Ketika membicarakan ide dan metode lean, kebanyakan orang pasti akan memilih

kaizen dan continuous improvement sebagai opsi utama. Namun, ketika mereka
mempelajari lean lebih dalam lagi, mereka akan menemukan kosakata dan proses baru
dai lean tools. Kaikaku.

Bagi kebanyakan orang yang tahu dan pernah mendengar tentang kaizen, mereka akan
menjawab kaizen sebagai metode perbaikan terus menerus yang dibutuhkan untuk
mempertahankan keunggulan operasional. Di sisi lain, Kaikaku diterjemahkan sebagai
perubahan atau perbaikan radikal. Mungkin keduanya memiliki makna yang hampir
sama, tetapi pada kenyataannya, kedua metode tersebut tentu memiliki perbedaan yang
signifikan dalam pendekatan, visi misi, dan hasil akhirnya.

Apa yang menjadikan kedua metode tersebut berbeda?

Kaizen vs Kaikaku

Pada umumnya, mereka yang menggunakan kaizen paham dengan sangat pasti
mengapa mereka memilih kaizen. Seperti yang telah dijelaskan di atas, kaizen mengacu
pada perubahan berkelanjutan yang dibutuhkan untuk mempertahankan keunggulan
operasional. Kaizen biasanya meliputi perencanaan dan
pelaksanaan timeline berdasarkan jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu.
Metode ini juga digunakan untuk poyek-proyek dan sumber daya yang dibutuhkan
dalam skala kecil. Hasil yang dicapai akan lebih cepat dengan kontribusi
individu bottom line yang juga kecil.

Sementara itu, Kaikaku yang dikenal dengan sebutan perubahan secara radikal
merupakan sebuah inisiatif lean atau peristiwa dengan perencanaan dari beberapa
minggu hingga bulan, tetapi eksekusinyadapat berkisar dari beberapa jam bahkan
hingga memakan waktu beberapa hari atau minggu. Proyek yang menggunakan metode
ini umumnya adalah proyek dengan skala besar, juga sumber daya yang dibutuhkan.
Hasil akhirnya akan terlihat perlahan, namun dengan kontribusi dari bottom line yang
lebih besar pula. Dan yang paling membedakan adalah, Kaikaku bersifat strategis,
sedangkan Kaizen bersifat taktis.
Baik Kaizen maupun Kaikaku memerlukan keterampilan dari sekelompok karyawan
yang percaya pada kemampuan perbaikan dari organisasi mereka. Namun, hal yang
paling mendekati organisasi untuk mengimplementasikan kedua metode ini akan
bergantung pada keahlian mereka secara keseluruhan dan juga kesiapan mereka untuk
mengambil langkah perubahan ini. Tantangan yang muncul dari kedua metode ini tidak
dapat diabaikan dan harus ditangani oleh manajemen, sebelum dilakukan
implementasi.

Tantangan Kaikaku

Ada dua hal utama yang menjadi tantangan implementasi metode Kaikaku, yaitu
peningkatan sumber daya dan juga waktu serta kebutuhan akan kreativitas dan juga
modal usaha.

Jumlah sumber daya yang diperlukan untuk dapat sukses mengimplementasikan

metode Kaikaku jauh lebih besar dibandingkan dengan Kaizen. Para manajemen senior
harus terlibat dalam proses karena pentingnya perubahan yang akan terjadi. Mereka
dibutuhkan untuk membuat keputusan besar yang pada akhirnya juga akan
menentukan nasib organisasi, apabila keputusan mereka ternyata salah.

Kakikaku pun seharusnya menyebabkan perubahan revolusioner yang secara drastis

meningkatkan bottom line dan / atau value stream dari organisasi. Pastinya, hal ini
akan membutuhkan pikiran kreatif yang mampu berpikir outside the box, juga modal
usaha untuk memungkinkan mereka menerapkan ide-ide kreatif yang telah mereka
ciptakan. Biasanya, proses lean seharusnya mampu menghasilkan lebih banyak, tetapi
dengan Kaikaku terkadang dibutuhkan sedikit modal untuk memberikan perubahan
skala besar yang dicari perusahaan. Namun, manfaat yang biasanya diperoleh akan
lebih besar dengan metode Kaikaku ini, sehingga akan menghasilkan ROI yang layak
dan bahkan terlihat lebih cepat dari biasanya.

Kerjasama Tim
Agar mampu mengimplementasikan Kaikaku dengan sukses, organisasi harus
menghargai pentingnya nilai-nilai yang dimiliki oleh metode Kaizen. Jika tidak,
kemampuan organisasi untuk mempertahankan perubahan yang radikal akan
menemui kegagalan. Ketika berurusan dengan masalah atau situasi yang memerlukan
adanya perubahan revolusioner dalam hal ini Kaikaku, organisasi tidak selalu
mendapatkan hasil yang mereka inginkan. Namun, melalui perbaikan secara terus
menerus atau dalam hal ini adalah Kaizen, organisasi dapat terus mendukung dan
maju mencapai tujuan yang diinginkan.

Implementasi Kaikaku

Menurut Hiroyuki Hirano, Guru dari metode 5S, ada 10 langkah yang harus dilakukan
untuk dapat sukses menerapkan Kaikaku, yaitu:

1. Membuang konsep tradisional

2. Selalu pikirkan bagaimana metode baru akan mampu bekerja maksimal, bukan
bagaimana metode itu akan mengalami kegagalan

3. Tolak sepenuhnya adanya status quo

4. Jangan mencari kesempurnaan; keberhasilan implementasi sebanyak 50% tidak

akan menimbulkan masalah khusus

5. Perbaiki kesalahan langsung pada saat mereka ditemukan

6. Jangan habiskan biaya yang terlalu banyak pada metode Kaikaku

7. Gunakan 5 Why

8. Biarkan karyawan mengemukakakn ide mereka

9. Kaikaku tidak mengenal batas

10. Jangan cemas bila muncul masalah, karena masalah memberikan kesempatan
untuk tim mencetuskan opini perbaikan bersama-sama

Sumber: kaizen-news.com