TUGAS BESAR

TM4031 ARTIFICIAL INTELLIGENCE PERMINYAKAN

SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Oleh:

Nadya Talitha 13413012

Aqidah Mutaharah 13413030

Siti Rohani 13413031

Rokhmatul Ummah 13413039

Vety Octaviany K 13413043

Rizka Andini 13413056

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
TEKNIK INDUSTRI
2017
 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Definisi Artificial Intelligence

Kecerdasan buatan /Artificial intelligence (AI) adalah kecerdasan yang diperagakan oleh mesin atau
perangkat lunak. Artificial intelligence juga merupakan nama dari suatu bidang studi akademik yang
mempelajari cara pembuatan computer dan perangkat lunak computer yang mampu menunjukkan
perilaku yang memiliki kecerdasan. Sebagian besar peniliti AI dan buku teks mendefinisikan bidang ini
sebagai studi dan desain intelligent agents, yang mana agen cerdas ini adalah suatu sistem yang
mempersepsikan lingkungannya dan kemudian mengambil tindakan yang memaksimalkan peluangnya
untuk berhasil. John McCarthy, yang menciptakan istilah tersebut pada tahun 1955, mendefinisikannya
sebagai "ilmu dan teknik membuat mesin cerdas".

Masalah sentral (atau tujuan) penelitian AI meliputi penalaran, pengetahuan, perencanaan,

pembelajaran, pengolahan bahasa alami (komunikasi), persepsi dan kemampuan untuk bergerak dan
memanipulasi objek. Pendekatan populer saat ini meliputi metode statistik, kecerdasan komputasi dan
simbolis AI tradisional. Ada sejumlah besar peralatan (tool) yang digunakan dalam AI, termasuk versi
pencarian dan optimasi matematika, logika, metode berdasarkan probabilitas dan ekonomi, dan banyak
lainnya. Bidang AI adalah interdisipliner, di mana sejumlah ilmu dan profesi berkumpul, termasuk
diantaranya ilmu komputer, matematika, psikologi, linguistik, filsafat dan ilmu saraf, serta bidang-bidang
khusus lainnya seperti psikologi buatan.

1.2 APA LAGI ENAKNYA

 BAB II SISTEM PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

1.3 Sistem Kerja Pengelolaan SDM

Menurut Arthur W Sherman dan Goerge W Bohlander, perencanaan SDM adalah proses mengantisipasi
dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam,
dan ke luar organisasi. Sementara menurut G Steiner, dikatakan bahwa perencanaan SDM merupakan
perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam
mencapai tujuan, melalui strategi pengembangan kontribusi pekerjanya di masa depan.

Menurut Safarudin Alwi, 2001:143, dikatakan bahwa perencanaan SDM adalah perencanaan yang disusun
pada tingkat operasional yang diajukan untuk memenuhi permintaan SDM dengan kualifikasi yang
dibutuhkan. Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan bisnis sebagai
implementasi visi dan misi perusahaan telah ditetapkan. Visi perusahaan sebagai pemandu arah sebuah
bisnis kemana akan menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan dijalankan. Berawal dari strategi
bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan
ditetapkan sangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan diinginkan, baik secara kuantitas
maupun kualitas. Sementara perencanaan SDM menurut Graham dan Benet dalam Safarudin Alwi,
2001:148, dikatakan bahwa perencanaan SDM sebagai upaya memproyeksikan berapa banyak karyawan
dan macam apa yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang.

Sistem kerja pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) adalah sebagai berikut :
1. Untuk merencanakan tenaga kerja dengan menggunakan job profile yang dihasilkan dari hasil
analisis beban kerja yang selanjutnya baru dilakukan perencanaan SDM yang mencakup jumlah
eksisting SDM dan kebutuhan SDM yang akan datang.
2. Untuk mengembangkan tenaga kerja dengan melakukan pelatihan karyawan, performance
appraisal, manajemen karir, pengembangan karyawan berbasis JEGS (Job Establishment Grading
System), dan juga pengembangan reward and benefit system.
3. Untuk mengembangkan sistem organisasi dengan menggunakan analisa jabatan dan evaluasi
jabatan.
4. Adanya Human Resource Bussiness Partner untuk menjembatani aspirasi dan kebutuhan
pengembangan karyawan dengan divisi pengembangan SDM.

