LAPORAN KULIAH KERJA LAPANGAN (KKL)

PADA DINAS KEARSIPAN

KOTA MAKASSAR

Disusun Oleh :

Syamriwal Nurdin 06144022

Reza Firdaus 06144017

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK PROFESIONAL
MAKASSAR
2018
 PERSETUJUAN
LAPORAN KULIAH KERJA LAPANGAN

Dengan bimbingan dan pemeriksaan yang secukupnya, maka kami

menyatakan dan menyetujui laporan Kuliah Kerja Lapangan (KKL) yang
disusun oleh:

NAMA NIM

SYAMRIWAL NURDIN 06144022

REZA FIRDAUS 06144017

Untuk memenuhi salah satu persyaratan setelah Kuliah Kerja Lapangan
(KKL) pada Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Komputer (STMIK) Profesional Makassar.

Telah di setujui Dosen Pembimbing

Pada tanggal ………………..

Pembimbing Lapangan Pembimbing KKL,

DIMYATI, S.Kom. KURNIA YAHYA, S.E., M.Cs.

Penanggung Jawab Program KKL

Drs. ASRI YADI, M.Pd

NIDN:09281064401
 PENGESAHAN
LAPORAN KULIAH KERJA LAPANGAN
STMIK PROFESSIONAL MAKASSAR

Dipersiapkan dan disusun Oleh :

SYAMRIWAL NURDIN 06144022

REZA FIRDAUS 06144017

Telah dipertahankan dan diuji didepan Tim Penguji Ujian Skripsi

Pada tanggal……………………………

Susunan Tim Penguji :

NAMA PENGUJI TANDA TANGAN

Ketua : KURNIA YAHYA, S.E., M.Cs.

Penguji 1 :

Penguji 2 :

KETUA PENELITIAN DAN PENGABDIAN

PADA MASYARAKAT (P3M)

Drs. ASRI YADI, M.Pd.

NIDN: 0928106401
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

membarikan berkah, rahmat kepada penulias sehingga dapat

menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Lapangan(KKL) yang merupakan

salah satu persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan Strata Satu (S1)

di Program Studi Sistem Informasi STMIK PROFESIONAL Makassar.

Dalam penyusunan laporan kuliah kerja laparangan (KKL) ini

penulias banyak mendapat dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak,

oleh karena itu penulias ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada semua pihak yang yelah membantu dalam penulisan

laporan kuliah kerja lapangan (KKL).

Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada

pihak - pihak yang telah memberikan bantuan dalam penyusunan laporan

ini, yaitu :

1. Bapak H. Suardi B. Haruna, S.Si.,M.Si. selaku ketuan STMIK

Profesional Makassar.

2. Ibu Kurnia Yahya, S.E., M.Cs sebagai pembimbing kami dalam

penulisan laporan kuliah kerja lapangan, yang telah meluangkan waktu

untuk membimbing penulis dalam pembuatan laporan ini sampai

selesai.

3. Bapak Dimyati, S.Kom. selaku pembimbing lapangan yang sudah

memberikan arahan selama pelaksanaan kegiatan KKL.

4. Kedua Orang Tua, saudara-saudaraku tercinta yang telah memberikan

dukungan dan selama pelaksanaan KKL.

5. Para Staf dan rekan mahasiswa yang senantiasa membantu dan

membarikan motivasi secara langsung selama pelaksanaan kegiatan

KKL ini.

Akhir kata, penulias memohon maaf jika ada kata-kata atau kalimat

yang tidak berkenaan dengan perasaan pembaca dan berharap agar para

pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang bersifat membangun

sehingga dapat memberikan manfaat bagi pembaca terutama bagi kami

pribadi amin.

Makassar, ….. 2018

Penulis
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ................................................................................................

Persetujuan .....................................................................................................
Pengesahan ....................................................................................................
Kata Pengantar ...............................................................................................
Daftar Isi .........................................................................................................
Daftar Tabel ....................................................................................................
Daftar Gambar ................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN .....................................................................................
1.1 Latar Belakang ...........................................................................
1.2 Maksud dan Tujuan ...................................................................
1.2.1 Maksud KKL ....................................................................
1.2.2 Tujuan KKL .....................................................................
1.3 Tempat dan Waktu Pelaksanaan (KKL) .....................................
1.3.1 Tempat Pelaksanaan (KKL) ............................................
1.3.2 Waktu Pelaksanaan (KKL) ..............................................
BAB II PENDAHULUAN ....................................................................................
2.1 Latar Belakang ...........................................................................
2.2 Maksud dan Tujuan ...................................................................
2.2.1 Maksud KKL ....................................................................
2.2.2 Tujuan KKL .....................................................................
2.3 Tempat dan Waktu Pelaksanaan (KKL) .....................................
2.3.1 Tempat Pelaksanaan (KKL) ............................................
2.3.2 Waktu Pelaksanaan (KKL) ..............................................
2.4 Deskripsi Jabatan ......................................................................
2.4.1 Kepala Dinas ...................................................................
2.4.2 Sekretaris ........................................................................
2.4.3 Subbagian Perencanaan dan Keuangan.........................
2.4.4 Subbagian Umum dan Kepegawaian ..............................
2.4.5 Bidang Pembinaan Kearsipan .........................................
2.4.6 Seksi Pembinaan SDM ...................................................
 2.4.7 Seksi Pembinaan Kearsipan Perangkat Daerah .............
2.4.8 Bidang Pengelolaan Arsip ...............................................
2.4.9 Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis....................................
2.4.10 Seksi Akusisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip ............
2.4.11 Seksi Pelayanan dan Pemanfaatan Arsip Rahasia
Dan Non Rahasia ............................................................
BAB III PROGRAM KERJA DAN REALISASI PELAKSANAAN KEGIATAN .........
3.1 Identifikasi Masalah ...................................................................
3.2 Program Kerja/Pemecahan Masalah .........................................
3.3 Realisasi Pelaksanaan Kegiatan ...............................................
3.4 Hambatan dan Kemudahan .......................................................
3.4.1 Hambatan ........................................................................
3.4.2 Kemudahan .....................................................................
BAB IV PENUTUP ........................................................................................
4.1 Kesimpulan ................................................................................
4.2 Saran .........................................................................................
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Kuliah Kerja Lapangan (KKL) adalah suatu bentuk kegiatan

