SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

DESAIN DATABASE MENGGUNAKAN MODEL

DATA REA
1. Proses Desain Database
Figur 17-1 menunjukkan lima tahap dasar dalam desain database. Tahap
pertama (analisis sistem) terdiri atas perencanaan awal untuk menentukan
kebutuhan dan kemungkinan mengembangkan sebuah sistem baru. Tahap ini
menyertakan pertimbangan awal mengenai kelayakan teknologi dan ekonomi atas
usulan tersebut. Ia juga melibatkan identifikasi kebutuhan informasi pengguna,
menjelaskan cakupan sistem baru yang diajukan dan menggunakan informasi
mengenai jumlah pengguna dan volume transaksi yang diharapkan untuk memuat
keputusan awal menggenai keputusan awal mengenai keperluan perangkat
perangkat keras dan perangkat lunak. Tahap kedua (desain konseptual)
menyertakan pengembangan skema-skema yang berbeda bagi sistem baru pada
tingkat konseptual, eksternal, dan internal. Tahap ketiga (desain fisik) terdiri atas
menerjemahkan skema tingkat internal kedalam struktur database sesungguhnya
yang akan diimplementasikan dalam sistem bar tersebut. Tahap keempat
(implementasi dan konversi) menyertakan seluruh aktivitas terkait dengan transfer
data dari sistem yang ada ke sia database baru, menguji sistem baru, dan melatih
para pegawai bagimana menggunakannya. Tahap terakhir adalah menggunakan
dan memelihara sistem baru tersebut. Hal ini termasuk dengan cermat mengawasi
kinerja sistem dan kepuasan pengguuna untuk menetukan kebutuhan untuk
membuat peningkatan dan modifikasi sistem.
Para akuntan dapat dan harus berpartisipasi dalam setiap tahap proses desain
database, meskipun tingkat keterlibatan mereka cenderung berbeda di berbagai
tahap. Selama fase analisis sistem, para akuntan membantu mengevaluasi
kemungkinan proyek dan mengidentifikasi kebutuhan informasi pengguna. Dalam
tahap desain konseptual para akuntan berpartisipasi dalam mengembangkan
skema-skema logis, mendesain kamus data, dan menspesifikasi pengendalian-
pengendalian yang penting. Para akuntan dengan kemampuan database yang baik
mungkin secara langsung berpartisipasi dalam mengimplementasikan model data
selama tahap desain fisik. Selama tahap implementasi dan konversi, para akuntan
harus dilibatkan dalam menguji ketepatan database yang baru dan program
aplikasi yang akan menggunakan data itu, begitu pula menilai kecukupan
pengendalian. Pada akhirnya, banyak akuntan menjadi pengguna reguler dari
database organisasi dan terkadang bahkan memiliki tanggung jawab atas
manajemennya.
Para akuntan menyediakan nilai terbesar kepada organisasinya dengan
berpartisipasi dalam pemodelan data. Pemodelan Data (data modeling) adalah
proses menjelaskan sebuah database, sehingga ia jujur merepresentasikan seluruh
aspek organisasi, termasuk interaksinya dengan lingkungan eksternal. Seperti
yang ditunjukkan figur 17-1, pemodelan data terjadi selama baik tahap analisis
desain dan desain konseptual desain database.

2. Diagram Hubungan-Entitas
Diagram hubungan-entitas (entity-relationship-E-R diagram) adalah seuah
teknik grafis untuk menggambarkan sebuah skema database. Diagram ini disebut
sebagai diagram E-R karena ia menunjukkan sebagai entitas yang dimodelkan dan
hubungan penting diantaranya. Sebuah entitas (entity) adalah apapun mengenai
apa yang organisasi ingin kumpulkan dan simpan mengenai informasi. Sebagai
contoh, database milik Freds Train Shop akan menyertakan entitas bagi pegawai,
pelanggan, pemasok, persediaan, dan peristiwa bisnis seperti penjualan ke
pelanggan dan pengiriman dari pemasok. Dalam sebuah database relasional,
tabel-tabel terpisah akan dibuat untuk menyimpan informasi mengenai setiap
entitas yang berbeda; dalam sebuah database berorientasi objek, kelas-kelas
terpisah akan dibuat lagi tiap-tiap entitas yang berbeda.

3. Model Data REA

Model data REA (REA data model) dikembangkan secara spesifik untuk
digunakan dalam mendesain SIA. Model data REA berfokus padda semantik
bisnis yang didasari aktivitas rantai nilai sebuah organisasi. Ia menyediakan
panduan bagi desain database dengan menidentifikasi entitas apa yang harus
disertakan dalam database SIA dan dengan menentukkan bagaimana menyusun
hubungan di antara entitas dalam database itu. Model data REA biasanya
digambarkan dalam bentuk dagram E-R.

3.1 Tiga Jenis Dasar Entitas

Model data REA dinamai demikian karena ia mengklasifikasikan entitas
kedalam tiga kategori yang berbeda: sumber daya yang organisasi dapatkan
dan gunakan, peristiwa (aktivitas bisnis) yang dijalankan organisasi, dan agen
yang berpartisipasi dalam peristiwa ini.
Sumber daya (resource) adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomis
untuk organisasi. Figur 17-3 menyertakan dua entitas sumer daya: Kas dan
Persediaan. Peristiwa (events) adalah berbagai aktivitas isnis mengenai
informasi apa yang manajemen ingin kumpulkan untuk perencanaan ata
tujjuan pengendalian. Ada dua entitas peristiwa dalam gamar 17- 3: Penjualan
dan Penerimaan Kas. Agen (agents) adalah orang dan organisasi yang
berpartisipasi dalam peristiwa dan mengenai bagi siapa informasi diperlukan
bagi perencanaaan, penggendalian, dan tujuan evaluasi.
3.2 Menyusun Hubungan : Rancangan REA Dasar
Model data REA menentukan sebuah pola dasar bagi bbagaimana tiga
jenis entitas ini (sumber daa, Peristiwa, dan agen) harus berhubungan satu
sam lain.
1. Peristiwa-peristiwa ditautkan ke setidanya satu sumber daya yang ia
pengaruhi.
2. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu peristiwa lainya.
3. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya dua agen yang berpartisipasi

Seperti yang ditunjukkan dalam Tabel 17-1, kardinalitas direpresentasikan

dengan sepasang simbol disebelah sebuah entitas. Empat baris di tabel 17-1
menggambarkan empat kombinasi yang mungkin atas kardinalitas minimum dan
maksimum. Kardinalitas minimum (minimum cardinality) dapat pula nol (0) atau
satu (1), bergantung pada apakah hubungan antara kedua entitas adalah opsional
(kardinalitas minimum nol; lihat baris satu dan tiga) atau keharusan (kardinalitas
minimum adalah satu, seperti dalam baris dua dan empat). Kardinalitas
maksimum (maximum cardinality) dapat baik satu atau banyak (simbol kaki
gagak), bergantung pada apakah tiap contoh entitas A dapat ditautkan ke
setidaknya satu contoh (seperti dalam baris dua dan empat) atau secara potensial
banyak contoh dari entitas B (seperti di dasar baris dua).
Mari kita sekarang menggunakan informasi dalam tabel 17-1 untuk
menginterpretasikan beberapa kardinalitas dalam Figur 17-6. lihat dulu hubungan
Penjualan-Pelanggan. Kardinalitas minimum dan maksimum disebelah entitas
pelanggan keduanya satu. Pola ini sama dengan yang dibaris dua dalam Tabel 17-
1. Jadi, kardinalitas maksimum disebelah entitas Pelanggan dalam Figur 17-6
mengindikasikan bahwa setiap transaksi penjualan (entitas A) harus ditautkan
kebeberapa pelanggan spesifik (entitas B). Kardinalitas maksimum dari satu cara
bahwa setiap transaksi penjualan dapat ditautkan ke paling banyak hanya satu
palanggan spesifik. Hal ini merefleksikan praktik bisnis normal: hanya satu
pelanggan teridentifikasi secara legal (yang bisa jadi seorang individu atau sebuah
bisnis) bertanggungjawab bagi sebuah penjualan dan pembayaran berikutnya.
Sekarang, lihat pasangan kardinalitas disebelah entitas penjualan. Seperti dalam
baris tiga Tabel 17-1, kardinalitas minimum adalah nol, dan kardinalitas
maksimum adalah banyak. Kardinalitas minimum zero atau nol berarti bahwa
hubungan tersebut adalah opsional: seorang pelanggan tidak harus diasosiasikan
dengan segala transaksi penjualan spesifik.

