Nama; Hesti Virda Yuliansyah

Kelas; PAP21A

NIM; 21080314087

TUGAS 2 MANAJEMEN PERKANTORAN

1. Jelaskan kelebihan dan kelemahan beserta gambar dari masing-masing struktur

organisasi!
a) Struktur Organisasi Lini/garis
Struktur organisasi Lini/garis melimpahkan wewenang secara langsung dari
pemimpin terhadap bawahan. Melalui garis komando, setiap komponen, seperti
pimpinan tertinggi hingga posisi paling rendah saling terhubung.

GAMBAR

KELEBIHAN KELEMAHAN
1. Terpupuk rasa pengertian dan memahami 1. Pembebanan yang berat dari pejabat
antar individu di dalam hierarki. pimpinan
2. Proses koordinasi lebih mudah untuk 2. Tujuan organisasi dengan pemimpin
dilakukan. sulit dibedakan
3. Terdapat kesempatan untuk pelatihan dan 3. Cenderung menuju gaya
pengembangan bakat pimpinan. kepimpinan yang otoriter
4. Garis kepemimpinan tegas dan tidak ada 4. Organisasi hanya bergantung hanya
informasi atau instruksi yang simpang siur kepada pimpinan saja
karena pimpinan memberikannya secara
langsung kepada bawahannya.
 b) Struktur Organisasi Lini dan Staff
Struktur organisasi kombinasi antara struktur organisasi lini dan
fungsional.Pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dari pimpinan atas
hingga ke pimpinan bawahannya guna untuk membantu kelancaran kinerja dalam
mengelola organisasi tersebut yang mana pimpinan mendapat bantuan dari staff2
nya .Adapun tugas dari staff2 itu seperti membantu memberikan pemikiran, saran-
saran, data,informasi dan pelayanan pada pimpinan sebagai bahan pertimbangan
segala kebijakan.

GAMBAR

KELEBIHAN KELEMAHAN
1. Koordinasi mudah dilakukan karna ada 1. Sering terjadi perbedaan
pembagian tugas yang jelas interpretasib antara lini dengan
staff dalam kebijakan kebijakan
tugas yang diberikan
2. Disiplin serta moral pegawai yang tinggi 2. Solidaritas pegawai yang
karena tugas sesuai dengan spesialisasinya kurang,karena ada yang kurang
saling mengenal
3. Adanya tugas yang jelas antara pimpinan 3. Masih bingung terkait perintah
dengan staff dan bantuan nasihat
4. Bakat pegawai yang berkembang sesuai 4. Sering terjadi konflik karena
spesialisasinya menganggap tugas yang
dilaksanakannya lebih penting
 c) Struktur Organisasi Fungsional
Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh banyak organisasi
yang mana pembagiannya berdasarkan fungsi manajemen. Organisasi yang mana
bergerak secara fungsional dan tiap anggotanya terorganisir sesuai dengan
fungsinya masing-masing.
Misal,
Keuangan, Pemasaran, Produksi dan Sumber daya Manusia

GAMBAR

KELEBIHAN KELEMAHAN
1. Prefesionalisme atau keahlian yang lebih, 1. Keputusan berada pada pimpinan
Karena setiap manajemen jika dapat pusat hingga pengambilan
berfokuspada satu bidang maka akan keputusan lambat
memunculkan orang-orang yang kompeten
dibidangnya masing-masing.
2. Perusahaan yang lebih Produktif 2. Pekerjaan seringkali menimbulkan
rasa bosan
3. Memunculkan Inovasi, Karena banyaknya 3. Koordinasi menyeluruh antar
orang-orang yang kompeten dibidang masing- pegawai seringkali tidak terjaga
masing menimbulkan kreativitas, ide-ide serta karena mementingkan pada
inovasi . bidangnya sendiri
4. Perusahaan lebih berkembang dan maju 4. Banyak mengeluarkan biaya
tambahan
 d) Struktur Organisasi Produk
Struktur organisasi yang mengumpulkan dalam satu unit kerja semua yang
terlibat dalam produksi dan pemasaran dari sebuah produk atau kelompok produk
yang terkait dan berhubungan dengan tipe pelanggan tertentu.

GAMBAR

KELEBIHAN
1. Sesuai untuk organisasi yang
berukuran besar
2. Koordinasi antar fungsi baik
3. Mudah beradaptasi dengan
tuntutan luar
4. Paling sesuai dengan
lingkungan yang tidak stabil
dengan adanaya perubahan
yang cepat
KELEMAHAN
1. Tidak mampu mencapai efisiensi
ekonomis
2. Integrasi ataupun standardisasi antara
produk sulit tercapai
3. Keahlian teknis hilang karena tidak ada
spesialisasi fungsional
4. Koordinasi produk sulit
 e) Struktur Organisasi Komite
Struktur yang biasa digunakan oleh perusahaan/lembaga dengan menerapkan
struktur Komite.