2.2 Tujuan Perancangan Sistem SDM

Tujuan perancangan sistem SDM adalah sebagai berikut:
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan SDM
Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan pengelolaan SDM
Memastikan terpenuhinya kebutuhan SDM yang kompeten
Mendorong terbangunnya sistem informasi SDM yang akurat
2.3 Proses Perencanaan SDM
Proses perencanaan SDM dipengaruhi oleh dua faktor penentu, yaitu:
a. Faktor internal perusahaan
Faktor internal perusahaan meliputi batas usia pensiun, meninggal dunia, keluar atau berhenti
bekerja, rotasi dan kemungkinan promosi jabatan.
b. Faktor eksternal perusahaan
Faktor eksternal perusahaan antara lain ketatnya persaingan bisnis, perkembangan teknologi, tingkat
ketergantungan antar satu perusahaan dengan perusahaan lain, dan tingkat ketergantungan antar
satu negara dengan negara lain.

Sedikitnya terdapat empat aspek dalam perencanaan SDM yaitu:

1. Proyeksi jumlah karyawan yang dibutuhkan (forecasting of employees)
2. Identifikasi SDM yang tersedia dalam organisasi (human resource audit)
3. Analisis keseimbangan penawaran dan permintaan (demand and suplay analysis)
4. Program aksi (action program)

Rangkaian pelaksanaan perencanaan SDM yang terintegrasi dengan rencana strategi bisnis yang baik
dalam jangka pendek maupun jangka panjang menurut Hadari Nawawi, dalam Sunarta adalah sebagai
berikut:
1. Dalam proses perencanaan strategi bisnis, beberapa organisasi/perusahaan akan melakukan:
a. Menyusun rencana strategi bisnis dengan perspektif jangka panjang (5-10 tahun) atau
lebih di masa mendatang.
b. Menyusun rencana operasional bisnis yang dijabarkan dalam rencana strategi dengan
perspektif jangka sedang (3-5 tahun) di masa mendatang.
c. Menyusun rencana tindakan berupa anggaran dengan perspektif tahunan yang
menggambarkan kegiatan bisnis yang akan dilaksanakan selama satu tahun (tahunan)
dengan menyediakan anggaran tertentu untuk dapat diwujudkan.
2. Dalam kegiatan perencanaan SDM
a. Pada tahap awal perencanaan SDM mengidentifikasi isu-isu berdasarkan komponen-
komponen di dalam rencana strategi bisnis jangka panjang. Beberapa komponen yang
bisa dijadikan isu perencanaan SDM antara lain (1) filsafat perusahaan, (2) laporan hasil
penelitian tentang hal-hal seputar lingkungan bisnis, (3) tujuan-tujuan dan sasaran
strategis yang akan dicapai, dan (4) hasil analisis SWOT perusahaan.
b. Pada tahap selanjutnya hasil analisis isu digunakan sebagai masukan dari perencanaan
operasional jangka menengah ke dalam tahap kegiatan perkiraan kebutuhan SDM dalam
proses perencanaan SDM.
c. Hasil perkiraan kebutuhan SDM tersebut dijadikan masukan secara integral dalam
penyusunan anggaran tahunan ke dalam langkah perencanaan SDM.
 Gambar 1 Pengaruh Perencanaan Bisnis terhadap Perencanaan SDM (Hadari Nawawi, 1997)

Sedangkan menurut Safarudin Alwi, berikut adalah proses uraian perencanaan SDM:

Gambar 2 Model Perencanaan SDM (Safarudin Alwi, 2001)

2.4 Tujuan Pembuatan Knowledge System
Berikut adalah tujuan yang ingin dicapai dari pembuatan knowledge system yang akan dilakukan:
Meminimasi waktu untuk mengidentikasi jumlah ketersediaan karyawan
Mengalokasikan jumlah karyawan dengan tepat sesuai dengan job title
Mengetahui jumlah karyawan yang akan pensiun untuk keperluan proses regenerasi karyawan
Merencanakan anggaran biaya untuk kebutuhan SDM

2.5 Fungsi-Fungsi dalam Knowledge System

Fungsi-fungsi yang terdapat pada sistem ini adalah:

Peramalan Demand
Mengetahui jumlah kebutuhan dan posisi karyawan berdasarkan trend analysis dan estimasi
top management.
Peramalan Supply
Mengetahui jumlah pegawai yang tersedia termasuk kompetensi yang dimiliki dan jumlah
karyawan yang keluar dari perusahaan.
Kebutuhan Kompetensi
Mengetahui kompetensi karyawan yang dibutuhkan untuk tiap posisi.
Successional Planning
Untuk setiap posisi kosong yang tersedia, dapat diketahui kompetensi yang diperlukan pada
posisi tersebut dan mengetahui karyawan yang berpotensi untuk mengisi posisi tersebut.
HR Program Plans
Terdiri dari program rekrutmen, training, promosi, mutasi dan pemberhentian karyawan.
Organizational Design
Merencanakan struktur organisasi dan pelaporan rencana SDM.

2.6 Key Performance Indicators

Berikut adalah indikator yang mengukur kinerja dari knowledge system yang akan dibuat:
Peningkatan efisiensi waktu dalam mengolah dan menyajikan data
Peningkatan akurasi data perencanaan SDM

2.7 Critical Succes Factors

Faktor penting yang menentukan kinerja sistem secara keseluruhan adalah kesesuaian jumlah alokasi
karyawan dengan kebutuhan tiap unit organisasi.
 BAB III SEMANTIC DIAGRAM

Semantic (associative) networks adalah salah satu bentuk representasi knowledge-base dalam bentuk diagram. Diagram semantic terdiri atas
node dan arc, dimana node merepresentasikan sebuah konsep, sedangkan arc merepresentasikan sebuah relasi.

Berikut adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas yang berkaitan dengan sistem perencanaan SDM, yaitu direktur, karyawan,
divisi SDM, dan divisi perusahaan lainnya.

ID_Direktur Approval

Direktur

Tanggal_Lahir
Memberikan No_Pegawai Divisi
data

Departemen
Bidang

Memberikan Memberikan
Divisi Divisi SDM Karyawan
data data

ID_Program_SDM
Kebutuhan_Kompetensi

Karyawan_Eksisting Faktor_Pengali
ID_Divisi Suksesi

Beban_Kerja Kebutuhan_Rekrut Program_SDM

Performance_Score

Karyawan_Pensiun Desain Organisasi

Kandidat_Suksesi

Memberikan
data

Gambar 3 Semantic Diagram

 BAB IV FLOW DIAGRAM

4.1 Flow Diagram Level 0

Divisi-divisi
perusahaan

kompetensi hasil perencanaan

Data suksesi, jumlah &

SDM, target & strategi

Estimasi kebutuhan
karyawan

Profil karyawan, data perusahaan Laporan perencanaan SDM,

karyawan yang keluar Sistem desain organisasi
Informasi
Karyawan Direktur Utama
Informasi program SDM Perencanaan Strategi, target
(promosi, pemberhentian, SDM perusahaan
pelatihan)
kebutuhan SDM, target &
strategi perusahaan, data
Data hasil peramalan
program SDM, estimasi
kebutuhan karyawan
Kompetensi, rencana

karyawan

Divisi Sumber Daya

Manusia

Gambar 4 Flow Diagram Level 0

 4.2 Flow Diagram Level 1

Estimasi kebutuhan SDM tiap divisi

Program SDM Demand SDM (jumlah, Divisi-divisi

Karyawan
posisi, kompetensi) perusahaan

5. HR program
plans

Database Karyawan Database Demand SDM

Kandidat suksesi Database programSDM
1. Peramalan Rasio trend analysis
Demand estimasi kebutuhan SDM

Program SDM saat ini Kebutuhan kompetensi 3. Kebutuhan

Divisi SDM tiap jabatan
kompetensi

Database supply SDM Kebutuhan desain

organisasi

Data karyawan 2. Peramalan

Ketersediaan SDM
supply
6.
Organizational
design

4.
Successional
Planning Laporan rencana SDM
dan desain organisasi
Database kompetensi
Database laporan
jabatan Direksi
rencana SDM dan
desain organisasi

