BAHAN AJAR

MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Oleh :
Hodi, SIP., M.M.

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI KEDIRGANTARAAN

STTKD YOGYAKARTA
2016

0
 BAB I
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1. Pengertian dan Peranan SIM

Bagi orang yang belum pernah belajar tentang Sistem Informasi

Manajemen (SIM), sering sekali pengertian SIM menjadi rancu dengan
pengolahan data. Untuk memberikan pengertian yang benar tentang SIM,
berikut ini diberikan beberapa definisi:

! Data Processing (Pengolahan Data): adalah manipulasi atau transformasi

simbul-simbul sebagai bilangan-bilangan dan huruf-huruf untuk tujuan
meningkatkan kegunaannya. Pengolahan data mencakup semua kegiatan
yang termasuk didalam mempertahankan akurasi dan rekor yang up-to-
date dari operasi suatu perusahaan. Pengolahan data meliputi pengumpulan
data yang menggambarkan aktivitas perusahaan, manipulasi data menjadi
bentuk yang berguna, menyimpan data sampai digunakan kembali, dan
menghasilkan dokumen-dokumen yang dapat digunakan oleh perorangan
ataupun kelompok, baik dari dalam maupun luar perusahaan.

! Sistem Informasi Manajemen (SIM): adalah sistem formal dan informal

yang menyediakan informasi di masa lalu, sekarang, dan proyeksi masa
depan baik secara lisan dan tulisan yang berhubungan dengan operasi
perusahaan dan lingkungannya. Informasi ini penting bagi manajer atau
karyawan dalam membantu pengambilan keputusan.

! Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System=DSS):

merupakan sistem yang berbasis komputer yang diharapkan untuk
digunakan oleh manajer tertentu atau sekumpulan manajer pada setiap
level organisasi dalam pembuatan keputusan sebagai dasar untuk
pemecahan masalah yang semi-struktural.

! Otomatisasi Perkantoran (Office Automation=OA): mencakup semua

sistem formal dan informal yang pada intinya menekankan pada
komunikasi informasi dari dan kepada orang-orang dalam perusahaan.

! Experts System (ES): adalah program komputer yang berfungsi sama

seperti keahlian manusia, memberikan saran pada pemakai bagaimana
memecahkan suatu masalah.

Kalau hal tersebut di atas digambarkan dalam suatu ruang berdimensi tiga,
maka dapat dilihat sebagaimana gambar berikut:

1
 Gambar 1. Hubungan antara Data Processing, SIM, DSS, OA, dan ES

Much
Data Pro
Expert MIS
System
Problem
Structure DSS
OA Organisasi

Orientasi

Individu
Little
much Problem Solving Little
Support

Manajemen Informasi

Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk

mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan bagaimana
perusahaan yang besar hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi.
Para eksekutif sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumberdaya
mereka yang paling berharga.

Jenis-jenis Sumberdaya Informasi:

! Manusia
! Material
! Mesin (termasuk fasilitas dan enerji)
! Uang
! Informasi (termasuk data)

Tugas manajer adalah bagaimana mengelola sumberdaya ini agar dapat

digunakan secara efektif.
Empat jenis sumberdaya yang pertama memiliki wujud, ada secara fisik,
dan dapat disentuh. Sumberdaya ini disebut sumberdaya fisik. Sumberdaya
yang terakhir, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari
bentuknya, disebut sumberdaya konseptual.

Manajemen Sumberdaya

Sumberdaya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan.

Setelah sumberdaya disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan
penggunaannya, meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar
berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumberdaya ini
pada saat kritis—sebelum sumberdaya tersebut menjadi tidak efisien atau
usang.
2
 Bagaimana Informasi Dikelola

Manajer bukan saja mengelola sumberdaya fisik, tetapi juga sumberdaya

konseptual. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan
terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian
dipastikan siapa yang layak memperoleh informasi tersebut dalam bentuk
yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat
dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan
menggantikan dengan yang mutakhir dan akurat. Seluruh aktivitas ini:
memperoleh informasi, menggunakan secara efektif, dan membuangnya pada
saat yang tepat disebut manajemen informasi.

2. SIM Dimata Pemakai

Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen

informasi belakangan ini karena dua alasan: (1) kegiatan bisnis semakin
kompleks, dan (2) kemampuan komputer semakin baik.

Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat, karena:

! Pengaruh ekonomi internasional
! Persaingan dunia
! Kompleksitas teknologi yang meningkat
! Batas waktu yang singkat
! Kendala-kendala sosial.

Kemampuan komputer yang semakin baik:

! Dalam tahun 1950-an dan 60-an ukuran komputer besar dan kecepatan
lambat dan hanya boleh disentuh para spesialis.
! Sekarang pemakai mungkin hanya menggunakan terminal atau PC di
ruangan, ada jaringan dan pemakai tahu cara menggunakannya
! Pemakai memandang komputer sebagai peralatan kantor yang
dibutuhkan.

Siapakah Para Pemakai?

Pada awalnya pemakai output komputer adalah adalah pegawai

administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melakukan aplikasi
pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan. Para pemakai
komputer meliputi: manajer, non-manajer, dan orang-orang dan organisasi-
organisasi dalam lingkungan perusahaan.

Tingkatan manajemen adalah tingkat perencanaan strategis, seperti

direktur dan para wakil direktur. Manajer tingkat menengah mencakup
manajer wilayah, direktur produk dan kepala devisi dinamakan tingkat
pengendalian manajemen. Dan manajer tingkat bawah mencakup kepala
departemen, penyelia, dan pimpinan proyek yang bertanggung jawab pada
pelaksanaan rencana-rencana tingkat yang lebih tinggi disebut tingkat
pengendalian operasional.

3
 Gambar 2.
Tingkat Manajemen Dapat Mempengaruhi Sumber dan Bentuk Penyajian
Informasi

A. Pengaruh pada sumber informasi

Tingkat perencanaan strategis

Lingkungan

Tingkat pengendalian manajemen

Intern
Tingkat pengendalian operasional

B. Pengaruh pada bentuk informasi

Tingkat perencanaan strategis

Ringkas

Tingkat pengendalian manajemen

Rinci
Tingkat pengendalian operasional

Manajer dan Sistem

Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus

memandang organisasinya sebagai suatu sistem.

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan

maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Semua sistem tidak memiliki
kombinasi elemen-elemen yang sama. Sistem dapat dikelompokkan menjadi
sistem lingkaran terbuka dan lingkaran tertutup.

Gambar 3. Sistem Lingkaran Terbuka (Open-loop System)

Input Tranformasi Output

4
 Sistem lingkaran terbuka adalah suatu sistem tanpa kontrol, lingkaran
balik, dan tujuan. Sebaliknya sistem lingkaran tertutup adalah sistem dengan
tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan balik).

Gambar 4. Sistem Lingkaran Tertutup (Closed-loop System)

Tujuan

Mekanisme
Pengendalian

Input Transformasi
Output

Kalau berbicara sistem, tentu ada sub-sistem dan supra sistem. Sub-sistem
adalah sistem di dalam sistem. Supra sistem adalah sistem yang lebih besar
dari suatu sistem. Contoh: pemerintah kota adalah sistem, tetapi ia juga
merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi.
Pemerintahan propinsi adalah supra sistem dari pemerintahan kota dan juga
merupakan sub-sistem dari pemerintahan nasional.

Gambar 5. Sistem Dapat Terdiri Dari Sub-Sistem atau Bagian Elemen

Sistem

Sub-sistem Sub-sistem
Bagian
A B
Elemen C

Sub-sistem Sub-sistem
A-1 B-1

Sub-sistem
A-2 Sub-sistem
B-2

Sub-sistem
A-3 Bagian
Elemen B

Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik yang berada pada satu atau
lebih sistem lingkungan yang lebih besar atau super sistem.
5
 Gambar 6. Perusahaan adalah sub-sistem di dalam sistem yang lebih besar

Masyarakat
Masyarakat Keuangan Bisnis

Bank- Persh.
bank lain Asuransi

Org.
Bank Nas. Bisnis
Lbg. Simp
Pinjam Lain

Masyarakat Lokal
Gereja,Sekolah, dll
Masyarakat Global

Dalam sumberdaya informasi di atas disebutkan data dan informasi. Data

terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi
pemakai. Contoh: jumlah jam kerja pemakai. Informasi adalah data yang
telah diproses atau data yang memiliki arti. Contoh: pendapatan kotor tiap
karyawan jika dijumlahkan akan menjadi total biaya gaji perusahaan

3. Perkembangan Konsep SIM

Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada
data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan.
Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.

Fokus Awal pada Data

Selama paruh pertama abad dua puluh, saat punched card dan keydriven
bookkeeping machines berada dalam masa jayanya, perusahaan-perusahaan
umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Praktek ini
diteruskan dengan komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi
akuntansi.
Nama untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan
data elektronik (electronic data processing=EDP). Istilah EDP tidak lagi
populer dan telah disingkat menjadi data processing (DP). Kita menggunakan
istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau Accounting Information
System untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi aplikasi
pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi sebagai
produk sampingan dari proses akuntansi.

Fokus Baru pada Informasi

Tahun 1964 diperkenalkan alat penghitung generasi komputer. Komputer

baru ini menggunakan sirkuit silikon sehingga daya proses lebih besar.
6
Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat
komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari
bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan
informasi manajemen. Konsep ini banyak diterima perusahaan besar.
Perkembangannya tidak mulus, karena: (1) kurangnya pengetahuan
tentang komputer, (2) kurangnya pengetahuan tentang bisnis dan keawaman
spesialis informasi mengenai peran manajemen, (3) peralatan komputer mahal
dan terbatas, dan lain-lain. Kesalahan secara khusus adalah sistem tersebut
terlalu ambisius.

Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan

Sementara banyak orang hanya mengamati dari pinggir saat perusahaan-

perusahaan berjuang dengan SIM raksasa mereka, sejumlah ilmuwan
informasi di Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan
pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton, G.
Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen dan konsep mereka disebut Sistem
Pendukung Keputusan (Decision Support System = DSS).
Pada tahun-tahun awal era DSS, terdapat banyak argumen mengenai DSS
dan SIM. Apakah DSS menawarkan pendekatan baru pada penggunaan
komputer dan jika memang demikian bagaimana?.
SIM adalah suatu sumberdaya organisasional. SIM dimaksudkan untuk
menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara
umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer
secara khusus.

Fokus Sekarang pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi

komputer yang lain: otomatisasi kantor (office automation = OA). OA
memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para
manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
OA dimulai pada tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya,
Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapat
mentik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik. Operasi pentikan
ini mengarah pada aplikasi OA yang disebut pengolahan kata (word
processing).
OA berkembang meliputi aplikasi: konferensi jarak jauh
(teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic
calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.

Fokus Potensial pada Konsultasi

Perkembangan saat ini adalah penerapan kecerdasan buatan (artificial

intelligence = AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa
bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran
logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar
(expert system = ES) yang paling banyak mendapatkan perhatian.

7
 BAB II

SUATU MODEL SISTEM INFORMASI

BERBASIS KOMPUTER

1. Model dari Computer Based Information System (CBIS)

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah

dengan menggunakan informasi. Informasi disajikan secara lisan
atau tulisan oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam
pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis
komputer – SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Sistem informasi berbasis
komputer (computer-based information system) atau CBIS
digunakan untuk menggambarkan lima subsistem yang
menggunakan komputer (lihat gambar).

Sistem informasi berbasis

komputer (CBIS)

Sistem Informasi
Akuntansi (SIA)

Masalah
Sistem Informasi
Manajemen (SIM)

Keputusan Informasi
Sistem Pendukung
Keputusan (DSS)

Sistem Otomatisasi
Pemecahan
Kantor (OA)
Masalah

Sistem Pakar
(ES)

8
2. Organisasi Jasa Informasi

Perusahaan-perusahaan yang menggunakan komputer menyadari

perlunya membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang
terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab menerapkan
sistem. Para spesialis informasi (information specialist) adalah
pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab
mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer.

Ada 5 spesialis informasi :

1) Analis sistem (System Analyst), bekerjasama dengan pemakai
mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang
ada sekarang.
2) Pengelola database (Database administrator), bekerjasama
dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang
berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi
pemakainya.
3) Spesialis jaringan (Network specialist), bekerjasama dengan
analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi
data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang
tersebar.
4) Programer, menggunakan dokumentasi yang disediakan oleh
analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang
menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi
yang diperlukan.
5) Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar
seperti mainframe dan komputer mini.

Rantai komunikasi tradisional

Pengelola
database

Sistem
Pemakai Programer Operator Komputer
analis

Spesialis
jaringan

9
3. Pengelolaan CBIS

Kecenderungan menuju End-User Computing

End-User Computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau

sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.

End-User Computing berkembang karena :

a) Meningkatnya pengetahuan tentang komputer, berbagai
tingkatan manajemen, mulai tingkat bawah diisi orang-orang
yang menguasai komputer dengan baik.
b) Antrian jasa informasi, para spesialis informasi selalu memiliki
lebih banyak pekerjaan dengan yang dapat mereka tangani.
Pemakai ingin mendapat layanan cepat.
c) Perangkat keras yang murah.
d) Perangkat lunak jadi; menawarkan dukungan peningkatan dan
kemudahan penggunaan, dan memampukan perusahaan dan
pemakai individu dengan sedikit atau tanpa keahlian komputer
untuk menerapkan sistem berbasis komputer.

Mencapai CBIS

Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai

suatu organisme hidup-lahir, bertumbuh, menjadi matang,
berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut
“Siklus kehidupan sistem” (system life cycle – CLC) dan terdiri
dari tahapan : perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan
penggunaan.
Siklus ini mungkin berlangsung beberapa bulan, atau
mungkin berlangsung beberapa tahun.

5
Pola lingkaran
Tahap
siklus hidup
Penggunaan
sistem
______________________ 1
Tahap
4
Perencanaan
Tahap
Penerapan

2
Tahap
3 Analisis
Tahap
Rancangan

10
Berbagai peran manajer dan spesialis informasi selama siklus
hidup sistem.

Tahap Manajer Spesialis Informasi

Perencanaan Mendefinisikan Mendukung

masalah

Analisis Mengatur Melaksanakan

penelitian sistem

Rancangan Mengatur Merancang sistem

Penerapan Mengatur Menerapkan sistem

Penggunaan Mengatur Menyiapkan sistem

11
 BAB III

MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI

UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

1. Lingkungan Perusahaan

Perusahaan dalam lingkungannya :

Pemerintah
Masyarakat
Masyarakat
keuangan
global

Perusahaan
Pemasok Pelanggan

Pesaing
Serikat
Pemegang
buruh
saham atau
pemilik

Sumberdaya :

Uang
Material
Personil

2. Keunggulan Kompetitif

Banyak cara untuk mencapai keunggulan kompetitif

diantaranya: menyediakan barang dan jasa dengan harga murah;
menyediakan barang dan jasa lebih baik daripada pesaing; dan
memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada
bidang komputer, “keunggulan kompetitif” mengacu pada
penggunaan informasi untuk mendapatkan “leverage” di pasaran.
Artinya, perusahaan tidak selamanya mengandalkan pada
sumberdaya fisik, tetapi pada sumber daya konseptual yang
unggul – data dan informasi yang dapat digunakan sama baiknya.

12
 Beberapa perusahaan telah mendapatkan publikasi yang
luas karena menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan
kompetitif. Diantaranya : American Airlines dengan sistem
pemesanan penerbangan “Sabre”; American Hospital Supply
dengan jaringan EDI (Electronic Data Interchange); dan Mc Kesson
Drug dengan sistem distribusinya yang disebut Economost.
Ada 3 pokok penting mengenai 3 contoh keunggulan
kompetitif di atas :
a) Tidak satupun perusahaan di atas yang puas hanya
mengandalkan sumberdaya fisik untuk menjadi pesaing yang
tangguh.
b) Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan
keunggulan kompetitif bagi perusahaan secara terus menerus.
c) Ketiga perusahaan tersebut memusatkan sumberdaya
informasi mereka pada para pelanggannya.

3. Sumberdaya Informasi

Sumberdaya informasi terdiri dari: perangkat keras

komputer, perangkat lunak komputer, para spesialis informasi,
pemakai, fasilitas, database, dan informasi.
Perusahaan harus mengelola sumberdaya tersebut untuk
mencapai hasil yang diinginkan. Untuk itu perlu manajer khusus
yang mengelola jasa informasi. Selama ini ada beberapa istilah
yang lazim dikenal. Misalnya CEO (Chief Executive Officer) adalah
orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi
perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau
ketua dewan direksi. Beberapa istilah lain adalah CFO (Chief
Financial Officer) dan COO (Chief Operating Officer). Untuk manajer
jasa informasi dikenal istilah CIO (Chief Information Officer) yaitu
manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian
manajerialnya bukan saja untuk memecahkan masalah yang
berkaitan dengan sumberdaya informasi, tetapi juga area operasi
perusahaan lainnya.
Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief
information officer dengan mengikuti saran-saran berikut:
a) Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis, selain teknologinya.
b) Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management;
jangan menunggu hingga diundang.
c) Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
d) Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.
e) Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat
diandalkan.
f) Jangan bersifat defensif.

13
4. Perencanaan Strategis
Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai
perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan
yang akan memberikan perusahaan yang paling menguntungkan
dalam lingkungannya, serta menentukan strategi untuk mencapai
tujuan-tujuan tersebut.
Setelah rencana strategis ditetapkan, tiap area fungsional
bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis
mereka sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana
area-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan
bekerja menuju tujuan strategisnya.
Rencana strategis
sumberdaya
informasi

Rencana strategis Rencana strategis

sumberdaya sumberdaya
pemasaran keuangan

Rencana strategis Rencana strategis

sumberdaya sumberdaya
manufaktur manusia

5. Perencanaan Strategis Sumberdaya Informasi

Transformasi kumpulan strategi

Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana

strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan
rencana tersebut pada tujuan strategis perusahaan, disebut
“kumpulan strategis organisasi”. Langkah kedua yang
tersendiri, suatu rencana jasa informasi dibuat untuk mendukung
tujuan perusahaan, disebut “kumpulan strategis SIM” yang
terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini
dinamakan “transformasi kumpulan strategi”.
Kumpulan Kumpulan
strategi organisasi strategi SIM
• Visi/misi • Tujuan sistem
• Tujuan • Kendala sistem
• Sasaran Proses perencanaan • Strategi
• Strategi strategi SIM rancangan sistem
• Atribut strategi
organisasi lain

14
 Pendekatan SPIR

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumberdaya

informasi adalah “perencanaan strategis sumberdaya informasi”
(strategic planning for information resources – SPIR), saat
perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa
informasi dan rencana strategis untuk perusahaan dikembangkan
secara bersamaan.

Pengaruh pada sumber-

daya informasi Sumberdaya
informasi
Strategis dan
bisnis strategi IS
Pengaruh pada strategi
bisnis

Isi rencana strategis sumberdaya informasi

Rencana strategis
sumberdaya
informasi

Tujuan Tujuan Tujuan Tujuan otomati- Tujuan sistem

SIA SIM DSS sasi kantor pakar

Kebutuhan
Kebutuhan Kebutuhan Kebutuhan Kebutuhan
sumberdaya
SDI SDI SDI SDI
informasi (SDI)

SDM SDM SDM SDM SDM

H/W H/W H/W H/W H/W

S/W S/W S/W S/W S/W

Info & Info & Info & Info & Info &
Data Data Data Data Data

15
 End-user computing sebagai masalah strategis
Tidak semua orang yang ikut dalam EUC memiliki tingkat
pengetahuan komputer yang sama. Para pemakai akhir dapat
dikelompokkan menjadi 4 : pemakai akhir tingkat menu (Menu-
level end-users), pemakai akhir tingkat perintah (Command-level
end-users), programmer pemakai akhir (End-user programmers),
dan personil pendukung fungsional (Functional support personnel).

Jenis-jenis aplikasi pemakai akhir

Sebagian besar aplikasi end-user computing dibatasi pada :
• Sistem pendukung keputusan yang relatif mudah (relatively
easy DSS).
• Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan
perseorangan.
Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk
bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan: aplikasi
SIM&SIA, DSS yang kompleks, aplikasi OA yang memenuhi
organisasional dan sistem pakar.

Manfaat End-User Computing

• Pemindahan beban kerja.
• Kesenjangan komunikasi.

