MELAKUKAN PROSES

ADMINISTRASI TRANSAKSI
PDG.OO 02.034.01

PELAJARAN 1
ADMINISTRASI
PENJUALAN
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Siswa dapat memahami Administrasi
Penjualan
2. Siswa dapat menyelesaikan administrasi
transaksi dengan secara manual dan
Komputer penjualan
ADMINISTRASI TRANSAKSI
PENJUALAN
Dalam kegiatan penjualan ada beberapa hal
yang harus dilakukan dan dicatat sebagai
bahan acuan untuk mengevaluasi hasil
penjualan, sebagai alat ukur untung/rugi dari
transaksi yang dilakukan
 A. Pengertian Administrasi
Administrasi secara harfiah berasal dari Bahasa Belanda, yaitu ad
dan ministratie yang artinya melakukan kegiatan catat-mencatat,
surat menyurat, pembukuan dan sebagainya.
Sedangkan menurut beberapa ahli pengertian administrasi
(administration = Inggris) adalah sebagai berikut :
Menurut H.A. Simon, administrasi adalah suatu kegiatan dari
suatu kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama untuk
mencapai tujuan bersama.
Menurut Leonard D White, administrasi adalah suatu proses yang
umumnya terdapat pada semua usaha kelompok negara, swasta,
sipil atau militer serta berbagai bentuk perkumpulan.
 B. Ciri-ciri Administrasi
Ciri-ciri administrasi antara lain :
1. adanya sekelompok orang,
2. adanya kerjasama dari sekelompok orang,
3. adanya tujuan yang harus dicapai,
4. adanya proses kegiatan usaha, dan
5. adanya aspek bimbingan, kepemimpinan dan
pengawasan.
 C. Pengertian transaksi dan
administrasi transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan
perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan,
seperti : menjual, membeli, membayar gaji, serta
membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat
perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan
yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu
sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada
pihak lain
 D. Jenis-Jenis dan Manfaat Transaksi
1. Jenis-jenis transaksi
Transaksi rutin yang terjadi di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis,
yaitu :
1)Transaksi internal adalah transaksi yang melibatkan hanya
bagian-bagian di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan
posisi keuangan yang terjadi antar bagian di dalam perusahaan
seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk,
perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian
perlengkapan kantor.
2)Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatkan pihak luar
perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran
hutang piutang, dan semua transaksi/perjanjian dengan pihak
lain.
2. Manfaat Bukti Transaksi
Manfaat utama dari bukti bukti transaksi
adalah menyediakan bukti tertulis atas
transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus
untuk menghindari kemungkinan terjadinya
sengketa di masa mendatang.
E. Bentuk administrasi penjualan
(Transaksi Eksternal) :
Surat Pesanan atau Purchase Order (PO)
Buku Daftar Persediaan Barang
Kartu Stok Barang
Buku Penjualan Tunai
Nota
Faktur
Laporan Hasil Penjualan, dan bukti-bukti transaksi
lainnya.
 Contoh Bukti Transaksi Eksternal antara lain :
ad. 1.1. Surat Pesanan (PO)
CONTOH FORMAT :
PD. BUN LIE
Jl. Hangmoi No. 18 Singkawang Timur, (0562) 639753 Kalimanta Barat
Kepada Yth. : Bui Sui
SURAT PESANAN Semarang.

Jumlah
No. Nama Barang Disc Harga
Barang
1 1 Unit AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Indoor) 1 PK 0,00% 1.550.000,00
2 1 Unit AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Outdoor) 1 PK 0,00% 1.550.000,00

Brutto 3.100.000,00
Terbilang : Tiga Juta Seratus Ribu Rupiah
Netto 3.100.000,00

Singkawang, 18 September 2012

Hormat Kami,

Ket. :

2 Item ( Lie Fui )

Bagian Pembelian
Pesanan Penjualan/Pengantar Barang (Sales
Order = SO)
adalah salinan dari surat pesanan (Purchase Order/PO) yang dibuat oleh penjual atau
perusahaan tempat memesan barang.
Bentuk surat pesanan penjualan adalah sebagai berikut :
PD. SINAR MITRA
Jl. Alianyang No. 234 Semarang, (026) 5303454
PESANAN PENJUALAN
Kepada Yth. : Lie
No. SO : SO.400030203 Fui
PO : 102 Singkawang

Jumlah
No. Nama Barang Disc Harga
Barang
1 1 Unit AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Indoor) 1 PK 0,00% 1.550.000,00
2 1 Unit AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Outdoor) 1 PK 0,00% 1.550.000,00

