KOLABORASI DAN ILMU PENGETAHUAN MANAGEMENT PADA TATA

CONSULTANCY SERVICE

MAKALAH INI UNTUK MEMNUHI TUGAS SISTEM INFORMASI MENEJEMEN

DOSEN : BENNY DANIAWAN, S.KOM

DISUSUN OLEH :

NAMA KELOMPOK : RISDA JONATHA ( 20150100188 )

SERLYANA ( 20150100189 )

OCTAVIANIE ( 20150100214 )

AGUS (20160110007)

FAKULTAS BISNIS

UNIVERSITAS BUDDHI DHARMA

TANGERANG

2017
SLIDE PRESENTASI
 STUDI KASUS

Kolaborasi dan Ilmu Pengetahuan Manajemen pada Jasa Konsultasi Tata (Studi
Kasus)

Jasa Konsultasi Tata (TCS) adalah sebuah perusahaan jasa di bidang Tehnik
Informasi, solusi bisnis dan organisasi penyedia jasa yang menawarkan portofolio Tehnik
Informasi dan layanan Tehnik Informasi yang dapat di akses oleh pelanggan di seluruh
dunia dari wilayah geofrafis, horisontal, dan vertikal. TCS Merupakan sebuah perusahaan
dari Grup Tata, salah satu industri konglomerat terbesar di India, TCS memiliki lebih dari
108.000 konsultan Tehnik Informasi di 47 negara. Konsep ilmu pengetahuan manajemen
diperkenalkan oleh TCS pertama kali pada tahun 1995 dan pada tahun 1998 terbentuklah
tim khusus ilmu pengetahuan manajemen yang disebut Groupware Company. Dan pada
pertengahan tahun 1999, Kelompok ini meluncurkan perintis ilmu pengetahuan
menejemen yang kemudian dilaksanakan oleh tim yang terdiri dari komite sistem kendali,
tim implant (penanam) perusahaan, pemimpin cabang, pemilik aplikasi dan kelompok
infrastruktur.

Pada saat itu, pengetahuan manajemen pada TCS menutupi hampir setiap fungsi dari
bagian jaminan kualitas sampai kebagian manajemen Sumber Daya Manusia, Sementara
ada 50 kantor di India yang dihubungkan melalui jalur komunikasi. Sedangkan kantor di
luar negeri sudah terhubung melalui Jaringan dan Server yang dinamakan Lotus Notes
Domino.Karyawan dapat mengakses data gudang yang berada pada server perusahaan
dan cabang melalui intranet dengan menggunakan browser front-end atau Catatan klien.
Data gudang juga disebut sebagai KBases yang berisi berbagai informasi tentang proses,
bidang usaha, garis teknologi, dan proyek. Meskipun upaya ilmu pengetahan manajemen
resmi dimulai oleh TCS di akhir tahun 1990, namun secara tidak resmi, Sekitar 1.000
karyawan sudah mulai memulai praktek di TCS sejak tahun 1980.

Pada awalnya kelompok ini didasarkan migrasi dari teknologi, Kemudian, tim
dibentuk untuk sebagai kerangka utama, Unix, dan basis data. Kelompok ini
memilikianggota yang ahli di bidangnya masing-masing, memulai pelaksanaan secara
resmi dengan anggota yang mencatat dokumentasi dari pelaksanaan tersebut. K. Ananth
Krishman merupakan Konsultan Tehknologi yang mengumpulkan pelaksanaan di dalam
kelompok pada tahap awal, K. AnanthKrishnan, seorang konsultan teknologi pada waktu
itu, menceritakan bahwa pada pertengahan tahun delapan puluhan, untuk studi kasus
struktur utama , masalah dan solusi yang didokumentasikan ada lebih dari
1.500.Demikian pula, di awal tahun 1993 ada 40 studi kasus untuk area mutu.

Langkah berikutnya adalah untuk menciptakan Process Asset Libraries (PAL) yang
berisi informasi yang berkaitan dengan teknologi, proses, dan studi kasus bagi para
pemimpin proyek, yang dibuat dan tersedia untuk semua pusat pembangunan melalui
internet. Kemudian yang paling penting, manajemen pengetahuan berbasis portal web
elektronik (EKM), yang membuat pengetahuan tersedia secara global, mulai
dikembangkan.Process Asset Libraries (PAL) dan KBases, yang tersedia di internet
digabung dengan Ultimatix, yang memiliki sub-portal untuk sistem manajemen mutu,
peningkatan produktivitas perangkat lunak, materi pelatihan, dan alat-alat
informasi.Tersedia bagian administrasiyang telah ditetapkan bertanggung jawab untuk
manajemen pengetahuan berbasis portal web elektronik untuk setiap subjek kelompok
dan penerapan, seperti mengedit dan menyetujui dokumen untuk mereka publikasikan.

