Laporan KFTD Cabang Yogyakarta
Laporan KFTD Cabang Yogyakarta
Disusun oleh:
Margareta Trinova Ponirahayu T. M. (148115193)
Sahat Pardamean Simbolon
(148115202)
(148115205)
Disusun oleh:
Margareta Trinova Ponirahayu T. M. (148115193)
Sahat Pardamean Simbolon
(148115202)
(148115205)
i
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER
di PBF KIMIA FARMA YOGYAKARTA
PERIODE 14 – 19 DESEMBER 2015
Disusun oleh:
Margareta Trinova Ponirahayu T. M. (148115193)
Sahat Pardamean Simbolon
(148115202)
Sugiarto Adji Soenarso
(148115205)
Pembimbing Fakultas
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan penyertaan yang
diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan dengan baik penyusunan laporan
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Kimia Farma Trading and Distribution
cabang Yogyakarta periode 14 – 19 Desember 2015.
Penulis mendapatkan banyak bantuan dan dukungan dari berbagai pihak
selama menyelesaikan laporan ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima
kasih kepada:
1. Aris Widayati, M.Si., Ph.D., Apt. selaku Dekan Fakultas Farmasi Universitas
Sanata Dharma Yogyakarta.
2. Ibu Titien Siwi Hartayu, M.Kes.,Ph.D.,Apt. selaku Ketua Program Studi Profesi
Apoteker yang telah memberikan kesempatan untuk Prakek Kerja Profesi
Apoteker di Kimia Farma Trading and Distribution cabang Yogyakarta.
3. Ibu Beti Pudyastuti, M.Sc., Apt. selaku dosen pembimbing internal, atas segala
arahan, bantuan, dukungan, motivasi, dalam menyelesaikan PKPA di Kimia
Farma Trading and Distribution cabang Yogyakarta.
4. Bapak Ari Erwinudin, SeMM, selaku Branch Manajer Kimia Farma Trading and
Distribution cabang Yogyakarta atas kesempatan dan bimbingannya selama
pelaksanaan PKPA.
5. Bapak Fahrurozi, S. Farm, Apt, selaku Apoteker Pengelola dan Pembimbing
PKPA di Kimia Farma Trading and Distribution cabang Yogyakarta atas
kesempatan dan bimbingannya selama pelaksanaan PKPA.
6. Seluruh staf Kimia Farma Trading and Distribution cabang Yogyakarta atas
kerja samanya selama periode PKPA berlangsung.
7. Orang tua dan keluarga yang senantiasa memberikan kasih sayang, doa dan
dukungan kepada penulis selama pelaksanaan PKPA.
8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah
membantu dalam proses penyusunan laporan ini.
iii
Penyusunan laporan ini tidak luput dari adanya kekurangan dan kesalahan.
Penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak.
Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.
Penulis
iv
DAFTAR ISI
HALAMAN
JUDUL .............................................................................
............... i
HALAMAN
PENGESAHAN ........................................................................
...... ii
KATA
PENGANTAR .........................................................................
.............. iii
DAFTAR
ISI ...............................................................................
........................ v
DAFTAR
LAMPIRAN ..........................................................................
........... vii
BAB I
PENDAHULUAN .......................................................................
............ 1
A. Latar
Belakang ..........................................................................
...................... 1
B.
Tujuan ............................................................................
................................. 2
C.
Manfaat ...........................................................................
................................ 2
D. Waktu dan Tempat
Pelaksanaan ......................................................................
3
BAB II. TINJAUAN
PUSTAKA ......................................................................... 4
A. Aspek Manajemen Persediaan Obat dan
Administrasi ..................................... 4
1.
Struktur
organisasi ........................................................................
............ 4
2.
Supply chain
management ........................................................................
6
3.
Sistem manajemen
mutu ........................................................................... 7
4.
Manajemen resiko
mutu ........................................................................... 9
5.
Dokumentasi dan sistem
komputerisasi..................................................... 9
2.
Operasional .......................................................................
..................... 12
3.
4.
5.
Distribusi berdasarkan
kontrak ............................................................... 16
6.
7.
8.
9.
10.
Transportasi.......................................................................
..................... 20
C.
Evaluasi ..........................................................................
.............................. 21
v
BAB III TINJAUAN PBF KIMIA FARMA YOGYA DAN PEMBAHASAN ... 22
A. Aspek Manajemen Persediaan Obat dan
Administrasi .................................. 22
1.
Struktur
organisasi ........................................................................
.......... 22
2.
Supply chain
management ......................................................................
29
3.
Sistem manajemen
mutu ......................................................................... 29
4.
Manajemen resiko
mutu ......................................................................... 30
5.
2.
Operasional .......................................................................
..................... 31
3.
4.
5.
Distribusi berdasarkan
kontrak ............................................................... 37
6.
7.
8.
9.
10.
Transportasi.......................................................................
..................... 39
C.
Evaluasi ..........................................................................
.............................. 39
1.
2.
Audit sediaan
farmasi ...........................................................................
. 39
3.
Audit SOP
manajemen .........................................................................
.. 40
4.
Audit SOP
distribusi ........................................................................
...... 40
vii
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Apoteker adalah salah satu tenaga kesehatan yang berperan penting untuk
meningkatkan kesehatan masyarakat di Indonesia. Untuk mencapai derajat
kesehatan, diperlukan upaya kesehatan baik dari kegiatan yang dilakukan secara
terpadu, terintegrasi, dan berkesinambungan untuk memelihara dan meningkatkan
derajat kesehatan masyarakat dalam bentuk pencegahan penyakit, peningkatan
kesehatan, pengobatan penyakit, dan pemulihan kesehatan oleh pemerintah
dan/atau masyarakat.
