerja diberikan kepada karyawan yang
menggunakan pendekatan bentang alam. Pendekatan cluster adalah cocok untuk situasi kerja
dimana karyawan menghabiskan sebagian hari kerja mereka jauh dari area kerja mereka.
Pendekatan cluster workstation menawarkan keuntungan yang berbeda untuk
menyediakan fleksibilitas yang cukup dalam mengubah tata ruang dan di mendesain ulang
wilayah kerja individu. Selain itu, pendekatan ini dipandang sebagai lebih ekonomis dari pada
baik pendekatan modular atau landscape.

Pendekatan Landscape
Dikembangkan oleh tim Quickboner di Jerman, dan mulai diimplementasikan di negara
itu untuk pertama kalinya pada tahun 1960 dan sekarang digunakan cukup luas di Jerman. Untuk
batas tertentu. Konsep ini merupakan perpaduan dari pendekatan modular dan cluster
workstation. Selain, itu membuat penggunaan berlimpah tanaman dan dedaunan didekorasi.
Untuk sekat atau pemisah dari area kerja, furnitur disusun secara kelompok dan di berbagai sudut
bukan dibaris tradisional.
Dalam dari yang murni, tidak menggunakan kantor swasta. Bagaimanapun, pemandangan
"hybrid" dari pada pemandangan "murni" ditemukan. Sebuah rasio 80 persen wilayah terbuka
untuk 20 persen untuk wilayah tak terbuka umum di kantor-kantor, di mana versi hibrida
ditemukan.
Dalam tata ruang konvensional, memiliki kantor pribadi adalah simbol status. Di kantor
lanndscape, bagaimanapun status diberikan kepada karyawan melalui tugas pekerjaan mereka
lokasi dan ukuran dari area kerja mereka, dan dari jumlah perabot mereka diberikan
Panel yang digunakan dalam modular workstation, cluster dan landscape yang tersedia
dalam berbagai ukuran dan bentuk dan dengan berbagai jenis permukaan luar dalam
mengaburkan kayu, logam, plastik, kaca dan karpet. Panel tradisional 2 inci lebar dan dapat pra
kabel dengan sambungan telepon dan listrik serta dibangun dengan khusus suara-menyerap
bahan. Dengan meggunakan ditingkatkannya serat optik dan 5 kategori jaringan kabel,
bagaimanapun, 2 inci panel tidak dapat mengakomodasi teknologi baru akomodasi dapat dicapai
dengan menggunakan kotak mentransfer baik atau panel susun sistem. Beberapa panel baru juga
menggabungkan pemanasan, pendinginan, dan pemurnian ventilasi.

PRINSIP-PRINSIP TATA RUANG YANG EFEKTIF

Prinsip-prinsip tata letak yang efektif berguna dalam perencanaan dan perancangan tata
ruang kantor.

MEMPERSIAPKAN TATA RUANG

Manajer kantor administrasi sebagian besar bertanggung jawab untuk perencanaandan

perancangan perubahan tata ruang sebagian kecil.
Setelah menyelesaikan studi dan menganalisis setiap faktor desain dan tata ruang yang
penting, sebuah model skala dari rencana lantai harus disiapkan. Untuk memfasilitasi persiapan,
buatlah cetak biru konstruksi yang menunjukkan lokasi pilar dukungan, pintu, jendela, tangga,
dan fitur struktural lainnya yang akan berguna.
Setelah area lantai di skala, lokasi yang tepat dari masing-masing furnitur dan peralatan
harus ditentukan. Utilitas yang mungkin tersedia untuk mempersiapkan tata ruang adalah
template, sobekan/potongan gambar, model plastik, model magnetik, dan komputer-dibantu
dengan desain. Untuk menjamin hubungan spasial yang akurat, gambar lantai dan perabotan dan
gambar peralatan harus menggunakan skala yang sama.
Templates
Terdiri dari versi skala furnitur dan peralatan, template biasanya terbuat dari karton atau
plastik. Template adalah yang digunakan dalam melacak berbagai item pada tata ruang.
Cutouts
Potongan gambar dibeli dalam lembaran. Furnitur individu atau gambar peralatan hanya
dipotong dari lembaran. Dua jenis guntingan yang tersedia yaitu, kertas dan mengikuti milar diri.
Plastic Models (Model Plastik)
 Skala versi model plastik terdiri dari berbagai potongan-potongan furnitur kantor dan
peralatan. Kemudahan pada model ini dapat direposisi pada rencana lantai dengan memfasilitasi
eksperimen dengan kemungkinan berbagai tata ruang.
Magnetic Board (Model Magnet)
Peralatan dan furnitur model magnet juga sering digunakan untuk mempersiapkan tata
ruang kantor. Meskipun magnet mudah melekat pada papan, tetapi mereka dapat dengan mudah
direposisi.
Computer Aided Design (Desain yang dibantu dengan Komputer)
Desain dengan bantuan komputer menggunakan teknologi komputer dan perangkat lunak
yang sesuai untuk membantu dalam merancang tata ruang yang efektif. Beberapa program
perangkat lunak komputer yang terjangkau saat ini tersedia untuk memfasilitasi proses tata
ruang desain yang mudah dan efisien.
Beberapa program CAD memberikan tata ruang yang optimal setelah variabel penting
seperti dimensi wilayah, ukuran dan jumlah workstation, dan gang-gang dan koridor adalah
input. Hal lain mengharuskan pengguna menggambar dimensi daerah dan konfigurasi
workstation pada layar terminal tampilan video. Setiap item pada layar, seperti dinding atau
peralatan atau perabot, dapat dengan mudah dipindahkan menggunakan pena, cahaya atau fitur
drag dan drop dari mouse komputer. Sebagian besar sistem CAD juga memfasilitasi penyusunan
salinan tercetak dari setiap layar konfigurasi.
IMPLIKASI PADA MANAJER ADMINISTRASI PERKANTORAN
Dalam banyak organisasi, manajer administrasi kantor memiliki perbedaan yaitu
memiliki keahlian yang lebih besar dari pada karyawan lainnya dalam perencanaan dan
perancang antata letak. Alasan untuk perbedaan ini adalah jelas, karena ia lebih akrab dengan
banyak faktor yang harus dipertimbangkan dalam proses perencanaan dan perancangan. Tidak
ada karyawan lain yang mungkin akan begitu akrab dengan pola aliran organisasi bekerja atau
proses komunikasi. Kecuali organisasi mempekerjakan seorang perencanaan ruang waktu penuh,
tidak ada orang lain mungkin akan pengetahuan lebih tentang perkembangan baru dalam tata
ruang dari manajer kantor administratif.
Sebuah proyek tata ruang melibatkan lebih dari sekedar menempatkan furnitur dan
peralatan di daerah tertentu. Organisasi yang melaksanakan proyek-proyek tata ruang yang
hanya menata ulang perabotan dan peralatan segera menemukan bahwa hasilnya tidak ideal
 seperti yang diharapkan. Satu-satunya cara untuk menyelamatkan proyek yang dilakukan dengan
cara ini adalah menilai secara hati-hati faktor penting lainnya yang mempengaruhi tata ruang
kantor dan untuk /kemudian membuat perubahan yang diperlukan.
Kecuali manajer kantor administrasi telah memiliki pelatihan mendalam dalam
merancang tata letak kantor, karena ia telah disarankan untuk berkonsultasi dengan individu-
individu yang memiliki keahlian yang dibutuhkan. Biaya konsultasi kemungkinan akan
diimbangi berkali-kali dengan memiliki tata ruang, efisien dan efektif dari awal, terutama jika
alternatifnya adalah pengembangan tata ruang melalui proses memukul atau meleset.

MAKALAH PERKANTORAN

MAKALAH PERKANTORANjangan lupa komen bray...

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Tata ruang kantor atau biasa disebut juga Layout adalah salah satu penunjang
sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perkantoran. Di Indonesia, banyak sekali
terdapat perkantoran dengan skala produktivitas besar, menengah dan kecil dengan
sistem tata ruang yang sangat bervariasi, dimana masing-masing sistem saling
berhubungan dalam menunjang proses kerja.
Kondisi tata ruang kantor dapat memberikan pengaruh terhadap hasil kerja
karyawan disuatu perusahaan yang nantinya akan memberikan dampak tersendiri pada
perusahaan tersebut. Seperti letak tata ruang yang kurang tepat dan suasana
lingkungan perkantoran yang kurang nyaman, ataupun prosedur kerja yang belum
sesuai dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri, sehingga hal ini dapat membuat
karyawan cepat lelah, rasa malas dan suntuk serta kurangnya konsentrasi terhadap
 pekerjaan, mengulur waktu, pemborosan biaya dalam penggunaan alat tulis kantor
(ATK) serta rasa bosan yang terus menerus. Hal ini dapat menjadi suatu permasalahan
yang sulit dihindari apabila perusahaan tidak segera mungkin merubah sistem dan
menjadikannya lebih baik lagi.
Tata ruang kantor yang baik dan efisien tidak tercipta dengan sendirinya,
melainkan hasil dari perencanan yang tepat dari seseorang atau tim yang
bertanggungjawab dalam merancang ruang kantor dan mereka harus memahami dulu
bahwa pemakaian ruang suatu kantor merupakan proses yang berjalan terus dan
berkelanjutan mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan pekerjaan.

A. RUMUSAN MASALAH

1. Pengertian tata ruang kantor

2. Tujuan Pengaturan tata ruang
3. Azas pokok tata ruang
4. Tahap-tahap Menentukan Tata Ruang Agar Terstruktur
5. Langkah-langkah Dalam Menyusun Tata Ruang
6. Macam-macam Tata Ruang Kantor
7. Prinsip-prinsip Tata Ruangan
8. Faktor-faktor yang Harus Diperhatikan Dalam Penempatan Perabot
9. Kondisi Lingkungan dan Fisik Tata Ruang Perkantoran
10. Pengaruh Tata Ruang Kantor terhadap kinerja

B. TUJUAN
 BAB II
PEMBAHASAN

II.1. Pengertian Tata Ruang Kantor

Ada beberapa ahli yang mengutarakan pengertian Tata Ruang, diantaranya
George R. Terry yang menyatakan sebagai berikut : Office layout is the determination
of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a
practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of
the office work within reasonable cost (tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari
ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik
yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak).
Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat juga dinyatakan sebagai pengaturan dan
penyusunan seluruh mesin kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat,
sehingga pegawai dapat bekerja dengan mudah, nyaman, leluasa dan bebas untuk
bergerak sehingga tercapai efisiensi.
Istilah Tata Ruang Kantor sendiri berasal dari bahasa Inggris, yaitu Office Layout
atau sering disebut juga Layout saja. Tata Ruang Kantor adalah pengaturan perabotan ,
mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang
mendefenisikan Tata Ruang Kantor diantaranya sebagai berikut:
Lingkungan fisik atau Tata Ruang Kantor adalah suatu yang berada di sekitar
pekerja yang meliputi cahaya, warna, udara, suara serta musik yang mempengaruhi
dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan (Moekijat 1995:135)
Sedangkan menurut The Liang Gie (2000:220) lingkungan fisik merupakan
segenap faktor fisik, yang bersama-sama merupakan suatu suasana fisik yang
melingkupi suatu tempat kerja.
Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan Tata
Ruang Kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan
ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis
dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan
biaya yang layak (1988:200)
Menurut Littlefield and Peterson menyatakan Tata Ruang Kantor dapat
dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai
yang tersedia(1956:117)
 Bahkan ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau Tata Ruang tempat
orang bekerja mempunyai pengaruh terhadap produktivitas dan sikap antara karyawan
yang satu dan yang lainnya.

