Cara Rekam Data Supplier Pada Aplikasi SAS

December 10, 2016 PortalKPPN Aplikasi SAS 2

Cara Rekam Data Supplier Pada Aplikasi SAS | portalkppn.com – Pada tutorial kali ini saya
akan membahas tentang cara merekam referensi supplier pada Aplikasi SAS.

Bagi satuan kerja yang belum paham tentang apa itu supplier dan tipe-tipenya, sebaiknya baca
terlebih dahulu artikel di Mengenal Tipe-Tipe Supplier Pada Aplikasi SAS.

Bagi yang sudah paham, kita lanjut ke cara perekaman supplier pada Aplikasi SAS.

Baca Juga:

 Pengelolaan Data Supplier Dan Data Kontrak Pada SPAN (PER-58/PB/2013)

 Mengenal Tipe-Tipe Supplier Pada Aplikasi SAS
 Cara Ambil Data Supplier Tahun Sebelumnya Pada Aplikasi SAS
 Cara Import Data Supplier dari OM SPAN ke Aplikasi SAS

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Login ke Aplikasi SAS dengan level admin. User : admin, pass : admin;
2. Pilih menu Referensi I » Supplier;
3. Pada kotak dialog Referensi Supplier, lengkapi seluruh isian kemudian pilih Tambah
Alamat;

Perlu diperhatikan bahwa kode 0001 hanya untuk tipe supplier 01 : Satker dan isian
Email Satker harus menggunakan email yang benar, karena SP2D dan segala
pemberitahuan dari SPAN akan dikirim ke email yang terdaftar disini.
4. Kemudian lengkapi pengisian alamat sesuai dengan alamat kantor.

Setelah itu, pilih Tambah Rekening;

5. Isi seluruh pengisian rekening dengan benar, jangan sampai salah karena bisa
mengakibatkan Retur SP2D.

Kolom NRS sementara dikosongkan saja.

6. Jika sudah, klik Simpan Rekening » Simpan Alamat » Simpan.
7. Sampai tahap ini, proses perekaman data supplier telah selesai.

Tata cara perekaman supplier untuk tipe yang lain pada dasarnya sama dengan langkah di atas,
yang membedakan hanya pada saat pemilihan tipe suppliernya saja dan pengisian Nama
Rekening/No Rekening » terlampir atau tidak.

Jika terlampir maka diisi sebagai berikut :

Jika teman-teman satker sudah pernah merekam data supplier pada Aplikasi SAS tahun
sebelumnya, teman-teman satker tidak perlu lagi merekam ulang seluruh data supplier tersebut.
Perekaman dapat dilakukan secara otomatis dengan mengikuti petunjuk pada tutorial Cara
Ambil Data Supplier Tahun Sebelumnya Pada Aplikasi SAS.

Kecuali jika ada supplier baru, maka penambahan suppliernya direkam dengan cara manual
seperti langkah awal di atas.

Demikian Cara Rekam Data Supplier Pada Aplikasi SAS..

Pengelolaan Data Supplier Dan Data Kontrak Pada SPAN (PER-58/PB/2013)

February 17, 2017 PortalKPPN Featured, Non Belanja Pegawai 8

Pengelolaan Data Supplier Dan Data Kontrak Pada SPAN (PER-58/PB/2013) |

portalkppn.com – Petunjuk teknis tentang Pengelolaan Data Supplier Dan Data Kontrak Dalam
Sistem SPAN adalah PER-58/PB/2013.

Pengelolaan Data Supplier Dan Data Kontrak Pada SPAN (PER-58/PB/2013)

Data Supplier

Yang dimaksud dengan Supplier adalah pihak yang berhak menerima pembayaran atas beban
APBN. Sedangkan Data Supplier adalah informasi terkait dengan pihak yang berhak menerima
pembayaran atas beban APBN yang memuat paling kurang informasi pokok, informasi lokasi, dan
informasi rekening.