Risiko End-User Computing

• Sistem yang buruk sasarannya.
• Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya.
• Penggunaan sumberdaya informasi yang tidak efisien.
• Hilangnya integritas data.
• Hilangnya keamanan.

6. Konsep Manajemen Sumberdaya Informasi

Manajemen sumberdaya informasi (Information resources

management – IRM) adalah aktivitas yang dijalankan manajer pada
semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan meng-
identifikasi, memperoleh, dan mengelola sumberdaya informasi
yang dibutuhkan untuk memenuhi keperluan pemakai.

Elemen-elemen IRM yang diperlukan adalah :

a) Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui
sumberdaya informasi yang unggul.
b) Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional
utama.

16
c) Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak.
d) Perhatian pada sumberdaya informasi perusahaan saat
membuat perencanaan strategis.
e) Rencana strategis formal untuk sumberdaya informasi.
f) Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing.

17
 BAB IV

PENGGUNAAN KOMPUTER DI PASAR INTERNASIONAL

1. Perusahaan Multinasional

Perusahaan multinasional (multinational corporation) atau

MNC adalah perusahaan yang beroperasi melintasi berbagai
produk, pasar dan budaya. MNC terdiri dari perusahaan induk
dan anak-anak perusahaan. Anak-anak perusahaan tersebut
secara geografis dan masing-masing mungkin memiliki tujuan,
kebijaksanaan dan prosedur tersendiri.

Contoh : N.V. Philips, MNC yang berdomisili / berbasis di Belanda.

Ekuador
Portugal Kanada Peru

Finlandia Swedia Brazil

Austria Cili
Mexico
Swiss
Turki Norwegia Bolivia
AS
Spanyol
Venezuela
Denmark
Argentina

Belgia Uruguay

Italia Kolombia
Paraguay

Jerman
Belanda Afrika
Mesir
Inggris Selatan
Kenya
Zambia Tunisia
Irlandia
Zimbabwe
Prancis Yunani Maroko
Tanzania
Nigeria

Luxemburg
Israel Suriah

Filipina Iran
Indonesia Irak
Jepang Lebanon

Malaysia Korea
Singapura
Hongkong
Australia Thailand
Taiwan

Selandia Baru

18
 Istilah warisan administratif (administrative heritage)
digunakan untuk menggambarkan kondisi internal seperti asset
perusahaan, distribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, budaya
perusahaan, dan gaya manajemen. Bagi MNC, lingkungan/eksternal
bersifat global. MNC merupakan sistem terbuka yang berusaha
meminimumkan ketidakpastian yang ditimbulkan lingkungan.
Ketidakpastian, adalah “perbedaan antara jumlah informasi yang
diperlukan untuk melaksanakan suatu tugas dan jumlah informasi
yang telah dimiliki oleh organisasi”. MNC membuat sistem pengolah
informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka dari segi
pengaruh lingkungan dan warisan administratif.

2. Jenis-jenis Struktur Organisasi MNC

Menurut William Egelhoff dari Fordham University, MNC dapat

mengorganisasikan menurut divisi fungsional sedunia (worldwide
functional division), divisi internasional (international divisions),
wilayah geografis (geographic regions), atau divisi produk sedunia
(worldwide product divisions).
Dalam divisi fungsional sedunia, anak-anak perusahaan
diorganisasikan menurut jalur fungsional-manufaktur, pemasaran,
dan keuangan. Bidang-bidang operasional di anak perusahaan
melapor langsung ke pasangan fungsional mereka ke induk
perusahaan.
Dalam divisi internasional, semua anak perusahaan di luar
negeri melapor pada suatu divisi internasional MNC yang terpisah
dari divisi domestik.
Dalam wilayah geografis, MNC membagi operasinya menjadi
wilayah-wilayah dan tiap wilayah bertanggung jawab atas anak-anak
perusahaan yang berlokasi dalam batasnya.
Dalam divisi produk sedunia, perusahaan diorganisasikan
menurut jalur divisi produk, dan tiap divisi bertanggung jawab atas
operasi mereka sendiri di seluruh dunia.

Dimensi-dimensi struktural pengolahan informasi

Pengolahan informasi suatu MNC dapat dipandang sebagai

berada pada dua poros. Pada satu poros cenderung pada aktivitas
taktis atau strategis. Di poros yang lain, pemrosesan informasi
cenderung menghubungkan masalah perusahaan atau negara
dengan masalah produk.

19
Pemrosesan Informasi Taktis vs Strategis
Pemrosesan informasi taktis menangani transaksi harian
dalam volume besar, contohnya sistem informasi akuntansi
pemrosesan informasi strategis melibatkan penyaringan dan
pengikhtiaran data akuntansi untuk menonjolkan masalah-masalah
tingkat tinggi, contoh SIM seperti SI pemasaran, DSS.

Informasi Perusahaan dan Negara vs Informasi Produk

Informasi yang dihasilkan MNC dapat dipisahkan dalam dua
golongan besar – yang satu menggambarkan produk-produk
perusahaan dan yang lain menggambarkan perusahaan dan negara
tempat beroperasi perusahaan.

Contoh : Pemrosesan informasi MNC dipandang dari dua dimensi

Subjek pengolahan informasi

Masalah perusahaan Masalah produk

dan negara

Pengolahan informasi taktis Pengolahan informasi taktis

untuk masalah perusahaan untuk masalah produk.
Taktis dan negara. Contoh: memutuskan
Tujuan dan perspektif
pengolahan informasi

Contoh: mengevaluasi cara perubahan rutin harga

dan saat memperoleh uang di produk.
pasar internasional.

Pengolahan informasi strategis Pengolahan informasi

untuk masalah perusahaan strategis untuk masalah
dan negara. produk.
Strategis Contoh: memutuskan posisi Contoh: memutuskan
perusahaan terhadap tekanan dukungan Litbang jangka
pemerintah luar negeri atas panjang untuk produk
kepemilikan lokal di anak utama.
perusahaan luar negeri.

Perlunya Koordinasi dalam suatu MNC

Keuntungan koordinasi :
• Fleksibilitas dalam memberi respon terhadap pesaing di berbagai
negara dan pasar.
• Kemampuan memberikan respon di suatu negara, atau wilayah
dari suatu negara terhadap perubahan di negara atau wilayah
lain.
• Kemampuan mengikuti kebutuhan pasar di seluruh dunia.

20
• Kemampuan mentransfer pengetahuan antar unit-unit di berbagai
negara.
• Pengurangan keseluruhan biaya operasi.
• Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan
pelanggan.
• Kemampuan mencapai dan mempertahankan keragaman produk
perusahaan serta cara produksi dan distribusinya.

Jenis-jenis Strategi Bisnis MNC

a) Strategi Multinasional b) Strategi Global

Pengendalian kendur, Pengendalian ketat,

keputusan strategis strategi diatur
jauh di pusat

Kantor
pusat Kantor
Pusat
Pusat

Arus satu arah,

Arus pelaporan barang, informasi
keuangan dan sumberdaya.

c) Strategi Internasional d) Strategi Transnasional

Sistem Arus besar, bahan

pengendalian baku, orang, infor-
formal masi dan teknologi
Kantor
Kantor desentralisasi Pusat
Mentalitas Pusat aktiva, distribusi
Internasional tanggung jawab kemampuan
sumberdaya dan
Pengendalian pengambil
rumit: keputusan.
keahlian koordinasi
yang tinggi, keputusan
strategis yang terkoordinir.

Sistem informasi yang digunakan MNC saat mereka mengikuti empat

strategi bisnis disebut sistem informasi global (global information
system), atau GIS. GIS dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang
terdiri dari jaringan-jaringan yang melintasi batas-batas negara.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan :
a) Strategi multinasional bersifat desentralisasi.
b) Strategi global mengumpulkan pengendalian di perusahaan induk
(sentralisasi).
c) Strategi internasional merupakan perpaduan sentralisasi
pengendalian dari strategi global dan desentralisasi dari strategi
multinasional.

21
 d) Strategi transnasional, baik induk dan anak perusahaan bekerja
sama memformulasikan strategi dan kebijaksanaan operasi, dan
mengkoordinasikan logistik agar produk mencapai pasar yang
tepat. Pada strategi ini, tanggung jawab yang besar pada pengelola
database induk memastikan keseragaman rancangan database di
seluruh dunia.

3. Global Business Drivers

Daya yang mendorong sistem informasi global pertama adalah

keberhasilan economies of scale. Saat memulai penggunaan komputer
akan ada keuntungan-keuntungan yang tersedia. Keuntungan-
keuntungan ini disebut global business drivers. Global business
drivers (GBD) adalah suatu entitas yang mengambil manfaat dari
economies of scale dan economies of scope, serta kemudian
memberikan kontribusi pada strategi bisnis global.
Dari survei pada 105 MNC di USA diidentifikasi ada 7 drivers :
a) sumberdaya manusia
b) operasi yang fleksibel
c) rasionalisasi operasi
d) pengurangan risiko
e) produk global
f) pasokan yang langka
g) pelanggan tingkat perusahaan.

Saran untuk menetapkan GBD :

• Analisis harus melibatkan eksekutif puncak perusahaan.
• Tingkat analisis seharusnya jangan terlalu tinggi. GBD yang
memiliki sasaran “distribusi global”, “citra perusahaan yang
menyatu”, “total quality management”, atau “wilayah Pasifik”
terlalu luas untuk digunakan.
• Analisis harus menyadari perbedaan-perbedaan yang ada dalam
perusahaan.
• Analisis harus menyadari perbedaan budaya yang ada antara satu
anak perusahaan dengan anak perusahaan yang lain.

4. Permasalahan dalam Menerapkan Sistem Informasi Global

MNC yang memulai suatu proyek untuk membuat GIS akan

menghadapi sejumlah permasalahan :
1) Kendala politis
- Pembatasan pembelian dan impor perangkat keras.
- Pembatasan pemrosesan data.

22
 - Pembatasan komunikasi data.
Pembatasan komunikasi data yang paling umum adalah
pembatasan atas arus data dan lintas batas. Arus data lintas
batas (transborder data flow) atau TDF adalah perpindahan
machine-readable data melintasi perbatasan negara. TDF
dikelompokkan menjadi 4 jenis :
a) Data operasional, seperti data transaksi dalam SIA.
b) Data pribadi, yaitu data mengenai individu tertentu.
c) Transfer dana elektronika dari 1 negara ke negara lain.
d) Data teknik dan ilmiah.
2) Permasalahan teknologi, misalnya di tempat anak perusahaan
tidak tersedia cukup catu daya yang menyebabkan listrik sering
padam.
3) Kurangnya dukungan dari manajer anak perusahaan. Sering
manajer anak perusahaan sanggup menjalankan perusahaan
tanpa bantuan dan menganggap standar baru sebagai hal yang
tidak perlu.

5. Strategi Penerapan GIS

Jika suatu MNC mengikuti strategi multinasional

(desentralisasi), diperlukan sejumlah tim pengembangan, yang
bekerja di sejumlah anak perusahaan. Jika strategi global
(sentralisasi) yang diikuti, tim pengembangan GIS mengerjakan
sebagian besar tugasnya di perusahaan induk. Jika strategi
internasional (kombinasi sentralisasi dan desentralisasi) yang diikuti,
satu atau sejumlah tim pengembangan dapat bepergian dari
perusahaan induk ke anak-anak perusahaan. Dalam hal strategi
transnasional (integrasi), tim pengembangan menyertakan wakil-
wakil dari perusahaan induk dan anak perusahaan.

Strategi Transnasional bagi Penerapan GIS

Karena strategi ini paling rumit, menyatukan seluruh MNC
menjadi suatu sistem yang bekerja lancar, strategi penerapannya
dapat menjadi model untuk menghindari kegagalan-kegagalan
potensial. Strategi ini berfokus pada sejumlah hal penting yang
berhubungan dengan GIS/business strategy linkage, sumberdaya
informasi, pembagian data internasional, dan lingkungan budaya.

• Menghubungkan GIS dengan strategi bisnis, tim pengembangan

harus :
1) Bekerjasama secara erat dengan eksekutif perusahaan untuk
memahami dampak potensial GIS pada strategi bisnis global.
2) Mengerti strategi bisnis global dari tiap unit bisnis.

23
 3) Menentukan strategi GIS global yang sesuai untuk strategi
bisnis global tiap unit bisnis.
4) Menentukan tujuan dari tiap strategi GIS.
5) Mengidentifikasi aplikasi yang diperlukan untuk mencapai
strategi GIS dan menentukan prioritasnya.
6) Menugaskan orang-orang yang bertanggung jawab atas
penerapan aplikasi tersebut.

• Menentukan sumberdaya informasi, dalam menentukan

sumberdaya informasi – H/W, S/W, personil, data, informasi serta
fasilitas, tim pengembangan harus :
1) Menentukan jumlah dan lokasi pusat data regional.
2) Mengidentifikasi penjual yang dapat menyediakan produk dan
jasa bagi tiap anak perusahaan.
3) Membuat spesifikasi standar H/W dan S/W yang dapat
digunakan semua anak perusahaan.
4) Membuat rencana bagi satu atau beberapa unit penolong yang
membantu anak perusahaan 24 jam sehari, tujuh hari
seminggu.
5) Siap menghadapi keterlambatan penerapan yang tidak dialami
di negara perusahaan induk.

• Menyediakan pembagian data; pembuatan sistem pemakaian

bersama data (data sharing) mencakup beberapa tugas.
Tim pengembangan harus :
1) Mengembangkan suatu model data global yang mendukung
tujuan bisnis global.
2) Membentuk satu kelompok yang terdiri dari para wakil
perusahaan induk dan anak perusahaan untuk menetapkan
standar data yang akan diterapkan di seluruh MNC.
3) Meneliti peraturan berbagai negara untuk mengetahui berbagai
pembatasan atas pengolahan data dan telekomunikasi.
4) Berdasarkan penelitian tersebut, menentukan apakah data
akan dikirimkan melintasi batas negara atau memprosesnya di
negara tempat anak perusahaan.
5) Menerapkan database.

• Memperhatikan lingkungan budaya, untuk itu tim pengembangan

harus:
1) Menyadari perbedaan budaya yang ada di antara negara-
negara tempat anak perusahaan dan merumuskan pemecahan
yang dapat diterima oleh semua pihak.
2) Membuat survei atas keahlian para spesialis informasi yang
ada di anak perusahaan agar keahlian tersebut dapat
dipergunakan secara maksimal selama penerapan.
3) Menyediakan pelatihan dan pendidikan bagi anak perusahaan.

24
 4) Membuat program-program formal yang mempersiapkan para
manajer perusahaan induk untuk bekerjasama dengan para
manajer anak perusahaan, dan sebaliknya.

• Peringatan, disadari bahwa tugas-tugas dan masalah-masalah di

atas bukanlah langkah-langkah yang selalu diikuti beruntun.

25
 BAB V

PERANAN INFORMASI DALAM KUALITAS PRODUK DAN JASA

Kualitas didefinisikan dalam banyak cara. Menurut James Martin,

konsultan komputer terkenal, mendeskripsikan kualitas perangkat lunak
sebagai tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi kebutuhan
pemakai. Definisi kualitas yang paling sederhana adalah, “kesesuaian
dengan spesifikasi pelanggan”, bukan sejumlah kriteria yang ditetapkan
perusahaan.

1. Dimensi-dimensi Kualitas Produk dan Jasa

Dimensi Kualitas Produk

• Kinerja, seberapa baik suatu produk melakukan apa yang memang
harus dilakukannya.
• Features, pernik-pernik yang melengkapi atau meningkatkan fungsi
dasar produk.
• Keandalan, berkaitan dengan kemampuan produk untuk bertahan
selama penggunaan yang biasa.
• Kesesuaian, seberapa baik produk tersebut sesuai dengan standar.
• Daya tahan (durability), ukuran umur produk, dan teknologi
modern memungkinkan hal ini.
• Kemudahan perbaikan, produk yang digunakan untuk jangka
waktu tertentu, sering harus diperbaiki.
• Keindahan, kualitas produk tidak saja tergantung dari kemampuan
fungsional, tetapi juga keindahan.
• Persepsi terhadap kualitas, dimensi ini tidak didasarkan pada
produk itu sendiri, tetapi pada citra atau reputasinya.

Dimensi-dimensi Kualitas Jasa

• Berwujud, dapat dilihat pelanggan saat jasa sedang dikerjakan –
fasilitas, pegawai, perlengkapan, dan peralatan.
• Keandalan, sama seperti produk, jasa juga harus andal.
• Responsif, pelanggan tidak ingin harus menunggu untuk dilayani.
• Kepastian, pelanggan mengharapkan personil jasa sopan dan
terpelajar.
• Empaty, personil jasa harus menunjukkan perhatian yang tulus
pada para pelanggan dan kebutuhan mereka.

26
2. Dasar-dasar Manajemen Kualitas
Manajemen kualitas adalah konsep yang menyatakan bahwa
perusahaan dapat mencapai tingkat kualitas yang diinginkan pada
proses, produk, dan jasanya dengan mengikuti praktek-praktek
manajemen fundamental.

Beberapa Konsep Manajemen Kualitas

Empat belas pokok Deming :
W. Edwards Deming, Profesor Statistik dari New York University
yang pada tahun 1940-an pergi ke Jepang untuk membantu
membangkitkan kembali kemampuan industrinya setelah Perang
Dunia II. Empat belas pokok Deming, adalah :
1) Menetapkan tujuan inovasi dan perbaikan yang terus menerus.
2) Ambil filosofi baru, kita tidak dapat menerima kekurangan dan
kesalahan lama.
3) Hentikan ketergantungan pada inspeksi masal, persyaratkan bukti
statistik bahwa kualitas sudah terpasang.
4) Hentikan praktek memberikan bisnis berdasarkan harga.
5) Gunakan metode statistik untuk menentukan titik-titik
permasalahan.
6) Lembagakan metode-metode modern dalam latihan kerja.
7) Perbaikan pengawasan – lakukan apa yang tepat bagi perusahaan,
jangan hanya menyerahkan kuantitas yang dipersyaratkan.
8) Usir rasa takut, sehingga orang-orang merasa aman untuk
mengungkapkan permasalahan dan meminta informasi.
9) Hilangkan halangan antar departemen serta halangan dengan
pemasok dan pelanggan sehingga ada komunikasi terbuka yang
efektif.
10) Hapuskan poster-poster dan slogan-slogan, karena tidak membantu
memecahkan masalah. Kerjakan dan tunjukkan kepada orang-
orang bagaimana caranya.
11) Hilangkan standar kerja berdasarkan kuota jumlah, karena
mengabaikan kualitas dan membatasi produksi.
12) Singkirkan halangan antar pekerja dan hak mereka untuk bangga
dalam pekerjaan mereka.
13) Lembagakan berbagai program pelatihan kembali untuk mengejar
perubahan dan perkembangan baru.
14) Ciptakan struktur manajemen puncak yang akan menekankan
pokok-pokok ini setiap hari.

Trilogi Kualitas Juran

Menurut Juran, kualitas dapat disarikan menjadi 3 proses
dasar: perencanaan kualitas, pengendalian kualitas, dan perbaikan
kualitas. Proses-proses ini disebut “trilogi kualitas”.

27
Total Quality Control Feigenbaum

Menurut Feigenbaum, kualitas bukan tanggung jawab bagian

manufaktur saja, tetapi tanggung jawab seluruh perusahaan, yang
dikenal dengan “total quality control – TQC”.

Proses Kualitas Dasar dari Juran

Perencanaan strategis :
• Mengidentifikasi pelanggan, baik eksternal maupun internal.
• Menentukan kebutuhan pelanggan.
• Mengembangkan feature produk yang memenuhi kebutuhan
pelanggan.
• Menetapkan tujuan kualitas yang memenuhi kebutuhan pelanggan
dan juga pemasok, dan melakukannya pada biaya gabungan yang
minimum.
• Mengembangkan suatu proses yang dapat menghasilkan feature
produk yang diinginkan.
• Menguji kemampuan proses – menguji bahwa proses tersebut dapat
mencapai tujuan kualitas dalam kondisi operasi.

Pengendalian :
• Memilih subyek pengendalian – apa yang harus dikendalikan.
• Memilih unit pengukuran.
• Menetapkan pengukuran.
• Menetapkan standar kinerja.
• Mengukur kinerja aktual.
• Menginterpretasikan perbedaan (aktual versus standar).
• Mengambil tindakan atas perbedaan tersebut.