Sejumlah notasi yang berbeda ada untuk menggambarkan kardinalitas minimum dan
maksimum. Beberapa alternatif yang lebih umum untuk kaki gagak yang digunakan
dalam teks ini ditunjukkan disini.

4.1 Tiga Jenis Hubungan

 Tiga jenis dasar hubungan antara entitas adalah mungkin, bergantung
pada kardinalitas maksimum yang diasosiasikan dengan tiap-tiap entitas
(kardinalitas minimum tidak masalah) :
1. Hubungan satu-ke-satu (one-to-one atau 1:1) ada ketika kardinalitas
maksimum bagi tiap entitas dalam hubungan tersebut adalah 1 (lihat Figur
17-7,panel A).
2. Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many atau 1:N) ada ketika kardinalitas
maksimum satu entitas dalam hubungan tersebut adalah 1 dan kardinalitas
maksimum bagi entitas lain dalam hubungan itu adalah banyak (lihat Figur
17-7,panel B dan C).
3. Hubungan banyak-ke banyak (many-to-many atau M:N) ada ketika
kardinalitas maksimum bagi kedua entitas dalam hubungan tesebut adalah
banyak (lihat Figur 17-7,panel D).

Figur 17-7 menunjukkan bahwa kemungkinan-kemungkinan ini mungkin

menjelaskan hubungan antara peristiwa penjualan dan memeriksa kas.
Permodelan data desainer database tidak dapat secara sewenang-wenang
memilih mana dari ketiga kemungkinan ini untuk digunakan ketika
menggambarkan berbagai hubungan.
Figur 17-7, panel A menggambarkan sebuah hubungan satu-ke-satu (1:1)
antara peristiwa Penjualan dan Menerima Kas. Kardinalitas maksimum 1
diasosiasikan dengan entitas menerima kas berarti bahwa setiap peristiwa
(transaksi) penjualan dapat ditautkan ke paling banyak satu peristiwa
menerima kas. Ini akan sesuai bagi sebuah organisasi yang memiliki sebuah
kebijakan bisnis yang tidak mengizinkan pelanggan melakukan pembayaran
cicilan.
Jadi, hubungan 1:1 yang digambarkan dalam Figur 17-7, panel A,
merepresentasikan hubungan siklus pendapatan tipikal bagi penjualan eceran
bisnis ke pelanggan: Para pelanggan harus membayar, secara penuh, setiap
transaksi penjualan sebelum mereka diizinkan untuk meninggalkan toko
dengan barang yang mereka beli. Catat bahwa ini tidak masalah bagaimana
para pelanggan membayar setiap transaksi penjualan (dengan kata lain,
dengan kas, cek, kartu kredit, atau kartu debit).
Figur 17-7, panel B dan C, menggambarkan dua cara bahwa hubungan
satu-ke-banyak (1:N) dapat terjadi. Panel B menunjukkan bahwa tiap
peristiwa penjualan mungkin ditautkan ke banyak peristiwa Menerima Kas.
Ini mengindikasikan bahwa organisasi tersebut memiliki sebuah kebijakan
bisnis yang mengizinkan para pelanggan untuk membuat pembayaran cicilan
ke organisasi yang menjual. Panel C menunjukkan jenis lain hubungan 1:N
antara peristiwa Penjualan dan Menerima Kas. Ini mengindikasikan bahwa
organisasi tersebut memiliki sebuah kebijakan bisnis yang tidak mengizinkan
pelanggan membuat pembayaran cicilan.
Figur 17-7, panel C, juga menunjukkan bahwa tiap peristiwa Menerima
Kas mungkin ditautkan ke banyak peristiwa penjualan yang berbeda. Ini
mengindikasikan keberadaan sebuah kebijakan bisnis yang mengizinkan
pelanggan untuk membuat sejumlah pembelian selama satu periode waktu
(misalnya, satu bulan) dan kemudian membayarkan seluruh pembelian
tersebut dengan satu pembayaran. situasi yang digambarkan dalam figur 17-7,
panel C, cukup umum, terutama bagi penjualan bisnis-ke-bisnis atas barang
yang tidak tahan lama.
Figur 17-7, panel D menggambarkan sebuah hubungan banyak-ke-
banyak (M:N) antara peristiwa penjualan dan menerima kas. Ini menunjukkan
bahwa tiap peristiwa Penjualan mungkin ditautkan ke satu atau lebih
peristiwa Penjualan. Ini merefleksikan sebuah organisasi yang memiliki
kebijakan publik yang mengizinkan pelanggan untuk membuat pembayaran
cicilan dan juga mengizinkan pelanggan untuk mengakumulasi sabuah saldo
yang menunjukkan sebuah set transaksi penjualan dalam satu periode waktu.
Perlu diingat, meski demikian, bahwa kardinalitas maksimum N tidak
merepresentasikan praktik yang wajib: Jadi, bagi hubungan yang
digambarkan dalam Panel D, beberapa transaksi penjualan mungkin dibayar
penuh dalam satu pembayaran dan beberapa pelanggan mungkin membayar
bagi tiap transaksi penjualan secara terpisah. Situasi yang digambarkan dalam
Figur 17-7, Panel D, cukup umum.