yang memberikan pengalaman belajar kepada mahasiswa untuk

terjun langsung dalam sebuah dunia kerja yang mungkin tidak

ditemukan dikampus, sekaligus sebagai proses pembelajaran

mahasiswa yang sedang membangun dan mengetahui

keberhasilan dan permasalahan yang dihadapi. KKL dilaksanakan

oleh perguruan tinggi dalam upaya meningkatkan Misi dan bobot

pendidikan bagi mahasiswa dan untuk mendapat nilai tambah

yang lebih besar pada pendidikan tinggi. Mendapatkan pekerjaan

adalah sesuatu yang sangat sulit. Persaingan yang ketat,

lapangan pekerjaan yang sempit, dan masih banyak hal lainnya

yang jadi penyebab sulitnya mendapatkan pekerjaan. Dengan

adanya kuliah kerja lapangan, mahasiswa diharapkan mendapat

pengalaman dalam mengenal dunia kerja, dan memahami

lingkungan kerja yang baik. Hal ini tentunya membantu

mahasiswa untuk mendapatkan gambaran mengenai cara kerja

yang baik dan disiplin, sehingga kelak mahasiswa dapat menjadi

pekerja yang handal dalam bidangnya, dan mampu untuk

menembus ketatnya persaingan dunia kerja.

 Kuliah Kerja Lapangan (KKL) STMIK PROFESIONAL

merupakan agenda rutin yang dilaksanakan setiap tahunnya bagi

para mahasiswa dan tentunya setiap mahasiswa diwajidkan untuk

melaksanakan serta memenuhi standar kelulusan pada STIMIK

PROFESIONAL dan dapat dijadikan acuan selama proses

pendidikan yang telah dijalani oleh mahasiswa STMIK

PROFESIONAL.

1.2 Maksud dan Tujuan Kuliah Kerja Lapangan(KKL)

1.2.1 Maksud

Adapun maksud kegiatan kuliah kerja lapangan (KKL),

adalah:

1. Untuk mencari pangalaman kerja sebelum mamsuki dunia kerja

yang sesungguhnya yang tercermin dalam Pendidikan

Nasional Yang berdasarkan Pancasila.

2. Meningkatkan kecerdasan, kreativitas, dan keterampilan agar

dapat menumbuhkan manusia yang dapat membangun dirinya

sendiri serta bertanggung jawab dengan apa yang dilakukan.

3. Mengetahui bagaimana proses penataan arsip dan malakukan

pembinaan arsip pada setiap kelurahan di kota makassar

4. Menambah wawasan agar mendapatkan keterampilan ketika

memasuki dunia kerja.

5. Menambah ilmu pengetahuan dan pengalaman kerja seperti

yang telah diajarkan secara materi diperguruan tinggi.

 6. Sebagai bukti telah melaksanakan program system ganda.

7. Mengevaluasi dan manila tingkat ketercapaian mahasiswa

dalam partisipasi kegiatan Kuliah Kerja Lapangan (KKL) pada

DINAS KEARSIPAN KOTA MAKASSAR.

8. Acuan untuk meningkatkan kualitas Program KKL(Kuliah Kerja

Lapangan) agar menjadi lebih baik di masa mendatang.

1.2.2 Tujuan

Tujuan Kuliah Kerja Lapangan (KKL) adalah:

1. Sebagai salah satu syarat dan kewajiban mahasiswa yang

akan menyelesaikan pendidikan Stara Satu STMIK

PROFESIONAL Makassar

2. Mahasiswa dapat memperluas wawasan yang telah

diterimanya pada kegiatan nyata.

3. Memperkenalkan mahasiswa agar mudah beradaptasi dengan

lingkungan kerja setelah menyelesaikan pendidikan.

4. Memberikan pengalaman kerja dibidang computer kepada

mahasiswa dalam rangka menerapkan / membandingkan teori

dan pengetahuan yang telah diterimanya di dalam perkuliahan

atau praktikum dengan situasi nyata di tempat kerja praktek dan

mengerjakan tugas khusus.

1.3 Tempat Dan Waktu Pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan

1.3.1 Tempat Pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan

 Kegiatan Kuliah Kerja Lapangan(KKL) dilaksanakan pada

Dinas Kearsipan Kota Makassar yang beralamatkan di Jalan

Jend. Ahmad Yani No. 2 Makassar.

1.3.2 Waktu Pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan

Kegiatan Pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan (KKL)

berlangsung selama 2 (dua) bulan terhitung sejak tanggal 19

Maret 2018 s/d 19 Mei 2018. Adapun Jadwal Pelaksanaannya :

Tabel 1.3.2 Jadwal Pelaksanaan:

Hari Kerja Waktu Kerja Pukul

Masuk 07.15 WITA

Senin s/d Jumat Istirahat 12.00 s/d 13.00 WITA

Selesai 16.00 WITA

 BAB II
GAMBARAN UMUM DINAS KEARSIPAN KOTA MAKASSAR

2.1 Sejarah Berdirinya Dinas Kearsipan Kota Makassar

Arsip, Perpustakaan dan Pengolahan Data di bentuk

berdasarkan Perda Nomor 11 Tahun 2005 yang merupakan

penggabungan antara Arsip, Pengolahan Data Elektronik dan

sebagian Perpustakaan pada Bagian Organisasi dan Tata

Laksana Sekretariat Daerah Kota Makassar.

Saat PP No. 41 Tahun 2007 berlaku, bentuk dan

susunan organisasi Arsip Makassar dibuatkan Perda lagi dengan

Perda No. 3 Tahun 2009.

Berdasarkan PP No.41 tahun 2007 tentang perangkat

daerah pasal 17 ayat (3) mempunyai kedudukan, tugas dan fungsi

sebagai Lembaga Teknis Daerah sebagai unsur pendukung tugas

kepala daerah untuk melakukan pembinaan dan pelaksanaan

tugas dalam hal ini di bidang arsip dan perpustakaan.

Arsip, Perpustakaan dan Pengolahan Data kemudian

berubah menjadi Bada Arsip, Perpustakaan dan Pengolahan Data

berdasarkan Perda No. 7 Tahun 2013 Tentang Pembentukan dan

Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kota Makassar serta

Peraturan Walikota Makassar No. 98 Tahun 2014 Tentang Uraian

Tupoksi Jabatan Struktural Badan Arsip, Perpustakaan dan

Pengolahan Data (BAPPD) Kota Makassar.

 Badan Arsip, Perpustakaan dan Pengolahan Data

kemuadian mengalami perubahan status dan peleburan menjadi

Dinas Kearsipan dan Dinas Perpustakaan sesuai PP No.18 Tahun

2016 tentang perampingan satuan kerja perangkat daerah

(SKPD) dan efisiensi anggaran serta Perda No. 8 Tahun 2016

tentang pembentukan dan susunan perangkat daerah.

Dinas Kearsipan sebagai salah satu kerja perangkat

daerah (SKPD) baru dalam lingkup Pemerintah Kota Makassar

kini telah memiliki kedudukan, susunan organisasi, tugas dan

fungsi serta tata kerja yang baru sesuai dengan amanat yang

tertuang dalam Peraturan Walikota Makassar No. 106 Tahun

2016.

2.2 Visi dan Misi

2.2.1 Visi Dinas Kearsipan

“Mewujudkan Arsip Sebagai Sumber Informasi dan

Bahan Akuntabilitas Yang Terpercaya Menuju Makassar

Tertib Arsip”.

2.2.2 Misi Dinas Kearsipan

 Meningkatkan Sarana dan Prasarana Kearsipan.

 Meningkatkan Pembinaan SDM Pengelolaan Arsip

yang Profesional.

 Meningkatkan Arsip dalam Rangka Akuntabilitas

Administrasi Pemerintahan.
  Membangun Arsip Berbasis TIK dan Jaringan Sistem

Informasi Kersipan.

2.3 Struktur Organisasi

Untuk melaksanakan tugasnya, maka di perlukan system

organisasi dan manajemen yang baik. Factor koordinasi sangat

penting untuk memperoleh hasil kerja yang sangat maksimal dan

agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai tentunya dibutuhkan

suatu organisasi, dimana struktur organisasi tersebut disusun

secara efektif dan efisien.

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang

menunjukkan kegiatan-kegiatan untuk tujuan melalui strategi yang

dipilih. Untuk menjamin kelancaran kegiatan di dalam Dinas

Kearsipan Kota Makassar memperlancar dan mempertegas atau

mempermudah prosedur kerja agar terdapat koordinasi yang

efesien dan efektif. Dinas Kearsipan Kota Makassar mempunyai

struktur organisasi berbentuk garis dimana wewenang dialirkan

dari Kepala Dinas kepada Sekretaris, Kepala Bidang, demikian

seterusnya. Susunan struktur organisasi Dinas Kearsipan Kota

Makassar terdiri dari beberapa unsur, diantaranya :

 STRUKTUR ORGANISASI
KEPALA DINAS
Hj. NADJMAH EMMA, S.E.,M.Si DINAS KEARSIPAN
Pangkat : Pembina Utama Muda (IV/c)
NIP : 19600518 198803 2 008

SEKERTARIS
Drs. Tajuddin, MM
KELOMPOK JABATAN Pangkat : Pembina Tk.I (IV/b)
NIP : 19640110 198603 1 032
FUNGSIONAL

SUBBAGIAN PERENCANAAN & KEUANGAN SUBBAGIAN UMUM & KEPEGAWAIAN

Muh. Nur Shamsi, S.Sos Andi Rahmaniar, S.Sos
Pangkat : Penata Tk.I (III/d) Pangkat : Penata Tk.I (III/d)
NIP : 19690514 199401 1 001
NIP : 19601028 198303 2 014

BIDANG PEMBINAAN KEARSIPAN BIDANG PENGELOLAAN ARSIP

Hj. Musfida Mustajar, S.E.,MM Irwan Miladji, S.IP., M.Si
Pangkat : Pembina (IV/a) Pangkat : Pembina (IV/a)
NIP : 19641204 198603 1 015 NIP : 19720110 199101 1 001

SEKSI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

SEKSI PEMBINAAN SDM Sapti Arwini, S.S.T.P., M.H
Dimyati, S.Kom Pangkat : Pembina (IV/a)
Pangkat : Penata (III/c) NIP : 19810309 199912 2 002
NIP : 19750306 200901 1 004
SEKSI AKUISISI, PENGOLAHAN DAN PRESERVASI ARSIP
Camubar Mastika, S.T
SEKSI PEMBINAAN KEARSIPAN PERANGKAT DAERAH
Pangkat : Penata Tk.I (III/d)
St. Nuraeni, S.Sos., MM NIP : 19600804 199103 1 003
Pangkat : Penata (III/c)
NIP : 19700406 199312 2 001 SEKSI PELAYANAN DAN PEMANFAATAN ARSIP RAHASIA & NON RAHASIA
Abd. Rahman, S.Sos
Pangkat : Penata Tk. I (III/d)
NIP : 19651210 199002 1 003

UPT
2.4 Deskripsi Jabatan

Dalam Pengaturan Walikota Makassar Nomor 106 Tahun 2016

tentang Kedudukkan, Susunan Organisasi,, Tugas dan Fungsi serta Tata

Kerja Dinas Kearsipan tersebut.

Dinas kearsipan merupakan unsur pelaksana Urusan Pemerintahan di

bidang kearsipan yang menjadi kewenangan Daerah secara umum

sebagai berikut:

2.4.1 Kepala Dinas

1. Dinas kearsipan mempunyai tugas membantu walikota

melaksanakan Urusan Pemerintah bidang kearsipan

yang menjadi kewenangan Daerah dan Tugas

Pembantuan yang ditugaskan kepada daerah.

2. Dinas Kearsipan dalam melaksanakan tugas

sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

menyelenggarakan fungsi:

a. Perumusan kebijakan penyelenggara Urusan

Pemerintahan bidang Kearsipan.

b. Pelaksanaan kebijakan Urusan Pemerintahan

bidang kearsipan.

c. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan Urusan

Pemerintahan bidang kearsipan.

d. Pelaksanaan administrasi dinas Urusan Pemerintah

bidang kearsipan.
 e. Pembinaan, pengoordinasian, pengelolaan,

pengendalian, dan pengawasan program dan

kegiatan bidang kearsipan.

f. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh walikota

terkait dengan tugas dan fungsinya.

3. Berdasarkan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dan ayat(2), Dinas Kearsipan mempunyai

uraian tugas:

a. Merumuskan dan melaksanakan kebijakan di

bidang kearsipan.

b. Merumuskan dan Melaksanakan visi dan misi

dinas.

c. merumuskan dan mengendalikan pelaksanaan

program dan kegiatan Sekretariat dan Bidang

Pembinaan Kearsipan,dan Bidang Pengelolaan

Arsip.

d. merumuskan Rencana Strategis (RENSTRA) dan

Rencana Kerja (RENJA), Indikator Kinerja Utama

(IKU), Rencana Kerja dan Anggaran (RKA)/RKPA,

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)/DPPA

dan Perjanjian Kinerja (PK) dinas.

e. mengoordinasikan dan mermuskan bahan

penyiapan penyusunan Laporan Penyelenggaraan

Pemerintahan Daerah (LPPD), Laporan

 Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) dan

Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah

(LAKIP)/Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (SAKIP) Kota dan segala bentuk

pelaporan lainnya sesuai bidang tugasnya.

f. merumuskan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (LAKIP)/Sistem Akuntabilitas Kinerja

Instansi Pemerintah (SAKIP) dinas.

g. merumuskan Standar Operasional Prosedur (SOP)

dan Standar Pelayanan (SP) dinas.

h. mengoordinasikan pembinaan dan pengembangan

kapasitas organisasi dan tata laksana.

i. mengelola arsip dinamis Pemerintah Daerah dan

Badan Usaha Milik Daerah.

j. mengelola arsip dinasmis yang diciptakan oleh

Pemerintah Kota dan Badan Usaha Milik Daerah,

perusahaan swasta yang usahanya dalam wilayah

Kota Makassar, organisasi kemasyarakatan,

organisasi politik.

k. mengelola simpul jaringan dalam Sistem Informasi

Kearsipan nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi

kearsipan nasional (JIKN) pada tingkat Kota

Makassar.
l. melakukan pemusnahan arsip dalam lingkup

Pemerintah Kota makassar yang memiliki retensi di

bawah 10 (sepuluh) tahun.

m. melakukan perlindungan dan penyelamatan arsip

akibat bencana.

n. melakukan autentikasi arsip statis dan arsip hasil

alih media yang dikelola oleh Pemerintah Kota

Makassar.

o. melakukan pencarian arsip statis yang

pengelolaannya menjadi kewenangan Pemerintah

Kota Makassar yang dinyatakan hilang dalam

bentuk daftar pencarian arsip.

p. melaksanakan perencanaan dan pengendalian

teknis operasional pengelolaan keuangan,

kepegawaian dan pengurusan barang milik Daerah

yang berada dalam penguasaannya.

q. melaksanaan tugas pembantuan dari pemerintah

Provinsi ke pemerintah Kota sesuai dengan bidang

tugasnya.

r. mengevaluasi pelaksanaan tugas dan

menginventarisasi permasalahan di lingkup

tugasnya serta mencari alternatif pemecahannya.

s. mempelajari, memahami dan melaksanakan

peraturan perundang- undangan yang berkaitan

 dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam

melaksanakan tugas.

t. memberikan saran dan pertimbangan teknis

kepada pimpinan.

u. melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait

lainnya sesuai dengan lingkup tugasnya.

v. membina, membagi tugas, memberi petunjuk,

menilai dan mengevaluasi hasil kerja bawahan agar

pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

w. melaksanakan pembinaan jabatan fungsional.

x. melaksanakan pembinaan unit pelaksana teknis.

y. menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas

kepada walikota melalui sekretaris Daerah.

z. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang

diberikan oleh walikota.

2.4.2 Sekretaris

1. Secretariat mempunyai tugas melaksanakan

koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan

pelayanan administrasi kepada semua unit organisasi

di lingkungan dinas.

2. Secretariat dalam melaksanakan tugas sebagaimana

dimaksud pada ayat (1), menyelenggarakan fungsi:

 a. Perencanaan operasional urusan perencanaan dan

keuangan, umum dan kepegawaian.

b. Pelaksanaan urusan perencanaan dan keuangan,

umum dan kepegawaian.

c. Pengoordinasian urusan perencanaan dan

keuangan, umum dan kepegawaian.

d. Pengendalian, evaluasi dan pelaporan urusan

perencanaan dan keuangan, umum dan

kepegawaian.

e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan

terkait tugas dan fungsinya.

3. Berdasarkan tugas dan fungsinya sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), secretariat

mempunyai uraian tugas:

a. merencanakan, menyusun dan melaksanakan

program dan kegiatan Sekretariat.

b. melaksanakan penyusunan kebijakan teknis urusan

perencanaan dan keuangan, umum dan

kepegawaian.

c. mengoordinasikan pelaksanaan tugas Subbagian

Perencanaan dan Keuangan dan Subbagian Umum

dan Kepegawaian.
d. menghimpun dan menyusun bahan Rencana Kerja

dan Anggaran (RKA)/RKPA, Dokumen Pelaksanaan

Anggaran (DPA)/DPPA Sekretariat.

e. Mengoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan

pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan

Anggaran(DPA)/DPPA Sekretariat.

f. mengoordinasikan setiap bidang dalam penyusunan

Rencana Strategis (RENSTRA) dan Rencana Kerja

(RENJA), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana

Kerja dan Anggaran (RKA)/RKPA, Dokumen

Pelaksanaan Anggaran (DPA)/DPPA dan Perjanjian

Kinerja (PK), Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (LAKIP)/Sistem Akuntabilitas Kinerja

Instansi Pemerintah (SAKIP) dinas.

g. mengoordinasikan setiap bidang dalam penyiapan

bahan penyusunan Laporan Penyelenggaraan

Pemerintahan Daerah (LPPD), Laporan Keterangan

Pertanggungjawaban (LKPJ) dan Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah

(LAKIP)/Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (SAKIP) kota dan segala bentuk

pelaporan lainnya sesuai bidang tugasnya.

h. mengoordinasikan setiap bidang dalam penyusunan

Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Standar

Pelayanan (SP) dinas.

i. mengoordinasikan setiap bidang dalam pembinaan

dan pengembangan kapasitas organisasi dan tata

laksana.

j. mengoordinasikan penyelenggaraan urusan

ketatausahaan, administrasi kepegawaian,

administrasi keuangan dan aset serta urusan

kehumasan, dokumentasi dan protokoler dinas.

k. mengevaluasi pelaksanaan tugas dan

menginventarisasi permasalahan di lingkup

tugasnya serta mencari alternatif pemecahannya.

l. mempelajari memahami dan melaksanakan

peraturan perundang- undangan yang berkaitan

dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam

melaksanakan tugas.

m. memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada

atasan.

n. melaksanakan pembinaan disiplin aparatur sipil

negara di lingkup dinas.

o. membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan

mengevaluasi hasil kerja bawahan agar

 pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

p. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas dan/atau

kegiatan kepada atasan.

q. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang

diberikan oleh atasan.

2.4.3 Subbagian Perencanaan dan Keuangan

1. Subbagian Perencanaan dan keuangan mempunyai

tugas melakukan penyiapan bahan koordinasi dan

penyusunan rencana program kerja, monitoring dan

evaluasi, pelaporan pelaksanaan program dan

kegiatan serta administrasi dan akuntansi keuangan

dinas.

2. Subbagian perencanaan dan pelaporan dalam

melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam

ayat (1), menyelenggarakan fungsi:

a. Perencanaan kegiatan di bidang perencanaan,

evaluasi dan pelaporan serta administrasi dan

akuntansi keuangan.

b. Pelaksanaan kegiatan di bidang perencanaan,

evaluasi dan pelaporan serta administrasi dan

akuntansi keuangan.

c. Pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaan

kegiatan di bidang perencanaan, evaluasi dan

 pelaporan serta administrasi dan akuntansi

keuangan.

d. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan

terkait tugas dan fungsinya.

3. Berdasarkan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dan Ayat (2), subbagian Perencanaan

dan keuangan mempunyai uraian tugas:

a. Merencanakan, menyusun dan melaksanakan

program kegiatan subbagian Perencanaan dan

keuangan .

b. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran

(RKA)/(RKPA), Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA)/DPPA subbagian Perencanaan dan

keuangan.

c. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA)/DPPA Subbagian Perencanaan dan

Keuangan.

d. Menghimpun bahan dan menyusun Rencana

Strategis (RENSTRA) dan Rencana Kerja (RENJA),

Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kerja dan

Anggaran (RKA)/RKPA, Dokumen Pelaksanaan

Anggaran (DPA)/DPPA dan Perjanjian Kinerja (PK)

dinas.
e. menghimpun bahan dan menyusun Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah

(LAKIP)/Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (SAKIP) dinas.

f. menyiapkan bahan penyusunan Laporan

Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD),

Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ)

dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (LAKIP)/Sistem Akuntabilitas Kinerja

Instansi Pemerintah (SAKIP) Kota dan segala bentuk

pelaporan lainnya sesuai bidang tugasnya.

g. menghimpun, memaduserasikan dan menyiapkan

bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA)/RKPA,

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)/DPPA dari

setiap bidang untuk dikoordinasikan dengan

Perangkat Daerah terkait.

h. melaksanakan kegiatan administrasi dan akuntansi

keuangan di lingkup dinas sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

i. meneliti dan memverifikasi kelengkapan Surat

Perintah Pembayaran (SPP) dan dokumen

pencairan anggaran lainnya sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.
j. menyiapkan dan menerbitkan Surat Perintah

Membayar (SPM) lingkup dinas.

k. menyusun segala bentuk pelaporan keuangan

lingkup dinas sesuai dengan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

l. menghimpun dan menganalisa data pelaporan

kegiatan dari setiap bidang sebagai bahan evaluasi.

m. mengevaluasi pelaksanaan tugas dan

menginventarisasi permasalahan dilingkup tugasnya

serta mencari alternatif pemecahannya.

n. mempelajari memahami dan melaksanakan

peraturan perundang-undangan yang berkaitan

dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam

melaksanakan tugas.

o. memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada

atasan.

p. membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan

mengevaluasi hasil kerja bawahan agar

pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

q. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas dan/atau

kegiatan kepada atasan.

r. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan

oleh atasan.
2.4.4 Subbagian Umum dan Kepegawaian

1. Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas

melakukan urusan umum, penatausahaan surat

menyurat, urusan rumah tangga, kehumasan,

dokumentasi dan inventarisasi barang serta

administrasi kepegawaian.

2. Subbagian Umum dan Kepegawaian dalam

melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam

ayat (1), menyelenggarakan fungsi:

a. perencanaan kegiatan urusan umum,

penatausahaan surat menyurat, urusan rumah

tangga, kehumasan, dokumentasi dan inventarisasi

barang serta administrasi kepegawaian.

b. pelaksanaan kegiatan urusan umum,

penatausahaan surat menyurat, urusan rumah

tangga, kehumasan, dokumentasi dan inventarisasi

barang serta administrasi kepegawaian.

c. pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaan

kegiatan urusan umum, penatausahaan surat

menyurat, urusan rumah tangga, kehumasan,

dokumentasi dan inventarisasi barang serta

administrasi kepegawaian.

d. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan

terkait tugas dan fungsinya.

3. Berdasarkan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dan ayat (2), Subbagian Umum dan

Kepegawaian mempunyai uraian tugas :

a. merencanakan, menyusun dan melaksanakan

program dan kegiatan Subbagian Umum dan

Kepegawaian.

b. menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran

(RKA)/RKPA, Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA)/DPPA Subbagian Umum dan Kepegawaian.

c. melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA)/DPPA Subbagian Umum dan Kepegawaian.

d. mengatur administrasi dan pelaksanaan surat

masuk dan surat keluar sesuai dengan tata naskah

dinas yang berlaku.

e. melaksanakan urusan administrasi kepegawaian di

lingkup dinas.

f. meminta dan menganalisa rencana kebutuhan

barang unit dari setiap bidang.

g. membuat daftar kebutuhan barang dan rencana

tahunan barang unit.

h. menyusun kebutuhan biaya pemeliharaan barang.

i. melaksanakan pengadaan, pemeliharaan dan

pendistribusian barang di lingkup dinas.

j. melakukan penyimpanan dokumen dan surat

berharga lainnya tentang barang inventaris Daerah.

k. melaksanakan tugas kehumasan dan protokoler

dinas.

l. menghimpun bahan dan menyusun Standar

Operasional Prosedur (SOP) dan Standar

Pelayanan (SP) dinas.

m. menyiapkan bahan pembinaan dan pengembangan

kapasitas organisasi dan tata laksana.

n. mengevaluasi pelaksanaan tugas dan

menginventarisasi permasalahan dilingkup tugasnya

serta mencari alternatif pemecahannya.

o. mempelajari memahami dan melaksanakan

peraturan perundang-undangan yang berkaitan

dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam

melaksanakan tugas.

p. memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada

atasan.

q. membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan

mengevaluasi hasil kerja bawahan agar

pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

r. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas dan/atau

kegiatan kepada atasan.

 s. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan

oleh atasan.

2.4.5 Bidang Pembinaan Kearsipan

1. Bidang Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas m

elaksanakan pembinaan dan penyelenggaraan

kearsipan.