Keberhasilan Krishnan menyatakan bahwa antara bulan Januari dan Juni tahun 2003,
masyarakat yang saling bertukar dokumen sekitar 10.000 transaksi yang berkaitan dengan
penerapan - penerapan industri dan 21.000 penerapan layanan melalui Ultimatix.
Telekomunikasi masyarakat saja sudah terjadi 6.000 transaksi, itu belum termasuk
kegiatan berbasis internet.Untuk mendukung komunikasi antar karyawan, jasa konsultasi
tata melakukan perawatan yang sangat besar padapengembangan pusat arsitekturnya,
yang terletak di seluruh negeri.Berkaca pada desain baru dari salah satu pusat
pengembangan di Sholinganallur, Chennai, CFO S. Mahalingamberkomentar bahwa pusat
terdiri dari ruangan, masing-masing didedikasikan untuk satu teknologi tertentu atau klien
atau penerapan industri. Di dalam struktur ini terdapat taman teras yang menjadi tempat
di mana karyawan berkumpul selama istirahat untuk berbincang dan mencari solusi untuk
pemecahan masalah.

Jasa konsultasi tata juga meluncurkan sejumlah program pelatihan seperti Belajar
Initial Program untuk karyawan baru, ada Program Pembelajaran lanjutan bagi karyawan
yang berpengalaman, dan Program Pengembangan Kepemimpinan bagi karyawan
denganpengalaman lebih dari lima tahun. Kompetensi yang terintegrasi dalam sistem
belajar manajemen (iCALMS) yang dikerahkan secara global di semua kantor jasa tata
dipromosikan dengan budaya belajar dan pertumbuhan di dalam organisasi. Dilengkapi
dengan data tentang definisi kompetensi, peran, dan belajar online / didalam kelas itu
membantu konsultan untuk meningkatkan dan menyesuaikan keterampilan mereka.Untuk
mendapatkan pengalaman di industri, jasa konsultasi tata melakukanperputaran / rolling
karyawan di berbagai fungsi dan di dalam perusahaan jasa konsultasi tata
lainnya.Karyawan juga didorong untuk bergabung dengan pihak luar seperti IEEE, dan
masuk untuk memperoleh sertifikat.

Knowmax adalah sistem ilmu pengetahuan manajemen yang dikembangkan

menggunakan Microsoft Sharepoint Server Portal pada tahun 2007, ini memberikan jasa
konsultasi tata akses ke hampir 40 tahun pengalaman dan penerapan terbaik yang diatur
oleh keterlibatan jenis teknologi yang digunakan dan kebutuhan pelanggan. Hal Ini
didukung lebih dari 60 aset ilmu pengetahuan dan dapat diakses melalui Ultimatix oleh
semua rekan jasa konsultasi tata (TCS).Setiap asosiasi bisa membantu di K-Bank dan
karyawan yang mempunyai kemampuan harus bertanggung jawab untuk menjaga kualitas
kepuasan layanan.

Untuk menjaga keseimbangan hidup kerja karyawan, TCS mendorong karyawan

dengan minat yang sama untuk melakukan berbagai kegiatan seperti membaca buku.
Kemudian, setiap 4 bulan akan diadakan acara perkumpulan dan inisiatif ini juga yang
membantu membagikanilmu antara karyawan. Berbagi ilmu di tingkat proyek dilakukan
melalui aplikasi Live Meeting, di mana semua pertemuan proyek dicatat dan disimpan
dalam gudang proyek. Anggota tim yang tidak dapat hadir di pertemuan, atau anggota
baru dalam tim, bisa mendengarkan rekaman siaran dan mereka bisa mengejar materi
yang tertinggal.

Selanjutnya, sesi Transisi Pengetahuan dilakukan setiap minggu oleh Ahli Subjek
agar dapat membantu tim untuk belajar dari pengalaman para ahli. Kemampuan Teknis,
konseptual, atau tips keterampilanlainnya juga dibagikan setiap hari. Meskipun Ultimatix
diluncurkan pada tahun 2002, dan dapat mendigitalkan upaya peningkatan efisiensi
proses bisnis ke seluruh organisasi, tetap saja hal ini tidak bisa membuka pengetahuan
karyawan secara efektif. Pada tahun 2007 Proyek Infinity diluncurkan untuk
meningkatkan kolaborasi antar karyawan, ini melibatkan sejumlah teknologi termasuk
 IBM Sametime, QuickPlace, alat Kolaborasi Lotus Domino, Avaya VOIP telephony, dan
Konferensi Video IP Polycom.