#1. Klasifikasi Supplier

Klasifikasi supplier pada SPAN terdiri dari Tipe, Struktur, Dan Element Data.

A. Tipe Supplier

Tipe supplier pada SPAN terdiri dari Satker, Penyedia Barang dan Jasa, Pegawai, Penerima
BABUN, Penerima Transfer Daerah, Penerima Penerusan Pinjaman dan Lain-Lain.
Untuk lebih jelasnya bisa dibaca di :

Baca Juga : Mengenal Tipe-Tipe Supplier Pada Aplikasi SAS.

B. Struktur Elemen Data Supplier

Struktur data supplier adalah elemen data supplier yang harus ada pada data supplier seperti :
Nama supplier, NPWP, Lokasi (Alamat supplier), Nomor rekening, dan Bank.

Pastikan bahwa elemen data supplier yang diisi tersebut sudah benar, karena data supplier ini
nantinya akan berkaitan dengan data kontrak.

Supplier harus didaftarkan terlebih dahulu agar data kontrak bisa masuk ke SPAN. Apabila
terdapat kesalahan pada data supplier, maka data kontrak pasti gagal saat didaftarkan ke sistem
SPAN

Perlu untuk diketahui bahwa setiap Nama Supplier boleh memiliki lebih dari satu Lokasi (Alamat
Supplier), dan setiap Lokasi (Alamat Supplier) boleh memiliki lebih dari satu nomor rekening.

#2. Pendaftaran Supplier ke SPAN

Pendaftaran supplier ke SPAN dilakukan secara otomatis pada saat Satker menyampaikan ADK
SPM atau ADK Kontrak ke KPPN. Selanjutnya KPPN akan melakukan validasi atas data supplier
tersebut.

Berdasarkan hasil validasi, KPPN melakukan:

 Persetujuan dan menerbitkan Laporan Pendaftaran Supplier yang memuat NRS (Nomor
Register Supplier) apabila data supplier telah memenuhi ketentuan validasi; atau
 Penolakan dan menerbitkan Laporan Penolakan Informasi Supplier apabila data supplier
tidak memenuhi ketentuan validasi.
Laporan Pendaftaran Supplier dan Laporan Penolakan Informasi Supplier akan dikirimkan secara
otomatis oleh SPAN ke alamat e-mail yang dicantumkan pada data supplier yang didaftarkan.

Oleh karena itu pastikan alamat e-mail yang direkam pada Referensi Supplier di Aplikasi SAS
adalah benar.

Baca Juga : Cara Rekam Data Supplier Pada Aplikasi SAS.

Laporan Pendaftaran Supplier wajib dilampirkan pada saat pengajuan SPM ke KPPN oleh satker.

#3. Perubahan, Penonaktifan dan Penggabungan Data Supplier

Apabila terjadi kesalahan, data supplier yang telah didaftarkan dapat diubah (update),
dinonaktifkan (deaktivasi) ataupun digabungnya (merge).

A. Perubahan Data Supplier

Data supplier yang sudah terdaftar pada SPAN dapat diubah dengan cara mengajukan Surat
Permintaan Perubahan Data Supplier sesuai dengan Format Lampiran VII, dengan melampirkan:

 Fotokopi/Scan Surat Keterangan Domisili Perusahaan/Akta Pendirian Badan Usaha;

 Fotokopi/Scan Rekening Koran Bank;
 Fotokopi/Scan NPWP untuk perubahan NPWP

Perubahan data supplier yang diajukan ke KPPN dilakukan dengan dua mekanisme yang
berbeda, tergantung dari elemen data yang diubah :

1. Perubahan data dengan cara mendaftarkan kembali supplier dengan elemen data yang
sudah benar ke KPPN (menggunakan SPM Dummy) dan menonaktifkan supplier lama;
2. Perubahan data dengan user khusus pada KPPN berdasarkan surat permohonan
perubahan data supplier (tanpa SPM Dummy atau tanpa pendaftaran supplier kembali).

