MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 1 dari 18 Tgl Terbit :

MANUAL MUTU
SISTEM MANAJEMEN MUTU

FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS UDAYANA

Nomor Dokumen : MM-WMM-001

Status Revisi : 0

Status Salinan :

Disetujui Oleh : Disusun Oleh :

Prof. Dr. dr. Putu Astawa, Sp.OT(K), M.Kes Dr. dr. I Wayan Putu Sutirta Yasa, M.Si.
Dekan Fakultas Kedokteran Wakil Manajemen Mutu
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 2 dari 18 Tgl Terbit :

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN
2. PENGENDALIAN MANUAL MUTU
3. SISTEM MANAJEMEN MUTU
3.1. Maksud dan Tujuan
3.2. Ruang Lingkup
3.3. Aplikasi/Penerapan
3.4. Struktur Sistem Manajemen Mutu
3.5. Struktur Dokumentasi
4. SEKILAS MENGENAI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS UDAYANA
DENPASAR
5. KEBIJAKAN DAN SASARAN MUTU
6. ORGANISASI
6.1. Komitmen Manajemen
6.2. Sumber Daya, Sarana dan Lingkungan Kerja
6.3. Tanggung Jawab dan Wewenang, Struktur Organisasi
6.4. Wakil Manajemen Mutu
6.5. Komunikasi Internal
7. PROSES USAHA
7.1. Proses Perencanaan Mutu
7.2. Proses Inti
7.2.1. Penerimaan Mahasiswa Baru
7.2.2. Registrasi Mahasiswa Baru/Lama
7.2.3. Pengembangan dan Evaluasi Kurikulum
7.2.4. Pelaksanaan Perkuliahan
7.2.5. Penelitian
7.2.6. Bimbingan Tesis
7.2.7. Bimbingan Disertasi
7.2.8. Ujian Tesis
7.2.9. Sidang Disertasi
7.2.10. Yudisium dan Wisuda
7.2.11. Penanganan Layanan Tidak Sesuai

7.3. Proses Pendukung

7.3.1. Penerimaan Pegawai
7.3.2. Pelatihan dan Pengembangan Pegawai
7.3.3. Penilaian Pegawai
7.3.4. Pengadaan Barang/Jasa melalui BAUK
7.3.5. Seleksi dan Evaluasi Penyedia Barang dan Jasa
7.3.6. Perawatan dan Pemeliharaan Alat/Barang
7.3.7. Penerimaan Tamu
7.3.8. Tata Kelola Persuratan
7.3.9. Pelaksanaan Rapat
7.3.10. Pemeliharaan Keamanan
7.3.11. Pemanfaatan Fasilitas Gedung dan Ruang Kelas
7.3.12. Pengelolaan Data dan Sistem Informasi
7.3.13. Penyebaran Informasi
7.3.14. Pengendalian Dokumen dan Data
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 3 dari 18 Tgl Terbit :

7.3.15. Pengendalian Catatan Mutu

7.3.16. Penyusunan Perencanaan Kinerja Tahunan Pascasarjana
7.3.17. Evaluasi dan Pelaporan Fakultas Kedokteran
7.3.18. Kerjasama dan Kemitraan
7.4. Proses Peningkatan Mutu
7.4.1. Audit Mutu Internal
7.4.2. Tinjauan Manajemen
7.4.3. Tindakan Koreksi dan Pencegahan
7.4.4. Analisa Data
7.4.5. Penanganan Keluhan Pelanggan
7.4.6. Pengukuran Kepuasan Pelanggan

8. MATRIKS KESESUAIAN DENGAN STANDAR ISO 9001:2008

9. LAMPIRAN
9.1. Kebijakan Mutu Fakultas Kedokteran (MM-001)
9.2. Sasaran Mutu Fakultas Kedokteran (MM-002)
9.3. Struktur Organisasi Fakultas Kedokteran (MM-003)
9.4. Diagram Proses Bisnis/Layanan (MM-004)
9.5. Diagram Alir Interaksi Antar Proses Fakultas Kedokteran (MM-005)
9.6 Standar Kompetensi Pegawai di Lingkungan Fakultas Kedokteran (MM-006)
9.7. Uraian Tugas (MM-007)
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 4 dari 18 Tgl Terbit :

1. PENDAHULUAN
Setiap organisasi memiliki rencana target/sasaran yang ingin dicapai dan dapat berubah sesuai
situasi dan kondisi yang terjadi pada organisasi itu. Sasaran organisasi dapat didasari oleh adanya
Tujuan Organisasi, Visi dan Misi, Nilai-nilai, Goals, Rencana Kerja dan Anggaran. Pencapaian sasaran
organisasi harus dilakukan dengan melalui penggunaan suatu Sistem Manajemen yang didukung
dengan adanya sumber daya yang sesuai. Manajemen mutu adalah aktivitas-aktivitas yang
terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengawasi suatu organisasi dalam hubungannya dengan mutu.
Sistem Manajemen Mutu adalah suatu system untuk menerapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
dan untuk mencapai sasaran tersebut.
Sistem Manajeman Mutu dijalankan di Fakultas Kedokteran Universitas Udayana Denpasar harus
mampu mengintegrasikan seluruh proses dan sumber daya yang diperlukan oleh Fakultas Kedokteran
Universitas Udayana Denpasar untuk menghasilkan produk/layanan yang diharapkan. Pengembangan
dan penyusunan Sistem Manajemen Mutu Fakultas Kedokteran Universitas Udayana Denpasar
mengacu pada Satandar ISO 9001: 2008, yang merupakan suatu Standar Internasional untuk Sistem
Manajemen Mutu.
Dengan ISO 9001:2008, Fakultas Kedokteran Universitas Udayana Denpasar berkeinginan untuk
menunjukan kemampuannya secara konsisten dalam penyediaan produk atau layanan, memenuhi
persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku, dan mencapai kepuasan pelanggan melalui
penggunaan system secara efektif, termasuk kegiatan untuk peningkatan proses berkelanjutan dan
jaminan kesesuaian dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.

2. PENGENDALIAN MANUAL MUTU

2.1. Perubahan dan Penerbitan Manual
Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab atas pengendalian Manual Mutu. Kegiatan ini
meliputi: penyusunan, penerbitan, penyebaran dan penyesuaian Manual Mutu. Persetujuan atas
penerbitan Manual Mutu ini dilakukan oleh Dekan Program Pascasarjan Universitas Udayana
Denpasar.
Perubahan isi manual dilakukan dengan mengganti halaman atau bagian yang mengalami
perubahan dan kemudian diterbitkan Manual Mutu dengan status revisi yang baru. Setiap
perubahan yang dilakukan harus dicatatkan pada Daftar Revisi Manual Mutu.