2. Bidang Pembinaan Kearsipan dalam melaksanakan

tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat

(1), menyelenggarakan fungsi:

a. perencanaan kegiatan operasional di bidang

pembinaan kearsipan.

b. pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan

kearsipan.

c. pengoordinasian pelaksanaan kegiatan di bidang

pembinaan kearsipan.

d. pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

kegiatan di bidang pembinaan kearsipan.

e. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan

terkait tugas dan fungsinya.

3. Berdasarkan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dan ayat (2), Bidang Pembinaan

Kearsipanmempunyai uraian tugas :

a. merencanakan, menyusun dan melaksanakan

program dan kegiatan Bidang Pembinaan Kearsipan.

b. menghimpun dan menyusun bahan Rencana Kerja

dan Anggaran (RKA)/RKPA, Dokumen Pelaksanaan

Anggaran (DPA)/DPPA Bidang Pembinaan Kearsipan.

c. mengoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan

pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA)/DPPA Bidang Pembinaan Kearsipan.

d. mengoordinasikan penyelenggaraan kearsipan.

e. menyusun kebutuhan dan peningkatan kapasitas

sumber daya manusia kearsipan.

f. merumuskan kebijakan teknis pembinaan

kearsipan.

g. melaksanakan pemberian bimbingan, konsultasi,

dan supervisi pelaksanaan kearsipan.

h. melaksanakan sosialisasi kearsipan.

i. melaksanakan perencanaan, pemantauan, dan

evaluasi penyelenggaraan kearsipan.

j. mengevaluasi pelaksanaan tugas dan

menginventarisasi permasalahan di lingkup

tugasnya serta mencari alternatif pemecahannya.

k. mempelajari memahami dan melaksanakan

peraturan perundang-undangan yang berkaitan

dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam

melaksanakan tugas.
 l. memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada

atasan.

m. membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan

mengevaluasi hasil kerja bawahan agar pelaksanaan

tugas dapat berjalan lancar sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

n. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas dan/atau

kegiatan kepada atasan.

o. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang

diberikan oleh atasan.

2.4.6 Seksi Pembinaan SDM

1. Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan

mempunyai tugas melakukan pembinaan sumber

daya manusia kearsipan.

2. Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan

dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud

dalam ayat (1), menyelenggarakan fungsi:

a. perencanaan kegiatan pelaksanaan di bidang

pembinaan sumber daya manusia kearsipan.

b. pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan sumber

daya manusia kearsipan.

c. pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaan

kegiatan di bidang pembinaan sumber daya

manusia kearsipan.
 d. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan

terkait tugas dan fungsinya.

3. Berdasarkan tugas dan fungsi sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Seksi

Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan

mempunyai uraian tugas:

a. merencanakan, menyusun dan melaksanakan

program dan kegiatan Seksi Pembinaan Sumber

Daya Manusia Kearsipan.

b. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran

(RKA)/RKPA, Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA)/DPPA Seksi Pembinaan Sumber Daya

Manusia.

c. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA)/DPPA Seksi Pembinaan Sumber Daya

Manusia Kearsipan.

d. Melakukan bimbingan dan konsultasi kearsipan.

e. Melakukan pengembangan dan pengendalian

sumber daya manusia kearsipan.

f. Melakukan perencanaan kebutuhan jabatan

fungsional arsiparis.

g. Menyiapkan data evaluasi fungsi dan tugas jabatan

fungsional arsiparis.

h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan

 menginventarisasi pemasalahan dilingkup

tugasnya serta mencari alternative pemecahannya.

i. Mempelajari memahami dan melaksanakan

peraturan undang-undangan yang berkaitan

dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam

melaksanakan tugas.

j. Memberikan saran dan pertimbangan teknis

kepada atasan.

k. Membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan

mengevaluasi hasil kerja bawahan agar

pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

l. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas dan

kegiatan kepada atasan.

m. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan

oleh atasan.

2.4.7 Seksi Pembinaan Kearsipan Perangkat Daerah

1. Seksi Pembinaan Kearsipan Perangkat Daerah

mempunyai tugas melakukan pembinaan kearsipan

perangkat daerah, Badan Usaha Milik Daerah,

organisasi kemasyarakatan, partai politik dan

masyarakat.
 2. Seksi Pembinaan Kearsipan Perangkat Daerah dalam

melakukan tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat

(1), menyelenggarakan fungsi:

a. Perencanaan kegiatan di bidang pembinaan

kearsipan PerangkatDaerah.

b. Pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan

kearsipan PerangkatDaerah.

c. Pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaan

kegiatan di bidang pembinaan kearsipan perangkat

daerah.

d. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan

terkait tugas dan fungsinya.

2.4.8 Bidang Pengelolaan Arsip

1. Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai tugas

melaksanakan pengelolaan arsip dinamis dan arsip

statis, akuisisi pengolahan dan preservasi arsip serta

layanan dan pemanfaatan arsip.

2. Bidang Pengelolaan Arsip dalam melaksanakan tugas

sebagimana dimaksud dalam ayat(1),

menyelenggarakan fungsi:

a. Perencanaan kegiatan operasional di bidang

pengelolaan arsip.

b. Pelaksanaan kegiatan di bidang pengelolaan arsip.

 c. Pengoordinasian kegiatan di bidang pengelolaan

arsip.

d. Pengendalian, evaluasi dan pelaporan kegiatan di

bidang pengelolaan arsip.

e. Pelaksanaan fungsi lain yang di berikan oleh atasan

terkait tugas dan fungsinya.

3. Berdasarkan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dan ayat (2), Bidang Pengelolaan Arsip

mempunyai uraian tugas:

a. Merencanakan, menyusun dan melaksanakan

program dan kegiatan Bidang Pengelolaan Arsip.

b. Menghimpun dan menyusun bahan Rencana Kerja

dan Anggaran (RKA)/RKPA, Dokumen Pelaksanaan

Anggaran (DPA)/DDPA Bidang Pengelolaan Arsip.

c. Mengoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan

pelaksanaan pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan

Anggaran(DPA)/DDPA Bidang Pengelolaan Arsip.

d. Merumuskan kebijakan teknis pengelolaan arsip

dinamis dan arsip statis.

e. Melaksanakan alih media arsip dinamis.

f. Melaksanakan usulan pemusnahan dan akuisisi

arsip.

g. Melaksanakan pengolahan arsip.

 h. Melaksanakan preservasi arsip(penyimpanan,

pemeliharaan, perlindunga, perawatan dan

pernbaikan.

i. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan

menginventarisasikan permasalahan di lingkup

tugasnya serta mencari alternative pemecahannya.

j. Mempelajari memahami dan melaksanakan

peraturan perundang-undanganyang berkaitan

dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam

melaksanakan tugas.

k. Memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada

atasan.

l. Membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan

mengevaluasi hasil kerja bawahan agar

pelaksanaan tugas dapat berjalan lancer sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

m. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas dan/atau

kegiata kepada atasan.

n. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang

diberikan oleh atasan.