Perubahan Elemen Data Supplier dimaksud diantaranya :

Nama Kolom Keterangan

Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan

Nama Supplier
menonaktifkan supplier yang lama;

Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan

NPWP
menonaktifkan supplier yang lama;

No Supplier Tidak dapat diubah;

Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan

Kode Satker
menonaktifkan supplier yang lama;

Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan

Nama Site
menonaktifkan supplier yang lama;

Kode KPPN Tidak dapat diubah;

Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan

Alamat
data supplier;
 Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan
Email
data supplier;

Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan

No Telepon
data supplier;

Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan

Kode Pos
menonaktifkan supplier yang lama;

Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan

Kode Tipe Supplier
menonaktifkan supplier yang lama;

Kode Negara Asal Bank Tidak dapat diubah;

Dapat diubah dengan cara mengajukan pendaftaran baru dan

Kode Bank
menonaktifkan supplier yang lama;

Nama Bank Tidak dapat diubah;

Nama Cabang Bank Tidak dapat diubah;

Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan

Alamat Bank
data supplier;

Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan

Nama Pemilik Rekening
data supplier;

No Rekening Tidak dapat diubah;

Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan

Nama Pegawai
data supplier;

Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan

NPWP Pegawai
data supplier;

Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan

NIP
data supplier;

Dapat diubah dengan cara mengajukan surat permohonan perubahan

Alamat Pegawai
data supplier;

Setelah dilakukan perubahan, maka KPPN akan menyampaikan Laporan Perubahan Informasi
Supplier atau Laporan Informasi Supplier setelah perubahan dan menyampaikannya ke Satker.

B. Penonaktifan Supplier

Penonaktifan data supplier dilakukan apabila terdapat kesalahan data supplier yang
mengharuskan penonaktifan data supplier atau terdapat informasi rekening pegawai yang tidak
lagi digunakan untuk pembayaran, misalnya ganti nomor rekening atau mutasi jabatan.

Penonaktifan data supplier dilakukan berdasarkan surat permintaan penonaktifan data supplier
dari satker atau dari laporan audit supplier yang dihasilkan oleh sistem aplikasi SPAN.

Surat permintaan penonaktifan data supplier yang disampaikan Satker meliputi :

  Surat permintaan penonaktifan data supplier tipe pegawai; atau
 Selain tipe pegawai.

Surat permintaan penonaktifan data supplier dibuat sesuai format Lampiran XI (Tipe 3 Pegawai)
dan Lampiran XIII (Selain Tipe 3 Pegawai).

Atas dasar surat permohonan Satker, KPPN akan melakukan validasi atas kesesuaian surat
permintaan penonaktifan dengan data supplier yang telah tercatat pada SPAN.

Berdasarkan hasil validasi, KPPN akan menonaktifkan data supplier jika sudah benar atau
melakukan penolakan penonaktifan data supplier dan menyampaikan Laporan Informasi
Supplier yang telah dinonaktifkan kepada Satker.

C. Penggabungan Data Supplier

Penggabungan Data Supplier atau Merge Supplier dilakukan apabila terdapat duplikasi pada
pencatatan informasi pokok supplier yang telah dilakukan pembayaran.

Jika belum ada pembayaran, cukup dilakukan penonaktifan supplier saja.

Penggabungan data supplier dilakukan atas dasar permintaan dari Satker yang disampaikan ke
KPPN menggunakan format Lampiran XIV.

Contoh :
CV. Angin Ribut (dengan titik), NRS : 111123, telah dibayarkan Uang Muka atas kontrak nomor :
00001 ke rekening Bank Mandiri.
CV Angin Ribut (tanpa titik), NRS : 123543, telah dibayarkan Uang Muka atas kontrak nomor :
00002 ke rekening Bank Mandiri.
Atas duplikasi tersebut, Satker harus melakukan penggabungan data supplier ke data yang
dianggap paling benar » Tanpa titik atau dengan titik.