2.2. Penyebaran Manual

Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk menyimpan Asli/Dokumen Induk(Master
Copy) dari Manual Mutu ini. Salinan Manual Mutu akan disebarkan kepada pihak-pihak yang
ditentukan oleh Dekan Fakultas Kedokteran Universitas udayana.
Setiap salinan yang dibuat dan disebarkan akan diberikan tanda/cap status pengendalian
salinan tersebut. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk mencatatkan pemegang
salinan Manual Mutu ini, baik untuk SALINAN TERKENDALI maupun SALINAN TIDAK
TERKENDALI dalam Daftar Dokumen Internal.

3. SISTEM MANAJEMEN MUTU

3.1. Maksud dan Tujuan

Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan Fakultas Kedokteran Universitas Udayana Denpasar
ditetapkan untuk mencapai tujuan lembaga dalam rangka memenuhi persyaratan pelanggan
dan melakukan peningkatan berkelanjutan.

3.2. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan meliputi Kegiatan Perkuliahan di
lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Udayana Denpasar.
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 5 dari 18 Tgl Terbit :

3.3. Aplikasi/ Penerapan Standar ISO 9001:2008

Sistem Manajemen Mutu ditetapkan dan dijalankan pada Fakultas Kedokteran Universitas
Udayana Denpasar dengan mengikuti persyaratan standar ISO 9001:2008.

3.4. Struktur Sistem Manajemen Mutu

Sistem Manajemen Mutu Jurusan Manajemen Fakultas Kedokteran Universitas Udayana
Denpasar merupakan suatu proses yang terdiri dari : Proses Perencanaan Mutu, Proses Inti,
Proses Pendukung dan Proses Peningkatan Mutu.

3.5. Struktur Dokumentasi

Uraian Sistem Manajemen Mutu Jurusan Manajemen Fakultas Kedokteran Universitas Udayana
Denpasar dijelaskan dalam dokumentasi yang disusun dengan struktur sebagai berikut:

3.5.1. Manual Mutu menjelaskan kebijakan, sasaran dan uraian singkat Sistem Manajemen
Mutu Fakultas Kedokteran Universitas Udayana Denpasar serta kesesuaiannya pada
Standar Internasional ISO 9001:2008.

3.5.2. Prosedur dan Instruksi Kerja, menjelaskan rincian metode dan cara kerja
pelaksanaan proses-proses/sistem manajemen mutu Fakultas Kedokteran Universitas
Udayana Denpasar.
3.5.3. Dokumen Pendukung, sebagai penunjang pelaksanaan prosedur dan instruksi kerja
yang dibuat dapat berupa formulir-formulir, catatan-catatan hasil kegiatan serta
dokumen lainnya.

4. SEKILAS MENGENAI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS UDAYANA

Fakultas Kedokteran Universitas Udayana (FK-Unud) dirintis dan didirikan berdasarkan kebutuhan
yang semakin mendesak untuk meningkatkan sumber daya manusia (SDM) khususnya tenaga medis,
baik di lingkungan Unud maupun di luar Unud. FK-Unud dirintis tahun 1992. Diawali dengan
pembukaan Prodi …………………………….. dengan SK Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 431Dikti/Kep/1992 tertanggal 6
Oktober 1992. Demikian pula Program Doktor (S3) yang pertama kali adalah Prodi Linguistik dengan
SK Dirjen Dikti Nomor 300/Dikti/Kep/1998.
Seiring dengan kemajuan pendidikan dan Ipteks di berbagai bidang; Saat ini FK Unud memiliki dan
membuka 24 Prodi Program Master (S2) dan 7 Prodi Program Doktor (S3). Fakultas Kedokteran
Unud dalam menjalankan kegiatannya selalu berpijak pada aturan yang berlaku dan sesuai dengan
Renstra FK. Adapun untuk menjaga dan meningkatkan mutu layanan pendidikan sebagai core bisnis,
maka sejak tahun 2010 FK Unud memiliki Unit Penjaminan Mutu yang berkuajiban untuk
merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan menetapkan sasaran mutu yang lebih baik dari
target sebelum secara berkelanjutan.
Adapun Visi dan Misi Fakultas Kedokteran Unud adalah sebagai berikut :

VISI
Terwujudnya Program Magister/Doktor Pascasarjana Universitas Udayana
sebagai pusat pendidikan dan pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi,
dan/atau seni berdasarkan Pola Ilmiah Pokok Kebudayaan yang dapat
menghasilkan alumni yang unggul, mandiri, dan berbudaya serta memiliki daya
saing nasional dan internasional pada tahun 2017
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 6 dari 18 Tgl Terbit :

MISI :
 Melaksanakan kegiatan akademik berbasis kearifan lokal yang ditunjang dengan teknologi
komunikasi dan informasi serta sistem penjaminan mutu yang memadai agar mampu menghasilkan
LULUSAN yang unggul, mandiri, dan berbudaya serta memiliki moral dan integritas sesuai dengan
tuntutan masyarakat.
 Mengembangkan penelitian dan pengabdian masyarakat serta meningkatkan kajian ilmiah
unggulan agar mampu menghasilkan temuan baru yang berkualitas, bermanfaat bagi
pembangunan masyarakat.
 Menghasilkan luaran yang memiliki kemampuan untuk menciptakan konsep baru, memimpin riset,
pengembangan ilmu, memecahkan masalah secara interdisipliner dan dengan konsep barunya
mengadakan perubahan-perubahan di dalam lingkungan keilmuannya.
 Mengembangkan kemitraan dengan berbagai institusi pemerintah dan swasta, baik pada tingkat
lokal, nasional, maupun internasional untuk meningkatkan kapasitas dan peran serta dalam
pengembangan Iptek dan nilai budaya.

5. KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU

5.1. Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu pimpinan Fakultas Kedokteran Universitas Udayana (FK-Unud) berlandaskan
semangat kebersamaan untuk mengembangkan keunggulan yang berdasarkan proses inovasi
dan transformasi dalam pencapaian kepuasan pelanggan yang dilaksanakan oleh seluruh
civitas akademika FK-Unud. Kebijakan Mutu tersebut adalah :

“FAKULTAS UNIVERSITAS UDAYANA SELALU MENINGKATKAN

PELAYANAN YANG DISETUJUI OLEH STAKEHOLDER MENUJU
KUALITAS KELAS DUNIA”

5.2. Makna, Tujuan dan Maksud Kebijakan Mutu

5.2.1. Membangun komitmen dan semangat untuk menjadikan Fakultas Kedokteran
Universitas Udayana khususnya dan menjadikan Universitas Udayanamenjadi
Perguruan Tinggi terdepan dan unggul dalam mengembangkan teknologi informasi yang
sesuai dengan standar nasional pendidikan.
5.2.2. Membangun semangat kebersamaan dan kemitraan untuk melaksanakan tugas-tugas
dalam upaya mencapai prestasi dan pelayanan prima untuk memberikan kepuasan
bagi pelanggan.
5.2.3. Menjunjung nilai-nilai etika dan profesionalisme, kebersamaan dan kemitraan dalam
mewujudkan mutu pendidikan
5.2.4. Menjunjung tinggi nilai-nilai agama, sosial budaya sebagai bagian yang tidak
terpisahkan dalam memuaskan kebutuhan pelanggan.
5.2.5. Mempersiapkan diri terus-menerus untuk mewujudkan perguruan tinggi yang memiliki
keunggulan dan inovasi dalam mengembangkan program-program pendidikan
berdasarkan potensi dan keunggulan komparatif lokal, standar nasional pendidikan yang
berkesesuaian dengan perkembangan jaman
5.2.6. Berperan aktif dalam upaya menuju world class university.

