A.

PERENCANAAN

Merupakan usaha untuk mewujudkan sesuatu agar terjadi atau tidak di masa depan. Masa depan
itu dibagi menjadi 3, yaitu jangka pendek, menengah, dan panjang. Menyusun rencana media
relations kita bisa mengajukan pertanyaan berikut : :
(1) Dimana posisi organisasi kita saat ini? (2) Siapa khalayak sasaran kita? (3) Apa tujuan kita?
(4) Bagaimana mencapai tujuan itu? (5) Taktik apa yang digunakan untuk mencapai tujuan itu?
(6) Bagaimana kita mengevaluasinya? . Yang dapat dilakukan dengan audit media relations
untuk memeriksa kemampuan dan kebutuhan organisasi sehingga dilakukan :

A. Analisis Lingkungan Internal Organisasi,dilakukan dengan menjawab pertanyaan diatas.

Hasilnya menjadi bahan masukan untuk menyusun perencanaan program atau kegiatan PR.
B. Analisis SWOT, dilakukan dengan mengkaji dan memetakan kekuatan , kelemahan, peluang,
dan ancaman organisasi. Kekuatan dan kelemahan organisasi ada pada lingkungan internal,
sedangkan peluang dan ancaman berasal dari lingkungan eksternal organisasi dengan menjawab
pertanyaan diatas, kemudian menyusun strategi menjangkau khalayak dengan tiga pendekatan,
yaitu Pendekatan scenario, memilih gambaran masa depan organisasi yang paling tepat,
Pendekatan Permasalahan kritis, mengidentifikasinya dengan analisis situasi yang disusun dari
tingkat kegentingannya lalu dipilih solusi terbaiknya, Pendekatan Sasaran, dengan menentukan
tujuan yang akan dicapai organisasi lalu menetapkan strateginya. Kemudian menetapkan
standard dan memonitor sejauh mana program berjalan.

C. Model Perencanaan ROPE, memiliki 4 komponen yakni Riset, Objektif, Program dan
Evaluasi. Model ini menggunakan matriks dengan 4 komponen itu untuk mengidentifikasi aspek
untuk merumuskan perencanaan. Tahap Riset mengidentifikasi kondisi organisasi dan peluang
yang tersedia lalu diidentifikasi kelompok public yang kaan menjadi sasaran program, lalu
menetapkan tujuan yang hendak dicapai (Objektif) dinyatakan dengan hasil langsung program
(output) dan dampak/hasil jangka panjang (outcome), lalu menyusun program yang akan
dijalankan organisasi dan akhirnya dengan Evaluasi.

D. Model Perencanaan Kisi – Kisi Perencanaan, dengan menjawab pertanyaan yang

mengandung dua aspek yaitu aspek perencanaan strategis mencakup 10 unsur perencanaan dan
aspek perencanaan taktis mencakup 5 unsur perencanaan.
B. IMPLEMENTASI

Hal yang penting dalam implementasi rencana adalah monitoring yang merupakan bentuk control
dan pengumpulan informasi mengenai tahapan pencapaian tujuan sebuah program yang biasanya
dibuat tertulis untuk dilaporkan sehingga bisa diketahui apakah suatu program berjalan baik atau
tidak dan mengembalikan arah perjalanan bila berbelok.

Biasanya dibutuhkan kerja tim dalam program PR, sehingga mengutip Belbin kelompok yang
ideal yaitu : (1) Ketua sebagai koordinir dan mengorganisir, (2) Pembentuk sebagai pemberi
motivasi dan pengarahan (3) Pemikir, pemberi gagasan untuk kemajuan (4) Pengevaluasi hasil
monitoring, mengevaluasi dan berargumenrasi untuk memeriksa kebenaran (5) Penyelidik
Sumber daya, menyediakan informasi jaringan dan sumber daya dengan jaringan relasinya yang
luas (6) Pekerja mengurus kelompok sebagai tim (7) Pekerja tim, memandu, memersuasi dan
cerewet menaati tenggat waktu pekerjaan.

Implementasi pada dasarnya berkaitan dengan 3 aspek yaitu :

1. kebijakan, terbuka terhadap media massa

2. Keputusan , Aktif memberi informasi pada media massa

3. tindakan , secara rutin mengirim newsletter organisasi pada media massa, membuat siaran
pers, pertemuan informasl dengan insan media

Dan aspek berikut dirumuskan dalam tahap perencanaan :

4. Misi , menjadi organisasi terbuka pada public – pulbiknya

5. Objektif, meningkatkan jumlah publisitas organisasi sebanyak 20% dalam 3 tahun

6. Strategi, menjalin hubungan baik dengan media massa

C. EVALUASI

Dari evaluasi bisa diketahui bagaimana efektifitas program PR dalam mencapai tujuan
organisasi. Evaluasi diperlukan karena akan merupakan dasar untuk perencanaan program
selanjutnya. Ada 4 komponen penting dalam mengevaluasi program PR :

1. Menetapkan sasaran dan tujuan komunikasi yang spesifik dan terukur dengan
mempertanyakan tujuan sasaran dan yang hendak dicapai lewat komponen komunikasinya.
2. Mengukur keluaran (output) komunikasi, dalam konteks media relations dapat diukur dengan
jumlah berita, artikel yang mucul di media cetak dan jumlah staf yang tampil di pemberitaan
3. Mengukur hasil dan dampak komunikasi, apakah khalayak benar – benar seperti yang
diinginkan, memperhatikan dan memahami isi pesan yang disampaikan dalam memorinya
4. Mengukur dampak institusional, hasil dan dampak komunikasi itu pada dampak yang
diharapkan organisasi .
Sedangkan dari sisi pendekatan, evaluasi dibagi menjadi 6 kategori :
1. Evaluasi untuk pengambilan keputusan .
2. Evaluasi bagian program, seperti bagian implementasi dan dampak program .
3. Evaluasi jenis data dan aktivitas .
4. Evaluasi atas proses evaluasi, untuk perancang program untuk memahami proses evaluasi
5. Evaluasi pencapaian tujuan, pengkajian pada tujuan khusus program tercapai atau tidak.
6. Evaluasi atas hasil, sejauh mana hasil atau dampak dari program .

Banyak program PR yang lebih menekankan pada implementasi dan mengukur keberhasilan
program PR hanya sebatas tingkat keluaran dengan data jumlah liputan media. Jarang dilakukan
evaluasi secara sistematis seperti penelitian .
Menurut Christhoper Le Clair ada 5 hal yang penting dalam mengevaluasi program PR bagi
professional PR :
1. Menyusun saasaran program dengan cermat .
2. Menggunakan evaluator pihak ketiga .
3. Kesesuaian metode evaluasi dengan program .
4. Mengoordinasikan pelaksanaan evaluasi dengan pembuatan rencana operasional .
5. Memiliki komitmen untuk menindaklanjuti hasil evaluasi, agar alokasi berikutnya dapat
diputuskan