II.2. Tujuan Pengaturan Tata Ruang

Apabila dirinci maka manfaat tata ruang kantor antara lain adalah:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat
dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu
bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamaan bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:
a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu waktu tertentu.
c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari. (Komarudin,
1985:163)
II.3. Azas Pokok Tata Ruang
Dalam practical plan Layout , Richard Muther mengutarakan tentang azas-azas
Pokok Tata Ruang adalah sebagai berikut:
1. Azas jarak terpendek, ialah Memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan
menempuh jarak sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 (dua) titik
adalah jarak yang terpendek.
2. Azas rangkaian kerja, ialah penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.
3. Azas penggunaan segenap ruang, ialah apabila mungkin tidak ada ruang yang tidak
terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, namun posisi vertikal ke atas maupun ke
bawah.
4. Azas perubahan susunan tempat kerja:
Apabila diperlukan ruangan dapat dirubah dan disusun lagi dengan mudah dan biaya
yang sedikit, misalnya tata ruang kantor terpaksa dirubah karena:
a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor.
b. Penemuan teknologi baru dan lain-lain.
c.
II.4. Tahap-tahap Menentukan Tata Ruang Agar Terstruktur
Adapun tahap-tahap menentukan tata ruang agar terstruktur, yaitu :
1. Perhatikan rencana jalan masuk, jendela dan kondisi yang tidak dapat dirubah.
2. Buatlah rencana ruang kantor yang menggunakan skala.
3. Tentukan jumlah dan ukuran dari semua perlengkapan dan perabotan dan sediakan
model dari semua perlengkapan.
4. Bicaralah dengan atasan (Kepala Seksi/First Line Manager) mengenai ruangan yang
diperlukan untuk tiap pegawai.
5. Buatalah perencanaan dengan prinsip-prinsip tata ruang.
6. Perhatikan semua pegawai dan pekerjaan, letaknya dan sarana penunjang. Ajukan pada
pimpinan untuk mendapat persetujuan.
II.5. Langkah-langkah Dalam Menyusun Tata Ruang
Sebelum dimulai membuat konsep menyusun tata ruang, maka terlebih dahulu
perlu diketahui langkah-langkah menyusun tata ruang antara lain adalah; mengetahui
hubungan satuan yang melaksanakan kegiatan administrasi dengan satuan-satuan
kerja lainnya.
Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan dengan segenap
pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat:
1. Satuan pekerjaan yang melayani publik ditempatkan pada tempat yang mudah didatangi
orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya.
2. Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk
dikelompokkan pada satu tempat.
3. Satuan yang mengerjakan semua kegiatan administrasi, diupayakan ditempatkan di
tengah-tengah (strategis).
4. Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh dari satuan
kerja yang membutuhkan ketenangan.
Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang
dan lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela dan lain-
lain.
Susunan letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya, gunakan kertas warna-
warni dengan ukuran tertentu, serta beri nomor kode masing-masing.
Menyusun denah konsep tata ruang dengan memperhitungkan kemungkinan
perubahan yang disebabkan oleh:
1. Penambahan atau pengurangan pegawai.
2. Penambahan/penggantian perabot/alat kerja.
3. Perubahan penyelasaian prosedur kerja.
4. Perubahan atau pengurangan struktur organisasi.
5. Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan.

II.6. Macam-macam Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya dikenal ada 4 macam tata ruang kantor, yaitu:

1. Tata ruang kantor bersekat/berkamar (Cubicle Type Offices)
Adalah tata ruangan untuk bekerja yang dipisah dalam sekat-sekat kerja, seperti yang
terlihat dalam gambar dibawah ini.

Gambar.II.6.1. Cubicle Type Offices

Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah:

a. Konsentrasi kerja lebih terjamin.

b. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
c. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya
kewibawaan pejabat atau pimpinan.
d. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan
dan merasa ikut memiliki.
Kerugian tata ruang kantor berkamar:
a. Komunikasi langsung anatar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk
mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
b. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan
penerangan dan biaya peralatan lainnya.
c. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan
organisasi.
d. Mempersulit pengawasan.
e. Memerlukan ruangan yang luas.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)

Adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang
bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

Gambar II.6.2. Open Plan Offices

Keuntungan tata ruang kantor terbuka:

1. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi.
Luwes atau flexible apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan
biaya tinggi. Kerugian tata ruang kantor terbuka:
a. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan penyeragaman kerja dan
pembagian peralatan kerja.
b. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan ruangan kerja, penggunaan
kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dll.
c. Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan, rendah rasa privasi.
d. Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi.
e. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas.
f. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
g. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan
kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

2. Tata Ruang Kantor berhias atau berpanorama/bertaman (lanscaped offices)

 Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk
ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan bener-benar merupakan
lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Gambar II.6.3. Lanscaped Offices

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama:
a. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
b. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan.
c. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.
d. Produktifitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efisien sehingga
tujuan organisasi dapat mudah dicapai.
Kerugian tata ruang kantor berhias/berpanorama:
a. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.
b. Biaya pemeliharaan tinggi.
c. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.
d. Tata Ruang Kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor
berkamar, tata
e. ruang terbuka dan tata ruang berhias.
Karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai kerugian, maka untuk mencegah
atau mengurangi kerugian yang ada diciptakan tata ruang kantor gabungan.
4. Tata Ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor
berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.
 II.7. Prinsip-prinsip Tata Ruangan
Ada beberapa prinsip tata ruangan, yaitu :
1. Aliran pekerjaan yang sederhana yang membatasi mobilitas pegawai dan menghemat
kertas seminimum mungkin.
2. Ruang lantai harus bebas dari rintangan.
3. Meja dapat dengan mudah dilihat oleh pimpinan.
4. Perlengkapan kerja berada di dekat penggunanya.
5. Jumlah jalan atau koridor yang memadai dan luasnya juga memadai.
6. Pastikan semua meja mendapatkan penerangan yang cukup.
7. Mesin bersuara gaduh harus dipisahkan dari ruangan.
8. Tata ruang harus menyenangkan.
II.8. Faktor-faktor yang Harus Diperhatikan Dalam Penempatan Perabot
Dalam penempatan perabot kantor dalam ruangan kantor, ada lima faktor yang harus
diperhatikan :
1. Harus menghemat ruang lantai.
2. Harus fungsional hubungan dengan pekerjaan.
3. Tinggi meja dan kursi harus sesuai dengan pemakaiannya (ergonomic).
4. Perabot harus mudah untuk dipindah-pindahkan.
5. Biaya yang dikeluarkan harus relatif hemat.

II.9. Kondisi Lingkungan dan Fisik Tata Ruang Perkantoran

Menurut Steward and Stewart (1983: 53), Kondisi kerja adalah Kondisin kerja
sebagai serangkaian kondisi atau lingkungan kerja dari suatu perusahaan yang menjadi
tempat bekerja dari karyawan yang bekerja didalam lingkungan tersebut. Yang
dimaksud disini adalah kondisi kerja yang baik, yaitu nyaman dan mendukung
pekerjaan untuk dapat menjalankan aktivitasnya dengan baik. Meliputi segala sesuatu
yang ada dilingkungan karyawan yang dapat mempengaruhi kinerja, serta keselamatan
dan keamanan kerja, temperatur,kelembapan, ventilasi, kebersihan dan lain-lain.
Jenis kondisi kerja :
1. Kondisi fisik dari lingkungan kerja
Menurut Handoko (1995:84), lingkungan fisik kerja adalah semua keadaan yang
terdapat disekitar tempat kerja yang meliputi temperatur, kelembapan udara, sirkulasi
udara, pencahayaan, kebisingan, getaran-getaran mekanis,warna dan lain-lain yang
dalam hal ini bepengaruh terhadap hasil kerja manusia tersebut.
 Lingkungan kerja karyawan harus sesuai dengan keinginan dan kebutuhan para
karyawan sehingga dapat melaksanakan tugas tanpa gangguan, termasuk dalam hal
lingkungan fisik dalam tata ruang perkantoran.
Yang termasuk lingkungan fisik dalam tata ruang perkantoran antara lain :
a. Tata Warna
Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang
mempunyai dampak penting bagi karyawan yaitu dampak psikologisnya baik
positif atau negatif pada produktivitas, kelelahan, moral, tingkah laku dan
ketenangan.
Faktor pemilihan warna, yaitu :
Kombinasi warna
Efek cahaya pada warna
Nilai pemantulan warna
Dampak dari warna
Prinsip dalam pemilihan warna perlu memperhatikan :
Penutup lantai, contoh karpet
Penutup dinding
Warna furnitur
Dibawah ini terdapat daftar beberapa warna yang dapat merangsang dan
mempengaruhi perasaan manusia :
Untuk
Warna Sifat Pengaruh
Ruangan
Dinamis, Menimbulkan Pekerjaan
1. Merah
merangsang dan semangat sepintas lalu
panas kerja (singkat)
Keanggunan, Menimbulkan Gang-gang,
2. Kuning bebas dan hangat rasaa gembira jalan dan
lorong
Tenang, tentram Mengurangi Berpikir dan
3. Biru
dan sejuk tekanan atau konsentrasi
tegangan

b. Sistem pencahayaan
 Menurut McShane menyatakan bahwa 80 85 % informasi yang diterima karyawan di
kantor adalah mengguna indera penglihatan (mata), seperti membaca surat atau
memeriksa nota tagihan. Ada empat jenis pencahayaan yang digunakan di kantor,
yaitu :
Ambient lighting
Digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan
Task lighting
Digunakan untuk menerangi area kerja seorang karyawan
Accent lighting
Digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang akan dituju
Natural lighting
Cahaya yang berasal dari jendela, pintu kaca, dinding dan cahaya langit,
namun cahaya ini tidak selalu ada apabila langit dalam keadaan mendung atau
gelap.
Ada empat jenis penerangan yang dapat digunakan oleh perusahaan, yaitu :
Direct
Dengan mengarahkan cahaya 90-100% secara langsung ke area kerja.
Semidirect
Dengan pencahayaan 60-90% cahaya diarahkan ke bawah dan sisanya
diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali kebawah.
Indirect
Dengan pencahayaan 90-100% cahaya pertama diarahkan ke atas,
menyebar dan memantul kebawah ke area kerja.
Semiindirect
Dengan pencahayaan 60-90% ke atas kemudian dipantulkan
kebawah dan sisanya ke area kerja.
General diffuse
Dengan pencahayaan 40-60% ke arah area kerja dan sisanya ke arah bawah.
c. Pengaturan Udara
Faktor lingkungan kantor yang dapat mempengaruhi kondisi fisik dan
psikologia karyawan adalah kondisi udara didalam kantor. Beberapa faktor
udara yang perlu diperhatikan adalah temperatur, kelembaban, ventilasi dan
kebersihan udara.
d. Kontrol Suara
Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus
dipertimbangkan untuk mengelola tingkat kinerja karyawan yang diinginkan.
 Beberapa teknik yang dapat digunakan dalam mengontrol kebisingan pada ruang
kantor, yaitu :
Konstruksi yang sesuai
Menggunakan material peredam suara
Alat peredam suara
Masking
e. Musik
Musik menghasilkan beberapa keuntungan, diantaranya membantu
meningkatkan kepuasan kerja dan kinerja karyawan dengan menghilangkan
rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor. Sebaiknya program
pemutaran musik hanya diberikan dalam jangka waktu 10-15 menit setiap jam.
2. Kondisi psikologis dari lingkungan kerja
Menurut Newstroom (1996:494) yaitu kondisi lingkungan kerja dapat
mempengaruhi kinerja yang meliputi perasaan yang bersifat pribadi atau kelompok,
status dihubungkan dengan sejumlah lokasi ruang kerja dan sejumlah pengawasan
atau lingkungan kerja.