Sebagai hasil dari adopsi Infinity, kolaborasi antara kantor di luar dan dalam negeri
berkembang menjadi pesan instan (IM) yang menyingkirkan perbedaan budaya
danpengucapan yang bisa terjadi di telepon. Selain itu, komunikasi mengenai berita
internal perusahaan mampu dijalankan selama 24 jam untuk semua kantor TCS di dunia
dan biaya perjalanan serta telekomunikasi berkurang 40% dan selanjutnya sebanyak 6%
secara berturut-turut. Selain itu, ada sumber lain di perusahaan yang menggunakan sistem
JustAsk (terdapat dalam ilmu pengetahuan manajemen), Platform Blog, IdeaStorm, TIP,
dan My Site. Sejak tahun 2006 Blogging telah tertangkap pertama kali
diperkenalkan.Hampir 40.000-50.000 staf blog TCS di intranet.

Sedangkan sistem JustAsk memungkinkan karyawan memposting pertanyaan yang

bisa dijawab orang lain, Ideastorm adalah peristiwa sekali dalam setahun, di mana 2-3
topik dipublikasikan oleh tim perusahaan yang ide-ide diambil dari orang-orang. TIP,
sebuah portal terbuka untuk inovasi produk dan ide-ide baru yang potensial diluncurkan
untuk mempromosikan berbagi ide.MySite, tertanam ke portal manajemen pengetahuan,
memungkinkan setiap asosiasi untuk memiliki halaman pribadi seperti Facebook atau
Orkut.

Pertanyaan berikut jawaban seputar kasus:

1. Menganalisis upaya manajemen pengetahuan di TCS dengan menggunakan model rantai
manajemen pengetahuan nilai. Alat atau kegiatan apa yang digunakan untuk mengelola
pengetahuan tacit (pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan) yang
pengembangannya melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan
dikomunikasikan.) dan mana yang digunakan untuk pengetahuan eksplisit?

Jawab:

Upaya pengelolaan pengetahuan di TCS dapat dibagi menjadi beberapa kegiatan sebagai
berikut:
a. Akuisisi Pengetahuan:

Selama bertahun-tahun, TCS telah memperoleh pengetahuan dan pengalaman yang luas
di beberapa bidang melalui penggalangan proyek untuk kliennya di seluruh dunia termasuk
asuransi GE, GE Health, Hewlett Packard, Prudential, Standard Chartered Bank dll.TCS
secara teratur melakukan perputaran karyawan di berbagai fungsi dan di dalam Perusahaan
Tata Group lainnya untuk mendapatkan pengalaman lintas industri.Karyawan juga didorong
untuk bergabung dengan pihak luar seperti IEEE, dan masuk untuk mendapatkan sertifikat.

b. Penyimpanan Pengetahuan:

TCS telah mengembangkan berbagai tempat penyimpanan dan database untuk

penyimpanan pengetahuan seperti Kbases, Process Asset Libraries, KnowMax, dan Ultimatix

c. Diseminasi Pengetahuan:
Pengetahuan diseminasi dengan menggunakan berbagai teknik seperti:
Ultimatix sebuah portal manajemen pengetahuan elektronik berbasis web
Sesi pendorong: mempertemukan karyawan dengan minat yang sama
Sesi Live Meeting dan transisi pengetahuan di tingkat proyek.
Email "Tip of the Day" yang terdiri dari tips keterampilan teknis, konseptual atau
tips keterampilan lainnya yang diberikan ke dalam organisasi setiap hari.
d. Aplikasi Pengetahuan:
Karyawan bisa mengakses tempat penyimpanan pengetahuan yang ada di server
perusahaan dan cabang melalui intranet. Siswa atau siapa saja dianjurkan untuk mengunjungi
situs web TCS untuk mengeksplorasi kemampuan baru yang dikembangkan oleh TCS dan
bagaimana kaitannya dengan pengetahuan yang telah mereka kumpulkan selama bertahun-
tahun tentang pelanggan, pasar, pengembangan sistem, dan teknologi.