Untuk mencapai tujuan tersebut maka Fakultas Kedokteran Universitas Udayana menetapkan
komitmen sebagai berikut :
1. Melaksanakan sasaran mutu yang ditetapkan FK-Unud.
2. Melaksanakan Prosedur mutu secara konsisten
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 7 dari 18 Tgl Terbit :

3. Peningkatan mutu Sumber Daya Manusia, mutu Akademik dan mutu layanan secara
berkelanjutan

5.3. Sasaran Mutu

Agar kebijakan mutu yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan oleh seluruh karyawan, pimpinan
menetapkan sasaran mutu untuk dilaksanakan oleh sivitas akademika FK Unud dengan sebaik-
baiknya yang direncana evaluasi 2 kali dalam satu tahun. Sasaran mutu merupakan target-
target capaian yang hendak dicapai pada tahun berjalan. Adapun sasaran mutu Fakultas
Kedokteran yang hendak dicapai tahun 2015 adalah sebagai berikut:
Sasaran Mutu Indikator
1. Kepuasan pelanggan 80%
2. Respon terhadap keluhan pelanggan 1 kali 24 jam
3. Kualitas dosen bergelar Doktor 100 %
4. Realisasi Kerjasama Internasional 2 MOU per tahun
5. Realisasi anggaran tepat sasaran 100 %
6. Lulusan tepat waktu 70 %
7. Meningkatkan akreditasi 40 % A
8. Capaian kinerja Unit Penjaminan Mutu 100 %
9. Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal 1 kali pertahun
10. Rapat tinjauan manajemen 2 kali setahun
11. Bench marking 1 kalisetahun
12. Perolehan sertifikat ISO Desember 2015

5.4. Penjelasan Sasaran Mutu

Maksud dan tujuan Sasaran Mutu tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut.
5.4.1. Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan merupakan Fokus utama Fakultas Kedokteran dalam melakukan
pelayanan kepada stake holder. Kepuasan pelanggan dilakukan dengan
mempergunakan formulir yang telah disiapkan. Target kepuasan pelanggan yang
dicanangkan adalah 80%.
5.4.2. Respon terhadap keluhan pelanggan
Keluhan pelanggan terhadap layanan FK Unud akan dicatat dan ditindak lanjuti dalam
waktu tidak lebih dari 24 jam hari kerja yang dalam pelaksanaannya berkoordinasi
dengan pihak-pihak terkait dengan permasalahan di lingkungan FK Unud.
5.4.3. Kualitas dosen bergelar Doktor : 100%
Sesuai dengan peraturan pemerintah no. 4 tahun 2005 maka jenjang pendidikan dosen
pengajar di lingkungan FK Unud harus berjenjang pendidikan doktor atau yang setara
dengan kualifikasi 9 KKNI. Sebagai pemenuhan dari ketentuan ini, maka telah disiapkan
formulir kesediaan menjadi pengajar yang harus diisi oleh setiap dosen.
5.4.4. Realisasi Kerjasama Internasional
Sebagai tindak lanjut dari adanya naskah kesepahaman antara berbagai pihak dari luar
negeri (universitas, lembaga, perusahaan dan badan lainnya) maka sebagai
perwujudkan dari tindak lanjut kerjasama tersebut adalah kegiatan dari kerjasama
tersebut yang dituangkan dalam laporan. Target capaian realisasi kerjasama
internasional FK Unud adalah 2 kegiatan pertahun
5.4.5. Realisasi anggaran tepat sasaran
Kinerja FK Unud dapat diukur dari target capaian berdasarkan realilasi anggaran tepat
sasaran tahun berjalan. Sebagai insitusi yang menjanjikan layanan prima bagi
pelanggannya, maka FK Unud menetapkan target 100%
5.4.6. Lulusan tepat waktu
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 8 dari 18 Tgl Terbit :

Fakultas Kedokteran Unud menetapkan indicator capaian untuk lulusan tepat waktu
adalah 70 % dari jumlah mahasiswa yang seharusnya lulus pada tahun ini, sesuai
dengan aturan masa studi yang berlaku, untuk program magister adalah 4 semester dan
untuk program doktor adalah 6 semester.
5.4.7. Meningkatkan akreditasi
Akreditasi merupakan audit mutu eksternal yang bertujuan untuk memberi penilaian
terhadap kinerja dan mutu dari FK Unud. Dalam hal ini akreditasi wajib yang harus
dilaksanakan adalah akreditasi oleh BAN-PT. Sebagai indikator pada Sasaran mutu
maka FK Unud menetapkan peringkat akreditasi Program studi di lingkungan Fakultas
Kedokteran tahun 2013 adalah minimal 40 % A.
5.4.8. Capaian kinerja Unit Penjaminan Mutu
Unit Penjaminan mutu adalah salah satu perangkat yang sangat penting dalam struktur
organisasi FK Unud. Seluruh perencanaan, kegiatan yang terkait dengan peningkatan
mutu merupakan tugas dan peran dari UPM FK Unud. Sebagai bentuk
pertanggungjawaban terhadap kebijakan layanan prima, maka UPM wajib memasang
indicator sasaran mutu sebesar 100 %.
5.4.9. Audit Mutu Akademik Internal
Audit mutu akademik internal (AMAI) dilakukan untuk mengevaluasi pencapaian standar
akademik pada masing-masing PS di lingkungan FK Unud. Target AMAI ke Prodi yang
dicanangkan adalah sekali dalam setahun.
5.4.10. Rapat Tinjauan Manajemen
Rapat tinjauan managemen merupakan rapat yang dilaksanakan oleh FK Unud untuk
memantau jalannya system manajemen mutu di seluruh unit dan PS di lingkungan FK
Unud. Rapat ini sangat penting untuk mengetahui apakah system sudah berjalan
dengan baik, dan apabila terjadi hambatan maka diharapkan segera dapat ditentukan
solusinya dan dilaksanakan. FK Unud menetapkan pelaksanaan rapat tinjauan
managemen sebanyak 2 kali setahun yang dilaksanakan pada awal semester berjalan.
5.4.11. Benchmarking
Bench marking merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting untuk
meningkatkan wawasan dan mengubah pola pikir menuju peningkatan kualitas baik
akademik maupun tata kelola managemen bagi pimpinan maupun staf. Bench marking
dapat dilaksanakan tidak harus dengan mengunjungi perguruan tinggi di luar negeri,
namun bisa dilaksanakan dengan mengunjungi PTN rujukan terdekat tergantung dari
dana yang tersedia. Tahun ini bench marking dilaksanakan 1 kali dalam 1 tahun.
5.4.12. Perolehan sertifikat ISO
Target perolehan ISO merupakan langkah awal untuk membangun sistem, menuju
layanan yang berkualitas. Langkah pertama dimulai dengan lokakarya, penyusunan
dokumen sesuai standar ISO 9001:2008. Target FK-Unud untuk mendapatkan sertifikat
adalah Desember 2015.
Sasaran Mutu untuk masing-masing Program Studi dan Tata Usaha di lingkungan FK Unud
telah ditetapkan dan dijelaskan dalam lampiran Manual Mutu ini (MM-002) .

