FUNGSI PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

A. Perencanaan
1. Pengertian Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan bahkan yang utama
dalam setiap aktivitas-aktivitas administrasi. Perencanaan adalah dasar,
landasan atau titik tolak dalam melaksanakan tindakan-tindakan
administratif. Perencanaan secara formal didefinisikan sebagai satu proses
penetapan tujuan yang akan dicapai dan memutuskan strategi dan taktik
untuk mencapainya. Di dalam perencanaan ilmiah dirumuskan dan
ditetapkan seluruh aktivitas-aktivitas administrasi, sebab dalam
perencanaan dirumuskan dan ditetapkan jawaban-jawaban dari pertanyaan-
pertanyaan tentang1[1] :
a. Apa yang harus dikerjakan (what must be done);
b. Mengapa harus dikerjakan (why must be done);
c. Di mana dikerjakan (where will be done);
d. Kapan akan dikerjakan (when will be done);
e. Siapa yang akan mengerjakannya (who will do it); dan
f. Bagaimana hal tersebut akan dikerjakan (how will it be done).

2. Unsur-unsur Perencanaan
Di bawah ini merupakan tata urutan unsur-unsur perencanaan yang
merupakan sistematika berpikir dalam perencanaan.2[2]
a. Hasil akhir (the ends) yaitu spesifikasi dari tujuan perencanaan.
b. Alat-alat (the means) yaitu meliputi pemilihan dari kebijaksanaan, strategi,
prosedur, dan praktiknya.
c. Sumber-sumber (the resources) yaitu meliputi kuantitas, mendapatkan dan
mengalokasikan bermacam-macam sumber.

1[1] Ulbert Silalahi, Studi tentang Ilmu Administrasi, Sinar Baru Algesindo, 2009,
hlm. 166.

2[2] Soewarno Handayaningrat, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen,

Gunung Agung, 1995, hlm. 127.
d. Pelaksanaan (implementation) yaitu menentukan prosedur pengambilan
keputusan dan cara mengorganisasikannya sehingga rencana tersebut dapat
dilaksanakan
e. Pengawasan (control) yaitu menentukan prosedur apa yang dilakukan
dalam menemukan kesalahan, kegagalan daripada rencana dan untuk
mencegah atau memperbaiki kesalahan untuk kelanjutannya.

3. Elemen-elemen Perencanaan
Salah satu usaha untuk menilai kegiatan perencanaan yang
bermacam-macam ialah meninjau berbagai elemen perencanaan yang
merupakan hasil daripada proses perencanaan. Di samping itu juga adanya
hierarki perencanaan, menggolongkan rencana sesuai dengan tingkat-
tingkat manajemen di mana rencana itu dilakukan.3[3]
a. Menentukan permasalahannya
Yang dimaksud dengan menentukan permasalahan ialah apa yang harus
dilakukan oleh pimpinan dalam mencapai tujuan, atau apa yang ingin
dicapai.
b. Berusaha mendapatkan fakta-fakta yang penting/dibutuhkan
Sedapat mungkin dengan waktu yang tersedia secara rasional mendapatkan
fakta itu dalam bentuk yang baik sebagai sumber informasi.
c. Analisis sumber informasi itu
Mempertimbangkan faktor-faktor informasi itu sama lain dan mencoba
menghubungkan faktor informasi itu sama lain.
d. Pilihlah tindakan-tindakan alternatif
Informasi yang sudah dianalisis itu akan tampak jelas, dan mudah diadakan
penilaian.
e. Mengambil keputusan
Melakukan analisis dan observasi selanjutnya untuk melihat apakah adanya
faktor-faktor baru yang akan timbul yang mungkin diperlukan untuk suatu
perubahan dalam pembuatan rencana itu.
B. Organisasi
1. Pengertian Organisasi
Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti
alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli dan pada

3[3] Winardi, Asas-asas Manajemen, Mandar Maju, 1990, hlm. 235-237.

 dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip. Sebagai bahan perbandingan,
berikut ini adalah sebagian pendapat mereka.
a. Mc. Farland, Organisasi didefinisikan sebagai An organization is an
identifiable group of people contributing their efforts toward the attainment
of goals (organisasi adalah suatu kelompok manusia yang dapat dikenal
yang menyumbangkan usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan)
b. James D. Mooney mengatakan, Organization is the form of human
association for the attainment of common purpose (organisasi adalah setiap
bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)

2. Ciri-ciri Organisasi
Berdasarkan atas kedua definisi tersebut, dapat diberikan ciri-ciri
organisasi sebagai berikut.4[4]
a. Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal;
b. Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan
yang merupakan kesatuan kegiatan;
c. Tiap-tiap anggota memberikan sumbangan usahanya/kontribusinya.
d. Adanya kewenangan, koordinasi, dan pengawasan;
e. Adanya tujuan yang ingin dicapai.

3. Prinsip-prinsip Organisasi
Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukakan oleh para ahli. Salah
satunya adalah A.M. Williams dalam bukunya Organization of Canadian
Government Administration, yang menyebutkan bahwa prinsip-prinsip
organisasi meliputi hal berikut.5[5]
a. Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas
Menurut prinsip ini tujuan organisasi harus jelas dan rasional, apa bertujuan
untuk mendapatkan laba (business organization) ataukah untuk memberikan
pelayanan (public organization). Hal ini merupakan bagian penting dalam
menentukan struktur organisasi.
b. Prinsip skala hierarki

4[4] Khaerul Umam, Perilaku Organisasi, Pustaka Setia, 2010. hlm. 24

5[5] Ibid., hlm. 24-26.

 Saluran perintah atau wewenang dari atas ke bawah harus merupakan mata
rantai vertikal yang jelas dan tidak terputus-putus serta menempuh jarak
terpendek
c. Prinsip kesatuan perintah
Menurut prinsip ini, hendaknya setiap bawahan menerima perintah ataupun
memberikan pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan, tetapi
seorang atasan dapat memerintah beberapa orang bawahan.
d. Prinsip pendelegasian wewenang
Hendaknya pendelegasian wewenang dari seorang atau sekelompok orang
kepada orang lain jelas dan efektif, sehingga ia mengetahui wewenangnya.
e. Prinsip pertanggungjawaban
Dalam menjalankan tugasnya, setiap pegawai harus bertanggung jawab
seluruhnya kepada atasan.
f. Prinsip pembagian pekerjaan
Pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan yang sama
ke dalam satu unit kerja hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan
pekerjaan tersebut.
g. Prinsip rentang pengendalian
Bahwa jumlah bawahan yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu
dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe
organisasi.
h. Prinsip fungsional
Seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional, harus jelas tugas
dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari
pekerjaanya.
i. Prinsip pemisahan
Beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan kepada orang lain.
j. Prinsip keseimbangan
Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan
organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai
dengan tujuan dari organisasi tersebut.
k. Prinsip fleksibilitas
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan
sesuai dengan dinamika organisasi sendiri dan karena adanya pengaruh di
luar organisasi sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam
mencapai tujuannya.
l. Prinsip kepemimpinan
Dalam organisasi apa pun bentuknya diperlukan kepemimpinan atau dengan
kata lain organisasi mampu menjalankan akivitasnya karena adanya proses
kepemimpinan yang digerakkan oleh pemimpin organiasasi tersebut.
 PEMBAHASAN MENGENAI FUNGSI PERENCANAAN DALAM