Rekomendasi
Suksesi
4.3 Flow Diagram Level 2

DFD Level 2.1

Divisi-divisi
perusahaan

Direksi

Target & strategi

perusahaan
Target & strategi
perusahaan
1.2 Peramalan
Data Kompetensi tiap
Demand Estimasi
jabatan
Manager

Database demand SDM

Data jabatan &

kompetensi karyawan

Rasio
1.1 Peramalan
Trend Divisi SDM
Trend Analysis
Analysis

Data historis
Kebutuhan SDM dan
Faktor trend analysis

Gambar 5 DFD Level 2.1

 Data jabatan dan
kompetensi jabatan

Divisi SDM
Data jabatan dan
kompetensi jabatan

2. Peramalan
Program SDM
Data supply
Karyawan
Data supply Database supply
Jumlah & kompetensi Karyawan
Database supply karyawan
Karyawan

Data kompetensi yang

dibutuhkan tiap posisi

Gambar 6 DFD Level 2.2

 DFD Level 2.3

Divisi SDM
Database program SDM

Kebutuhan desain
Program SDM
organisasi

6.2 Penyusunan
6.1 Visualisasi
laporan rencana
Desain Organisasi
SDM

Database laporan & desain

organisasi

Laporan rencana SDM Desain organisasi

Direksi

Gambar 7 DFD Level 2.3

 BAB V DESKRIPSI SISTEM

5.1 Requirement Analysis & Dokumen Rancangan

5.1.1 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional adalah pernyataan layanan sistem yang harus disediakan, bagaimana sistem
bereaksi pada input tertentu dan bagaimana perilaku sistem pada situasi tertentu. Kebutuhan fungsional
didefinisikan untuk menggambarkan fungsionalias sistem atau layanan-layanan sistem. Berikut adalah
rincian kebutuhan fungsional dari sistem perencanaan sumber daya manusia PT X:

Processing Requirement

1. Sistem harus dapat mencatat informasi data karyawan

2. Sistem harus dapat menghitung jumlah karyawan aktual saat ini di tiap divisi
3. Sistem harus dapat mengkalkulasi ulang jumlah karyawan apabila terdapat karyawan yang sakit,
cuti, mutasi ke divisi lain, atau berhenti bekerja.
4. Sistem harus dapat melakukan forecasting kebutuhan karyawan di masa depan dengan metode
trend analysis
5. Sistem harus dapat memperlihatkan pada user apabila terdapat kebutuhan penambahan atau
pengurangan karyawan

User Interface Requirement

1. Tampilan sistem harus mudah dipahami oleh user

2. Sistem harus dapat menampilkan ringkasan data kebutuhan SDM tiap divisi sehingga mudah
dipahami oleh user

Control Requirement

1. User dapat mengelola data SDM (menginput/mengubah data) dengan mudah

5.1.2 Kebutuhan Nonfungsional

Non-functional requirements atau kebutuhan non-fungsional menentukan atribut atau kualitas secara
keseluruhan dari suatu sistem. Kebutuhan non-fungsional menempatkan batasan pada produk yang
sedang dikembangkan, proses pengembangannya, dan menentukan batasan-batasan eksternal yang
harus dipenuhi oleh produk tersebut.

1. Sistem harus dapat memastikan bahwa data yang digunakan dalam sistem harus terlindung dari
akses yang tidak berwenang
2. Sistem harus memiliki kecepatan dalam merespon kegiatan operasional yang dilakukan oleh user
 3. Sistem harus dapat menyampaikan data yang akurat pada user
4. Sistem harus dapat mendokumentasikan seluruh data yang diinputkan

