KOMUNIKASI ORGANISASI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk mengikuti mata kuliah Komunikasi
Administrasi Publik

Oleh:
Kelompok 3
Adji Pratama (14101083)
Annisa Nurvadila (14101004)
Destya Liziana (15101015)
Fitri Puspita Sari (15101028)
Suci Rachma Rosanthy (14101146)
Yuna Foo Ventry (14101162)

Dosen Pembimbing:
Sri Ambarinah, MPM

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI PUBLIK

SEKOLAH TINGGI ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK RAJA HAJI
TANJUNGPINANG
2017
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-Nya sehingga
kami dapat menyelesaikan makalah ini dan dapat tersusun hingga selesai. Yang mana
makalah ini membahas tentang KOMUNIKASI ORGANISASI. Dan harapan kami
semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para
pembaca. Untuk kedepannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi
makalah agar menjadi lebih baik lagi.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, kami yakin
masih banyak kekurangan dalam makalah ini, oleh karena itu kami sangat
mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan
makalah ini. Akhir kata kami berharap semoga makalah tentang KOMUNIKASI
ORGANISASI ini dapat memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap para
pembaca.

Tanjungpinang, November 2017

Penyusun

2
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar……………………………………………………….……….. 2
Daftar Isi…………………………………………………...…………………. 3
BAB I Pendahuluan
A. Latar Belakang……………………….……………………………..… 4
B. Rumusan Masalah……………………….……………………………. 5
C. Tujuan……………………….……………………………..…............. 5
BAB II Pembahasan
A. Definisi Komunikasi Organisasi.……………………….………..…… 6
B. Dimensi-Dimensi Komunikasi Organisasi…………………………… 7
C. Komunikasi dan Kinerja………………………...………….….…….. 9
D. Komunikasi dan Motivasi……………………………...…………….. 11
E. Komunikasi dan Manajemen Konflik………………………………... 14
F. Public Relations dalam Komunikasi Organisasi……………………... 16
BAB III Penutup
A. Kesimpulan…………………………………………………………… 20
Daftar Pusaka……………………………………………………………….... 21
Lampiran…………………………………………………………………….... 22

3
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi,
manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-
hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau dimana
saja berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam komunikasi.
Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya
bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat
berjalan lancar dan berhasil, begitu pula sebaliknya, kurang atau tidaknya
komunikasi organisasi dapat macet atau berantakan. Komunikasi yang efektif
adalah penting bagi semua organisasi. Oleh karena itu, para pimpinan organisasi
dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan
kemampuan komunikasi mereka (Kohler, 1981). Untuk memahami komunikasi ini
dengan mudah perlu terlebih dahulu mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi.
Goldhaber (1986) memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai
berikut, “organizational communications is the process of creating and
exchanging messages. Within a network of interdependent relationship to cope
with environmental uncertainly.” Atau dengan kata lain komunikasi organisasi
adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan
hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang
tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Definisi ini mengandung tujuh konsep
kunci, yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantun, hubungan lingkungan dan
ketidakpastian. Dawn dan Larimer mengemukakan 21 bidang yang diajarkan
dalam mata kuliah komunikasi organisasi yaitu komunikasi dari atasan kepada
bawahan, komunikasi dari bawahan kepada atasan, teori organisasi, komunikasi
horizontal, pembuatan keputusan, komunikasi kelompok kecil, kepemimpinan,
teknik penelitian, motivasi, interview, perubahan dan inovasi, pengelolaan konflik,

4
 pengembangan organisasi, teknik konfrensi, teori manajemen, latihan konsultasi,
mendengar, kepuasan kerja, berbicara dimuka umum, menulis dan latihan yang
sensitif. Meskipun bermacam-macam persepsi dari para ahli mengenai komunikasi
organisasi ini tapi dari semuanya itu ada beberapa hal yang umum yang dapat
disimpulkan, yaitu:
a. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang
dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal.
b. Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media.
c. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya perasaannya, hubungannya
dan keterampilan/ skill.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari komunikasi organisasi?
2. Apa saja dimensi-dimensi komunikasi organisasi?
3. Apa hubungannya antara komunikasi dan kinerja?
4. Apa hubungannya antara komunikasi dan motivasi?
5. Apa hubungannya antara komunikasi dan manajemen konflik?
6. Apa pentingnya public relations dalam komunikasi organisasi?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui dan memahami pengertian dari komunikasi organisasi.
2. Untuk mengetahui dimensi-dimensi komunikasi organisasi.
3. Untuk mengetahui hubungan antara komunikasi dan kinerja.
4. Untuk mengetahui hubungan antara komunikasi dan motivasi.
5. Untuk mengetahui hubungan antara komunikasi dan manajemen konflik.
6. Untuk mengetahui pentignya public relations dalam komunikasi organisasi.

5
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Komunikasi Organisasi

Bermacam macam definisi komunikasi yang dikemukakan orang untuk
memberikan batasan terhadap apa yang dimaksud dengan komunikasi. Sesuai dari
sudut mana mereka memandangnya. Definisi komunikasi menurut para ahli :
 Hovland, Janis dan Kelly, komunikasi adalah proses individu mengirim
stimulus yang biasanya bentuk verbal unutk mengubah tingkah laku orang lain.
 Brent D.Ruben, komunikasi manusia adalah suatu proses melalui mana individu
dalam hubungannya dalam kelompok, dalam organisasi, dan dalam masyarakat
menciptakan, mengirimkan dan menggunakan informasi untuk mengkoordinasi
lingkungannya dan orang lain.
1. Definisi Komunikasi
Schein (1982) mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi
rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum
melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab. Schein juga mengatakan bahwa
organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan
saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan tergantung kepada
komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktultas dalam organisasi
tersebut.

2. Komunikasi Oraganisasi
Redding dan Sanloorn (Muhammad, 2009:65) mengemukakan bahwa
komunikasi organisasi adalah pengirim dan penerima informasi dalam sebuah
organisasi yang kompleks. Terdapat empat arah aliran informasi dalam formal,
yaitu:

6
 a) Komunikasi ke bawah (Download Communications), terjadi ketika informasi
mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada jabatan dengan otoritas
lebih rendah (Pace dan Favles, 2010: 184).
b) Komunikasi keatas (Upward Communication), ketika informasi mengalir
dari orang dengan otoritas jabatan lebih rendah (bawahan) ke yang lebih
tinggi (atasan).
c) Komunikasi horizontal (Horizontal Communication), ketika penyampaian
informasi terjadi diantara rekan sejawat dalam satu unit kerja yang sama.
d) Komunikasi lintas saluran (Diagonal Communications), terjadi ketika
muncul keinginan seseorang untuk melewati batas fungsional dengan
individu lain yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka.

Di sisi lain, pada komunikasi informal, sebagimana yang telah

disebutkan komunikasi terjadi tanpa mengindahkan hubungan posisional.
Informasi yang mengalir pada komunikasi informal terlihat mengalir dari segala
arah dari interaksi diantara orang-orang. Oleh karena itu, komunikasi informal
digolongkan dengan grapavine (rumor/ gosip).

B. Dimensi-Dimensi Komunikasi Organisasi

1. Komunikasi Internal
Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan atau
anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti
komunikasi antara pimpinan dan bawahan, antara sesame bawahan, dsb. Proses
komunikasi internal ini bisa berwujud komunikasi antarpribadi ataupun
komunikasi kelompok. Komunikasi juga merupakan proses komunikasi primer
maupun sekunder. Komunikasi internal ini dibedakan menjadi dua, sebagai
berikut :
a) Komunikasi vertikal

7
 Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke
ata. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada
pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan intruksi-
intruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi kepada bawahannya.
Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-
pengaduan, dan sebagainya kepada pimpinan.
b) Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari
karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Proses dalam
komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi.
Komunikasi ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode
dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa
masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja
dan kepuasan kerja.

2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan
organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar,
komunikasi ini lebih banyak dilakukan kepada hubungan masyarakat daripada
pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah sebatas pada
hal-hal yang dianggap sangat penting saja.
a) Komunikasi dari organisasi kepada khalayak
Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang
dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan.
Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti : majalah organisasi
seperti artikel surat kabar atau majalah, pidato radio, film dokumenter,
brosur, poster, dan konferensi pers.

8
 b) Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan
balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.

C. Komunikasi dan Kinerja

Kata komukasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari
kata Latin communis yang berarti “sama”, communico, communication, atau
communicare yang berarti membuat sama (to make common) (Mulyana,2011:46).
Muhammad (2009:4) mendefinisikan komunikasi sebagai “pertukaran pesan
verbal mauapun nonverbal antara si pengirim dengan si penerima pesan untuk
mengubah tingkah laku”. Pace dan Faules (2006:26) mendefinisikan komunikasi
dengan menggolongkan dua bentuk umum tindakan yaang dilakukan orang yang
terlibat dalam komunikasi, yaitu penciptaan pesan dan penafsiran pesan. Pesan
disini tidak harus berupa kata-kata, namun bisa juga dengan gerakan. Berdasarkan
kerangka yang dikemukakan Gorden (dalam Mulyana, 2011:5), terdapat empat
fungsi komunikasi, yaitu:
1. Komunikasi sosial;
2. Komunikasi ekspresif;
3. Komunikasi ritual; dan
4. Komunikasi instrumental.

Komunikasi dalam pelaksanaannya memiliki beberapa konteks, Mulyana

(2011:80-83) menyatakan bahwa kategorisasi berdasarkan tingkat (level) paling
lazim digunakan untuk melihat konteks komunikasi, dimulai dari komunikasi yang
melibatkan jumlah peserta paling banyak. Terdapat empat tingkat komunikasi
yang disepakati banyak pakar, yaitu komunikasi antar pribadi, komunikasi
kelompok, komunikasi organisasi, dan komunikasi massa.
Definisi kinerja dalam Fahmi (2010:2) adalah hasil yang diperoleh oleh
suatu organisasi, baik organisasi tersebut bersifat profit oriented maupun non

9
profit oriented yang dihasilkan selama satu priode waktu tertentu. Menurut Torang
(2013:74) mengatakan kinerja adalah kualitas dan kuantitas hasil kerja individu
atau sekelompok di dalam organisasi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi
yang berpedoman pada norma, standar operasional prosedur, kriteria dan ukuran
yang telah ditetapkan atau yang berlaku dalam organisasi. Tujuan kinerja adalah
menyesuaikan harapan kinerja individual dengan tujuan organisasi. Sedangkan
menurut Uno dan Lamatenggo (2012:70-71) berpendapat kinerja adalah skor yang
didapat dari gambaran hasil kerja yang dilakukan seseorang, atau dengan kata lain
kinerja adalah unjuk kerja seseorang yang diperoleh melalui instrumen pengumpul
data tentang kinerja seseorang. Unjuk kerja tersebut berkaitan dengan tugas apa
yang di emban seseorang yang meruoakan tanggung jawab profesionalnya. Dari
berbagai macam definisi para ahli diatas maka dapat kita ketahui bahwa kinerja
merupakan skor gambaran kuantitas dan kualitas hasil-hasil fungsi pekerjaan atau
kegiatan seseorang maupun suatu kelompok dalam organisasi yang bersifat profit
oriented maupun non provit oriented, yang berpedoman pada norma, standar
operasional prosedur. Kriteria dan ukuran yang telah ditetapkan atau yang berlaku
dalam organisasi demi tercapainya tujuan organisasi dalam priode tertentu.
Dalam hubungannya dengan organisasi, kinerja atau proses pelaksanaan
kerja dan hasil kerja suatu organisai dipengaruhi secara langsung oleh rencana dan
tindakan managerial, struktur organisasi dan kondisi lingkungan eksternal dan
internal. Sementara itu, rencana dan tindakan managerial serta struktur organisasi
juga dipengaruhi lingkungn eksternal dan internal sebelum memberikan pengaruh
pada kinerja organisasi (Wibowo,2008:69-70). Komunikasi yang baik antara
atasan dan bawahan sangat diperlukan dalam suatu organisasi, hal ini untuk
menunjang kinerja individu, serta tercapainya tujuan organisasi. Apabila tidak
terjalinnya komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan maka akan sulit bagi
organisasi untuk mencapai tujun tersebut. Hal ini dikarnakan kurangnya kinerja
karyawan yang diakibatkan oleh buruknya komunikasi yang dilakukan antara
atasan dengan bawahan.

10
D. Komunikasi dan Motivasi
Adanya keterkaitan komunikasi organisasi terhadap motivasi, yaitu
bagaimana cara mendorong gairah kerja bawahan agar mereka mau bekerja keras
dengan semua kemampuan dan keterampilan untuk mewujudkan tujuan
perusahaan (Hasibun, 1999). Motif sering kali disamakan dengan dorongan.
Dorongan atau tenaga tersebut merupakan gerak jiwa dan jasmani untuk berbuat,
sehingga motif tersebut merupakan suatu driving force yang menggerakkan
manusia untuk bertingkah laku dan perbuatan itu mempunyai tujuan tertentu.
Pendapat tersebut didukung oleh Jones (1997) mengatakan motivasi mempunyai
kaitan dengan suatu proses yang membangun dan memlihara perilaku ke arah
suatu tujuan.
Motivasi merupakan akibat dari interaksi seseorang dengan situasi
tertentu yang dihadapinya. Karena itulah, terdapat perbedaan dalam kekuatan
motivasi yang ditunjukkan oleh seseorang dalam menghadapi situasi tertentu
dibandingkan dengan orang-orang lain yang menghadapi situasi yang sama.
Bahkan, seseorang akan menunjukkan dorongan tertentu dalam menghadapi
situasi yang berbeda dan dalam waktu yang bersamaan maupun berlainan.
Dalam bekerja, motivasi menjadi sangat penting bagi tinggi rendahnya
produktivitas perusahaan tanpa adanya motivasi dari para karyawan untuk bekerja
sama bagi kepentingan perusahaan maka tujuan yang telah ditetapkan tidak akan
tercapai. Sebaliknya, apabila terdapat motivasi yang tinggi dari para karyawan
maka hal ini merupakan suatu jaminan atas keberhasilan perusahaan dalam
mencapai tujuannya (Gitosudarmo, 2001). Oleh karena itu, manajer harus selalu
menimbulkan motivasi kerja yang tinggi kepada karyawannya guna melaksanakan
tugas-tugasnya. Sekalipun harus diakui bahwa motivasi bukan satu-satunya faktor
yang memengaruhi tingkat prestasi kerja seseorang. Ada faktor lain juga ikut
memengaruhi seperti pengetahuan, sikap, kemampuan, pengalaman dan persepsi
peranan.

11
 Tiap perbuatan senantiasa berkat adanya motivasi. Timbulnya motivasi
dikarenakan seseorang merasakan sesuatu kebutuhannya tertentu dan karenanya
perbuatan tersebut terarah pada pencapaian tujuan tertentu. Apabila tujuan telah
dicapai, maka akan merasa puas. Motivasi sebagai proses psikologis dalam diri
seseorang akan dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor-faktor tersebut dapat
dibedakan atas faktor intern dan faktor ekstern yang berasal dari karyawan:
1. Faktor Intern
a) Keinginan untuk dapat hidup
Keinginan untuk dapat hidup merupakan kebutuhan setiap manusia
yang hidup di muka bumi ini. Untuk mempertahankan hidup ini orang mau
mengerjakan apa saja, apakah pekerjaan itu baik atau jelek, apakah halal atau
haram dan sebagainya. Misalnya, untuk mempertahankan hidup manusia
perlu makan dan untuk memperoleh makanan, manusia mau mengerjakan
apa saja hasilnya yang dapat memenuhi kebutuhan untuk makan.
b) Keinginan untuk dapat memiliki
Keinginan untuk dapat memiliki benda dapat mendorong seseorang
untuk mau melakukan pekerjaan. Hal ini dapat atau seringkali kita alami
dalam kehidupan kita sehari-hari, bahwa keinginan yang keras untuk dapat
memiliki itu dapat mendorong orang untuk bekerja. Contohnya: keinginan
untuk dapat memiliki sepeda motor dapat mendorong seseorang untuk mau
melakukan pekerjaan.
c) Keinginan untuk memperoleh penghargaan
Seseorang mau bekerja disebabkan adanya keinginan untuk diakui,
dihormati oleh orang lain. Untuk memperoleh status sosial yang lebih tinggi,
orang mau mengeluarkan uangnya, untuk memperoleh uang, itu pun ia haus
bekerja keras. Jadi, harga diri, nama baik, kehormatan dan lainnya diraih
dengan bekerja keras memperbaiki nasib sebab status sosial diakui sebagai
orang terhormat tidak mungkin diperoleh bila yang bersangkutan termasuk
pemalas, tidak mau bekerja dan sebagainya.

12
 d) Keinginan untuk memperoleh pengakuan
Bila kita perinci, maka keinginan untuk dapat memperoleh
pengakuan itu dapat meliputi hal-hal:
1. Adanya penghargaan terhadap prestasi.
2. Adanya hubungan kerja yang harmonis dan kompak.
3. Pimpinan yang adil dan bijaksana.
4. Perusahaan tempat bekerja dihargai masyarakat.
e) Keinginan untuk berkuasa
Keinginan untuk berkuasa akan mendorong seseorang untuk
bekerja. Kadang-kadang keinginan untuk berkuasa ini dipenuhi dengan cara-
cara tidak terpuji, namun cara-cara yang dilakukannya itu masih termasuk
bekerja juga. Apalagi keinginan untuk berkuasa atau menjadi pimpinan
dalam arti positif, yaitu ingin dipilih menjadi ketua atau kepala, tentu
sebelumnya si pemilih akan mencari tahu dan menyaksikan sendiri bahwa
orang itu benar-benar mau bekerja, sehingga ia pantas untuk dijadikan
penguasa dalam unit organisasi atau kerja.

2. Faktor Ekstern
a) Kondisi lingkungan kerja
Lingkungan pekerjaan adalah keseluruhan sarana dan prasarana
kerja yang ada di sekitar karyawan yang sedang melakukan pekerjaan yang
dapat memengaruhi pelaksanaan pekerjaan. Lingkungan kerja yang baik dan
bersih, mendapat cahaya yang cukup, bebas dari kebisingan dan gangguan,
jelas akan memotivasi tersendiri bagi para karyawan dalam melakukan
pekerjaan dengan biak.
b) Kompensasi yang baik dan memadai
Kompensasi merupakan sumber penghasilan utama bagi para
karyawan untuk menghidupi diri beserta keluarganya. Kompensasi yang

13
 memadai merupakan alat motivasi yang paling ampuh bagi perusahaan untuk
mendorong para karyawan bekerja dengan baik.
c) Supervisi yang baik
Fungsi supervisi dalam suatu pekerjaan adalah memberikan
pengarahan, membimbing kerja para karyawan, agar dapat melaksanakan
kerja dengan baik tanpa membuat kesalahan. Dengan demikian, posisi
supervisi sangat dekat dengan para karyawan dalam melaksanakan tugas
sehari-hari. Bila spervisi yang dekat dengan para karyawan ini menguasai
liku-liku pekerjaan dan penuh dengan sifat-sifat kepemimpinan, maka
suasana kerja akan bergairah dan semangat.

Oleh karena itu, pimpinan dalam perusahaan atau organisasi harus selalu
menimbulkan motivasi kerja yang tinggi kepada karyawannya guna melaksanakan
tugas-tugasnya. Komunikasi diperlukan dalam memberikan motivasi yang
menodorng seseorang untuk dapat beperilaku tertentu. Dengan komunikasi yang
baik maka seseorang akan termotivasi secara baik pula. Misalnya, sugesti positif
dari komunikasi yang mendorong seseorang untuk melaksanakan tugas-tugas yang
diberikan seara benar.
Komunikasi sebagai interaksi dalam memberikan motivasi diartikan
sebagai suatu proses sebab-akibat atau aksi-reaksi secara bergantian baik verbal
maupun non verbal. Komunikasi dan motivasi akan berorientasi pada pimpinan
dengan para karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan.

E. Komunikasi dan Manajemen Konflik

Komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus yang biasanya
dalam bisnis dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain.
Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi, perintah atau instruksi, saran-
saran, infomasi, dan sebagainya dapat disampaikan secara cepat, tepat dan jelas.

14
Sehingga tujuan organisasi bisnis dan kebutuhan serta keinginan pelanggan
disinergikan dalam kerangka hubungan yang saling menguntungkan.
Konflik sering muncul dan terjadi pada setiap organisasi dan gterdapat
perbedaan pandangan para pakar dalam mengartikan konflik. Micthell, B,
Setiawan, B, dan Rahmi, D.H (2001) menjelakan bahwa konflik atau
pertentangan pada kondisi tertentu mengindentifikasi sebuah proses pengelolaan
lingkungan dan sumber daya tidak berjalan secara efektif, mempertajam gagasan,
bahkan dapat menjelaskan kesalahpahaman. Kegagalan komunikasi di karenakan
proses komunikasi tidak dapat berlangsung secara baik, pesan sulit di pahami oleh
karyawan karena perbedaan pengetahuan, kebutuhan, dan nilai-nilai yang di yakini
pimpinan. Gaya kepimpinan berdasarkan kontigensi berguna untuk memecahkan
masalah-masalah manajemen (Winardi,1990:221). Pendapat yang hampir sama di
kemukakan oleh Hersey, P. & Blanchard, K (1982:112) bahwa gaya
kepemimpinan kontigensi dapat berjalan secara efektif dalam menyelesaikan
masalah (konflik) dalam organisasi bergantung pada situasi yang di ciptakan.
1. Jenis-jenis konflik di kemukakan oleh Soekanto, S. (1981), jenis-jenis konflik
meliputi:
a) Konflik antar pribadi, disadari bahwa setiap individu mempunyai perbedaan
dan keunikan yang berati tidak ada dua orang individu yang sama persis
dalam aspek-aspek jasmaniah maupun rohaniahnya.
b) Konflik antar kelompok, selama peretentangan (konflik) di lakukan secara
juju, maka solidaritas kelompok tidak akan goyah.
c) Konflik antar kelas-kelas sosial, masyarakat terdiri dari beberapa lapisan
social yang hidup saling membutuhkan.
d) Konflik politik golongan dalam masyarakat adanya perbedaan dan
persaingan antar golongan-golongan dalam masyarakat, misalnya dalam
pemilihan umum perebutan kursi attau suara

15
 e) Konflik berskala internasional antar I negara atau lebih karena terdapat
perbedaan dalam satu hal, misalnya perang dunia satu dan perang dunia ke
II.

Menurut Edeiman, RJ. ( 1997 ) menegaskan bahwa, jika konflik di kelola

secara sistematis dapak berdampak positif yaitu, harga diri, mempertinggi
kreativitas dan produktivitas, dan menegaskan kepuasaan kerja akan tetapi
sebaliknya, majemen konflik yang tidak efektif dengan cara menerapkan sanksi
yang berat bagi penentang, dan berusaha menekan bawahan yang menantang
kebijakan sehingga iklim organisasi semakin buruk dan meningkatkan sifat ingin
merusak (Owens, R.G., 1991).

F. Public Relations dalam Komunikasi Organisasi

Dalam memahami komunikasi organisasi tidak cukup hanya dilihat dari
aktifitas komunikasi internal yang berlangsung maka komunkasi organisasi perlu
dipahami dari dua sisi yaitu internal dan ekternal komunikasi tujuan dijalankannya
komunikasi adalah agar perusahaan dapat menyampaikan maksud dan kebijakan
pada segenap public dan memiliki (Ekternal dan Internal) sebuah perusahaan sulit
untuk berkembang dengan baik jika tidak menjalin komunikasi dengan baik
dengan publiknnya untuk dapat melaksanakan hal tersebut maka public relation
merupakan bagian yang tepat untuk mengelolanya.
Public relations merupakan suatu “management of communications
between and organization and its public” (Bruning dan Hunt, 2012:378). Publik
Relations merupakan bagian penting dalam organisasi yang menangani tindakan
komunikasi antara perusahaan dengan public yang ada. Melalui public relations,
manajemen organisasi melakukan aktifitas komunikasinya baik kepada public
internal seperti karyawan, manajemen dan publik eksternal seperti masyrakat
sekitar dan konsumen.

16
 Tujuan dari dijalankannya komunikasi organisasi adalah agar perusahaan
dapat menyampaikan maksud dan kebijakan kepada segenap public yang dimiliki.
(Eksternal dan Internal), sekaligus menyerap waktu mendatang guna memperoleh
penyesuaian penyesuaian dengan lingkungannya melalui public relations inilah
manajemen organisasi melakukan aktifitas komunikasinya, baik itu kepada public
internal seperti karyawan, manajemen dan public.
1. Peran Public Relations
Dalam era komunikasi, era komunikasi, era perang citra, atau apapun
nama eranya sekarang ini, peranan PR (Publik Relations) semakin diperlukan.
Publik relations adalah salah satu sub bidang ilmu komukasi, kendati secara
prkatis, komunikasi adalah backbone (tulang punggung) kegiatan PR (Publik
Relations). Konsep lainnya dari Publik Relation adalah sebagai “jembatan”
antar perusahaan atau organisasi dengan publiknya. Terutama tercapainya
mutual understanding (saling pengertian) antara perusahaan dengan publiknya.
Scott M.Cutlip, Aleenh Center dan Glen M. Broom (2000) dalam
bukunya efektif public relations menulis salah satu defenisi Publik Relations,
yakni (Publik Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap-sikap
publik, mengidentifikasi kebijakan-kebijakan dan prosedur prosedur dari
individu atau organisasi atas dari kepentingan publik dan melaksanakan rencana
kerja untuk memperoleh pengertian dan publik).

2. Praktik Publik Relations di Berbagai Sektor

Praktik Publik relations telah memasuki bermacam-macam sector,
mulai dari sector social, bisnis dan industri, pendidikan, kesehatan, politik
pemerintahan dan sebagainya. Sector-sektor tersebut dengan mengikuti peranan
manajemen modern, telah menggunakan praktik public relations sebagai bagian
dari manajemen mereka. Peraktik public relations ini menimbulkan macam-
macam public relations antara lain public relations pemerintahan, public

17
 relations industry dan bisnis public relations social, public internasional
(diadaptasi dari Kusumatuti 2002:37).

3. Publik Relations Pemerintahan

Publik relations pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau
mempromosikan kebiajakan. Kebijakan pemerintahan memberikan informasi
secara teratur tentang kebiajakn rencana. Dan segala sesuatunya yang
berpengaruh kepada kehidupan masyarakat. Tuga public relations pemerintah
keluar harus membeikan masukan dan saran bagi para pejabat pemerintahan
atau pejabat negra tentang segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau
kemungkinan reaksi masyarakat akan kebijakan lemabaga, baik yang sedang
dilaksanakan, ataupun yang senag disusulkan.
Seiring dengan tuntunan transparasi dari masyarakat luas sebagai
public relations pemerintahan, manfaat public relations dalam penyelengaraan
pemerintah segcara umum telah di terima sejak lama, bahkan, beberapa
kalangan mengatakan, bahwa pemanfaatan public relations pemerintah
mendahului penggunaan public relations oleh kalangan swasta (diadaptasi dari
Kusumastuti 2002:37)

4. Public Relations Industri dan Bisnis

Hubungan timbal balik yang merupaakn ciri dari konsep public
relations. Dunia industry dan bisnis pada akhirnya memiliki kesadaran akan
tanggung jawab dalam memelihara ketertiban, pertahanan, konservasi alam, dan
ekonomi (Kusumastuti.2002:39-40)
Public relations industry dan bisnis telah diterima oleh perusahaan
besar. Publik relations disana merupakan fungsi manajemen yang turut
menentukan suksesnya operasional perusahaan. Public relations industry tidak
dapat dilepaskan dari prinsip ekonomi, yakni berorientasi untuk selalu
memperoleh keuntungan (Profit Oriented).

18
5. Publik Relations Internasional
Lahirnya public relations internasoanal, disebabkan adanya perubahan
sangat cepat didalam segak bidang, misalnya perkembangan bidang pariwisata,
bidang komunikasi, trasportasi, tukar menukar dibidang pendidikan (tuga
belajar mahasiswa dan dosen), masalah internasional dibidang ekonomi, politik
dan sebagainya. Penerapan public relations internasional, selain hubungan antar
Negara, juga adanya konferensi tingkat dunia yang dihadiri oleh banyak
Negara. Banyak badan yang tergabung dalam PBB, seperti UNESCO, WHO
dan UNICEF yang melakukan kegiatan-kegiatan yang berakibat langsung pada
kerja sama pendidikan dunia.

Public organisasi internasional menghadapi problem yang sama dengan

organisasi lainnya. Namum medannya jauh lebih luas, sehingga kebijakan dan
teknik-tekniknya harus disesuaikan dengan keadaan setempat pejabat public
relations akan di rekrut dari berbagi negara untuk menghindarkan bias.
(Kusmastuti, 2002:38-44).

19
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan
berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam
kehidupan sehari-hari dirumah tangga, ditempat pekerjaan, dipasar, dalam
masyarakat atau dimana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan
terlibat dalam komunikasi. Dengan adanya komunikasi yang baik maka suatu
organisasi dapat berjalan lancar dan berhasil, begitu pula sebaliknya, kurang atau
tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet dan berantakan terjalinnya
komunikasi yang baik dalam organisasi juga dapat menunjuang kinerja yang baik
untuk bawahan agar tujuan organisasi dpat tercapai.

20
 DAFTAR PUSTAKA

Buku
Romli, Khomsahrial. 2014. Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta: PT. Grasindo

Ardianto, E. 2209. Public Relations Praktis. Bandung: Widya Padjadjaran

Muhammad, A. 2014. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara

Somad, Rismi dan Donni Juni Priansa. 2014. Manajemen Komunikasi

Mengembangkan Bisnis Berorientasi Pelanggan. Bandung: Alfabeta

Wahyudi. 2011. Manajemen Konflik dalam Organisasi. Bandung: Alfabeta

Jurnal
Joski, Vincentzo Calviny, Yuliani Rachma Putri dan Lucy Pujasari Supratman; 2015;
“Pengaruh Komunikasi Organisasi Terhadap Kinerja Guru di SMA Regina Pacis
Bogor”; Jurnal e-Proceeding of Management Universitas Telkom, Vol. 2, No. 2;
Bandung

Mayastri, Rizki Amalia; 2015; “Komunikasi Organisasi Pada Organisasi Mahasiswa

Internasional”; Jurnal FISIP Universitas Sebelas Mare; Surakarta

Ishak, Aswad; 2012; “Peran Public Relations dalam Komunikasi Organisasi”; Jurnal
Komunikasi, Vol. 1 No. 4 Universitas Muhammadiyah Yogyakarta; Yogyakarta

Harianja, Apriyani Valentina; 2017; “Peran Biro Humas dalam Memberikan

Informasi Melalui Media Elektronik Dalam Mewujudkan Elektronik Government
(Studi Pada Biro Humas dan Protokol Provinsi Kepulauan Riau)”; Naskah Publikasi
Universitas Maritim Raja Ali Haji; Tanjungpinang

21
 LAMPIRAN I: STUDI KASUS 1

KOMUNIKASI ORGANISASI PADA ORGANISASI MAHASISWA

INTERNASIONAL
(Studi Deskriptif Kualitatif Komunikasi Organisasi pada AIESEC Local
Committee Universitas Sebelas Maret)

Di lingkungan kampus, organisasi mahasiswa dan UKM terdapat di tingkat

fakultas dan/atau universitas. Seiring dengan perkembangan jaman, organisasi
mahasiswa dan UKM juga ada pada skala nasional, bahkan internasional. Dari sekian
organisasi mahasiswa internasional, AIESEC merupakan organisasi kepemudaan
internasional terbesar di dunia yang digerakkan oleh para mahasiswa dari berbagai
negara. AIESEC MC Indonesia resmi berdiri pada tahun 1984 (“AIESEC in
Indonesia”, n.d). MC (Member Committee) merupakan sebutan bagi sebuah negara
yang tergabung dalam AIESEC Internasional. Dalam sebuah MC, terdapat satu atau
beberapa LC (Local Committee) yang berkedudukan di tingkat universitas atau kota.
Di Universitas Sebelas Maret (UNS), berdirinya AIESEC sebagai sebuah LC
dimulai pada tahun 2011 (“AIESEC UNS History”, 2013). AIESEC LC UNS sebagai
sebuah organisasi baru memiliki banyak target yang harus dipenuhi baik kepada
AIESEC MC Indonesia, UNS, maupun pihak-pihak lain. Oleh karena itu, AIESEC
LC UNS membutuhkan sumber daya manusia, yaitu member (sebutan bagi anggota
AIESEC), yang berkompeten di bidang masing-masing. Pengelolaan member juga
harus dilakukan dengan baik agar mereka mau bertahan pada organisasi ini dengan
hambatan dan tantangan tersebut.
Pengelolaan member AIESEC LC UNS salah satunya dilakukan dengan cara
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan, baik rutin maupun insidental, yang melibatkan
para member Beberapa kegiatan mengadopsi kegiatan yang diselenggarakan AIESEC
secara global. Kegiatan-kegiatan tersebut memiliki tujuan, sasaran, dan bentuk yang
berbeda satu sama lain seperti koordinasi tugas hingga pengakraban antaranggota.

22
Melalui kegiatan-kegiatan semacam ini, terjadilah komunikasi organisasi, yaitu
pengiriman dan penerimaan informasi dalam sebuah organisasi. Bidang komunikasi
organisasi antara lain komunikasi interpersonal, hubungan pengelola, komunikasi
downward, upward, horizontal, diagonal, keterampilan berbicara, mendengarkan,
menulis, dan evaluasi program (Redding & Sanborn dalam Muhammad, 2009: 65).

Bagan 1. Struktur Organisasi AIESEC

A. Komunikasi Formal

Di antara struktur organisasi, terjadilah perpindahan pesan dengan

memperhatikan hubungan posisional dalam organisasi—yang disebut dengan
komunikasi formal organisasi (Pace dan Faules, 2010: 199).
1. Komunikasi ke Bawah (Downward Communications)
a) Pola Komunikasi ke Bawah

Pada AIESEC LC UNS, downward communications terjadi ketika

aliran pesan berasal dari LCP kepada LCVP, LCVP kepada manajer dan staff.
Meskipun komunikasi ke bawah memiliki definisi terjadi ketika aliran
informasi mengalir dari orang dengan jabatan lebih tinggi kepada orang dengan

23
jabatan yang lebih rendah (Davis dalam Pace dan Faules, 2010: 184), namun,
‘tidak dibenarkan’ apabila seorang LCP langsung memberikan arahan kepada
manajer dan staff.