ORGANISASI

A. Pentingnya Perencanaan dalam Organisasi

Semua kegiatan manajerial didasarkan dengan rencana yang sudah
ditetapkan. Rencana menentukan ke mana organisasi dan kegiatan-
kegiatannya akan diarahkan. Ini berarti bahwa maksud dari tiap rencana dan
semua rencana-rencana turunan adalah membantu pencapaian tujuan
organisasi. Secara lebih spesifik pentingnya perencanaan dalam organisasi
juga dapat dilihat dari keuntungan perencanaan sebagai berikut.
1. Meningkatkan fokus dan fleksibilitas (focus and flexibility)
Suatu organisasi dengan fokus mengetahui apa yang terbaik dikerjakan, dan
mengetahui bagaimana melayani mereka dengan baik. Suatu organisasi
dengan fleksibilitas beroperasi secara dinamis dan dengan satu pengertian
tentang masa depan.
2. Meningkatkan koordinasi (coordination)
Ada banyak perbedaan subsistem dan kelompok dalam organisasi dan
masing-masing memiliki berbagai tujuan pada tiap waktu tertentu. Tetapi
tujuan itu semua menjadi seperangkat yang saling membantu satu sama lain
karena tersusun secara hierarki. Membantu koordinasi pengambilan
keputusan oleh manajer unit. Ini akan meminimasi tumpang tindih kegiatan
dan membantu pemakaian biaya.
3. Meningkatkan kontrol (control)
Kontrol manajerial meliputi pengukuran dan pengevaluasian hasil kinerja dan
mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan. Perencanaan membantu
membuat hal itu menjadi mungkin melalui penetapan tujuan dan identifikasi
tindakan spesifik melalui mana hal itu diwujudkan.
4. Memperbaiki manajemen waktu (time management)
Melalui keuntungan personal dari peningkatan fokus dan fleksibilitas,
koordinasi, dan kontrol, perencanaan adalah satu bentuk dari manajemen
waktu.
B. Tahap-tahap perencanaan
 Bagan 1:
Lima tahap dalam proses perencanaan

Perencanaan sebagai suatu proses dapat dilakukan melalui tahap-tahap

berikut6[6] :
1. Formulasi tujuan (goal formulation) atau penetapan tujuan (setting
objectives)
Langkah pertama dari proses perencanaan ialah memformulasi tujuan
organisasional. Tujuan merupakan akhir yang diharapkan. Berdasarkan isi
secara khas umumnya disetujui tiga tujuan besar. Pertama, manajer
mengidentifikasi visi organisasional. Kedua, manajer menetapkan misi
organisasional. Dan ketiga manajer biasanya menyetujui nilai dasar
organisasi.

6[6] Ulber Silalahi, Pemahaman Praktis Asas-asas Manajemen, Mandar Maju.,

Bandung, 2002, hlm. 168.
 Bagan 2:
Tingkatan dan hubungan tujuan dari rencana

a. Visi organisasional
Semua tindakan organisasional dimulai dengan adanya suatu visi. Visi
dapat didefinisikan sebagai gambaran yang ideal mengenai masa depan
organisasi yang diharapkan, realistik dan mungkin dicapai dan lebih baik dari
keadaan sekarang. Ciri khas dari suatu organisasi yang kreatif dan memiliki
kinerja istimewa apabila memiliki suatu visi bersama.
Jika anggota memiliki visi yang sama maka mereka akan memiliki suatu
komitmen tentang apa yang ingin mereka capai sebagai suatu kesatuan.
Sementara itu, jika ada satu unit kerja sedang bekerja bersama-sama untuk
suatu sasaran yang telah dietapkan oleh organisasi tidak berarti bahwa
anggota dari unit kerja tersebut telah memiliki suatu visi yang sama.
b. Misi organisasional
Misi organisasional tidak lain adalah maksud organisasi atau alasan
fundamental untuk keberadaan oganisasi. Misi yang biasanya diturunkan
dari konteks sosietal dimana organisasi beroperasi berhubungan dengan
jawaban atas pertanyaan : who are we? Sebab itu pernyataan misi adalah
pernyataan luas tentang dasar, maksud unik, dan jangkauan operasi yang
membedakan organisasi dengan tipe yang lain. Misalnya institusi pendidikan
tinggi ada untuk menemukan dan membagi pengetahuan.
c. Nilai dasar organisasional
Nilai organisasional merupakan standar etik dan filosofi yang secara
eksplisit dan secara implisit ditujukan kepada pegawai organisasi dalam
mewujudkan maksud dan misi organisasi. Jadi nilai dasar oganisasional
merupakan kerangka acuan bagi tindakan sehari-hari bagi seluruh
personalia. Nilai organisasional berhubungan dengan jawaban atas
pertanyaan: what are our guiding objectives? bahwa pernyataan nilai
organisasional mengakomodasi tiga konsiderasi dasar dalam menjalankan
manajemen terbaik dari organisasi.
 2. Diagnosis lingkungan (environmental analyst)
Lingkungan eksternal organisasi, baik yang langsung berpengaruh
terhadap aktivitas organisasi dapat menjadi hambatan tetapi sekaligus
menjadi peluang bagi organisasi. Menentukan tindakan yang realistis untuk
merealisasi tujuan tergantung pada kesadaran akan hambatan dan peluang
dari lingkungan organisasi.
Lingkungan internal organisasi juga perlu didiagnosis untuk
mengetahui kapabilitas internal, baik kekuatan dan kelemahan organisasi.
Meskipun organisasi dan para perencana tidak dapat mengontrol masa yang
akan datang, tetapi mereka harus berusaha mengidentifikasinya dan
melakukan isolasi tindakan-tindakan sekarang dan hasilnya dapat
diharapkan mempengaruhi masa yang akan datang.