Setelah penggabungan data supplier, KPPN akan menyampaikan laporan penggabungan supplier
kepada satker seusai format Lampiran XV.

Data Kontrak

Data Kontrak adalah informasi terkait dengan perjanjian tertulis antara PPK dengan penyedia
barang/jasa atau pelaksana swakelola.

#1. Jenis Dan Elemen Data Kontrak

Jenis data kontrak yang dicatat dalam Aplikasi SPAN meliputi Data Kontrak Tahun Tunggal dan
Tahun Jamak yang memuat elemen data » Satu atau beberapa cara penarikan, rencana
angsuran/pembayaran atau satu atau beberapa BAS.

#2. Pencatatan Dan Validasi Data Kontrak

Dalam rangka pelaksanaan pembayaran yang bersifat kontraktual, Satker wajib menyampaikan
data kontrak ke KPPN untuk dicatat ke dalam database SPAN dengan melampirkan :

 ADK kontrak;
 Karwas Kontrak (Dicetak dari Aplikasi SAS);
 Karwas Realisasi Kontrak (Dicetak dari Aplikasi SAS);
 Copy Rekening Koran Pihak Ketiga/Rekanan;
 Copy NPWP Rekanan.
Sesuai PMK-190/PMK.05/2012, Data kontrak beserta ADK Kontrak disampaikan ke KPPN paling
lambat 5 hari setelah penandatanganan kontrak.

Baca Juga:

 Mengenal Tipe-Tipe Supplier Pada Aplikasi SAS

 Cara Rekam Data Supplier Pada Aplikasi SAS
 Cara Ambil Data Supplier Tahun Sebelumnya Pada Aplikasi SAS
 Cara Import Data Supplier dari OM SPAN ke Aplikasi SAS

#3. Pengelolaan Data Kontrak

Data kontrak yang telah terdaftar di SPAN dapat dilakukan perubahan, pembatalan maupun
penutupan data kontrak.

A. Perubahan Data Kontrak

Perubahan data kontrak meliputi perubahan elemen data kontrak yang menurut ketentuan
mengenai pengadaan barang/jasa memerlukan addendum kontrak maupun tidak memerlukan
addendum kontrak.

Perubahan data kontrak terdiri dari dua tipe, yaitu yang mengakibatkan perubahan struktur data
kontrak, dan yang tidak mengakibatkan perubahan struktur data kontrak.

Perubahan data kontrak yang mengakibatkan perubahan struktur data kontrak meliputi :

 Perubahan yang mengakibatkan bertambah atau berkurangnya jenis cara penarikan, dan
 Perubahan yang mengakibatkan bertambah atau berkurangnya frekuensi rencana
angsuran/pembayaran/termin.

Apabila perubahan data kontrak mengakibatkan perubahan struktur data kontrak, maka Satker
harus mengajukan permintaan perubahan data kontrak kepada KPPN sesuai format dalam
Lampiran XX.

Contoh I

Sebelum Sesudah

Termin I : Rp. 10.000.000,- Termin I : Rp. 5.000.000,-

Termin II : Rp. 15.000.000,- Termin II : Rp. 10.000.000,-
Termin III : Rp. 5.000.000,- Termin III : Rp. 10.000.000,-
Termin IV : Rp. 5.000.000,-

*) Harus mengajukan permintaan perubahan data kontrak ke KPPN sesuai format Lampiran XX.

Apabila perubahan data kontrak tidak merubah struktur data kontrak, maka perubahan data
kontrak dapat dilakukan oleh Satker dengan merekam perubahan data kontrak pada Aplikasi SAS
dan menyampaikannya ADK-nya ke KPPN.
Contoh II

Sebelum Sesudah

Termin I : Rp. 10.000.000,- Termin I : Rp. 8.000.000,-

Termin II : Rp. 15.000.000,- Termin II : Rp. 18.000.000,-
Termin III : Rp. 5.000.000,- Termin III : Rp. 4.000.000,-

*) Satker cukup menyampaikan ADK kontrak terbaru pada saat mengajukan SPM ke KPPN tanpa
surat permohonan.