6. ORGANISASI
6.1. Komitmen Pimpinan
Pimpinan Manajemen Fakultas Kedokteran sepakat untuk menetapkan, menjalankan dan
memelihara Sistem Manajemen Mutu dengan selalu memperhatikan dan memastikan
keberadaan dan diketahuinya persyaratan pelanggan serta persyaratan dan aturan-aturan
lainnya dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan.

6.2. Sumber Daya, Sarana dan Lingkungan Kerja

 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 9 dari 18 Tgl Terbit :

Pimpinan Manajemen Fakultas Kedokteran Universitas Udayana memastikan tersedianya

sumber-sumber daya yang diperlukan oleh Unit kerja meliputi pengelolaan kegiatan kerja yang
sesuai, sumber daya manusia yang terlatih dan kompeten, serta sarana dan lingkungan kerja
yang memadai untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu.

6.3. Tanggung Jawab, Kewenangan dan Struktur Organisasi

Tanggung jawab dan wewenang dari personal yang melaksanakan Sistem Manajemen Mutu
dijelaskan dalam uraian tugas masing-masing fungsi dan didukung dokumentasi yang ada untuk
itu. Hubungan antar personal dan fungsi yang ada pada Fakultas Kedokteran Universitas
Udayana ditunjukkan dalam suatu Diagram Struktur Organisasi yang terdapat pada lampiran
MM-03 dari Manual Mutu ini.

6.4. Wakil Manajemen Mutu

Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Udayana sebagai pimpinan manajemen telah menunjuk
Dr. dr. I Wayan Putu Sutirta Yasa, M.Si. sebagai Wakil Manajemen Mutu yang mempunyai
tanggung jawab dan wewenang untuk:
1. Memastikan Sistem Manajemen Mutu Fakultas Kedokteran Universitas Udayana dijalankan
dan dipelihara sesuai dengan kebijakan dan tujuannya serta sesuai dengan persyaratan
Standar Internasional ISO 9001:2008.
2. Melaporkan hasil pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan kepada Dekan
Fakultas Kedokteran Universitas Udayana untuk dilakukan peninjauan dan
penyempurnaan.
3. Memasyarakatkan kepedulian atas persyaratan pelanggan kepada seluruh sivitas
akademika Fakultas Kedokteran Universitas Udayana.
4. Membina dan melakukan kemitraan dengan pihak luar dalam kaitan penerapan Sistem
Manajemen Mutu dan Standard ISO 9001:2008.

6.5. Komunikasi Internal

Komunikasi antar unit yang ada di lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Udayana telah
ditetapkan menjadi suatu bagian dalam Sistem Manajemen Mutu yang dilaksanakan melalui
rapat-rapat serta pertemuan-pertemuan lain, baik formal maupun informal, dengan tujuan untuk
menjembatani komunikasi antar fungsi dan meningkatkan efektifitas pelaksanaan Sistem
Manajemen Mutu.

7. PROSES PELAYANAN
Sistem Manajemen Mutu yang dijelaskan dalam manual ini diuraikan dengan paparan proses
pelayanan yang berlangsung dan dijalankan oleh Fakultas Kedokteran Universitas Udayana.
Proses pelayanan ini terdiri dari empat bagian yaitu: Proses Perencanaan Mutu, Proses Inti, Proses
Pendukung dan Proses Peningkatan Mutu. Hubungan antar proses pelayanan tersebut ditunjukkan
dalam bagan/ diagram sebagai berikut :
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 10 dari 18 Tgl Terbit :

Proses Perencanaan Mutu

 Persyaratan Pelanggan,
 Peraturan dan Undang-Undang Pemerintah,
 Kebijakan dan Sasaran Mutu
Fakultas Kedokteran Universitas Udayana Denpasar

Proses Inti Proses Pendukung

1. Promosi 1. Pengendalian Dokumen dan Data

2. Penerimaan Mahasiswa 2. Pengendalian Catatan Mutu
3. Evaluasi Kurikulum 3. Penerimaan Pegawai
4. Penetapan dosen PA dan Pengisisn KRS 4. Pelatihan Pegawai
5. Pelaksanaan Perkuliahan 5. Penilaian Pegawai
6.Persiapan Perkuliahan 6. Pengadaan Barang/Jasa Melalui
7. Monitoring Proses Perkuliahan BAUK
8. Pelaksanaan Ujian 7. Pemeliharaan&Perbaikan Alat/Barang
9. Pelaksanaan Penyusunan Proposal Tesis 8. Pengelolaan Persuratan
10. Pelaksanaan Seminar Proposal 9. Pemeliharaan & Perawatan Barang
11. Pelaksanaan Penelitian 10. Komunikasi internal
12. Pelaksanaan Bimbingan Tesis 11. Pengelolaan Keuangan
13. Penentuan Penguji Tesis
14. Pelaksanaan Ujian Tesis
15. Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian
16. Validasi Karya Ilmiah
17. Publikasi Karya Ilmiah
18. Pelaksanaan Yudisium
19. Penentuan Promotor dan Co-Promotor
20. Pencegahan Plagiarism Program Doktor
21. Pelaksanaan Ujian Kualifikasi
22. Pelaksanaan Seminar Kelayakan Naskah
23. DIsertasi Program doktor
24. Pelaksanaan Ujian Tetutup
25. Ujian Proposal Penelitian Desertasi
26. Pelaksanaan ujian Semester
27. Pelaksanaan Penyusunan Proposal Disertasi
28. Pelaksanaan Ujian terbuka

Proses Peningkatan Mutu

1. Audit Mutu internal

2. Tinjauan Manajemen
3. Tindakan koreksi dan pencegahan
4. Analisa Data
5. Pengukuran Kepuasan Pelanggan
6. Penanganan Keluhan Pelanggan
7. Penanganan Layanan Tidak Sesuai
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 11 dari 18 Tgl Terbit :

7.1. Proses Perencanaan Mutu

Proses Perencanaan Mutu merupakan proses dimana Kebijakan dan Sasaran Mutu Fakultas
KedokteranUniversitas Udayana ditetapkan dengan memperhatikan persyaratan pelanggan dan
peraturan serta undang-undang yang berlaku.
Kebijakan dan Sasaran Mutu yang ditetapkan berdasarkan persyaratan pelanggan dan
peraturan dan undang-undang yang berlaku digunakan sebagai acuan untuk menjalankan
proses-proses pelayanan yang telah ditetapkan.