5.2. Process Requirement Definition

5.2.1 Proses bisnis

Berikut adalah proses bisnis dari pengelolaan perencanaan sumber daya manusia PT X.
1 Mengelola perencanaan sumber daya manusia PT X
1.1 Melakukan peramalan jumlah SDM yang dibutuhkan perusahaan
1.1.1 Melakukan peramalan permintaan SDM
1.1.2 Melakukan peramalan persediaan SDM
1.1.3 Menyeimbangkan permintaan dan persediaan SDM
1.2 Melakukan peramalan jumlah SDM yang tersedia
1.2.1 Mengkalkulasi jumlah karyawan tersedia saat ini
1.2.2 Menganalisis kompetensi yang dimiliki karyawan saat ini
1.2.3 Mengkalkulasi jumlah karyawan yang keluar
1.3 Mengidentifikasi kebutuhan kompetensi karyawan untuk tiap posisi
1.4 Merencanakan suksesi
1.4.1 Mengidentifikasi kompetensi karyawan yang dapat menjadi Suksesor
1.4.2 Merekomendasikan daftar suksesi
1.5 Membuat rencana tindakan yang dibutuhkan
1.5.1 Melakukan rekrutmen
1.5.2 Melakukan pelatihan SDM
1.5.3 Melakukan program promosi, mutasi, dan pemberhentian
1.6 Merencanakan organisasi
1.6.1 Merencanakan struktur organisasi
1.6.2 Membuat laporan perencanaan SDM

5.2.1 Context Diagram

Berikut merupakan entitas-entitas yang terlibat dalam perancangan sistem informasi perencanaan
kebutuhan tenaga kerja:

Direksi
Merupakan jabatan yang menerima laporan dari Manager SDM terkait SDM perusahan. Berperan
untuk melakukan update data kebutuhan job spesifikasi pegawai dan menerima data mengenai
kandidat kepala divisi dan data peramalan permintaan.

Manager SDM
Merupakan jabatan pengelola dan penanggungjawab Departemen SDM yang berperan untuk
mengatur pengelolaan karyawan perusahaan.
 Manager Teknologi Informasi
Merupakan jabatan yang berperan untuk membuat sistem informasi online berupa coding sesuai
dengan skema yang telah dibuat dan bertanggung jawab atas maintanance teknis sistem
informasi yang ada.

Karyawan
Merupakan objek yang akan dikelola oleh divisi SDM dan data-data karyawan secara detail akan
dimasukkin ke dalam sistem

Manager Tiap Departemen

Merupakan jabatan yang berperan untuk mengudate data kebutuhan karyawan dan jumlah
eksisting karyawan di departemen tersebut.

5.3 Logical Data Model

Tabel_SDM Tabel_Direktur
PK ID_Program_SDM PK ID_Direktur
Faktor_Pengali FK2 ID_Program_SDM
Desain_Organisasi FK2 Desain_Organisasi
Kebutuhan_Rekrut FK2 Kebutuhan_Rekrut
Program_SDM Approval
FK2 Rekomendasi_Suksesi
Kebutuhan_Kompetensi
FK1 No_Pegawai
FK2 Karyawan_Pensiun
FK2 Karyawan_Eksisting
FK2 Performance_Score
Beban_Kerja

Tabel_Divisi

PK ID_Divisi

FK2 No_Pegawai
Performance_Score
Karyawan_Pensiun
Tabel_Karyawan
Karyawan_Eksisting
PK No_Pegawai Beban_Kerja
Rekomendasi_Suksesi
Tanggal_Lahir
ID_Divisi
ID_Departemen
ID_Bidang

Gambar 8 Logical Data Model

5.4 Physical Data Model

 Tabel_SDM1 Tabel_Direktur1
PK ID_Program_SDM COUNTER PK ID_Direktur COUNTER

Faktor_Pengali INTEGER FK1 ID_Program_SDM COUNTER

Desain_Organisasi VARCHAR(255) FK1 Desain_Organisasi VARCHAR(255)
Kebutuhan_Rekrut INTEGER FK1 Kebutuhan_Rekrut VARCHAR(255)
Program_SDM VARBINARY(255) Approval BINARY(10)
FK2 Rekomendasi_Suksesi VARCHAR(255)
Kebutuhan_Kompetensi VARCHAR(255)
FK1 No_Pegawai COUNTER
FK2 Karyawan_Pensiun VARCHAR(255)
FK2 Karyawan_Eksisting VARCHAR(255)
FK2 Performance_Score DECIMAL(10;2)
Beban_Kerja DECIMAL(10;2)

Tabel_Divisi1
Tabel_Karyawan1 PK ID_Divisi COUNTER
PK No_Pegawai COUNTER FK1 No_Pegawai COUNTER
Performance_Score DECIMAL(10;2)
Tanggal_Lahir CHAR(10) Karyawan_Pensiun VARCHAR(10)
ID_Divisi COUNTER Karyawan_Eksisting VARCHAR(10)
ID_Departemen COUNTER Beban_Kerja DECIMAL(10;2)
ID_Bidang COUNTER Rekomendasi_Suksesi VARCHAR(255)