Berdasarkan PP No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, Pedagang
Besar Farmasi merupakan salah satu tempat bagi Apoteker melaksanakan praktek
kefarmasian yang mencakup pengadaan, penyimpanan, pengawasan, pengendalian
mutu, dan distribusi obat. Pedagang Besar Farmasi memiliki peranan yang penting
dalam penyediaan obat yang bermutu, sebagai sarana penunjang kesehatan
masyarakat. Badan Pengawas Obat dan Makanan membuat suatu pedoman teknis
terkait Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). Sesuai dengan prinsip-prinsip
CDOB
berlaku
aspek
pengadaan,
penyimpanan,
penyaluran
termasuk
pengembalian obat dan atau bahan obat dalam rantai distribusi. Semua pihak yang
terlibat dalam distribusi obat dan atau bahan obat bertanggung jawab untuk
memastikan mutu obat dana tau bahan obat dan mempertahankan integritas rantai
distribusi selama proses distribusi. Apoteker harus memiliki pengetahuan dan
wawasan yang luas sehingga dapat terlibat secara langsung. Salah satu cara
tercapainya tujuan tersebut adalah dengan dilaksanakannya Praktek Kerja Profesi
Apoteker bagi mahasiwa program studi Apoteker, dengan harapan dapat
memperluar pengetahunan, wawasan, dan keterampilan dalam penerapan CDOB
yang sesungguhnya.
Peran Apoteker untuk meningkatkan kesehatan masyarkat sangat dibutuhkan.
Peran Apoteker tidak hanya dijumpa di rumah sakit dan apotek tetapi juga di
perusahaan besar farmasi (PBF) atau distributor farmasi. Apoteker sangat
dibutuhkan perannya di PBF karena Apoteker mengetahui dan memahami stabilitas
1
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
obat saat penyimpanan, pendistribusian, pengelolaan, proses recall atau retur, dan
juga pemusnahan obat. Oleh karena itu perlu diadakan praktek kerja di PBF agar
kompetensinya terasah.
Praktek Kerja Profesi Apoteker terkait dengan penerapan tentang CDOB
Pedagang Besar Farmasi di dilaksanakan di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Yogyakarta.
menerapkan teori yang tercantum dalam pedoman teknis CDOB dengan mengamati
dan ikut melakukan kegiatan yang ada di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Yogyakarta selama periode 12 Desember – 19 Desember 2015.
PT. Kimia Farma Trading and Distribution dulunya merupakan divisi
Pedagang Besar Farmasi dari PT Kimia Farma Tbk. yang memiliki tugas utama
mendistribusikan produk-produk farmasi yang diproduksi PT. Kimia Farma Tbk.
Ke chanel-chanel yang tersebar di Indonesia. Berbekal pengalaman dalam
mengalami pendistribusian produk-produk PT. Kimia Farma Tbk., sejak tahun
1917, pada 4 januari 2003 divisi Pedagang Besar Farmasi kemudian berkembang
menjadi anak perusahaan dengan nama PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
B. Tujuan
1. Meningkatkan pemahaman calon Apoteker tentang peran, fungsi, dan tanggung
jawab Apoteker dalam pelayanan kefarmasian di PBF.
2. Membekali calon Apoteker agar memiliki wawasan, pengetahuan, keterampilan,
dan pengalaman praktis untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di PBF.
3. Memberikan kesempatan kepada calon Apoteker untuk melihat dan mempelajari
strategi dan pengembangan PBF.
4. Mempersiapkan calon Apoteker dalam memasuki dunia kerja.
5. Memberikan gambaran nyata tentang permasalahan pekerjaan kefarmasian di
PBF.
C. Manfaat
1. Mengetahui dan memahami tugas dan tanggung jawab Apoteker dalam
menjalankan pekerjaan kefarmasian di PBF.
2
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
3
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Aspek Manajemen Persediaan Obat dan Administrasi
1. Struktur organisasi
Pelaksanaan dan pengelolaan sistem manajemen mutu yang baik serta
distribusi obat dan/ atau bahan obat yang benar sangat bergantung pada personil
yang menjalankannya. Harus ada personil yang cukup dan kompeten untuk
melaksanakan semua tugas yang menjadi tanggung jawab fasilitas distribusi.
Tanggung jawab masing-masing personil harus dipahami dengan jelas dan dicatat.
Setiap perusahaan harus ada struktur organisasi untuk tiap bagian yang dilengkapi
dengan bagan organisasi yang jelas terkait tanggung jawab, wewenang dan
hubungan antar semua personil harus ditetapkan dengan jelas. Tugas dan tanggung
jawab harus didefinisikan secara jelas dan dipahami oleh personil yang
bersangkutan serta dijabarkan dalam uraian tugas. Kegiatan tertentu yang
memerlukan perhatian khusus, misalnya pengawasan kinerja, dilakukan sesuai
dengan ketentuan dan peraturan. Personil yang terlibat di rantai distribusi harus
diberi penjelasan dan pelatihan yang memadai mengenai tugas dan tanggung
jawabnya.
Personil yang bertanggungjawab dalam kegiatan manajerial dan teknis harus
memiliki kewenangan dan sumber daya yang diperlukan untuk menyusun,
mempertahankan, mengidentifikasi dan memperbaiki penyimpangan sistem mutu.
Tiap personil tidak dibebani tanggung jawab yang berlebihan untuk menghindari
risiko terhadap mutu obat dan/atau bahan obat. Harus tersedia aturan untuk
memastikan bahwa manajemen dan personil tidak mempunyai konflik kepentingan
dalam aspek komersial, politik, keuangan dan tekanan lain yang dapat berpengaruh
terhadap mutu pelayanan atau integritas obat dan/atau bahan obat. Harus tersedia
prosedur keselamatan yang berkaitan dengan semua aspek yang sesuai, misal
keamanan personil dan sarana, perlindungan lingkungan dan integritas obat
dan/atau bahan obat.