LCP

LCVPs

Managers

Staffs

Bagan 2. Ilustrasi Komunikasi ke Bawah AIESEC LC UNS

b) Weekly Meeting sebagai Forum Utama Komunikasi ke Bawah

Forum utama yang digunakan untuk berkoordinasi oleh atasan kepada
para bawahannya adalah weekly meeting. Weekly meeting merupakan rapat rutin
yang dijadwalkan setiap satu minggu sekali. Weekly meeting dilaksanakan per
tim sehingga ada weekly meeting EB, weekly meeting per departemen, atau
weekly meeting orginizing committe project. Weekly meeting dipimpin oleh
leader masing-masing tim. Weekly meeting EB dipimpin oleh LCP, weekly
meeting departemen dipimpin oleh LCVP, dan weekly meeting project dipimpin
oleh Organizing Committee President (OCP).
c) Pemilihan Metode dan Media Komunikasi ke Bawah
Di luar meeting, penyampaian pesan dari atas ke bawah juga biasa
dilakukan dengan memanfaatkan new media selain Skype seperti SMS, Line,
Whatsapp, dan Email. Namun, komunikasi melalui media tersebut sifatnya
hanya melengkapi koordinasi yang telah dilakukan dengan cara meeting. Cara
utama yang dipilih atasan sebagai komunikator maupun bawahan sebagai
komunikan adalah dengan komunikasi tatap muka. Member menilai, dengan

24
 komunikasi tatap muka, komunikasi dapat lebih efektif. Baik pengirim maupun
penerima pesan merasa masalah akan lebih mudah terselesaikan apabila
dibicarakan dengan bertemu bersama-sama. Itulah sebabnya, pada AIESEC LC
UNS weekly meeting harus sebisa mungkin dilaksanakan. Apabila sedang
dalam masa libur perkuliahan, maka meeting harus tetap diselenggarakan secara
virtual.

2. Komunikasi ke Atas (Upward Communications)

a) Pola Komunikasi ke Atas AIESEC LC UNS
Apabila komunikasi ke bawah seorang LCP hanya diperbolehkan
untuk berkomunikasi langsung dengan LCVP kemudian LCVP yang
menyampaikan pesan kepada manajer dan staff, pada komunikasi ke atas maka
seorang manajer atau staff juga tidak diperbolehkan untuk langsung
menyampaikan pesannya kepada LCP. Seorang manajer atau staff harus
menyampaikan pendapatnya terlebih dahulu kepada LCVP departemen yang
bersangkutan, baru LCVP kemudian menyampaikannya kepada LCP. Seorang
staff diperbolehkan langsung berhubungan dengan LCVP, seperti halnya
seorang LCVP yang juga diperbolehkan untuk langsung menyampaikan pesan
kepada staff.

LCP

LCVPs

Managers

Staffs

Bagan 3. Ilustrasi Komunikasi ke Atas AIESEC LC UNS

25
b) Pelaksanaan Komunikasi ke Atas AIESEC LC UNS
Sama halnya dengan komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas
utamanya terjadi pada forum rutin seperti weekly meeting. Weekly meeting
merupakan sarana bagi para atasan untuk mengetahui hal-hal apa saja yang
harus mulai dilakukan (start), dilanjutkan (continue), dan dihentikan (stop)
melalui masukan-masukan dari bawahan. Namun, di luar forum tersebut
seorang bawahan diperbolehkan, bahkan menurut para informan, sangat
diperbolehkan untuk setiap saat menghubungi atasannya apabila ada hal yang
ingin disampaikan terkait dengan tugas yang diberikan oleh atasan. Member
juga merasa tidak keberatan untuk meminta personal meeting, yaitu meeting
yang sifatnya hanya empat mata kepada atasannya.
c) Hambatan Komunikasi ke Atas dan Peran Executive Board dalam
Mengatasinya
Dalam kasus yang terjadi pada AIESEC LC UNS, hambatan
komunikasi ke atas utamanya ditemukan pada member newie sebutan bagi
member AIESEC yang baru saja bergabung. Apabila mengacu pada pendapat
Davis (dalam Pace dan Faules, 2010: 191), newie masih merasa bingung untuk
mengungkapkan pendapatnya terhadap para atasan (dan mungkin member lain
yang telah lebih dahulu bergabung). Terlebih, newie juga belum terlalu
mengerti AIESEC seperti layaknya para atasan maupun member lain.
Peran EB sebagai jajaran top managers sangatlah penting dalam
membangun komunikasi ke atas. LCVP sebagai seorang leader, harus mampu
memancing semua member di departemennya termasuk newie agar lebih
partisipatif dan berani berpendapat. Terlebih, dari sisi AIESEC, keberanian
menyampaikan pendapat termasuk kepada atasan dianggap sesuai dengan salah
satu nilai AIESEC yaitu “enjoying participation” dan BHAG AIESEC untuk
“engage and develop every young person in the world”.

26
3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communications)
a) Pola dan Tujuan Komunikasi Horizontal AIESEC LC UNS
Pada AIESEC LC UNS, komunikasi horizontal yang muncul akibat
koordinasi tugas hanya dialami ketika beberapa departemen sedang terlibat
dalam project yang sama dan komunikasi demikian hanya muncul pada level
LCVP.
LCP

LCVP LCVP LCVP

Manager Manager

Staff Staff

Bagan 4. Ilustrasi Komunikasi Horizontal AIESEC LC UNS

Pada level manajer dan staff, komunikasi horizontal yang terjadi

muncul karena sebab membutuhkan masukan dalam mengerjakan sebuah tugas.
Namun, saran maupun masukan biasanya bersifat lebih kepada
menyempurnakan hal-hal yang sudah ada, bukan membuat hal yang baru.
Adanya rasa keterbukaan sesama rekan sejawat turut mengikis rasa egois satu
sama lain, baik yang berhubungan maupun tidak dengan tugas-tugas di
AIESEC LC UNS.
b) Saluran Komunikasi Horizontal AIESEC LC UNS
Muhammad (2009:123) menyebutkan terdapat enam bentuk
komunikasi horizontal yang sering terjadi dalams sebuah organisasi, yaitu rapat
komite, interaksi informal pada jam istirahat, percakapan telepon, memo dan
nota, aktivitas sosial, serta kelompok. Mengacu pada keterangan informan,

27
 terdapat tiga bentuk komunikasi horizontal menurut Muhammad (2009:123)
yang terjadi pada AIESEC LC UNS.
Pertama, rapat komite. Sebagaimana yang telah disebutkan
sebelumnya, AIESEC LC UNS memiliki forum-forum yang mempertemukan
baik satu maupun antartim seperti weekly meeting, LC meeting, EB hearing,
dan lain-lain. Forum-forum berformat meeting ini mempertemukan member
dengan berbagai posisi, sehingga memungkinkan pula terjadinya komunikasi
horizontal di antara rekan sejawat. Kedua, interaksi informal pada jam istirahat.
Komunikasi horizontal terjadi seperti pada saat acara AIESEC LC UNS atau di
office AIESEC LC UNS. Terakhir, percakapan telepon. Meski Anggraini
Kusuma memang menyebut bahwa komunikasi horizontal salah satunya
melalui telepon, namun sesuai dengan perkembangan jaman, komunikasi juga
dilakukan melalui media chatting. Menggunakan aplikasi chatting, kini
mempercepat dan menambah kontak bisa dengan mudah dilakukan. Terlebih,
beberapa aplikasi chatting kini juga telah menyediakan fitur telfon melalui
internet yang biayanya lebih murah dibanding dengan telepon melalui operator.

4. Komunikasi Lintas Saluran (Diagonal Communications)

a) Pola Komunikasi Lintas Saluran AIESEC LC UNS
Komunikasi lintas-saluran (diagonal communications) adalah
komunikasi yang mengalir di antara orang-orang yang tidak berada pada level
yang sama, serta tidak memiliki hubungan langsung secara hierarki organisasi
(Miljkovic & Rojavec dalam Spaho, 2013: 105).