7.2. Proses Inti

Proses inti adalah kegiatan atau aktivitas utama dari fungsi-fungsi/ bagian-bagian yang ada di
Fakultas Kedokteran Universitas Udayana dalam rangka memenuhi persyaratan yang diminta
oleh pelanggan atau persyaratan lainnya yang berlaku.
Proses inti pada Fakultas Kedokteran Universitas Udayana terdiri dari kegiatan sebagai berikut :

7.2.1. Promosi Pascasarjana

Promosi merupakan kegiatanmengenalkan Program studi gunamenjaring calon
mahasiswa baru melalui pemberian informasi secara langsung tatap muka dengan cara
mendatangi calon mahasiswa baru atau penerimaan kunjungan yang datang ke
pascasarjana, sertapemberian informasi secara tidak langsung yang disampaikan
melalui website pascasarjana, pemasangan iklan di media cetak dan atau elektronik,
penyebaran brosur dengan mengirimkan melalui pengiriman ekpspedisi atau melalui
internet, pemasangan spanduk atau banner di gedung pascasarjana, dan pemasangan
pengumuman di papan pengumuman di gedung pascasarjana. Kegiatan promosi ini
dilakukan oleh masing-masing program studi (Prodi) dan atau gabungan yang dikelola
oleh pascasarjana.

7.2.2. Pendaftaran Calon Mahasiswa

Pendaftaran calon mahasiswa merupakan tahap awal yang sangat penting yang harus
ditunjang dengan adanya aturan baku tentang tatacara, persyaratan dan Evaluasi
kelayakan akademis meliputi : (1) tes TOEFL institusional (bobot 10%) dilaksanakan oleh
panitia penerimaan mahasiswa baru, (2) TPA institusional (bobot 20%), dilaksanakan
oleh panitia penerimaan mahasiswa baru, (3) Tes Kompetensi Dasar (TKD) (bobot 50%)
dilaksanakan oleh Program Studi masing-masing. Bagi Program Studi yang tidak
melakukan tes wawancara (seperti Program Profesi Akuntansi) bobot tes Kompetensi
Dasar 70%, (4) Tes Wawancara (bobot 20%) dilaksanakan oleh Program Studi masing-
masing. Bagi pelamar yang telah melampirkan sertifikat TOEFL/IELTS dan TPA dari
Bapenas dengan nilai sesuai persyaratan dan masih berlaku diperbolehkan untuk tidak
mengikutites TOEFL dan TPA institusional.

7.2.3. Penerimaan Mahasiswa (Registrasi dan Daftar Ulang)

Bagi calon mahasiswa yang memenuhi persyaratan dan lulus pada pelaksanaan ujian
yang telah ditetapkan diatas, harus melaksanakan registrasi dan daftar ulang sesuai
dengan ketentuan yang berlaku pada Fakultas Kedokteran Unud.

7.2.4. Evaluasi Kurikulum

Evaluasi kurikulum adalah proses meninjauan atau revisi kurikulum yang sudah ada
untuk dikembangkan dan disesuaikan dengan masa kini dan masa mendatang yang
dilaksanakan empat tahun sekali.
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 12 dari 18 Tgl Terbit :

7.2.5. Penetapan Dosen Pembimbing Akademik (PA) dan Pengisian KRS

Setiap mahasiswa Fakultas Kedokteran wajib mempunyai pembimbing dengan syarat
dan ketentuan yang telah diatur dalam Panduan Magister maupun Panduan Doktor
Fakultas Kedokteran Unud. Pada program doktor pembimbing disebut sebagai promotor
dan ko-promotor.Pada dasarnya pembimbing bertugas membimbing mahasiswa dalam
melaksanakan penyusunan proposal, penelitian dan penulisan tesis atau disertasi. Selain
itu pembimbing berkuajiban untuk memantau dan mengawasi tindak plagiarism serta
turut serta melaksanakan validasi karya ilmiah mahasiswa sebelum dipublikasikan

7.2.6. Pelaksanaan Perkuliahan

Meliputi kegiatan kuliah tatap mukapenyampaian silabus, kontrol kehadiran dosen dan
mahasiswa, ketepatan penyampaian materi sesuai dengan SAP berikut pelaksanaan
tertib perkuliahan di Fakultas Kedokteran Universitas Udayana.

7.2.7. Monitoring Proses Perkuliahan

Meliputi kegiatan monitoring yang langsung dilakukan di ruang kuliah minimal sekali
dalam satu semester terhadap pelaksanaan proses pembelajaran.

7.2.8. Pelaksanaan Ujian

Ujian adalah proses pelaksanaan penilaian kompetensi mahasiswa selama setengah dan
satu semester yang dilaksanakan berupa ujian pertanyaan lisan, presentasi dan
kemampuan berdiskusi untuk masing-masing mata kuliah oleh Prodi di lingkungan FK
Unud.

7.2.9. Ujian Proposal

Penyusunan proposal merupakan tahapan awal yang harus dilaksanakan oleh
mahasiswa pascasarjana baik magister maupun doktoral sebelum melaksanakan ujian
proposal atau ujian kualifikasi untuk selanjutnya bila dianggap layak maka mahasiswa
diijinkan untuk melaksanakan penelitian sebagai bahan penulisan tesis atau disertasinya.

7.2.10. Bimbingan Tesis

Bimbingan tesis merupakan kegiatan wajib yang dilaksanakan oleh mahasiswa bersama
dengan pembimbingnya untuk mendiskusikan penelitian, penulisan tesis ataupun tesis
dan pengawasan terhadap tindak plagiarism.

7.2.11. Penentuan Penguji Tesis

Penguji Tesis merupakan dosen pada Prodi yang bersangkutan atau prodi lain yang
terkait bidang ilmu yang memenuhi persyaratan sebagai penguji tesis sesuai aturan yang
berlaku..

7.2.12. Pelaksanaan Ujian Tesis

Ujian tesis merupakan kegiatan ujian yang wajib dilaksanakan oleh mahasiswa magister
dihadapan para penguji sesuai peraturan yang ada untuk menentukan kelayakan
mahasiswa mendapat gelar magister.

