MAKALAH

PENERAPAN ISO 9001:2008 pada SEKOLAH

Disusun Oleh:

WISNU ADITYA NIM. 13501241016

RIZKIYA HASAN B NIM.13501241020
GUSTAN ANGGARA NIM.13501241029

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

YOGYAKARTA
2014
 Pendahuluan
A. Latar Belakang
Sistem penjaminan mutu yang paling mapan dan paling banyakdigunakan di seluruh
lembaga-lembaga di dunia adalah sistem penjaminan mutu International
Organization for Standarization (ISO). Istilah ISO diambil daribahasa Yunani
“isos” yang berarti sama, atau standar. Oleh karenanya ISOdigunakan sebagai
standar mutu yang dikeluarkan oleh International Organization for Standardization
atau Badan Standar Internasional. ISO yangberdiri pada 1947 bersifat organisasi
non pemerintah yang berpusat di Jenewa, Swiss (Prasetya, 2004). Sejarah tentang
sistem penjaminan mutu ISO berawal dari kondisi perangdunia ke II yang ingin
mendapatkan bahan peledak dengan standar mutu yang bagus. Berawal dari sinilah
kemudian bagian pengadaan barang militer Inggris mengembangkan serangkaian
standar yang secara umum dapat menunjukkankemampuan suatu perusahaan dalam
menyediakan produk bermutu tinggi. Pada akhir 1960-an dibuat standar sistem
mutu AQAP (Allied Quality Assurance Publicators ) yang dikembangkan dari
standar-standar sebelumnya.Pada awal 1970-an, Inggris mengembangkan lebih
lanjut seri AQAP dan disebut “DEFSTAN 05 series” oleh United Kingdom Ministry
of Defence. Pada saat yang bersamaan angkatan bersenjata Amerika Serikat
mengembangkan MIL STD9858A. Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk
lebih memahami tentang ISO, seri-seri ISO serta manfaatnya dan memahami
tentang siklus PDCA pada ISO. Makalah ini juga dibuat untuk memenuhi tugas
yang diberikan oleh dosenpenganmpu mata kuliah Pencecagan Pencemaran.

B. Rumusan Masalah
Dalam dunia pendidikan SMM ISO 9001:2008 merupakan hal yang baru dan
merupakan langkah awal dari penerapan menajemen mutu terpadu. (Sallis:2012).
Namun yang terjadi sampai saat ini masih terdapat kendala kendala dalam
penerapan sistem manajemen mutu tersebut yaitu kurangnya komitmen dan
konsistensi manajemen dalam menerapkan sistem manajemen mutu, sehingga
sasaran mutu yang telah ditetapkan belum tercapai 100 % semua.

Untuk itu diperlukan adanya upaya dan solusi alternatif jangka pendek untuk
mengantisipasi kendala-kendala tersebut sehingga penerapan sistem manajemen
mutu dapat berjalan dengan optimal sesuai harapan pelanggan.
 Pembahasan
A. Sejarah ISO
ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang berarti sama, kata ISO bukan diambil
darisingkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang awam mengira ISO
berasal dari International Standard of Organization, sama sekali BUKAN. ISO
9001 merupakan standard international yang mengatur tentang sistem management
Mutu (Quality Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai
“ISO 9001, QMS” adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO
9001:2008 adalah system manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008.
Pertanyaan berikut yang muncul, apakah ISO sering mengalami revisi ? jawabnya :
YA. Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, terutama semakin
luasnya dunia usaha, maka kebutuhan akan pengelolaan system manajemen mutu
semakin dirasa perlu dan mendesak untuk diterapkan pada berbagai scope industry
yang semakin hari semakin beragam. Versi 2008 ini adalah versi terbaru yang
diterbitkan pada Desember 2008 lalu. Organisasi pengelola standard international
ini adalah International Organization for Standardization yang bermarkas di
Geneva – Swiss, didirikan pada 23 February 1947, kini beranggotakan lebih dari
147 negara yang mana setiap negara diwakili oleh badan standardisasi nasional
(Indonesia diwakili oleh KAN).