Contoh III
Satker melakukan perubahan termin pada kontrak A seperti pada Contoh I (merubah struktur
data), kemudian melakukan perubahan termin kembali seperti pada Contoh II (tidak merubah
struktur data).

Jika kasusnya seperti ini, maka pada saat Satker melakukan perubahan seperti pada Contoh II
(yang seharusnya cukup pakai ADK saja), kali ini harus menggunakan surat permohonan
permintaan perubahan seperti pada Contoh I, tidak bisa menggunakan ADK saja.

Sederhananya, jika sudah pernah melakukan perubahan struktur data kontrak, maka perubahan
selanjutnya harus menggunakan surat permohonan perubahan data kontrak, tidak bisa
menggunakan ADK kontrak lagi.

Wah ribet ya kalau tiap ada perubahan data kontrak, harus mengajukan surat ke KPPN?

Sebenarnya tidak, kalau temen-temen satker paling tidak (minimal) tahu berapa termin sih
kontrak tersebut akan diajukan ke KPPN?

Meskipun belum mengetahui nilai pasti rupiah masing-masing termin.

Kalau jumlah termin tidak pernah berubah, otomatis teman-teman Satker tidak perlu
mengajukan perubahan data kontrak menggunakan surat permohonan ke KPPN.

Jika yang berubah hanya nilai per-terminnya saja, cukup membawa ADK perubahan data kontrak
pada saat mengajukan SPM ke KPPN.

B. Pembatalan Data Kontrak

Pembatalan data kontrak dilakukan apabila :

 Terdapat pemutusan kontrak oleh PPK;

 Diperlukan pembatalan dalam rangka perubahan data kontrak yang menyebabkan
perubahan struktur data kontrak yang telah tercatap pada SPAN;
 Terjadi revisi DIPA sehingga diperlukan pembatalan pencadangan dana.

Pembatalan data kontrak dilakukan berdasarkan pemintaan dari PPK terhadap sisa kontrak yang
belum dibayarkan.
Contoh :

Termin Realisasi Sisa

Termin I : Rp. 10.000.000,- Rp 9.000.000,- Rp 1.000.000,-

Termin II : Rp. 15.000.000,- Rp. 14.000.000,- Rp 1.000.000,-
Termin III : Rp. 5.000.000,- Rp. 3.000.000,- Rp 2.000.000,-

*) Sisa kontrak total = Rp 4.000.000,- harus dibatalkan dengan mengajukan perubahan data
kontrak (mengurangi Nilai Kontrak) agar sisa kontrak tidak membebani pagu anggaran akibat
pencadangan dana.

Pembatalan data kontrak diajukan dengan menggunakan surat permintaan pembatalan data
kontrak Lampiran XXI, selanjutnya KPPN akan melakukan validasi kemudian menyampaikan
informasi pembatalan kontrak atau penolakan pembatalan data kontrak ke Satker.

C. Penutupan Data Kontrak

Penutupan data kontrak tahunan dan data komitmen tahunan kontrak tahun jamak dilakukan
oleh KPPN pada setiap akhir tahun anggaran.

Demikian semoga bermanfaat..

Untuk mengunduh format lampiran, klik tautan di bawah ini :

 Permintaan Pembatalan Data kontrak.docx.

 Permintaan Penonaktifan Supplier Selain Tipe 3.docx.
 Permintaan Penonaktifan Supplier Tipe 3.docx.
 Permintaan Perubahan Data Kontrak.docx.
 Permintaan Perubahan Data Supplier.docx.

Demikian artikel tentang Pengelolaan Data Supplier Dan Data Kontrak Pada SPAN (PER-
58/PB/2013).

Jangan lupa like & share..