3. Pembuatan keputusan rencana strategi (strategic plan decision

making)
Tahap ketiga dari proses perencanaan adalah membuat rencana
strategi ini dibuat berdasarkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Rencana strategi sebagai rencana jangka panjang atau rencana
berorientasi ke masa depan ditetapkan setelah manajer melakukan
analisis,baik peluang dan hambatan yang dipresentasi oleh lingkungan
eksternal organisasi dalam hubungan dengan kekuatan dan kelemahan
organisasi.
Perencanaan strategi dapat dilakukan apabila manajer memahami
tujuan strategis; melakukan analisis lingkungan yaitu penilaian, informasi,
secara sistematik tentang lingkungan eksternal organisasi. Berdasarkan hal
ini baru dilakukan analisis strategi dengan melakukan analisis swot. Tahap
selanjutnya dari proses formulasi strategi ialah menentukan pilihan
alternatif, implementasi strategi dan mengontrol strategi.
Tiap organisasi mempunyai strategi dan berdasarkan tingkatan
organisasi ada tiga tipe strategi:
a) Strategi level korporasi
b) Strategi level bisnis
c) Strategi level fungsional
 Akhirnya, rencana strategis yang dipilih diimplementasikan dalam
kegiatan sehari-hari organisasi. Ini berarti strategi harus diterjemahkan ke
dalam tindakan dan petunjuk untuk bertindak bagi unit dan anggota
organisasional. Untuk itu dikembangkan rencana jangka pendek untuk satu
tahun atau kurang dan rencana jangka panjang untuk lima tahun atau lebih.
Implementasi strategi ini harus dikontrol atau manajer secara reguler
memeriksa perkembangan rencana strategi, sebab keberhasilan dari tiap
strategi tergantung pada kemampuan manajer melakukan pengontrolan,
seperti memonitor perubahan dalam sumber-sumber kritis, keterampilan,
dan persaingan, dan pasar, atau faktor-faktor lingkungan lain.

4. Kembangkan rencana operasional (develop operational plan)

Rencana strategi kemudian dikembangkan menjadi rencana
operasional, kadang-kadang disebut rencana taktis, atau rencana tindakan.
Suatu rencana operasional ialah satu rencana dari lingkup terbatas yang
menekankan kegiatan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk
melaksanakan rencana-rencana strategis. Tujuan dari rencana operasional
ialah membantu melaksanakan rencana strategis, mangatur tanggung jawab
orang untuk mencapai tujuan jangka panjang dan jangka pendek dan apa
yang mereka butuhkan untuk mengerjakan dan bagaimana mereka
mencapai tujuan itu.