7.2.13. Pelaksanaan Seminar hasil Penelitian

Seminar hasil Penelitian merupakan kegiatan wajib yang harus dilaksanakan oleh
mahasiswa sebelum melaksanakan ujian, untuk mendapatkan masukan dan keabsahan
layak sebagai tesis.

7.2.14. Validasi Karya Ilmiah

Setiap karya ilmiah dari mahasiswa pascasarjana harus melalui proses validasi yang
dilaksanakan oleh tim validasi dan pembimbing sebelum karya ilmiah dipublikasikan
pada media publikasi ilmiah serumpun.

7.2.15. Pubikasi Karya Ilmiah

 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 13 dari 18 Tgl Terbit :

Merupakan penerapan kebijakan wajib publikasi karya ilmiah dan pada jurnal Program
Studi di lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Udayana yang mencakup proses
unggah karya ilmiah secara periodik

7.2.16. Pelaksanaan Yudisium

Merupakan proses pelaksanaan seremonial pengumuman kelulusan mahasiswa pada
Program Studi di lingkungan FK yang mencakup pengumuman predikat kelulusan dan
penyerahan transkrip akademik

7.2.17. Penentuan Promotor dan Co-Promotor

Setiap mahasiswa jenjang doktoral harus mempunyai promotor dan co-promotor yang
sesuai dengan bidang ilmu dan memenuhi ketentuan peraturan yang ada, agar
mahasiswa mendapatkan bimbingan yang baik, lancar dan menghasilkan karya tulis
yang memenuhi kualitas mutu yang telah ditentukan oleh prodi masing-masing.

7.2.18. Pencegahan Plagiarism

Proses pencegahan tindak plagiarism di lingkungan Prodi FK Unud yang meliputi
naskah usulan proposal penelitian disertasi, naskah ujian akhir, dan naskah publikasi
ilmiah.

7.2.19. Pelaksanaan ujian Kualifikasi Program Doktor

Ujian kualifikasi merupakan standar yang wajib dilaksanakan oleh semua Prodi Doktor di
lingkungan FK Unud sesuai dengan Panduan Program Doktor

7.2.20. Seminar Kelayakan Proposal Disertasi

Seminar kelayakan proposal penelitian disertasi bertujuan untuk menjamin keteraturan,
efisiensi dan efektivitas pelaksanaan penelitian dan penyusunan disertasi mahasiswa
program Doktor di lingkungan FK Unud.

7.2.21. Seminar Kelayakan Naskah Disertasi

Merupakan kegiatan wajib yang harus dilaksanakan untuk mendapatkan penilaian dan
kelayakan naskah tesis yang berkaitan dengan persyaratan tim penilai, waktu
pelaksanaan dan penilaian tesis pada prodi doktor di lingkungan Fakultas Kedokteran
Unud.

7.2.22. Pelaksanaan Ujian Tertutup

Ujian tertutup adalah kegiatan yang wajib dilaksanakan oleh mahasiswa doktoral untuk
mempertanggungjawabkan dan mempertahankan nilai-nilai ilmiah dari naskah tesis yang
telah disusun dengan bimbingan promotor dan co-promotor dihadapan para penguji
pakar ilmu terkait sesuai dengan aturan yang ada.

7.2.23. Pelaksanaan Ujian Terbuka

Ujian terbuka adalah jenjang langkah terakhir dari seorang calon doktor untuk
memperoleh gelar doktor dengan melaksanakan kegiatan seremonial pemaparan
disertasi dihadapan penguji pakar, guru besar dan penguji akademik.

7.2.24. Pelaksanaan Yudisium

Yudisium adalah kegiatan terpadu yang dilaksanakan oleh Fakultas Kedokteran secara
terjadwal untuk mengumumkan secara resmi berdasarkan penilaian yang telah dilakukan
selama periode studi terhadap kelayakan mahasiswa untuk mendapatkan gelar magister
ataupun doktor di lingkungan Fakultas Kedokteran Unud.
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 14 dari 18 Tgl Terbit :

7.2.25. Pelaksanaan Ujian Terbuka

Merupakan kegiatan ujian terbuka atau ujian promosi doktor yang terkait dengan
persyaratan prosedur ujian, tim penilai, waktu pelaksanaan dan penilaian disertasi

7.2.26. Penanganan Layanan Tidak Sesuai

Penanganan layanan produk tidak sesuai di lingkungan Fakultas Kedokteran Unud
meliputi penanganan yang dilakukan terhadap mahasiswa yang masa studinya melewati
ketentuan, mahasiswa yang mengalami kesulitan dalam mendapatkan kompetensi layak
pada matakuliah tertentu, mahasiswa yang mengalami masalah psikologis dengan
pembimbing atau promotor dan mahasiswa yang bermasalah secara administratif.

7.3. Proses Pendukung

7.3.1. Pengendalian Dokumen dan Data
Dokumen Sistem Manajemen Mutu harus ditinjau dan disetujui terlebih dahulu sebelum
diterbitkan dan kemudian dicatatkan dalam Daftar Dokumen Internal oleh Wakil
Manajemen Mutu.
Perubahan Dokumen dilakukan dengan mengajukan Lembar Permohonan Perubahan
Dokumen dengan mencantumkan perubahan yang dilakukan serta alasannya.
Perubahan dokumen harus ditinjau dan disetujui oleh Wakil Manajemen Mutu.
Salinan dokumen yang digunakan akan didistribusikan pada tempat penggunaannya
untuk memastikan efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan.
Penyerahan Dokumen pada Pemegang dilakukan dengan menggunakan Lembar Serah
Terima Dokumen. Salinan dokumen yang didistribusikan akan diberikan Tanda/Stempel
status pengendalian pada halaman muka dokumen tersebut.

7.3.2. Pengendalian Catatan Mutu

Formulir yang akan digunakan akan diidentikasi dalam Daftar Formulir. Apabila formulir
tersebut digunakan maka akan disebut sebagai Catatan Mutu akan diidentifikasi dan
dicatatkan pada Daftar Catatan Mutu yang ada. Personal yang ditunjuk bertanggung
jawab atas penyimpanan dan pemeliharaan catatan mutu tersebut sehingga terhindar
dari kerusakan atau kehilangan selama jangka waktu penyimpanan yang telah ditentukan
seperti pada Daftar Formulir.

7.3.3. Penerimaan Pegawai

Merupakan kegiatan penerimaan pegawai melalui seleksi calon dosen tetap, dosen tidak
tetap dan pegawai administrasi sesuai dengan formasi dan kompetensi yang dibutuhkan
Fakultas Kedokteran Universitas Udayana (FK Unud). Kebutuhan akan formasi dan
kompetensi ini diusulkan oleh Program Studi kepada Manajemen FK sesuai dengan
kebutuhannya untuk diteruskan ke Biro Adiministrasi Umum dan Keuangan (cc Bagian
Kepegawaian) Unud.