Pada tahun 1943, pasukan inggris membutuhkan sekali banyak amunisi untuk
perang sehingga untuk kebutuhan ini dibutuhkan banyak sekali supplier. Sebagai
konsekuensinya, maka demi kebutuhan standarisasi kualitas, mereka merasa perlu
untuk menetapkan standar seleksi supplier. Selanjutnya, 20 tahun kemudian
perkembangan standarisasi ini menjadi semakin dibutuhkan hingga pada tahun
1963, departemen pertahanan Amerika mengeluarkan standar untuk kebutuhan
militer yaitu MIL-Q-9858A sebagai bagian dari MIL-STD series. Kemudian standar
ini diadopsi oleh NATO menjadi AQAP-1 (Allied Quality Assurance Publication-1)
dan diadopsi oleh militer Inggris sebagai DEF/STAN 05-8.
Atas usulan American National Standard Institute kepada Inggris, maka pada tahun
1987 melalui International Organization for Standardization, standard BS-5750
diadopsi sebagai sebuah international standard yang kemudian dinamai ISO
9000:1987. Ada 3 versi pilihan implementasi pada versi 1987 ini yaitu yang
menekankan pada aspek Quality Assurance, aspek QA and Production dan Quality
Assurance for Testing.
Concern utamanya adalah inspection product di akhir sebuah proses (dikenal
dengan final inspection) dan kepatuhan pada aturan system procedure yang harus
dipenuhi secara menyeluruh. Pada perkembangan berikutnya, ditahun 1994, karena
kebutuhan guaranty quality bukan hanya pada aspek final inspection, tetapi lebih
jauh ditekankan perlunya proses preventive action untuk menghindari kesalahan
pada proses yang menyebabkan ketidak sesuaian pada produk. Namun demikian
versi 1994 ini masih menganut system procedure yang kaku dan cenderung
document centre dibanding kebutuhan organisasi yang disesuaikan dengan proses
internal organisasi. Pada ISO 9000:1994 dikenal 3 versi, yaitu 9001 tentang design,
9002 tentang proses produksi, dan 9003 tentang services. Versi 1994 lebih fokus
pada proses manufacturing dan sangat sulit diaplikasikan pada organisasi bisnis
kecil karena banyaknya procedure yang harus dipenuhi (sedikitnya ada 20 klausa
yang semuanya wajib di dokumentasikan menjadi procedure organisasi). Karena
ketebatasan inilah, maka technical committee melakukan review atas standard yang
ada hingga akhirnya lahirlah revisi ISO 9001:2000 yang merupakan penggabungan
dari ISO 9001, 9002, dan 9003 versi 1994.
Pada versi tahun 2000, tidak lagi dikenal 20 klausa wajib, tetapi lebih pada proses
business yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun bisa
mengimplementasi system ISO 9001:2000 dengan berbagai pengecualian pada
proses bisnisnya. Maka dikenallah istilah BPM atau Business Process Mapping,
setiap organisasi harus memetakan proses bisnisnya dan menjadikannya bagian
utama dalam quality manual perusahaan, walau demikian ISO 9001:2000 masih
mewajibkan 6 procedure yang harus terdokumentasi, yaitu procedure control of
 document, control of record, Control of Non conforming Product, Internal Audit,
Corrective Action, dan Preventive Action, yang semuanya bisa dipenuhi oleh
organisasi bisnis manapun.
Pada perkembangan berikutnya, versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan
atas revisi tahun 2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan 2008 secara
significant lebih menekankan pada effectivitas proses yang dilaksanakan dalam
organisasi tersebut. Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan corrective dan
preventive action, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses corrective dan
preventive action yang dilakukan harus secara effective berdampak positif pada
perubahan proses yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada control
proses outsourcing menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001 ini.

B. Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Penerapan manajemen mutu pada suatu sekolah merupakan hal yang sangat penting.
Dengan penerapan ISO 9001 dapat mempengaruhi kualitas dari sekolahan tersebut.
Sekolahan perlu memahami bahwa standar ini mampu mengembangkan pendekatan
proses pada saat sekolah mulai proses penerapan dan peningkatan efektivitas
manajemen mutu. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Penerapan suatu sistem yang mengelola proses-proses sekolah dalam menjalankan
perencanaannya serta indentifikasi dan interaksi antar proses-proses tersebut, dan
pengelolaannya untuk menghasilkan suatu hasil yang diinginkan oleh sekolah Anda,
inilah yang disebut dengan “Pendekatan Proses”.
Dari penerapan prinsip pendekatan proses dapat keuntugan berupa pengendalian
yang berkelanjutan untuk memastika kelangsungan proses regenerasi sumber daya
manusia dalam sistem proses perencanaan. Selain itu dapat menjalin komunikasi
yang baik bagi internal maupun eksternal.
Pendekatan proses ini menekankan pada beberapa hal :
a) Pendekatan proses digunakan untuk memahami dan memenuhi persyaratan-
persyaratannya.
b) Pendekatan proses adalah kebutuhan untuk mempertimbangkan proses-proses
yang memberikan nilai tambah di sekolah Anda.

c) Dengan pendekatan proses diharapkan sekolah mendapatkan hasil-hasil kinerja

proses yang efektif.
d) Sekolah Anda mengalami peningkatan secara berkelanjutan berdasarkan atas
pengalaman dari proses-proses berdasarkan pada pengukuran tujuan sekolah.