Alat atau aktivitas apasaja yang digunakan untuk mengelola pengetahuan tacit dan yang
digunakan untuk pengetahuan eksplisit. Alat / kegiatan untuk mengelola pengetahuan
eksplisit:
Kbases (knowledge base/ basis pengetahuan) adalah Suatu jenis basis data yang
dipergunakan untuk manajemen pengetahuan. Basis data ini menyediakan fasilitas
untuk koleksi, organisasi, dan pengambilan pengetahuan terkomputerisasi. Hal
terpenting dari suatu basis pengetahuan adalah kualitas informasi yang dikandungnya.
Basis pengetahuan yang terbaik memiliki artikel-artikel yang ditulis dengan baik dan
dijaga untuk selalu mutakhir, memiliki sistem pengambilan (mesin pencari) yang
 baik, serta format isi dan struktur klasifikasi yang dirancang dengan saksama. Sebuah
basis pengetahuan terdiri dari sekian paket data berukuran besar, deskripsi dari data
tersebut (metadata), dan serangkaian besar aturan-aturan. Secara umum, basis
pengetahuan memiliki sifat yang dinamis, dengan kemampuan dan kapasitas untuk
belajar, sehingga dekat dengan topik kecerdasan buatan.
Process Asset Libraries (PAL), berisi informasi yang berkaitan dengan teknologi,
proses, dan studi kasus bagi para pemimpin proyek, yang disediakan untuk semua
pusat pembangunan melalui internet.
Knowmax adalah sistem ilmu pengetahuan manajemen yang dikembangkan dengan
menggunakan Microsoft Sharepoint Server Portal pada tahun 2007
Ultimax.

Alatatau kegiatan untuk mengelola pengetahuan tacit:

Mendesain ulang pusat pengembangan,

Sesi Pendorong
Sesi Transisi Pengetahuan
Komunitas latihan

2. Jelaskan pertumbuhan sistem manajemen pengetahuan di TCS. Bagaimana sistem ini dapat
membantuTCS dalam bisnisnya?

Jawab:

Konsep knowledge management (KM) diperkenalkan di TCS pada tahun 1995 dan pada
tahun 1998 terbentuklah tim khusus ilmu pengetahuan manajemen yang disebut Groupware
Company. Kelompok ini meluncurkan perintis ilmu pengetahuan pada pertengahan
1999.Pada saat itu, pengetahuan manajemen pada TCS melingkupi hampir semua fungsi,
mulai dari bagian jaminan kualitas hingga ke manajemen SDM.
Karyawan dapat mengakses data penyimapanan yang berada pada server perusahaan dan
cabang melalui internet dengan menggunakan browser Front-End atau Catatan Klien data
gudang juga disebut sebagai Kbases yang berisi berbagai informasi tentang proses, bidang
usaha, garis teknologi, dan proyek. Langkah selanjutnya adalah untuk menciptakan Procces
Asset Libraries (PAL) yang berisi informasi yang berkaitan dengan teknologi, proses, studi
kasus untuk para pemimpin proyek yang disediakan untuk semua pusat pengembangan
melalui intranet.Kemudian yang paling penting, Manajemen Pengetahuan berbasis portal web
elektronik (EKM), yang membuat pengetahuan tersedia secara global, mulai
dikembangkan.Process Asset Libraries (PAL) dan Kbases, yang berada di internet
digabungkan dengan Ultimati, yang memiliki sub portal untuk sistem manajemen mutu,
peningkatan produkstivitas perangkat lunak, materi pelatihan, dan alat-alat informasi.

TCS mengembangkan Knowmax, sebuah sistem manajemen pengetahuan dengan

menggunakan server portal poin Microsoft yang memberi akses kepada konsultan TCS ke
hampir 40 tahun pengalaman dan penerapan terbaik yang disusun berdasarkan jenis
keterlibatan, teknologi yang digunakan, dan persyaratan pelanggan.TCS Knowmax
mendukung lebih dari 60 aset pengetahuan dan dapat diakses melalui Ultimatix oleh semua
rekan TCS.Setiap asosiasi dapat berkontribusi pada petugas K-Bank dan petugas pengetahuan
yang bertanggung jawab untuk menjaga kualitas konten.

3. Jelaskan alat kolaborasi yang digunakan pada TCS? Manfaat apa yang TCS dapat dari alat-
alat ini?

Jawab:

TCS menggunakan berbagai alat kolaborasi:

Melalui Proyek Infinity yang mencakup pesan instan, IP telephony, dan konferensi video,
blog dan wiki, IdeaStorm, TIP, dan Mysite

Keuntungan:

- Kolaborasi kantor di luar negeri dan lokal dapat ditingkatkan karena pesan instan (IM)
yang dapat menyingkirkan perbedaan budaya dan pengucapan yang bisa terjadi di
telepon.
- Komunikasi perusahaan mampu menjalankan siaran berita internal 24 jam ke semua
kantor TCS di dunia.
- biaya perjalanan dan telekomunikasi berkurang sekitar masing-masing 40 persen dan
6 persen.
- Meningkatnya kolaborasi, komunikasi, dan berbagi pengetahuan di antara para
karyawan.

