PEMBUKUAN BENDAHARA PENGELUARAN

SATKER BERBASIS KOMPUTER

Oleh : Riyanto, S.E., M.M.

Widyaiswara Madya Balai Diklat Keuangan Cimahi

PENDAHULUAN

Era baru dalam tata cara pembukuan bendahara, baik bendahara pengeluaran maupun
penerimaan, telah dimulai dengan diterbitkannya Peraturan Menteri Keuangan nomor
73/PMK.05/2008 tentang Tata Cara Penatausahaan dan Laporan Pertanggungjawaban
Bendahara Kementerian Negara/Lembaga/Kantor/Satker. Dalam rangka melaksanakan
ketentuan Pasal 23 Peraturan Menteri Keuangan tersebut, telah terbit peraturan
pelaksanaannya yaitu Peraturan Dirjen Perbendaharaan (perdirjen) nomor 47/PB/2010
tentang Petunjuk Pelaksanaan Penatausahaan dan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara
Kementerian Negara/Lembaga/Kantor/Satker.

Pasal 4 Perdirjen tersebut menyatakan bahwa bendahara wajib menyelenggarakan

pembukuan terhadap seluruh penerimaan dan pengeluaran dalam rangka pelaksanaan
anggaran Satuan Kerja yang berada di bawah pengelolaannya. Selanjutnya Pasal 7 Perdirjen
tersebut menyatakan bahwa pembukuan bendahara dapat dilakukan dengan tulis tangan atau
komputer. Pasal tersebut menjadi tonggak sejarah diperbolehkannya komputer secara legal
sebagai alat bantu pembukuan bendahara, setelah lebih dari empat puluh tahun pembukuan
bendahara hanya boleh dicatat dengan tulis tangan berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan
nomor 332/M/V/1968 tentang Buku Kas Umum dan Cara Pengerjaannya.

Terbitnya perdirjen tersebut membuka lebar kemungkinan untuk masa mendatang

pembukuan bendahara pengeluaran/penerimaan menggunakan sebuah aplikasi komputer.
Implikasinya adalah pekerjaan bendahara akan banyak terbantu dengan bermunculannya
programer-programer yang menawarkan aplikasi pembukuan bendahara. Meskipun demikian,
sampai saat ini belum ada aplikasi pembukuan bendahara yang secara resmi di-launching
baik oleh Kementerian Keuangan selaku Bendahara Umum Negara (BUN) maupun oleh
kementerian negara/lembaga selaku Pengguna Anggaran. Kalaupun ada, aplikasi yang
digunakan masih bersifat internal, misalnya Ditjen Perbendaharaan Kementerian Keuangan
sebenarnya sudah beberapa tahun memiliki aplikasi pembukuan bendahara yang dinamakan
Sistem Informasi Keuangan (SISKA), yang digunakan di lingkungannya sendiri. Terkait
dengan hal tersebut di atas, maka artikel ini ditulis dalam rangka mengawali dikenalkannya
aplikasi bendahara pengeluaran.

Aplikasi ini ditujukan bagi Bendahara Pengeluaran Kementerian Negara/Lembaga (KN/L)

dalam rangka membantu mempermudah pekerjaan pembukuan. Aplikasi yang ingin
diperkenalkan adalah pembukuan berbantuan komputer dengan memanfaatkan Microsoft
Excel (Ms. Excel). Ms. Excel digunakan dengan pertimbangan bahwa salah satu fasilitas
Microsoft Office ini hampir selalu tersedia di setiap komputer, setiap orang cukup familiar
menggunakannya karena mudah dipelajari dan dioperasikan, juga sangat gampang di-
customize.
Sebagaimana program aplikasi berbantuan komputer lain, aplikasi pembukuan bendahara
pengeluaran ini akan melakukan otomatisasi pekerjaan pembukuan. Dengan otomatisasi ini,
bendahara pengeluaran hanya perlu mencatat transaksi dalam satu kertas kerja (worksheet).
Selanjutnya aplikasi secara otomatis akan menghasilkan Buku Kas Umum (BKU) beserta
buku-buku pembantunya secara otomatis, termasuk Daftar Rincian Permintaan Pembayaran
(DRPP), Surat Perintah Pembayaran (SPP), Berita Acara Pemeriksaan Kas dan Rekonsiliasi,
serta Laporan Pertanggungjawaban (LPJ).