Fasilitas distribusi harus menunjuk seorang penanggung jawab yang bertugas
purna waktu dan memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan perundang-
4
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
5
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
6
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
seluruh supply chain (bukan hanya satu perusahaan), mengurangi waktu, dan
memusatkan kegiatan perencanaan dan distribusi. Manfaat SCM antara lain:
a. Kepuasan pelanggan
Konsumen atau pengguna produk merupakan target utama dari aktivitas
proses produksi setiap produk yang dihasilkan perusahaan. Konsumen atau
pengguna yang dimaksud dalam konteks ini tentunya konsumen yang setia dalam
jangka waktu yang panjang. Untuk menjadikan konsumen setia, maka terlebih
dahulu konsumen harus puas dengan pelayanan yang disampaikan oleh perusahaan.
b. Meningkatkan pendapatan
Semakin banyak konsumen yang setia dan menjadi mitra perusahaan berarti
akan turut pula meningkatkan pendapatan perusahaan, sehingga produk-produk
yang dihasilkan perusahaan tidak akan ‘terbuang’ percuma, karena diminati
konsumen
c. Menurunkan biaya
Pengintegrasian aliran produk dari perusahan kepada konsumen akhir berarti
pula mengurangi biaya-biaya pada jalur distribusi.
d. Pemanfaatan aset semakin tinggi
Aset terutama faktor manusia akan semakin terlatih dan terampil baik dari
segi pengetahuan maupun keterampilan. Tenaga manusia akan mampu
memberdayakan penggunaan teknologi tinggi sebagaimana yang dituntut dalam
pelaksanaan SCM.
e. Peningkatan laba
Dengan semakin meningkatnya jumlah konsumen yang setia dan menjadi
pengguna produk, pada gilirannya akan meningkatkan laba perusahaan.
f. Perusahaan semakin besar
Perusahaan yang mendapat keuntungan dari segi proses distribusi produknya
lambat laun akan menjadi besar, dan tumbuh lebih kuat (Anwar, 2011).
7
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
8
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
9
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
pemasok/pelanggan.
Dokumentasi harus dibuat pada saat kegiatan berlangsung, sehingga mudah untuk
ditelusuri.
10
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
11
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
standar mutu farmasi, maka fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok
tersebut mempunyai izin serta menerapkan prinsip CPOB.
Pengadaan obat dan/atau bahan obat harus dikendalikan dengan prosedur
tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta didokumentasikan. Harus
dilakukan kualifikasi yang tepat sebelum pengadaan dilaksanakan. Pemilihan
pemasok, termasuk kualifikasi dan persetujuan penunjukannya, merupakan hal
operasional yang penting. Pemilihan pemasok harus dikendalikan dengan prosedur
tertulis dan hasilnya didokumentasikan serta diperiksa ulang secara berkala.
Sebelum memulai kerjasama dengan pemasok baru, fasilitas distribusi harus
melakukan pengkajian guna memastikan calon pemasok tersebut sesuai, kompeten
dan dapat dipercaya untuk memasok obat dan/atau bahan obat. Dalam hal ini,
pendekatan berbasis risiko harus dilakukan dengan mempertimbangkan:
a. Reputasi atau tingkat keandalan serta keabsahan operasionalnya.
b. Obat dan/atau bahan obat tertentu yang rawan terhadap pemalsuan.
c. Penawaran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar yang biasanya hanya
tersedia dalam jumlah terbatas.
d. Harga yang tidak wajar.
Fasilitas distribusi harus memastikan bahwa obat dan/atau bahan obat hanya
disalurkan kepada pihak yang berhak atau berwenang untuk menyerahkan obat ke
masyarakat. Bukti kualifikasi pelanggan harus didokumentasikan dengan baik.
Pemeriksaan dan pemeriksaan ulang secara berkala dapat mencakup tetapi tidak
terbatas pada permintaan salinan surat izin pelanggan. Fasilitas distribusi harus
memantau tiap transaksi yang dilakukan dan melakukan penyelidikan jika
ditemukan penyimpangan pola transaksi obat dan/atau bahan obat yang berisiko
terhadap penyalahgunaan, serta untuk memastikan kewajiban pelayanan distribusi
obat dan/atau bahan obat kepada masyarakat terpenuhi (BPOM, 2012).
2. Operasional
Semua tindakan yang dilakukan oleh fasilitas distribusi harus dapat
memastikan bahwa identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang dan distribusinya
ditangani sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada kemasan. Fasilitas
12
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
distribusi harus menggunakan semua perangkat dan cara yang tersedia untuk
memastikan bahwa sumber obat dan/atau bahan obat yang diterima berasal dari
industri farmasi dan/atau fasilitas distribusi lain yang mempunyai izin sesuai
peraturan perundang-undangan untuk meminimalkan risiko obat dan/atau bahan
obat palsu memasuki rantai distribusi resmi.
a. Penerimaan
Penerimaan bertujuan untuk memastikan bahwa kiriman obat dan/atau bahan
obat yang diterima benar, berasal dari pemasok yang disetujui, tidak rusak atau
tidak mengalami perubahan selama transportasi. Obat dan/atau bahan obat tidak
boleh diterima jika kadaluarsa, atau mendekati tanggal kadaluarsa sehingga
kemungkinan besar obat dan/atau bahan obat telah kadaluarsa sebelum digunakan
oleh konsumen. Obat dan/atau bahan obat yang memerlukan penyimpanan atau
tindakan pengamanan khusus, harus segera dipindahkan ke tempat penyimpanan
yang sesuai setelah dilakukan pemeriksaan.