II.10. Pengaruh Tata Ruang Kantor terhadap kinerja

Lingkungan kerja dapat memberikan pengaruh yang besar terhadap kinerja
karyawan. Lingkungan kerja merupakan suatu lingkungan dimana para karyawan
tersebut melaksanakan tugas dan kewajibannya sehari-hari (Agus Ahyari, 1986 : 128).
Lingkungan kerja dapat berupa lingkungan fisik maupun non fisik. Lingkungan Fisik
perusahaan meliputi kedaaan penerangan, keadaan sirkulasi udara dan Tata Ruang.
Sedangkan lingkungan non fisik meliputi suasana kerja, keamanan dan lain-lain.
Dengan lingkungan kerja yang baik dapat membuat karyawan merasa nyaman dan
betah dalam bekerja, sehingga mendorong karyawan bersemangat dalam melakukan
pekerjaan sehari-hari. Begitu juga sebaliknya lingkungan kerja yang tidak layak dan
tidak sesuai dapat mengganggu karyawan dalam bekerja.
Tata ruang kantor juga termasuk didalam lingkungan kerja. Tata ruang yang baik
mendukung suatu metode untuk membenahi dan menyusun alat-alat perkantoran dan
perlengkapan didalam ruangan yang bertujuan untuk memberikan sarana bagi
karyawan. Tata ruang kantor merupakan suatu segi yang paling dekat dengan
 pelaksanaan kerja karyawan sehari-hari. Dengan tata ruang yang baik akan membantu
mekanisme / arus pekerjaan berjalann lancar, ketentraman, kesenangan dan kegairan
kerja menjadi idaman setiap karyawan dan idaman itu bisa diperoleh jika penyusunan
tata ruang kantor itu baik (Didi Wahyu sudirman, 1981 : 59).
Adanya lingkungan kerja yang nyaman, khususnya tata ruang kantor yang baik
akan memberikan dorongan kepada karyawan untuk bekerja sungguh-sungguh
sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan untuk lebih berprestasi terhadap
pencapaian tujuan.

BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Kantor yang baik bukan berarti harus mewah dan serba mahal akan tetapi juga
perlu memperhatikan dari beberapa sisi. Beberapa sisi ini artinya perusahaan perlu
melihat sisi Estetika (kesehatan) seperti pencahayaan, warna dan sirkulasi udara. Sisi
Etika (keselarasan) seperti model ruangan, tata letak, audio visual dan lain-lain.
Perusahaan harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat meningkatkan kinerja
karyawan diantaranya yaitu faktor tata ruang kantor. Tata ruang yang baik sangat
penting diperhatikan oleh perusahaan karena mempunyai pengaruh terhadap kinerja
karyawan yang bekerja dalam perusahaan.Jurnal ilmiah ini membahas tentang
lingkungan fisik tata ruang kantor yang memberikan dampak positif bagi peningkatan
kinerja karyawan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode observasi dan
 dokumentasi yang diharapkan dapat menghasilkan jurnal ilmiah yang memberikan
konsep tata ruang yang baik untuk meningkatkan kinerja karyawan.
B. SARAN SARAN

1. Perusahaan dalam menyusun tata ruang kantor harus memperhatikan jenis pekerjaan,
jumlah karyawan, arus kerja dan kebutuhan setiap karyawan karena semua merupakan
suatu kesatuan yang saling berhubungan dan berkelanjutan.
2. Kondisi lingkungan kerja yang baik dapat memberikan pengaruh positif terhadap
psikologis karyawan sehingga karyawan dapat meningkatkan kinerjanya dan
berprestasi dalam melakukan pekerjaannya.

DAFTAR PUSTAKA
Diktat Kuliah Manajemen Perkantoran, Akademi Sekretaris BSI
Moekijat. 1997. Administrasi Perkantoran, Bandung; Mandar Maju.
Sudamaryati, Dra. 1992. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran,
Bandung : Ilham Jaya.
The Liang Gie.1981. Manajemen Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta.
Tjandra, Sheddy N. dkk, 2008, Kesekretarisan Jilid 1 untuk SMK, Jakarta : Pusat
Perbukuan Departemen Pendidikan Nasional.
http://wwww.corner-desk.org
http://www.guardian.co.uk
http:// www.focusnusantara.com
http://www.ubm.ac.id/manajemen/images/doc/journal/jurnal-vivi.pdf

revisi makalah tata ruang kantor

MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN

TATA RUANG KANTOR
OLEH KELOMPOK 7 :
1. LAELATUR ROHMAH OKTAFIANI 1445096082
2. PUTRI PUJI PERTIWI 1445097788
3. SEKAR AYUNING MAWARNI 1445096062
4. SUPRIYADI YUDISTIRA 1445096087
5. TUTI ALFIANI 1445096092

MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

KATA PENGANTAR
Alhamdulillah dengan memanjatkan puji syukur atas rahmat Allah SWT sehingga dengan
limpahan tersebut kami dapat menyelesaikan makalah Tata Ruang Kantor. Penyusunan
makalah ini merupakan pemenuhan tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran.
Ucapan terimakasih kami sampaikan untuk Ibu Neti Karnati selaku dosen kami, kedua orang tua
kami, rekan-rekan mahasiswa Manajemen Pendidikan, serta pihak-pihak lain yang telah
berkontribusi dalam terselesaikannya makalah ini. Kami menyadari apa yang kami hasilkan jauh
dari kesempurnaan. Oleh karena itu sebagai insan pembelajar kami sangat mengharapkan saran
dan kritik pembaca sebagai bahan pembelajaran agar dikemudian hari dapat menjadi lebih baik .
Besar harapan kami makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Terimakasih.

Jakarta, April 2010

Penulis

BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Masalah
Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancaran ialah
penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya.Penyusunan alat-
alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan
bekerja bagi para pegawai disebut tataruang perkantoran.
Tata ruang kantor merupakan hal penting dalam manajemen perkantoran. Tata ruang kantor yang
baik akan memberikan banyak keuntungan atau manfaat bagi organisasi yang bersangkutan di
dalam menyelaesaikan pekerjaan. Tata ruang kantor yang baik juga akan memberikan
penyempurnaan tugas-tugas kantor dan akibatnya mekanisme kerja dapat berjalan dengan lancar.
Kondisi tempat kerja yang menyenangkan dapat meningkatkan semangat kerja, oleh karena itu
dalam menciptakan kondisi tempat kerja yang menyenangkan perlu direncanakan penataan
ruangan yang baik.

I.2 Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan makalah selain untuk pemenuhan tugas mata kuliah manajemen
perkantoran, juga untuk :
a. Mengetahui definisi tata ruang kantor.
b. Mengetahui bagaimana perancangan tata ruang kantor.
c. Mengetahui jenis-jenis tata ruang kantor.
d. Mengetahui bagaimana cara penyusunan perabot kentor.
e. Mengetahui persyaratan lingkunagn fisik kantor.

I.3 Metode Penulisan

Metode yang digunakan dalam penyusunan makalah adalah :
a. Metode literatur buku
b. Metode literatur internet

BAB II
PEMBAHASAN
II.1 PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR
Istilah tataruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga
Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam
ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya,
sebagai berikut :
1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan Tata ruang kantor
adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari
ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap
perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak (1988:200).
2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia (1956:117).
Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu :
1. Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang
tersedia.
2. Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan
secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-
faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan
kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan
tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir
yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu
bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan
tata ruang kantor adalah sebagai berikut :
I. The Liang Gie
Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek
mungkin.
Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang
organisasi tersebut.
Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah
sewaktu-waktu diperlukan (The Liang Gie, 1988:207)
II. Geofrey Mills dan Standingford
Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu
kantor adalah :
Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
Komunikasi dan arus kerja diperlancar
Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :
Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk
keperluan pekerjan
Menambah semangat kerja pegawai
Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
Mempermudah pengawasan

II.2 PERANCANGAN TATA RUANG KANTOR

Pengertian tataruang sendiri adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang
penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak.
Sedangkan di Indonesia sendiri tataruang perkantoran masih kurang mendapat perhatian di
dalam instasi-instasi pemerintah dan perusahaan-perusahaan swasta.Misalnya sering terlihat
bahwa suatu instasi atau pejabat yang banyak melayani publik di taruh di belakang,sehingga
orang-orang harus betanya kian-kemari sebelum dapat menjumpainya. Ini menghamburkan
waktu dan mengganggu pegawai-pagawai lain yang setiap kali harus memberi petunjuk itu.
Tidak jarang di jumpai pula perusahaan yang dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, pegawai-
pegawainya berjalan mondar-mandir satu meja ke meja lain sehingga mengurangi kecepatan
bekerja.Ini semua terjadi karena tataruang yang buruk.
Jadi, tataruang perkantoran yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam
menyelesaikan pekerjaan. Ada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut:
1) Mencegah penghamburan tenaga dan para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang
sepertinya tidak perlu
2) Menjamin kelancaran tentu proses pekerjaan yang bersangkutan
3) Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu suatu luas tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya
4) Kesehatan dan kepuasan bekrja bagi para pegawai dapat terpelihara
5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapakan kesan yang baik tentang
organisasi tersebut.
7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah apabila
sewaktu-waktu diperlukan.
Dua ahli Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan
penyusunan tataruang yang baik ialah:
a. Persyaratan peraturan perundang-undangan yang terpenuhi;
b. Ruang di pergunakan sampai manfaat yang terbesar;
c. Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan, seperti:listrik,telpon, dll
d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang;
e. Pengawasan dapat melihat petugas sedang bekerja;
f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara;
g. Komunikasi dan arus kerja diperlancar;
h. Lalu lalang para juru tata usaha diantara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah;
i. Pelaksanaan yang kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan;
j. Saling menggangu diantara para juru tatausaha dihindarkan;
k. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu
Seorang ahli tataruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tatruang pabrik terbaik.
Walaupun asas-asas itu diperuntukan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu
barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar
bagi tatarang pekantoran. Beberapa asas itu adalah:
1. Asas mengenai jarak pendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tataruang yang baik adalah yang
memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-
pendeknya.
2. Asas mengenai rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tataruang yang terbaik ialah yang
menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-
urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Suatu tata ruang yang terbak ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada
termasuk ruang yang vertical maupun yang ke bawah.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang baik ialah yang dapat
diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau suar atau tidak memakan biaya yang besar.
Demikianlah beberapa asas yang harus dijadikan pedoman kalau hendak menyusun tempat kerja
yang baik untuk kerja perkantoran.

Sebagai langkah pertama dalam merencanakan tataruang kantor, hendaknya diketahui hubungan
satuan yang melaksanakan tatausaha itu dengan satuan-satuan yang lainnya. Demikian pula
hendaknya diperhatikan sifat pekerjaan itu. Ini perlu untuk menentukan letak ada beberapa
pedoman sebagai berikut:
a. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik hendaknya ditaruh
ditempat yang mudah di datangi orang-orang luar itu tanpa mengganggu satuan-satuan yang
lainnya, misalnya:pada dinas pemerintahan misalnya suatu bagian yang mengurus tentang
perizinan.tempat yang mudah di datangi biasanya dibagian terdepan gedung agar mengurangi
gangguan publik tehadap pegawai-pegawai lain yang sering-sering harus memberi petunjuk.
b. Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan
pada satu tempat. Terutama pada gedung yang bertingkat-tingkat penempatan pada lantai yang
sama harus dilakukan.
c. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi tersebut hendaknya
diberi tempat ditengah-tengah, sehingga satuan-satuan yang lainnya dapat mudah
menghubunginya.misalnya:bagian yang bertugas menerima dan mengirim segenap surat dari
suatu perusahaan.
d. Satuan yang tugas pekerjaannya berifat sangat gaduh, misalnya sebuah percetakan hendaknya
djauhkan dari satuan-satuan lainnya, lebih-lebih satuan yang banyak menjalankan pekerjaan
otak, misalnya bagian perencanaan.

Pedoman tersebut diatas dalam penerapannya kadang-kadang nampaknya saling bertentangan.