Perbaikan :
• Membuktikan perlunya perbaikan.
• Mengidentifikasi proyek-proyek perbaikan yang spesifik.
• Mengorganisasikan untuk mengarahkan proyek tersebut.
• Mengorganisasikan diagnosis – untuk mencari penyebabnya.
• Mendiagnosis untuk menemukan penyebabnya.
• Memberikan penyelesaiannya.
• Membuktikan bahwa penyelesaian tersebut efektif dalam kondisi
operasi.
• Menyediakan pengendalian untuk menjaga hasilnya.

28
3. Total Quality Management (TQM)

Pendekatan menuju manajemen kualitas strategis yang

mendapatkan paling banyak perhatian saat ini adalah “Total Quality
Management” (TQM), manajemen keseluruhan perusahaan sehingga
perusahaan unggul dalam semua dimensi produk dan jasa yang
penting bagi pelanggan.
Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah :
• Kualitas didefinisikan oleh pelanggan.
• Kualitas dicapai oleh manajemen.
• Kualitas adalah tanggung jawab seluruh perusahaan.

Elemen-elemen Total Quality Management :

Total Quality
Management

Filosofi TQM Peralatan Grafik Peralatan Statistik

• Standar kualitas • Bagan arus proses. • Rencana sampling.

ditentukan pelanggan. • Check sheet. • Kemampuan proses.
• Hubungan pelanggan- • Analisis Pareto & • Metode Taguchi.
pemasok. Histogram.
• Orientasi pencegahan. • Diagram sebab akibat
• Kualitas pada sumber- (fishbone).
daya. • Run Chart.
• Perbaikan terus • Schatter diagram.
menerus. • Bagan pengendalian.

4. Kualitas dan Keunggulan Kompetitif

Kerugian kualitas yang buruk :

• Kehilangan bisnis karena pelanggan pindah ke yang lain.
• Tuntutan hukum, karena kualitas buruk pelanggan bisa menuntut
secara hukum.
• Kehilangan produktivitas.
• Biaya-biaya :
- Biaya kegagalan (failure cost) biaya yang terjadi karena kualitas
buruk.
- Biaya penilaian (appraisal cost), biaya pemeriksaan kualitas di
pabrik.
- Biaya pencegahan (prevention cost).

29
 Keuntungan kualitas yang baik :
Kualitas baik bisa meningkatkan penjualan dan biaya yang rendah,
gabungan keduanya menghasilkan profitabilitas dan pertumbuhan.
Dapat digambarkan dalam model berikut :

Pasar yang
dilayani 1

Pengendalian
Rancangan/teknologi kualitas efektif
Persepsi kualitas 2
(atribut & spesifikasi) (kepemimpinan
pelanggan
(pembedaan biaya)
kualitas)

Persepsi pelanggan Efektivitas relatif

3 atas kualitas relatif dalam mengikuti
(kinerja) 7 spesifikasi

Harga Nilai Mengurangi

4 relatif
5 8
relatif biaya kualitas

Pangsa 9
pasar Biaya relatif
6 (lebih rendah)
relatif

10 Profitabilitas
dan
pertumbuhan

Keterangan :
1) Pasar yang dilayani oleh industri mencakup pelanggan-pelanggan
dengan kebutuhan produk dan jasa tertentu.
2) Penelitian pemasaran mengidentifikasikan kebutuhan tersebut, dan
mendefinisikannya dalam hal kualitas.
3) Pelanggan menganggap produk dan jasa perusahaan lebih
berkualitas dari pesaingnya.
4) Karena dianggap berkualitas, pelanggan bersedia membayar yang
lebih tinggi daripada harga pesaing.
5) Karena dianggap lebih berkualitas dan harganya lebih tinggi,
produk tersebut dianggap mempunyai nilai yang relatif lebih tinggi.
6) Nilai yang relatif lebih tinggi menghasilkan kenaikan dalam pangsa
pasar.

30
 7) Berkat program kualitasnya, perusahaan dapat mengikuti
spesifikasi pelanggan yang lebih baik daripada pesaingnya.
8) Efektivitas ini menghasilkan penurunan biaya dengan memproduksi
produk yang dibutuhkan secara benar sejak pertama kali.
9) Penurunan biaya digabungkan dengan pangsa pasar yang lebih luas
akan menghasilkan biaya yang lebih murah daripada pesaing.
10) Gabungan dari keunggulan relatif di bidang harga, pangsa pasar,
dan biaya menciptakan profitabilitas dan pertumbuhan.

5. Dukungan dari Subsistem CBIS

CBIS

Sistem Informasi Laporan

Database
Akuntansi keuangan
kualitas

Output model Output model

matematik SIM matematik

Lap. khusus Lap. khusus

Lap. periodik DSS Lap. periodik

Sistem OA

Sistem
Komunikasi pakar Konsultasi

Dukungan dari Subsistem SIM Fungsional

Sistem Informasi Pemasaran :

Dua dari subsistem ini menyediakan informasi mengenai elemen-
elemen lingkungan yang terlibat dalam strategi kualitas, yaitu :
- Subsistem penelitian pemasaran, keinginan dan kebutuhan
pelanggan.
- Subsistem intelijen pemasaran, informasi pesaing.

31
Sistem Informasi Manufaktur :
Sistem ini juga ada dua subsistem input untuk pengendalian kualitas:
- Subsistem intelijen manufaktur, informasi mengenai pemasok.
- Subsistem rekayasa industrial, meneliti proses perusahaan untuk
menetapkan standar yang harus dicapai para pekerja produksi.
Adapun contoh dukungan CBIS pada kualitas produk dan jasa adalah:
pelacakan paket (di AS dengan terminal genggam disebut SUPER
TRACKER), perakitan mobil (line balancing), rancangan penjara (untuk
peningkatan kualitas penjara).

Menetapkan Program TQM di Perusahaan

Pendekatan Top-Down untuk TQM yaitu dimulai dari CEO dan

akhirnya melibatkan semua pihak di perusahaan. Adapun prosesnya
adalah :

Memutuskan
1 untuk mengikuti
TQM

Menetapkan
2
budaya kualitas

Menetapkan
pengawasan
3 manajemen
puncak

Sistem Kualitas Fungsional

Keuangan SDM Jasa Informasi Manufaktur Pemasaran

Menurut Joseph Juran, pendekatan yang lazim adalah

menetapkan dewan perencanaan kualitas ( quality planning council)
yang memformulasikan dan mengkoordinasikan aktivitas kualitas
seluruh perusahaan.
Tanggung jawab dewan tersebut adalah :
• Menetapkan kebijakan kualitas perusahaan.
• Menetapkan tujuan kualitas perusahaan, dan mengkaji tujuan-
tujuan area fungsional.

32
• Menetapkan strategi kualitas perusahaan dan mengkaji strategi-
strategi area fungsional.
• Mengkaji kinerja kualitas dibandingkan dengan tujuan dan strategi.
• Merevisi sistem pemberian peringkat manajerial dalam
memasukkan kinerja yang mengarah ke tujuan kualitas.

Mencapai Manajemen Kualitas dalam Jasa Informasi

Dalam jasa informasi, manajemen kualitas dicapai mengikuti

proses berikut :

1 Mengidentifikasi pelanggan IS

Mengidentifikasi kebutuhan kualitas

2 pelanggan

3 Menetapkan metrik kualitas

4 Mendefinisikan strategi kualitas IS

5 Menerapkan program kualitas IS

Memantau kinerja kualitas IS

6

Salah satu contoh dimensi kualitas produk IS di Goodyear

adalah: akurasi, output yang terpercaya, kemudahan bagi pemakai
(user friendliness), bekerja sesuai spesifikasi, waktu respon yang cepat,
revolusi, memuaskan semua kebutuhan, tidak ada downtime,
pengiriman tepat waktu, penggantian yang mudah.
Kebutuhan kemampuan dasar bagi pelamar kerja IS :
• Memperhatikan efektivitas.
• Berinisiatif.
• Antusias pada pekerjaan.
• Percaya diri.
• Memperhatikan dampak dari suatu tindakan.
• Kecakapan membina hubungan antar pribadi.
• Pemikiran konseptual.
• Pemikiran analitis.
• Komunikasi efektif.
• Fleksibilitas.

33
 BAB VI

KOMPUTER SEBAGAI PERALATAN PEMECAHAN MASALAH

Komputer sekarang sangat berbeda dengan model awalnya.

• Penyimpanan komputer (computer storage) ada dalam dua bentuk
dasar, yaitu primer dan sekunder. Penyimpanan primer menggunakan
teknologi integrated circuit untuk menyediakan random access
memory (RAM), read-only memory (ROM) dan cache memory.
• Keyboard adalah unit input komputer yang paling popular, dan
efisiensinya telah ditingkatkan dengan alat penunjung (pointing device).
Input suara yang diharapkan sebagai solusi masalah input, ternyata
tidak sesuai harapan.
• Output dapat dihasilkan melalui printer, plotter, microform.
• Perangkat lunak dapat dibagi menjadi dua kategori utama, yaitu
sistem dan aplikasi. Perangkat lunak sistem meliputi sistem operasi,
program utility, dan penerjemah. Perangkat lunak aplikasi dapat
dibuat oleh spesialis informasi atau dibeli dalam bentuk jadi.
Perangkat lunak jadi (prewritter software) ada dalam empat jenis
utama–bisnis umum, khusus industri, produktivitas organizational
dan produktivitas personal.

1. Komputer sebagai Elemen Jasa Informasi

Komputer ada dalam berbagai ukuran :

• Komputer besar (mainframe), merupakan tulang punggung
pengolahan data untuk organisasi besar seperti pemerintahan.
Mainframe yang lebih besar dan penuh daya adalah supercomputer.
• Sekarang, sejak tahun 1970-an, trend mengarah ke komputer kecil,
dimulai dengan minicomputer (komputer mini), contoh: IBM AS/400.
• Komputer yang lebih kecil adalah komputer mikro (microcomputer),
sebagian besar sirkuit komputer mikro berbentuk silicon integrated
circuit chip, yang lebih kecil dari kuku. Chip ini disebut
microprocessor.
• Belakangan muncul small business computer dan komputer
personal-PC. Small computer business adalah komputer mini atau
mikro multi-user yang biasa terdapat pada perusahaan kecil, yang
memberikan dukungan perhitungan bagi seluruh perusahaan.
Komputer personal (PC) adalah mikro komputer yang digunakan
oleh satu orang, atau mungkin sedikit orang yang bekerja pada area
yang sama.

34
 • Ada pula laptop, notebook, dan palmtop. Ini merupakan PC yang
lebih kecil bertenaga baterai.
• Komputer yang lebih kecil lagi adalah pen computer, yang
berkemampuan menerima input yang ditulis pada layar dengan
pena khusus.

2. Arsitektur Komputer

Central Processing Unit

(CPU)

Unit pengendali
(Control unit)

Data Unit penyimpanan Informasi

input primer (Primary output
storage)

Arithmatic and logic

unit (ALU)
Unit
penyimpanan
sekunder
(Secondary
storage)

• CPU = mengendalikan semua unit sistem komputer yang lain dan

mengubah input menjadi output.
• Penyimpanan primer, biasa disebut main memory, berisi data yang
sedang diolah dan program.
• Unit pengendali : membuat semua unit bekerjasama sebagai suatu
sistem.
• ALU = adalah tempat berlangsungnya operasi perhitungan dan
logika. Nama processor digunakan untuk menggambarkan unit
pengendali dan ALU yang mengolah isi penyimpanan primer.
• Penyimpanan sekunder : menyediakan tempat untuk menyimpan
program dan data saat tidak dipakai. Data yang disimpan disebut
database.

35
Penyimpanan Primer
Komputer pertama menggunakan “magnetic drum” dan “magnetic core”
untuk penyimpanan primer. Core merupakan potongan logam kecil
menyerupai donat sebesar kepala jarum yang mudah dimagnet. Kawat-
kawat yang membentang melalui core mengubah medan magnet dan
menentukan status magnetiknya. Sejak tahun 1964, penyimpanan
yang terbuat dari integrated circuit mulai menggantikan drum dan core.

Bit dan Byte

Kapasitas penyimpanan integrated circuit diukur dalam megabyte (MB)
atau jutaan bit data. Satu bit adalah satu posisi penyimpanan
elektronik, yaitu nyala atau mati dan kombinasi dari bit-bit
membentuk satu byte atau satu karakter. Dengan demikian kilobyte
(KB) = 1000 byte = 1024 byte. Oleh karena itu 1 megabyte (MB) =
1.024 x 1.024 = 1.048.576 byte.

Berbagai Bentuk Penyimpanan Primer

Random Access Memory (RAM), merupakan nama yang diberikan

kepada integrated circuit yang berfungsi sebagai bagian penyimpanan
primer untuk menyimpan perangkat lunak dan data. RAM
memungkinkan operasi baca maupun tulis tetapi mudah hilang
(volatile) saat daya listrik dimatikan.

Read-Only Memory (ROM), suatu jenis khusus penyimpan primer

dapat dibaca tetapi tidak dapat ditulisi. ROM digunakan untuk
menyimpan material seperti instruksi-instruksi yang memberitahukan
komputer apa yang harus dilakukan saat dinyalakan. ROM bersifat
tidak mudah hilang (non volatile).

Cache Memory, perpindahan instruksi program dan data antara

penyimpanan primer dan processor (unit pengendali dan ALU) dicapai
pada kecepatan yang sangat tinggi, biasanya 50 nanosecond. Satu
nanosecond = satu per milyar dari 1 detik. Beberapa komputer mampu
memindahkan lebih cepat dengan tambahan RAM. RAM ini disebut
Cache Memory.

3. Ergonomika Penggunaan Komputer

Ergonomika adalah penelitian mengenai pengaruh fisik dan prilaku

dari objek-objek seperti komputer dan peralatan kantor terhadap
pemakainya. Istilah human engineering dan pertimbangan faktor
manusia (human factor consideration) sangat cocok jika berkaitan
dengan penggunaan komputer.

36
Saran-saran ergonomis untuk penggunaan komputer :
1) Sesuaikan tinggi kursi anda sehingga telapak kaki anda pada lantai.
2) Posisikan keyboard anda sehingga siku anda sama tinggi dengan
keyboard dan pergelangan tangan anda sedikit atau tidak tertekuk.
3) Aturlah monitor komputer sehingga bagian atas layar berada pada
atau sedikit di bawah mata.
4) Posisikan layar anda sehingga tidak memantulkan sinar ke mata
anda.
5) Jaga agar layar tetap bersih.
6) Pastikan bahwa pengendali kecerahan dan kontras layar anda telah
disesuaikan dengan tepat.
7) Tempatkan pinter laser di area yang berventilasi baik dan pastikan
printer tersebut mendapatkan pemeliharaan teratur.
8) Selingi bekerja di komputer dengan tugas-tugas yang menggunakan
otot-otot yang berlainan.
9) Seringlah beristirahat sejenak dan gerak-gerakkan badan anda.
10) Kunjungi ahli kesehatan jika anda mengalami sakit yang terus
menerus saat menggunakan komputer.

Unit Input

Ada 5 cara dasar memasukkan data, yaitu :

• Keyboard, unit ini paling popular digunakan untuk memasukkan
data dengan menekan tombol-tombol. Sebagian keyboard
dilengkapi: numeric keypad (tombol-tombol yang diatur seperti
kalkulator saku), tanda panah (cursor control keys) untuk
memindahkan kursor, dan tombol-tombol fungsi yang
menjalankan tugas tertentu bagi pemakai, tergantung perangkat
lunaknya. Cursor adalah tombol kecil di layar untuk menunjuk
sesuatu.
• Alat Penunjuk
Beberapa alat penunjuk adalah: mouse, trackable, touch srceen,
light pen, dan unit remote control.
• Alat Input Otomatisasi Data Sumber
Sejumlah perusahaan telah mengurangi antrian input dengan
menggunakan otomatisasi data sumber (source data automation –
SDA). Ada dua teknologi dasar, yaitu: pembacaan optis (optical
reading) dan pembacaan magnetis (magnetic reading). Ada beberapa
kelas unit pembaca optis: optical mark reader, barcode reader,
optical character reader, dan handprint reader. Bentuk otomatisasi
data pertama untuk pembaca magnetis adalah “magnetic ink
character recognition”.
• Alat Input Pengenal suara.

37
Unit input ini dapat digambarkan sebagai berikut:

Alat keyboard

!
Alat penunjuk

04300950654
Alat pembaca optis
Komputer
11312329
Alat pembaca magnetis

Alat pengenal suara

38
Unit output dapat digambarkan sebagai berikut:

Alat output
tampilan

Printer

Komputer !
Alat output suara

"
Plotter

Microform

39
 BAB VII

PENDEKATAN SISTEM

1. Pemecahan Masalah

Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk

menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar
biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon
terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau
memanfaatkan peluang keuntungannya. Oleh karena itu masalah
penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah pemilihan suatu
strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan
memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan
solusi terbaik atas masalah tersebut.

Elemen-elemen proses pemecahan masalah :

Masalah

Elemen-elemen

Standar
Pemecah Berbagai
masalah solusi
Informasi (manajer) alternatif

Kendala

Solusi

Standar : menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang

harus dicapai oleh sistem.
Informasi : menggambarkan keadaan saat ini – apa yang sedang
dicapai oleh sistem.

Perbedaan antara masalah dan gejala. Gejala adalah kondisi yang

dihasilkan oleh masalah. Untuk memberikan ilustrasi ini, kita ambil
contoh, seorang manajer dihadapkan pada suatu gejala seperti laba
yang rendah. Dalam hal ini ada masalah penyebab laba rendah. Jadi
dalam kaitan ini, masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau
penyebab dari suatu peluang.

40
 Jenis-jenis masalah :
• Masalah terstruktur; apabila terdiri dari elemen dan hubungan-
hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah
masalah.
• Masalah tak terstruktur; berisi elemen-elemen atau hubungan antar
elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah semi-terstruktur, masalah yang berisi sebagian elemen-
elemen atau hubungannya yang dimengerti oleh pemecah masalah.

2. Pendekatan Sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John

Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal
abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian
dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai :
1) Mengenali kontroversi.
2) Menimbang klaim alternatif.
3) Membentuk penilaian.

Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan sistem :

• Tahap I : Usaha Persiapan

Langkah 1 : Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
2 : Mengenali sistem lingkungan.
3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

• Tahap II : Usaha Definisi

Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
5 : Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu.

• Tahap III : Usaha Solusi

Langkah 6 : Mengidentifikasi solusi alternatif.
7 : Mengevaluasi solusi alternatif.
8 : Memilih solusi terbaik.
9 : Menerapkan solusi terbaik.
10 : Membuat tindak lanjut bahwa solusi itu efektif.

41
Tiap tingkatan manajemen adalah suatu sub-sistem.

Standar

Input Proses Output

Transformasi

Standar

Proses
Input Output
Transformasi

Standar

Input Proses Output

Transformasi

Arus informasi
Arus keputusan

Keterangan tambahan dari langkah-langkah pendekatan sistem :

Langkah 5: Menganalisis bagian-bagian sistem dalam urutan tertentu.
Analisis bagian-bagian sistem dapat digambarkan sebagai berikut :

1 Standar

3 Pengolah
Manajemen 4 informasi

5
Input Sumberdaya Proses 6 Sumber 7 2
input transformasi daya output Output

Urutan menggambarkan prioritas tiap elemen dalam pemecahan

masalah. Misalnya, masalah dalam elemen 4 tidak bisa dipecahkan
kalau ada masalah dalam elemen tiga.

42
Elemen 1 : Mengevaluasi standar. Standar kinerja dinyatakan dalam
bentuk rencana, anggaran, dan kuota. Standar memiliki
karakteristik tertentu :
• Standar harus sah (valid).
• Standar harus realistis.
• Standar harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan
untuk mencapai.
• Standar harus terukur.
Elemen 2 : Membandingkan output sistem dengan standar.
Elemen 3 : Mengevaluasi manajemen. Suatu penilaian kritis
dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.
Sinyal-sinyal adanya masalah : (1) manajer bekerja dalam
jam yang sangat panjang dan (2) keputusan-keputusan
terbukti salah.
Elemen 4 : Mengevaluasi pemroses informasi.
Elemen 5 : Mengevaluasi input dan sumberdaya input. Pada analisis
ini konseptual sistem tidak lagi merupakan persoalan,
permasalahan ada pada sistem fisik.
Elemen 6 : Mengevaluasi proses transformasi. Contoh-contoh modern
dalam memecahkan masalah transformasi adalah:
otomatisasi, penggunaan robot, computer-aided design dan
computer-aided manufacturing (CAD/CAM) dan computer
integrated manufacturing.
Elemen 7 : Mengevaluasi sumber daya output.

