1.4 PENGORGANISASIAN
Definisi Pengorganisasian
Satu proses mengatur dan menyelaras tugas-tugas dan sumber-sumber organisasi untuk
melaksanakan pelan tindakan bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan
organisasi.
Kepentingan Pengorganisasian
a) Supaya organisasi dapat beroperasi dan diuruskan dengan lebih licin dan teratur
b) Kerja dapat dilakukan dengan cekap dan berkesan
c) Dapat mengurangkan konflik tugas antara pekerja (cth: pertindihan tugas)
d) Dapat membantu memudahkan pengawalan.
e) Dapat menjelaskan peranan, tanggungjawab dan hubungan antara pekerja atau unit kerja.
Carta Organisasi
1. Rajah yang menunjukkan hubungan autoriti mengikut fungsi, jabatan dan kedudukan
petugas dalam organisasi
2. Merupakan diagram yang memaparkan pembahagian dan susunan kerja, jenis jabatan,
hubungan autoriti, rantaian arahan dan kedudukan individu dalam organisasi
3. Maklumat yang ditunjukkan dalam carta organisasi:-
a) Tugas –tugas (pengkhususan)
Menunjukkan tugas atau fungsi yang berbeza antara satu bahagian dengan bahagian yang
lain. Contohnya: penyelia pemasaran, penyelia akaun
b) Pembahagian kerja
Kerja dikumpulkan dan dibahagikan mengikut bidang atau fungsi tertentu. Satu kotak
mewakili satu posisi kerja.
c) Peringkat pengurusan
Menggambarkan hierarki pengurusan di mana presiden merupakan pengurusan peringkat
atasan, pengurus fungsi (pengurus pertengahan) dan penyelia (pengurus bawahan).
d) Autoriti lini
Garis menegak dalam carta menyambung antara kotak menunjukkan kedudukan autoriti
seseorang ke atas pihak lain.
e) Rantaian Arahan
Garis menegak juga menunjukkan aliran arahan daripada pengurus atasan kepada pengurus
pertengahan dan seterusnya kepada pengurus bawahan.
f) Jangkauan Kawalan
Menunjukkan tanggungjawab pengurus menyelia sebilangan pekerja di bawahnya dan
pekerja tersebut secara terus melaporkan kerja mereka kepada pengurus tersebut.
Contoh carta organisasi
2
Penjabatanan Organisasi
1. Mengelompokkan manusia dan kerja-kerja dalam satu unit sahaja
2. Mengumpulkan petugas-petugas mengikut aktiviti yang sama atau berkaitan dalam satu
kelompok
3. Jenis-jenis penjabatanan, iaitu
Kelemahan:
i. Pekerja tidak mempunyai bidang kemahiran yang lain kerana bertumpu pada
bidang mereka sahaja
ii. Komunikasi antara jabatan lain adalah kurang
iii. Boleh mewujudkan konflik antara jabatan atau fungsi yang berbeza
Pengurus Besar
syarikat besar, syarikat yang mempunyai pelbagai produk, pelbagai kawasan yang berbeza
dan pelanggan yang berbagai-bagai.
Kelebihan:
i. Fokus kepada satu produk/ pelanggan/ kawasan (mudah)
ii. Maklumat mudah diperoleh dan diurus
iii. Pekerja lebih bersungguh-sungguh untuk memajukan jabatan atau divisyen
masing-masing
Kelemahan:
i. Kerjasama dengan divisyen yang berlainan agak sukar
ii. Berlaku duplikasi kerja, kerja dibuat oleh satu divisyen akan dibuat juga oleh
divisyen lain.
iii. Perebutan sumber organisasi oleh divisyen yang berlainan
Pengurus Besar
Pengurus Besar
2. Projek
Pekerja diberi projek secara kekal. Mirip kepada struktur matriks, apa yang berbeza ialah
apabila sesuatu projek siap pekerja tidak kembali ke jabatan asal, tetapi akan terus sambung
dengan projek baru.
Merupakan organisasi yang tidak berstruktur kerana dalam struktur ini rantaian arahan
dihapuskan, tiada had dalam jangkauan kawalan dan penjabatanan digantikan dengan
autoriti pasukan.
Struktur ini menghapuskan segala halangan menegak, mendatar dan juga sempadan
persekitaran dalaman dan luaran.