7.3.4. Pelatihan Pegawai

Kegiatan ini merupakan kegiatan pembekalan ketrampilan kepada Dosen dan Pegawai
Administrasi di lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Udayana dalam rangka
pelaksanaan tugasnya.
Pelatihan dilakukan untuk menyiapkan dosen agar dalam proses transformasi
akademiknya mereka lebih profesional, sehingga efisiensi dan efektifitas dalam
menjalankan tugas yang dibebankannya dapat tercapai baik.
Pelatihan tenaga dosen dan admininstrasi pada Fakultas Kedokterandapat diikuti
bersamaan dengan program Universitas (cq Bagian Kepegawaian BAUK) atau yang
dilaksanakan oleh internal Pascasarjana maupun yang diadakan oleh masing-masing
Program Studi/Unit Kerja terkait.
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 15 dari 18 Tgl Terbit :

7.3.5. Penilaian Pegawai

Merupakan kegiatan yang dilaksanakan untuk mengetahui sejauhmana kemampuan
dosen dan pegawai adaministrasi dalam melaksanakan tugas. Kegiatan penilaian
terhadap prestasi dosen dan pegawai administrasi ini diwujudkan dalam DP3 (Daftar
Penilaian Pelaksanaan Tugas) yang bertujuan untuk mengetahui sejauhmana dosen dan
pegawai dilingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Udayana melaksanakan tugas
kelembagaan yang meliputi antara lain : kesetiaan, prestasi kerja, tanggung jawab,
ketaatan, kejujuran, kerjasama, prakarsa, kepemimpinan (tersedia dalam format yang
telah ditentukan). Penialian ini dilakukan sekali dalam setahun dilaksanakan setiap akhir
tahun.

7.3.6. Pengadaan Barang/Jasa melalui BAUK

Prosedur disusun untuk mengatur proses pembelian barang dilakukan sesuai dengan
persyaratan yang ada.
Fakultas Kedokteran Udayana tidak memiliki wewenang melakukan pengadaan barang
yang masuk kelompok investaris, sehingga pengadaannya dilakukan melalui Biro
Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Unud, termasuk proses seleksi dan evaluasi
suppliernya.

7.3.7. Pemeliharaan dan Perbaikan Alat/Barang

Bertujuan untuk memaksimalkan kondisi suatu peralatan dan barang agar tetap dapat
dioperasikan sesuai dengan fungsi penggunaannya dalam waktu yang ditentukan.
Mencakup pemeliharaan dan perbaikan semua peralatan/barang milik/kekayaan sebagai
barang inventaris yang dipergunakan di lingkungan Fakultas Kedokteran sebagai
penunjang pelaksanaan tugas kegiatan sehari-hari. Pemeliharaan dan Perbaikan
Alat/Barang ini dilaksanakan oleh masing-masing penanggung jawab ruangan dengan
berkoordinasi urusan Perlengkapan Pascasarjana.

7.3.8. Pengelolaan Persuratan

Bertujuan untuk meningkatkan layanan dan memberikan kemudahan di bidang
administrasi surat masuk dan surat keluar
Mencakup tata cara penanganan surat-surat yang masuk ke Program Pescasarjana dan
yang dikirim ke luar.

7.3.9. Pemeliharaan Kebersihan

Bertujuan untuk menjaga kebersihan dan kenyamanan di lingkungan Fakultas
Kedokteran Unud.
Mencakup pemeliharaan kebersihan semua tempat yang berada di lingkungan Fakultas
Kedokteran Unud, termasuk ruang kuliah yang ada di luar gedung pascasarjana,
halaman parkir dan taman.

7.3.10. Pemeliharaan Keamanan

Pemeliharaan keamanan di lingkungan gedung pascasarjana dan halaman parkir
dilaksanakan oleh satuan pengaman yang secara struktur ada dibawah kasubag
perlengkapan FK Unud. Pemeliharaan keamanan dilingkungan FK Unud dikendalikan
dengan prosedur mutu pelaksanaan pengamanan yang bertujuan agar mekanisme
pemeliharaan keamanan berjalan secara maksimal dan lancar.

7.3.11. Kerjasama dan Kemitraan

Untuk menentukan/mendapatkan/memperoleh mitra kerja dalam menunjang kegiatan
pendidikan dan mempermudah akses lulusan memperoleh pekerjaan.
Kegiatan meliputi pendataan calon mitra, telaah calon mitra, penyiapan desain,
penyusunan draft kerjasama dan kemitraan.
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 16 dari 18 Tgl Terbit :

Mitra adalah relasi yang bersedia bekerjasama dalam mendukung dan melaksanakan Tri
Dharma Perguruan Tinggi bagi Civitas Akademika Fakultas Kedokteran.
Kemitraan adalah kerjasama yang saling menguntungkan antara yang satu dengan yang
lain.

7.1. Proses Peningkatan Mutu

Proses Peningkatan Mutu dilakukan untuk mengukur dan meninjau etektifitas dari penerapan
Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk
melakukan peningkatan kinerja Fakultas Kedokteran Universitas Udayana Denpasar dengan
menggunakan proses-proses yang ada. Proses ini meliputi kegiatan Audit Mutu Internal,
Tinjauan Manajemen, Analisis Data, Pengukuran Kepuasan Pelanggan, Penanganan Keluhan
Pelanggan serta Tindakan Koreksi dan Pencegahan.

7.4.1. Audit Mutu Internal

Audit Mutu Internal dilaksanakan secara periodik sesuai dengan Jadwal Audit yang dibuat
oleh Wakil Manajemen Mutu. Pelaksanaan audit akan dilakukan oleh personal yang
terlatih dan independen yang akan ditunjuk oleh pihak Manajemen.
Hasil temuan Audit Mutu Internal dicatatkan dalam Laporan Hasil Audit berikut tindakan
koreksi yang akan dilakukan. Tindakan Koreksi yang dilakukan akan diperiksa efektifitas
pelaksanaannya dan dicatatkan pada Laporan Audit yang sama. Laporan Hasil Audit ini
akan disimpan oleh Wakil Manajernen Mutu dan digunakan dalam Tinjauan Manajemen.

7.4.2. Tinjauan Manajemen

Tinjauan Manajemen dilakukan secara periodik dalam satu periode untuk mengetahui
penerapan dan efektifitas Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan. Tinjauan Manajemen
dipimpin oleh Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Udayana dan dihadiri oleh Wakil
Manajemen Mutu, para Ketua Program Studi, Sekretaris Program Studi, Kepala Tata
Usaha, dan pihak lain yang diperlukan.
Tinjauan Manajemen akan membahas masalah-masalah yang sesuai dengan agenda
yang ditetapkan. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan
menyimpan catatan hasil tinjauan manajemen.