Pada langkah 6 - Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi.

Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan
permasalahan yang sama. Manajer jarang memecahkan masalah
sendirian, biasanya dilakukan tukar menukar pikiran (brain storming).
Pendekatan formal disebut sesi JAD (Joint Application Design), suatu
rancangan aplikasi bersama dan merupakan pendekatan sistem
pendukung keputusan secara kelompok (group decision support system)
untuk memecahkan masalah. Contoh pemecahan masalah yang tidak
sanggup menangani volume aktivitas pekerjaan yang meningkat. Ada 3
solusi alternatif : (1) menambah lebih banyak peralatan pada komputer
yang ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya;
(2) menggantikan komputer yang ada dengan yang lebih besar;
(3) menggantikan komputer yang ada dengan jaringan komputer lokal
(LAN) dari komputer-komputer yang lebih kecil.

43
Langkah 7 – Mengevaluasi berbagai alternatif solusi.
Mengevaluasi alternatif dengan menggunakan kriteria evaluasi. Dari
contoh tadi, keuntungan dan kerugian dipertimbangkan dengan kriteria :
(1) biaya operasi; (2) pelatihan pemakai; (3) daya respon; (4) keamanan
data; dan (5) kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan.

Adapun evaluasi dari ketiga alternatif tersebut adalah :

Alternatif 1 : Alternatif 2 Alternatif 3

Meningkatkan sistem Memasang sistem besar Memasang jaringan
yang ada komputer mikro

Keuntungan : 1) Kenaikan kecil dalam 1) Sangat responsif pada 1) Biaya operasi sedikit
biaya operasi. permintaan informasi. menurun.
2) Tidak diperlukan 2) Keamanan data baik. 2) Sedikit mengadaptasi
pelatihan pemakai. 3) Mudah mengadaptasi perubahan
3) Memberikan perubahan kebutuhan kebutuhan pemakai.
keamanan data pemakai.
maksimum.

Kerugian : 1) Kurang responsif 1) Kenaikan besar dalam 1) Diperlukan pelatihan

pada permintaan biaya operasi. pemakai.
informasi. 2) Diperlukan banyak 2) Kurang responsif
2) Tidak mudah pelatihan pemakai. pada permintaan
mengadaptasi informasi.
perubahan 3) Menimbulkan
kebutuhan pemakai. masalah keamanan
data.

Langkah 8 – Memilih Solusi Terbaik

Menurut Henry Mintzberg (ahli manajemen) ada 3 cara memilih alternatif
terbaik :
• Analisis : Suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan,
mempertimbangkan konsekwensinya pada tujuan
organisasi.
• Penilaian : Proses mental dari seorang manajer.
• Tawar-menawar : Negosiasi antara beberapa manajer.

Langkah 9 – Menerapkan Solusi. Setelah ada solusi perlu diterapkan

untuk mengetahui efektivitasnya.

Langkah 10 – Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu

efektif. Mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai
kinerja yang direncanakan.

44
3. Model Pendekatan Sistem Integrasi

1. Memandang perusahaan
sebagai suatu sistem

Usaha definisi
4. Bergerak dari tingkat

3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan

sistem ke subsistem.
2. Mengenali sistem lingkungan

5. Menganalisis bagian-bagian
sistem sesuai urutan
tertentu.

Usaha solusi
6. Mengidentifikasi solusi
alternatif.
7. Mengevaluasi solusi
alternatif.
8. Memilih solusi terbaik.
9. Menerapkan solusi.
10. Membuat tindak lanjut
untuk memastikan
bahwa solusi efektif

Faktor-faktor Pribadi yang Mempengaruhi

Pemecahan Masalah :
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya ini
mempengaruhi keterlibatannya dalam merasakan masalah,
mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan masalah :
Ada tiga kategori dasar dalam gaya merasakan masalah (problem-
sensing style), yaitu :
• Menghindar masalah (problem avoider), mengambil sikap positif dan
menganggap bahwa semua baik-baik saja.

45
• Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari dan
tidak menghalangi masalah.
• Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati
pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi :
Gaya mengumpulkan informasi ada dua :
• Gaya teratur (preceptive styles), manajer jenis ini mengikuti
management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak
berhubungan dengan area minatnya.
• Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat
semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut
bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi :
Manajer juga cenderung menggunakan salah satu dari dua gaya
menggunakan informasi, yaitu :
• Gaya sistematik (systematic style). Manajer memberi perhatian
khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan,
misalnya pendekatan sistem.
• Gaya intuitif (intuitive style).Manajer tidak lebih menyukai suatu
metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Di dalam pendekatan sistem, tiga komentar berikut perlu diperhatikan

yaitu :
1) Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense).
2) Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah.
3) Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar. Suatu
metodologi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk
melaksanakan sesuatu.

46
 BAB VIII

METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM

Siklus hidup sistem terdiri dari 5 tahap. Empat tahap pertama :

perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan – dimaksudkan bagi
pengembangannya. Tahap kelima untuk penggunaannya. Semua tahap
dapat melibatkan pemakai, spesialis informasi jika end-user computing
tidak diikuti sepenuhnya. Eksekutif menetapkan kebijaksanaan dan
membuat rencana yang mengatur pemakaian komputer. Pada tingkat
yang sedikit lebih rendah, suatu komite khusus yang disebut dengan
komite pengarah SIM (MIS steering committee) dapat mengelola seluruh
siklus hidup dalam perusahaan. Ketika tiap siklus hidup melalui tahap
pengembangan, para pemimpin proyek mengawasi para anggota tim.
Siklus hidup sistem merupakan penerapan pendekatan sistem
untuk tugas mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis
komputer. Pengembangan sistem yang lebih responsif dapat dicapai
dengan peningkatan siklus hidup dan penggunaan peralatan
pengembangan berbasis komputer (computer-based development tools).
Dua peningkatan itu adalah prototyping dan rapid application
development (RAD), dan peralatan tersebut termasuk kategori CASE
(Computer-aided software engineering).

1. Siklus hidup

Siklus hidup sistem (system life cycle-SLC), adalah proses evolusioner

yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informal
berbasis komputer. SLC dilakukan dengan pendekatan sistem secara
teratur dan dilakukan secara top-down, oleh karenanya sering disebut
pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan
penggunaan sistem.
Tahap-tahap siklus hidup sistem, empat yang pertama
dinamakan sisklus hidup pengembangan sistem (system development
life cycle-SDLC). Tahap kelima, tahap penggunaannya yang
berlangsung sampai waktunya untuk merancang sistem itu kembali.
Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit
jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analis sistem, pemrograman,
dan operasi. Kecenderungan sekarang ditangani oleh tingkat yang lebih
tinggi dan lebih rendah. Gambaran sifat hirarkis manajemen siklus
hidup sistem

47
 Eksekutif

Komite
Pengarah
SIM

Pemimpin
proyek tim
Pemasaran model lokasi
gudang

Pimpinan Pimpinan
Manufaktur proyek tim proyek tim
MRP II sistem ISDN

Project leader
Keuangan Credit Approval
System Team

Pemimpin proyek tim

Sumber daya sistem informasi SDM
manusia

Saat sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh

organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin
memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup
sistem menyempit dan fokusnya lebih operasional, kemungkinan besar
dipegang oleh yang lebih rendah seperti wakil direktur utama, direktur
bagian administrasi dan CIO.

Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus. Jika

tujuannya memberi petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang
berkesinambungan, komite ini disebut komite pengarah. Komite
pengarah yang mengarahkan penggunaan sumberdaya komputer
perusahaan disebut komite pengarah SIM. Anggota tetap komite
pengarah SIM melibatkan eksekutif tingkat tinggi. Sedangkan anggota
sementara meliputi manajer yang lebih rendah dan para konsultan
selama keahliannya dibutuhkan.

48
 Tugas dan fungsi utama komite pengarah SIM:
• Menetapkan kebijakan, yang memastikan dukungan komputer
untuk mencapai tujuan strategis perusahaan;
• Menjadi pengendali keuangan, dengan bertindak sebagai badan
yang berwenang memberi persetujuan bagi semua permintaan dana
yang berhubungan dengan komputer;
• Menyelesaikan pertentangan, yang timbul sehubungan dengan
prioritas penggunaan komputer.

Dengan memusatkan manajemen siklus hidup sistem dalam

komite pengarah, diperoleh dua keuntungan:
• Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk
mendukung pemakai di seluruh perusahaan;
• Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan
mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.

Komite pengarah SIM jarang terlibat langsung dalam rincian

pekerjaan, tanggung jawab ini ada pada tim proyek. Tim proyek
mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem
berbasis komputer. Kegiatan tim proyek ini diarahkan oleh pemimpin
proyek.

2. Tahap Perencanaan

Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS:

• Menentukan lingkup dari proyek;
• Mengenali berbagai area permasalahan potensial;
• Mengatur urutan tugas;
• Memberikan dasar untuk pengendalian.

49
Adapun langkah-langkah dalam tahap perencanaan

Komite pengarah SIM Manajer Analis Sistem

1. Menyadari
masalah

2. Mendefinisi-
kan masalah

3. Menentukan
tujuan sistem Konsultasi

4. Mengidentifi-
kasi kendala
sistem

5. Membuat studi
kelayakan

6. Menyiapkan usulan
penelitian

7. Setuju atau menolak penelitian proyek

8. Menetapkan mekanisme pengendalian

1) Menyadari Masalah: kebutuhan adanya proyek CBIS biasanya

dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer dan unsur-unsur
dalam lingkungan perusahaan.
2) Mendefinisikan masalah: setelah sadar akan adanya masalah,
manajer harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasinya.
3) Menentukan tujuan sistem: manajer dan analis sistem
mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh
sistem untuk memuaskan pemakai.
4) Mengidentifikasi kendala-kendala sistem: kendala-kendala ini
penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai
dikerjakan.
5) Membuat studi kelayakan: studi kelayakan adalah suatu tinjauan
sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi

50
 kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan.
Ada enam dimensi kelayakan:
• Teknis: tersediakah perangkat keras dan perangkat lunak untuk
melaksanakan pemrosesan yang diperlukan?
• Pengembalian ekonomis: dapatkah sistem yang diajukan dinilai
secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya?
• Pengembalian non ekonomis: dapatkah sistem yang diajukan
dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat
diukur dengan uang?
• Hukum dan etika: akankah sistem yang diajukan beroperasi
dalam batasan hukum dan etika?
• Operasional: akankah rancangan sistem seperti itu akan didukung
oleh orang-orang yang menggunakannya?
• Jadwal: mungkinkah menerapkan sistem dalam kendala waktu
yang ditetapkan?

6) Mempersiapkan usulan penelitian sistem: jika sistem dan proyek

layak, diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian sistem
(system study) akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan
sistem baru. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang
memberikan dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya
pengeluaran untuk analis.

7) Menyetujui atau menolak penelitian proyek: manajer dan komite

pengarah menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan
sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan
atau tidak.

8) Menetapkan mekanisme pengendalian: sebelum proyek dimulai

perlu ditetapkan mekanisme pengendaliannya. Jumlah waktu yang
diperlukan dinyatakan dalam orang-bulan. Setelah proyek jalan perlu
dimonitor. Berbagai teknik dokumentasi yang dapat digunakan antara
lain: tabel, grafik, diagram jaringan (network diagram: PERT dan CPM).

51
3. Tahap Analisis

Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan
tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Adapun
tahapan dalam analisis sistem adalah:

Komite pengarah SIM Manajer Analis sistem

1 Mengumumkan penelitian sistem

2 Mengorganisasikan tim proyek

3 Mendefinisikan kebutuhan informasi

4 Mendefinisikan kriteria kinerja sistem

Menyiapkan
5 Usulan
rancangan

Menerima atau menolak rancangan

6

1) Mengumumkan Penelitian Sistem: untuk mengurangi kekuatiran

akan adanya aplikasi komputer baru, kiranya perlu dikomunikasikan
dengan cara (a) alasan perusahaan melaksanakan proyek; dan (b)
bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan
pegawai;
2) Mengorganisasikan tim proyek: sebaiknya pemimpin proyek adalah
spesialis informasi, jangan pemakai;
3) Mendefinisikan kebutuhan pemakai: pengumpulan informasi
kebutuhan pemakai dapat dilakukan dengan: wawancara perorangan,
pengamatan, pencarian catatan dan survei. Wawancara lebih disukai,
karena: (1) adanya komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap
bahasa tubuh; (2) meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari
pihak spesialis, maupun pemakai; (3) dapat menjalin kepercayaan

52
 antara pemakai dan spesialis informasi; (4) memberi kesempatan bagi
peserta proyek kalau ada perbedaan pandangan. Dokumentasinya
dapat berupa flowchart, diagram arus data (data flow diagram), dan
grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Semua
dokumentasi ini yang menjelaskan sistem ini disebut kamus proyek.
4) Mendefinisikan kriteria kinerja sistem: setelah kebutuhan informasi
didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara
tepat kriteria kinerja sistem. Contoh, manajer pemasaran
menetapkan kriteria laporan biaya bulanan sbb: (1) laporan disiapkan
dalam kertas dan tampilan; (2) laporan disediakan tidak lebih dari 3
hari setelah akhir bulan; (3) laporan harus membandingkan
pendapatan dan biaya aktual dengan anggaran.
5) Menyiapkan usulan rancangan: analis sistem memberikan
kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan
teruskan/hentikan untuk kedua kalinya. Manajer harus menyetujui
tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk usulan
rancangan.
6) Menyetujui atau menolak rancangan proyek: manajer dan komite
pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan
apakah disetujui atau tidak.

4. Tahap Rancangan

Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang

diperlukan oleh sistem baru. Untuk sistem berbasis komputer biasanya
dalam rancangan ada spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Menyiapkan rancangan sistem yang terinci: analis bekerja sama
dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru
dengan alat-alat yang telah dijelaskan dalam modul teknis.
Penggambaran dilakukan dari yang besar dan secara bertahap secara
rinci dengan pendekatan top-down dan ini biasanya dilakukan untuk
rancangan terstruktur (structured design).
2) Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem: analis
harus mengidentifikasikan konfigurasi (bukan merek atau model)
peralatan komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi sistem
untuk menyelesaikan pemrosesan.
3) Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem: analis bekerja
bersama manajer mengevaluasi berbagai alternatif dan dipilih yang
paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan
kendala-kendala yang ada.
4) Memilih konfigurasi yang terbaik: analis mengevaluasi semua
konfigurasi subsistem dengan menyesuaikan kombinasi peralatan
sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah

53
 dianalisis kemudian direkomendasikan kepada manajer untuk
disetujui. Persetujuan dilakukan oleh Komite pengarah SIM.
5) Menyetujui usulan penerapan: analisis menyiapkan usulan
penerapan yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus
dilakukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya.
6) Menyetujui atau menolak penerapan sistem: jika keuntungan dari
sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.

Secara keseluruhan dapat digambarkan:

Komite pengarah SIM Manajer Analis sistem

1 Menyiapkan rancangan
sistem terinci

2 Mengidentifikasi alternatif
konfigurasi sistem

3
Mengatur Konflik konfigurasi terbaik

4
Memilih konfigurasi terbaik

Menyiapkan usulan
5 penerapannya

6
Menyetujui atau menolak penerapan
sistem

5. Tahap Penerapan

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan

sumberdaya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang
bekerja. Adapun tahapannya adalah:
1) Merencanakan penerapan: sebelum sistem baru digunakan, manajer
dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yang
diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem.

54
2) Mengumumkan penerapan: proyek penerapan diumumkan kepada
para pegawai dengan cara yang sama seperti penelitian sistem.
Tujuannya untuk menginformasikan pegawai mengenai keputusan
untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama pegawai.
3) Mendapatkan sumberdaya perangkat keras: rancangan sistem
disediakan bagi para pemasok berbagai jenis peralatan komputer yang
terdapat pada konfigurasi yang disetujui. Setiap pemasok diberikan
request for proposal (RFP).
4) Mendapatkan sumberdaya perangkat lunak: dapat membuat sendiri
oleh programmer dari dokumen yang disiapkan analis sistem atau
menggunakan perangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application
software).
5) Menyiapkan database: DBA bertanggungjawab untuk semua kegiatan
yang berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapan
database.
6) Menyiapkan fasilitas fisik: fasilitas di sini adalah lantai yang
ditinggikan, pengendalian suhu ruangan dan kelembaban khusus,
keamanan, peralatan pendeteksi api dan pemadam kebakaran, dsb.
7) Mendidik peserta dan pemakai: baik peserta (operator pemasukan
data, pegawai coding, dan administrasi) dan pemakai harus dididik
tentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan sebaiknya setelah
siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari
mulai diterapkan.
8) Masuk ke sistem baru: proses menggantikan sistem lama ke sistem
baru disebut cutover. Ada 4 pendekatan dasar: percontohan (pilot
project), serentak, bertahap, dan paralel.

Komite pengarah SIM Manajer Spesialis informasi

Merencanakan penerapan
1
Mengumumkan penerapan Mendapatkan sumberdaya
2 3 H/W

4
Mendapatkan sumberdaya
S/W

Mengatur 5
Mengatur Menyiapkan database

6
Menyiapkan fasilitas fisik

8 7
Masuk ke sistem baru
Mendidik peserta dan pemakai

55
6. Tahap Penggunaan

Tahap penggunaan terdiri dari 3 langkah :

Komite pengarah SIM Manajer Spesialis informasi

1 Menggunakan 2 Audit sistem

Mengatur sistem

3 Memelihara
sistem

1) Menggunakan sistem. Pemakai menggunakan sistem untuk

mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
2) Audit sistem. Penelitian apakah sistem baru memenuhi kriteria
kinerja. Studi ini disebut “penelaahan setelah penerapan” (post
implementation).
3) Memelihara sistem. Selama manajer menggunakan sistem,
berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan
dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut pemeliharaan
sistem. Ada 3 alasan untuk pemeliharaan :
a) Memperbaiki kesalahan.
b) Menjaga kemutakhiran sistem.
c) Meningkatkan sistem.

Menempatkan Siklus Hidup Sistem

Dalam Perspektif

Guna memberi respon yang lebih baik bagi kebutuhan pemakai,

spesialis informasi telah membuat modifikasi pada system life cycle
(SLC) sehingga waktu penerapan berkurang. Ada dua modifikasi yang
dapat dilakukan yaitu prototyping dan Rapid Application Development
(RAD).
Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial
tentang cara sistem akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya.
Prosesnya disebut prototyping. Ada 2 jenis prototype: Prototipe
jenis I sesungguhnya menjadi sistem operasional; Prototipe jenis II
merupakan suatu model yang dapat berfungsi sebagai cetak biru bagi
sistem operasional.

56
Pengembangan Prototipe Jenis I
Tidak

Mengidentifikasi Prototipe
1 Mengembangkan Ya Menggunakan
kebutuhan dapat
2 prototipe 3 4 prototipe
pemakai diterima

Di dalam mengembangkan prototype, analis sistem bekerjasama

dengan spesialis informasi lain, menggunakan satu atau lebih
peralatan prototyping. Untuk mengembangkan prototype, salah satu
contoh peralatannya adalah “Integrated application generator”,
yaitu suatu S/W jadi yang mampu menghasilkan semua feature yang
diinginkan sistem baru – menu, laporan, layar, database, dan
sebagainya. Prototyping Toolkits mencakup sistem-sistem S/W
terpisah yang masing-masing mampu untuk menghasilkan sebagian
features sistem yang diinginkan.

Pengembangan Prototype Jenis II

Tiga langkah pertama sama, langkah-langkah selanjutnya :
4) Mengkodekan sistem operasional, programmer menggunakan
prototype sebagai dasar untuk pengkodean sistem operasional.
5) Menguji sistem operasional ! oleh programmer.
6) Menentukan jika sistem operasional dapat diterima.
7) Menggunakan sistem operasional.