Misalnya saja suatu seksi produksi yang merupakan satuan pusat harus di tempatkan ditengah-
tengah, padahal seksi itu bekerja dengan mesin-mesin yang membuat gaduh. Kantor yang
mengurus tugas reproduksi itu dapat tetap ditengah-tengah gedung, hanya mesin-mesinnya yang
benar-benar melakukan pekerjaan warkat-warkat ditaruh di tempat lain yang tidak mengganggu
bagian-bagian lainnya.
Pedoman lain dalam menentukan tata letak ruang kantor :
1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
Teknik-teknik untuk mencapai tata ruang yang baik :
1. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.
2. Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Diantara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu lintas pegawai yang
biasanya berjarak 120 cm
4. jarak antara satu meja dengan meja yang dimuka / dibelakng selebar 80 cm
5. pengawas kantor ditempatkan dibelakang para pegawainya.
Teknik-teknik untuk tata ruang yang baik tersebut tentu saja tidak berlaku mutlak bagi semua
kantor, karena bagaimanapun setiap kantor mempunyai tataruangnya masing-masing sesuai
dengan kondisi dan kebutuhan ruangan.
II.3 JENIS TATA RUANG KANTOR
Tataruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam:
1. Tataruang yang terpisah-pisah
Pada susunan ini ruangan untu bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan. Pembagian ni dapat
terjadi karena keadaangadungnya yang berdiri atas kamar-kamar maupun karena memang
sengaja dibuat pemisahan buatan, misalnya:dalam perusahaan terdapat bagian penjualan yang
terdiri atas beberapa seksi (seksi pesanan,seksi pembukuan,seksi iklan) pelaksanaan fungsi tiap-
tiap seksi itu dilakukan pada ruang kerja yang terpisah-pisah.

2. Tataruang yang terbuka

Menurut susunan ini ruang kerja yang bersangkutan tidak dipisahkan. Jadi bagi bagian penjualan
seperti contoh diatas, semua aktifitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka, tidak lagi
dipisah-pisahkan menurut kamar.

Suatu tataruang kantor yang terbuka adalah lebih memuaskan dari pada yang terpisah-pisah,
karena:
a. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
b. Lebih memudahkan hubungan diantara para pegawai, hal ini fapat menumbuhkan rasa
persatuan yang lebih erat karena mereka bekerja sama dala satu ruangan
c. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran udara
d. Kalau terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupu perubahan mengenai proses
penyelesaian sesuatu pekerjaan, tataruang yang terbuka lebih mudah menampungnya
Keefektifan tata ruang kantor terbuka :
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah
menampungnya.
5. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
6. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
7. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
8. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
9. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
10. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

II.4 PENYUSUNAN PERABOT

Setelah ditentukan letak sesuatu kantor dan macamnya tataruang yang akan dipakai, tinggalah
menyusun perabot kantor (meja,lemari,dan lain-lainnya) pada letak yang tepat menurut susunan
yang efisien.tehnik untuk mencapai suatu tatruang kantor ang terbaik itu ialah seperti berikut:
a. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap kejurusan yang sama. Ini akan
mengurangi kemungkinan para pegawai sering-sering mengobrol atau memperhatikan apa yang
dikerjakan oleh rekannya
b. Pada tataruang yang terbuka, susunan meja-meja it dapat terdiri atas beberapa baris
c. Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai
d. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau di belakangnya selebar 80 cm.
e. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawainya. Karena
di situ akan lebih mudah dalam mengawasi pegawainya.
f. Paa tataruang terbuka dimana bekerja banyak orang, apabila pegawai-pegawai dikelompokkan
dibawah pengawasan seorang pejabat maka mereka akan ditempatkan disekat masing-masing
pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu
g. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-
angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar yang halus, diberika tempat yang banyak
memperoleh penerangan cahaya. Ini demi kesehatan matanya dan kesempurnaan hasil kerjanya
h. Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung resiko besar
ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui orang-orang, kalau perlu dapat dibuatkan pedengan
dari kaca. Misalnya pegawai yang bertugas tersebut adalah kasir, dengan demikian terjaminlah
keamanan uang yang ada di bawah tanggung jawabnya
i. Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya ditaruh didekat pegawai-pegawai yang paling sering
mempergunakan benda-benda itu
j. Alat-alat kantor yang menimbulkan suara rebut, misalnya mesin stensil sebaiknya ditaruh
didekat jendela, sehingga gema suara mesinnya dapat langsung terbuang keluar ruangan
k. Pagawai-pegawai yang sering berhubugan dengan public atau dengan pegawai-pegawai
lainnya ditempatkan di dekat pintu. Dengan begitu oaring-orang yang harus menghubunginya
tidak harus mondar-mandir melewati meja-meja dan tidak mengganggu pegawai-pegawai
lainnya
l. Meja yang mamuat ala-alat yang banyak menghasilkan getaran, misalnya mesin hitung, tidak
boleh menmel pada tembok atau tiang. Ini untuk mencegah getaran dan mengganggu seluruh
ruangan
m. Lemari berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang, sehingga mendapat
penyangga untuk menambah kekuatannya
n. Bagi pejabat yang sering menerima tamu penting membicarakan urusan-urusan yang bersifat
rahasia, dapatlah dibuatan kamar tamu sendiri
o. Apabila seorang kepala atau tenaga ahli Karena sifat pekerjaannya bener-benar membutuhkan
ruangan tersendiri, dapatlah dibuatkan ruangan pribadi .

Akhirnya langkah-langkah dalam merancang suatu tataruang kantor adalah sebagai berikut:
Dalam merancang tata ruang kantor diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala tertentu sesuai
dengan kebutuhan.
2. Mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor, hendaknya semua
aktivitas perkantoran dicatat.
3. Menyusun letak meja-meja kerja untu para pegawai
4. Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan kursi diatas
gambar denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang yang terbaik. Lekatkanlah guntingan-
guntingan gambar tersebut pada gambar denah tadi.
Untuk mencegah kekeliruan dan pengamburan tenaga, sebaiknya perabotan itu diberi nomor urut
baik pada gambar maupun pada benda yang sebenartnya. Dengan demikian sewaktu memindah
perobat kedalam ruangan, pelakasanaannya berjalan tertib dan beres
Sebaiknya secara berkala dilakukan peninjauan terhadap suatu tataruang kantor misalnya setiap
satu tahun sekali. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan kantor atau organisasi yang
bersangkutan. Apabila pada suatu ketika terjadi perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap
tataruang kantor tersebut, peninjauan kembali merupakan suatu keharusan.
Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan suatu tataruang kantor ialah:
a. Penambahan atau pengurangan pegawai pada antor yang bersangkutan
b. Penambhan atau pergantian perabot kantor atau alat-alat kerja lainnya
c. Perubahan mengenai proses peyelesaian sesuatu pekerjaan
Penambahan, pengurangan, atau perubahan tugas pekerjaan, pada satuan yang bersangkutan baik
mengenai macamnya maupun mengenai kuantitasnya

II.5 PERSYARATAN LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatus
sebaiknya-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern.
Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan sebuah undang-undang tentang
kantor-kantor yang antara lain menetapkan persyaratan lingkungan fisik yang diusahakan pada
setiap kantor. Persyaratannya itu meliputi hal-hal yang berikut:
a. Kebersihan
Bangunan,perlengkapan,dan perabotan harus dipelihara bersih

b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

c. Suhu udara
Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja
e. Penerangan cahaya
Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedangkan perlengkapan
penerangan dirawat sepatutunya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil,toilet dan sebangsanya harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara
kebersihannya
g. Fasilitas cuci
Ruang cuci muka/ tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disiapan
seperlunya
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara
kebersihannya
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantung pakaian yang tidak dipakai petugas
sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat duduk
Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
k. Lantai,gang,dan tangga
Lantai harus di jaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan,
dan bagian-bagian yang terbuka di beri pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugasnya yang memakai harus cukup
terlatih
m. Beban berat
Petuas tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa, atau memindahkan beban berat yang
dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus disediakan kotak atau lemari obat untuk pertolongan pertama maupun
seorang petugas yang terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melarian diri dari bahaya kebakaran harus disediakan
secara memadai, termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Peberitahuan kebakaran
Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus
dilaporkan kepada yang berwajib

Demikianlah sekedar contoh diatas menunjukan betapa ketat dan lengkap pesyaratan minimum
yang harus dipenuhi oleh suatu kantor pada zama modern ini di negara yang sudah maju.
Selanjutnya empat hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan perkantoran
akan diuraikan lebih lanjut, yakni cahaya,warna,udara, dan suara
A. Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para
pegawai. Karena meraka akan bekerja dengan lebih cepat, lebh sedikit membuat kesalahan, dan
matanya tidak cepat lelah.tapi banyak ketidakberesan pekerjaan tatausaha disebabkan oleh
penerangan yang buruk, misalnya ruangan terlampau gelap atau pegawai-pegawai harus bekerja
di bawah penerangan yang menyilaukan.
Cahaya matahari tidak dapat diatur dengan sempurnaenurut keinginan orang.lebih-lebih dalam
gedung yang luas dan kurang jendelanya, cahaya alam itu tidak dapat menembus sepenuhnya
pada jarak lebih dari 6 hinnga 7 meter dari jendela dari jendela.oleh Karena itu sering-sering
dipergnakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu kantor.
Cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan menjadi 4 macam:
1. Cahaya langsung
Cahaya ini memancar langsun dari sumbernya kepermukaan meja. Apabila memakai lamp pijar,
cahaya bersifat sangat tajam. Bayangan yang ditumbalkan sangat jelas, cahaya ini lekas
menimbulkan kelelahan pada mata.jadi, cahaya langsung yang biasa digunakan di Indonesia
sebetulnya kurang baik.
2. Cahaya setengah langsung
Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari
gelas dengan warna seperti susu. Cahaya ini tersebar ke berbagai jursan, sehinnga bayangan
yangditimbulkan tidak begitu tajam. Namun, sebagian cahaya tetap langsung jatuh kepermukaan
meja dan memantul kembali kearah mata si pekerja. Hal ini juga masih kurang memuaskan
walaupun sudah lebih baik dari pada cahaya langsung.
3. Cahaya setengah tak langsung
Penerangan macam ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari langit-
langit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melalui tudung kaca.
Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya langsung, Karena sumbernya untuk sebagian besar
adalah langit-langit ruangan. Sifat cahaya dan bayangannya yang diciptakan sudah tidak begitu
tajam.
4. Cahaya tak langsung.
Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan
memelihara kesejukan mata.
Penerangan lampu yang paling baik adalah cahaya tak langsung. Karena cahaya ini dari
sumbernya memancar kearah langit-langit ruangan, dari situ barulah di pantulkan kearah
permukaan meja. Sifat cahaya ini benar-benar sudah lunak, karena itu tidak dah menimbulkan
kelelahan pada mata.dan karena cahaya ini tersebar dengan merata ke semua penjuru, coraknya
seragam dan tidak menimbulkan bayangan.
B. Warna
Bersama-sama dengan cahaya warna merupakan factor yang pentig untu memperbesar efisiensi
kerja para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan
memakai warna yang tepat pada dinding rangan dan alat-alat lainnya, kegembiraan dan
ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara selain itu warna yang tepat juga akan
mencegah kesilauan yang yang mungkin timbul Karena cahaya yang berlebihan.
Para ahli membedakan 3 warna pokok, yaitu merah,kuning,dan biru.
Merah adalah warna yang menggambarkan panas,kegembiraan dan kegiatan bekerja.
Sebagai alat untuk merangsang pancaindera dan jiwa agar agar bersemangat dalam
melaksanakan suatu pekerjaan, warna merah tepat unt dipergunakan. Tapi, kalau terlampau
banyak dipakai juga tidak baik.
Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat
menimbulkan perasaan riang gembira.
Pengaruh mental yang dapat ditimbulkan ialah perasaan yang gembira dengan melenyapkan
perasaan tertekan. Oleh karena itu, warna ini tepat dipakai pada kamar-kamar atau lorong gedung
yang gelap.
Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan
ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan
darah. Oleh karena itu, warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh
dan tekanan darah. Sebagai alat untuk menimbulkan suasana dingin dan tenang dalam kantor
untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, warna biru baik sekali diergunakan. Hanya
kalau berlebih-lebihan, dapat menimbulkan pengaruh menekan perasaan.

Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu :

88% warna putih
88% campuran warna puutih dan hijau
83 % warna abu-abu
81 % warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor
yang bersangkutan.
Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor
Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih.