Gambar 9 Physical Data Model

5.5 Alur Kerja Sistem
Berikut adalah alur kerja sistem dalam memberikan penugasan bagi karyawan:
1. Menentukan Tipe Personil
Melalui knowledge system, perusahaan dapat mengidentifikasi tipe personil dari karyawan yang
berada dalam sistem. Tipe personil meliputi karyawan, pelamar, dan bekas karyawan atau bekas
pelamar. Hal ini membantu perusahaan dalam mengetahui jumlah karyawan tersedia yang dimiliki
oleh perusahaan serta mengetahui pihak yang berada di dalam sistem perusahaan. Tipe personil dapat
diubah sesuai kebutuhan perusahaan.

Gambar 10 Pilihan Tipe Personil pada Oracle HRMS

2. Menentukan Status Penugasan Karyawan

Dalam aplikasi ini, perusahaan dapat mengidentifikasi status karyawan yang berada pada tiap
penugasan. Hal ini memudahkan perusahaan dalam mengetahui lingkup pekerjaan dari tiap karyawan
dan memudahkan perusahaan dalam mengidentifikasi divisi mana yang kekurangan atau kelebihan
tenaga kerja. Berikut adalah pilihan status penugasan karyawan:

Gambar 11 Pilihan Status Penugasan Karyawan

3. Menentukan Analisis Personal Karyawan dan Informasi Khusus
Analisis personal karyawan digunakan untuk merekam informasi personal khusus yang tidak termasuk
dalam informasi standar. Sebagai contoh, pada beberapa jenis penugasan, dibutuhkan informasi
mengenai kondisi medis karyawan. Hal ini membantu perusahaan untuk mengetahui jumlah karyawan
efektif yang dapat ditugaskan dalam suatu pekerjaan.

4. Rekrutmen
Setelah mengetahui jumlah karyawan efektif dan penugasan untuk tiap karyawan, perusahaan dapat
mengetahui jumlah karyawan yang masih dibutuhkan oleh perusahaan. Data ini digunakan dalam
bagian rekrutmen. Melalui HRMS, perusahaan dapat mengetahui status tiap pelamar. Berikut adalah
status yang tersedia:

Gambar 12 Pilihan Status Pelamar Oracle HRMS

 BAB VI INTERFACE SYSTEM
6.1 Interface Requirement Definition
1. Tampilan ini ditujukan untuk user yang akan memasuki sistem. Selain itu, interface ini berguna
untuk melindungi sistem agar tidak sembarang orang bisa memasuki sistem ini. User yang akan
memasuki sistem ini harus terlebih dahulu mendaftar akun ke pusat sistem agar selanjutnya dapat
mengakses sistem ini.

Gambar 13 Tampilan UI Awal

2. Tampilan ini akan muncul setelah user memasukkan username dan password. Tampilan ini
merupakan menu pertama pada sistem yaitu menu Profil Karyawan. Menu Profil Karyawan
merupakan tampilan yang akan memunculkan profil karyawan yang mencakup nama, nomor
pegawai, tanggal lahir, departemen, bidang, dan performance score dan tercantum dalam bentuk
tabel. Tabel akan muncul sesuai dengan divisi yang dipilih dengan cara menekan tombol submit.
 Gambar 14 Tampilan UI Profil Karyawan

3. Tampilan ini merupakan menu kedua dari sistem yaitu Perencanaan SDM. Menu ini akan
membantu user untuk mengetahui kondisi eksisting sekaligus mengetahui jumlah kebutuhan
pekerja yang dibutuhkan oleh tiap bagian dalam perusahaan. Pada menu ini terdiri dari 2
submenu yaitu Kalkulasi Kebutuhan dan Rekapitulasi.