Potensi Kegagalan Prototyping :

• Ketergesaan membuat prototype mungkin menghasilkan jalan
pintas dalam definisi permasalahan, evaluasi alternatif dan
dokumentasi.
• Pemakai mungkin begitu tertarik dengan prototype sehingga mereka
mengharapkan sesuatu yang tidak realistic dari sistem operasional.
• Prototipe Jenis I mungkin tidak seefisien sistem yang dikodekan
dalam bahasa programming.
• Hubungan komputer-manusia yang disediakan oleh peralatan
prototyping tertentu mungkin tidak mencerminkan teknik
perancangan yang baik.

Prototyping bekerja paling baik pada penerapan-penerapan yang

berciri:
• Risiko tinggi
• Interaksi pemakai penting
• Jumlah pemakai banyak
• Penyelesaian yang cepat diperlukan

57
 • Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek
• Sistem yang inovatif
• Perilaku pemakai yang sukar ditebak.

Rapid Application Development (RAD)

RAD adalah istilah yang dibuat oleh James Martin, seorang

konsultan komputer dan pengarang, untuk suatu siklus hidup
pengembangan yang dimaksudkan untuk menghasilkan sistem secara
cepat tanpa mengorbankan kualitas. RAD merupakan seperangkat
strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalam
satu kerangka kerja menyeluruh yang disebut information
engineering. Information Engineering (EI), pendekatan menyeluruh
dalam pengembangan sistem, yang memperlakukannya sebagai
kegiatan seluruh perusahaan (lihat gambar).

Pengawasan strategis atas informasi Pengawasan strategis atas fungsi

yang diperlukan untuk menjalankan dan sasaran suatu perusahaan.
perusahaan seefisien mungkin.

Perencanaan Proses-proses yang diperlukan

strategi untuk mengoperasikan perusahaan
informasi dan saling keterkaitannya.
Model data (ISP)

Rancangan catatan Rancangan prosedur untuk

Analisis area
yang digunakan aplikasi yang spesifik.
bisnis (BAA)
oleh prosedur yang
spesifik.

Rapid Application Dept.

(RAD)

Data Kegiatan

Unsur-unsur penting dari RAD : manajemen, manusia, metodologi, dan

peralatan. Siklus hidup RAD : (a) perencanaan kebutuhan, (b)
rancangan pemakai, (c) konstruksi, (d) cut over.

58
CASE

Computer Aided Software Engineering (CASE) merupakan kategori

S/W yang bertujuan mengalihkan sebagian beban kerja pengembangan
sistem dari manusia ke komputer. Ada 4 kategori :

• Peralatan CASE tingkat atas : dapat digunakan oleh eksekutif

perusahaan dalam perancangan strategis; contoh : IEW/Planning Work
Station dari Knowledge Ware dan Develop-Mate dari IBM.
• Peralatan CASE tingkat menengah dapat digunakan selama tahap
analisis dan rancangan untuk mendokumentasikan proses dan data
dari sistem yang telah ada atau baru. Contoh: Visible Analyst dari
Visible System dan Excelator dari Index Technology.
• Peralatan CASE tingkat bawah digunakan selama tahap penerapan
dan penggunaan untuk membantu programmer, mengembangkan,
menguji, dan menjaga kode. Contoh yang popular Telon dari Pansophic
Systems yang menghasilkan COBOL atau kode PL/I.
• Peralatan CASE integrasi menawarkan cakupan integrasi dari
peralatan CASE tingkat atas, menengah, dan bawah. Contoh: Design-1,
dari Anderson Consulting dan In CASE dari EOS.

59
 BAB IX

PERANGKAT KERAS (H/W) DAN PERANGKAT LUNAK (S/W)

PERENCANAAN HARDWARE
Dalam area perencanaan hardware, CIS profesionals secara terus
menerus merubah lingkungan di mana mereka bekerja dan pada setiap
pengguna yang mereka dukung. Serentetan aktivitas terstruktur yang
spesial harus menuntun dan mengendalikan perencanaan perubahan
hardware, demikian juga dalam implementasi conversi pelaksanaan
perencanaan. Perlu dipertimbangkan bahwa ada perbedaan antara
perencanaan hardware untuk fasilitas yang baru dan perencanaan untuk
memodifikasi atau meng-upgrade fasilitas yang ada.
Beberapa hal penting lainnya adalah perencanaan hardware
memerlukan waktu yang lama. Pertimbangan lead time and capabilities
biasanya digunakan untuk mereview tingkat ekonomik daripada
perencanaan CIS dan kebutuhan daripada setiap organisasi pemakai dan
juga untuk mengembangkan forecast realistic kebutuhan processing
untuk suatu sistem beroperasi, dalam pengembangan, atau perencanaan
ke depan. Dalam proses perencanaan hardware harus melalui penelitian
kebutuhan dan pemanfaatan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan.

Hardware Planning Considerations

Beberapa step perencanaan computer hardware baru :

• Lead-time considerations
• Evaluation of availabilities :
- Preliminary facilities needs
- Keeping up with technology
- Sharing with peers
- Trade publication and research groups
• Review of economic situation :
- Cost of operation
- Projected useful life
- Tech. & economic trade-offs
- New-used equipment trade-offs
- Lease-purchase trade-offs
- Continual change
• Future requirements
• Determining capacity
• Research alternatives
• Recommendation of alternatives

60
• Decisions :
- Postpone any action
- Request more study and another report at a later date
- Select two or three alternatives for further study
- Select one of the alternatives for development and
implementation.
• Facility planning
• Installation
• Acceptance test
• Production
• Feedback procedures

Determining capacity :
• Real memory
• Magnetic tape
• Magnetic disk
• Draft and letter quality print needs
• Computing capacity

Facility planning :
• Space
• Power
• Air conditioning
• Security
• Safety
• Access
• Communication links :
- Voice
- Data

Untuk safety, yang harus dipertimbangkan :

• Location of magnetic media ! close enough.
• Placement of smoke and heat detectors ! should be located in
relation of potential sources of alarm.
• Provision for electrical outlets ! must be enough lines and outlets
to avoid overloading the electrical system at any point.
• Form handling ! new paper supply storage and the area for
handling the output from the computer should be placed with care
! untuk menghindari debut dari kertas continuous form yang bisa
merusak komputer.
• Avoiding water damage ! the memories of many large scale
computers are water cooled.

61
Installation

• Hardware :
- A calender for the events leading up to delivery of the hardware
and the activities leading to operational status.
- A schedule of the physical site development activities.
- Specifications for setting up and using the new equipment,
including location, power, etc.
- Necessary agreements for use of either the manufacturer or other
leased equipment for early program and system checkout.
- Specification for overlapped processing procedures if conversions
are to take place in parallel.
• Software
• Personnel
• Training
• Supplies.

Acceptance Test

• All equipment components are received.

• All equipment components must operate free of error for a period of
30 production days.
• Hardware speeds are verified through execution of selected series of
programs.
• Defined levels of storage capacities, both internal and external, are
verified.
• Specified applications and operating system software packages must
operate at predefined levels of performance.

Production

The steps are :

• The conversion of historical master files.
• Loading necessary databases to on-line storage.
• Ensuring that all necessary communications lines are in place if
distributed processing is to be supported.
• Checkout of physical security procedures.
• Checkout of data security procedures.
• Ensuring that necessary supplies are on hand.
• Testing data capture procedures and processes.
• Setting up the new equipment in its permanent location.

62
PEMILIHAN SYSTEMS PROJECTS
Systems projects adalah suatu titik di mana fungsi CIS sesuai
dengan lingkungannya. Oleh karenanya pemilihan dan pengelolaan
systems projects dan kebutuhan-kebutuhan pemakai adalah saling
tergantung dalam suatu organisasi. Dengan demikian, kebutuhan-
kebutuhan pemakai, dalam bentuk spesifikasi aplikasi mengarahkan
fungsi CIS.
Fungsi pemakai (user) dengan systems projects adalah salah satu
indikator dari sukses aktivitas CIS.
Ada beberapa metode pemilihan:
Ambil contoh pembiayaan pelayanan CIS.
- Charge back method
- Pie-slicing method
- Overhead method

Alasan Pengembangan
Proyek-proyek Sistem Aplikasi
• Organizational needs
• Environmental needs
• Developments in technology
• Growth in education & experience

Organizational needs
Perubahan organisasi mencakup :
• Growth
• Changes in objectives
• New products, services, or markets
• Change in operations
• Personnel changes
• Operational bottlenecks
• Opportunities to increase efficiency.

Environmental Needs
Ada 2 sumber permintaan :
• Competition ! bank dengan ATM
• Regulation atau legislation
! misal perubahan hukum perpajakan

Developments in Technology
• Hardware
• Software

63
Growth in Education and Experience
• Meningkatnya kecanggihan pemakaian sistem ! skilled users
• Pengalaman pemakai tentang komputer.

Pemilihan Proyek
Pemilihan proyek harus diarahkan ke arah permintaan proyek yang
sesuai dan harus menghindari “bottleneck” akibat detail biaya dan benefit
analysis. Salah satu cara pemilihan proyek adalah sejalan dengan tujuan
strategik. Dalam beberapa hal, proyek-proyek CIS dapat disyahkan tanpa
pemilihan formal.

Penetapan Prioritas
• Simple ranking
• Weighted criteria
• Delphi technique

APPLICATIONS SOFTWARE PLANNING

Tugas utama dari CIS adalah perencanaan proyek pengembangan

software. Keputusan awal yang dipertimbangkan adalah apakah
mengembangkan aplikasi dengan resources yang tersedia atau membeli
paket-paket komersial.

Kriteria pertimbangan :
• Time
• User requirements
• Maintenance
• Costs
• Staff resources.

Beberapa pertimbangan kalau membeli software :

• Compatibility with existing systems
• Multi-user capabilities
• Processing capacities
• etc.

Baik untuk custom-developed atau commercial software, team

pengembangan biasanya menekankan pada cost. Cost untuk development
atau operational expenses. Setiap pengembangan, evaluasi atau aktivitas
pengujian biasanya dengan laporan formal.

64
Standards
IBM ! HIPO (Hierarchical Input Processing Output)
Yourdon Inc. ! Method for data flow programming (bubble charts) dan
menerbitkan beberapa buku.
American National Standards Institute (ANSI) ! system analysis & design.

INFORMATION RESOURCES FOR PROFESSIONAL KNOWLEDGE

Information resource management (IRM) suatu konsepsi baru dari

fungsi-fungsi computer systems dan personal CIS. Semakin meningkat
sistem komputer dalam kecanggihannya, semakin meningkat pula nilai
informasi organisasi yang bersangkutan. Informasi sekarang dipandang
sebagai asset, atau resources dari suatu organisasi. Peran tradisional
yang digambarkan oleh fungsi-fungsi CIS, bahwa fasilitas pelayanan
internal, sedang ditingkatkan mencakup tanggung jawab untuk
pengelolaan yang efisien dan efektif dari suatu sumber usaha yang
bernilai : informasi. Alam dan kemampuan dari IRM professionals juga
berkembang (meluas). Profesional dalam artian memiliki dimensi tambah
(lebih), tentang pengetahuan usaha dan ilmu pengetahuan manajemen,
demikian juga tentang sistem dan teknologi komputer. Kemampuan IRM
professionals untuk mempertahankan sisi kompetisi dalam usaha
mungkin tergantung pada alat pembayaran dan comprehensiveness of
their body of knowledge. Dalam artian, teknologi yang digunakan dalam
aplikasi usaha biasanya sedikit di belakang perkembangan hardware dan
software yang paling baru. IRM professionals membutuhkan pengetahuan
dari sumber luar dan kemudian membawa dan mengembangkan
pengetahuan tersebut untuk memecahkan problem atau situasi yang ada.

Standar area yang telah dikembangkan :

• Naming conventions
• Data dictionaries
• Aids for maintenance
• Organization of production and job control information
• Programming conventions.

Evaluating Proprietary Software

Pertimbangan :
• Processing capacities
• Data handling
• Primary output capability
• Hardware
• File considerations
• Multi-user capabilities.

65
Finding appropriate packages :
• Review computer-related periodicals
• Research organization: Data Sources, Datapro, IDS, etc
• Magazines : Infoworld & Computer world.

Estimating Costs
Development Operational
• Analysis • Training
• Design • Supplies
• Programming • Computing equipment use and
• System testing maintenance
• File conversion
• Acceptance testing
• User training

MANAGEMENT STYLE
• Autocratic
• Democratic
• Laissez – Faire

Autocratic
• Dicirikan oleh pemimpin yang kuat dan dominan.
• Mayoritas keputusan dari pimpinan.
• Komunikasi down-ward.

Democratic
• Participative.
• Pengambilan keputusan sebagai group process.
• Semua anggota tim evaluasi didorong untuk memberikan input
dalam aktivitas pengambilan keputusan.
• Komunikasi libral; downd-ward, up-ward, horizontal.

Laissez – Faire
• The most permissive one. Otoritas pengambilan keputusan
didelegasikan kepada anggota tim proyek.
• Manager berlaku sebagai konsultan atau sumber info.
• Komunikasi mengikuti manajer, tetapi informasi dibagi secara
ekstensif.
Democratic
Autocratic Laissez-Faire
Medium
Low High

Degree of permissiveness

66
 BAB X

KOMUNIKASI DATA

Information Superhighway :
• Sebagai suatu jaringan global menjangkau seluruh dunia.
• Pemanfaatan komputer atau PC dan modem untuk mengakses
informasi dan layanan-layanan serta untuk mendistribusikan
pesan-pesan dan file-file melalui jaringan.
• Memungkinkan individual dan pihak-pihak mencari resources
maupun pelanggan pada ratusan negara.
• Berjalan selama 24 setiap hari.
• Sangat murah.

Lima Macam Kategori dalam Information Super Highway :

• User (Client)
Individu maupun group yang menggunakan layanan dan informasi.
• Layanan komersial on-line
Menyediakan akses ke berbagai informasi group-group tertentu, on-
line shopping (contoh: compuserve).
• Bulletin board systems (BBS)
Bentuk layanan on-line yang lebih kecil yang biasanya hanya
menggunakan PC, dan biasanya difokuskan pada topik khusus.
• Internet
Jaringan global dari banyak jaringan yang menyediakan akses ke
informasi yang terdapat pada ratusan ribu komputer di seluruh
dunia.
• Penyedia informasi (information provider)
Organisasi yang menjual data melalui jaringan dalam bentuk-
bentuk teks, audio, video, CD.

Apa yang dilakukan pada Information Superhighway :

• Komunikasi satu sama lain.
• Electronic mail.
• Mengirim berkas (file).
• Mencari berbagai subyek tertentu.
• On-line research documentation.
• Urusan bank.
• Belanja.
• Mengatur perjalanan.
• Interactive entertainment : pictures, movies, games.

67
Bulletin Board Systems (BBS) :
• Pertamakali digunakan oleh Ward Cristensen di Chicago dalam
tahun 1978.
• Merupakan suatu sistem yang terdiri dari satu atau lebih komputer
(PC) yang dihubungkan dengan satu telephone line serta dapat
menangani banyak user secara bersamaan.
• Masuk ke BBS dapat dilakukan dengan memutar nomor telepon
dimana BBS tersebut berada.
• Macam-macamnya :
- Database : untuk mencari info
- Message based : untuk e-mail dan konferensi
- File library : berisi berbagai file maupun software yang
dapat di-download.

Internet :
• Adalah kumpulan dari ribuan jaringan komputer, ratusan ribu
komputer dan jutaan pengguna yang berinteraksi satu sama lain
melalui jaringan telekomunikasi.
• Merupakan suatu jaringan global dari banyak jaringan komputer
yang menyediakan akses ke informasi yang terdapat pada ratusan
ribu komputer di seluruh dunia.

Manfaat Internet :
• Tukar menukar data/info secara on-line.
• Surat-menyurat antar unit kerja secara cepat.
• Kirim mengirim dokumen/file secara elektronik.
• Sebagai media diskusi.
• Dapat mengakses data/info yang disediakan oleh penyedia
informasi, baik di dalam maupun di luar negeri.

Layanan Aplikasi Utama Internet :

• Surat elektronik (e-mail).
• File transfer :
- Kirim/ambil berkas dari satu pengguna ke pengguna lain.
• Buletin elektronik (news).
• Wide area information services (WAIS): untuk mencari sumber-
sumber info dengan indeks tertentu.
• Gopher : mencari info menggunakan rangkaian menu.
• World Wide Web (WWW)
- Mencari berbagai info menggunakan highlight text
- Gambar
- Audio

68
 • Internet relay chat (IRC)
➧ Konferensi antar pengguna
• Telnet
➧ Untuk masuk ke dalam suatu komputer di dalam internet.

Electronic Mail (E-Mail) :

• E-mail secara mudah dapat digunakan sebagai pengiriman pesan
(surat) melalui jaringan komputer.
• Keuntungan :
- Murah
- Cepat
- Praktis dan mudah
- Memudahkan korespondensi
- Internasional
- Menerapkan mailing list

World Wide Web (WWW) :

• Web diartikan sebagai jaringan dari beraneka ragam informasi.
• WWW adalah jaringan dari beraneka ragam informasi yang tersebar
di seluruh dunia yang dapat diakses.
• Web Browser :
- Adalah perangkat lunak yang dapat digunakan untuk
menelusuri www mencari informasi yang diinginkan.
- Dengan Web Browser ini segala macam info ada pada ujung
jari anda, …. Klik saja !
• Contoh Web Browser :
- Netscape navigator
- Mosaic
- Microsoft internet explorer
• Webpage(s) adalah lembaran atau halaman-halaman yang berisi
informasi di dalam suatu jaringan www.

Kebutuhan untuk Akses Internet :

• Komputer
• Modem
• Saluran telepon
• Perangkat lunak komunikasi
• Terdaftar pada Internet Service Provider (ISP) : User ID, Password.

Tiga Macam Koneksi ke Internet :

1. Permanent Direct
- Terhubung langsung ke internet dengan kabel
- Misal Universitas.

69
 2. Dial-In Direct
- Dial ke service provider
- Switch ke hubungan langsung
- Komputernya menjadi host ke dalam internet..
3. Dial-In Terminal
- Dial ke service provider
- Komputernya menjadi satu terminal di dalam internet.

Bentuk Hubungan dengan Provider :

• Pengguna informasi
- Menghubungkan PC-nya ke provider (dial up atau leased line).
- Menjadi satu workstation di dalam internet.
• Penyedia informasi (perusahaan atau lembaga)
- Penyedia info menyewa space pada provider.
- Penyedia info meletakkan servernya pada provider.
- Penyedia info menghubungkan servernya dengan provider
melalui “leased line”.

Daftar Instansi Pemerintah yang telah Masuk Jaringan Internet :

• Departemen Perindustrian dan Perdagangan
• Departemen Pariwisata Pos dan Telekomunikasi
• Departemen Pekerjaan Umum
• Departemen Luar Negeri
• Departemen Kesehatan
• Departemen Hankam
• Kantor Menteri Negara Lingkungan Hidup
• Kantor Menteri Negara Pemuda dan Olahraga
• Biro Pusat Statistik
• Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi
• Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
• Departemen Pertanian
• Berbagai Universitas.

Intranet :
• Adalah jaringan beraneka ragam informasi yang mempunyai ruang
lingkup terbatas di dalam suatu organisasi yang diciptakan
menggunakan teknologi Web.
• Web lingkup suatu perusahaan di dalam suatu intranet disebut
company wide web.

70
Layanan dalam Intranet :
• Serupa dengan layanan pada internet :
- FTP (File Transfer Protocol) : ambil/kirim file dari satu komputer
ke komputer lain.
- GOPHER : sistem pencarian informasi mengikuti hirarki menu.
- WAIS (Wide Are Information Servers) : untuk mencari data
berindeks menggunakan keyword tertentu.
- USENET News : Untuk akses ke komputer bulletin board
systems.
- TELNET : Log-In ke dalam sistem komputer secara remote.
- ELECTRONIC MAIL : Kirim mengirim surat secara elektronik.
• Untuk membangun dan menjalankan Intranet tidak perlu menjadi
anggota Internet.
• Features di atas masih dapat ditambah lagi dengan layanan-
layanan lain sesuai kemampuan TCP/IP.