5. Implementasi rencana dan evaluasi hasil (implement the plan and

evaluate result)
Rencana yang sudah ditetapkan kemudian diimplementasikan melalui
kegiatan-kegiatan pengorganisasian, penyusunan staf, kepemimpinan, dan
pengontrolan. Melalui pengorganisasian akan dapat disusun kegiatan-
kegiatan dan pembagian kerja, melalui penyusunan staf diperoleh orang-
orang yang memiliki kualifikasi yang sesuai dengan pekerjaan, melalui
pemimpin menghasilkan gerak ke arah pencapaian tujuan; dan melalui
kontrol akan dapat diketahui sejauhmana kesesuaian antara rencana atau
standar yang telah ditetapkan dengan hasil yang dicapai. Informasi ini
 menjadi umpan balik untuk pertimbangan apakah perlu atau tidak
melakukan perencanaan ulang.
Proses perencanaan ulang mungkin ditujukan melalui tahap pertama
atau menetapkan misi dan tujuan dan seterusnya, namun juga mungkin
hanya ditujukan untuk rencana strategis yang diikuti rencana operasional
atau perencanaan ulang hanya ditujukan untuk rencana operasional.

C. Perencanaan Yang Baik dan Hambatan-hambatan

Perencanaan yang baik dapat dilakukan apabila dapat diminimasi
hambatan-hambatan dalam perencanaan. Individu sering tidak mau dan
tidak mampu merencana sebab hambatan personal untuk memaknakan
partisipasi dalam perencanaan. Pada hal perencanaan efektif memerlukan
masukan dan partisipasi aktif dari anggota organisasi secara individual.
Hambatan utama untuk perencanaan efektif yang berasal dari
hambatan individual ialah memprioritaskan tentang masalah-masalah hari ke
hari, kekurangan keterampilan perencanaan, reluktansi menentukan rencana
dan tujuan, resistansi personal untuk perubahan. Hambatan kedua
ditemukan ditemukan pada tingkat organisasional. Termasuk dalam
hambatan organisasional ini adalah kendala tentang sumber-sumber,
kendala berupa keterbatasan informasi yang didapat, dan resistensi
organisasional untuk berubah.
Dasar penting dari perencanaan yang baik adalah forecasting, yaitu
proses pembuatan asumsi tentang apa yang akan terjadi dalam masa yang
akan datang. Use of scenario planning, yaitu meliputi pengidentifikasian tiap-
tiap alternatif masa yang akan datang atau memerangkan masalah-masalah
yang mungkin terjadi dan kemudian membuat rencana yang sesuai;
benchmarking, yaitu menggunakan perbandingan eksternal untuk evaluasi
lebih baik atas sesuatu kinerja terbaru dan memperkenalkan tindakan yang
mungkin untuk masa yang akan datang.
Participative planning and involvement, yaitu memasukkan tiap orang
yang dipangaruhi oleh hasil rencana dan/atau akan membantu
melaksanakannya dalam proses perencanaan; use of staff planners, yaitu
orang yang mengambil tanggung jawab untuk pemimpin dan
pengkoordinasian sistem perencanaan untuk total organisasi atau untuk satu
dari komponen-komponen utamanya dan mereka adalah orang-orang
profesional dalam proses perencanaan.
 SIMPULAN
Perencanaan merupakan sebuah proses dengan apa para manajer
memvisualisasi dan mendeterminasi langkah-langkah masa mendatang yang
menuju ke arah realisasi sasaran-sasaran yang diinginkan. Semua kegiatan
manajerial didasarkan dengan rencana yang sudah ditetapkan. Rencana
menentukan ke mana organisasi dan kegiatan-kegiatannya akan diarahkan.
Ini berarti bahwa maksud dari tiap rencana dan semua rencana-rencana
turunan adalah membantu pencapaian tujuan organisasi.
Pentingnya perencanaan dalam organisasi dapat dilihat dari
keuntungan perencanaan, yaitu meningkatkan fokus dan fleksibilitas,
meningkatkan koordinasi, meningkatkan kontrol, serta memperbaiki
manajemen waktu. Sedangkan perencanaan sebagai suatu proses dapat
dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu, formulasi tujuan, diagnosis
lingkungan, rencana strategi, rencana operasional, dan implementasi
rencana.
Perencanaan yang baik dapat dilakukan apabila dapat diminimasi
hambatan-hambatan dalam perencanaan. Hambatan utama untuk
perencanaan efektif yang berasal dari hambatan individual ialah
memprioritaskan tentang masalah-masalah hari ke hari, kekurangan
keterampilan perencanaan, reluktansi menentukan rencana dan tujuan,
resistansi personal untuk perubahan.