Gambar 15 Tampilan UI Kalkulasi Kebutuhan

 Gambar 16 Tampilan UI Rekapitulasi

Agar dapat memperoleh informasi secara lebih detail, user perlu memasukkan divisi, departemen,
bidang, beban kerja dari jabatan tersebut dan juga faktor peningkatan. Setelah menekan tombol
submit, maka tabel jumlah karyawan saat ini, estimasi kebutuhan karyawan, jumlah karyawan
resign, jumlah karyawan pensiun, dan jumlah karyawan rekrut akan muncul pada submenu
Kalkulasi Kebutuhan. Untuk submenu Rekapitulasi, tampilan akan muncul seperti pada Gambar
22 yang menunjukkan rekap hasil kalkukasi kebutuhan.

4. Menu selanjutnya pada sistem yaitu Program SDM yang berguna untuk memasukkan program
tambahan yang diperlukan serta jumlah orang yang mengikuti program tersebut. Pada menu ini
us.er juga dapat mengetahui rencana suksesi karyawan Terdapat 2 submenu pada menu ini yaitu
Rencana Program dan Suksesi. Pada menu Rencana Program, user dapat menginputkan program
tambahan yang belum ada pada program yang ada saat itu. Penambahan program yang
diinputkan user masih bersifat rekomendasi, sehingga informasi ini masih berstatus ditampung.
 Gambar 17 Tampilan UI Rencana Program

Sedangkan pada submenu kedua yaitu Suksesi, user dapat mengetahui karyawan mana yang
direkomendasikan untuk menjalani suksesi sesuai dengan performance score dari masing-masing
karyawan. User hanya perlu mengisikan divisi, departemen, bidang, dan posisi untuk calon
karyawan suksesi dan akan muncul tabel berupa rekomendasi suksesi beserta performance score
nya.
 Gambar 18 Tampilan UI Suksesi

5. Menu utama terakhir yang ada pada sistem ini ialah User Menu. Menu ini diberikan untuk
membantu user dalam mengedit profil pribadi dan juga mengubah pengaturan akun seperti
username dan password. Terdapat 2 submenu dalam menu ini yaitu Profil Karyawan dan Ubah
Password. Untuk submenu Profil karyawan, user dapat mengedit profil pribadi yaitu nama, nomor
pegawai, departemen, dan bidang.
 Gambar 19 Tampilan UI Profil Karyawan

Untuk submenu Ubah Password, user dapat mengubah pengaturan password akun saat
memasuki sistem dengan menginput password lama untuk memastikan keaslian kepemilikan
akun
 Gambar 20 Tampilan UI Ubah Password

VI. Sistem SDM & Petunjuk Pemakaian

Berikut merupakan petunjuk pemakaian sistem informasi untuk perhitungan kebutuhan tenaga kerja
untuk mempermudah user dalam menggunakan sistem:
1. Pada awal user membuka sistem informasi perencanaan kebutuhan tenaga kerja, akan muncul
tampilan di bawah ini. User diharuskan untuk memasukkan username dan password. Username
dan password ini diperlukan untuk mengamankan sistem sehingga tidak sembarang orang dapat
mengakses sistem ini. Karena beberapa entitas dapat mengangkses sistem ini, maka username ini
juga berguna untuk menentukan menu yang akan ditampilkan sesuai dengan kebutuhan user.
Setelah memasukkan username dan password, user bisa menekan tombol submit untuk
memasuki sistem.
2. Setelah memasuki sistem, user akan melihat beberapa tampilan berikut sesuai dengan menu
utama yang dipilih:

Menu yang dapat dipilih yaitu Profil Karyawan, Penggunaan SDM, Program SDM, dan User Menu.
Dalam beberapa menu utama, terdapat submenu yang memungkinkan pengguna untuk
melakukan atau memperoleh informasi.
3. Profil Karyawan dapat dipilih pengguna untuk memperoleh informasi mengenai profil karyawan.
Dalam tampilan Profil Karyawan, pengguna perlu memasukkan divisi yang akan diketahui profil
karyawannya dengan cara menginputkan pada kolom berikut:
 Setelah menginputkan divisi yang akan dicari profil karyawannya, pengguna selanjutnya mengklik
tombol submit pada bagian samping kolom Pilih Divisi. Kemudian setelah tombol submit ditekan,
akan muncul tabel berikut:

Tabel tersebut akan muncul lengkap dengan data profil karyawan pada divisi yang dicari yaitu
data nama pegawai, nomor pegawai, tanggal lahir, departemen, bidang, dan juga performance
score. Tabel ini berhubungan langsung dengan tabel Data Karyawan pada Ms.Excel dimana data-
data tersimpan.