Nomor bets dan tanggal kadaluarsa obat dan/atau bahan obat harus dicatat
pada saat penerimaan, untuk mempermudah penelusuran. Jika ditemukan obat
dan/atau bahan obat diduga palsu, bets tersebut harus segera dipisahkan dan
dilaporkan ke instansi berwenang, dan ke pemegang izin edar. Pengiriman obat
dan/atau bahan obat yang diterima dari sarana transportasi harus diperiksa sebagai
bentuk verifikasi terhadap keutuhan kontainer/sistem penutup, fisik dan fitur
kemasan serta label kemasan (BPOM, 2012).
b. Penyimpanan/pergudangan
Kondisi penyimpanan untuk obat dan/atau bahan obat harus sesuai dengan
rekomendasi dari industri farmasi atau non-farmasi yang memproduksi bahan obat
standar mutu farmasi. Volume pemesanan obat dan/atau bahan obat harus
memperhitungkan kapasitas sarana penyimpanan. Obat dan/atau bahan obat harus
disimpan terpisah dari produk selain obat dan/atau bahan obat dan terlindung dari
dampak yang tidak diinginkan akibat paparan cahaya matahari, suhu, kelembaban
atau faktor eksternal lain. Perhatian khusus harus diberikan untuk obat dan/atau
bahan obat yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus. Kontainer obat
dan/atau bahan obat yang diterima harus dibersihkan sebelum disimpan.
13
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
Kegiatan yang terkait dengan penyimpanan obat dan/atau bahan obat harus
memastikan terpenuhinya kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan dan
memungkinkan penyimpanan secara teratur sesuai kategorinya; obat dan/atau
bahan obat dalam status karantina, diluluskan, ditolak, dikembalikan, ditarik atau
diduga palsu. Harus diambil langkah-langkah untuk memastikan rotasi stock sesuai
dengan tanggal kadaluarsa obat dan/atau bahan obat mengikuti kaidah First Expired
First Out (FEFO). Obat dan/atau bahan obat harus ditangani dan disimpan
sedemikian rupa untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi dan campurbaur.
Obat dan/atau bahan obat tidak boleh langsung diletakkan di lantai. Obat
dan/atau bahan obat yang kadaluarsa harus segera ditarik, dipisahkan secara fisik
dan diblokir secara elektronik. Penarikan secara fisik untuk obat dan/atau bahan
obat kadaluarsa harus dilakukan secara berkala.
Untuk menjaga akurasi persediaan stok, harus dilakukan stock opname secara
berkala berdasarkan pendekatan risiko. Perbedaan stok harus diselidiki sesuai
dengan prosedur tertulis yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya campurbaur,
kesalahan keluar-masuk, pencurian, penyalahgunaan obat dan/atau bahan
obat. Dokumentasi yang berkaitan dengan penyelidikan harus disimpan untuk
jangka waktu yang telah ditentukan (BPOM, 2012).
c. Pemisahan obat dan atau bahan obat
Obat dan/atau bahan obat yang mempunyai persyaratan khusus harus
disimpan ditempat terpisah dengan label yang jelas dan akses masuk dibatasi hanya
untuk personil yang berwernang. Sisitem komputerisasi yang digunakan dalam
pemisahan secara elektronik harus dpaat memberikan tingkat keamanan yang serta
dan harus tervalidasi. Harus tersedian tempat khusus dengan label yang jelas, aman,
dan terkunci untuk penyimpanan obat dan/atau bahan obat yang ditolak, kadarluasa,
penarik kembali, produk kembalian, dan obat diduga palsu (BPOM RI, 2012).
d. Pemusnahan obat dan atau bahan obat
Pemusnahan dilaksanakan terhadap obat dan/atau bahan obat yang tidak
memenuhi syarat untuk didistribusikan. Obat dan/atau bahan obat yang akan
dimusnahkan harus diidentifikasi secara tepat, diberi label yang jelas, disimpan
secara terpisah dan terkunci serta ditangani sesuai dengan prosedur tertulis.
14
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
15
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
psikotropika
yang
sah,
antara
lain
surat
jalan
dan/atau
surat
16
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
17
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
perlu dilakukan. Laporan dan bukti pelaksanaan validasi harus dibuat dan disetujui
oleh personil yang berwenang.
Kualifikasi, kalibrasi, dan Validasi dilakukan pada peralatan yang digunakan.
Chiller/cold room/freezer dikualifikasi pada awal penggunaan atau dalam hal
terjadi perubahan kondisi sesuai dengan spesifikasinya. Termometer dikalibrasi
sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun terhadap standard yang
tersertifikasi. Validasi proses pengiriman perlu dilakukan untuk memastikan suhu
pengiriman tidak menyimpang dari yang dipersyaratkan. Semua kegiatan tersebut
harus terdokumentasi (BPOM RI, 2012).
18
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
b. Jumlah dan identifikasi obat dan/atau bahan obat kembalian harus dicatat
dalam catatan penerimaan dan pengembalian barang.
Fasilitas distribusi harus menerima obat dan/atau bahan obat kembalian
sesuai dengan persyaratan dari industri farmasi/fasilitas distribusi lain. Kedua
belah
pihak harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses pengembalian obat
tidak memungkinkan masuknya obat dan/atau bahan obat palsu ke dalam rantai
distribusi. Obat dan/atau bahan obat kembalian harus disimpan terpisah dari obat
dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual dan dalam area terkunci serta diberi
label yang jelas sampai ada keputusan tindak lanjut.
Persyaratan obat dan/atau bahan obat yang layak dijual kembali, anatar lain:
a. Obat dan/atau bahan obat dalam kemasan asli dan kondisi yang memenuhi
syarat serta ketentuan.
b. Obat dan/atau bahan obat kembalian selama pengiriman dan penyimpanan
ditangani sesuai dengan kondisi yang dipersyaratkan.
c. Obat dan/atau bahan obat kembalian diperiksa dan dinilai oleh penanggung
jawab atau personil yang terlatih, kompeten dan berwenang.
d. Fasilitas distribusi mempunyai bukti dokumentasu tentang kebenaran asalusul obat
dan/atau bahan obat untuk memastikan bahwa obat dan/atau bahan
obat kembalian tersebut bukan obat dan/atau bahan obat palsu.
