MODUL 2

SIKLUS PROYEK KONSTRUKSI

CAPAIAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari bab ini anda
diharapkan dapat:
a. Menjelaskan tahapan siklus
proyek konstruksi
b. Menjelaskan karakteristik
siklus proyek
c. Menjelaskan pihak-pihak
yang termasuk dalam
stakeholder proyek
d. Menjelaskan pengaruh
organisasi terhadap
pelaksanaan proyek.
e. Menjelaskan ketrampilan-
ketrampilan pokok yang ada
dalam manajemen umum.
f. Menjelaskan pengaruh
lingkungan sosial ekonomi
terhadap proyek

36
 Kegiatan proyek konstruksi merupakan kegiatan yang dilakukan secara
sistematis dan bertahap, mulai dari kegiatan awal sampai kegiatan akhir. Tahap-tahap
kegiatan proyek yang dilakukan mulai awal sampai pada kegiatan akhir disentu dengan
siklus hidup proyek. Setiap tahap kegiatan proyek saling terkait antara tahap satu
dengan tahap lainnya, antara tahap sebelumnya dan tahap berikutnya. Disamping itu,
siklus proyek sangat dipengaruhi oleh lingkungan proyek, terutama stakeholder proyek
dan keberadaan organisasi yang menaungi suatu kegiatan proyek. Secara umum setiap
tahap kegiatan proyek terkait dengan kegiatan teknis apakah yang akan dikerjakan,
produk yang akan dihasilkan pada setiap tahap, siapakan yang akan terlibat dalam
setiap tahap proyek, dan bagaimana melakukan pengawasan dan menyetujui kegiatan
tiap tahap. Pada bab berikut ini akan dibahas tentang tahap siklus proyek, stakeholder
proyek, pengaruh organisasi, pengaruh lingkungan sosial ekonomi terhadap proyek, dan
perilaku kegiatan proyek.

Gambar 2. Kegiatan proyek dilakukan secara sistematis

1. TAHAPAN DAN SIKLUS HIDUP PROYEK

Siklus hidup proyek adalah tahap-tahapan yang saling berhubungan mulai awal
kegiatan proyek sampai akhir kegiatan proyek (PMI, 2004). Mengingat suatu proyek
bersifat unik, maka akan selalu dijumpai masalah ketidak pastian. Dalam pelaksanaan
suatu proyek biasanya dilaksanakan dalam beberapa tahap/phase. Tahap-tahap
pelaksanan proyek dikenal dalam istilah siklus hidup proyek.

Karakteristik Tahapan Suatu Proyek

Tiap-tiap tahapan suatu proyek ditandai dengan penyelesaian satu atau lebih
deliverables. Suatu deliverables bersifat terukur, misalnya study kelayakan, detail-detail
37
suatu desain atau pekerjaan suatu prototype. Deliverables. dan karenanya suatu tahapan
merupakan bagian dari urutan-urutan umum dari desain yang logis untuk menjamin
definisi produk atau proyek yang sesuai.
Dapat disimpulkan bahwa tahapan proyek umumnya ditandai dengan
tinjauan ulang (review) terhadap dua kunci utama deliverables dan unjuk kerja proyek
yaitu (a) menentukan kapan proyek dilanjutkan ketahap berikutnya, dan (b) mendeteksi
dan membetulkan kesalahan dalam analisis biaya secara efektif. Tahap atau tinjauan
akhir ini sering disebut phases exist (tahap pengadaan), stage gates (gerbang langkah)
or kill points (titik berbahaya). Setiap tahap proyek secara umum meliputi seperangkat
rencana definisi deliverables untuk menetapkan tingkat pengawasan manajemen yang
diinginkan. Kebanyakan tahap-tahap ini berhubungan deliverable tahap pertama, dan
tahapan berikutnya seperti analisis kebutuhan (requirwements), desain (design),
membangun (built), uji coba (test), memulai (startup), penyerahan (turnover), dan
sebagainya.

Menentukan kapan Mendeteksi dan membenarkan

proyek dapat dilanjutkan kesalahan dalam analisis biaya
(secara efektif)

KARAKTERISTIK SIKLUS PROYEK

Siklus proyek menyajikan tentang definisi kegiatan proyek dari awal sampai akhir.
Siklus proyek akan menentukan apakah kegiatan study kelayakan diperlukan sebagai
tahap awal proyek atau bagian yang terpisah dari proyek. Siklus proyek juga
menentukan apakah tindakan transisi pada awal dan akhir proyek, termasuk kegiatan
proyek atau tidak. Dalam hal ini siklus proyek dapat digunakan sebagai penghubung
antara dengan kegiatan operasional untuk membentuk organisasi proyek.
Siklus Proyek umumnya mendefinisikan:
1. Kegiatan teknis apakah yang akan
2. Kapan deliverable akan dihasilkan pada setiap phase dan bagian setiap
deliverable direview, diferivikasi dan falidasi
3. Siapakan yang akan terlibat dalam setiap tahap proyek
4. Bagaimana melakukan pengawasan dan menyetujui kegiatan tiap tahap.

38
Siklus proyek dapat bersifat umum dan bersifat detail. Deskripsi siklus proyek yang
tertalalu detail memiliki berbagai bentuk, bagan dan ceklist untuk menunjukkan
struktur dan konsistensi pelaksanaan proyek. Siklus proyek yang detail sering disebut
dengan metodologi manajemen. Kebanyakan siklus proyek memiliki sejumlah
karakteristik umum yaitu:
1. Penggunaan biaya dan staf /tenaga kerja pada awal rendah dan bertambah tinggi
kearah akhir, dan langsung rendah/turun pada tahap akhir

Biaya &
Tenaga kerja

tahap tahap tahap

perencanaan pelaksanaan penyelesaian

Mulai Waktu Selesai

Gambar 2.1 Siklus Proyek Secara Umum

2. Kemungkinan kesuksesan pelaksanan proyek rendah, dan risiko ketidakpastian
tinggi pada awal proyek. Kemungkinan kesuksesan pelaksanaan proyek
umumnya akan nampak pada tahap pelaksanaan proyek selanjutnya.
3 Kemampuan stakeholder untuk mempengaruhi karakteristik final produk dan
biaya final proyek sangat tinggi pada saat awal dan langsung menurun/rendah
pada setelah proyek berjalan. Konstribusi utama pada penomena ini adalah
perubahan biaya dan koreksi kesalahan umumnya meningkat saat proyek
berlangsung.

REPRESENTASI SIKLUS PROYEK

Contoh berikut dapat dijadikan contoh beberapa model siklus proyek yang
sering digunakan. Proyek depertemen Pertahanan AS (April 2000) tahapan siklus
proyek dilakukan sebagai berikut:
1. Tahap konsep dan pengembangan teknologi (concept and technology
development)- meliputi kegiatan: pengkajian terhadap berbagai alternatif yang
akan digunakan, pengembangan komponen/subsistem dan pendemonstrasian
39
 teknologi dengan sistem konsep baru, dan tahap ini diakhiri dengan pemilihan
teknologi yang akan digunakan.
2. Tahap pengembangan sistem dan uji coba (system development and
demonstration) – meliputi kegiatan: integrasi sistem, meminimalisasi risiko
yang mungkin terjadi, uji coba pengembangan model, pengembangan dan uji
coba awal terhadap pelaksanaan dan evaluasi. Tahap ini diakhir dengan uji coba
pada lingkungan/kontek yang sebenarnya.

Gambar 2. Pengembangan Sistem dan Uji Coba

3. Tahap produksi dan penyebaran (production and deployment) – meliputi
kegiatan produksi awal dalam volume terbatas, produksi secara penuh sesuai
kapasitas. Tahap ini tumpang tindih dengan tahap operasi dan pendukung
4. Tahap pendukung (support): tahap ini sebenarnya bagian dari tahap produksi,
tetapi kenyataannya proses pelaksaaan manajemen secara berkelanjutan. Dalam
berbagai proyek, dalam tahap ini dilakukan proses perbaikan kapasitas, koreksi
terhadap kesalahan produk dan sebagainya.

Gambar 2.2 Tahapan Siklus Proyek

40
Proyek Konstruksi: siklus proyek konstruksi umumnya dapat digambarkan seperti
gambar 2.3. sebagai berikut:
1. Tahap studi kelayakan (feasibility)- tahap ini meliputi kegiatan: perumusan
proyek, studi kelayakan, strategi perencanaan dan persetujuan. Keputusan
untuk melajutkan atau tidak proyek yang akan dibuat dilakukan pada akhir
tahap ini.
2. Perencanaan dan disain (planning and design) - tahap ini meliputi kegiatan:
pembuatan desain utama (base design), pembiayaan dan penjadualan, masalah
kontrak dan pembuatan detail perencanaan. Penyelesaian kontrak dilakukan
dalam akhir tahap ini.
3. Tahap konstruksi (constraction) – tahap ini meliputi manufacturing (penyiapan
mesin), penyerahan, pekerjaan sipil, pemasangan mesin-mesin dan uji coba.
Semua fasilitas harus sudah lengkap dan sempurna pada akhir tahap ini.
4. Tahap akhir dan mulai operasi (turnover and startup) – tahap ini meliputi: uji
coba akhir dan perawatan. Pada akhir tahap ini semua fasilitas harus sudah dapat
bekerja secara penuh.
Beroperasi secara
pekerjaaan semua selesai penuh
Prosentase pekerjaan

100%

Kontrak selesai

Keputusan
Proyek terus/tidak

I II III IV
Waktu

Gambar 2.3. Siklus Proyek

2. STAKEHOLDER PROYEK
41
 Stakeholder proyek adalah individu atau suatu organisasi yang secara aktif
terlibat dalam suatu proyek, atau siapun yang menaruh perhatian terhadap proyek baik
dia memiliki pandangan positif ataupun negatif terhadap proyek; mereka menggunakan
pengaruhnya terhadap pelaksanaan dan hasil proyek. Tim manajemen suatu proyek
harus mampu mengidentifikasi stakeholder, mengetahui kebutuhannya, dan kemudian
mengelola kebutuhan tersebut untuk kepentingan penyelesaian proyek. Stakeholder
kunci suatu proyek meliputi:
1. Manajer proyek (Project manager): adalah individu yang bertanggung jawab
mengelola proyek
2. Pelanggan/pengguna (customer/user): adalah individu atau organisasi yang akan
menggunakan produk proyek.
3. Organisasi penyelenggara (performing organization): adalah suatu perusahaan
dimana karyawannya terlibat dalam pekerjaan penyelesaian proyek
(kontraktor/sub kontraktor)
4. Anggota tim proyek (project tim members) – adalah kelompok pelaksana
pekerjaan proyek

Gambar 2. Anggota tim proyek

5. Penyandang dana (sponsor) – individu atau kelompok, baik berasal dari dalam
atau luar organisasi pelaksana yang menyediakan pendanaan proyek.
6. Kelompok/orang yang berpengaruh(Influencers): adalah individu atau kelompok
orang yang secara tidak langsung terkait dengan penggunaan produk proyek,
tetapi berpengaruh pada pemakai produk proyek, sehingga berpengaruh pada
pelaksanan proyek baik secara positif maupun negatif.
7. Kantor Manajemen Proyek (Proyect Management Office): hal ini jika suatu
proyek memiliki kantor induk/pusat, sehingga juga sekaligus sebagai
stakeholder, jika secara lansung maupun tidak bertanggung jawab terhadap hasil
proyek.

42
 Dalam kenyataannya terdapat berbagai macam kategori stakeholder suatu
proyek seperti: pemilik/pendiri, penjual dan kontraktor, anggota tim pelaksana dan
keluarganya, lembaga pemerintah dan media masa, warga secara individu, organisasi
loby baik yang sementara atau permanen, dan masyarakat secara umum. Mengelola
harapan dan keinginan berbagai stakeholder suatu proyek merupakan suatu hal yang
amat sulit karena setiap kelompok stakeholder memiliki tujuan dan kepentingan yang
berbeda. Misalnya: pada proyek real estate: perusahaan menginginkan proyek selesai
tepat waktu; pemerintah daerah menginginkan dapat pajak yang maksimal, pemerhati
lingkungan menginginkan agar proyek tidak mengganggu lingkungan, sedangkan
masyarakat sekitar menginginkan agar jangan sampai tergusur karena ada proyek, dan
menginginkan terserap sebagai tenaga kerja.
Proyek

Sponsor
Proyek

Manajer
Proyek

Tim Manajemen
Proyek

Tim Proyek

Stakeholder Proyek

Gambar 2.4. Keterkaitan Stakeholder dan Proyek

Dari gambar 2.4 di atas nampak bahwa proyek dipengaruhi oleh stakeholder (sponsor,
manajer proyek, tim manajmen, tim proyek, dan pihak lain yang berkepentihgan). Oleh
karena itu keberhasilan suatu proyek sangat dipengaruhi oleh hubungan antara
stakeholder tersebut.

3. PENGARUH ORGANISASI
Keberadaan organisasi yang menaungi suatu kegiatan proyek sangat
mempengaruhi pelaksanaan proyek yang bersangkutan. Misalnya proyek diadakan
oleh pemerintah daerah, maka organisasi pemerintah daerah tersebut akan
mempengaruhi pelaksanaan proyek yang bersangkutan. Kematangan organisasi

43
penyelenggara proyek akan mempengaruhi sistem manajemen proyek, budaya, perilaku,
dan struktur organisasi. Proyek yang berbasis organisasi adalah kegiatan yang
dilakukan terutama semata untuk suatu proyek Organisasi dalam hal ini dibagi menjadi
dua yaitu:
1. Organisasi dimana pendapatannya terutama didapat dari penyelenggaraan
proyek – seperti perusahaan arstitektur, perusahaan jasa keteknikan, konsultan,
kontraktor konstruksi, kontraktor pemerintah (BUMN), organisasi-organisasi
nonpemerintah.
2. Organisasi yang mengadopsi konsep management by project . Organisasi model
ini cenderung menggunakan sistem manajemen yang menempatkan manajemen
proyek sebagai patokan.
Pada sisi lain non proyek yang berbasis organisasi sering kurang dalam sistem
manajemennya untuk merancang dan mendukung kebutuhan proyek secara efektif dan
efesien. Tidak adanya proyek yang berorientasi sistem, membuat manajemen proyek
lebih sulit diterapkan. Dalam beberapa kasus non proyek yang berbasis organisasi akan
memiliki beberapa departemen atau sub unit yang menjalankan/melaksanakan kegiatan
proyek yang ada. Dalam hal ini tim manajemen proyek harus sadar sekali tentang
pengaruh sistem organisasi terhadap proyek yang dilaksanakan.

Tipe (Style) dan Struktur Organisasi

Sebagian besar suatu organisasi dikembangkan berdasarkan suatu budaya
yang unik. Budaya organisasi ini akan dimanifestasikan dalam suatu nilai, norma,
kepercayaaan dan harapan-harapan; yang nampak dalam: kebijakan-kebijakan
organisasi; otoritas hubungan antar bagian dan dalam beberapa faktor lainnya. Budaya
organisasi sering mempengaruhi pelaksanaan proyek.

Struktur Organisasi.
Pembentukan struktur suatu organisasi harus disesuaikan dengan sumber daya
yang dimiliki oleh proyek. Struktur organisasi suatu proyek dapat dilukiskan dalam
rentangan spektrum dari struktur fungsional sampai pada struktur proyek murni.

44
Tabel 2.1. Struktur Organisasi
Struktur
Organis Fungsional Matrik Proyek Murni
asi
Karakteristik Lemah Sedang Kuat
Proyek
Otoriotas Kecil/tidak ada Terbatas Sedang Kuat Tinggi/menyeluruh
Pimpinan Proyek
Penugasan Amat 0-25% 25-60% 50-95% 85-199%
Personil Pada terbatas/tidak ada
Proyek
Peran/tugas Part-time Part-time Part-time Part-time Part-time
pimpinan proyek
Peran Staf inti Kordinator Kordinator Manajer Manajer Manajer proyek
proyek proyek/pemimpin proyek/pemimpin proyek Proyek
proyek proyek
Staf Administrasi Part-time Part-time Part-time Part-time Part-time
proyek

Sumber; PMI (2004)

Struktur organisasi klasik adalah struktur organisais fungsional, dalam hal ini stuktur
organisasinya bersifat hierarchis, dimana setiap staf hanya mewakili satu atasan. Staf
organisasi dikelompokkan sesuai dengan bidang spesialisasinya seperti bidang produksi,
pemasaran, teknik, akunting, dimana manajer fungsional berada pada posisi puncak.
Model struktur organisasi fungsional dapat dilukiskan seperti gambar 2.5 di bawah ini.

Dirut
Dirut Kordinasi Proyek

Manajer Manajer Manajer

Manajer Manajer Manajer
Fungsional Fungsional Fungsional
Fungsional Fungsional Fungsional

Staf Staf Staf

Staf Staf Staf

Staf Staf Staf

Staf Staf Staf

Staf Staf Staf

Staf Staf Staf

Gambar 2. 5. Organisasi Fungsional

45
4. PENGARUH LINGKUNGAN SOSIAL EKONOMI TERHADAP PROYEK
Seperti pada manajemen umum, suatu proyek juga dipengaruhi oleh faktor
lingkungan seperti sosial ekonomi. Tim manajemen proyek harus memahami kondisi
saat ini dan beberapa kecenderungan yang mungkin timbul yang berpengaruh besar
terhadap keberadaan proyek. Beberapa variabel sosial ekonomi yang sering
mempengaruhi suatu proyek antara lain: (l) Standard dan Peraturan yang berlaku, (2)
keadaan/kondisi global, (3) budaya dan (4) ketahanan lingkungan sosial ekonomi.
Krisis ekonomi yang mulai terjadi di Indonesia tahun 1998, ternyata sangat berpengaruh
pada proyek-proyek konstruksi, dimana pada kurun waktu itu banyak perusahaan jasa
konstruksi yang membangun proyek konstruksi bangkrut.

Gambar 2. Krisis ekonomi berdampak pada proyek konstruksi

Manajemen proyek merupakan suatu usaha yang bersifat integrative. Tindakan atau
kegagalan yang dialami dalam suatu sub bidang akan mempengaruhi bidang lainnya.
Interaksi antar bidang tersebut secara langsung harus dipahami dengan baik, dan
mungkin sulit dipisahkan dan bersifat tidak pasti. Misalnya perubahan lingkup suatu
proyek akan mempengaruhi harga, tetapi mungkin tidak mempengaruhi moral tim atau
kualitas produk. Proyek manajemen yang berhasil memerlukan kemampuan yang aktif
dalam mengelolaan interaksi yang terjadi pada berbagai sektor proyek.

5. KETRAMPILAN POKOK DALAM MANAJEMEN UMUM

Manajemen umum (general management) merupakan area yang bersifat luas
dan terkait dengan setiap aspek pengelolaan perusahaan. Beberapa topik yang terkait
dengan manajemen umum antara lain:
o Keuangan dan akunting, penjualan dan pemasaran, penelitian dan
pengembangan serta manufaktur dan distribusi.
46
 o Struktur organisasi, strategi perencanaan, perilaku organisasi, administrasi
personalia, kompensasi, keuntungan dan alur karir
o Pengelolaan kerja yang berhubungan dengan motivasi, pendelegasian tugas,
pengawasan, pembentukan team kerja, manajemen konflik dan berbagai teknik
lainnya.
o Pengelolaan diri sendiri yang berhubungan dengan manajemen waktu,
manajemen stress dan berbagai teknik lainnya.
Ketrampilan/skill manajemen umum merupakan landasan bagi pembentukan
ketrampilan manajemen proyek. Hal ini merupakan hal yang sangat penting bagi para
menejer. Pada berbagai proyek yang ada, ketrampilan-ketrampilan pada manajemen
umum sangat diperlukan dalam manajemen proyek. Beberapa ketrampilan pada
manajemen umum yang sangat berhubungan dengan pengelolaan suatu proyek antara
lain
(l) Kepemimpinan
Masalah kepemimpinan terkait dengan:
a. beberapa aspek seperti: penetapan arah kebijakan (establishing direction),
misalnya penentuan visi perusahaan dimasa mendatang dan strategi untuk
mencapai misi yang telah ditetapkan
b. pengelolaan orang (aligning people) misalnya: mengkomunikasi visi yang telah
dibuat pada seluruh karyawan dan menjelaskan bagaimana cara mencapai visi
tersebut
c. Motivasi dan inspirasi (motivating and inspring), misalnya: membantu karyawan
mengembangkan kemampuan pribadinya untuk mengatasi masalah-masalah
yang ada, baik berupa birokrasi dan keterbatasan sumberdaya akibat terjadi
perubahan.

Gambar 2. Kepemimpinan
47
(2) Komunikasi:
Komunikasi melibatkan masalah pertukaran informasi. Pengirim pesan/informasi
bertanggung jawab terhadap kejelasan, ketepatan informasi, sehingga penerima
informasi dapat menerima informasi dengan benar. Pada dasarnya komunikasi
memiliki beberapa dimensi antara lain:
a. Tertulis atau lisan, pendengar dan pembicara
b. Internal (untuk kalangan sendiri) dan eksternal (untuk pelanggan, media,
masyarakat umum dan sebagainya)
c. Bersifat formal (laporan, pengarahan dan sebagainya) dan informal (memo
percakapan yang bersifat khusus/ad hoc conversation, dan sebagainya)
d. Bersifat vertical (antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi) dan bersifat
horizontal (antara karyawan/staf selevel)

Gambar 2. Komunikasi salah satu cara dalam penyampaian informasi

(3) Negoisasi
Negoisasi adalah usaha untuk melakukan pembicaraan dengan seseorang sehingga
tercapai suatu persetujuan/kesepakatan. Suatu perjanjian bisa dinegoisasikan secara
langsung atau melibatkan pihak lain seperti asisten/wakil, mediasi atau melalui badan
arbitrase. Prose negosiasi dapat terjadi dalam dalam berbagai isu dan dalam berbagai
waktu dan berbagai tingkatan, tingkatan organisasi proyek. Umumnya hal-hal yang
dinegoisasikan dalam suatu proyek antara lain:
a. Lingkup, harga dan jadual pencapaian tujuan proyek
b. Perubahan lingkup, harga atau jadual
c. Kontrak beserta persyaratan-persyaratannya
d. Tugas-tugas
e. Sumber daya

48
 Gambar 2. Negosiasi proses
tercapainya suatu kesepakatan

(4) Pemecahan masalah,

Pemecahan masalah berhubungan dengan penemuan dan penentuan masalah dan
pembuatan keputusan. Dalam penentuan suatu masalah harus mampu membedakan
antara penyebab masalah dan gejala (symptoms). Suatu masalah bisa muncul dari
internal proyek atau dari luar proyek. Suatu masalah bisa bersifat teknik, manajerial,
atau interpersonal. Pembuatan keputusan adalah usaha untuk melakukan analisis
terhadap masalah dan mengidentifikasi beberapa pemecahan yang tepat dan kemudian
memilih alternatif pemecahan masalah. Keputusan yang diambil bisa dibuat sendiri
atau diperoleh dari pihak lain seperti konsumen, tim kerja, manajer lini/fungsional.
Sekali suatu keputusan telah dibuat, maka keputusan itu harus diimplementasikan.
Suatu keputusan yang dianggap “benar” , mungkin bukan merupakan keputusan yang
terbaik, jika keputusan itu dibuat terlalu cepat atau sangat terlambat.

6. KEGIATAN/PROSES PROYEK
Proyek merupakan gabungan dari suatu proses/tahapan. Proses adalah seperangkat
tindakan untuk mencapai tujuan/hasil yang diharapkan . Tahapan/proses suatu proyek
dibuat oleh manusia dan umumnya dibagi menjadi dua kategori yaitu:
o Proses manajemen proyek, menjelaskan organisasi dan penyelesaian suatu
proyek.
o Proses yang berorientasi produk: menetapkan dan menciptakan produk suatu
proyek.
Kedua komponen tersebut saling tumpang tindih dan berinteraksi sepanjang siklus
proyek pengelompokan tahap suatu proyek dapat dilakukan dalam lima kategori yaitu:
a. Tahap inisiasi/awal (initiating proseses): adalah proses yang dilakukan untuk
pemberian hak untuk pendirian/pelaksanan proyek
49
b. Tahap perencanaan (planning process): adalah kegiatan yang dilakukan untuk
mendefinisikan dan mengkongkritkan tujuan proyek dan memilih alternatif
tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan proyek
c. Tahap pelaksanaan (executing priocess): adalah kegiatan yang dilakukan untuk
mengkoordinasikan manusia dan sumber daya lainnya dalam melaksanakan
perencanaan yan telah dibuat
d. Tahap pengendalian (controlling process): adalah kegiatan yang dilakukan untuk
melakukan pengawasan/monitoring dan mengukur kemajuan dalam pencapaian
tujuan, sehingga dapat diketahui penyimpangan yang terjadi, dengan demikian
dapat dilakukan tindakan pembetulan.
e. Tahap penutupan (clocing process): adalah kegiatan yang dilakukan untuk
menyelasaikan segala aktivitas proyek dengan baik dan proyek siap diserahkan
kepada pemilik.

Tahapan kegiatan proyek seperti di atas bersifat saling tumpang tindih, dimana hasil
kegiatan dalam satu tahap menjadi masukan untuk tahap berikutnya.

Proses Proses
inisiasi Perencanaa
n

Proses Proses
Pengawasan pelaksanaan

Proses
penutupan

TandaGambar 2.6. Keterkaitan Proses dalam Setiap Tahap Proyek

panah menunjukkan
aliran/arah informasi

Dari gambar 2.6 di atas terlihat bahwa proses inisiasi dan proses pengawasan
merupakan masukan bagi peroses perencanaan; proses perencanaan merupakan
masukan bagi proses pelaksanaan; sedangkan proses pengawasan dan proses
pelaksanaan saling timbal balik dalam arti proses pengawasan merupakan masukan
bagi peroses pelaksanaan dan proses pelaksanaan menjadi masukan untuk proses
pengawasan.

50
 Proses Pelaksanaan

tingkat
Proses Perencanaan
aktivitas

Proses Penutupan
Proses
Inisiasi

Proses Pengawasan

Gbr2. Tumpang tindih propses dalam suatu tahapan

Tahap mulai waktu Tahap selesai

Gambar 2.7. Keterakitan Aktivitas dan Waktu

Gambar 2.7 memperlihatkan proses inisiasi, perencanaan, pengawasan,dan pelaksanan

saling tumpang tindih. Sedangkan proses penutupan saling tumpang tindih dengan
proses pengawasan dan pelaksanaan.

7. KARAKTERISTIK SIKLUS PROYEK (PROJECT LIFE SYCLE)

Dalam pelaksanaan proyek, jumlah anggaran dan tenaga kerja yang dibutuhkan selama
siklus proyek selalu berubah. Hal tersebut dapat dilukiskan seperti gambar 2.7 di bawah
ini.

Tahap-Tahap Pelaksanaan /intermediate phase

Tahap Awal Tahap Akhir

Cost and
Staffing
Level

Waktu

Gambar 2.8. Tipe Anggaran Proyek dan Tenaga Kerja Pada Siklus Proyek
51
Dari gambar 2.8 di atas nampak kebutuhan anggaran dan kebutuhan tenaga kerja pada
awal proyek rendah, kemudian meningkat saat pelaksanaan dan menurun secara cepat
pada saat tahap akhir proyek.

Tinggi
Pengaruh Stakeholder

Anggaran

Rendah

Waktu Pelaksanaan Proyek

Gambar 2.9. Pengaruh Stakeholder Terhadap Proyek

Pada awal kegiatan proyek stake holder sangat tinggi pengaruhnya pada proyek, baik
secara positif maupun negatif, dan semakin lama proyek berjalan pengaruh stake holder
semakin menurun. Sedangkan anggaran pada awal proyek rendah dan semakin
meningkat pada pelaksanaan proyek

52
 Idea
Project Management Team
Inputs

Phases
INITIAL INTERMEDIATE FINAL

Project
Management Charter Plan Approval
Outputs Base Line Acceptance
Scope Statement Progess

Project Product
Delivarable

Gambar 2.10. Tipe Urutan Langkah-Langkah Dalam Siklus Proyek

Sumber: PMI 2004

Dari gambar 2.10 di atas nampak bahwa secara umum tahapan (phase) proyek terbagi
tiga yaitu tahap inisiasi (initial), tahap pelaksanaan (intermediate), dan tahap akhir/
penutupan (final). Tahap inisiasi menghasilan dokumen proyek (project charter); tahap
pelaksanaan menghasilkan rencana proyek, proses kemajuan proyek, sedangkan tahap
akhir menghasilkan produk

HUBUNGAN SIKLUS PROYEK DAN SIKLUS PRODUK

Pada beberapa kasus kegiatan proyek berhubungan dengan kegiatan operasional (non
proyek) dalam suatu organisasi. Hal tersebut dapat dilukiskan seperti gambar 2.10
berikut.

53
 Divestment

Upgrade

Business
Plan
Operation
IDEA Product n

Project
INITIAL INTERMEDIATE FINAL
Life Cycle

Gambar 2.11. Hubungan Antara Produk dan Siklus Proyek

Sumber: PMI 2004

Dari gambar 2.11 di atas nampak bahwa suatu organisasi/perusahaan sebagai langkah
awal dalam bisnisnya membuat suatu rencana bisnis (business plan), kemudian
dilanjutkan pengembangan ide, kemudian menuju siklus proyek (tahap inisiasi/initial,
pelaksanaan/intermediate, dan tahap akhir/final) sehingga menghasilkan suatu produk,
sampai tahap operasi (kegiatan non proyek), dan siklus tersebut terus berlanjut.

8. PERILAKU KEGIATAN PROYEK

Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang
berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan
dimaksudkan untuk menghasilkan produk yang kriteria mutunya telah digariskan
dengan jelas. Lingkup tugas tersebut dapat berupa pembangunan pabrik, pembuatan
produk baru atau pelaksanaan penelitian dan pengembangan. Suatu proyek dalam
pelaksanaannya untuk mencapai suatu tujuan memiliki tiga batasan, tiga batasan itu
adalah :

54
 1. Anggaran: proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak boleh
melebihi anggaran.
2. Jadwal: proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal
akhir yang telah ditentukan.
3. Mutu: produk atau hasil kegiatan produksi harus memenuhi spesifikasi
dan kriteria yang dipersyaratkan.

Macam-macam proyek
1. Proyek Engineering-Konstruksi: komponen kegiatan utamanya yaitu
pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan konstruksi.
2. Proyek Engineering-Manufaktur: maksud dari proyek ini untuk
manghasilkan produk baru.
3. Proyek Penelitian dan Pengembangan: proyek ini bertujuan untuk
melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan
suatu produk tertentu.
4. Proyek Pelayanan Manajemen: proyek yang tidak membuahkan hasil
dalam bentuk fisik tapi laporan akhir.
5. Proyek Kapital: biasanya meliputi pembebasan tanah, penyiapan lahan,
pembelian alat dan material dll
6. Proyek Radio-Telekomunikasi: membangun jaringan telekomunikasi
7. Proyek Konservasi Bio-Diversity: proyek ini berkaitan dengan usaha
pelestarian lingkungan.

Awal timbulnya suatu proyek dapat berasal dari beberapa sumber yaitu:
1. Rencana Pemerintah
2. Permintaan Pasar
3. Dari dalam Perusahaan yang Bersangkutan
4. Dari Kegiatan Penelitian dan Pengembangan

DINAMIKA DALAM SIKLUS PROYEK

Setiap proyek memiliki pola tertentu yang merupakan ciri pokok yang melekat
dan membedakannya dari kegiatan operasional rutin. Semakin besar dan kompleks
suatu proyek, ciri tersebut makin terlihat. Ciri pokok ini dikenal sebagai dinamika
kegiatan sepanjang siklus proyek (project life cycle). Dalam siklus proyek, kegiatan-

55
kegiatan berlangsung mulai dari titik awal, kemudian jenis dan intensitasnya meningkat
sampai ke puncak (peak), semakin menurun, dan berakhir. Kegiatan-kegiatan tersebut
memerlukan sumber daya yang berupa jam-orang (man-hour), dana, material atau
peralatan.

9. PERKEMBANGAN DALAM SIKLUS PROYEK DAN DELIVERABLE YANG

BERSANGKUTAN
Suatu sistem yang dinamis, seperti halnya proyek memiliki tahap-tahap
perkembangan. Pada masing-masing tahap terdapat kegiatan yang dominan dengan
tujuan yang khusus atau spesifik.
Tahapan menurut PMI (Project Management Institute) yaitu:

Gambar 2.12 Siklus Proyek Menurut PMI

(1). Tahap Konseptual

Periode ini terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu penyusunan dan perumusan
gagasan, analisis pendahuluan dan pengkajian kelayakan. Deliverable akhir tahap
konseptual adalah paket atau dokumen hasil studi kelayakan. Dokumen tersebut
umumnya berisi analisis berbagai aspek kelayakan seperti pemasaran, permintaan

56
teknik, produksi, manajemen dan organisasi. Dokumen tersebut juga berisi perkiraan
garis besar biaya dan jadwal proyek.