Organisasi sekolah wajib menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, serta

wajib memelihara sistem manajemen mutu secara berkelanjutan yang efektif dan
sesuai dengan persyaratan standar internasional yang mengacu pada 8 standar
pendidikan. Maka tugas sekolah harus:

a) Menetapkan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan

penerapannya diseluruh unit kerja sekolah Anda.
b) Menetapkan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut.
c) Menetapkan kriteria dan metode yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa
operasi serta pengendalian dari proses-proses tersebut menjadi efektif.
d) Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk
mendukung operasi dan pemantauan dari proses-proses tersebut.
e) Melakukan pemantauan, pengukuran dan (bila memungkinkan) serta
menganalisa proses-proses yang dilakukan.

f) Menerapkan tindakan yang perlu untuk mencapai hasil yang direncakan untuk
peningkatan berkelanjutan dari proses tersebut.
Dalam hal dokumentasi, sekolah yang menerapkan ISO 9001 memiliki berbagai
persyaratan. Persyaratan umumnya harus mencakup :

a) Pernyataan terdokumentasi pada kebijakan mutu, sasaran mutu, serta pedoman

mutu.
 b) Prosedur terdokumentasi yang disyaratkan sesuai dengan standar internasional
yang mengacu pada 8 standar pendidikan.

c) Dokumen yang dimaksud adalah catatan mutu, yang ditetapkan oleh lembaga
sekolah untuk menjamin keefektifan perencanaan, pengoperasian, dan
pengendalian dari proses-prosesnya.

Setelah memenuhi persyaratan umum, dokumen-dokumen tersebut wajib memili

suatu kendali agar dokumen-dokumen tersebut tidak keluar tanpa seijin unit
kerjanya. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan oleh sekolah untuk menentukan
pengendalian yang dibutuhkan:

a) Prosedur untuk mensahkan kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.

b) Prosedur untuk meninjau dan memperbaharui sesuai dengan keperluan dan
mengesahkan ulang dokumennya.
c) Prosedur untuk menjamin bahwa perubahan dan status revisi dari dokumen
yang berlaku diidentifikasi.
d) Prosedur untuk menjamin bahwa versi dokumen yang berlaku dan tersedia di
tempat penggunaan di sekolah Anda.
e) Prosedur untuk menjamin bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan sudah
diidentifikasi.
f) Prosedur untuk menjamin bahwa dokumen yang keluar ditetapkan oleh sekolah
yang bertujuan untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu
teridentifikasi, serta pendistribusian dokumen selalu dikendalikan.

g) Prosedur digunakan untuk mencegah penggunaan yang tidak diharapkan dari

dokumen yang kadaluarsa, dan menerapkan identifikasi yang sesuai jika
dokumen tersebut disimpan untuk tujuan tertentu.

C. Pengukuran, Analisa, dan Peningkatan

Sekolah wajib merencanakan dan menerapkan pemantauan, pengukuran, analisis

dan peningkatan proses yang diperlukan:
a) Untuk memperagakan kesesuaian dengan persyaratan produk jasa layanan mutu
pendidikan.
b) Untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.

c) Untuk secara berkelanjutann meningkatkan keefektifan sistem mmanajemen

mutu.

Salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, sekolah wajib memantau
informasi yang berhubungan dengan tanggapan pelanggan warga sekolah apakah
sekolah telah memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan? Metode-metode untuk
mendapatkan dan mengunakan informasi ini harus ditetapkan.

Sekolah wajb menetapkan proses untuk memastikan keabsahan hasilnya, alat

pengukuran harus:

a) Dikalibrasi atau diverifikasi, atau keduanya, pada jangka waktu tertentu, atau
sebelum dipakai, terhadap standar pengukuran internasional atau nasional (8
standar pendidikan).
b) Disesuaikan dengan keperluan.
c) Diidentifikasi agar status kalibrasi dapat dipastikan.

d) Dijaga, dilindungi dari kerusakan dan kesalahan selama penanganan,

perawatan, dan penyimpanan.