Pengurus dan pekerja bawahan masih melaporkan kepada pihak atasan.
Struktur ini menekankan kepada fleksibiliti dan tindak balas yang cepat
Proses Penjabatanan
Penentuan objektif
i. Pengurus perlu menentukan objektif bagi setiap jabatan atau unit.
ii. Objektif ditentukan berdasarkan kemampuan dan kebolehan pekerja dalam setiap
jabatan atau unit berkenaan untuk mencapainya.
iii. Objektif jabatan juga penting kerana objektif dijadikan panduan untuk mengenal pasti
jenis aktiviti yang akan dilaksanakan oleh jabatan atau unit berkenaan.
iv. Contohnya, sesebuah organisasi yang menjalankan perniagaan perabot boleh
menentukan objektif perniagaan seperti meningkatkan keuntungan, memenuhi cita rasa
pembeli dan menepati masa penghantaran.
Pengenalpastian aktiviti
i. Apabila objektif jabatan telah ditentukan, maka langkah yang seterusnya ialah mengenal
pasti aktiviti-aktiviti yang akan mendokong fungsi dan matlamat serta hala tuju jabatan.
ii. Hal ini penting bagi memastikan aktiviti-aktiviti yang ditentukan selaras dengan fungsi
jabatan dan tidak bertindih dengan jabatan yang lain.
iii. Contohnya, aktiviti-aktiviti bagi perniagaan perabot ialah menempah perabot daripada
pembekal, memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan.
7
Pengelasan aktiviti
i. Kemudian, semua aktiviti yang telah dikenal pasti akan dikelaskan dan disusun mengikut
kemahiran, kecekapan dan kriteria-kriteria tertentu.
ii. Contohnya, kerja memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima bayaran
daripada pelanggan, menerima tempahan daripada pelanggan boleh dikelaskan di
bawah satu kategori.
Pengelompokan aktiviti
i. Setelah aktiviti-aktiviti yang dikenal pasti dikelaskan mengikut fungsi dan sifatnya,
aktiviti-aktiviti tersebut perlu dikelompokkan mengikut unit-unit tertentu.
ii. Setiap unit bertanggungjawab terhadap aktiviti-aktiviti yang dikelaskan dalam kategori
tersebut.
iii. Maka suatu jabatan atau unit akan terbentuk berdasarkan aktiviti yang dikelompokkan.
iv. Nama jabatan atau unit akan diberikan berdasarkan jenis kerja yang
dipertanggungjawabkan. e. Contohnya Jabatan Khidmat Pelanggan akan melayan
pelanggan dengan memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima
tempahan, dan menerima bayaran daripada pelanggan.
Manual organisasi
Manual organisasi merujuk kepada dokumen yang berkaitan dasar dan tatacara yang
meliputi semua aspek pengurusan.
Manual organisasi termasuk fail meja, manual prosedur kerja, dan prosedur kualiti.
Fail meja
Fail meja ialah dokumen rujukan bagi peringkat individu atau sesuatu jawatan.
Dokumen ini mengandungi carta organisasi atau jabatan yang menunjukkan kedudukan
sesuatu jawatan dalam organisasi atau jabatan berkenaan, objektif jabatan berkenaan,
dan prosedur kerja yang berkaitan dengan jawatan tersebut.
Prosedur kualiti
Dokumen yang disediakan oleh organisasi untuk memastikan rekod kualiti diwujudkan
dan di selenggara sebagai bukti pematuhan standard dan pelaksanaan sistem kualiti.
Manual organisasi penting bagi membantu pekerja melaksanakan tugas dan
tanggungjawab mereka dengan cekap dan berkesan mengikut standard dan langkah-
langkah yang telah ditetapkan.
Konsep-konsep Pengorganisasian
1. Autoriti
Hak untuk membuat keputusan dan mengarah.
Hak membuat keputusan ini ditentukan melalui struktur organisasi yang formal.
Seseorang pengurus mempunyai autoriti disebabkan oleh kedudukannya dalam
struktur organisasi (jawatan)
2. Tanggungjawab
Kewajipan petugas untuk melaksanakan tugas yang diberi kepadanya
Tanggungjawab wujud apabila seseorang pekerja menerima satu-satu
tugas/pekerjaan daripada ketuanya atau pengurusnya
3. Akauntabiliti
Bertanggungjawab atas hasil kerjanya
Seseorang pekerja yang mempunyai akauntabiliti akan dipertanggungjawab penuh
ke atas apa yang dihasilkannya.
