Aturan, Cara dan Contoh Membuat Nomor, Lampiran dan

Perihal dalam Surat Resmi Kedinasan

Dalam Surat Resmi atau Surat Formal terdapat beberapa bagian yang harus diketahui antara
lain adalah: Kop Surat, Pendahuluan, Isi dan Penutup. Kali ini kita bahas bagaimana cara dan
contoh dari ; NOMOR, LAMPIRAN dan PERIHAL pada Surat Resmi / Kedinasan.
Pada bagian awal surat (dibawah Kop dan Alamat) selalu kita melihat tiga - empat baris
berupa Nomor; Lampiran; (Kadang-kadang juga SIFAT) dan Perihal, contohnya seperti di
bawah ini:

-----------------------------------------
Nomor :
Lampiran :
Perihal :

Sekarang kita bahas mulai dari sistem peNOMORan. Setiap institusi atau organisasi berhak
membuat sistem / aturan penomoran surat dimana ssistem tersebut bebas dilakukan sepanjang
tidak keluar dari aturan umum sistem penomoran surat, berupa kode angka / huruf dan
singkatan-singkatan. Contoh:

Nomor : A.001/Pan-Pel/RBA/VI/2014
Artinya:
A = kode untuk surat internal (misalnya surat undangan untuk anggota, surat apapun yang
berkaitan dengan anggota organisasi / jaringan dalam institusi). Sehingga kode "B" berarti
kode surat untuk pihak luar organisasi. Maka boleh juga memberikan kode C untuk Jenis
Surat Tugas dan Surat Keterangan lainnya.

001 = Artinya nomor seri surat itu dikeluarkan, misalnya dalam suatu kegiatan surat pertama
yang dikeluarkan untuk internal lembaga khusus di kegiatan tersebut adalah 001, maka kalau
ada surat susulan otomatis menjadi 002.

Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara /
kegiatan. BilaBagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada:
Kongres; Musda; Rapat; Prop; dll

RBA = Identitas organisasi / institusi

VI = Bulan ketika surat itu dikeluarkan, umumnya di tulis dalam angka romawi

2014 = Tahun surat itu di keluarkan

-----------------------------
Lampiran artinya surat tersebut apakah ada lampiran. Misalnya:

Lampiran : 1 Lembar = jumlah lampirannya 1 lembar

Lampiran : 1 Jilid Proposal = surat tersebut terdapat 1 jilid lampiran proposal

Perihal : Apa perihal dari surat tersebut? Misalnya:

Perihal : Undangan; Rapat; Koordinasi; Evaluasi; Laporan; Sosialisasi; Klarifikasi dst
Bisa juga perihalnya lebih spesifik misalnya: Permohonan Dispensasi Biaya Kuliah;
Permohonan Penundaan Pembayaran; Sosialisasi Persiapan Pelaksanaan UN (yang penting
jangan panjang-panjang :) Okey

------------------
Sering juga ada tambahan SIFAT, misalnya
Nomor :
Lampiran:
Perihal:
Sifat : Penting
Artinya surat tersebut dirasa penting; atau bisa ditulis Istimewa; Mendesak; Biasa; dst

Demikian cara dan contoh sistem penomoran surat formal yang umumnya digunakan di
dalam tata cara surat - menyurat di Indonesia.