4. Bagaimana Web 2.0 tools membantu TCS untuk mengelola pengetahuan dan kolaborasi
antarkaryawan?

Jawab:
Blog,wiki, dan alat lainnya:Meningkatkan komunikasi dan produktivitas antar karyawan

Wikipedia : Berkolaborasi pada materi yang berkaitan dengan proyek, Mendukung sesi
brainstorming, Mengembangkan presentasi.

Blog : Digunakan sebagai sarana untuk mengumpulkan masukan tentang masalah yang
mereka hadapi dalam sebuah proyek.

JustAsk System : memungkinkan karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan mendapatkan

jawaban dari rekan kerja lainnya, yang terkadang mengarah ke diskusi yang terperinci. Jika
seseorang sering menjawab pertanyaan di domain tertentu, kelompok spesialis yang relevan
mengundang orang tersebut ke dalam kelompok domain dan dengan demikian memberikan
visibilitas pada bakat di dalam perusahaan.

IdeaStorm : digunakan oleh manajemen,yang dapat membantu dalam menghasilkan gagasan

tentang topik yang diposkan oleh tim perusahaan.

TIP: digunakan sebagai portal untuk inovasi produk dan ide baru. Membantu manajemen
untuk ide-ide gamer terkait inovasi produk / layanan dan membantu dalam memecahkan
masalah.

Social Net Working MySite: membantu karyawan berkomunikasi lebih baik satu sama lain.

5. Bagaimana menurut Anda, Apakah Alat manajemen Pengetahuan (KM) sudah dapat
mengubah beberapa proses operasional kunci di TCS seperti penawaran untuk proyek-proyek
baru, pengembangan dan implementasi proyek, layanan pelanggan dan sebagainya?
Kasus disumbangkan oleh Neerja Sethi dan Vijay Sethi, Nanyang Technological University
480 Bagian Tiga Aplikasi Sistem Kunci Untuk Era Digital.
Jawab:
Kegiatan pengembangan dan implementasi sistem lebih mungkin dilakukan oleh TCS dengan
cara yang tepat waktu, efektif, dan hemat biaya. Hal yang sama untuk layanan pelanggan
dengan mengetahui persyaratan pelanggan dan juga mengambil gagasan dari industri lain
yang tersimpan dalam database KM, perusahaan dapat memberikan solusi baru dan inovatif
untuk menyelesaikan permintaan pelanggan.
TCS bertujuan untuk meningkatkan rantai nilai dan terus melakukan penawaran proyek
tingkat tinggi, melebihi pemeliharaan dan pengembangan. Dengan mengumpulkan
pengetahuan, ia telah membangun kemampuan untuk memahami bagaimana melayani klien
melalui konsultasi dan bidang strategis lainnya. Jadi KM telah memungkinkan TCS untuk
terus bergerak lebih tinggi dan mengajukan penawaran untuk proyek yang lebih
strategis.Tempat penyimpananPengetahuan yang menyimpan praktik terbaik dalam proyek
yang telah dilakukan sebelumnya dapat membuat perusahaan lebih efisien dalam melayani
klien. Ini artinya KM bisa berjalan dengan lebih baik lagi

PERTANYAAN PRESENTASI

Pertanyaan dari Bapak Benny Daniawan, S.Kom selaku Dosen Sistem Informasi
Management:
 1. Menurut kelompok kalian, apa perbedaan antara tacit knowladge (pengetahuan tacit)
dengan explisit knowladge (pengetahuan eksplisit)?

Jawaban dari kelompok kami:

1. Jadi kalau pengetahuan tacit itu adalah pengetahuan yang diperoleh seseorang /
individu dari pengalaman-pengalaman yang terjadi, atau dapat juga diperoleh dari
suatu penjelasan orang lain secara tatap muka (bisa juga dari mulut ke mulut),
maksudnya seperti, kadang ketika kita membaca suatu modul perkuliahan, banyak
dari kita mengalami kesulitan memahami inti dari modul tersebut, dan pastinya
sebagian dari kita akan lebih menyerap dan memahami maksud dari modul jika ada
orang lain yang berperan menyampaikan secara langsung kepada kita, contoh orang
lain tersebut misalnya dosen. Jadi pengetahuan akan lebih mudah diterima dan di
mengerti.
Sedangkan pengetahuan eksplisit yaitu pengetahuan yang disusun secara lebih detail
dalam bentuk tulisan, selain itu biasanya suatu pengetahuan atau pernyataan yang
ditimbulkan dari explicit knowladge ini sudah didokumentasikan sehingga lebih
memudahkan pembaca dalam memahaminya, seperti contoh yaitu SOP (Standar
Operational Procedure).