Obat dan/atau bahan obat yang memerlukan kondisi suhu penyimpanan yang
rendah tidak dapat dikembalikan. Selain itu, obat dan/atau bahan obat kembalian
yang layak jual harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga sistem pengeluaran
barang dapat dijamin sesuai dengan FEFO.
Penanganan dan penerimaan obat dan/atau bahan obat diduga palsu harus
tersedia prosedur tertulis. Setiap obat dan/atau bahan obat diduga palsu harus
dikarantina diruang terpisah, terkunci dan diberi label yang jelas. Penyalurannya
harus dihentikan dan segera dilaporkan ke instansi terkait. Semua kegiatan tersebut
harus terdokumentasi (BPOM RI, 2012).
19
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
10. Transportasi
Selama proses transportasi, harus diterapkan metode transportasi yang
memadai. Obat dan/atau bahan obat harus diangkut dengan kondisi penyimpanan
sesuai dengan informasi pada kemasan. Metode transportasi yang tepat harus
digunakan mencakup transportasi melalui darat, laut, udara atau kombinasi di atas.
Apapun jenis transportasi yang dipilih, harus dapat menjamin bahwa obat dan/atau
bahan obat tidak mengalami perubahan kondisi selama transportasi yang dapat
mengurangi mutu. Kendaraan dan peralatan yang digunakan untuk mengirimkan,
menyimpan dan menangani obat dan/atau bahan obat harus sesuai persyaratan dan
lengkap untuk mencegah terjadinya paparan obat dan/atau bahan obat pada kondisi
yang dapat mempengaruhi stabilitas dan integritas kemasan, serta untuk mencegah
kontaminasi. Pengiriman obat dan/atau bahan obat harus aman dan dilengkapi
dengan dokumentasi yang sesuai untuk mempermudah identifikasi dan verifikasi
kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan. Jika terjadi kondisi yang tidak
diharapkan selama transportasi, harus segera dilaporkan kepada fasilitas distribusi
dan penerima obat dan/atau bahan obat.
Obat dan/atau bahan obat harus disimpan dan diangkut sesuai dengan
prosedur, agar:
a. Identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang.
b. Produk tidak mencemari dan tidak terkontaminasi oleh produk lain.
20
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
C. Evaluasi
Inspeksi diri harus dilakukan dalam rangka memantau pelaksanaan dan
kepatuhan terhadap pemenuhan CDOB dan untuk bahan tindak lanjut langkahlangkah
perbaikan yang diperlukan. Program inspeksi diri harus dilaksanakan
dalam jangka waktu yang ditetapkan dan mencakup semua aspek CDOB serta
kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, pedoman dan prosedur tertulis.
Inspeksi diri tidak hanya dilakukan dengan independen dan rinci oleh personil yang
kompeten dan ditunjuk oleh perusahan. Audit eksternal yang dilakukan oleh ahli
independen dapat membantu, namun tidak bisa dijadikan sebagai satu-satunya cara
untuk memastikan kepatuhan terhadap penerapan CDOB audit terhadap kegiatan
yang disubkontrakkan harus menjadi bagian dari program inspeksi diri. Semua
pelaksanaan inspeksi diri harus dicatat. Laporan harus berisi semua pengamatan
yang dilakukan selama inspeksi. Salinan laporan tersebut harus disampaikan
kepada manajemen dan pihak terkait lainnya. Jika dalam pengamatan ditemukan
adanya penyimpanan dan/atau kekurangan, maka penyebabnya harus diidentifikasi
dan dibuat CAPA harus didokumentasikan dan ditindaklanjuti (BPOM RI, 2012).
21
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
BAB III
TINJAUAN PBF KIMIA FARMA YOGYA DAN PEMBAHASAN
A. Aspek Manajemen Persediaan Obat dan Administrasi
1. Struktur organisasi
Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) merupakan unit distribusi
obat dan bahan obat yang dimiliki oleh PT. Kimia Farma Tbk. KFTD sudah tersebar
di seluruh Indonesia, salah satunya di Yogyakarta. KFTD cabang Yogyakarta
dipimpin oleh seorang branch manager yang bertugas untuk mengarahkan,
memimpin, dan mengawasi kinerja para staf yang berada di bawahnya. Oleh karena
itu agar tugas branch manager dapat terlaksana dengan baik, maka diperlukan suatu
struktur organisasi yang jelas terkait tugas dan tanggung jawab dari masing-masing
bagian agar proses distribusi dapat berjalan dengan baik (Lampiran 1).
Tugas dari seorang Apoteker di KFTD cabang Yogyakarta adalah
pengelolaan surat pesanan, penyiapan, serta dokumentasi obat-obatan psikotropika
dan narkotika, selain itu Apoteker juga dapat mengadakan pelatihan personil secara
berkala, terprogram, dapat dievaluasi efektivitasnya, dan mendokumentasikan hasil
pelatihan agar personil dapat bekerja sesuai dengan SOP yang diberlakukan. Tugas,
tanggung jawab, dan wewenang dari tiap-tiap bagian secara lengkap dapat
diuraikan sebagai berikut:
a. Branch manager memiliki tanggung jawab sebagai berikut:
1) Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan serta anggaran
perusahaan (RKAP).
2) Bertanggung jawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai
pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.
3) Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan yang
potensial dan pelanggan baru.
4) Menjaga dan meningkatkan citra perusahaan PT. Kimia Farma Trading
& Distribution di lingkungan kantor dan seluruh area coverage cabang.