C. Udara
Mengenai factor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada
udara itu.
Tubuh manusia secara terus menerus mengeluarkan panas agar dapat hidup terus. Untuk dapat
memancarkan panas itu, perlulah udara di sekelilingnya mempunyai suhu yang lebih rendah dari
pada suhu badan manusia. Badan manusia yang normal mempunyai suhu 37 derajat celcius.
Agar tercipta kenyamanan dalam menyelesaikan tugas-tugas kantor pengaturan udara juga sangat
diperhatikan udara untuk AC diruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat
yaitu :
o Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
o Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
o Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja
Cara yang lain untuk mengeluarkan panas dari tubuh manusia ialah dengan menguapkan peluh.
Agar peluh dari badan manusia dapat menguap sepenuhnya, perlulah pula udara itu cukup kering
untuk menerima uap baru.
Udara di Indonesia terlampau panas dan lembab, sehinnga orang tidak dapat memancarkan panas
dari tubuhnya dengan sebaik-baiknya. Udara tropic yang panas dan lembab mempunyai
pengaruh menekan terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang. Udara yang panas
membuat orang mudah mengantik, cepat lelah, an kurang bersemangat.

D. Suara
Untuk mengatasi factor suara yang sering-sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai,
hendaknya diperhatikan letak alat-alat gaduh.
Usaha-usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat-alat gaduh ialah pada
langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan-lapisan penyerap suara. Lapisa-lapisan ini seperti
karton tebal dan permukaannya berlubang-lubang. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan ialah
misalna mesin-mesin tik dibawahnya di beri alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon; ada
baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan-
pembicaraan tak akan terganggu oleh suara mesin tik atau mengganggu pegawai-pegawai yang
sedang bekerja. Ini juga ada manfaatnya kalo seseorang pejabat harus membicarakan sesuatu
yang tidak boleh di dengar oleh pegawai-pegawai sekelilingnya.

BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan Tata ruang kantor
adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari
ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap
perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak (1988:200).
2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia (1956:117).
pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir
yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu
bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
Asas-asas tata ruang perkantoran antara lain :
1. Asas mengenai jarak pendek
2. Asas mengenai rangkaian kerja
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam lingkungan fisik kantor : cahaya, warna, udara, dan suara.
Daftar Pustaka
The Liang Gie, Ph. D. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty Yogyakarta
http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-tata-ruang-kantor/
http://jurnal.tukerbuku.com/

TATA RUANG Tata ruang adalah wujud struktur ruang dan pola pemanfaatan ruang, baik
direncanakan maupun tidak. Struktur ruang adalah susunan pusat-pusat permukiman system
jaringan prasarana dan sarana yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan sosial ekonomi
masyarakat yang secara hirarkis memiliki hubungan fungsional. Pola pemanfaatan ruang adalah
distribusi peruntukan ruang dalam suatu wilayah yang meliputi peruntukan ruang untuk fungsi
lindung dan peruntukan ruang untuk fungsi budidaya. Penataan ruang adalah proses perencanaan
tata ruang, pemanfaatan ruang, dan pengendalian pemanfaatan ruang yang dilaksanakan secara
sekuensial (berkesinambungan dari masa ke masa). Penataan ruang dikelompokan berdasarkan
sistem, fungsi kawasan, administrasi, kegiatan kawasan, dan nilai strategis kawasan. Penataan
ruang berdasarkan sistem terdiri atas sistem wilayah dan sistem internal perkotaan. Penataan
ruang berdasarkan fungsi kawasan meliputi kawasan lindung dan kawasan budidaya. Penataan
ruang berdasarkan administrasi meliputi penataan ruang wilayah nasional, penataan ruang
wilayah provinsi, dan penataan ruang wilayah kabupaten/kota. Penataan ruang berdasarkan
kegiatan kawasan terdiri atas kawasan perkotaan dan kawasan perdesaan. Penataan ruang
berdasarkan nilai strategis kawasan terdiri atas kawasan strategis nasional, kawasan strategis
provinsi, kawasan strategis kabupaten, dan kawasan strategis kota. Sebaiknya kita melihat isi
dari Undang - Undang No. 24 Tahun 1992 tentang penataan Ruang, untuk mengetahui lebih pasti
definisi dari tata ruang seperti yang terjabarkan dalam uraian dibawah ini : Ruang adalah wadah
kehidupan yang meliputi ruang daratan, ruang lautan dan ruang udara termasuk di dalamnya
tanah, air, udara dan benda lainnya serta daya dan keadaan sebagai suatu kesatuan wilayah
tempat manusia dan mahluk lainnya hidup dan melakukan kegiatan serta memelihara
kelangsungan hidupnya. Tata Ruang adalah wujud struktural dan pola pemanfaatan ruang baik
yang direncanakan maupun yang menunjukkan adanya hirarki dan keterkaitan pemanfaatan
ruang. Rencana Tata Ruang adalah hasil perencanaan tata ruang berupa rencana rencana
kebijaksanaan pemanfaatan ruang secara terpadu untuk berbagai kegiatan. Kawasan Lindung
adalah kawasan yang ditetapkan dengan fungsi utamanya melindungi kelestarian hidup yang
mencakup sumberdaya alam dan sumberdaya buatan. Kawasan Budidaya adalah kawasan yang
ditetapkan dengan fungsi utama untuk dibudidayakan atas dasar kondisi potensi sumberdaya
alam, sumberdaya manusia dan sumberdaya buatan. Termasuk didalamnya kawasan budidaya
antara lain : kawasan permukiman perkotaan, kawasan permukiman perdesaan, kawasan
produksi, sistem prasarana wilayah meliputi : prasarana transportasi, telekomunikasi dan
pengairan dan prasarana lainnya. Kawasan Permukiman adalah bagian kawasan budidaya baik
perkotaan maupun perdesaan dengan dominasi fungsinya kegiatan permukiman. Kawasan
Perdesaan adalah kawasan yang mempunyai kegiatan utama adalah pertanian termasuk
pengelolaan sumberdaya alam dengan susunan fungsi kawasan sebagai tempat permukiman
perdesaan, pelayanan jasa pemerintahan, pelayanan sosial dan kegiatan ekonomi. Kawasan
Perkotaan adalah kawasan yang emepunyai kegiatan utama bukan pertanian dengan susunan
fungsi kawasan sebagai tempat permukiman perkotaan, pemusatan dan distribusi pelayanan jasa
pemerintahan, pelayanan sosial dan kegiatan ekonomi. Kawasan Tertentu adalah kawasan yang
ditetapkan secara nasional mempunyai nilai strategis yang penataan ruangnya diprioritaskan.
Kawasan Prioritas adalah yang mendapat prioritas paling utama di dalam pengembangan dan
penanganannya dengan memperhatikan kawasan strategis dalam wilayah provinsi dan aspek lain
yang bersifat kabupaten untuk mewujudkan sasaran pembangunan sesuai dengan potensi dan
kondisi geografis. Kawasan Strategis adalah kawasan yang mempunyai peranan penting untuk
pengembangan ekonomi, sosial budaya, lingkungan maupun pertahanan keamanan dilihat secara
nasional dan provinsi. Penatagunaan Tanah adalah pengaturan penggunaan 5tanah mencakup
penguasaan, pemanfaatan, pengaturan hak hak atas tanah untuk meningkatkan pemanfaatan,
produktivitas dan kelestarian tanah yang meliputi perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian
sebagai satu kesatuan dengan penataan ruang. Pengertian Penataan Ruang secara umum adalah
merupakan proses yang terpadu tercakup tiga kegiatan utama yaitu perencanaan, pelaksanaan
rencana dan pengendalian rencana tata ruang. Perencanaan tata ruang adalah proses penyusunan
rencana tata ruang untuk meningkatkan kualitas lingkungan hidup dan kualitas manusianya
dengan pemanfaatan ruang yang secara struktur menggambarkan ikatan fungsi lokasi yang
terpadu bagi berbagai kegiatan. Perencanaan tata ruang pada dasarnya mencakup kegiatan
penyusunan dan peninjauan kembali rencana tata ruang. Pelaksanaan atau pemanfaatan rencana
tata ruang adalah Suatu proses usaha agar rencana tata ruang yang telah ditetapkan dapat
terwujud sesuai dengan rencana. Dalam hal ini pelaksanaan atau pemanfaatan rencana tata ruang
terutama dalam bentuk Penyusunan program pembangunan kota dan Pemanfaatan ruang kota
yang sesuai dengan rencana. Pengendalian pelaksanaan/pemanfaatan rencana tata ruang yang
harus terkait satu sama lainnya. Pengendalian pelaksanaan adalah merupakan suatu proses usaha
agar pelaksanaan rencana pemanfaatan ruang oleh instansi sektoral, pemerintah daerah, swasta
ataupun masyarakat sesuai dengan rencana tata ruang yang telah ditetapkan. Secara umum upaya
pengendalian pelaksanaan rencan tata ruang dilakukan melalui kegiatan pengawasan dan
penertiban. Kegiatan pengawasan dilakukan dalam bentuk: Pelaporan pelaksanaan/pemanfaatan
rencana. Pemantauan terhadap pelaksanan rencana tersebut secara kontinyu. Peninjauan kembali
dan revisi untuk meninjau sejauh manakah pelaksanaan rencana dan bagaimana penyesuaian jika
terjadi penyimpangan Dari pengertian tersebut di atas maka dapat ditarik kesimpulan tentang
mengapa diperlukan penyusunan rencana tata ruang, yaitu : Untuk mencegah atau menghindari
benturan-benturan kepentingan atau konflik antar sektor dan antar kepentingan dalam
pembangunan masa kini dan masa yang akan datang Untuk menghindari terjadinya diskriminasi
dalam pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya alam. Untuk tercapainya optimalisasi
pemanfaatan ruang yang memperlihatkan daya dukung dan kesesuaian wlayah terhadap jenis
pemanfaatannya. Untuk terciptanya kemudahan pemanfaatan fasilitas dan pelayanan sosial
ekonomi bagi segenap masyarakat maupun sektor-sektor yang terkait. Untuk terjadinya
kesesuaian antara tuntutan kegiatan pembangunan di satu pihak dengan kemampuan wilayah di
pihak lain baik secara langsungmaupun tidak langsung. Untuk dapat terciptanya interaksi
fungsional yang optimal baik antara unit-unit wilayah maupun wilayah lainnya. Menjaga
kelestarian dan kemampuan ruang serta menjamin kesinambungan pembangunan di berbagai
sektor. Untuk dapat memberikan arahan bagi penyusunan program-program tahunan.agar dapat
terjadi kesesuaian sosial ekonomi akibat pemanfaatan ruang terhadap perkembangan ekonomi
dan sosial yang sedang maupun mendatang. Untuk dapat menciptakan kemudahan bagi
masyarakat untuk berpatisipasi pada kegiatan-kegiatan produksi. Terciptanya suatu pola
pemanfaatan ruang yang mampu mengakomodir segala bentuk kegiatan yang terjadi di dalam
ruang tersebut. Pembangunan dapat terencana sesuai dengan fungsi yang di emban oleh ruang.
Perencanaan Tata Ruang Kota Perencanaan tata ruang kota adalah proses penyusunan dan
penetapan rencana tata ruang kota. Di Amerika, rencana kota umumnya disebut sebagai rencana
kota komprehensif (comprehensive urban plan). Rencana kota ini diartikan sebagai
kebijaksanaan jangka panjang (20 30 tahun) mengenai distribusi keruangan (spasial) obyek,
fungsi dan kegiatan dan tujuan (Catanese dan Snyder, 1979: 194). Rencana kota
mengkoordinasikan kegiatan Pemerintah dan kegiatan swasta atau masyarakat dalam
membangun fisik dan keruangan kotanya. Dalam praktek perencanaan kota di Indonesia saat ini,
para perencana mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 1987) (tentang
Pedoman Penyusunan Rencana Kota). Dalam peraturan tersebut, Pasal 1 (butir d) disebutkan
pengertian rencana kota, sebagai berikut: Rencana kota adalah rencana pengembangan kota
yang disiapkan secara teknis dan non-teknis, baik yang ditetapkan Pemerintah Pusat maupun
Pemerintah Daerah yang merupakan rumusan kebijaksanaan pemanfaatan muka bumi wilayah
kota termasuk ruang di atas dan di bawahnya serta pedoman pengarahan dan pengendalian bagi
pelaksanaan pembangunan kota. Selain itu, peraturan di atas juga menjelaskan bahwa suatu
rencana kota bertujuan supaya kehidupan warga kota menjadi aman , tertib dan lancar dan sehat
melalui: Perwujudan pemanfaatan ruang kota yang serasi dan seimbang sesuai dengan kebutuhan
dan kemampuan daya dukung pertumbuhan dan perkembangan kota. Perwujudan pemanfaatan
ruang kota yang sejalan dengan tujuan serta kebijaksanaan Pembangunan Nasional dan Daerah.
Sistem perencanaan tersebut dikembangkan berdasar gaya perencanaan komprehensif rasional.
Aspek teknis perencanaan tata ruang wilayah dibedakan berdasarkan hirarki rencana. RTRWN
merupakan perencanaan makro strategis jangka panjang dengan horizon waktu hingga 25 - 50
tahun ke depan dengan menggunakan skala ketelitian 1 : 1,000,000. RTRW Propinsi merupakan
perencanaan makro strategis jangka menengah dengan horizon waktu 15 tahun pada skala
ketelitian 1 : 250,000. RTRW Propinsi Berisi, tentang : Arahan pengelolaan kawasan lindung dan
kawasan budidaya Arahan pengelolaan kawasan perdesaan, kawasan perkotaan dan kawasan
tertentu. Arahan pengembangan kawasan permukiman, kehutanan, pertambangan, perindustrian,
pariwisata, dan kawasan lainnya. Arahan pengembangan sistem pusat permukiman, perdesaan,
dan perkotaan. Arahan pengembangan sistem prasarana wilayah yang meliputi prasarana
transportasi, telekomunikasi, energi, pengairan dan prasarana pengelolaan lingkungan. Arahan
pengembangan kawasan yang diprioritaskan Arahan pengembangan tata guna tanah, tata guna,
tata guna udara, dan tata guna sumbedaya alam lainnya serta memperhatikan keterpaduan dengan
SDM dan SDB. RTRWP, menjadi pedoman untuk : Perumusan kebijakan pokok pemanfaatan
ruang di wilayah propinsi Mewujudkan keterpaduan, keterkaitn dan keseimbangan perkembangn
anytar wilayah propnsi serta keserasian antar sektor Pengarahan lokasi investasi yang
dilaksanakan Pemerintah dan atau masyrakat Penatan ruang wilayah kabupaten kota yang
merupakan dasar dalam pengawasan terhadap; perijinan lokasi pembangunan 3. RTRW
Kabupaten dan Kota merupakan perencanaan mikro operasional jangka menengah (5-10 tahun)
dengan skala ketelitian 1 : 20,000 hingga 100,000, yang kemudian diikuti dengan rencana-
rencana rinci yang bersifat mikro-operasional jangka pendek dengan skala ketelitian dibawah 1 :
5,000. Rencana tata ruang kabupaten meliputin tentang : Tujuan Rencana stuktur dan dan pola
pemanfaatan ruang wilayah kabupaten Rencana umum tata ruang wilayah kabupaten Pedoman
pengendalian pemanfatan ruang wilayah kabupaten RTRWK berisi tentang : Pengelolahan
kawasan lindung dan kawasan budidaya Pengelolahan kawaan pedesaan, kawasan pwekotaan
dan kawasan tertentu Sistem kegiatan pembangunan dan sistem permukiman perkotaan dan
perdesaan Sistem prasarana trasnportasi, telekomonikasi, energi , pengairan dan prasarana
pengelolahan lingkungan Penatagunaan tanah, penatagunaan air, penatagunaan udara dan
penatagunaan sumberdaya alam lainnya, serta memperhatika keterpaduan dengan sumberdaya
alam dan sebagainya Rencana tata ruang kota menjadi tanggung jawab daerah. Dibedakan
menjadi tiga macam : Rencana Umum Tata Ruang Kota (RUTRK) Rencana Detail Tata Ruang
Kota (RDTRK) Rencana Teknik Ruang Kota (RTRK). Tabel 1: Perbandingan antara macam
rencana tata ruang Macam Rencana Lingkup Wilayah Isi Rencana Skala Peta RUTRK Seluruh
wilayah adminitrasi kota Kebijaksanaan pengembangan kota Rencana pemanfaatan ruang
kota Rencana struktur tingkat pelayanan kota Rencana sistem transportasi Rencana sistem
jaringan utilitas kota Rencana pengembangan pemanfaatan air baku Indikasi unit pelayanan
kota Rencana pengelolaan pembangunan kota 1 : 10.000 (untuk kota berpenduduk kurang dari
1 juta jiwa); 1 : 20.000 (untuk kota berpenduduk lebih dari 1 juta jiwa). RDTRK Sebagian atau
seluruh wilayah adminitrasi kota yang dapat merupakan satu atau beberapa kawasan tertentu
Kebijaksanaan pengembangan penduduk Rencana pemanfaatan ruang bagian wilayah kota
Rencana struktur tingkat pelayanan Rencana sistem jarangan fungsi jalan Rencana sistem
jaringan utilitas Rencana kepadatan bangunan lingkungan Rencana ketinggian bangunan
Rencana garis sempadan atau garis pengawasan jalan Rencana indikasi unit pelayanan
Rencana tahapan pelaksanaan pembangunan Pengelolaan penanganan lingkungan 1 : 5.000
dengan penggambaran geometrik yang dibantu dengan titik-titik kendali. RTRK Sebagian atau
seluruh kawasan tertentu yang dapat merupakan satu atau beberapa unit lingkungan perencanaan
Rencana tapak pemanfaatan ruang Pra rencana pola dan konstruksi jaringan jalan Pra
rencana bentuk dan konstruksi jaringan utilitas Pra rencana bentuk dan konstruksi bangunan
gedung Rencana indikasi proyek 1 : 1.000