28
 LCP

LCVP LCVP

Manager Manager Manager Manager

Staff Staff Staff Staff

Bagan 5. Ilustrasi Komunikasi Lintas Saluran AIESEC LC UNS

b) Saluran Komunikasi Lintas Saluran AIESEC LC UNS

Mengingat komunikasi lintas saluran muncul di antara banyak orang
dalam rantai-rantai perintah yang lain, maka penting kiranya bagi sebuah
organisasi untuk memiliki kebijakan yang dapat membimbing jalannya
komunikasi lintas saluran di dalamnya (Pace dan Faules, 2010: 198).
Di AIESEC LC UNS, hal-hal yang sifatnya hubungan antar
departemen biasa disebut dengan istilah “cross department”. Setiap
departemen yang ada pada AIESEC LC UNS saling membutuhkan dukungan
dari departemen lain dalam bentuk kerja sama-kerja sama, baik kerja sama
dalam bentuk project maupun dalam bentuk tugas-tugas yang lain. Kerja sama
ini biasanya disebut dengan istilah “collaboration” dan untuk memudahkan
collaboration, antardepartemen AIESEC LC UNS perlu melakukan synergize.
Selain synergize meeting, AIESEC LC UNS juga memiliki forum lain
sebagai wadah komunikasi antardepartemen, yaitu Organizing Committee
President Talk (OCP Talk). Berbeda dengan synergize meeting, OCP Talk tidak
bertujuan untuk mencapai sebuah collaboration. Komunikasi lintas saluran
dalam AIESEC LC UNS juga muncul pada forum lain, yaitu LC meeting. LC

29
 meeting merupakan forum evaluasi AIESEC LC UNS yang diikuti oleh satu LC
secara keseluruhan.

B. Komunikasi Informal
Komunikasi informal mengalir di antara anggota organisasi tanpa
memperhatikan hubungan posisional, kalaupun ada mungkin sedikit (Muhammad,
2009: 124). Aliran pesan komunikasi informal bersifat lebih pribadi (Pace dan
Faules, 2010: 199). Komunikasi informal muncul dari interaksi di antara individu,
sehingga informasi dapat mengalir dari segala arah tanpa dapat diduga sehingga,
jaringannya disebut dengan selentingan. Selentingan disebut juga dengan kiasan
grapevine yang secara bahasa berarti “pohon anggur” (Pace dan Faules, 2010:
200).
1. Kegiatan yang Menunjang Munculnya Komunikasi Informal
a) Team Building
Di awal term, AIESEC LC UNS mewajibkan tiap-tiap tim untuk
menyelenggarakan team building. Melalui team building, seorang anggota
diharapkan mampu mengenal tim yang akan bekerja sama dengan dirinya
selama satu term dengan baik. Pada team building, masing-masing anggota tim
saling berkenalan, serta berbagi satu sama lain termasuk apa saja hal-hal yang
diharapkan selama tergabung sebagai anggota tim tersebut.
b) Team Days
Di akhir quarter, selain melakukan evaluasi tugas-tugas secara
personal maupun tim, AIESEC LC UNS juga memiliki kegiatan refleksi bagi
setiap tim yang bernama “team days”. Meski dilaksanakan di setiap quarter,
bagi member AIESEC LC UNS, team days tidak bisa disamakan dengan istilah
“evaluasi”. Team days merupakan kegiatan lain sebagai sarana “refleksi” satu
tim atas satu quarter yang sudah berlalu. Refleksi yang dimaksud adalah
refleksi atas kualitas tim, bukan kualitas pekerjaan yang dilakukan oleh masing-
masing member.

30
 c) Team Bonding
AIESEC LC UNS mengadakan team bonding, yaitu sebuah kegiatan di
mana member AIESEC LC UNS pergi bersama murni untuk bersenang-senang
dan melupakan sejenak tugas, masalah, maupun beban yang ada di dalam
organisasi. Team bonding dapat diselenggarakan dengan rencana terlebih
dahulu maupun insidensial.
d) Conference
Conference AIESEC, baik national conference maupun local
conference, pada umumnya berlangsung paling tidak tiga hari. Dalam kurun
waktu tersebut, peserta mengikuti berbagai sesi pemberian materi yang
berhubungan dengan AIESEC (AIESEC knowledge). Di luar sesi tersebut, para
peserta dipersilakan untuk saling mengakrabkan diri dan di sinilah komunikasi
informal terjadi. Tidak hanya bertemu pada saat sesi pemberian materi, member
merasa bagaimana mereka berangkat dan pulang bersama hingga menginap
bersama menyebabkan terjadinya banyaknnya pesan yang mengalir serta
interaksi yang terjadi.
e) Kegiatan-kegiatan Lain
Di luar meeting dan empat kegiatan di atas, komunikasi informal
muncul pada beberapa kegiatan lain, seperti welcoming dan farewell party EP,
welcoming party member baru, photo session, dan pelaksanaan piket.
2. Informal yang Terjadi pada AIESEC LC UNS
Pada AIESEC LC UNS, grapevine cenderung menyebar di dalam
sebuah tim seperti tim departemen, tim EB, tim project daripada antartim.
Perpindahan pesan terjadi dari satu orang ke orang yang lain dalam sebuah
kelompok. Hal tersebut sejalan dengan sifat grapevine yang merupakan
interaksi dari mulut ke mulut (Pace dan Faules, 2010: 200). Anggota tim yang
lain saling menimpali informasi yang disampaikan, karena baik laki-laki dan
perempuan sama aktifnya dalam komunikasi informal (Muhammad, 2009:
126). Grapevine dapat mengalir kapan saja seperti di sela-sela meeting,

31
conference, dan kegiatan-kegiatan AIESEC yang lain. Bahkan, didukung
dengan kemajuan teknologi seperti adanya grup Line membuat pesan-pesan
dapat mengalir dengan lebih cepat.
Grapevine dapat memberikan pengaruh bagi organisasi, baik pengaruh
yang baik maupun pengaruh yang kurang baik. Meski grapevine tidak dapat
ditekan dan dikontrol secara langsung oleh organisasi, namun grapevine dapat
dipengaruhi oleh cara-cara pimpinan berhubungan dengan anggota organisasi
lainnya (Muhammad, 2009: 126). Adanya upaya-upaya dari organisasi untuk
justru membangun komunikasi informal melalui berbagai kegiatan serta
grapevine yang memang secara alami terbentuk dalam sebuah organisasi
rupanya justru dipandang positif oleh member-member AIESEC LC UNS.
Menurut member, komunikasi informal justru berfungsi sebagai support dalam
menjalankan tugas dan membangun kedekatan antaranggota AIESEC LC UNS.
Pengaruh positif grapevine dapat pula dirasakan oleh hubungan atasan-
bawahan organisasi. Grapevine memberi feedback kepada pimpinan mengenai
sentimen bawahannya karena bagi bawahan, adanya jaringan komunikasi
informal memberi ruang untuk menyalurkan emosi. Grapevine juga membantu
menerjemahkan arahan pimpinan dalam bahasa yang lebih mudah dipahami
oleh bawahannya (Muhammad, 2009: 127).