Internet Service Provider di Indonesia :

• RadNet (2 kota)
• Idola (9 kota)
• IndoNet (3 kota)
• MegaNet (2 kota)
• IptekNet (4 kota)
• WasantaraNet (27 propinsi)

71
Layanan dalam Intranet :
• Serupa dengan layanan pada internet :
- FTP (File Transfer Protocol) : ambil/kirim file dari satu komputer
ke komputer lain.
- GOPHER : sistem pencarian informasi mengikuti hirarki menu.
- WAIS (Wide Are Information Servers) : untuk mencari data
berindeks menggunakan keyword tertentu.
- USENET News : Untuk akses ke komputer bulletin board
systems.
- TELNET : Log-In ke dalam sistem komputer secara remote.
- ELECTRONIC MAIL : Kirim mengirim surat secara elektronik.
• Untuk membangun dan menjalankan Intranet tidak perlu menjadi
anggota Internet.
• Features di atas masih dapat ditambah lagi dengan layanan-
layanan lain sesuai kemampuan TCP/IP.

Internet Service Provider di Indonesia :

• RadNet (2 kota)
• Idola (9 kota)
• IndoNet (3 kota)
• MegaNet (2 kota)
• IptekNet (4 kota)
• WasantaraNet (27 propinsi)

71
 BAB XI
SISTEM PEMECAHAN MASALAH

Pekerjaan-pekerjaan yang ditunjukkan oleh komputer disebut

aplikasi. Sering sekali istilah sistem digunakan. Pada awalnya, aplikasi
komputer yang dikenal hanyalah pengolahan data (data processing).
Sistem pengolahan data suatu perusahaan biasanya terdiri dari payroll
dan inventory.
Semakin berkembang suatu perusahaan, dengan berkembangnya
komputer sebagai suatu alat, aplikasi data processing juga ikut
berkembang. Pertama berkembanglah Sistem Informasi Manajemen
(SIM). Selanjutnya, penghalusannya dikenal dengan Decision Support
System (DSS). Sekarang penggunaan komputer telah berkembang luas.
Salah satunya adalah digunakan untuk perbaikan komunikasi informasi
(office automation). Yang lain, bertujuan penduplikasian alasan
kemanusiaan, yakni artificial intelligence dan bagiannya expert
systems.

1. Sistem Pengambilan Keputusan (Decision Support Systems [DSS])

Seperti diketahui sebelumnya bahwa SIM tidak selalu

menyediakan informasi sebagaimana yang dibutuhkan seorang
manajer. Hal ini terjadi, karena SIM ditujukan kepada masalah yang
dihadapi secara keseluruhan suatu organisasi, atau oleh suatu unit di
dalam organisasi. SIM tidak dirancang menyediakan dukungan pada
setiap manajer. Untuk mendukung kebutuhan setiap manajer inilah
konsep DSS ini dikembangkan.

Kerangka Gorry dan Scott Morton

Asal mula dari konsep DSS ditulis oleh G. Anthony Gorry dan
Michael S. Scott Morton dari Massachusetts Institute of Technology
(MIT) dalam Jurnal Profesional tahun 1971. Di dalam artikel yang
ditulis memuat grid yang menampilkan aplikasi komputer menurut
derajat struktur dari masalah yang dipecahkan dan tingkatan
manajemen yang didukung.

72
 Tingkatan Manajemen

Pengendalian Pengendalian Perencanaan

operasional manajemen strategic
Terstruktur
− Accounts receivable − Budget analysis − Tanker flat mix.
engineered costs
− Order entry. − Short-term − Warehouse and
processing. factory locaton.
Derajat
dari − Inventory control.
struktur Semi structured
masalah
− Production − Variance − Mergers and
scheduling. analysis overall acquisitions.
budget.
− Cash management. − Budget − New product
preparation. planning.

Unstructured
− PERT/COST − Sales and − R&D planning.
systems. production.

Kalau semua kandungan, atau variabel, yang melingkupi

masalah diketahui, dan kalau dapat diukur secara kuantitatif,
masalah tersebut disebut terstruktur (structured). Beberapa masalah
bisnis betul-betul terstruktur dan beberapa lagi betul-betul tidak
terstruktur. Sebagian besar diantaranya bersifat semi struktural,
dimana beberapa variabel diketahui dan dapat dikuantifikasikan, dan
sebagian lagi tidak.
Pada prinsipnya Gorry dan Scott Morton mencoba membedakan
aplikasi komputer yang telah banyak berkembang dan yang belum.,
Dari bagan di atas, setiap aplikasi di atas garis putus-putus sekarang
dikembangkan di berbagai perusahaan disebut Structured Decision
System = SDS. SDS ditujukan pada masalah-masalah yang lebih
struktural yang dihadapi oleh seluruh level. Aplikasi di bawah garis
putus-putus merupakan masalah yang kurang terstruktur, oleh
karenanya sudah diimplementasikan. Pemecahan masalah semi
struktural seperti ini yang disebut DSS. Jadi DSS merupakan sistem
berbasis komputer yang digunakan oleh manajer tertentu atau
sekelompok manajer dari suatu tingkatan organisasi dalam pembuatan
keputusan dari masalah-masalah yang bersifat semi-struktural. DSS
menghasilkan output yang bersifat periodik atau laporan khusus atau
hasil dari simulasi matematika.
Antara MIS dengan DSS ada perbedaan, namun sulit
diidentifikasi. Secara umum perbedaan tersebut dapat digambarkan
sebagai berikut :

73
 Kriteria SIM DSS
1) Fokus dukungan - Organisasi - Perorangan
2) Tipe dukungan - Tidak langsung - Langsung
3) Fase pemecahan - Identifikasi masalah, - Semua
masalah yang pemahaman masalah,
didukung dan tindak lanjutnya
4) Tipe masalah yang - Semua - Semi struktur
didukung
5) Penekanan - Informasi - keputusan

Beberapa perbedaan lain DSS vs SIM adalah, DSS biasanya

interaktif, oleh karena itu memerlukan terminal yang online. Sebaliknya,
SIM dipandang sebagai suatu sistem penghasil informasi besar-besaran
secara periodik. Ciri utama DSS adalah penggunaan modeling. Beberapa
pandangan lain menghubungkan SIM dengan dukungan pada manajemen
tingkat bawah, sedangkan DSS mendukung tingkat atas. Model berikut
memberikan ilustrasi bagaimana DSS mendukung manager melalui setiap
langkah dalam proses pemecahan masalah.

Melanjutkan dari
Sumber Sumber sistem kepada
luar dalam tingkat subsistem

Menganalisa
Laporan bagian sistem
database menurut urutan

Identifikasi
pemecahan
Pemanggilan alternatif
Komputer (queries)
database
Evaluasi solusi
alternatif

Software
Simulasi
library Memilih solusi
terbaik

Pengolah
Informasi Informasi Mengimplemen-
tasikan solusi

Seorang
atau Menindaklanjuti
kumpulan
manajer Langkah-langkah
pemecahan masalah

74
 Secara umum DSS memuat pengolah informasi-komputer,
database, dan pustaka software. Ada dua komentar berkenaan dengan
dukungan terhadap langkah-langkah dalam pemecahan masalah:
a) Semua langkah tidak didukung pada tingkatan yang sama (identifikasi
dan pemahaman masalah dapat dukungan).
b) Setiap media informasi lebih cocok untuk mendukung langkah tertentu
daripada lainnya.
Pembuatan laporan dan penggunaan database lebih sering
digunakan untuk identifikasi dan pemahaman masalah. Seperti diuraikan
sebelumnya kita kenal pelaporan periodik dan pelaporan khusus. Adapun
bedanya adalah :
Pelaporan periodik, disiapkan menurut jadwal tertentu, misalnya
laporan penjualan terhadap pelanggan tiap bulan.
Pelaporan khusus (spesial), disiapkan kalau terjadi hal-hal atau kejadian
yang bersifat khusus. Misalnya, perusahaan mungkin memiliki
kebijaksanaan menyiapkan pelaporan setiap terjadi kecelakaan (kejadian/
kasus), misalnya turunnya suku bunga bank, informasi khusus
diperlukan oleh perusahaan. Penyajian pelaporan dapat melalui layar
atau dicetak dengan printer. Baik laporan periodik atau khusus dapat
diberikan secara detail atau ringkas.
Laporan detail, memuat secara spesifik tentang tindakan atau transaksi.
Dalam kaitan ini dikenal “baris detail”, yaitu baris yang menggambarkan
tindakan atau transaksi. Sedangkan “baris total” merupakan total dari
akumulasi tindakan atau transaksi dalam satu baris.
Sebaliknya, laporan ringkas mencakup baris yang dapat menggambarkan
tindakan atau transaksi keseluruhan secara berganda.

Memperbaharui Kandungan Informasi Laporan

Ada beberapa cara meningkatkan nilai suatu laporan :
a) Buat laporan sesuai kebutuhan pemakai.
b) Siapkan laporan pada waktunya, artinya segera setelah kegiatan
selesai.
c) Kandungan laporan harus terpusat, laporan periodik harus memuat
daerah tertentu dari suatu operasi perusahaan, dan laporan khusus
harus menggambarkan topik yang penting saat itu.
d) Buat laporan yang pendek, sehingga mudah dicerna.
e) Dapat disajikan di layar kapan saja dibutuhkan.
f) Buat laporan mudah dibaca dan dipahami.
g) Inkorporasi masalah manajemen pengecualian dalam laporan.
Catatan : Manajemen pengecualian atau management by exception adalah
suatu manajemen dimana manajer hanya berkonsentrasi pada
hal-hal yang tidak jalan sesuai rencana.

75
 Laporan sangat membantu memberikan signal tentang masalah
atau potensi masalah, dan menyediakan informasi yang menerangkan
bahwa masalah telah teridentifikasi.

Permodelan Matematika

Suatu model merupakan abstraksi dari sesuatu; menggambarkan

suatu fenomena – objek atau suatu aktivitas. Fenomena disebut entity.
Kalau suatu model menggambarkan suatu perusahaan, perusahaan
tersebut merupakan entity. Kalau model menggambarkan fluktuasi
cadangan perusahaan, maka fluktuasi cadangan merupakan entity.

Tipe-tipe Model

Ada empat tipe model, yaitu : naratif, phisikal, grafikal, dan

matematikal.
a) Model naratif; menggambarkan entity menggunakan lisan atau
tulisan.
b) Model phisikal; untuk menggambarkan complex entity dengan tiga
dimensi, misalnya miniatur, boneka, mobil-mobilan.
c) Model grafik; menggambarkan dalam bentuk diagram dalam dua
dimensi, misalnya chart, grafik, flowchart, diagram arus data.
d) Model matematika; model dengan pendekatan formula matematika.
P=R-C; Profit = Revenue – Cost.

Tipe-tipe Model Matematika

1) Statis atau dinamik; model statis tidak menggunakan variabel waktu.

Sedangkan model dinamik dengan memasukkan waktu sebagai salah
satu variabel.
2) Probabilistik atau Deterministik; model probabilistic adalah model
yang mengikutkan peluang (probabilitas). Sedangkan model
deterministik tidak mengikutkan peluang.
3) Optimasi atau Suboptimisasi; model optimisasi adalah model yang
memberikan solusi terbaik diantara alternatif yang ada. Model
suboptimasi, memberikan kesempatan kepada manajer untuk
memasukkan sekumpulan keputusan dan model akan meramalkan
keluarannya. Model ini tidak memberikan solusi yang terbaik, tetapi
membiarkan pada manajer untuk memilih “what-if-game”. Model
suboptimasi disebut juga “satisficing model”.

76
 Kalau suatu model menggambarkan entity-nya, model ini disebut
menstimulasi entity. Modelnya disebut stimulator, dan proses
penggunaan alat disebut simulasi.
Penetapan pada saat simulasi terjadi disebut skenario. Kalau
mensimulasi sistem pengadaan, skenario menentukan balance pada
saat awal dan unit penjualan harian. Model dapat dirancang sehingga
dengan demikian unsur-unsur skenario, elemen data yang
membangun skenario, adalah variabel, jadi memberikan nilai berbeda
untuk dimasukkan.

2. Office Automation (Automatisasi Perkantoran)

Automatisasi perkantoran diarahkan untuk meningkatkan

produktivitas. Ketika diterapkan sebagai alat pemecah masalah,
automatisasi perkantoran memampukan manajer berkomunikasi
dengan yang lain sewaktu memecahkan masalah. Perbaikan hasil
komunikasi membuat keputusan lebih baik dan lebih cepat.

Automatisasi di dalam Pabrik

Automatisasi adalah penggunaan mesin untuk menampilkan
tugas fisik yang biasanya dilakukan oleh manusia. Pertama kali
penggunaan automatisasi didalam pabrik. Pada akhir tahun 1950-an
berhasil dibuat mesin produksi sehingga bisa dikendalikan oleh kertas
berlubang. Aplikasinya disebut “numerical control” (pengendalian
numerik), dan mesin ini bekerja lebih cepat dibandingkan jika
dilakukan manusia sebagai operator. Sejak ini dirancang minicomputer-
direct numerical control, yang dapat mengendalikan secara langsung.
Akhir-akhir ini telah banyak berkembang factory robots, CAM
(Computer Aided Manufacturing) dan CAD (Computer Aided Design)
dalam menunjang automatisasi dalam cara produksi. Secara umum
automatisasi perkantoran mencakup sistem formal dan informal dari
satu orang kepada orang lain dalam suatu perusahaan. Jadi yang
membedakan OA dengan SIM, DSS adalah komunikasi. OA bertujuan
memfasilitasi seluruh tipe komunikasi baik oral maupun tertulis.
OA biasanya digunakan oleh orang-orang yang kerja di kantor.
Karena kantor mencakup dari manajer tingkat atas sampai tingkat
terendah, termasuk yang terlibat dalam persediaan di ruang toko,
maka penggunaan OA sangat luas. Secara esensial ada 4 kategori
pengguna OA, yaitu : manajer, profesional, sekretaris, dan pegawai
clerk.
• Manajer; orang yang memiliki tugas koordinasi dalam suatu
organisasi/perusahaan mulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan
pengendalian untuk mencapai suatu tujuan.

77
• Profesional; orang yang tidak mengatur orang lain tetapi
memberikan kontribusi keahlian khusus yang membedakannya
dengan sekretaris atau pegawai klerk. Seorang profesional biasanya
dibayar atau digaji, sedangkan sekretaris atau pegawai klerk
dibayar perjam. Contoh-contoh orang profesional adalah: pembeli,
penjual, pembantu peneliti di bidang pemasaran, statistisi, dan
pembantu administratif.
Sekarang ada istilah “knowledge worker” yang diterapkan untuk
manajer dan profesional – orang yang memiliki konstribusi utama
berdasarkan “knowledge”. Sekretaris dan pegawai klerk adalah
pembantu/pendukung “knowledge workers”.
• Sekretaris; adalah orang yang ditunjuk mendukung “knowledge
workers” dalam berbagai aktifitas antara lain menangani
korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal acara.
• Pegawai klerk; membantu tugas-tugas sekretaris, antara lain
mengoperasikan mesin photocopy, mengumpulkan dokumen, filing
dan pengiriman surat.

Tujuan Automatisasi Perkantoran

Sampai tahun 1980-an, OA digunakan untuk meningkatkan
produktivitas hanya untuk sekretaris dan pegawai klerk. Dengan OA
mampu meningkatkan tugas-tugas pegawai ini lebih cepat dan baik.
Belakangan OA juga sangat bermanfaat bagi “knowledge workers”.
Secara umum dengan adanya OA, maka :
1) Revenue dapat ditingkatkan atau cost dapat dihindari.
2) Karena OA sebagai alat komunikasi dari dan kepada manajer, maka
cukup baik untuk pemecahan masalah kelompok.
3) Sebagai salah satu alat dalam pemecahan masalah, ada beberapa
keterbatasan. OA tidak dapat mengganti komunikasi interpersonal
tradisional – face-to-face communication, telephone conversations,
dan sejenisnya. Jadi OA memiliki tujuan sebagai suplemen
komunikasi interpersonal tradisional.

Aplikasi OA
Paling sedikit ada 11 aplikasi OA, yaitu :
• Word processing • Computer conferencing
• Electronic mail • Facsimile transmission
• Voice mail • Videotex
• Electronic calendaring • Image storage and retrieval
• Audio conferencing • Desktop publishing
• Video conferencing

78
• Word Processing, adalah penggunaan “electronic device” yang
secara otomatis menampilkan berbagai tugas yang perlu disiapkan
berupa dokumen ketik atau cetak. Electronic device terdiri dari dua
bentuk: suatu sistem yang disebut “dedicated word processor”, dan
“general-purpose computer”. Dedicated word processor device yang
dirancang khusus untuk pengolahan kata, dan sistem hardware
dan software bekerja sebagai satu unit.
• Electronic Mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang
memberikan pemakai mengirim, menampung, dan menerima
pesanan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpan.
• Voice Mail, adalah seperti electronic mail, bedanya pengiriman
pesan berupa percakapan lewat telepon, dan menggunakan telepon
untuk menerima pesanan yang dikirim.
• Electronic Calendaring, adalah penggunaan jaringan komputer
untuk menyimpan dan memanggil janji-janji manajer.
• Audio Conferencing, adalah penggunaan peralatan komunikasi
suara untuk membangun suatu jaringan audio diantara orang-
orang yang tinggal tersebar secara geografik untuk melaksanakan
suatu konferensi.
• Video Conferencing, melengkapi signal audio dengan suatu signal
video. Seperti audio conferencing, video conferencing tidak
menggunakan komputer. Perlengkapan TV digunakan untuk
mengirim dan menerima sinyal audio dan video.
• One-Way Video dan One-Way Audio, signal video dan audio dikirim
dari tempat transmisi signal kepada satu atau lebih tempat
penerimaan.
• One-Way Video and Two-Way, audio dua arah yang memampukan
orang-orang di tempat transmisi sebagai suatu kesatuan pada
bayangan video yang sama.
• Two-Way Video and Audio, komunikasi video dan audio antara
semua tempat adalah dua arah. Sistem konferensi seperti ini adalah
yang termahal.
• Computer Conferencing, adalah penggunaan jaringan komputer
yang memberikan kesempatan setiap orang menukar informasi
selama proses pelaksanaan konferensi.
- A synchronous exchange of information, adalah computer
conferencing yang memungkinkan pertukaran tanpa keterlibatan
peserta secara bersamaan.
- Synchronous exchange, adalah audio and video conferencing,
dimana semua peserta ada dalam tayangan pada saat
bersamaan.

79
 Untuk menggambarkan ketiga bentuk konferensi menggunakan
elektronik – audio, video, dan computer conferencing disebut
“teleconferencing”.
• Facsimile Transmission, biasa disebut Fax, adalah penggunaan
alat khusus yang dapat membaca bayangan dokumen pada akhir
dan menyajikan kopinya sebagai dokumen akhir.
• Videotex, penggunaan komputer untuk menyediakan sajian
informasi yang disimpan pada layar. Informasi dapat berupa narasi,
tabel, atau bentuk grafik dan disimpan di komputer.

Ada 3 sumber dasar videotex yaitu :

a) Pemakai dapat mengakses material di komputer usahanya.
b) Perusahaan dapat berlangganan pada “Videotex service”, yang
memungkinkan pemakai akses kepada penampung di komputer
pelayan.
c) Perusahaan dapat memperoleh kesempatan untuk akses pada
penampung perusahaan lain.

80
 BAB XII
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Eksekutif sering dikaitkan

dengan perencanaan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan
perusahaan. Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada
sistem informasi fungsional, manajer pucuk akan menerima semua
informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para eksekutif harus
menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti
bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari
tugas tersebut.
Beberapa pandangan tentang apa yang dilakukan eksekutif :
1) Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi
manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun
staf, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat
ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh
tingkat yang lebih rendah.
2) Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua
peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu
peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh, seorang
manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger),
dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal
penerimaan dengan pemasok.
3) Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard
para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga
tahap: (a) menetapkan agenda - tujuan yang harus dicapai
perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek); (b) membangun
jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan
agenda tersebut; (c) menetapkan lingkungan norma dan nilai yang
tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

a) Perusahaan Manager b) Perusahaan

tanpa S.I tingkat dengan S.I
eksekutif puncak eksekutif S.I
ekse-
kutif

S.I S.I S.I S.I S.I S.I S.I S.I

Pema- Manu- Keuangan SDM Pema- Manu- Keuangan SDM
saran faktur saran faktur

Informasi & data lingkungan Informasi & data lingkungan

81
 Pikiran manajer sering dipandang sebagai black box, yang tidak
boleh dibuka. Menurut Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard, bahwa
eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah: bagaimana
membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah
kecil masalah utama atau sasaran umum. Seorang eksekutif sering
melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian
kembali ke evaluasi alternatif. Eksekutif memang sering membuat
keputusan rasional, tetapi mungkin tidak selalu merupakan hasil dari
mengikuti serangkaian langkah-langkah yang terdefinisikan secara baik
dalam urutan yang sama.

1. Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

Eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam

proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi
yang unik. Ada 3 penelitian mengenai penggunaan informasi oleh
eksekutif.
a) Penelitian Mintzberg; orang pertama melakukan penelitian formal
mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ada 5 kegiatan dasar
yang membentuk waktu CEO – tugas administrasi (desk work) 22%,
panggilan telepon 6%, pertemuan tak terjadwal 10%, pertemuan
terjadwal 59%, dan kunjungan 3%.
b) Penelitian Jones dan McCleod; penelitian mengenai arus informasi
masuk dari 5 eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO
suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur
suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan
wakil presiden direktur perpajakan.
Penelitiannya dirancang untuk menjawab pertanyaan :
• Berapa banyak informasi yang mencapai eksekutif? Selama dua
minggu eksekutif dan sekretaris mereka mencatat 1.454
transaksi informasi yang menjalin ke eksekutif. Transaksi
adalah suatu komunikasi yang melibatkan medium apapun:
laporan komputer, memo, kunjungan pengamatan, panggilan
telepon, surat, rapat dan sebagainya. Rata-rata 29
transaksi/hari.
• Apa nilai informasi tersebut? Tiap transaksi diberi nilai 0 (tanpa
nilai) hingga 10 (maksimum). Hasil pengamatan menunjukkan
ada variasi dalam tingkat nilai yang diberikan oleh tiap eksekutif,
berkisar dari rata-rata 2,9 untuk wakil presiden direktur
perpajakan hingga 5,5 untuk CEO bank.

82
 • Apa sajakah sumber informasi itu? Lingkungan menyediakan
volume terbesar, tetapi juga menyediakan informasi dengan nilai
rata-rata terendah. Sebaliknya sumber yang menyediakan
volume paling sedikit adalah komite, tetapi mereka menyediakan
informasi dengan nilai tertinggi. Dua tingkat yang langsung di
bawah eksekutif menyediakan informasi terbaik dalam hal
volume dan nilai yang tinggi.
• Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi
eksekutif? Media tertulis mencapai 61% dari jumlah transaksi.
Panggilan telepon merupakan satu-satunya komunikasi lisan
yang bervolume besar. Sayang bagi para eksekutif , tiga media
yang paling sedikit mereka kendalikan (surat, memo dan
panggilan telepon) mencapai 60% transaksi.
• Apa kegunaan informasi itu? Para peneliti dibantu oleh para
eksekutif memberikan suatu peran keputusan untuk tiap
transaksi informasi. Pemberian tersebut mencerminkan
bagaimana eksekutif akan menggunakan informasi itu.
Penggunaan informasi: penanganan gangguan 42%,
entrepreneur 32%, pengalokasian sumberdaya 17%, negosiator
3%, dan tidak diketahui 6%.
Ada tiga penemuan penelitian yang paling menonjol :
• Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya
lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi.
• Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi
informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.
• Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung
dari komputer.
Tidak ada sistem informasi eksekutif yang sepenuhnya berbasis
komputer.
c) Penelitian Rockart dan Treacy. Sukar untuk membedakan usaha
pada sistem informasi eksekutif antara penelitian Mintzberg dan
penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy,
keduanya dari MIT. Salah satu hasil penelitian mereka yang
menyatakan bahwa dari 16 perusahaan yang diamati satu dari 3
pejabat puncak – sangat sering CEO – menggunakan sendiri
komputer. Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi
adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries.
Istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam
laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut
menemukan :
• Tujuan sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer
terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

83
 • Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai
industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3
periode waktu : masa lalu, kini, dan masa depan.
• Dua metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan EIS
untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend
serta melakukan analisis pribadi atas data.
• Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS
dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa
informasi atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan
bantuan dalam memulai sistem. Sopir EIS adalah anggota staf
eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.

2. Menempatkan Komputer dalam Perspektif

Walau beberapa eksekutif mengandalkan komputer, secara

proporsional lebih sedikit pemakai komputer di tingkat eksekutif
daripada di tingkat lain. Alasannya: (1) masalah pada tingkat eksekutif
kurang terstruktur, oleh sebab itu lebih sulit untuk didukung dengan
pengolah komputer; (2) eksekutif lebih tua dan jarang mendapatkan
kesempatan pelatihan komputer formal.
Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini : (1) penggunaan
komputer adalah sesuatu yang pribadi; (2) informasi komputer
hanyalah sebagian dari semua informasi yang mencapai seorang
eksekutif.

3. Saran-saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif

Eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk

meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5
langkah yang bisa dilakukan :
1) Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk: data dapat
dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang
memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.
2) Merangsang sumber-sumber yang bernilai tinggi: dengan
teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif
kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi
sumber-sumber tersebut.
3) Memanfaatkan peluang: jika sepotong informasi yang baik datang
eksekutif harus meraihnya.
4) Menyesuaikan sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan
McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang
unik.

84
 5) Memanfaatkan teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka
mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan
cara apapun untuk memperbaikinya.

4. Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Komputer

Sistem informasi eksekutif (executive information system), atau
EIS, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi
eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat
diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian.
Model EIS

Permintaan
informasi
Database Komputer
eksekutif personal Tampilan
informasi
Ke eksekutif Ke eksekutif
Workstation workstation
lain lain

Database
perusahaan
Menyediakan Berita
Kotak surat informasi penjelasan
elektronik perusahaan mutakhir

Koleksi S/W
Komputer sentral

Informasi
dan data
eksternal

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep

manajemen. Ada 3 konsep yang perlu dibahas, yaitu: faktor-faktor
penentu keberhasilan (critical success factors), management by
exception, dan model mental.
• Faktor-faktor penentu keberhasilan
Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey & Company
menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi
dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri
kendaraan bermotor, CSF (critical success factors) yang diyakini
adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya
manufaktur yang efisien. CSF industri asuransi jiwa adalah
pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil
administratif, dan inovasi menciptakan produk-produk asuransi.

85
 • Management by exception
Tampilan layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan
management by exception dengan membandingkan kinerja yang
diharapkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS dapat
mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan
membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.
• Model mental
Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data
dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya.
Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information
compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental
dari operasi perusahaan.
Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model
mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat
penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk
memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk
mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk
mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).”

5. Keputusan Penerapan EIS

Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan

yang perlu dilakukan:
1) Perlukah kita mengembangkan EIS? Jika jawabannya tidak,
eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang.
2) Jika jawabannya ya; apakah tersedia perangkat lunak produktivitas
perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software)
yang memenuhi kebutuhan eksekutif? Jika ada perangkat lunak itu
dibeli.
3) Jika tidak; perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai?
Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli; jika tidak staf jasa
informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan
(custom EIS software).
• Perangkat lunak produktivitas perseorangan siap pakai adalah
S/W umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk
mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket
spreadsheet elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek.
• Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus dirancang untuk
memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.
Contoh S/W awal EIS yang dirancang untuk mainframe adalah
Pilot Executive Software, Inc.dari Boston dan Comshore, Inc. dari
Aum Arbor, Michigan. Sekarang S/W untuk PC sudah banyak ada.

86
6. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS

Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu

keberhasilan EIS, yaitu :
1) Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif
tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor
eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.
2) Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan
kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif.
Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan
spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.
3) Staf jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi
informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem
itu.
4) Teknologi informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak lebih dan
tidak kurang.
5) Manajemen data; data harus selalu mutakhir dengan
mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga
perlu analisis melalui drill-down – dengan bertanya kepada
manajer data atau keduanya.
6) Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil
memecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi
kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.
7) Manajemen atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif
menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk
itu perlu identifikasi masalah tanggal tersebut, kemudian
menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah
tersebut.
8) Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen
tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat
bawah ingin menerima output yang sama.

7. Trend EIS Masa Depan

• Penggunaan EIS di perusahaan besar akan menjadi umum.

• Terdapat kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus berharga
murah.
• SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini.
• Eksekutif akan menjaga komputer dalam perspektif.

87
 BAB XIII

MODEL SUATU SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Model suatu SIM digambarkan secara umum sebagai berikut :

Lingkungan

Informasi
Internal

Users Informasi lingkungan

Keputusan-keputusan

Informasi

Sumberdaya Database
pengolah Data dan informasi
informasi Software
library
Internal
Data

Data lingkungan

Sistem fisik suatu perusahaan

Lingkungan

Tanda panah menunjukkan arus data dan informasi baik dari

sistem fisik perusahaan maupun lingkungannya. Data diteruskan ke
“sumberdaya pengolah informasi” yaitu kombinasi hardware dan
spesialis informasi yang mentransformasikan data menjadi informasi.
Data dan informasi dapat disimpan dalam “database”, dan data
ditransformasikan menjadi informasi oleh “software library” dari
program-program komputer.
Informasi baik dari dalam dan sumber luar diteruskan kepada
pemakai (users) yang membuat keputusan mempengaruhi perubahan di
dalam sistem fisik perusahaan dan sumberdaya pengolah informasi.

88
1. Konsep Subsistem SIM FOrmal

Karena memperoleh pengalaman dalam mengimplementasikan

rancangan SIM secara meluas di perusahaan, manajer pada area
tertentu memulai merajut sistem untuk menyesuaikan terhadap
kebutuhan. Sistem informasi fungsional seperti ini memperoleh banyak
publisitas pada beberapa area (bidang) dan tidak banyak pada bidang
lainnya. Pemasaran merupakan bidang pertama membayangkan suatu
ide sistem informasi fungsional, dan upaya-upaya yang masuk akal
dilakukan untuk mempersiapkan diagram dan deskripsi bagaimana
komputer dapat diterapkan di seluruh operasi pemasaran.
Seksi berikutnya sebagai subsistem SIM yang menggambarkan
tiga bidang fungsional utama: pemasaran, manufacturing, dan
keuangan. Tidak ada yang memisahkan sistem informasi fungsional
secara fisik. Misalnya, sebagian besar database oleh subsistem
fungsional juga digunakan oleh yang lain, dan banyak program yang
digunakan dalam suatu sistem digunakan di tempat lain. Sistem
informasi fungsional merupakan cara berpikir logik tentang SIM
daripada sebagai pemisahan secara fisik.

2. Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran, merupakan bagian dari SIM yang

menyediakan informasi yang digunakan untuk pemecahan masalah
pemasaran suatu perusahaan.
Contoh model sistem informasi pemasaran :
Input Output
Subsystem Subsystem

Data Product
processing subsystem
subsystem data data informasi

Internal
sources Place
subsystem
Marketing data
research
subsystem Data
Database Promotion marketing
Environmental subsystem manajemen
sources
Marketing
intelligence Price
subsystem data data subsystem informasi

Integrated
data mix
subsystem

89
Input subsystem, mengumpulkan data dan informasi yang masuk
dalam database. Output subsystem, terdiri dari program komputer
yang mentransformasikan data menjadi informasi untuk manajer-
manajer fungsional.

Subsistem Masukan Pemasaran

(Marketing Input Subsystems)
Ketiga sistem informasi fungsional mengarahkan data dan
informasi dari “sistem pengolahan data”.
Subsistem penelitian pasar, mengumpulkan data terutama mengenai
pelanggan perusahaan dan pelanggan prospektif.
Subsistem intelligen pasar, mengumpulkan data dan informasi
berhubungan dengan pesaing-pesaing perusahaan. Sistem ini biasanya
sangat tidak formal. Subsistem pengolahan data dan penelitian pasar
mengumpulkan data dan informasi dari dalam dan sumber-sumber
luar. Subsistem intelligen pemasaran mengumpulkan data dan
informasi hanya dari luar (lingkungan).

Subsistem Keluaran Pemasaran

(Marketing Output Subsystem)
Semua produk dan jasa yang ditawarkan oleh fungsi pemasaran
disebut sebagai “marketing mix”. Subsistem ini mencakup produk,
tempat dimana produk dijual, promosi antara lain penjual dan iklan,
dan harga produk. Semua software yang menginformasikan manajer
tentang produk dimasukkan ke dalam subsistem produk. Semua
software yang menggambarkan bagaimana produk didistribusikan
kepada pelanggan dimasukkan di dalam subsistem tempat.
Sebaliknya, software yang menyangkut penjual dan advertensi ada
dalam subsistem promosi, dan semua informasi tentang harga
disediakan oleh subsistem harga.
Manajer dapat menggunakan subsistem secara terpisah atau
dalam kombinasi. Subsistem campuran terpadu (integrated mix
subsystems) memberikan kesempatan pada manajer untuk
mengembangkan strategi-strategi pemasaran yang menggunakan
bumbu-bumbu campuran dalam suatu upaya kombinasi.
Contoh: Keluaran sistem informasi pemasaran adalah seri laporan
analisis penjualan yang dihasilkan dari data transaksi
akuntansi.

90
 Rekord akuntansi yang tersedia dapat dipanggil dan diurutkan
menurut produk yang dipasarkan, pelanggan, dan penjual. Menurut
produk dapat memuat : nomor produk, nama produk, penjualan bulan
ini, penjualan sampai dengan hari ini (year-to-date sales). Demikian
juga mengenai pelanggan dapat memuat : nomor pelanggan, nama
pelanggan, penjualan bulan ini, dan penjualan sampai dengan hari ini.
Adapun bedanya dari kedua laporan ini adalah antara nama produk
dan nama pelanggan. Dengan mengetahui data ini kita dapat
mengetahui produk mana yang laku keras dan pelanggan siapa yang
paling banyak membeli.

3. Sistem Informasi Manufakturing

Manajer manufacturing menggunakan lebih luas komputer

dibandingkan dengan manajer lainnya. Beberapa penggunaan
komputer antara lain :
a) Computer aided design (CAD), penggunaan komputer untuk
merancang sesuatu antara lain mobil, motor, dan lain-lain.
b) Computer aided manufacturing (CAM), penggunaan komputer
dalam proses manufacturing antara lain : mengawasi alur produk,
proses penyebaran, dan lain-lain.
c) Factory robot, penggunaan komputer mengontrol robot yang
membantu pengolahan.
Berbagai penggunaan bebas komputer sebagai sistem informasi
di dalam penjadwalan produksi, pengendalian inventory, pengendalian
kualitas produksi, dan melaporkan biaya produksi. Sistem informasi
manufacturing merupakan anak gugus dari SIM yang digunakan
dalam pemecahan masalah-masalah manufacturing perusahaan.

Subsistem Pemasukan Manufacturing :

a) Data processing subsistem, misalnya terminal yang ditempatkan
pada setiap pabrik digunakan untuk mencatat aktivitas utama
mulai dari penerimaan bahan mentah sampai pengiriman barang
jadi.
b) Industrial engineering subsystem, menyediakan data yang
menggambarkan operasi internal manufacturing. Subsistem ini
terdiri dari insinyur industri yang mempelajari proses produksi
supaya lebih efisien.
c) Manufacturing intelligence subsystem, subsistem yang
menyediakan data/informasi lingkungan. Subsistem ini
menyediakan informasi supplier yang belum masuk, dan juga
informasi mengenai unsur-unsur buruh di lingkungan.

91
Subsistem Keluaran Manufacturing

Ada empat keluaran subsistem manufacturing yang

menggambarkan dimensi proses produksi. Keempat keluaran tersebut
adalah :
a) Production subsystem, mengukur proses menurut waktu arus kerja
dari satu langkah ke langkah berikutnya.
b) Inventory subsystem, mengukur volume aktivitas produksi sebagai
inventori yang ditransformasikan dari bahan mentah menjadi
proses pekerjaan dan sampai ke barang jadi.
c) Quality subsystem, mengukur kualitas material yang dihasilkan.
d) Cost subsystem, memonitor biaya produksi – terutama biaya buruh
dan material.
Adapun model dari sistem informasi manufacturing adalah sebagai
berikut :
Input Output
Subsystem Subsystem

Data Production
processing subsystem
subsystem data data information

Internal
sources
Industrial data Inventory information
engineering subsystem
subsystem Data
Database manufacturing
Environmental management
sources
Manufacturing Quality
intelligence subsystem
subsystem data data

Cost information
subsystem
data

Contoh sistem informasi manufacturing :

a) Economic manufacturing quantity (EMQ), menentukan berapa
jumlah yang harus diproduksi.
b) Bill of material, bagian dari komponen yang dibutuhkan dalam
kaitan ini menentukan bahan baku yang dibutuhkan untuk
membuat komponen.
Salah satu yang penting di dalam sistem informasi
manufacturing adalah subsistem produksi yang menggambarkan
proses produksi. Dalam subsistem ini informasi dibuat atau disediakan

92
 bagi pegawai yang menangani inventory dan area produksi, untuk
memberitahukan apa yang dilakukan, kapan dilakukan, kalau perlu
bagaimana melakukannya.
Biasanya terminal komputer digunakan untuk :
- Identifikasi pekerjaan
- Jumlah langkah
- Stadium kerja
- Identifikasi karyawan
- Waktu mulai.

4. Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan merupakan bagian dari SIM yang

digunakan untuk memecahkan masalah-masalah keuangan
perusahaan. Secara umum sistem informasi keuangan memiliki sistem
pemasukan yang terdiri dari subsistem data processing didukung
oleh internal audit subsystem yang menyediakan data dan informasi
internal. Untuk perusahaan besar biasanya memiliki staf internal
auditors yang bertanggungjawab terhadap perawatan integritas sistem
akuntansi perusahaan. Orang yang ahli dalam bidang ini disebut EDP
auditors. Sebagaimana subsistem lainnya, sistem ini juga dilengkapi
financial intelligence subsystem, yang mengumpulkan informasi dari
lingkungan.

Model sistem informasi keuangan :

Input Output
Subsystem Subsystem

Data Forecasting
processing subsystem
subsystem data data information

Internal
sources
Internal
audit
subsystem Fund
Data data information
management
Database Financial
Environmental subsystem
management
sources
Financial
intelligence
subsystem data

data Control information

subsystem

93
 Sebagaimana gambar di atas, subsistem keluarannya meliputi :
a) Subsistem peramalan, meramalkan aktivitas perusahaan 5-10
tahun ke depan sebagai dasar penyusunan rencana strategis.
b) Subsistem manajemen pendanaan (funds management subsystem),
memproyeksikan arus uang yang melalui perusahaan untuk suatu
periode, misalnya setahun.
c) Subsistem pengendalian (control subsystem), menyiapkan anggaran
operasi tahunan, yang menentukan berapa banyak setiap unit
dapat habiskan untuk suatu kategori tertentu.
Contoh sistem informasi keuangan adalah “cash flow analysis” yang
menggambarkan inflow dan outflow uang setiap bulan. Cashflow
analysis ini penting untuk mengatur dalam pencapaian dua tujuan
yaitu untuk menjamin bahwa inflow lebih besar daripada outflow, dan
untuk menjamin bahwa kondisi ini stabil sepanjang tahun.

5. Pengaruh Lingkungan Terhadap Rancangan Sistem

Setiap sistem informasi fungsional digunakan oleh manajer

terutama pada bidangnya. Akan tetapi, pada beberapa hal, manajer-
manajer fungsional lain juga eksekutif-eksekutif perusahaan
menggunakan keluaran sistem. Pada suatu waktu manajer-manajer di
dalam satu bidang fungsional tidak mau membagi informasinya
dengan yang lain. Alasannya adalah mereka telah banyak
mengeluarkan biaya, jadi mereka harus mengendalikan
penggunaannya. Tingkah laku seperti ini bukanlah yang diinginkan
oleh perusahaan secara keseluruhan, merupakan realitas lingkungan
atau keadaan manusia. Oleh karena itu perancang-perancang sistem
informasi harus sadar akan pengaruh lingkungan seperti itu
mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan sistem, seringkali terjadi
ketakutan terhadap ketahanan sebagai akibat penggunaan sistem
komputer.
Manajemen perusahaan dengan dibantu oleh spesialis informasi
dapat mencegah atau mengurangi ketakutan dengan menggunakan
langkah berikut :
1) Gunakan komputer sebagai cara untuk mencapai peningkatan
pekerjaan dengan membiarkan komputer mengerjakan redundansi,
pekerjaan yang membosankan dan membiarkan karyawan
menggunakan keahliannya untuk tugas-tugas yang penuh
tantangan.
2) Gunakan komunikasi formal dalam bentuk memo, artikel surat,
bahkan video untuk menyadarkan karyawan akan perhatian
perusahaan.
3) Bangun hubungan kepercayaan diantara karyawan, spesialis
informasi, dan manajemen.