Today Deal $50 Off : https://goo.gl/efW8Ef

MENGUKUR HASIL KINERJA KARYAWAN KANTOR

MENGUKUR OUTPUT KARYAWAN KANTOR

Pengukuran kerja (work measurement) digunakan untuk menentukan dalam

pengaturan hari kerja diantara sudut pandang pekerja dan penyedia pekerjaan
Banyak metode digunakan untuk mengukur kinerja kerja. Beberapa aktivitas
perkantoran diukur dengan menghitung banyaknya hasil pekerjaan yang diperoleh
karyawan.

SIFAT-SIFAT PENGUKURAN KERJA

Dikarenakan banyaknya manajer administratif kantor yang lebih memperhatikan
mengenai efisiensi dan produktivitas, menyebabkan pengukuran aktivitas kantor
mendapat perhatian penting lebih dibandingkan masa lalu.

Sasaran Pengukuran Kerja

Pengukuran kerja bermanfaat khususnya dalam membandingkan seberapa besar
output yang dihasilkan karyawan terhadap tingka produksi yang diharapkan.
Kegunaan pengukuran kerja lainnya ialah untuk membantu dalam perencanaan dan
penjadwalan pekerjaan. Dengan menggunakan standar pekerjaan, memudahkan
manajer administatif kantor untuk menentukan jam kerja yang efisien dalam
menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan.
Sasaran lain dalam pengukuran kinerja ialah untuk membantu dalam menentukan
metode dan proses pekerjaan yang efisien. Adapun cara untuk menentukannya
ialah dengan menilai karyawan mana yang memiliki produktivitas tinggi dan
produktivitas rendah, sehingga memudahkan dalam membandingkan karyawan
berdasarkan tingkatan output sesuai standar yang diharapkan. Jika karyawan
memiliki produksi yang rendah daripada harapan, maka pengukuran ini diharapkan
dapat membantu perusahaan untuk mengetahui apa penyebab dari produktivitas
karyawan yang rendah. Jika penyebabnya berpengaruh terhadap efisiensi karyawan,
maka dibutuhkan suatu penyelidikan atas program pelatihan karyawan.

Karakteristik Pengukuran Aktivitas Kantor

Untuk memperoleh hasil yang akurat, maka tugas-tugas kantor harus dilakukan
secara baik dan konsisten dari satu penilaian ke penilaian lainnya, karena
perhitungan yang salah dapat merusak hasil pengukuran.
Aktivitas yang membutuhkan sejumlah pertimbangan dan pengambilan keputusan
merupakan suatu hal yang tidak dapat diukur. Sebab waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan ini adalah bervariasi, dan hasil pengukurannya pun tidak
cukup dipercaya dikembangkan sebagai standar yang akurat.

PROGRAM PENGUKURAN KERJA

Di bawah ini adalah tahap demi tahap dalam penerapan suatu program pengukuran
kerja:
1. Buat perencanaan pendahuluan.
2. Menyewa karyawan.
3. Penerimaan keuntungan dari pendukungan program.
4. Kumpulkan data penting.
5. Meneliti data yang telah dikumpulkan dan mengembangkan standar.
6. Melatih supervisor dan para manajer.
7. Instruksi karyawan.
8. Follow up.

TEKNIK-TEKNIK PENGUKURAN KERJA

Beberapa teknik pengukuran kerja digunakan untuk mengembangkan standar kerja.
Ketika memilih suatu teknik yang sesuai untuk digunakan, maka ukuran yang harus
dipertimbangkan ialah sebagai berikut:
1. Penggunaan yang diharapkan dari standar
2. Derajat kesamaan yang dibutuhkan sebagai standar
3. Biaya yang diperlukan organisasi dalam mengembangkan standar
4. Sifat-sifat pekerjaan sebagai standar yang ditetapkan
5. Derajat untuk mengetahui individu yang bertanggung jawab dalam pemahaman
program serta unsur-unsur yang digunakan dalam menentukan pengukuran kerja
dan standar kerja.
Catatan Produksi
Seperti teknik pengukuran kerja, penggunaan catatan produksi terbilang sederhana
dan cepat. Ini digunakan oleh para karyawan untuk mengukur jumlah waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Dalam mengakumulasi catatan produksi dari seluruh pekerja, penjumlahan dibuat
berdasarkan total unit yang mereka produksi dan total jumlah waktu yang
diperlukan untuk memproduksi unit-unit tersebut. Dengan membagi total unit yang
diproduksi dengan total waktu yang diperlukan untuk memproduksi satu unit, kita
dapat menentukan unit output standar. Di beberapa instansi, standar dapat diatur
baik secara upward/menaik maupun downward/menurun sebagai alat pengukuran
kerja dari para karyawan berdasarkan standar rata-rata.

Pengambilan Sampel dalam Kegiatan Kerja

Penggunaan dasar statistik, dalam teknik pengambilan sampling pekerjaan yang
menggunakan pengamatan secara acak untuk menentukan banyaknya waktu yang
dihabiskan oleh setiap elemen dalam setiap prosedur kantor. Jika sebuah prosedur
diamati secara acak maka hasilnya pun dapat dipercaya sama seperti saat kita
melakukan pengamatan secara teratur di setiap periode. Aspek yang paling penting
dari teknik pengambilan sampel adalah keakuratan dalam proses pengidentifikasian
dari tipe kegiatan yang dilakukan oleh karyawan saat pengamatan acak dilakukan.

Menentukan jumlah sampel yang cocok untuk sampel teknik kerja yang berhasil.
Cocoknya jumlah tersebut tergantung sebagai berikut:
1. sebagian waktu aktifitas kecil dari total proses kerja
2. dibutuhkan toleransi
3. reliabilitas dari hasil toleransi

Keuntungan dan Kerugian Pengambilan Sampel dalam Kegiatan Kerja

Keuntungan:
1. hasilnya memiliki tingkat kebenaran (akurasi) tinggi,
2. tekniknya tidak membutuhkan jasa analis yang dilatih keras
3. tekniknya sesuai dengan biaya perbaikan
4. hasilnya dapat terkumpul lebih cepat
5. sampel pekerjaan sangat baik digunakan dalam jangka waktu pekerjaan yang
lama

adapun beberapa kerugian dari teknik work sampling ini ialah:

1. beberapa karyawan memiliki kecenderungan untuk menunjukan perbedaan
ketika mereka tahu bahwa mereka sedang diamati
2. prosedur yang menggunakan penomoran menit tidak cocok dengan work
sampling
3. untuk menetapkan standar, rekaman produksi harus menentukan setiap unit
output. Rekaman output tidak selalu siap untuk diakses
4. penggunaan dari penarikan work sampling cukup rumit sehingga analisis
pelatihan dibutuhkan
5. berbagai macam elemen dari proses tersebut adalah sesuatu hal yang sulit untuk
di mengerti oleh karyawan. Sehingga hasilnya karyawan tdak mendukung program
tersebut sepenuhnya.