4.2 Makna Bisnis Kardinalitas

Pilihan di atas kardinalitas idaklah semaunya, tetapi merefleksikan fakta
mengenai organisasi yang dimodelkan dan praktik bisnisnya. Informasi ini
didapatkan selama tahap analisis sistem dan desain konseptual database dari
proses desain database.
Kita dapat memeriksa Figur 17-6 untuk melihat apa yang akan
diungkapkan mengenai proses siklus pendapatan Fred's Train Shop. Pertama,
catat bahwa seluruh hubungan agen peristiwa adalah 1:N. Ini adalah tipikal
bagi sebagian organisasi. Seorang agen tertentu sering berpartisipasi dalam
banyak peristiwa. Sebagai contoh, organisasi mengharapkan bahwa makin
lama seorang pegawai akan dengan menjalankan berulang menjalankan
sebuah tugas tertentu.
Kardinalitas minimum yang diasosiasikan dengan hubungan agen-
peristiwa dalam Figur 17-6 juga merefleksikan proses bisnis tipikal yang
diikuti oleh sebagian besar organisasi. Figur tersebut menunjukkan bahwa
setiap peristiwa harus ditaukan ke seorang agen (sebuah penjualan harus
melibatkan seorang pelanggan, sebuah pembayaran harus datang dari seorang
pelangan,dsb); maka kardinalitas minimum pada sisi agen hubungan tersebut.
Sebaliknya, Figur 17-6 menunjukkan bahwa kardinalitas minimum pada sisi
peristiwa atas hubungan agen-peristiwa adalah 0.
Ada beberapa alasan mengapa seorang agen tertentu tidak perlu
berpartisipasi dalam segala peristiwa. Organisasi tersebut mungkin
mengharapkan untuk menyimpan informasi mengenai pelanggan potensial
dan mengganti pemasok yang dengan siapa ia belum menalankan urusan apa
pun. Informasi mengenai para pegawai yang baru diperkerjakan akan ada
dalam database sebelum hari pertama mereka bekerja. Pada akhirnya, ada
perbedaan fundamental dalam sifat entitas agen dan entitas peristiwa.
 Figur 17-6 menggambarkan hubungan M:N antara sumber daya
persediaan dan berbagai peristiwa yang memengaruhinya. Ini adalah situasi
tipikal bagi organisasi, seperti Freds Train Shop, yang menjual barang
produksi massal. Sebagian besar organisasi melacak persedian tersebut
dengan sebuah pengidentifikasi seperti nomor suku cadang, nomor barang,
atau nomor stock-keeping unit (SKU) dan tidak berupaya untuk melacak tiap
contoh fisik atas produk tersebut. Ketika sebuah penjualan terjadi, sistem
tersebut mencatat nomor produk mana yang terjual.
Kardinalitas minimum pada tiap sisi hubungan persediaan peristiwa yang
digambarkan dalam Figur 17-6 juga merefleksian praktik bisnis yang tipikal.
Kardinalita minimum pada sisi peristiwa atas hubungan tersebut, meski
demikian, adalah 0, untuk alasan sama yang 0 dalam hubungan agen
peristiwa. Sekarang, pertimbangkan hubungan antara sumber daya kas dan
peristiwa menerima kas. Figur 17-6 menggambarkan ini sebagai hubungan
1:N yang merefleksikan sebuah praktik terbaik yang diikuti oleh sebagian
besar organisas dengan pengendalian internal yang baik. Kardinalitas
minimum pada sisi penjualan atas hubungan tersebut adalah 0, berarti bahwa
pesanan mungkin ada yang tidak ditautkan kepenualan. Ini merefleksikan
urutan sementara antara dua peristiwa tersebut: pesanan mendahului
penjualan, sehingga pada titik waktu tertentu, Freds Train Shop mungkin
memiliki pesanan yang belum ia isi.