Jika suatu tugas tidak berhasil, maka individu tidak akan meletakkan kesalahan pada
bahu orang lain.
Manakala jika suatu tugas itu berhasil, maka individu itu tidak akan menganggap
bahawa kejayaan tersebut adalah hasil usaha individu berkenaan semata-mata
4. Pemusatan autoriti
Tumpuan autoriti kepada peringkat atasan
Hal ini bermakna keputusan dibuat oleh pihak pengurusan atasan.
Amalan ini juga dikenali sebagai pendekatan dari atas ke bawah .
5. Pemencaran autoriti
Pemencaran autoriti merujuk kepada proses membuat keputusan yang diagihkan ke
semua peringkat organisasi
Pengurus di setiap peringkat organisasi diberi kuasa untuk membuat keputusan.
Jika sesuatu keputusan perlu dibuat dengan cepat, maka pemusatan kuasa harus dilakukan.
d) Faktor kerahsiaan.
Jika organisasi mempunyai maklumat yang rahsia dan sulit, maka suatu tugas tersebut
mestilah dipusatkan kepada seseorang (pemusatan autoriti)
e) Kemampuan & kebolehan pekerja.
Sekiranya pekerja dianggap berkemahiran tentang kerja yang dilakukan , maka kuasa boleh
diagihkan kepada mereka (pemencaran autoriti)
NOTA TAMBAHAN:
6. Penugasan autoriti
Pemberian hak untuk bertindak dalam bidang tertentu kepada subordinat
Pengurus memberikan hak kepada staf bawahan untuk membuat keputusan &
bertindak dalam bidang tertentu.
Pekerja bawahan boleh melakukan kerja dengan berkesan
Penugasan penting sebab seseorang pengurus tidak dapat melakukan semua tugas
yang ada dengan sendiri tanpa bantuan daripada staf bawahannya.
Walaupun staf bawahan diberikan kuasa untuk membuat keputusan dan ambil
tindakan seperti yang diarahkan ketuanya, namun kesan keputusan yang dibuat oleh
staf bawahan terletak pada ketua yang memberi arahan. Akan tetapi, staf bawahan
perlu bertanggungjawab terhadap arahan & tanggungjawab yang diberikan oleh
ketuanya.
Kebaikan penugasan autoriti
- Menjimatkan masa.
Pengurusan atasan dapat memberikan tumpuan kepada perkara yang lebih penting.
- Membentuk pengurus tahap bawahan.
12
7. Empowermen
Meningkatkan kebebasan individu/ kumpulan untuk membuat pilihan
Pengurus membolehkan/ memberikan kuasa kepada pekerja untuk memikirkan,
bergelagat, bertindak & membuat keputusan secara bebas.
Merupakan konsep berdasarkan idea bahawa apabila pekerja diberi kemahiran,
sumber, autoriti, peluang, dan motivasi serta diminta bertanggungjawab &
mempunyai akauntabiliti terhadap kesan tindakan yang diambil, maka mereka akan
lebih berpuas hati, bermotivasi, dan lebih mahir dalam melakukan kerja.
8. Autoriti lini
Hak untuk mengarah staf bawahan
Merupakan hak yang ada pada seseorang pengurus untuk membuat keputusan yang
melibatkan aktiviti utama bagi mencapai matlamat organisasi.
9. Autoriti staf
Hak memberi sokongan dan nasihat atas kemahiran dan kelayakan yang ada pada
petugas
Merupakan hak memberi nasihat kepada fungsi lini organisasi berdasarkan
kepakaran .
Bertindak memberikan nasihat & cadangan kepada pengurus lain atau staf
bawahannya atas kepakaran & ilmu yang dimiliki.
Menurut Henri Fayol, semakin jelas rantaian arahan, maka semakin berkesan proses
membuat keputusan dan kecekapan. Hal ini kerana, individu mengetahui siapa yang
boleh membuat keputusan dan membuat tindakan serta siapa yang melaksanakan
arahan berkenaan.