Time Study
Dikenal juga sebagai stopwatch study atau stopwatch time study. Time study
menggunakan sebuah stopwatch dalam proses pengumpulan data, untuk
memperbaharui keefektifan teknik ini semua hal yang hanya menghabiskan waktu
harus dikurangi sebelum proses pekerjaan dianalisis.
Teknik time study meliputi tiga langkah:
1. memecahkan pekerjaan ke dalam elemen dasar
2. simpan dalam lembar time study jumlah konsumsi dari tiap elemen waktu belajar.
Langkah ini diulang beberapa putaran dalam proses kerja
3. tentukan standar yang tepat dalam penggunaan waktu oleh setiap elemen dalam
proses pekerjaan.

Micromotion Study
Tujuan dari micromotion study ialah untuk menampilkan data untuk menentukan
standar, rekaman visual dianalisis untuk menentukan waktu yang diperlukan bagi
setiap elemen dari proses kerja. Perhitungan waktu dapat dilakukan dengan dua
cara:
1. Melipatgandakan jumlah
2. menggunakan stopwatch
jika elemen dari proses kerja adalah menit, maka diperlukan sebuah mikrometer.
Predetermined Standard Time Data
Ketika dilakukan pendeterminasian waktu standar, analisis yang dilakukan ada
beberapa tahap, yaitu:
1. proses pekerjaan dibagi menjadi beberapa elemen menit
2. setiap elemen dianalisis dalam kegiatan yang dilakukan
3. untuk membagikan standarnya, setiap kegiatan dalam proses pekerjaan dibagi
dengan standar waktu yang telah ditetapkan. Tahap ini diulang oleh setiap elemen
4. standar untuk seluruh proses ditemukan dengan penambahan waktu standar
setiap kegiatan masing-masing
LEVEL KINERJA
Karena sebagian besar teknik pengukuran kerja mencakup data secara berkala yang
menunjukan proses kerja, maka teknik itu tidak mempertimbangkan perbedaan
individual antara pekerja, efek dari kelelahan yang dialami, interupsi, coffee breaks,
istirahat dan seterusnya.
Penggunaan analisis pelatihan untuk pengukuran level presetasi kerja sangat
menguntungkan

STANDAR KERJA
Tujuan utama dari pengukuran kerja ialah untuk mengumpulkan data untuk
digunakan dalam mengatur standar-standar pekerjaan ketatausahaan. Standar kerja
seharusnya tidak ditetapkan pada tingkatan yang paling efisien, karyawan produktif
dapat tercapai.

Keuntungan-keuntungan standar kerja

Pemakaian standar kerja memberikan beberapa manfaat, diantaranya:
1. Membantu meningkatkan efisiensi dengan yag mana karyawan dapat
melaksanakan pekerjaan mereka
2. Mereka membantu menginformasikan karyawan dari tingkat produksi mereka
yang diharapkan
3. Mereka membantu manager didalam membuat keputusan-keputusan personil
4. Karena karyawan menyadari prosedur-prosedur untuk melaksanakan pekerjaan
mereka, lebih sedikit pengawasan diperlukan dan kendali lebih besar diatas proses
pekerjaan yang tepat.
5. Mereka menyediakan dasar untuk system upah dorongan
6. Mereka membantu memperbaiki moral karyawan dengan membuat karyawan
dengan membuat karyawan sadar akan apa yang diharapkan mereka.

SUMBER: Quible,Zane K.2001.Administrative Office Management.Prentice Hall:New

Jersey
Diposkan oleh yaw_luphz_taz di 02.02 Tidak ada komentar:

Selasa, 09 September 2008

PENGUKURAN KERJA

Pengukuran kerja ialah penerapan teknik yang direncanakan untuk menetapkan

waktu bagi pekerja yang memenuhi syarat untuk menyelsaikan pekerjaan tertentu
pada tingkat prestasi yang ditetapkan.
Faktor yang meyebebkan kenaikan waktu seluruhnya untuk pembuatan sesuatu
barang adalah : sifat dan keadaan barang, proses yang berjalan tidak semestinya,
waktu tak efektif yang bertumpuk selama produksi berlangsung, kekurangan pihak
manajemen atau kelalaian pihak buruh. Semua faktor inilah yang akan mengurangi
produktivitas perusahaan.
Penelitian kerja adalah teknik utama untuk mengurangi kerja terutama dengan
meniadakan gerak tak perlu pada bahan maupun tenaga dan dengan menggantikan
metode yang tidak memenuhi syarat.
KEGUNAAN PENGUKURAN KERJA
a) Membandingkan efisiensi beberapa metode yang harus dipilih. Apabila dalam
keadaan yang lain sama maka metode yang terbaik ialah yang paling sedikit
memerlukan waktu.
b) Mengimbangi pekerjaan masing-masing anggota kelompok, dengan disertai
menggunakan bagan aktivitas berganda, sehingga ssedapat mungkin masing-
masing anggota menjalankan pekerjaan yang memerlukan waktu yang sama untuk
menyelsaikannya.
c) Menentukan mesin dan manusia dengan turut menggunakan bagan aktifitas
berganda, untuk sejumlah mesin yang dapat dilayani oleh seorang petugas.

Jikalau standar waktu telah ditetapkan, maka penggunaannya ialah :

d) Memberi keterangan mengenai dasar perencanaan dan pembagian waktu

produksi, termasuk yang diperlukan oleh pabrik dan tenaga kerja dalam rangka
pelaksanaan rencana kerja serta pemanfaatan kapasitas yang tersedia.
e) Memberi keterangan sebagai dasar taksiran untuk penawaran harga penjualan
serta janji penyampaian barang.
f) Menetapkan standar penggunaan mesin serta prestasi tenaga kerja yang
selanjutnya dapat dipakai untuk maksud tersebut diatas dan sebagai dasar
penentuan perangsang.
g) Memberi keterangan untuk pengawasan biaya tenaga kerja dan untuk dapat
menetapkan dan memperrtahankan biaya standar.

TEKNIK PENGUKURAN KERJA

Penelitian waktu.
Mengambil sampling kegiatan dan kelanjutannya yakni sampling kegiatan
bertingkat
Sintesa dari keterangan standar
Sistem waktu gerak yang ditetapkan sebelumnya
Mengadakan taksiran
Mengadakantaksiran analitis
Mengadakantaksiran perbandingan

CARA KERJA DASAR

MEMILIH Pekerja yang akan diteliti
MENCATAT Semua keterangan yang berhubungan dengan keadaan lingkungan
tempat pekerjaan, metode serta unsur kegiatan didalamnya
MEMERIKSA Dengan seksama keterangan yang dicatat itu serta perinciannya untuk
menjamin bahwa metode serta gerak yang paling efektif digunakan dan unsur tak
produktif serta asing telah dipisahkan dari unsur produktif
MENGUKUR Jumlah pekerja yang terlibat dalam masing-masing unsur dalam
bilangan waktu dengan menggunakan teknik pengukuran kerja yang cocok.
MENYUSUN Staandar operasi yang termasuk juga kelonggaran waktu untuk
melepaskan lelah, keperluan pribadi, hal-hal tak terduga dan sebagainya
MERUMUSKAN Secara tepat rangkaian kegiatan dan metode operasi yang waktunya
telah ditetapkan itu pada umumnya waktu itu sebagai standar untuk kegiatan dan
metode kerja yang telah diperincikannya.
Diposkan oleh yaw_luphz_taz di 05.50 Tidak ada komentar:

Rabu, 03 September 2008

Pengertian kantor
Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: kantoor, yang maknanya: ruang
tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya.
Dalam bahasa Inggeris office memiliki makna yaitu: tempat memberikan
pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis
kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang
berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya.
Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini,
kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana
kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas
disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat
informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.

Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan

kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang
manajemen kantor, beberapa diantaranya:

1. Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve

its specified purpose in the most economical way Manajemen perkantoran adalah
pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang
khusus dengan cara yang sehemat-hematnya (J.C. Denyer, 1973)
2. Office management can thus be defined as the organization of an office to
achieve a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the
most appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by
providing the most suitable envoronment Manajemen kantor dapat dirumuskan
sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan
untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-
mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan
dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973)
3. Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice
work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives
Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan,
pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang
melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu (GR Terry, 1974).
4. The term office management will be used in such a broad sense in this book; it
will be considered to encompass the management of office work wherever and by
whom ever performed. Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam
arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi
manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.
(Littlefield dan Peterson, )
5. Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan
pekerjaan perkantoran (Edwin Robinson. 1953).
6. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam
menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya
yang sudah ditentukan (Mills, 1990).

Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan

penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan,
pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut
dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada
pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan
masyarakat. Oleh karena itu akan sangat aneh bila kita mendatangi sebuah kantor,
ketika ditanya dimana kami bisa memperoleh informasi ini? Dengan santai sang
petugas menjawab tidak tahu ya. Petugas yang demikian tentunya dapat kita
kategorikan pada orang yang tidak memahami fungsi dari kantor.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan
yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas
kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada
berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain:
kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan
informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.
 OFFICE LAYOUT ( TATA RUANG KANTOR )

A. Definisi/Pengertian Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau
sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan,
mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang
mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan
Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam
penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu
susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak (1988:200).

2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan Tata ruang kantor dapat

dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas
lantai yang tersedia (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga

perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan
produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan
keuntungan-keuntungan, diantaranya :
 1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan
mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai
tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan
memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, mengakibatkan

penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dari
beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya
George R. Terry dalam buku office management and Control tahun 1958
menyatakan sebagai berikut :

Office layout in the dertemination of space requirement and the detailed utilization
of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors
considered necessary for the execution of the officework within reasonable cost.

(tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan

tentang penggunaanya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan
suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan
kerja perkantoran dengan biaya yang layak).
Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai
pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta
perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan
baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.

B. Tujuan Pengaturan Tata Ruang

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan

pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian
 komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan
pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efesiensi kerja.

Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan
efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :

1. The Liang Gie

a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang
sependek mungkin.

b. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar

c. Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara

d. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan

e. Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan

f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik
tentang organisasi tersebut

g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah
diubah sewaktu-waktu diperlukan (The Liang Gie, 1988:207) Geofrey Mills dan
Standingford

Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang
baik bagi suatu kantor adalah :

a. Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi

b. Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar

c. Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang

d. Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja

e. Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara

f. Komunikasi dan arus kerja diperlancar

g. Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri

h. Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan

i. Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon

j. Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)

Dengan memperhatikan gedung yang ada, tujuan tata ruang kantor adalah :

a. Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah ekonomis yang
besar. Setiap meter persegi, sudut, atau tengah ruangan seluruhnya bermanfaat.

b. Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja.

c. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

d. Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.

e. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer, telepon,

teleks, intercom, facsimile, e-mail, dan pelayanan lain yang menyangkut rumah
tangga perusahaan seperti penyediaan air minum.

f. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip.

g. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

h. Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu

pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.

i. Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu
perusahaan.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :

1) Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara

efesien untuk keperluan pekerjan

2) Menambah semangat kerja pegawai

3) Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor

4) Mempermudah pengawasan

Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah :

a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja
dapat dipersingkat.
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

c. memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.

d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui
suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.

e. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

f. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.

g. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :

1) Gerakan pegawai yang sedang bekerja.

2) Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.

3) Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan dikemudian hari.

C. Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga

perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan
produktifitas.

Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :

1. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.

2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.

3. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.

4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.

5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan

perencanaan layout yang fleksibel.

Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan
keuntungan-keuntungan, diantaranya :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan
mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai
tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi
suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

D. Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor

Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan enam asas pokok
tata ruang pabrik, yaitu :

1. Asas jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian pekerjaan

diusahakan untuk menempuh jarang yang sependek-pendeknya. Garis lurus antara
dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan
menempatkan alat-alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

2. Asas rangkaian kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan alat-alat kantor
ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian
pekerjaan. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh
berderetan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk
menyelesaiakan pekerjaan hendaknya bergerak majum sedapat mungkin tidak ada
gerak mundur atau menyilang.

3. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan

Seluruh ruang yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga tida ada ruang
yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai saja, tetapi
juga ruangan yang bertikal ke atas maupun ke bawah.

4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

 Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, memungkinkan adanya perubahan
atau penyusunan kembali.

5. Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan
inter bagian yang ada dalam organisasi.

6. Asas keamanan dan kepusasan kerja bagi pegawai

Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat berkerja secara
aman, nyaman, dan puas.

Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor
terpaksa dirubah, karena :

1. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor

2. Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.

E. Penyusunan Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu :

1. Tata Ruang Kantor Tertutup/Berkamar

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Berkamar adalah ruangan untuk
bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja atau ruangan yang
dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

a. Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :

1) Konsentrasi kerja lebih terjamin

2) Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi baik dari
segi pembicaraan, dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang berharga..

3) Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya

kewibawaan pejabat/pimpinan.

4) Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas
ruangan dan merasa ikut memiliki.
5) Dapat lebih menghargai tamu.

b. Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah :

1) Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan

untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.

2) Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan
penerangan dan biaya peralatan lainnya.

3) Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan

organisasi.

4) Mempersulit pengawasan.

5) Memerlukan ruangan yang luas.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar
untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama
diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

a. Keuntungan tata ruang kantor terbuka

1) Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan

dekorasi

2) Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan
biaya tinggi

3) Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja

dan pembagian peralatan kerja.

4) Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan
kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.

5) Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.

6) Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai baik.

7) Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.

b. Kerugian tata ruang kantor terbuka

1) Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan

2) Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi

3) Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas

4) Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan

5) Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan

peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

6) Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan pendingin udar serta air
cleaner untuk mengurangi bau.

3. Tata Ruang Kantor Berpanorama

Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk

bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor
berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti
pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman,
menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

a. Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama :

1) Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

2) Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan

3) Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan

4) Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien

sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai

b. Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :

1) Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.

2) Biaya pemeliharaan tinggi

3) Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah

4) Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor
berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Tata ruang
 gabunagn ini perlu dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai
keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan

4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor
berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.

Apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor dapat dibedakan
dalam beberapa bagian, sebagai berikut :

a. Tata ruang pribadi (private office)

Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan
status. Misalnya ruang atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office
apabila membutuhkan ruangan yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan
atau pegawai yang bekerja dengan menggunakan alat-alat atau material yang
mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.

b. Tata ruang antarbagian

1) General office area

General office area lebih banyak disukai daripada private office area. Hal
tersebut dilakukan jika :

a) Biaya membuat private area dirasakan lebih mahal.

b) Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap

bawahan.

c) Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan lay out.

d) Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat

komunikasi, meubel, furniture.

e) Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi.

f) Adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up

decision making.

2) Private office area

Misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelahan.
3) Service area

Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya : ruang dapur,
caf, ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet.

4) Storage area

Storage area digunakan untuk menyimpan barang. Misalnya : ruang

penyimpanan bahan mentah, barang setangah jadi, dan barang jadi serta ruang
arsip.

F. Lingkungan (Fisik) Kantor

Dasar-dasar Penentuan Tempat sebuah kantor antara lain :

1. Cahaya/penerangan

Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja

pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan, serta kelancaran
kerja. Penerangan yang baik merupakan hal yang dibutuhkan pancaindra
penglihatan untuk dapat melaksanakan tugas kantor. Penerangan kantor yang
optimal berguna untuk :

a. Meningkatkan produktivitas kerja

b. Meningkatkan mutu kerja
c. Mengurangi terjadinya kesalahan
d. Mengurangi ketegangan/kerusakan mata
e. Mengurangi rasa lelah
f. Meningkatkan semangat kerja pegawai
g. Memberikan citra yang baik bagi perusahaan

McShane (1997) menjelaskan, bahwa ada 4 jenis pencahayaan yang

digunakan di kantor, antara lain :

a. Ambient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh

ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang kantor. Biasanya lampu
jenis ini merupakan satu-satunya pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor
tersebut.
b. Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai,
misalnya masa kerja. Meskipun menawarkan lebih banyak kontrol bagi pegawai,
namun jenis cahaya ini jarang digunakan di kantor-kantor di Indonesia karena
alasan kepraktisan.
c. Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang akan
dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang pada lorong sebuah kantor atau area lain
yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat.
d. Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, serta cahaya langit.
Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi pegawai, namun cahaya ini
tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap.

Ada empat sistem penerangan yang dapat digunakan dalam organisasi,

antara lain:

a. Direct

Dengan mengarahkan cahaya 90-100% secara langsung ke area kerja.

Sistem ini akan mengakibatkan munculnya silau dan banyangan karena hanya
sedikit cahaya yang tersebar. Kecuali cahaya berada dekat satu sama lain, area
kerja tidak akan mendapat cahaya yang sama.

b. Semidirect

Dengan pencahayaan semi direct 60-90%, cahaya diarahkan ke bawah dan

sisanya diarahkan ke atas lalu dipantulkan kembali ke bawah. Sistem ini
menghilangkan beberapa banyangan yang merupakan karakateristik sistem cahaya
direct.

c. Incirect

Sistem ini direkomendasikan untuk kebanyakan ruang kantor, karena cahaya

yang disebarkan mengurangi bayangan dan silau yang ditimbulkan dari penerangan
yang digunakan. Dengan sistem ini, 90 hingga 100% cahaya pertama diarahkan ke
atas dan kemudian menyebar dan memantul ke bawah ke area kerja.

d. Semiindirect

Sistem ini akan mengarahkan 60-90% cahaya ke atas dan kemudioan

dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke area kerja. Meskipun sistem ini
dapat menghasilkan jumlah cahaya yang lebih dengan tingkat watt yang sama
dengan indirect, bayangan, dan silau masih menjadi kendalai bagi sistem
semiindirect.

e. General Diffuse
 Sistem ini mengarahkan 40 hingga 60% cahaya ke arah area kerja, dan
sisanya diarahkan ke bawah. Meskipun sistem ini menghasilkan lebih banyak
cahaya pada tingkat watt yang sama dengan semiindirect, cayangan dan silau juga
lebih banyak daripada menggunakan semiindirect.

2. Warna

Warna merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja

pegawai. Warna mempunyai pengaruh penting terhadap penerangan kantor.
Perusahaan dapat menggunakan warna muda apabila ingin melakukan efisiensi
dalam penerangan. Penggunaan tata warna dalam kantor mempunyai pengaruh
besar terhadap jiwa atau perasaan seseorang. Setiap warna mempunyai pengaruh
berlainan bagi setiap orang dan setiap orang akan menunjukkan reaksi yang tidak
sama terhadap warna-warna tertentu. Pengaruh umum warna dapat dijelaskan
sebagai berikut :

Pengaruh warna

Warna Jarak Temperatur Efek Psikis

1. Putih Netral Dingin Ketenangan

2. Biru Jauh Dingin/sejuk Keleluasaan,

ketenteraman

3. Hijau Jauh Sangat dingin/netral Menyenangkan

4. Merah Dekat Panas Merangsang

kegembiraan dan
kegiatan kerja,
tetapi bisa juga
mengganggu.

5. Oranye Sangat dekat Sangat hangat Merangsang

6. Kuning Dekat Hangat Merangsang riang
gembira,
melenyapkan
perasaan tertekan.

7. Coklat Sangat dekat Netral Merangsang

8. Ungu Sangat dekat Dingin Agresif

9. Hitam Sangat dekat Panas (menyerap Agresif,

cahaya besar) menangkutkan,
mengganggu,
menolak.

Efek warna-warna diatas dipergunakan untuk penggunaan pada dinding

kantor, langit-langit kantor, lantai, karpet, gordin jendela, dan perabotan kantor.

3. Udara

Udara dalam hal ini ditinjau dari :

a. Suhu/temperatur
b. Kelembaban
c. Sirkulasi/ventilasi
d. Kebersihan

Menurut Moekjizat (1995:144), Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara

dengan mengawasi suhi, peredaran, kelembaban, dan kebersihan. Efisiensi pegawai
kantor menunjukkan keuntungan rata-rata 20% setelah diberi AC. Dengan
terpenuhinya kualitas dan kuantitas udaara yang baik maka akan memberikan
keuntungan yang banyak bagi kantor, antara lain :

a. Meningkatkan produktivitas kerja

b. Meningkatkan mutu kerja kantor
c. Menjaga kesehatan pegawai
d. Meningkatkan semangat kerja
e. Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu

4. Bunyi/suara
 Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja karena suara yang bising
dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai.
Menurut Moekjizat (1995:144), pengaruh suara yang gaduh adalah :

a. Gangguan mental dan saraf pegawai.

b. Kesulitan mengadakan keonsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan, kesalahan lebih
banyak, kesulitan menggunakan telepon dan ketidak hadiran yang lebih banyak.
c. Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang.

Adapun cara-cara yang dilakukan untuk mengurangi kebisingan tersebut,

antara lain :

a. Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif

b. Menggunakan peralatan kantor yang tidak menimbulkan suara bising
c. Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada dinding, jendela atau
lantai yang menyerap dan mengisolasi suara
d. Menjauhkan peralatan yang menimbulkan suara bising

G. STANDAR TATA RUANG KANTOR

Standar ruangan kantor dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain, sifat
pekerjaan, jumlah ruangan yang dapat digunakan, luas pekerjaan, kebutuhan atas
ruangan-ruangan pribadi yang bersifat khusus, jumlah, jenis peralatan, serta mesin-
mesin, ukuran, ataupun bentuk.

Menurut Quibel (2001:59), standar ruangan kantor seperti di bawah ini :

Minimum Space Guideliness

Individual rooms Space requirements

Top-level executives 425 square feet ( 39 m2)

Middle level executives 350 square feet ( 32 m2)

Supervisors 200 square feet ( 18 m2)

Office employees 75-100 square feet ( 7 m2)

Modular workstation 100 square feet ( 9 m2)

Conference room 25 square feet ( 2 m2 per

 Reception room orang)

Main corridor 35 square feet ( 3 m2 per

orang)
Secondary corridor
6-8 feet wide ( 2 m lebarnya)
Cross aisles (every 25-30 feet/
kurang lebih 7-9m) 4-5 square feet ( 1,5 m
lebarnya)

3-4 square feet (1 m lebarnya)

Hal di atas dapat dijadikan masukan mengenai ukuran individual rooms yang
optimal namun harus disesuaiakan dengan kondisi kerja di lapangan.

H. Penataan Ulang Terhadap Ruang Kantor

Penataan ulang perlu dilakukan setiap kantor karena timbulnya berbagai

masalah atau perubahan. Masalah atau perubahan tersebut diantaranya :

1. Lay out yang sudah ada menimbulkan hambatan bagi pegawai dalam melakukan
pekerjaan.

2. Adanya keluhan dari pegawai yang disebabkan kondisi lingkungan fisik tempat
kerja.

3. Mulai menurunnya citra perusahaan di mata pelanggan atau tamu perusahaan.

4. Organisasi yang semakin berkembang membuat struktur organisasi lebih kompleks

sehingga job description yang semakin banyak membutuhkan lebih banyak pegawai
baru untuk mendudukinya.

5. Tata ruang yang sudah ada perlu disegarkan kembali sehingga tidak kotor dan
monoton/menimbulkan kebosanan.