7.4.3. Tindakan Koreksi dan Pencegahan

Tindakan koreksi dan pencegahan dilakukan untuk menyelesaikan masalah/potensi
masalah yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu. Temuan Hasil Internal
Audit, adanya Keluhan Pelanggan dan terjadinya Ketidaksesuaian Layanan akan
dilakukan koreksi mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
Masalah/potensi masalah yang terjadi selain dari ketiga hal tersebut diatas akan ditindak
lanjuti dengan mencatat masalah/potensi masalah yang terjadi dari pada Lembar
Tindakan Koreksi/Pencegahan oleh personal yang menentukannya dan menyerahkan
kepada Wakil Manajemen Mutu untuk ditinjau dan dilakukan tindak lanjut penanganan
masalahnya.
Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk menganalisa penyebab terjadinya
masalah dan melakukan koordinasi untuk melaksanakan tindakan yang diperlukan. Hasil
analisa dan tindakan yang akan dijalankan akan dicatat dan didistribusikan kepada pihak
yang terkait.
Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk memastikan tindakan yang dilakukan
telah berjalan dengan efektif dan tepat waktu. Penerapan tindakan koreksi dan
pencegahan memungkinkan dilakukannya perubahan di dalam Sistem Manajemen Mutu
yang diterapkan.
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 17 dari 18 Tgl Terbit :

7.4.4. Pengendalian Layanan Tidak Sesuai

Bertujuan untuk mengatur tata kerja proses pengendalian tidak sesuai yang berkaitan
dengan kejadian-kejadian di Fakultas Kedokteran Universitas Udayana yang tidak
diharapkan mencakup Mahasiswa dan Dosen, Layanan Bimbingan Akademik,
Mahasiswa tidak Registrasi Ulang (tanpa cuti akademik), Mahasiswa yang melebihi
Batas Studi, Mahasiswa Demontrasi, Kehilangan sesuatu di lingkungan
kampusPascasarjana, Nilai dan Indek Prestasi Mahasiswa (IPK) tidak mencapai Kriteria
Ketuntasan Minimal, Dosen Terlambat, Dosen Tidak Hadir, Dosen bermasalah dengan
Mahasiswa, dan Ketidaksiapan Alat Bantu Ajar, serta Ketidakcukupan Ruang
Perkuliahan, dan lain-lain.

7.4.5. Pengukuran Kepuasan Pelanggan

Melakukan pengukuran terhadap pendapat pelanggan untuk mengetahui tingkat
kepuasan pelanggan/mahasiswa dan kinerja sistem Manajemen Mutu yang dijalankan,
yang mencakup kegiatan survei terhadap pelanggan/ mahasiswa dan menganalisis hasil
survei tersebut.
Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk memastikan dilakukannya analisis
terhadap data hasil pengukuran yang telah ditetapkan pada masing-masing Program
Studi dan Tata Usaha, dengan didukung penggunaan metode statistik yang telah
ditentukan.
Kegiatan ini dilakukan dengan menggunakan metode yang telah ditetapkan. Hasil
pengukuran kemudian dianalisa dan didistribusikan kepada pihak yang terkait untuk
ditindaklanjuti sesuai dengan aturan yang berlaku.

7.4.6. Penanganan Keluhan Pelanggan

Bertujuan untuk memastikan dilakukannya tindakan penanganan atas keluhan pelanggan
yang diterima dengan cepat dan tepat untuk memenuhi kepuasan
pelanggan/mahasiswa.Meliputi penerimaan, peninjauan dan penanganan keluhan yang
diterima, baik dari mahasiswa, orang tua maupun masyarakat pengguna jasa Fakultas
Kedokteran Universitas Udayana.
Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan penanganan
keluhan pelanggan yang diterima. Keluhan pelanggan dicatat dalam Lembar Keluhan
Pelanggan dan diserahkan kepada pihak yang terkait untuk dilakukan tindak lanjut yang
diperlukan. Tindak lanjut yang dilakukan harus dipastikan telah menyelesaikan masalah
yang terjadi.
 MANUAL MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS UDAYANA
Kode Dokumen : MM-WMM-001 Revisi No. :0 Halaman : 18 dari 18 Tgl Terbit :

8. MATRIKS KESESUAIAN DENGAN STANDAR ISO 9001:2008

PERSYARATAN ISO 9001 MANUAL MUTU DOKUMEN

4 Sistem Manajemen Mutu

Semua Semua
4.1 Persyaratan Umum
7.3.1, 7.3.2 P-WMM-001
4.2 Persyaratan Dokumentasi
P-WMM-002
5 Tanggung Jawab Manajemen
6.1 MM-WMM-001
5.1 Komitmen Manajemen
6.1 MM-WMM-001
5.2 Fokus Pelanggan
5.1, 5.2 MM-001 & MM-002
5.3 Kebijakan Mutu
3.4, 7, 5.3, 5.4 MM-004 & MM-005
5.4 Perencanaan
6.3, 6.4, 6.5 MM-003 & MM-008
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang & Komunikasi
7.4.2 P-WMM-004
5.6 Tinjauan Manajemen
6 Manajemen Sumber Daya
6.2 P-TUS-004
6.1 Penyediaan Sumber Daya
7.3.3.,7.3.4., 7.3.5. P-TUS-001, 002, 003
6.2 Sumber Daya Manusia
6.2 P-TUS-005
6.3 Infrastruktur
6.2 P-TUS-005
6.4 Lingkungan Kerja
7 Realisasi Produk
7.1 MM-004
7.1 Perencanaan Realisasi Produk
7.2.1 s/d 7.2.10 P-PRO-001 s/d P-PRO-036
7.2 Proses Yang Berhubungan Dg Pelanggan
7.2.3, P-PRO-003
7.3 Disain dan Pengembangan
7.3.7, 7.3.8 P-PRO-002
7.4 Pembelian
P-TUS-004
7.2.8, 7.2.9 P-PRO-004 s/d 006
7.5 Penyediaan Produksi dan Pelayanan
P-PRP-009 s/d 013
P-PRO-015 s/d 020
P-PRO-024, 026, 031
P-PRO-033, 035
7.2.10, 7.2.11 P-PRO-008, 014, 029, 032, 034
7.6 Pengendalian Alat Monitor dan Ukur
7.2.8, 7.2.9, 7.2.15 P-PR0-3, P-PR0-15, P-PR0-31
8 Pengukuran, Analisa dan Peningkatan
8.1 Umum 7.4
7.4.1, 7.4.5 P-WMM-003& 007
8.2 Pengukuran dan Pengawasan
P-PRO-008, 014, 029, 032, 034
7.2.26 WMM-009.
8.3 Pengendalian Produk Yang Tidak Seusai
7.4.5 P-WMM-004 & 007
8.4 Analisis Data
7.4.3 P-WMM-005
8.5 Peningkatan