94
 4) Luruskan kebutuhan pegawai secara individu dengan tujuan
perusahaan. Pertama, kebutuhan pegawai diidentifikasi, kedua
karyawan dimotivasi dengan cara menunjukkan pekerjaan tersebut
ke arah tujuan perusahaan dan juga membantu mereka
menyesuaikan terhadap kebutuhannya. Ketiga, pekerjaan-
pekerjaan karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan, dan
keempat tujuan perusahaan terpenuhi.

6. Peran SIM dalam Pemecahan Masalah

Kontribusi SIM dalam pemecahan masalah ada dua, yaitu

sebagai penyedia sumberdaya informasi organisasi secara keseluruhan
dan sebagai pengidentifikasi dan pemahaman masalah.

95
 BAB XIV
MENGELOLA SUMBERDAYA INFORMASI

1. Chief Information Officer (CIO)

CIO merupakan salah satu eksekutif tingkat puncak
perusahaan, bertanggung jawab atas salah satu area fungsional utama
jasa informasi. CIO merupakan anggota komite eksekutif dan
bekerjasama dengan para eksekutif lain dalam perencanaan strategis.
Rencana bisnis strategis menyatukan informasi sebagai sumberdaya
yang perlu digunakan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, dan
didukung oleh suatu rencana strategis untuk sumberdaya informasi.
Di banyak perusahaan, berbagai kekuatan bekerja
mempengaruhi IS secara nyata. Salah satu kekuatan itu adalah
penambahan beban kerja IS dan pembatasan sumberdaya IS dalam
rancang ulang proses bisnis (business process redesign) atau BPR.
Tiga kekuatan lain yang sedang mempengaruhi IS dalam arah yang
berlawanan untuk mengurangi tingkat sumberdaya dan lingkup
tanggungjawab. Kekuatan tersebut adalah konsolidasi, downsizing
dan outsourcing.
Di banyak perusahaan, komite eksekutif bertanggung jawab atas
perencanaan bisnis strategis dan menangani masalah-masalah yang
bernilai strategis. Komite ini dapat memandang informasi sebagai
sumberdaya strategis dan terlibat dalam manajemen sumberdaya
informasi atau information resources management (IRM) untuk
tujuan mencapai keunggulan kompetitif dalam pasar. Keterlibatan
komite pengarah SIM mencapai rencana strategis eksekutif dapat
digambarkan sebagai berikut :

Eksekutif

Komite Pengarah SIM

Pimpro Tim Model

Pemasaran Lokasi Gudang

Pimpro Tim Pimpro Tim Sistem

Manufaktur MRP II ISDN

Pimpro Tim Sistem

Keuangan Persetujuan Kredit

Pimpro Tim HRIS

SDM

96
 Untuk perusahaan multinasional (MNC), semula mengikuti
strategi desentralisasi dengan membiarkan anak perusahaan
beroperasi bebas dari campur tangan perusahaan induk, atau strategi
sentralisasi yang semuanya diatur oleh perusahaan induk. Sekarang
ada dua strategi baru yang popular, yaitu strategi internasional
dimana anak perusahaan beroperasi secara independen, namun
perusahaan induk menyediakan keahlian yang diperlukan; strategi
transnasional dimana anak perusahaan dan induk bekerjasama pada
semua kegiatan perusahaan sebagai satu unit yang sangat terintegrasi.
Sistem informasi global (global information system) atau GIS adalah
suatu sistem yang mengkoordinasikan strategi internasional dan
transnasional melalui jaringan berbasis komputer untuk menyalurkan
arus data dan informasi diantara anak perusahaan dan perusahaan
induk.

2. Tantangan Terhadap Pembangunan

Sistem Informasi Global
• Tantangan teknologi; kadang-kadang MNC dipaksa untuk
menggunakan perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas
komunikasi tertentu di negara-negara anak perusahaan karena
pembatasan pemerintah menyulitkan standarisasi H/W & S/W
secara global sehingga butuh waktu dan usaha dalam menerapkan
sistem.
• Tantangan budaya; sulit menerapkan sistem dalam berbagai
budaya yang berbeda. Budaya mempengaruhi kinerja spesialis
informasi dan kebutuhan informasi pemakai.
Strategi CIO menangani budaya dalam menerapkan GIS :
1) Menyadari perbedaan budaya yang ada antara perusahaan
dengan perusahaan induk, dan membangun sistem yang
memenuhi berbagai kebutuhan budaya yang unik ini.
2) Melakukan survei keahlian diantara para spesialis informasi di
tiap anak perusahaan untuk mengidentifikasi kekuatan dan
kelemahannya.
3) Menyediakan diklat untuk pegawai baru atau lama untuk
memperkokoh kekuatan dan mengatasi kelemahan secara terus
menerus.
4) Membuat program pelatihan formal bagi manajer di perusahaan
induk/anak untuk memungkinkan manajer bekerja sama.

Untuk mencapai produk dan jasa berkualitas, perusahaan dapat

menerapkan TQM dan IS dengan langkah sebagai berikut :

97
 1 2 3 4 5 6
Menentukan
Menetapkan Menentukan Menerapkan Memantau
Mengidentifikasi kebutuhan
metrik strategi program kinerja
pelanggan IS kualitas kualitas kualitas IS kualitas IS kualitas IS
pelanggan

Di dalam penggunaan komputer sering ada pelanggaran. Database

pribadi tidak selalu digunakan secara hati-hati. Untuk
mempraktekkan etika komputer, CIO itu :
1) Memformulasikan kode prilaku yang menentukan kewajiban
etika IS.
2) Menetapkan aturan prosedur yang berhubungan dengan praktek-
praktek yang telah dikritik dari sudut etika, seperti penggunaan
jasa komputer pribadi dan hak milik program dan data komputer.
3) Mengidentifikasi hukuman, seperti teguran, penghentian, dan
tuntutan hukum pelanggaran aturan etika.
4) Menetapkan sistem penghargaan untuk prilaku etika yang baik.
5) Membuat program-program etika seperti pelatihan dan bacaan
wajib yang menekankan etika serta memungkinkan spesialis
informasi untuk memenuhi harapan tersebut.
6) Membuat program pendidikan kejahatan komputer yang meng-
informasikan para pegawai mengenai peraturan hukum yang
mempengaruhi operasi komputer.
7) Memasang suatu sistem yang menetapkan pertanggungjawaban
(accountability) tiap spesialis informasi atas tindakannya.
8) Mendorong program rehabilitasi bagi para pelanggan etika.
9) Mendorong partisipasi dalam menghimpun profesional.
10) Menjadi teladan.

Kunci utama strategi ini adalah kode etik bagi IS. CIO dapat diarahkan
oleh kode etik yang telah disediakan oleh perhimpunan profesional
komputer seperti: Association for Computing Machinery (ACM) dan Data
Processing Management Assoaciation (DPMA).

3. Mengamankan Sumberdaya Informasi

Tujuan-tujuan keamanan sistem (systems security) mengacu

pada perlindungan terhadap semua sumberdaya informasi perusahaan
dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Tujuan-tujuan keamanan : (1) kerahasiaan; (2) ketersediaan;
(3) integritas; semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran
akurat dari sistem fisik yang diwakili.

98
Ancaman keamanan : (1) pengungkapan tidak sah dan pencurian;
(2) penggunaan tidak sah; (3) penghancuran tidak sah dan penolakan
jasa; (4) modifikasi jasa. Jenis modifikasi yang sangat mencemaskan
disebabkan oleh perangkat lunak yang merusak (malicious software).
Perangkat lunak yang merusak terdiri dari program lengkap atau
segmen kode yang melaksanakan fungsi yang tidak dikehendaki
pemilik sistem. Beberapa perangkat lunak perusak adalah virus antara
lain : tradoars, logic bombs, Trojan horses, worms, bacteria, dan rabbits.

Pengendalian Akses

Pengendalian akses dicapai melalui suatu proses tiga langkah yang

mencakup : identifikasi pemakai, pembuktian keaslian pemakai, dan
otorisasi pemakai.

Pemakai

IBM RS/6000

Identifikasi
Profil
pemakai
Pembuktian keaslian

File pengendalian Otorisasi Audit

akses log

Database Koleksi Penulis

S/W laporan

Laporan
keamanan

Nama ancaman tingkat tinggi (high-grade threats) diberikan kepada

para penjahat komputer, karena : (1) mereka memiliki sumberdaya
uang, personalia, dan teknologi tersembunyi (clandestine) yang
ekstensif; (2) mereka lebih tertarik pada keuntungan jangka panjang
daripada hasil segera; (3) mereka sangat mahir menghindari
pengamanan fisik dan prosedural.

99
Perencanaan Berjaga-jaga

Di dalam memberikan tingkat keamanan komputer perlu

pelaksanaan strategi yang terencana. Selama tahun-tahun awal
komputer, kegiatan ini disebut perencanaan berencana (disaster
planning), sekarang ada istilah perencanaan berjaga-jaga (contingency
planning). Bagi perusahaan sekarang mengembangkan beberapa
subrencana yang menangani kemungkinan spesifik. Diantaranya :
rencana darurat, rencana cadangan, dan rencana catatan-catatan
vital.
Rencana Darurat (emergency plan); menentukan ukuran-ukuran
yang memastikan keamanan pegawai jika terjadi bencana. Ukuran-
ukuran tersebut adalah sistem alarm, prosedur evakuasi, dan sistem
pemadam api.
Rencana Cadangan; pengaturan untuk fasilitas komputer
cadangan jika fasilitas reguler musnah atau rusak. Pengaturan ini
membentuk rencana cadangan (backup plan). Cadangan dapat dicapai
melalui kombinasi redundancy, diversity, dan mobility.
Dalam mobility, perusahaan-perusahaan kecil membuat
perjanjian timbal balik dengan para pemakai lain dari jenis peralatan
yang sama, sehingga setiap perusahaan dapat menyediakan cadangan
bagi yang lain jika terjadi malapetaka. Perusahaan-perusahaan besar
mencapai mobility dengan mengontrakkan jasa cadangan di hot site
atau cold site.
Hot site adalah fasilitas komputer lengkap yang disediakan oleh
suatu pemasok bagi pelanggannya untuk digunakan dalam keadaan
darurat. Cold site sering disebut empty shell, dibangun oleh
perusahaan pada tempat yang terpisah dari fasilitas komputer utama,
dan mencakup hanya fasilitas bangunan bukan komputernya.
Rencana catatan-catatan vital; merupakan dokumen-dokumen
kertas microforms, serta media penyimpanan magnetic dan optik yang
diperlukan untuk meneruskan bisnis perusahaan. Ada 3 cara
transmisi elektronik yang tersedia :
1) Electronic Vaulting, transmisi elektronik dari file backup secara
batch.
2) Remote Journaling, melibatkan transmisi data transaksi saat
transaksi itu terjadi. Data transaksi ini kemudian digunakan untuk
memperbarui database di tempat yang jauh secara batch.
3) Database shadowing, bentuk backup elektronik yang paling
canggih dari catatan-catatan vital, melibatkan pembaruan database
duplikat di tempat yang jauh saat terjadinya transaksi.

100
4. Rancang Ulang Proses Bisnis
Strategi menggantikan proses yang ketinggalan jaman dengan
yang lebih baru disebut rancang ulang proses bisnis (business process
redesign) atau BPR. Juga dikenal istilah rekayasa ulang process bisnis
(business process reengineering).
BPR mempengaruhi IS dalam dua cara :
1) IS dapat menerapkan BPR untuk merancang ulang sistem berbasis
komputer yang tidak dipertahankan lagi melalui pemeliharaan
sistem biasa. Sistem seperti ini disebut sistem warisan (legacy
system) karena terlalu berharga untuk dibuang tetapi memboroskan
sumberdaya IS.
2) Jika perusahaan menerapkan BPR untuk berbagai operasi
utamanya, usaha tersebut pasti menimbulkan dampak gelombang
yang mengakibatkan rancang ulang sistem berbasis informasi.
IS menciptakan 3 teknik menerapkan BPR pada CBIS yang dikenal
dengan Tiga R (Rekayasa mundur, Restrukturisasi, dan Rekayasa
ulang).

• Rekayasa mundur menghasilkan dokumentasi pada tingkat yang

semakin tinggi tetapi tidak mengubah sistem.

Rekayasa Rekayasa Rekayasa Rekayasa

mundur mundur mundur mundur

Tahap Tahap Tahap Tahap

Perencanaan analisis rancangan penerapan

• Restrukturisasi mengubah struktur dan dokumentasi sistem tetapi

tidak mengubah fungsionalitasnya.

Restrukturisasi Restrukturisasi Restrukturisasi Restrukturisasi

Tahap Tahap Tahap Tahap

Perencanaan analisis rancangan penerapan

101
 • Rekayasa ulang terdiri dari rekayasa mundur untuk memahami
sistem yang ada dan rekayasa maju untuk membangun sistem yang
baru.

Rekayasa Rekayasa Rekayasa Rekayasa

mundur mundur mundur mundur

Rekayasa Rekayasa Rekayasa Rekayasa

maju maju maju maju

Tahap Tahap Tahap Tahap

Perencanaan analisis rancangan penerapan

5. Penilaian Komponen-komponen BPR

Pemilihan komponen-komponen BPR tergantung dari kualitas
fungsional dan teknisnya. Kualitas fungsional adalah suatu ukuran
mengenai apa yang dilakukan sistem. Kualitas teknis, sebaliknya,
merupakan suatu ukuran mengenai bagaimana itu dilakukan.

Pemilihan komponen-komponen BPR :

Baik Rekayasa mundur

Tidak melakukan
apa-apa
Kualitas fungsional Restrukturisasi
(Apa ?)

Rekayasa maju Rekayasa ulang

Buruk

Buruk Baik

Kualitas teknis
(Bagaimana)

102
 Contoh perangkat lunak BPR

Jenis Sistem
Nama Sistem Pemasok Analisis Restruktu- Rekayasa Rekayasa
Program risasi mundur ulang
• Application Knowledge Ware X
Development
Workbench

• BACHMAN/ BACHMAN X
Analyst Capture Information
for COBOL System

• BACHMAN/DBA BACHMAN X
Catalog Extract Information
for DB2 System

• COBOL / Computer Data X

Metrics Systems

• COBOL/SF IBM X X

• Configure Computer Data X

Systems

• Documentation Marble X
System III Computer

• Inspector Knowledge Ware X

• InterCASE InterPort X X
Software

• Oracle*CASE Oracle X

• Pacbase / CGI X X
Pacreverse

• Pinpoint Knowledge ware X X

• SCAN/Analyzer Computer Data X

Systems

• SCAN/COBOL Computer Data X X

Systems

• Super Structur Computer Data X X

Systems

• L/Dictionary Intersolv X

6. Strategi Pengurangan Biaya

Manajemen Informasi

Sejak tahun 1980-an dan mulai dimanfaatkan tahun 1990-an ada 3

strategi sebagai sarana untuk mencapai operasi IS yang lebih
ekonomis. Strategi tersebut : konsolidasi, downsizing dan
outsourcing.

103
Konsolidasi
Strategi konsolidasi dapat diikuti dengan mengurangi jumlah lokasi
sumberdaya informasi yang terpisah. Semakin terpusat akan semakin
efisien.

Downsizing
Downsizing adalah transfer berbagai aplikasi berbasis komputer
perusahaan dari konfigurasi peralatan besar, seperti mainframe, ke
platform yang lebih kecil, seperti komputer mini, LAN berbasis PC, dan
workstation berbasis Unix. Keuntungan selain biaya murah adalah
para pemakai melihat sistem menjadi lebih ramah. Resikonya:
kehilangan keamanan, berkurangnya integritas data serta kesulitan
pemulihan dari bencana.

Outsourcing
Outsourcing adalah mengontrakkan keluar semua atau sebagian
operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar
perusahaan. Organisasi lain adalah: utilitas komputer, menawarkan
jasa timesharing dengan cara yang serupa seperti perusahaan utilitas
menyediakan listrik, air dan jasa. Outsourcer, suatu perusahaan jasa
komputer yang melaksanakan sebagian atau seluruh komputasi
perusahaan pelanggan untuk periode waktu yang sama, 5 atau 10
tahun dalam kontrak tertulis.
Jasa outsharing mencakup :
a) Pemasukan data dan pengolahan sederhana
b) Kontrak pemrograman
c) Manajemen fasilitas
d) Integrasi sistem
e) Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanan, atau pemulihan
dari bencana.

Keuntungan outsourcing, disamping mengurangi biaya, juga

manajemen dapat memfokuskan semua perhatian mereka pada
pengembangan sistem strategis yang baru. Outsourcing juga selalu
mendapatkan akses ke teknologi dan pengetahuan tercanggih tanpa
memiliki staf purna waktu.
Resiko outsourcing, banyak CIO ragu untuk kontrak kepada
outsourcer jangka panjang karena tidak ingin tergantung pada
perusahaan lain. Beberapa perusahaan juga tidak mau menyerahkan
pekerjaannya ke outsourcers kalau telah mengembangkan komputasi
canggih yang memberikan keunggulan kompetitif.

104
7. Masa Depan CIO

Mulai tahun 1990, CIO disingkat “Career Is Over” karena sering

dianggap orang luar dari perusahaan oleh eksekutif lain dan
diharapkan juga memiliki kemampuan lain (bisnis).

Jalur Donovan Menuju Manajer Jaringan

Pada tahun 1988, John J. Donovan, Prof. MIT, menulis suatu
artikel yang menyadari kesulitan CIO modern, yang bekerja dalam
stress yang dipaksakan oleh kecenderungan menuju end-user
computing. CIO dapat memetakan masa depannya dengan mengikuti
empat jalur yang berbeda.
Desentralisasi

D
Jaringan

Watchdog
C
Pengembangan

Desentralisasi B Helping Hand

Big Brother A
Desentralisasi
Sentralisasi
Peralatan

Diagram ini memiliki 3 dimensi, menyadari bahwa komputasi

bisnis bergerak dari sentralisasi ke desentralisasi operasi dalam hal
(1) peralatan, (2) pengembangan, dan (3) pengambilan keputusan.
Semula sentralisasi kemudian bergerak menuju desentralisasi. Titik A=
desentralisasi perangkat keras, B = desentralisasi perangkat keras dan
pengambilan keputusan, C = desentralisasi perangkat keras dan
pengembangan, dan D= desentralisasi perangkat keras, pengembangan
dan pengambilan keputusan.
Big Brother : peralatan mulai didesentralisasi saat perusahaan
menerapkan timesharing dan distribusi jaringan pemrosesan. Pada
titik A ini semua peralatan didesentralisasi, tetapi semua
pengembangan dan pengambilan keputusan disentralisasi.

105
Helping Hand : perangkat keras didesentralisasi dan CIO melepaskan
pengendalian atas pengambilan keputusan kepada pemakai.
Watchdog : pengambilan keputusan disentralisasi tetapi
pengembangan dan perangkat keras didesentralisasi. Kebijakan ini
memiliki ketegangan built-in paling parah, dan menyatakan bahwa
“watchdog” tidak mengawasi segalanya.
Jaringan : kebijakan paling liberal untuk diikuti CIO mengarah pada
tanggung jawab yang berkonsentrasi pada jaringan komputer. Pada
titik D ini semua didesentralisasi – peralatan, pengembangan dan
pengambilan keputusan.

Strategi CIO Proaktif

CIO dapat menghadapi tantangan-tantangan langsung dengan
strategi :
1) Menekankan manajemen kualitas.
2) Mencapai ikatan pemakai yang kuat.
3) Memperkuat ikatan eksekutif.
4) Menyusun suatu tim manajemen IS.
5) Menyusun staf IS yang kompeten dalam teknologi dan metodologi
canggih.
6) Membangun sistem informasi pelayanan informasi.

106