32
 STUDI KASUS 2

PERAN BIRO HUMAS DALAM MEMBERIKAN INFORMASI MELALUI

MEDIA ELEKTRONIK DALAM MEWUJUDKAN ELEKTRONIK
GOVERNMENT
(Studi Pada Biro Humas Dan Protocol Provinsi Kepulauan Riau)

Pembuatan situs web pemerintah daerah merupakan tingkat pertama dalam

pengembangan e-government di Indonesia dengan sasaran agar masyarakat Indonesia
dapat dengan mudah memperoleh akses kepada informasi dan layanan pemerintah
daerah, serta ikut berpartisipasi di dalam pengembangan demokrasi di Indonesia
dengan menggunakan media internet. Berdasarkan hasil Pemeringkatan Electronic
Government Indonesia yang disingkat PEGI yang selalu diselenggarakan Kominfo
dibawah naungan Direktorat Electronic Government, Provinsi kepulauan Riau
tergolong dalam provinsi yang memiliki peringkat terendah di Indonesia dalam
pelaksanaan e-government. Dari data dilihat bahwa Provinsi Kepulauan Riau
menduduki peringkat ke 18 dari 24 provinsi yang terdata oleh Kominfo, dan masuk
kedalam kategori kurang. Sedangkan pada tahun berikutnya provinsi kepulauan riau
tidak lagi mengikuti pemeringkatan e-government yang dilakukan oleh Kominfo
tersebut.
Biro Humas provinsi Kepulauan Riau merupakan biro yang memiliki fungsi
dalam memberikan segala informasi dan segala kegiatan pemerintahan kepada
masyarakat luas. Baik secara elektronik maupun non elektronik. Adanya unit
kehumasan bagi setiap instansi pemerintah merupakan suatu keharusan fungsional
dalam rangka penyebaran tentang aktivitas instansi tersebut baik kedalam atau ke
instansi pemerintah lainnya maupun keluar atau kemasyarakat pada umumnya.
Humas pemerintah merupakan suatu alat untuk memperlancar jalannya interaksi serta
penyebaran informasi melalui pers, radio televisi dan media elektronik lainnya.

33
 Tentunya dalam meningkatkan dan menjalankan website tersebut dengan
tujuan meningkatkan kualitas informasi dan hubungan publik secara elektronik,
pastilah terdapat kendala yang dialami oleh Biro Humas ini salah satunya terkait
masalah sumber daya manusia sebagai penunjang dalam keterbukaan informasi,
masalah yang terjadi adalah kurangnya sumber daya manusia (SDM) untuk menaungi
atau menjalankan peran Humas dalam memberikan informasi secara elektronik ini.
Selain itu informasi yang tersedia di website dirasa juga masih kurang. Dari segi
kecepatan informasi atau pemberitaan dalam website dirasa cukup baik akan tetapi
informasi yang tersedia dalam website hanya menampilkan setiap kegiatan gubernur
dan sekda sementara informasi penunjang lain seperti masalah pendidikan, kesehatan
dan informasi sebagainya yang diperlukan masyarakat belum terpenuhi. Selain
daripada itu juga masih rendahnya pastisipasi masyarakat untuk mengakses informasi
secara elektronik. Peran dan partisipasi masyarakat sangat diperlukan untuk
mendukung kelancaran system ini agar terjadi hubungan yang timbal balik. Selain itu
kurangnya partisipasi masyarakat terhadap informasi elektronik ini dapat dilihat dari
kurangnya pengunjung website yang telah disediakan oleh Humas dan setiap harinya
mengalami penurunan. Yaitu pada bulan April jumlah pengunjung adalah 71237
sementara pada bulan mei 59784 (diakses http://www.kepriprov.go.id/index.php/1
43-berita/seputar kepri/2099 pada 18 Agustus 2016 ).
Berdasarkan teori yang dikemukakan oleh H.A.W Widjaja (2010:97) humas
yaitu menyebarkan informasi seperti menyediakan dan mengumpulkan bahan
informasi, paket informasi, dan atau bahan berita baik secara elektronik maupun non
elektronik. Dari hasil pembahasan diatas diketahui bahwa Biro Humas berperan
dalam memberikan informasi kepada public khususnya informasi yang bersifat
kepemerintahan. Humas dipercayakan pemerintah sebagai penyalur informasi-
informasi penting yang bermanfaat bagi masyarakat dan memberikan dampak positif
kepada masyarakat. Dalam menjalankan perannya ini Biro Humas bekerja sama
dengan media baik cetak maupun media elektronik. Media eklektronik yang
dimanfaatkan Humas sebagai alat perantara penyampaian informasi diantaranya

34
adalah portal pemerintah berbasis website, videotron, serta media media sosial seperti
twitter dan instagram. Disini humas memberikan informasi-informasi terkait
kepemrintahan kepada masyarakat dan didalamnya terdapat beberapa aplikasi untuk
menerima saran dan aspirasi masyarakat. Adanya ketersediaan portal pemerintah
berbasis website ini merupakan tahap awal dalam pengembangan electronic
government.
Dari pemaparan pada deskripsi pembahasan diketahui bahwa dalam
menjalankan perannya untuk memberikan informasi melalui media elektronik dalam
mewujudkan electronic government Biro Humas mengalami banyak hambatan-
hambatan yang menjadi kendala dalam mewujudkan perannya. Hambatan- hambatan
tersebut yaitu dari segi sumber daya manusia yang mana kemampuan dan jumlahnya
belum cukup mampu. Efek yang ditimbulkan dari kurangnya jumlah sumber daya
manusia adalah terjadinya tumpang tindih pekerjaan yang membuat pekerjaan tidak
maksimal dan efisien. Sedangkan dari segi kemampuan dibutuhkan sumber daya
manusia dengan latar belakang disiplin ilmu yang sesuai dibidangnya. Selain sumber
daya manusia, infrastruktur, sarana dan prasarana juga belum dapat mendukung
pekerjaan. Sarana elektronik sebagai media penyalur informasi saat ini memerlukan
perangkat-perangkat lain sebagai pendukung system tersebut. Hubungan dan
kerjasama antar instansi baik dalam pemerintahan maupun non pemerintah belum
terjalin harmonis, sementara hubungan kerjasama ini berpengaruh terhadap
informasi- informasi yang disediakan. Semakin banyak hubungan kerjasama yang
dibangun maka informasi yang tersedia juga semakin berkualitas.
Biro Humas dan Protokol Provinsi Kepri memiliki tugas menyediakan paket
informasi mengenai Kepala Daerah dan informasi penting lainya kepada masyarakat
luas. Dalam menjalankan perannya sebagai penyedia informasi, Humas menggunakan
banyak media secara elektronik maupun non elektronik dengan tujuan agar
mempermudah masyarakat untuk mengakses informasi dimana dan kapan saja.
Humas dipercayakan pemerintah untuk mengembangkan dan menjalankan portal

35
pemerintah atau website Provinsi Kepulauan Riau yaitu kepriprov.go.id yang
dipergunakan sebagai media penyampai informasi kepada kalangan masyarakat luas.
Belum maksimalnya penerapan/ pelaksanaan eGovernment yang berbasis
situs web ini dikarenakan sumber daya manusia untuk mengelola website masih
kurang, sarana dan prasarana atau jaringan internet yang kurang bagus sehingga
dalam penggunaan eGovernment belum bisa dimanfaatkan dengan baik. Kurangnya
Sumber Daya Manusia ini menjadi kendala besar dalam menjalankan portal
pemerintah, diperlukan orang yang cukup dan dengan kemampuan yang baik agar
portal ini berjalan dengan semestinya.

36