(2). Tahap Perencanaan dan Pengembangan (Planning and Development) atau

disingkat PP/Definisi
Kegiatan utama dalam tahap PP/Definisi yaitu :
a) Melanjutkan evaluasi hasil kegiatan tahap konseptual
b) Menyiapkan perangkat, seperti data, kriteria dan spesifikasi
teknik, engineering dan komersial
c) Menyusun perencanaaan dan membuat keputusan strategis
yang berkaitan dengan garis penyelenggaraan proyek
d) Memilih peserta proyek
Deliverable akhir tahap PP/Definisi adalah :
a) Dokumen berisi hasil analisis lanjutan kelayakan proyek
b) Dokumen berisi rencana strategis dan operasional proyek
c) Dokumen berisi definisi lingkup, anggaran biaya (APB),
jadwal induk dan garis besar kriteria mutu proyek
d) RFP atau paket lelang
e) Dokumen hasil evaluasi proposal dari peserta lelang.

(3). Tahap Implementasi

Pada tahapan ini terdapat beberapa kegiatan yaitu:
a) Mengkaji lingkup kerja proyek, kemudian membuat program
implementasi dan mengkomunikasikan kepada peserta dan penanggung jawab
proyek.
b) Melakukan pekerjaan desain-engineering terinci, pengadaan
material dan peralatan, pabrikasi, instalasi atau konstruksi.
c) Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya,
jadwal dan mutu.
Deliverable akhir tahap Implementasi adalah produk atau instalasi proyek yang telah
selesai secara “mekanis”. Dari segi “contractual” ini ditandai dengan penyerahan
sertifikat mechanical completion dari pemilik proyek kepada organisasi pelaksana atau
kontraktor.

57
(4). Tahap Terminasi
Kegiatan utama pada tahap terminasi adalah sebagai berikut :
a) Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi, seperti uji
coba start-up, dan performance test.
b) Penyelesaian administrasi dan keuangan proyek seperti
asuransi dan klaim.
c) Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk diserahkan
kepada pemilik atau kepada induk perusahaan
d) Melaksanakan demobilisasi dan reassignment personil
Deliverable akhir tahap Terminasi berupa:
a) Instalasi atau produk yang siap pakai atau siap beroperasi. Ini ditandai dengan
diterbitkannya sertifikat “operational acceptance” oleh pemilik proyek untuk
pelaksana atau kontraktor.
b) Dokumen pernyataan penyelesaian masalah asuransi, klaim dan jaminan
(warranty).

(5). Tahap Operasi atau Utilisasi

Tahap operasi atau utilisasi atau aplikasi hasil proyek tidak termasuk dalam
siklus proyek, tetapi sudah merupakan kegiatan operasional. Tahap ini merupakan
tahapan akhir suatu periode di mana hasil proyek telah terwujud menjadi produk atau
instalasi yang kemudian dioperasikan secara normal.

10. RANGKUMAN
Siklus hidup proyek adalah tahap-tahapan yang saling berhubungan mulai awal
kegiatan proyek sampai akhir kegiatan proyek. Pada proyek konstruksi: siklus proyek
konstruksi umumnya dapat digambarkan sebagai berikut: (l) Tahap studi kelayakan
(feasibility)- tahap ini meliputi kegiatan: perumusan proyek, studi kelayakan, strategi
perencanaan dan persetujuan. Keputusan untuk melajutkan atau tidak proyek yang
akan dibuat dilakukan pada akhir tahap ini, (2) Perencanaan dan disain (planning and
design) - tahap ini meliputi kegiatan: pembuatan desain utama (base design),
pembiayaan dan penjadualan, masalah kontrak dan pembuatan detail perencanaan.
Penyelesaian kontrak dilakukan dalam akhir tahap ini, (3) Tahap konstruksi
(constraction) – tahap ini meliputi manufacturing (penyiapan mesin), penyerahan,
pekerjaan sipil, pemasangan mesin-mesin dan uji coba. Semua fasilitas harus sudah
58
lengkap dan sempurna pada akhir tahap ini, dan (4) Tahap akhir dan mulai operasi
(turnover and startup) – tahap ini meliputi: uji coba akhir dan perawatan. Pada akhir
tahap ini semua fasilitas harus sudah dapat bekerja secara penuh.
Stakeholder proyek adalah individu atau suatu organisasi yang secara aktif
terlibat dalam suatu proyek, atau siapun yang menaruh perhatian terhadap proyek baik
dia memiliki pandangan positif ataupun negatif terhadap proyek; mereka menggunakan
pengaruhnya terhadap pelaksanaan dan hasil proyek. Seperti pada manajemen umum,
suatu proyek juga dipengaruhi oleh faktor lingkungan seperti sosial ekonomi. Tim
manajemen proyek harus memahami kondisi saat ini dan beberapa kecenderungan yang
mungkin timbul yang berpengaruh besar terhadap keberadaan proyek. Beberapa
variabel sosial ekonomi yang sering mempengaruhi suatu proyek antara lain: (l)
Standard dan Peraturan yang berlaku, (2) keadaan/kondisi global, (3) budaya dan (4)
ketahanan lingkungan sosial ekonomi.

59