5) Melakukan koordinasi dengan prinsipal setempat untuk mendukung
pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan.
22
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
23
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
24
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
25
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
perencanaan
usulan
anggaran
termasuk
pertimbangan
26
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
27
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
28
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
29
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
KFTD cabang juga telah melakukan distribusi dengan benar sesuai dengan
SOP dari KFTD pusat. SOP yang dibuat oleh KFTD pusat merupakan salah satu
persyaratan jaminan mutu agar dapat dipastikan bahwa mutu obat dan integritas
rantai distribusi dapat dipertahankan selama proses distribusi. Penyimpanan dan
pengiriman barang terjamin mutunya, dapat dilihat pada pemisahan penyimpanan
produk obat mulai dari jenis, suhu, dan tempat penyimpanan yang sesuai. KFTD
cabang juga memiliki mobil box untuk proses pengiriman barang kepada apotek
dan RS, serta untuk beberapa barang yang sangat membutuhkan perlakuan khusus
(misalnya vaksin) sudah dilengkapi dengan menggunakan wadah yang terdapat ice
pack dan termometer.
Semua proses distribusi yang dilakukan oleh KFTD cabang (mulai dari
pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pelaporan) harus terdokumentasi
dengan baik. Dokumentasi harus jelas dan rinci agar memudahkan dalam
pembuatan dan dengan adanya dokumentasi ini dapat meminimalkan risiko
kesalahan.
sudah
baik,
sehingga
dapat
meminimalkan
risiko
kesalahan
pendistribusian.
Inspeksi diri dilakukan untuk memantau pelaksanaan dan kepatuhan
pemenuhan CDOB serta untuk tindak lanjut langkah-langkah perbaikan yang
diperlukan. KFTD melakukan inspeksi diri dalam jangka waktu yang ditetapkan,
tim independendari kantor pusat dibentuk dan melakukan inspeksi berdasarkan
checklist penerapan kepatuhan CDOB.
30
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
2. Operasional
Sebelum PT. KFTD Yogyakarta melakukan penjualan harus didakan
pengadaan terlebih dahulu, jika mengikuti peraturan yang ada, pengadaan harus
melalui PT. KFTD pusat. Gambaran umum bisnis proses pada tingkat cabang
KFTD yaitu KFTD pusat yang mencarikan barang, kemudian pre-order dari pusat
dikirim ke pabrikan, dan pabrikan langsung mengirim barang ke KFTD cabang atau
dari pusat terlebih dahulu dilihat dari segi ekonomis dan efisien, dilihat juga
dari
jarak, jika langsung dikirimkan ke cabang, dokumen disampaikan kepusat oleh
31
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
cabang, tetapi ada beberapa produk yang memiliki pbf cabang di Yogyakarta
sehingga langsung dipesan melalui pbf cabang tetapi pre order tetap melalui pusat.
Untuk menghindari produk palsu maka seluruh pengadaan dilakukan melalui
KFTD pusat.
Saat penerimaan barang, kepala gudang beserta Apoteker penanggung jawab
memeriksa terkait jenis dan jumlah produk yang diterima disesuaikan dengan faktur
pemesanan produk, selain itu juga di cek nomor batch dan tanggal kadaluarsa
(expired date). Data yang diperoleh kemudian dicatat dan dimasukan ke dalam
sistem komputerisasi. Jika sewaktu-waktu ada recall dan atau retur barang, data
bisa terlihat di dalam sistem. Pada saat penyaluran, produk juga di periksa antara
nomor batch yang dikirim dengan nomor batch yang ada di dalam aplikasi.
Kemudian harus ditandatangani Apoteker penanggung jawab.
Beberapa produk harus disimpan berdasarkan persyaratan tertentu seperti
narkotika dan psikotropika tidak boleh tercampur dengan yang lain, produk non
farma juga harus di pisah dengan produk farma, produk suhu dingin disimpan di
chiller atau kulkas tetapi kulkas tidak disarankan karena suhu bisa turun drastis
ataupun menjadi panas apabila terjadi kerusakan. Sediaan seperti salep atau ovula
jika disimpan di suhu tinggi maka kestabilannya akan terganggu, jadi produk harus
disimpan sesuai suhu yang tertera pada kemasan produk agar stabilitas produk
terjaga, di KFTD terdapat beberapa macam ruangan dengan suhu kamar, suhu
sejuk. Sistem penyimpanan produk di PT. Kimia Farma Trading and Distribution
ada beberapa jenis yaitu, berdasarkan produk Kimia Farma dan non-Kimia Farma,
bentuk sediaan (kering, cair, injeksi, kosmetik), suhu penyimpanan (suhu diatas
25ºC, dibawah 25ºC, suhu 2-8ºC), produk paten dan generik. Produk-produk cair
seperti sirup atau minuman dan RL diletakkan di rak paling bawah agar tidak
membebani isi rak dan juga dapat diberikan pallet dan disusun sesuai dengan batas
ketinggian penumpukan produk yang ditentukan.
Pada KFTD cabang Yogyakarta, obat dan bahan obat dipisahkan agar tidak
terjadi mix-up (pencampuran) dan tidak terjadi interaksi antar bahan yang
kemungkinan dapat terjadi (Lampiran 3). Kosmetik seperti baby powder, shampoo,
bedak, pembersih wajah, dan lain sebagainya juga dipisahkan di ruangan khusus
32
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
yaitu di gudang kosmetik dan bahan cairan di mana pada pemisahannya kosmetik
diletakkan di dalam rak masing-masing sedangkkan cairan seperti minuman dan
lain-lain diletakkan pada tempat khusus sehingga meminimalkan resiko interaksi
atau bahan rusak (Lampiran 4). Obat-obatan seperti sitostatika memerlukan
perlakuan khusus agar tidak mengkontaminasi pada saat pengambilan,
pengemasan, dan pendistribusian bahan memiliki ruang tersendiri.
Sama halnya dengan produk narkotika dan psikotropika juga memiliki tempat
penyimpanan tersendiri dan ruangan tersebut hanya dapat dibuka dan produk
diambil oleh Apoteker penanggung jawab. Semua ruang penyimpanan dijaga
suhunya agar tidak terjadi kerusakan pada obat dan bahan obat yang terdapat
didalam, ruangan tersebut sesuai dengan suhu penyimpanannya masing-masing.
Obat-obatan dengan jumlah karton yang banyak, untuk cadangan dan agar
penyimpanannya lebih dekat dengan letak gudang obat maka untuk penyimpanan
cadangannya disimpin di gudang karton (Lampiran 5).
Pelayanan yang benar harus ada surat pesanan terlebih dahulu kemudian di
validasi oleh Apoteker penanggung jawab, untuk memeriksa kebenaran, seperti
nama Apoteker, keabsahan SIPA, produk harus ditulis satu item satu surat pesanan
dan penulisan harus jelas, kemudian jumlah yang diminta harus ditulis dalam huruf
untuk menghindari kecurangan salesman, PBF membantu mengawasi peredaran
obat keras dengan memeriksa kewajaran pemesanan seperti jumlah. PBF harus
melakukan screening surat pesanan, surat pesanan untuk narkotik akan dilayani
setelah surat pesanan ada. Untuk produk biasa terdapat kesulitan yaitu terkadang
apotek memesan melalui telepon dan salesman sehingga ketika barang dikirim surat
pesanan belum siap, kasus yang paling sering terjadi yaitu surat pesanan tidak
lengkap. Surat pesanan disarankan ditinggalkan di outlet sehingga dapat diberikan
oleh pengirim barang.
Produk-produk yang mengalami kerusakan baik akibat proses penyimpanan
maupun karena expired date atau yang tidak, memenuhi persyaratan harus
dipisahkan dari produk yang masih baik agar meminimalkan produk tersebut
didistibusikan kembali. Produk-produk tersebut harus dimasukan ke dalam ruang
karantina agar tidak terdistribusi lagi yang nantinya akan diproses/diputuskan
33
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
apakah masih dapat diretur atau harus mengalami pemusnahan. Pemusnahan obat
jarang dilakukan karena pekerjaan regular sudah terlalu padat sehingga
pemusnahan dibuat seminimal mungkin dengan cara meminimalkan persediaan
sehingga stok tidak banyak di gudang dikarenakan apabila persediaan banyak di
gudang sedangkan obat tersebut slow moving maka kemungkinan obat tersebut
rusak sangat tinggi.
Pengiriman cabang Yogya dilakukan dua minggu sekali, contoh rata-rata
penjualan menggunakan data historis penjualan yang nantinya akan dibangun oleh
pusat ditambah dengan buffer stock, ada juga safety stock. Total maksimal 39 hari
maka akan ketemu jumlah yang ditentukan dari perhitungan tersebut akan dilihat
stock on hand, kemudian dapat ditentukan jumlah yang harus diambil. Jumlah tidak
boleh sampai stock out dan tidak boleh terjadi penumpukan barang karena KFTD
pusat tidak menerima retur. Jika ada barang yang sudah melewati tanggal expired
date maka akan dimusnahkan di cabang sementara di KFTD Yogya tidak terdapat
tempat pemusnahan. Pemusnahan tidak dianjurkan dengan cara ditimbun ataupun
di bakar karena akan menyebabkan polusi, yang paling bagus di ineserator. Jika ada
barang di outlet yang sudah melewati expired date maka akan dikembalikan ke
PBF. Untuk pemusnahan belum pernah dilakukan di KFTD Yogya, tetapi SOP
untuk pemusnahan tetap ada. KFTD Yogya memiliki gudang karantina, barang
yang sudah melewati tanggal expired date dipisahkan di gudang karantina untuk
menghindari pelayanan yang salah.
Pengambilan produk disesuaikan dengan identitas produk yang dimintakan
dalam faktur permintaan obat dan harus dilihat sebaik mungkin, produk obat
dengan nama Cholamfecort berbeda dengan produk dengan nama Chloramfecort H
sehingga harus dicermati dengan benar obat mana yang dimaksudkan dalam faktur
agar tidak terjadi kesalahan pengambilan hingga pendistribusian. Kemudian
melihat nomor batch yang tertera pada kemasan yang nantinya akan dikemas dan
dikirim kepada pelanggan. Selain itu pada setiap pengambilan produk, setiap
produk yang diambil ditulis tanggal pemesanan sesuai faktur, nomor faktur, jumlah,
dan nama tempat pemesanan pada buku stok yang telah tersedia sehingga apa bila
terjadi kesalahan dalam pengambilan dan pendistribusian obat tersebut dapat
34
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
dengan cepat diatasi sehingga tidak adanya keluhan pelanggan terhadap kinerja dari
PBF. Selain itu nomor batch harus disesuaikan antara nomor batch produk yang
akan dikirim dengan nomor batch yang tertera pada aplikasi. Tujuan dari
pemeriksaan ini adalah untuk mengontrol pendistribusian barang.
Jika sewaktu-waktu ada ketidaksesuaian seperti produk harus mengalami
recall (penarikan) maka obat dapat ditelusuri pendistribusiannya kemudian akan
lebih mudah dilacak keberadaannya. Hal ini dikarenakan, pada saat terjadinya
recall BPOM memiliki tenggang waktu antara penarikan barang dipasaran dengan
laporan yang wajib diserahkan kepada BPOM, utamanya untuk recall cito yang
hanya berlangsung satu hari. Sehingga apabila apa penyidikan BPOM di pasaran
tidak ada lagi ditemukan produk recall yang diperjualbelikan bahkan jika diperiksa
sampai ke dokter.
Sebelum produk yang telah diambil dan akan dikemas terlebih dahulu dicek
kembali sebelum akan dikemas, hal ini agar meminimalisir kesalahan dalam
pengambilan produk, selain dicek nama produk yang diambil jumlah produk dan
no batch juga harus dicek agar tidak terjadi kesalahan karena apabila sudah dikemas
dan diketahui adanya kesalahan dalam pengabilan produk dapat merugikan
pelanggan dikarenakan seharusnya produk yang dipesan dapat sampai tepat waktu
dikarenakan adanya kesalahn kecil akan memperlama pendistribusian produk
tersebut, dan akan membuat pelangan kecewa terhadap kinerja PBF. Proses
pengemasan produk yang telah diambil harus disesuaikan dengan jenis sediaan.
Jika produk akan dihantarkan pada suatu pelanggan terdapat produk cair dan
produk kering, dan atau obat atau bahan obat maka produk tersebut harus dikemas
masing masing terlebih dahulu baru kemudian dapat disatukan. Hal ini untuk
menghindari pencampuran akibat proses pengemasan dan apabila terjadi kebocoran
akibat proses pendistribusian, produk sedian cair tidak akan membasahi ataupun
merusak produk bahan kering. Begitu halnya pada saat pengiriman, produk yang
dimasukan dalam kendaraan hantaran harus disusun dimana produk cair dibagian
bawah sedangkan produk kering seperti tablet dan lain-lain disimpan pada bagian
atas karena lebih ringan dan hal ini harus diperhatikan sebaik mungkin. Namun
pada pengaplikasiannya tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku di mana
35
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
produk sediaan cair seperti suspensi dan larutan masih digabungkan dengan produk
kering seperti tablet dan lain-lain pada saat dalam pengemasannya. Hal ini
ssebenarnya tidak diperbolehkan karena apabila terjadi hal yang tidak diinginkan
seperti botol pecah, akan merusak sediaan yang lainnya, namun disisi lain juga
memiliki keuntungan di mana dapat meminimalkan ruang dalam pendistribusian
seingga ruang penyimpanan dapat memuat produk lebih banyak dan pendistribusian
dapat lebih efektif.
36
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
37
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
38
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
merupakan kewajiban dari BPOM, semua recall harus dilaporkan ke POM dan
balai besar. Produk recall harus di letakkan di gudang karantina. Setelah karantina
ada release, sementara disimpan diberi penandaan.
10. Transportasi
PT. KFTD cabang Yogyakarta menggunakan alat transportasi yaitu mobil,
mobil box, dan motor. Untuk setiap kendaraan yang digunakan, suhu disesuaikan
dengan obat yang akan didistribusikan. Untuk mobil memiliki suhu yang lebih
dapat diatur, untuk mobil box membutuhkan alat pendingin khusus, begitu juga
dengan motor, harus dilengkapi dengan alat pendingin khusus seperti cool box.
C. Evaluasi
1. Inspeksi diri dan audit mutu
PBF Kimia Farma Cabang Yogyakarta melakukan inspeksi diri setiap tiga
bulan sekali yang dilakukan oleh Apoteker penanggung jawab. Hasil dari inspeksi
diri dilaporkan ke BPOM dan Kimia Farma Trading and Distribution Pusat di
Jakarta. Laporan yang disampaikan berupa laporan pendukung jalannya CDOB,
pencatatan suhu, dan kebersihan. Inspeksi juga dilakukan jika terjadi kesalahan
pada PBF yang bersangkutan, sehingga perlu dilakukan Corrective Action and
Preventive Action (CAPA).
Pada PBF Kimia Farma, selain dilakukan inspeksi diri, terdapat juga audit
mutu. Audit mutu di PBF Kimia Farma merupakan audit yang dilakukan oleh pihak
internal dalam hal ini dilakukan oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) dan pihak
eksternal yaitu BPOM, akuntan publik. Audit mutu dilakukan secara periodik dan
dilengkapi dengan surat pengantar dari pihak yang akan melakukan audit. SPI yang
melakukan audit adalah SPI yang ditunjuk dari pusat yaitu dari Kimia Farma
Holding, yang bertugas khusus melakukan audit mutu.
39
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
farmasi yang dilihat apakah obat bercampur dengan kosmetik atau minuman. Selain
itu juga dilihat suhu tempat penyimpanan sediaan farmasi yang telah sesuai dengan
suhu penyimpanan yang disyaratkan atau tidak. Audit sediaan farmasi ini dapat
dilakukan oleh BPOM atau dari pihak internal perusahaan.
40
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Calon Apoteker telah memahami mengenai peran, fungsi, dan tanggung jawab
Apoteker dalam pelayanan kefarmasian di PBF.
2. Calon Apoteker telah memiliki wawasan, pengetahuan, keterampilan, dan
pengalaman praktis untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di PBF.
3. Calon Apoteker telah melihat dan mempelajari strategi dan pengembangan PBF.
4. Calon Apoteker telah memahami dunia kerja yang terjadi di PBF.
5. Calon Apoteker telah memahami gambaran nyata tentang permasalahan
pekerjaan kefarmasian di PBF.
B. Saran
1. Sebaiknya kebersihan di gudang penyimpanan lebih diperhatikan karena
dikhawatirkan dapat mempengaruhi kualitas obat.
2. Sebaiknya SOP disosialisasikan kepada karyawan, terutama karyawan baru
untuk meminimalisir terjadinya kesalahan.
41
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
DAFTAR PUSTAKA
42
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
LAMPIRAN
43
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
44
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
45
Laporan PKPA PBF Kimia Farma Yogyakarta
Program Studi Profesi Apoteker Angkatan XXX
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
46