4. Bagian inti dari sistem ini ada pada menu Perencanaan SDM, dimana pada menu ini akan diketahui
jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis perusahaan. Jumlah kebutuhan
karyawan dapat dilihat hingga level terendah yaitu level bidang. Untuk mengetahui jumlah
kebutuhan karyawan, user perlu memasukkan informasi ke kolom-kolom berikut:
Setelah menginputkan beberapa informasi dan menekan tombol submit, sistem akan mencatat
dan melakukan perhitungan jumlah kebutuhan SDM dimana sistem ini berhubungan langsung
pula dengan Ms. Excel untuk membantu penyimpanan data dan penghitungan jumlah kebutuhan.
Lalu akan muncul tabel berikut pada tampilan:

Tabel tersebut akan muncul lengkap dengan informasi jumlah karyawan saat ini, estimasi
kebutuhan karyawan, jumlah karyawan resign, jumlah karyawan pensiun, dan jumlah kebutuhan
rekrut. Untuk lebih mempermudah pembacaan informasi jumlah kebutuhan SDM, dapat
digunakan submenu Rekapitulasi yang memiliki tampilan berikut:
 Tampilan ini akan mempermudah pengguna untuk melihat informasi perencanaan SDM dari level
divisi.

5. Untuk membantu dalam perencanaan SDM, diperlukan menu Program SDM untuk membantu
merencanakan pelatihan maupun persiapan dalam menghadapi jenjang karir baik untuk
keperluan suksesi maupun pensiun. Pada menu ini, user diberikan fasilitas untuk memberikan ide
untuk program yang akan dijalani. Nama Program pada kolom dapat dimasukkan nama program
yang akan diadakan, Jenis Program berisi untuk keperluan apa program tersebut dilakukan
sebagai contoh untuk karyawan rekrutmen, pensiun, promosi, maupun pelatihan peningkatan
skill, dan Jumlah Peserta berisi jumlah peserta yang akan melakukan program. Setelah
dimasukkan informasi yang dibutuhkan, pengguna bisa langsung mengklik submit.
 Submenu selanjutnya pada menu Program SDM ialah Suksesi dimana pada bagian ini pengguna
dapat mengetahui kandidat karyawan yang akan dilakukan promosi jabatan berdasarkan
rekomendasi sistem yang mempertimbangan performance score.

Pertama-tama, pengguna perlu memerlukan informasi Pilih Divisi, Departemen, Bidang, dan Posisi
yang akan diketahui kandidat-kandidat suksesinya. Lalu klik submit dan akan muncul tabel seperti
berikut:

Tabel tersebut akan berisi nama kandidat dan performance score yang dimiliki. Nama kandidat
yang tercantum merupakan karyawan yang ada pada divisi, departemen, dan bidang tersebut dan
diurutkan berdasarkan performance score yang tentunya memiliki standar tertentu sesuai dengan
posisi suksesi yang diinginkan.

6. Menu tambahan yang diberikan pada sistem ini yaitu User Menu dimana pengguna dapat
menampilkan maupun mengganti profil pribadi dengan memasukkan nama, nomor pegawai,
departemen, dan bidang. Setelah pengguna mengklik tombol submit, sistem secara otomatis akan
menyimpan data terakhir yang diinput dan pada pojok kanan atas, tulisan Welcome, X! huruf X
akan berganti sesuai dengan nama yang diinputkan tersebut.

Selain untuk mengubah profil karyawan, pengguna juga dapat mengubah password yaitu dengan
menginputkan username, password lama yang digunakan, dan password baru yang akan
menggantikan password lama. Setelah menginputkan data dan menekan tombol submit, secara
otomatis sistem akan mengubah password lama pengguna menjadi password baru yang sudah
diinputkan sehingga saat kembali ke tampilan awal sistem, pengguna perlu memasukkan
password baru yang telah ia ganti sebelumnya pada menu User Menu.
7. Apabila telah selesai menggunakan sistem, pengguna dapat mengklik tombol Logout untuk dapat
keluar dari sistem. Tombol tersebut berada di kanan atas di bawah tulisan Welcome, X! seperti
yang ditunjukkan pada gambar berikut: