Sistem Informasi

Hospitality
Pengenalan Sistem Informasi Berbasis
Komputer & Keunggulan Bersaing
Dengan Teknologi Informasi
 Tujuan Pengajaran
3

 Mengetahui berbagai jenis sumber daya dan betapa pentingnya

sumber daya Informasi
 Mengerti kenapa manajer harus mengelola Manajemen Informasi
 Mengerti siapa pengguna informansi dan peranan manajer dalam
mengelola informasi
 Mengerti definisi dan aplikasi dari sistem dan perbedaan antara
Sistem Fisik dan Sistem Konseptual
 Dapat membedakan antara Data dan Informasi
 Mengetahui elemen dari Sistem Informasi berbasis Komputer (SIBK)
beserta pihak yang terlibat didalamnya
4 Tujuan Pengajaran
Mengerti lingkungan perusahaan dan apa
saja yang terlibat didalamnya
Mengerti konsep Keunggulan Bersaing
dan Porter’s Value Chain
Mengetahui apa saja Sumber Daya
Informasi dan siapa yang bertanggung
jawab terhadap hal tersebut
Mengerti Perencanaan Strategis untuk
Sumber Daya Informasi dan End-User
Computing dalam Strategis
Mengerti konsep Information Resource
Management (IRM)
5 Data dan Informasi
 Data
Merupakan fakta yang relatif tidak
berguna. Contoh : jam kerja seorang
karyawan
 Informasi
Data yang telah diolah atau data yang
memiliki arti bagi penggunanya.
Contoh : Data Jam kerja yang dikalikan
dengan tingkat upah perjam lalu
ditambahkan dengan data pekerja
lainmenghasilkan Informasi Gaji Karyawan
yang berguna bagi Manajer HR.
 Sumber Daya dan Pemanfaatannya
6

Jenis-jenis Sumber Daya :

Manusia -- Materi
Mesin (Fasilitas&Energi) -- Modal (uang)
Informasi (termasuk Data)
Sumber Daya Fisik : Sumber Daya yang
berwujud, nyata secara fisik dan dapat
disentuh. Yg manakah ??
Sumber Daya Konseptual : mendeskripsikan
Informasi dan Data yang digunakan untuk
mengatur Sumber Daya Fisik. Merupakan
Sumber Daya yang paling berharga
 Sumber Daya dan Pemanfaatannya
7
Perbedaan penggunaan Sumber
Daya Fisik dan Sumber Daya
Konseptual :
SD Fisik : memaksimalkan
penggunaannya dan mengganti
sebelum usang dan tidak efisien
SD Konseptual : mengolah data
menjadi informasi yang berguna,
menggunakannya seefektif mungkin
dan mengganti informasi dengan
yang lebih akurat dan efektif (definisi
Manajemen Informasi)
8 Pentingnya Manajemen
Informasi
Mengapa Manajemen Informasi
Penting:
Meningkatnya Kerumitan dari
Aktivitas Bisnis
Pengaruh ekonomi Internasional
Kompetisi berskala Global
Meningkatnya kemampuan Teknologi
Sedikitnya waktu
Hambatan Sosial
Melesatnya Kemampuan Komputer
 Manajer dan Informasi
9
 Pengguna Informasi
 Manajer
 Bukan Manajer
 Orang dan Organisasi dalam lingkungan perusahaan
 Level-level Manajemen
 Starategic Planning Level (Presiden dan Wakilnya)
 Management Control Level (Manajer Regional,
Kepala Divisi)
 Operational Control Level (Kepala Departemen,
Penyelia, Kepala Proyek
 Tiap-tiap level manajemen membutuhkan
Informasi yang berbeda
 SISTEM
 Sistem
Sekumpulan elemen yang terintegrasi yang memiliki maksud dan tujuan yang sama.
Menurut Harijono Djojodihardjo, pengertian sistem adalah gabungan obyek yang memiliki hubungan
secara fungsi dan hubungan antara setiap ciri obyek, secara keseluruhan menjadi suatu kesatuan yang
berfungsi.
Contoh Sistem
1. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah interaksi yang terjadi antara manusia, data, proses algoritmik, dan
teknologi. Dalam hal ini, terdapat dua subsistem dalam sistem informatika, yaitu manusia
dan terknologi informasi.
2. Sistem Transaksi
Sistem transaksi adalah pemrosesan transaksi yang menjalankan dan mencatat transaksi
rutin yang diperlukan dalam menjalankan bisnis.
3. Sistem Pernapasan
Sistem pernapasan adalah sekumpulan organ tubuh yang memiliki tugas untuk memroses
pertukaran gas di dalam tubuh manusia, yaitu oksigen dan karbondioksida.
4. Sistem Pencernaan
Pengertian sistem pencernaan adalah sekumpulan organ tubuh yang
memiliki tugas untuk mencerna makanan dan mengubahnya menjadi partikel-partikel kecil
agar dapat diserap oleh tubuh.

10
Jenis-Jenis Sistem
Berdasarkan Keterbukaan

 Open-Loop  Closed-Loop
System System
Sistem yang Sistem yang
tidak memiliki memiliki kontrol
kontrol terhadap
terhadap operasinya.
operasinya Dapat berupa
umpanbalik,
mekanisme
kontrol dan
tujuan.
Open-Loop System
Closed-Loop System
Berdasarkan Komponen

 Sistem fisik,  Sistem non-fisik, yaitu

suatu sistem yang
yaitu suatu sistem yang
bentuknya abstrak,
memiliki komponen energi
misalnya berupa ide,
dan materi.
konsep, dan hal-hal
lainnya.
Berdasarkan lingkungannya

Subsistem dan Sistem Bisnis

Supersistem
 19 SISTEM
Pandangan Sistem melihat Operasi Bisnis sebuah perusahaan sebagai
sistem dengan setting lingkungan yang lebih besar.

Pandangan Sistem :
 Menghindari manajer agar tidak tersesat dalam kerumitan struktur
organisasi dan rincian dari pekerjaan
 Mengingatkan pentingnya memiliki tujuan yang baik
 Menekankan agar seluruh bagian dari organisasi bekerja bersama
 Menghargai informasi umpanbalik yang hanya dapat didapatkan
dari closed-loop system
20 Evolusi SIBK
Awalnya berupa Data
Aplikasi Akuntansi berbasis Komputer =
Elektronik Data Processing (EDP).
Sistem Informasi Akuntansi
Menjelaskan suatu sistem yang mengelola
data perusahaan
Beralih kepada konsep Sistem Informasi
Manajemen (SIM) yang menjelaskan bahwa
aplikasi komputer harus diimplementasikan
sebagai Tujuan Utama memproduksi
informasi manajemen
 Evolusi SIBK
21
MIT memperkenalkan konsep DSS (Sistem
Pengambilan Keputusan) yaitu sistem yang
menghasilkan informasi yang bertujuan
pada suatu masalah yang dihadapi
manajer untuk diselesaikan dan keputusan
yang harus diambil
Office Automation (OA)
Memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan
produktifitas antara manajer dan pekerja
melalui penggunaan alat-alat elektronik
Virtual Office, menyatakan kondisi dari OA
yang menjelaskan setting modern dari
ruang kerja
 Tujuan Decision Support System
 Setelah kita mengetahui pengertian dan apa itu Decision Support
System (DSS) atau Sistem Pendukung Keputusan (SPK), berikutnya kita
juga harus mengetahui goals atau tujuan terkait penggunaannya.
 Seperti yang sudah kita ketahui, sistem pendukung keputusan ini
menghasilkan laporan informasi rinci dengan tujuan akhir untuk
mengumpulkan dan menganalisis data.
 Maka, oleh karena itu, DSS atau Decision Support System ini tentunya
berbeda dari aplikasi operasi normal, yang tujuannya adalah hanya
mengumpulkan data dan bukan menganalisisnya.
 Dalam sebuah organisasi, Decision Support System berfungsi serta
digunakan oleh departemen perencanaan (seperti departemen
operasi) yang mengumpulkan data dan membuat laporan yang dapat
digunakan oleh manajer untuk pengambilan keputusan.
 Yup! Utamanya, DSS ini sering digunakan dalam proyeksi penjualan,
untuk inventaris dan data yang terkait dengan operasi serta untuk
menyajikan informasi kepada pelanggan dengan cara yang mudah
dipahami.
 Tujuan Decision Support System
 Setelah kita mengetahui pengertian dan apa itu Decision Support
System (DSS) atau Sistem Pendukung Keputusan (SPK), berikutnya kita
juga harus mengetahui goals atau tujuan terkait penggunaannya.
 Seperti yang sudah kita ketahui, sistem pendukung keputusan ini
menghasilkan laporan informasi rinci dengan tujuan akhir untuk
mengumpulkan dan menganalisis data.
 Maka, oleh karena itu, DSS atau Decision Support System ini tentunya
berbeda dari aplikasi operasi normal, yang tujuannya adalah hanya
mengumpulkan data dan bukan menganalisisnya.
 Dalam sebuah organisasi, Decision Support System berfungsi serta
digunakan oleh departemen perencanaan (seperti departemen
operasi) yang mengumpulkan data dan membuat laporan yang
dapat digunakan oleh manajer untuk pengambilan keputusan.
 Yup! Utamanya, DSS ini sering digunakan dalam proyeksi penjualan,
untuk inventaris dan data yang terkait dengan operasi serta untuk
menyajikan informasi kepada pelanggan dengan cara yang mudah
dipahami.
 Fungsi Decision Support
System
 Secara teoritis, DSS memiliki fungsi dan dapat digunakan dalam
berbagai domain pengetahuan dari organisasi hingga
pengelolaan hutan dan bidang medis.
 Salah satu aplikasi atau penerapan utama DSS dalam organisasi
adalah pelaporan real-time. Ini bisa sangat membantu
organisasi yang mengambil bagian dalam manajemen
inventaris just-in-time (JIT).
 Dalam beberapa sistem inventaris, organisasi memerlukan data
tingkat inventaris secara real-time untuk melakukan pemesanan
“on time atau tepat waktu” guna mencegah penundaan
produksi dan menyebabkan efek domino negatif.
 Benar! Oleh karena itu, DSS lebih disesuaikan dengan individu
atau organisasi yang membuat keputusan daripada sistem
tradisional.
Jenis-Jenis Decision Support
System
1. Communication-Driven
Jenis DSS atau Decision Support System pertama, yaitu yang
dijalankan dengan komunikasi atau lebih tepatnya
communication-driven.
Kebanyakan DSS yang digerakkan oleh komunikasi ini
ditargetkan untuk tim internal, termasuk partner atau mitra
sebuah perusahaan atau organisasi.
Tujuannya adalah untuk membantu mengadakan rapat,
atau agar pengguna dapat berkolaborasi.
Teknologi yang paling umum digunakan untuk menerapkan
DSS tipe atau kategori ini adalah web atau server klien,
dimana contohnya yaitu seperti kolaborasi online, dan
sistem pertemuan-jaringan.
2. Data-Based
Jenis berikutnya yaitu DSS berbasis data, based atau data-driven.
Kebanyakan Decision Support System berbasis data ditargetkan
pada manajer, staf, dan juga pemasok produk, service atau
layanan.
Ini digunakan untuk menanyakan database atau gudang data
untuk mencari jawaban spesifik untuk tujuan tertentu.
Ini diaplikasikan melalui sistem bingkai utama, tautan klien dan
server, atau melalui web.
Contohnya seperti sistem database berbasis komputer yang
memiliki sistem query untuk diperiksa (termasuk penggabungan
data untuk menambah nilai ke database yang ada.
3. Document-Driven
Tipe kategori Decision Support System berbasis dokumen,
based atau document-drivenini terbilang lebih umum, serta
ditargetkan pada basis kelompok pengguna yang luas.
Tujuan dari DSS semacam itu adalah untuk mencari
halaman web atau menemukan dokumen pada
sekumpulan keyword (kata kunci) atau istilah pencarian
tertentu.
Teknologi yang biasa digunakan untuk menyiapkan Decision
Support System (DSS) semacam itu adalah melalui web atau
sistem klien dan server, dimana contohnya secara umum
yaitu platform yang mendukung pencarian dokumen.
4. Knowledge-Driven
DSS yang digerakkan oleh pengetahuan, based atau
knowledge-driven ini adalah yang sering kita kenal.
Ini merupakan kategori penampung semua yang mencakup
berbagai sistem yang mencakup pengguna dalam organisasi
yang mengaturnya, tetapi mungkin juga termasuk orang lain
yang berinteraksi dengan organisasi, sebagai contoh
misalnya, konsumen bisnis.
Ini pada dasarnya digunakan untuk memberikan nasihat
manajemen atau untuk memilih produk atau layanan.
Teknologi penyebaran tipikalnya yang digunakan untuk
menyiapkan sistem semacam itu dapat berupa sistem klien
dan server, web, atau perangkat lunak yang dijalankan pada
PC yang berdiri sendiri.
5. Model-Driven
DSS yang digerakkan oleh model, based atau model-driven
ini adalah sistem kompleks yang membantu menganalisis
keputusan atau memilih di antara opsi yang berbeda.
Tipe kategori ini digunakan oleh manajer dan anggota staf
bisnis, atau orang-orang yang berinteraksi dengan organisasi,
untuk sejumlah tujuan yang bergantung pada bagaimana
model itu disiapkan, seperti penjadwalan, analisis keputusan,
dan lain sebagainya.
DSS ini juga dapat digunakan melalui perangkat lunak atau
perangkat keras di PC yang stand-alone (berdiri sendiri),
sistem klien dan server, atau web.
 Karakteristik DSS (Decision Support
System)
Adapun beberapa macam karakteristik yang terdapat dalam DSS atau Decision
Support System yaitu:
• Memanfaatkan kombinasi data mentah (RAW), dokumen, pengetahuan pribadi,
dan model bisnis untuk membantu pengguna membuat keputusan.
• Sumber data yang digunakan oleh DSS dapat mencakup sumber data
relasional, kubus, warehouse (gudang data), catatan kesehatan elektronik atau
Electronic Health Records (EHR), proyeksi pendapatan, proyeksi penjualan, dan
banyak lagi yang lainnya.
• Support atau dukungan untuk pengambil keputusan dalam masalah semi
terstruktur dan tidak terstruktur.
• Dukungan untuk manajer di berbagai tingkat manajerial, mulai dari eksekutif
puncak hingga manajer lini.
• Dukungan untuk individu dan kelompok, mulai dari masalah yang kurang
terstruktur, dimana itu seringkali membutuhkan keterlibatan beberapa individu
dari departemen dan tingkat organisasi yang berbeda.
• Dukungan untuk keputusan yang saling bergantung atau berurutan.
• Dukungan untuk kecerdasan, desain, pilihan dan implementasinya.
• Dukungan untuk berbagai proses dan gaya pengambilan keputusan.
• Yang terakhir yaitu mereka bersifat adaptif dari waktu ke waktu.
 Kelebihan dan Kekurangan
Sebutkan

DSS atau Decision Support System

 Kelebihan dan Kekurangan DSS atau
Decision Support System
a. Kelebihan DSS (Decision Support System)
Di bawah ini adalah beberapa hal yang menjadi manfaat, keuntungan
atau kelebihan yang terdapat dalam DSS atau Sistem Pendukung
Keputusan (SPK):
Sistem pendukung keputusan meningkatkan kecepatan dan efisiensi
kegiatan pengambilan keputusan. Hal ini tentunya sangat
dimungkinkan, karena DSS dapat mengumpulkan dan menganalisis
data waktu nyata.
DSS juga mempromosikan pelatihan dalam organisasi, karena
keterampilan khusus harus dikembangkan untuk mengimplementasikan
dan menjalankan DSS dalam suatu organisasi.
Ini mengotomatiskan proses manajerial yang monoton yang berarti lebih
banyak waktu manajer dapat dihabiskan untuk pengambilan
keputusan.
Decision Support System dapat meningkatkan komunikasi interpersonal
atau interpersonal communication dalam organisasi.
b. Kekurangan DSS (Decision Support System)
Berikut ini merupakan poin-poin yang menjadi kelemahan, kerugian atau
kekurangan dalam DSS atau Sistem Pendukung Keputusan (SPK) yang perlu
kita perhatikan untuk ditingkatkan:
Biaya untuk mengembangkan dan menerapkan DSS merupakan investasi
modal yang terbilang sangat besar, dimana itu membuatnya menjadi
kurang dapat diakses oleh organisasi yang lebih kecil.
Perusahaan bisa ketergantungan pada DSS, karena itu diintegrasikan ke
dalam proses pengambilan keputusan harian untuk meningkatkan efisiensi
dan kecepatan. Namun, karena manajer cenderung terlalu
mengandalkan sistem, maka itu menghilangkan aspek subjektivitas dalam
pengambilan keputusan.
DSS dapat menyebabkan kelebihan informasi karena sistem informasi
cenderung mempertimbangkan semua aspek dari suatu masalah, dimana
hal ini seringkali menciptakan dilema bagi pengguna akhir atau end user,
karena mereka memiliki banyak pilihan.
Penerapan DSS dapat menyebabkan ketakutanan dan reaksi negatif dari
karyawan tingkat bawah, terlebih karena banyak dari mereka tidak
nyaman dengan teknologi baru dan takut kehilangan pekerjaan karena
adanya teknologi.
 Kesimpulan DSS
 DSS yang dirancang dengan baik membantu pengambil
keputusan dalam mengumpulkan berbagai data dari berbagai
sumber seperti RAW atau data mentah, dokumen, pengetahuan
pribadi dari karyawan, manajemen, eksekutif, dan model bisnis.
 Analisis DSS membantu perusahaan untuk mengidentifikasi dan
memecahkan masalah, serta mengambil keputusan.
 Sistem pendukung pengambil keputusan dapat menyajikan
informasi secara grafis dan dapat mencakup Expert System
(Sistem Pakar) atau Artificial Intelligence (AI) serta ini juga
mungkin ditujukan pada eksekutif bisnis atau kelompok pekerja
pengetahuan lainnya.
Office Automation
 Office automation System
 Office automation System ialah penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan
dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan
di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja.
Awalnya penggunaan office automation atau otomatisasi kantor
hanya terbatas pada kalangan pabrik industry saja. Namun, saat
ini penggunaanny sudah menyebar hingga kalangan
perkantoran. Otomatisasi kantor dimulai pada tahun 1964, ketika
IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric
Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-
kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada
suatu perusahaan secara luas, biasanya digunakan untuk
meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama
pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi
yang sama ataupun tidak.
Tujuan dari office
automation system
 Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan
administrasi
 Menaikkan produktifitas
 Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan
informal atar karyawan di dalam dan di luar organisasi
 Mengurangi penghentian kerja
 Pengurangan biaya peralatan
 Pengguna office automation

 Pengguna office automation biasanya merupakan

orang-orang yang bekerja di dalam kantor. Pengguna
office automation dibagi ke dalam 4 kategori, yaitu :
1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Pegawai Administratif
 Aplikasi Office Automation
Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation,
diantaranya ialah :
1. Pengolah Kata
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga
memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. Surat Elektronik
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer
berkomunikasi secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau
biasa disebut email efektif jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika
penyampaian pesan berjarak jauh.
3. Voice Mail
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah
setiap orang harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu
diperlukan komputer dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam
bentuk digital dan kemudian merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika
pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari voice mail ini ialah manajer tidak perlu
mengetik pesan yang akan disampaikan.
4. Kalender Elektronik atau Electronic Calendering
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk
menyimpan dan mengambil kalender pertemuan.
5. Konferensi Audio
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai
daerah, sehingga dapat mengefisiensikan waktu penyampaian
pesan. Syarat-syarat terjadinya kenferensi audio atau audio
converencin ialah:
* Ada moderator
* Jumlah peserta maksimal 6 orang
* Mengirimkan agenda konferensi terlebih dahulu
* Mengidentifikasi diri terlebih dahulu sebelum berbicara
* Rekaman hasil konferensi harus disimpan
* Salinan rekaman dibagikan kepada peserta
* Audio conferncing merupakan komunikasi sinkron yang
mengharuskan para peserta hadir tepat waktu.
 6. Konferensi Video
Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan
penggunaan televisi untuk menghubungkan para peserta
konferensi yang tersebar di berbagai daerah. Ada 3 jenis
konfigurasi konferensi video, yaitu:
* One-way video and audio
Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke
satu atau beberapa tempat penerimaan
* One-way video and two-way audio
Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat
penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi
sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.
* Two-way video and audio
Komunikasi audio dan video antara semua tempat
berlangsung 2 arah.
7. Konferensi Komputer
Konferensi komputer atau computer converencing ialah
salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan
jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota
dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai
suatu topik tertentu. Computer converencing dapat terdiri
dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik
yang berbeda.Selain itu, computer converencing juga
dapat digunakan dalam satu tempat geografis.
8. Transmisi Faksimili
Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi
faksimili yang digunakan untuk mengirim informasi dengan
menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca
citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan
kemudian membuat salinannya diujung yang lain. Fax
berkontribusi pada pemecahan masalah dengan
membagikan dokumen kepada para anggota tim
pemecah masalah scr cepat dan mudah tanpa dibatasi
oleh lokasi geografis
9. Video Text
Ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk
menampilkan narasi dan grafik yang tersimpan ke layar CRT
10. Pencitraan
Pencitraan ialah enggunaan karakter secara optik untuk
mengubah dokumen-dokumen kertas atau microfilm
menjadi format digital untuk disimpan ke dalam
penyimpanan sekunder. Proses pencitraan dilakukan oleh
sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari satu
atau beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk
mengubah citra dokumen ke dalam data digital.
Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah
dengan maksud memahami suatu masalah
11. Desktop Publishing (DTP)
Tiga aplikasi Desktop Publishing :
* Administrative
meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk
penggunaan intern seperti korespondensi, laporan, dan
warta
* Technical
meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead
tranparancies, dan manual
* Corporate
meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan
di luar perusahaan
Fungsi Dan Pengguna OAS
(Office Automation System)
 Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu
perusahaan secara luas, biasanya digunakan untuk meningkatkan
aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja, tidak peduli
apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.

 Office Automation system digunakan untuk mendapatkan semua

informasi bagi yang membutuhkannya. Office automation berfungsi
dalam word processing, elctronic message, work group computing,
work group scheduling, facsimile processing, imaging and electronic
documents, and work flow management. Office automation system
dirancang baik untuk individu maupun kelompok.
 Personal information system dirancang untuk memenuhi kebutuhan
dari single user. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas
individu. Contoh dari personal information system adalah Microsoft’s
Office Professional, IBM’s Lotus SmartSuite, Corel’s PerfectOffice, dll.

 Work group information systems dirancang untuk memenuhi

kebutuhan dari sebuah kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk
meningkatkan produktivitas dari suatu kelompok kerja. Contoh dari
work group information systems adalah Microsoft’s Exchange and
Outlook, IBM’s Lotus Notes/Domino, atau Novell’s GroupWise.
Dalam suatu pembuatan sistem informasi kita harus mengabungkan dan menyatukan semua
kegiatan dalam suatu kesatuan proses. Berikut adalah contoh tahapan proses pembuatan
sistem informasi :
Keterangan :
1. Proses transaksi pertama digunakan sebagai input data transaksi dalam transaction
processing system.
2. Proses transaksi kedua menghasilkan suatu output transaksi.
3. Sistem informasi management yang pertama berguna untuk menyederhanakan laporan
dan data proses transaksi
4. Sistem informasi manajemen yang kedua menggunakan model bisnis (contohnya MRP)
untuk menghasilkan operational management information.
5. Menunjukkan bahwa MIS menggunakan data lebih dari satu operational database
6. Menunjukkan gambaran dari operational database yang ada dari sekumpulan data
warehouse.
7. Decision support and executive information systems akan menyediakan akses read-only
kepada data warehaouse untuk menghasilkan Decision support and executive information
8. Sebuah expert system membutuhkan database khusus yang menyimpan pengetahuan dan
data dari seorang ahli
9. Expert system mendapatkan suatu masalah sebagai sebuah input dan kemudian
menghasilkan solusi sesuai dengan database sistemnya.
10. Personal office Automation systems memelihara keseluruhan data dan proses bisnis yang
dibutuhkan oleh user.
11. Work group office automation system menghasilkan suatu solusi untuk sebuah kebutuhan
departemen.
 Contoh AOS
 OAS yaitu aplikasi teknologi informasi yang di desain untuk meningkatkan
produktifitas pekerjaan di kantor dengan dukungan koordinasi dan aktivitas
komunikasi.
• Electronic Mail, komunikasi surat menyurat melalui elektronik / internet.
• Voice Mailing System, komunikasi suara yang dapatdisimpan dalam memori dengan
menggunakan telepon ataukomputer.
• Voice Information Services, adalah alat yang berguna untukmemberikan jawaban
tentang informasi yang dibutuhkanoleh pemakai telepon. Informasi yang diberikan
hanyalahinformasi yang telah disediakan, dimana pemakai dituntuoleh menu yang
berupa suara pula. Contoh no.109 untukinformasi tagihan telepon.
• Fax Information Services, mirip voice inf.services, tetapiinformasi yang dikirirm
dalam bentuk fax. FIS juga dapatmengunakan komputer.
• Video Conference, adalah fasilitas untuk berbicara denganlebih dari satu orang
lawan bicara melalui video, baik dalambentuk full motion (gerak penuh) maupun
freeze frame(gbr.beku).
Virtual Office
 Pengertian Virtual Office
Virtual Office menawarkan berbagai fasilitas yang dapat mendukung aktivitas
bisnis/perkantoran , seperti layanan resepsionis, layanan surat menyurat, penggunaan ruang
meeting, fasilitas telepon dengan extension, hingga penggunaan ruangan podcast yang
tentunya menarik untuk para pengusaha muda.
Kamu hanya perlu fokus menjalankan bisnis, sedangkan untuk urusan operasional kantor dapat
mengandalkan fasilitas dari Virtual Office.
Penggunaan Virtual Office ini sangat cocok untuk perusahaan yang baru memulai bisnis dan
masih memiliki jumlah karyawan yang sedikit, serta memungkinkan karyawan untuk kerja
secara remote/fleksibel dari lokasi manapun (Work from Anywhere).
Dengan menggunakan kantor Virtual Office akan menghemat biaya operasional untuk dan
biaya administrasi dibandingkan harus menyewa ruangan kantor konvensional.
Virtual Office juga cocok untuk perusahaan yang berlokasi tidak di zona komersial, seperti di
zona perumahan.
Kamu tetap bisa berkantor di lokasi/zona manapun, namun alamat perusahaan kamu secara
legal tetap berada di zona komersial, sehingga pengurusan izin lanjutan perusahaan kamu
menjadi lebih mudah jika menggunakan Virtual Office.
 Keuntungan Menggunakan
Virtual Office
1. Memiliki lokasi Strategis dan Prestisius
Meskipun dengan menyewa Virtual Office para penyewa tidak
dapat memiliki kantor fisik, namun penyewa virtual office dapat
memiliki alamat kantor virtual yang berlokasi di kawasan bisnis yang
strategis dan prestisius.
2. Biaya Sewa yang Murah
Harga sewa berbagai jenis properti termasuk kantor pun terus
meningkat seiring waktu, terutama di lokasi yang tergolong
strategis, pusat bisnis dan komersial di kawasan perkotaan
terutama.
Oleh karena itu, hadirnya Virtual Office adalah solusi terbaik bagi
kamu para pelaku bisnis yang menginginkan biaya sewa yang
lebih terjangkau namun tetap mendapatkan lokasi yang strategis
dan fasilitas yang sesuai kebutuhan perusahaan.
 3. Hemat Biaya Instalasi dan
Operasional Rutin Perusahaan
Silahkan bandingkan, jika men-set up gedung kantor sendiri tentunya akan
perlu membayar biaya instalasi tahap awal seperti renovasi
gedung/ruangan, penyediaan perlengkapan kerja seperti meja, kursi, dan
komputer.
Sedangkan jika perusahaan sudah beroperasi, tentunya juga perlu
membayar biaya operasional rutin perusahaan per bulan seperti biaya
penggunaan listrik, telepon, internet air, maupun service charge lainnya.
karyawan atau team yang suka lembur, sedangkan jam operasional gedung
dibatasi, menyebabkan kantor dikenakan charge overtime oleh
managemen gedung.
Hal ini dapat dihindari jika berkantor menggunakan Virtual Office, tidak perlu
lagi memikirkan biaya overtime seperti itu.
Komponen biaya yang perlu dipertimbangkan dan dibayarkan, banyak
sekali bukan?
Sedangkan, dengan menggunakan virtual office tentunya akan dapat
menghemat berbagai pengeluaran di atas karena Virtual Office akan
menyediakan semua layanan tersebut dan perusahaan layaknya sebuah
kantor konvensional.
4. Fasilitas dan Fitur Virtual Office yang Dapat Mendukung Bisnis
Kamu
Fasilitas Virtual Office biasanya menjadi faktor penentu utama
apakah perusahaan akan menggunakan Virtual Office tersebut
atau tidak. Pastikan kamu memilih Virtual Office dengan fasilitas
yang sesuai dengan harga yang ditawarkan, dan yang paling
utama sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
 5. Kredibilitas
Dengan perusahaan memiliki alamat resmi di gedung perkantoran
dan berada di lokasi yang strategis dan prestisius, tentunya
kredibilitas perusahaan kamu tentu akan lebih diakui oleh calon
klien atau calon pembeli.
Perusahaan akan lebih terpercaya dibandingkan perusahaan lain
atau kompetitor yang berlokasi di alamat yang kurang strategis
atau kurang prestisius.
 6. Kontrak Fleksibel

Berbeda halnya apabila menyewa gedung/ruko untuk dijadikan

kantor, dimana penyewa biasanya akan diikat dengan kontrak
panjang, minimal 2 hingga 5 tahun.
Sedangkan dengan menggunakan Virtual Office dapat menyewa
Virtual Office sesuai dengan periode yang butuhkan.
7. Bekerja Menjadi Lebih Fleksibel
Di era serba digital saat ini, dimana bekerja tidak harus duduk manis
di kantor setiap harinya.
Bekerja dapat dilakukan dari mana saja, bahkan dari rumah
sekalipun. Work From Home, Work From Anywhere, atau Teleworking,
saat ini sudah mulai menjadi kebiasaan bagi sebagian karyawan,
sehingga untuk apa lagi sewa kantor mahal jika semua bisa
dikerjakan secara remote dari mana saja, asalkan ada koneksi
internet yang mendukungnya dan tetap menjaga kelancaran
komunikasi antar team.
Virtual Office menjadi solusinya, bayar sewa kantor hanya untuk
alamat resmi, semua tim/karyawan dapat bekerja dari mana saja.
 8. Legalitas Diakui

Di Jakarta legalitas Virtual Office sudah diakui kok sesuai dengan

Surat Edaran PTSP DKI Jakarta No. 6/2016 (butir 1)
surat keterangan domisili, SIUP, dan TDP, serta dokumen penting
lainnya, semua bisa dilakukan dengan menggunakan alamat
Virtual Office.
Meskipun ada beberapa izin usaha yang memang terbatas jika
menggunakan Virtual Office. Cek untuk dokumen Surat Edaran
Kepala BPTSP DKI Jakarta No. 6 tahun 2016
 9. Virtual Office juga Bisa PKP

9. Virtual Office juga Bisa PKP

Dengan menyewa Virtual Office, perusahaan tetap bisa
mengajukan sebagai PKP (Pengusaha Kena Pajak).
 10. Kemudahan Administrasi dan Operasional

Perusahaan banyak melakukan aktivitas surat-menyurat atau

menerima paket dan dokumen?
Layanan resepsionis yang disediakan oleh penyedia Virtual office
dapat membantu menangani surat-menyurat.
Surat-menyurat akan diterima dengan baik dan resepsionis akan
mengirimkan notifikasi menggunakan email/pesan pribadi
sehingga surat-menyurat akan lebih rapi pengadministrasiannya.
Perusahaan juga banyak menerima telepon dan membutuhkan
nomor extension untuk memudahkan komunikasi dengan team
Perusahaan-perusahaan yang
menerapkan WFH selamanya
 Evolusi SIBK
62
Sistem Berbasis Pengetahuan
Mewakili sistem yang menggunakan
Kecerdasan Buatan (AI) dalam
penyelesaian masalah
Kecerdasan Buatan adalah aplikasi pada
komputer yang dapat diprogram untuk
melakukan sesuatu tugas dengan penalaran
logis yang sama dengan penalaran manusia.
Sistem Pakar (ES) adalah salah satu subkelas
Kecerdasan Buatan.
Hambatan dari Sistem Pakar adalah sistem ini
tidak selalu meningkatkan kecerdasannya
setiap waktu. Maka solusinya dengan Neural
Network.
Artificial Intelegence
Sistem Pakar (ES)
 Model SIBK
65
Sistem Informasi
Berbasis Komputer

Sistem Informasi
Masalah
Akuntansi

Sistem Informasi
Keputusan Information Manajemen

Sistem Pengambilan
Keputusan

Solusi
Masalah Kantor Virtual

Sistem
Berbasis Pengetahuan
66 Spesialis Informasi

System Analyst
Database Administrator
Network Specialist
Programmer
Operator
 Tren kepada End-User Computing
67

 End-User Computing

Seluruh atau sebagian sistem berbasis

komputer yang dikembangkan sendiri oleh
pengguna
 Apa yang menyebabkan End-User
 Meningkatnya pengetahuan akan komputer
 Information Services backlog
 Perangkat keras (Hardware) yang murah

 Perangkat Lunak (Software) yang telah dibuat produsen

End User Computing
 69 Lingkungan Perusahaan
Lingkungan
Government
Financial Global
Community Community

Suppliers Customers
The firm
Perusahaan

Labor
Labor
unions
unions Competitors
Stockholders
Stockholders
or owners
70 Keunggulan Bersaing

 Keunggulan Bersaing

Penggunaan Informasi untuk

mendapatkan keuntungan yang
lebih dipasar
 Porter’s Value Chain
 Konsep Margin
 Primary Activities
 Support Activities
 Interorganizational Information System dalam cakupan
Value System
71 Keunggulan Bersaing
 Sumber Daya Informasi
72
Sumber Daya Informasi sebuah Perusahaan:
 Computer Hardware
 Computer Software
 Spesialis Informasi
 Pengguna
 Fasilitas
 Database
 Informasi

Penanggung Jawab Sumber Daya Informasi Perusahaan ada ditangan

Chief Information Officer (CIO)
73 Perencanaan Strategis untuk
Sumber Daya Informasi
Perencanaan Strategis adalah
perencanaan jangka panjang perusahaan
lebih dari lima tahun
Perencanaa Strategis ada untuk setiap
area Fungsional perusahaan.
Perencanaan Strategis untuk Sumber Daya
Informasi :
Pencapaian Tujuan dari setiap subsistem SIBK
selama waktu perencanaan tersebut
Sumber Daya Informasi yang dibutuhkan untuk
pencapaian tujuan tersebut
 End-User Computing sebagai
74
Wacana Strategis
Tingkatan dari Kemampuan End-User
Menu-Level End-User  hanya sebagai
pemakai murni
Command-Level End-User  masuk
kedalam perintah-perintah sederhana dari
komputer software
End-User Programmers  dapat membuat
software
Functional-support Personnel
75 End-User Computing sebagai
Wacana Strategis

 Keuntungan dari End-User Computing

 Me-matching-kan kemampuan dan tantangan
 Mengurangi kesenjangan komunikasi
 Resiko dari End-User Computing
 Sistem yang tidak diinginkan
 Sistem yang tidak terbangun dan terdokumentasi dengan
baik
 Pemakaian Sumberdaya Informasi yang tidak efisien
 Kehilangan integritas data
 Kehilangan Keamanan
 Kehilangan Kontrol kendali
 Information Resources Management
76

 Information Resources Management (IRM)

Aktivitas yang dilakukan manajer dalam seluruh tingkat

perusahaan bertujuan untuk mengidentifikasi, mendapatkan,
dan mengelola sumberdaya informasi yang dibutuhkan untuk
memuaskan kebutuhan informasi.
77 Information Resources
Management
 Kondisi yang harus dipenuhi dalam mempraktekkan IRM untuk
Keunggulan Bersaing
Sumber Daya Informasi yang superior
Jasa Informasi merupakan area utama bisnis
CIO berada pada level
Perencanaan Strategis yang membutuhkan
Sumber Daya Informasi perusahaan
Rencana Strategis yang formal untuk Sumber
Daya Informasi
Strategi untuk menstimulasi dan mengatur end-
user computing
 Model IRM
78
Lingkungan dari Perusahaan
Pengaruh Lingkungan

The firm’s executives

CIO Other executives
Pengaruh Internal Rencana Strategis Perusahaan

Area Fungsional
Jasa SD
Informasi Keuangan Manufacturing Pemasaran
Manusia

Perencanaan Strategis untuk Sumberdaya Informasi

Sumber Daya Sumber Daya

Komputer Tersentralisasi Komputer Tersebar
Data dan Informasi

Pengguna yang melakukan Pengguna lain

End-user Computing
 79 Ringkasan
 Informasi adalah salah satu dari 5 sumber daya yang ada. Informasi
ini diperlukan oleh orang-orang internal perusahaan maupun
lingkungannya.
 Sebuah sistem mengintegrasikan elemennya untuk menghasilkan
output. Proses mentransformasikan data menjadi informasi juga
merupakan suatu sistem
 Terdapat lima elemen Sistem Informasi Berbasis Komputer antara lain
: SIA, SIM, DSS, Kantor Maya dan Sistem Berbasis Pengetahuan yang
menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan
 Dalam Organisasi Jasa Informasi, terdapat spesialis informasi yang
memiliki tugas masing-masing, namun karena perkembangan end-
user computing sedikit-demi-sedikit peran dari spesialis informasi
tersebut dapat tergantikan
 Ringkasan
80

 Pencapaian Keunggulan Bersaing dari sebuah perusahaan tidak

terlepas dari aktivitas utama perusahaan dan aktivitas
pendukungnya yang semuanya tidak terlepas daripada 8 elemen
lingkungan disekitar perusahaan.
 Semakin rumitnya situasi bisnis, maka manajemen memerlukan
perencanaan strategis agar perusahaan dapat tetap hidup dan
berkembang. Salah satu perencanaan strategis tersebut adalah
perencanaan strategis untuk sumber daya informasi.
 Dengan sumber daya informasi yang baik maka perencanaan
strategis perusahaan akan baik dan mampu mengimplementasikan
konsep Manajemen Sumber Daya Informasi