Selain itu, sekolah wajib menilai dan mencatat keabsahan hasil pengukuran bila
peralatan ditemukan tidak sesuai dengan persyaratannya. Sekolah wajib mengambil
tindakan perbaikan yang sesuai pada peralatan dan produksi yang terkena
dampaknya.

Bila digunakan pada pemantauan dan pengukuran persyaratan tertentu, kemampuan

perangkat lunak komputer untuk memenuhi penerapan yang dimaksud wajib
disahkan.
 Sekolah wajib meningkatkan secara berkelanjutan keefektifan sistem menajemen
mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data,
tindakan korektif, serta preventif, dan tinjauan manajemen.
Program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan
pentingnya proses dan area atau unit kerja yang akan diaudit, juga hasil audit
sebelumnya. Kriteria audit meliputi ruang lingkup, frekuensi dan metodenya harus
ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan objektifitas
dan kenetralan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.
Dalam proses internal audit sekolah bisa melakukan dengan sistem silang antar unit
kerja di sekolah Anda.
Dalam hal peningkatan mutu, sekolah harus melakukan audit internal. Proses audit
harus direncanakan secara berkala untuk menentukan apakah sistem manajemen
mutu :

a) Sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (klausul 7.1) terhadap

persyaratan standar internasional ini dan persyaratan sistem manajemen
mutu yang ditetapkan.

b) Sudah diterapkan secara efektif dan terjaga.

Prosedur terdokumentasi wajib dibuat untuk menetapkan tanggung jawab dan
persyaratan-persyaratan untuk merencanakan audit, menetapkan catatan dan
melaporkan audit, menetapkan catatan dan melaporkan audit.
Sekolah wajib menerapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan, jika dapat
diterapkan, pengukuran proses-proses sistem menajemen mutu. Metode tersebut
harus bisa memeragakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang
direncanakan. Bila hasil yang direncanakan tidak terpenuhi, maka langkah koreksi
dan tindakan koreksi atau perbaikan harus diambil, sesuai dengan keperluan.
D. Pengendalian
Sekolah wajib memastikan bahwa hasil keluaran dari sekolah sesuai dengan
persyaratan. Produk pendidikan yang tidak sesuai dengan persyaratan wajib
diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau penyerahan yang
tidak diinginkan. Pengendalian serta tanggung jawab dan wewenang terkait untuk
memperlakukan ketidaksesuaian produk harus ditetapkan dalam bentuk prosedur
dokumentasi.

Jika dapat diterapkan, sekolah wajib memperlakukan ketidaksesuaian produk

pendidikan dengan cara:

a) Mengambil tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan.

b) Kewenangan penggunaannya, pelepasan atau penerimaan di bawah konsesi
oleh yang berwenang yang terkait dan jika dapat diterapkan, oleh pelanggan
sekolah.
c) Mengambil tindakan untuk menghindarkan penggunaan atau penerapan sesuai
tujuan semula.

d) Mengambil tindakan yang sesuai pada dampak atau potensi dampak,

ketidaksesuaian saat ketidaksesuaian produk pendidikan ditemukan setelah
penyerahan atau saat penggunaan.
Bila ketidaksesuaian telah diperbaiki maka wajib dilakukan verifikasi ulang untuk
memperlihatkan keksesuaian dengan persyaratan.
 Penutup
Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan ISO 9001 : 2008 merupakan sistem manajemen
kualitas berstandar internasional, yang berfokus pada terpenuhinya kepuasan pelanggan,
melalui pendekatan proses yang ditinggalkan kualitasnya secara terus menerus, dengan
menggunakan langkah-langkah yang sistematis dan terorganisasi. Dalam hal sekolah
penerapan ISO 9001 : 2008 adalah Penerapan suatu sistem yang mengelola proses-proses
sekolah dalam menjalankan perencanaannya serta indentifikasi dan interaksi antar proses-
proses tersebut, dan pengelolaannya untuk menghasilkan suatu hasil yang diinginkan oleh
sekolah. Dalam penjminan mutu sekolah yang menerapkan standar ISO 9001 : 2008 harus
memiliki alat ukur yang jelas, ada proses audit secara berkala dan ada peningkatan setiap
tahunnya.
 Daftar Pustaka

Quality management principles didownload dari web www.iso.org/ pada tanggal 5

Oktober 2014 pukul 19.30 WIB
ISO 9001 – What does it mean in the supply chain? didownload dari web
http://www.iso.org pada tanggal 5 Oktober 2014 pukul 19.40