GAMBAR

KELEBIHAN KELEMAHAN
1. Mengambil segala keputusan 1. Kewajiban untuk saling berkompromi
secara bersama-sama
2. Menciptakan koordinasi 2.Kesulitan dalam menerapkan pertemuan
yang lebih baik
3. Pengawasan lebih terjaga 3. Sering terjai simpag siur
4. Forum saling bertukar
pendapat
 f) Struktur Organisasi Matriks
Struktur perusahaan di mana hubungan pelaporan ditetapkan sebagai grid
atau matriks daripada hirarki tradisional. Struktur organisasi matriks atau dikenal
dengan struktur organisasi proyek adalah gabungan struktur organisasi fungsional
dan struktur organisasi divisional.

GAMBAR

KELEBIHAN KELEMAHAN
1. Mengambil segala keputusan 1. Kewajiban untuk saling berkompromi
secara bersama-sama
2. Menciptakan koordinasi 2.Kesulitan dalam menerapkan pertemuan
yang lebih baik
3. Pengawasan lebih terjaga 3. Sering terjadi simpag siur
4. Forum saling bertukar
pendapat

2. Berikan contoh konkrit terkait pendekatan-pendekatan yang dapat digunakan dalam

merancang pekerjaan!
 Penyederhanaan Pekerjaaan
Contoh: Seorang satpam sekolah yang biasanya hanya bagian keamanan,pada saat
pembukaan penerimaan siswa baru ikut membantu mengecek berkas
kelengkapan persyaratan karena saking membludaknya pendaftar.
 Pemekaran pekerjaan.
Contoh: Pengusaha produksi cemilan pada saat event shopee mengalami pesanan
yang membludak.Didalamnya terdapat karyawan bagian adminitrasi, packaging
 dan pemasaran. Yang awalnya karyawan bagian adminitrasi menjadi ikut serta
dalam packaging guna untuk mempercepat pada pengiriman
 Perotasian pekerjaan
Contoh; Seorang karyawan yang awalnya sebagai staff accounting pribadi
dirotasikan menjadi staff adminitrasi produksi tanpa mengubah kedudukan serta
jumlah gaji
 Pemerkaya pekerjaan
Contoh; Asisten rumah tangga yang biasanya hanya ditugaskan dibagian dapur
ataupun menjadi baby sister, dikarenakan majikannya pengusaha online shop
yang memproduksi pakaian, asisten tersebut dilibatkan menjadi bagian pemasaran
sehingga dapat memunculkan keahlian asisten tersebut dalam pemasaran
 Desain pekerjaan berdasarkan Tim
Contoh:Pembentukan tim pemasaran sebuah proyek baru yang melibatkan
karyawan dari bidang adminitrasi, keuangan dan SDM

3. Berilah penjelasan beserta contohnya masing-masing tugas sekretaris!

 Tugas Perkantoran:
 Melakukan perekapan data
 Mengelola dokumen lalu menyimpannya secara terstruktur
 Menjalin hubungan yang baik antar karyawan

Contoh; Melakukan pembuatan surat resmi sebagai kebutuhan kantor seperti

surat perintah kerja dan surat perpanjangan kontrak

 Tugas Resepsionis:
 Menerima serta menyambut tamu dengan ramah dan sopan
 Menanyakan kebutuhan/keperluan yang dibutuhkan
 Menyiapkan kebutuhannya dan memberikan arahan

Contoh:Melayani pada tamu yang datang lalu mencatat apabila terdapat

janji/keperluan

 Tugas Keuangan:
 Membantu pimpinan untuk mencatat transaksi
 Menyusun perencanaan anggaran
 Bertanggung jawab atas informasi arus keuangan perusahaan

Contoh; Sekertaris menyiapkan atau menyediakan catatan anggaran dana

sehari-hari

 Tugas Sosial:
 Memberikan pelayanan sosial menuju pada tujuan yang teraarah
 Contoh: Mengatur beberapa penyelenggaraan resepsi kantor serta pimpinan
dalam mengurus undangan

 Tugas Insidentil:
 Tugasnya ketika terdapat intruksi khusus dari pimpinan

Contoh: Sekertaris dapat intruksi dari pimpinan untuk menyiapkan rapat

seperti menyusun draft undangan lalu menatur ruang rapat dan menyediakan
segala bahan yang dibutuhkan pada saat rapat.

4. Jelaskan Perbedaan dari deskripsi pekerjaan Sekertaris secara khusus dan secara umum!
Beri contoh rillnya!
 Secara Khusus: tugas tidak setiap hari melainkan hanya ketika mendapat
panggilan perintah dari pimpinan
Contoh;
 Prepare rapat
 Mempersiapkan keperluan dinas pimpinan
 Mencatat/notulensi setiap rapat
 Secara Umum: tugas umum yang harus dikerjakan disetiap harinya tanpa
menunggu adanya perintah dari pimpinan dan pengawasan karena sudah
disesuaikan dengan kebijakan yang ditentukan dari tugasnya
Contoh;
 Mengurusi bagian surat menyurat
 Menerima serta melayani tamu
 Menerima telpon
 Menyimpan arsip maupun surat
 Menyusun dan membuat jadwal yang dibutuhkan pimpinan