2.4.9 Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai tugas

melakukan pengelolaan dan pembinaan arsip dinamis.

2. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis dalam melaksanakan

tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat(1),

menyelenggarakan fungsi:

a. Perencanaan kegiatan di bidang pengelolaan arsip

dinamis.

b. Pelaksanaan kegiatan di bidang pengelolaan arsip

dinamis.

c. Pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaan

kegiatan di bidang pengelolaan arsip dinamis.

d. Pelaksanaan fungsi lain yang di berikan oleh atasan

terkait tugas dan fungsinya.

3. Berdasarkan tugas dan fungsi sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Seksi

Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai uraian tugas:

a. merencanakan, menyusun dan melaksanakan

program dan kegiatan Seksi Pengelolaan Arsip

Dinamis.

b. menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran

(RKA)/RKPA, Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA)/DPPA Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis.

c. melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA)/DDPA Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis.

d. melakukan pembinaan kepada unit pengolah arsip

dalam menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit

 kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah

pelaksanaan kegiatan.

e. menyediakan, mengolah, dan penyajian arsip

inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan

kepentingan publik.

f. melakukan pemeliharaan arsip inaktif melalui

kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif.

g. melakukan pengaturan fisik arsip, pengolahan

informasi arsip dan penyusunan daftr arsip inaktif.

h. Melakukan pemindahan arsip inaktif di lingkungan

pemerintahan daerah.

i. mengevaluasi pelaksanaan tugas dan

menginventarisasi permasalahan dilingkup

tugasnya serta mencari alternatif pemecahannya.

j. mempelajari memahami dan melaksanakan

peraturan perundang- undangan yang berkaitan

dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam

melaksanakan tugas.

k. memberikan saran dan pertimbangan teknis

kepada atasan.

l. membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan

mengevaluasi hasil kerja bawahan agar

pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

 m. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas

dan/atau kegiatan kepada atasan.

n. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan

oleh atasan.

2.4.10 Seksi Akusisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip

1. Seksi Akuisisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip

mempunyai tugas melakukan penataan,

penyimpanan, pemeliharaan dan pelindungan arsip

statis serta alih media dan reproduksi arsip.

2. Seksi Akuisisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip

dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud

dalam ayat (1), menyelenggarakan fungsi:

a. perencanaan kegiatan di bidang akuisisi,

pengolahan dan preservasi arsip.

b. pelaksanaan kegiatan di bidang akuisisi, pengolahan

dan preservasi arsip.

c. pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaan

kegiatan di bidang akuisisi, pengolahan dan

preservasi arsip.

d. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan

terkait tugas dan fungsinya.

3. Berdasarkan tugas dan fungsi sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Seksi Akuisisi,

Pengolahan dan Preservasi Arsip mempunyai uraian

tugas:

a. Merencanakan, menyusun dan melaksanakan

program dan kegiatan Seksi Akuisisi, Pengolahan

dan Preservasi Arsip.

b. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran

(RKA)/RKPA, Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA)/DPPA Seksi Akuisisi, Pengolahan dan

Preservasi Arsip.

c. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA)/DDPA Seksi Akuisisi, Pengolahan dan

Preservasi Arsip.

d. Melakukan monitoring, penilaian dan verifikasi

terhadap fisik arsip dan daftar arsip.

e. Melakukan persiapan penetapan status arsip statis.

f. Melakukan persiapan penyerahan arsip statis.

g. Meneriman fisik arsip dan daftar arsip.

h. Melakukan penataan informasi arsip statis.

i. Melakukan penataaan fisik arsip statis.

j. Menyusun daftar dan inventaris arsip statis.

k. Melakukan penataan, penyimpanan, pemeliharaan

dan perlindungan arsip statis

l. Melakukan perawatan dan perbaikan arsip statis

serta penyelamatan arsip statis akibat bencana.

m. Melakukan alih media dan reproduksi arsip statis.

 n. Melakukan pengujian autentisitas rsip statis.

o. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan

menginventarisasi permasalahan dilingkup

tugasnya serta mencari alternative pemecahannya.

p. Mempelajari, memahami dan melaksanakan

peraturan perundang-undangan yang berkaitan

dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam

melaksanakan tugas.

q. Memberikan saran dan pertimbangan teknis

kepada atasan.

r. Membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan

mengevaluasi hasil kerja bawahn agar

pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

s. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugs dan

kegiatan kepada atasan.

t. Melaksanakan tugas kedinanasan lain yang

diberikan oleh atasan.

2.4.11 Seksi Pelayanan dan Pemanfaatan Arsip Rahasia dan

Non Rahasia

1. Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip Rahasia dan

Non Rahasia mempunyai tugas melakukan layanan

arsip dinamis dan statis serta penyajian informasi dan

penelusuran arsip statis.

2. Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip Rahasia dan

 Non Rahasia dalam melaksanakan tugas

sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),

menyelenggarakan fungsi:

a. perencanaan kegiatan di bidang layanan dan

pemanfaatan arsip rahasia dan non rahasia.

b. pelaksanaan kegiatan di bidang layanan dan

pemanfaatan arsip rahasia dan non rahasia.

c. pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaaan

kegiatan di bidang layanan dan pemanfaatan arsip

rahasia dan non rahasia.

d. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan

terkait tugas dan fungsinya.