4.3 Keunikan Diagram REA

Diskusi sebelumnya mengidentifikasikan bahwa tiap organisasi akan
memiliki diagram REA-nya sendiri yang unik. Pada minimum, karena praktik
bisnis berbeda antarperusahaan, begitu pula kardinalitas hubungan. Faktanya,
sebuah diagram REA untuk suatu organisasi tertentu harusla berubah untuk
merefleksikan perubahan terhadap praktik bisnis yang ada.
Meskipun perkembangan diagram REA bagi siklus pendapatan Fred's
Train Shop mungkin kelihatannya telah secara relatif langsung dan intuitif,
pemodelan data biasanya sebuah proses yang rumit dan berulang. Seringnya,
para pemodel data mengembangkan sebuah diagram REA permulaan yang
merefleksikan pemahaman mereka atas proses bisnis organisasi, hanya untuk
mempelajari kapan menunjukkannya ke para pengguna yang dikehendaki
yang mereka telah mengabaikan dimensi-dimensi kunci atau salah memahami
beberapa prosedur pengoperasian. Jadi, tidaklah biasa untuk mengahapus dan
menggambar ulang bagian dari sebuah diagram REA beberapa kali sebelum
akhirnya menghasilkan sebuah model yang dapat diterima. Satu sumber
umum dari salah paham adalah penggunaan terminologi yang berbeda oleh
berbagai subset kelompok pengguna yang dikehendaki.
 BAB III
KESIMPULAN

Komponen dasar sistem informasi organisasi yang lebih besar adalah

sebuah sistem database. Siklus hidup aplikasi database memiliki hubungan yang
erat dengan siklus hidup sistem informasi. Dalam perancangan desain database,
seorang akuntan memiliki peranan yang berbeda-beda pada setiap tahapan.
Peranan akuntan ini akan memberikan dampak yang positif terhadap proses bisnis
di perusahaan tersebut.
Pembuatan model data adalah proses menyusun database, agar database
benar-benar mewakili seluruh aspek organisasi. Akuntan dapat menyumbangkan
nilai yang besar bagi perusahaannya dengan cara bertanggungjawab atas
pembuatan model data. Dua alat penting yang digunakan oleh akuntan untuk
memungkinkan keterlibatan dalam pembuatan model data adalah Diagram Entity
Relationship dan Model Data REA (Resource, Event, and Agent).
Model data REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara
mengidentifikasi entitas apa saja yang seharusnya dimasukkan dalam database
Sistem Informasi Akuntansi dan dengan menentukan bagaimana membuat struktur
antar entitas dalam database tersebut, sehingga informasi yang akan dihasilkan
akan lebih relevan dan akurat.