Aplikasi ini dirancang satu file untuk satu bulan, namun file antara bulan yang satu dengan
bulan lainnya dalam satu tahun anggaran dapat diintegrasikan. Dalam satu file, aplikasi ini
terdiri atas 18 menu, yaitu:

(1) Menu Utama

(2) Setup User

(3) Referensi

(4) Input Data DIPA

(5) Input Data Transaksi

(6) Buku Kas Umum

(7) Buku Pembantu Kas Tunai

(8) Buku Pembantu Bank

(9) Buku Pembantu Uang Muka Perjalanan Dinas

(10) Buku Pembantu Uang Persediaan

(11) Buku Pembantu LS Bendahara

(12) Buku Pembantu Pajak

(13) Buku Pembantu Lain-lain

(14) Buku Pengawasan Anggaran Belanja

(15) Surat Permintaan Pembayaran

(16) Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP)

(17) Berita Acara Pemeriksaan Kas dan Rekonsiliasi

(18) Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Menu-menu tersebut ditampilkan dalam sheet Menu Utama sebagai berikut:

MENU REFERENSI

Klik menu Referensi pada menu utama, maka di dalamnya terdapat empat tabel referensi
sebagai berikut:

1. Kode Transaksi

2. Kelompok Akun

3. Sifat Pembayaran dan Jenis Pembayaran

4. Bendahara dan Pihak Ketiga

MENU SETUP

Klik menu Setup User pada menu utama, maka di dalamnya terdapat tabel setup yang
nantinya diisi sesuai dengan data satker pengguna.
MENU INPUT DATA DIPA

Klik menu Input Data DIPA pada menu utama, maka di dalamnya terdapat dua tabel, yaitu
tabel saldo awal dan saldo akhir buku, serta tabel DIPA.

1. Saldo Awal Buku dan Saldo Akhir Buku

2. Pagu DIPA dan Saldo Awal Bulan Berjalan
Contoh:

Bendahara Pengeluaran Kantor Balai Diklat Contoh Bandung telah menerima DIPA tahun
anggaran 2011, dengan data sebagai berikut:

1. Kementerian/Lembaga : Keuangan (15)

2. Unit Organisasi : Badan Diklat Keuangan (11)
3. Nama Kantor : Balai Diklat Contoh Bandung (622428)
4. Kewenangan : Kantor Daerah (KD)
5. Lokasi : Jawa Barat (0200)
6. Alamat : Jl. Asia Afrika nomor 100 Bandung (51)
7. Tanggal dan Nomor DIPA : 30-12-2010 Nomor: 0242/DIPA/12/2011
8. Kuasa Pengguna Anggaran/NIP : Dadi Nurjaman/196604241979111001
9. Penguji SPP/NIP : Ajat Sudrajat/197004021996022001
10. Bendahara Pengeluaran/NIP : Asep Cahyadi/198309202007011002
11. Nama Bank dan No. Rekening : Bank Jabar Cabang Bandung

No. Rekening: 00.12345

12. KPPN Pembayar : Bandung I (022)

Informasi fungsi, subfungsi, program, dan kegiatan:

Fungsi : Pelayanan Umum (01)

Subfungsi : Lembaga Eksekutif & legislatif, Keuangan & Fiskal, serta
Urusan Luar Negeri (01)
Program : Program Pendidikan dan Pelatihan Aparatur Kementerian
Keuangan (015.11.04)
Kegiatan : Pengembangan SDM melalui Penyelenggaraan Diklat Keuangan
Negara di Daerah (1731)

Dana yang tersedia dalam DIPA adalah Rp 6.019.896.000,- dengan rincian sebagai berikut:

Berikut ini adalah tampilan setelah data-data tersebut di-input:

1. Setup User
2. Saldo Awal Buku dan Akhir Buku

Untuk bulan Januari, saldo awal buku masih 0 (nol) karena belum ada transaksi. Sedangkan
pada bulan-bulan selanjutnya, masing-masing buku telah memiliki saldo sesuai dengan
transaksi yang terjadi. Pada awal bulan Januari, saldo akhir juga masih 0 (nol), saldo ini akan
berubah ketika telah terjadi transaksi.
3. Pagu DIPA dan Saldo Awal Bulan Berjalan

Untuk bulan Januari, pagu DIPA setiap akun jumlahnya sama dengan saldo awal akun
tersebut, dikarenakan belum ada realisasi belanja. Sedangkan pada bulan-bulan selanjutnya,
jumlahnya dapat berubah karena ada transaksi belanja.

4. Pihak yang Berhak Menerima

MENU INPUT TRANSAKSI

Klik menu Input Transaksi pada menu utama, maka di dalamnya terdapat tabel input data
transaksi yang terdiri dari 9 kolom dengan format sebagai berikut:

Adapun cara pengisian masing-masing kolom adalah sebagai berikut:

1. Tanggal : diisi tanggal pembukuan

2. Nomor Bukti : diisi nomor bukti dokumen sumber pembukuan
3. Kode Transaksi : diisi kode transaksi
4. Uraian Transaksi : diisi uraian transaksi
5. Penerima : diisi penerima pembayaran
6. Kegiatan/Output/Akun : diisi kode kegiatan, output, dan akun (dipisah
dengan tanda titik)
7. CP : diisi Cara Pembayaran (UP, LS, GU)
8. Pungut/Setor Pajak : diisi jenis pajak (PPN, PPh 21, PPh 22, PPh 23, PPh
Pasal 4 ayat 2)
9. Jumlah Kotor : diisi jumlah kotor transaksi

Contoh transaksi:

1. Bendahara membukukan pagu DIPA yang diterimanya pada tanggal 2 Januari 2011.

2. PPSPM mengajukan SPM-UP nomor 001 sebesar Rp 5.000.000,-, pada tanggal 5 Januari
2011 diterima SP2D-UP nomor 126X sebesar yang diajukan.

3. Pada tanggal 7 Januari 2011, bendahara melakukan penarikan kas dengan cek nomor CA01
sebesar Rp 4.500.000,-.

4. Atas UP yang diterimanya, pada tanggal 15 Januari 2011 bendahara membayar biaya cetak
perlengkapan kantor kepada CV Burangrang (amplop dinas, map dinas, dan buku agenda)
sebesar Rp 3.850.000,- (akun 521111), bendahara telah memungut PPN Rp 350.000,- dan
PPh Pasal 22 Rp 52.500,-. Pada hari itu juga, pajak-pajak yang telah dipungut langsung
disetor ke kas negara.
5. Bendahara mempertanggungjawabkan penggunaan UP dengan mengajukan SPM-GU
nomor 002 sebesar Rp 3.850.000,-, pada tanggal 26 Januari 2011 diterima SP2D-GU nomor
131X.

6. Pada tanggal 27 Januari 2011, bendahara memberikan uang persekot kepada Bendahara
Pengeluaran Pembantu (BPP) sebesar Rp 600.000,-.

7. Pada tanggal 29 Januari 2011, BPP mempertanggungjawabkan persekotnya dengan

memberikan kuitansi dari CV Karya Sakti untuk biaya penggantian kaca ruangan kantor
sebesar Rp 500.000,- (akun 523111). PPh 23 sebesar Rp 10.000,- telah dipungut dan disetor
oleh BPP. Sisa persekot masih dipegang BPP.

8. Pada tanggal 31 Januari 2011, bendahara menerima copy SP2D LS nomor 150X atas nama
CV Karya Sakti untuk pembelian meubeler sebesar Rp 75.000.000,-. SPK nomor
001/SPK/2011 tanggal 15 Januari 2011 dengan nilai Rp 75.000.000,.

Dari transaksi-transaksi tersebut di atas, berikut ini adalah hasil input data transaksi:

MENU BUKU KAS UMUM (BKU) DAN BUKU-BUKU PEMBANTU

Aplikasi ini meringankan pekerjaan pembukuan bendahara pengeluaran, karena dengan

hanya sekali input pada menu Transaksi, maka BKU dan semua buku pembantu dapat
ditampilkan dengan mudah.

1. Buku Kas Umum

Klik menu Buku Kas Umum pada menu utama, maka akan ditampilkan hasil pembukuan
pada BKU sebagai berikut:
Untuk keperluan cetak, tampilan BKU tersebut difilter untuk menghilangkan baris-baris
kosong yang tidak perlu tercetak. Caranya dengan klik pada kolom tanggal, lalu klik
untuk menghilangkan baris-baris yang kosong.

Adapun tampilan BKU setelah difilter adalah sebagai berikut:

Klik untuk kembali ke menu utama.

2. Buku Pembantu Kas Tunai

Klik menu Buku Pembantu Kas Tunai pada menu utama, maka akan ditampilkan hasil
pembukuan pada Buku Pembantu Kas Tunai sebagai berikut:

Klik untuk kembali ke menu utama.

3. Buku Pembantu Bank

Klik menu Buku Pembantu Bank pada menu utama, maka akan ditampilkan hasil pembukuan
pada Buku Pembantu Bank sebagai berikut:

Klik untuk kembali ke menu utama.

4. Buku Pembantu BPP

Klik menu Buku Pembantu BPP pada menu utama, maka akan ditampilkan hasil pembukuan
pada Buku Pembantu BPP sebagai berikut:

Klik untuk kembali ke menu utama.

5. Buku Pembantu Uang Persediaan

Klik menu Buku Pembantu Uang Persediaan pada menu utama, maka akan ditampilkan hasil
pembukuan pada Buku Pembantu Uang Persediaan sebagai berikut:
Klik untuk kembali ke menu utama.

6. Buku Pembantu LS Bendahara

Klik menu Buku Pembantu LS Bendahara, maka akan ditampilkan hasil pembukuan pada
Buku Pembantu LS Bendahara sebagai berikut:

Karena tidak ada transaksi yang tercatat pada Buku Pembantu LS Bendahara, maka tampilan
Buku Pembantu LS Bendahara adalah kosong, oleh karenanya tidak perlu dicetak.

Klik untuk kembali ke menu utama.

7. Buku Pembantu Uang Muka Perjalanan Dinas

Klik Buku Pembantu Uang Muka Perjalanan Dinas pada menu utama, maka akan
ditampilkan hasil pembukuan pada Buku Pembantu Uang Muka Perjalanan Dinas sebagai
berikut:

Karena tidak ada transaksi yang tercatat pada Buku Pembantu Uang Muka Perjalanan Dinas,
maka tampilan Buku Pembantu Uang Muka Perjalanan Dinas adalah kosong, oleh karenanya
tidak perlu dicetak.

Klik untuk kembali ke menu utama.

8. Buku Pembantu Pajak

Klik menu Buku Pembantu Pajak pada menu utama, maka akan ditampilkan hasil pembukuan
pada Buku Pembantu Pungutan/Potongan Pajak sebagai berikut:
Klik untuk kembali ke menu utama.

9. Buku Pembantu Lain-lain

Klik Buku Pembantu Lain-lain pada Menu Utama, maka akan ditampilkan hasil pembukuan
pada Buku Pembantu Lain-lain sebagai berikut:

Karena tidak ada transaksi yang tercatat pada Buku Pembantu Lain-lain, maka tampilan Buku
Pembantu Lain-lain adalah kosong, oleh karenanya tidak perlu dicetak.

Klik untuk kembali ke menu utama.

10. Buku Pengawasan Anggaran Belanja

Klik menu Buku Pengawasan Anggaran Belanja pada menu utama, maka akan ditampilkan
hasil pembukuan pada Buku Pengawasan Anggaran Belanja.

Format Buku Pengawasan Anggaran Belanja tersebut di atas sedikit berbeda dengan format
Buku Pengawasan Anggaran Belanja manual sebagaimana diatur dalam Peraturan Dirjen
Perbendaharaan nomor 47/PB/2010. Kalau pada format manual, Buku Pengawasan Anggaran
Belanja dibuat per BKPK (kelompok akun), tetapi pada aplikasi ini Buku Pengawasan
Anggaran Belanja dibuat per akun. Kelemahannya adalah pada banyaknya Buku Pengawasan
Anggaran Belanja yang harus dicetak, tetapi di sisi lain format aplikasi ini juga memiliki
kelebihan yaitu pengendalian pagu anggaran dilakukan per akun, bukan per kelompok akun,
hal ini berarti pengendalian anggarannya lebih detail.
Pada Buku Pengawasan Anggaran Belanja, kita perlu memilih akun mana yang akan kita
tampilkan atau cetak. Caranya klik combo box ( ) pada .
Misalnya kita ingin menampilkan realisasi belanja kegiatan/output/akun 1731.994.521111,
maka hasil tampilannya adalah sebagai berikut:

Klik untuk kembali ke menu utama.

MENU BERITA ACARA PEMERIKSAAN KAS DAN REKONSILIASI

Klik menu Berita Acara Rekonsiliasi pada menu utama, maka akan ditampilkan hasil Berita
Acara Pemeriksaan Kas dan Rekonsiliasi sebagai berikut:
MENU LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)

Klik menu Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) pada menu utama, maka akan ditampilkan
hasil LPJ sebagai berikut:
MENU PENCAIRAN ANGGARAN BELANJA

Mekanisme pencairan anggaran belanja pada aplikasi ini, dimulai dari pembuatan Daftar
Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP), dan dilanjutkan dengan pembuatan Surat
Permintaan Pembayaran (SPP). DRPP merupakan daftar yang berisi ringkasan atau ikhtisar
dari bukti-bukti pengeluaran (kuitansi, daftar honor, nota, dan sebagainya). Sedangkan SPP
merupakan dokumen yang digunakan Bendahara Pengeluaran dan/atau Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK) untuk mengajukan pembayaran atas tagihan yang ditujukan kepada satuan
kerja.

1. Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP)

Klik menu DRPP pada menu utama, maka akan ditampilkan hasil DRPP sebagai berikut:

Pada menu DRPP, kita perlu memilih akun mana yang akan kita tampilkan atau cetak.
Caranya klik combo box ( )pada:

Misalnya kita ingin menampilkan kegiatan/output/akun 1731.994.521111, maka hasil

tampilannya adalah sebagai berikut:
Isi secara manual (pada kotak/cell berwarna kuning pada gambar di atas) jumlah realisasi
belanja sebelum SPP ini atas beban output ini.

Klik untuk kembali ke menu utama.

1. Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

Klik menu Surat Permintaan Pembayaran (SPP) pada menu utama, maka akan ditampilkan
format SPP sebagai berikut:
Apabila diperhatikan pada format di atas, ada beberapa data yang harus di-input lagi, yaitu:

[1] Sifat Pengeluaran (pilihan combo)

[2] Jenis Pengeluaran (pilihan combo)

[3] Untuk keperluan (pilihan combo)

[4] Atas Nama (pilihan combo)

[5] Tanggal dan Nomor SPK/Kontrak

[6] Nilai SPK/Kontrak

[7] Kode Kegiatan/output/akun (pilihan combo pada sel B41 sampai B50)

[8] SPP/SPM sampai dengan yang lalu (sel F41 sampai F50, F54, dan F57)

[9] Kode kegiatan

[10] Jumlah Uang Persediaan (sel E55)

Pada menu SPP, kita input data SPP yang akan kita tampilkan, dengan cara klik combo box (
) pada sifat pengeluaran, jenis pengeluaran, untuk keperluan, atas nama, dan
kegiatan/output/akun. Sedangkan pada SPP/SPM sampai dengan yang lalu (sel F41 sampai
sel F50, F54, dan F57), kode kegiatan (sel B54), dan jumlah Uang Persediaan (sel E57) kita
input langsung angkanya. Misalnya kita akan membuat SPP untuk akun 1731.994.521111,
maka caranya adalah klik sel B41, lalu klik combo box ( ) pada sel tersebut, pilih akun yang
akan ditampilkan sebagai berikut:

Adapun hasilnya adalah sebagai berikut:

Untuk keperluan cetak, tampilan SPP tersebut difilter untuk menghilangkan baris-baris
kosong yang tidak perlu tercetak. Caranya dengan klik pada kolom Kegiatan.Output.Akun
(sel B40), lalu klik untuk menghilangkan baris-baris yang kosong sebagai berikut:

Adapun hasilnya setelah difilter adalah sebagai berikut:

Adapun tampilan SPP setelah semua data di-input adalah sebagai berikut:
Klik untuk kembali ke menu utama.

PENUTUP

Demikian pengenalan aplikasi pembukuan bendahara pengeluaran ini, tentunya pada

beberapa hal masih banyak kekurangannya. Di satu sisi memang mudah mengoperasikannya,
namun demikian kemudahan tersebut trade off dengan kelemahan yang juga dimilikinya.
Kelemahan tersebut di antaranya:

1. Aplikasi ini berbasis spreadsheet (kertas kerja/worksheet), sehingga manajemen database

kurang memadai. Untuk sebuah aplikasi, hal ini rentan timbul masalah apabila akan
digunakan secara luas dengan jumlah record yang banyak.

2. Data dapat dengan mudah diubah bahkan dihapus oleh orang lain, walaupun hal ini dapat
diatasi dengan memproteksi file, namun keamanan data masih kurang terjamin.

3. Aplikasi pembukuan bendahara pengeluaran ini belum mengakomodir kebutuhan satker-

satker yang melaksanakan lebih dari satu program, sehingga Penulis berharap mudah-
mudahan bermunculan programer-programer lain yang dapat menyempurnakannya.