Brutto 3.100.000,00
Terbilang : Tiga Juta Seratus Ribu Rupiah
Netto 3.100.000,00
Semarang, 26 September 2012
Hormat Kami,
Ket. :
2 Item( Bui Sui )
Manajer Pemasaran
Ad.1.2. BUKU DAFTAR PERSEDIAAN
BARANG
adalah buku yang berisi catatan mengenai persediaan atau stock barang yang ada di
dalam penyimpanan perusahaan dan tersedia untuk dijual.
Contoh Buku Daftar Persediaan Barang :
DAFTAR PERSEDIAAN BARANG

Harga
Kode Persediaan Harga Jual/unit
No. Nama Barang Beli/unit
Barang Awal ( Rp )
( Rp )

1. FAAC Celana Panjang (Levis 501) 4 Kodi 45.000,00 150.000,00

 ad.1.3. KARTU STOCK
adalah kartu yang berisi daftar barang dengan jenis dan jumlah tertentu untuk setiap
barang yang ada di dalam perusahaan dan tersedia untuk dijual.
Contoh Kartu Stok :

Nama Barang : Celana Panjang (Levis 501)

Kode Barang : FAAC

No. Uraian Persediaan Terjual Sisa

1. Pembelian tgl. 5 September 2012 4 Kodi 3 Kodi 1 Kodi (20)

 ad.1.4. BUKU PENJULAN TUNAI
Buku yang mencatat semua penjualan atas barang-barang perusahaan
yang tersedia untuk dijual.

Jumlah Jumlah
No Tanggal Nama Barang Harga Satuan
Terjual Harga
1. 2/10 12 Mesin Air (Fujiyama) Rp 325.000,00 3 Unit Rp 975.000,00

Jumlah Penjualan Seluruhnya

Nota adalah bukti atas pembelian sejumlah barang secara
ad.1.5. NOTA
tunai.
Nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada
pembeli.
Biasanya nota dibuat rangkap dua, satu lembar aslinya
berwarna putih utk pembeli & lembaran kedua atau
TOKO .........disimpan
copynya Singkawang, ...................2012
penjual.
Jl. .........................
Singkawang
NOTA KONTAN
No .
Nomor Nama barang Banyaknya Harga satuan Jumlah

Jumlah
1. Nota kredit (Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim
suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya
telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan
mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.
2. Nota debet (Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim
suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya
telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan
mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.
ad.1.6. FAKTUR (Invoice)
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara
kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli.
Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli
sebagai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya
dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara
kredit.
Hal-hal yang harus dimuat di dalam Faktur
antara lain :
1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis
barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur
pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada
pihak pembeli merupakan faktur penjualan.
ad.1.6. LAPORAN PENJUALAN
LAPORAN HASIL PENJUALAN

Surat Kode Banyaknya Nama Harga Jual

Tgl Jumlah ket
Bukti Barang Jumlah Satuan Barang Satuan ( Rp )
 Daftar Persediaan Barang
Nilai Nilai
Kode Persediaan Harga Saldo
Tgl Pembelian Penjualan persediaan Persediaan
Barang Awal Beli Akhir
Awal Akhir

TOTAL
Bukti-bukti transaksi lainnya :
1. Kuitansi (Official Receipt)
. Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk
pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh
pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang
melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian,
bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti
pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal
(Sus/bonggol kuitansi) untuk sementara bisa dijadikan bukti
pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang
kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan
UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah
nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang
2. Cek (Cheque)
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk
membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut
diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi
nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam
bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan
kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol
cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan
kuitansi bukti pembayaran.
3. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank
yang bersangkutan untuk memindah bukukan sejumlah uang dari
rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet
giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro
tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang
bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank
sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
4. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang
disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan
sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas
menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
 KERJAKAN SOAL-SOAL
LATIHAN BERIKUT INI !
1. Apa yang dimaksud dengan administrasi dan transaksi!
2. Sebutkan dan jelaskan unsur-unrur yang terkibat dalam
administrasi!
3. Buatlah kuitansi dan sebutkanlah bagian-baiannya!
4. Mengapa kegiatan transaksi sangat penting bagi suatu
perusahaan!
5. Hal-hal apa yang harus ada di dalam isi Surat Pesanan!
JANGAN LUPABELAJAR
DI RUMAH YA.........