3. Berdasarkan tugas dan fungsi sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Seksi Layanan

dan Pemanfaatan Arsip Rahasia dan Non Rahasia

mempunyai uraian tugas:

a. merencanakan, menyusun dan melaksanakan

program dan kegiatan Seksi Layanan dan

Pemanfaatan Arsip Rahasia dan Non Rahasia.

b. menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran

(RKA)/RKPA, Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA)/DPPA Seksi Layanan dan Pemanfaatan

Arsip Rahasia dan Non Rahasia.

c. melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran

 (DPA)/DDPA Seksi Layanan dan Pemanfaatan

Arsip Rahasia dan Non Rahasia.

d. melakukan layanan arsip dinamis dan layanan arsip

statis.

e. melakukan penyajian informasi kearsipan rahasia

dan non rahasia.

f. melakukan penelusuran arsip statis.

g. menyiapkan bahan penerbitan naskah sumber

arsip.

h. menyiapkan bahan pameran arsip statis.

i. menerima pengaduan masyarakat terkait dengan

kearsipan.

j. mengevaluasi pelaksanaan tugas dan

menginventarisasi permasalahan dilingkup

tugasnya serta mencari alternative pemecahannya.

k. mempelajari memahami dan melaksanakan

peraturan perundang- undangan yang berkaitan

dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam

melaksanakan tugas.

l. memberikan saran dan pertimbangan teknis

kepada atasan.

m. membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan

mengevaluasi hasil kerja bawahan agar

pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar sesuai

 dengan ketentuan yang berlaku.

n. menyampaikan laporan pelaksanaan tugas

dan/atau kegiatan kepada atasan.

o. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan

oleh atasan.
 BAB III
PROGRAM KERJA DAN REALISASI PELAKSANAAN KEGIATAN

3.1 Identifikasi Masalah

Setelah melakukan pengamatan dalam pelaksanaan

Kuliah Kerja Lapangan (KKL) ini kami menjumpai masalah pada

Dinas Kearsipan Kota Makassar.

Masalah yang kami temukan selama pelaksanaan kegiatan

Kuliah Kerja Lapangan (KKL), adalah sebagai berikut:

1. Koneksi jaringan internet sering diskoneksi karena adanya kabel

jaringan yang putus dan para staf belum menguasai cara

mengganti kabel jaringan yang putus.

2. Kinerja computer kurang maksimal karena adanya computer

yang bermasalah pada sistemnya dan staf masih belum

mengetahui menginstal system operasi di computer dalam

jumlah banyak.

3. Ada beberapa staf yang ingin memahami bagaimana cara

mengoperasikan aplikasi design grafis seperti coreldraw dan

photoshop.

4. Scanner memiliki manfaat sebagai alat pemindai, namun para

staf belum memahami bagaimana cara mengoperasikan

scanner sebagai alat pemindai dokumen. Agar memudahkan

cara menyimpan dokumen bersifat digital.

3.2 Program Kerja/Pemecahan Masalah

Berdasarkan pada indentifikasi masalah yang kami temui

selama melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan (KKL) pada Dinas

Kearsipan Kota Makassar, maka kami mengatasi masalah tersebut

dengan cara:

a. Pelatihan pembuatan/pemasangan kabel jaringan.

b. Pelatihan pemanfaatan Aplikasi Hiren Boot(disk image)

menginstal computer dalam jumlah banyak.

c. Pelatihan mengoperasikan aplikasi design grafis Corel Draw dan

Photoshop.

d. Pelatihan mengoperasikan scanner.

e. Pembuatan Profil Kota Makassar

3.3 Realisasi Pelaksanaan Kegiatan

Kegiatan yang dilakukan mahasiswa selama mengikuti

Kuliah Kerja Lapangan (KKL) pada dinas kearsipan kota Makassar

disesuaikan dengan pembagian kerja yang ada dengan koordinasi

oleh pihak pembimbing lapangan yang ditunjuk.

Di lokasi KKL ini, penulis ditempatkan di bagian Pembinaan

Arsip dimana penulis melakukan beberapa kegiatan yang bias

membantu kelancaran pekerjaan di kantor tersebut.

Kegiatan yang dilakukan sebagai berikut:

1. Memberi pelatihan dan penjelasan cara membuat/memasang

kabel jaringan dengan materi mengurutkan susunan kabel.

 Kegiatan ini kami lakukan pada minggu ke-2 pada tanggal 26

Maret 2018.

2. Memberi pelatihan memanfaatkan aplikasi cloning seperti hiren

boot untuk menginstal computer dalam jumlah banyak.

Kegiatan ini dilakukan pada minggu ke-4 pada tanggal 09 April

2018.

3. Memberi Pelatihan cara mengoperasikan aplikasi design grafis

seperti Corel Draw Dan Photoshop dengan materi pengenalan

tool-tool dan membuat design tulisan pada aplikasi tersebut.

Kegiatan ini dilakukan pada minggu ke-5 pada tanggal 16 April

2018.

4. Pelatihan mengoperasikan scanner. Adanya pelatihan tersebut

dapat memudahkan pegawai untuk memindai suatu dokumen

lalu hasil pindaian tersebut dapat disimpan sebagai dokumen

digital. Kegiatan ini dilakukan pada minggu ke-6 pada tanggal

21 April 2018.

5. Pembuatan profil kota Makassar menggunakan aplikasi

Macromedia Director MX 2004. Pembuatannya dilakukan pada

minggu ke-7 dan minggu ke-8 pada tanggal 01 Mei 2018.

3.4 Hambatan dan Kemudahan

3.4.1 Hambatan

Selama melaksanakan kegiatan KKL penulis tidak

mendapatkan hambatan apapun. Begitu pun juga dalam

melaksanakan program kerja yang di ajukan penulis melaksanakan

dengan lancar.

3.4.2 Kemudahan

1. Fasilitas koneksi internet yang memadai untuk kelancaran

penulis dalam mencari informasi.

2. Fasilitas computer yang memadai untuk kelancaran penulis

dalam mengerjakan lapoan.

 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan latar belakang masalah, tujuan dan manfaat serta

pelaksanaan Kegiatan Kerja Lapangan (KKL), maka penulis dapat

menyimpulkan bahwa :

a. Dalam kegiatan pembuatan/pemasangan kabel jaringan sangat

membantu para staf sehingga para staf dapat dengan sendirinya

melakukan perbaikan pada jaringan internet apabila sewaktu-waktu

terdapat masalah pada kabel jaringan.

b. Bagian bidang pengarsipan pada dinas kearsipan untuk dalam hal

menyimpan dokumen dalam bentuk digital dapat berjalan dengan baik

dengan adanya alat scanner sehingga apabila dokumen arsip terjadi

kehilangan atau rusak maka hasil dari pindainya scanner dapat

dijadikan bukti bahwa dokumen tersebut bias di cetak kembali.

4.2 Saran

Dalam hal fasilitas Dinas Kearsipan Kota Makassar sangat

memadai dari computer maupun koneksi internet, namun dalam hal

pengetahun perangkt lunak yang terdapat pada computer para staf

belum ada yang ahli. Jadi penulis menyarankan agar kepada Dinas

Kearsipan Kota Makassar bahwa para staf di berikan pelatihan

computer maupun perangkat lunak, agar dapat meningkatkan

kinerja dan kualitas kerja para staf di lingkungan Dinas Kearsipan.