1

INISIASI KEDUA:
ANALISIS & DESAIN JABATAN

Saudara mahasiswa, salah satu fungsi dan aktivitas manajemen sumber daya manusia
adalah kegiatan analisis dan desain jabatan. Analisis & desain jabatan merupakan suatu
studi tentang jabatan yang akan menghasilkan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.
Hasil analisis & desain jabatan ini (bersama-sama dengan hasil analisis beban kerja) akan
dimanfaatkan dalam melakukan perencanaan SDM. Selanjutnya, hasil dari perencanaan
SDM akan menjadi menjadi dasar bagi program perekrutan dan seleksi calon karyawan.

Pada inisiasi ke 2 ini kita akan membahas topik analisis dan desain jabatan.

Saudara mahasiswa, setelah mengikuti inisiasi ke 2 ini secara umum Anda diharapkan
dapat menjelaskan mengenai pengertian analisis &desain jabatan termasuk di dalamnya
langkah-langkah proses analisis jabatan. Secara khusus setelah mengikuti inisiasi ke 2
ini Anda diharapkan dapat menjelaskan:
1. pengertian analisis jabatan;
2. langkah-langkah analisis jabatan; dan
3. desain jabatan.

Analisis Jabatan
Apa itu analisis jabatan?
Menurut Ivancevich (1992) analisis jabatan adalah suatu proses pengumpulan,
penganalisisan, dan pensintesisan informasi mengenai jabatan. Sedangkan menurut Byars
dan Rue (1997), analisis jabatan adalah proses penentuan dan pelaporan sehubungan
dengan informasi yang berkaitan dengan sifat dasar suatu jabatan tertentu. Dari dua
definisi tersebut dapat dipahami sebagai berikut. Proses penentuan dan pelaporan,
sebagaimana dikemukakan oleh Byars dan Rue, pada dasarnya baru dapat dilakukan
setelah dilakukan proses pengumpulan, penganalisisan, dan pensintesisan informasi
mengenai jabatan, baik melalui observasi maupun kajian-kajian. Proses ini akan
menentukan tugas dan kewajiban pemegang jabatan yaitu terdiri dari pekerjaan, keahlian,
pengetahuan, kemampuan, dan tanggung jawab, yang harus dipenuhi agar dapat
melaksanakan jabatan secara sukses. Dengan kata lain, analisis jabatan adalah prosedur
menentukan tugas dan kewajiban suatu posisi serta karakteristik orang yang dapat
memegang posisi tersebut. Analisis ini akan menghasilkan informasi mengenai tuntutan
dari suatu jabatan. Informasi tersebut selanjutnya digunakan untuk mengembangkan
deskripsi jabatan (job description), yaitu suatu daftar mengenai apa yang harus dilakukan
oleh suatu jabatan dan spesifikasi jabatan (job specification), yaitu orang seperti apa yang
dapat memegang jabatan tersebut dengan sukses. Spesifikasi jabatan menetapkan
persyaratan minimal orang yang akan memangku jabatan agar dapat melaksanakan tugas
dengan sukses. Berdasarkan spesifikasi jabatan itu muncul persyaratan yang harus
dipenuhi oleh calon karyawan (pelamar).
 2

Bagaimana langkah-langkah analisis jabatan?

Menurut Bernardin dan Russell (1998), langkah-langkah pokok pelaksanaan analisis
jabatan adalah pertama, menentukan tugas, aktivitas, perilaku atau kewajiban utama
yang harus dilaksanakan pada jabatan tertentu. Kedua, mengidentifikasi pengetahuan,
kemampuan, keahlian, dan karakteristik lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan
tugas. Pengetahuan mengacu pada suatu kelompok informasi yang terorganisasi,
umumnya berdasarkan fakta-fakta atau prosedural yang diterapkan secara langsung pada
kinerja fungsional. Kemampuan mengacu pada unjuk kompetensi untuk melakukan suatu
perilaku yang nampak atau suatu perilaku yang menghasilkan suatu produk yang nampak.
Sebagai contoh, petugas polisi dituntut untuk memiliki kemampuan fisik untuk menahan
dan memeriksa tersangka atau kemampuan kognitif untuk memahami dan menyelesaikan
suatu bentuk penahanan. Keahlian merupakan suatu kompetensi untuk melaksanakan
suatu pembelajaran, tindakan psikomotorik dan dapat pula mencakup manipulasi data
manual, verbal atau mental. Dalam contoh polisi di atas, mereka harus menunjukkan
suatu kemampuan menyetir atau kemampuan mengoperasikan dan memelihara senjata
dengan layak. Sedangkan karakteristik lain mencakup faktor kepribadian (sikap), bakat
atau sifat fisik dan mental yang diperlukan untuk melaksanakan jabatan. Secara lebih
detail Ivancevich (1992), menjelaskan langkah-langkah analisis jabatan sebagaimana
nampak pada gambar1, yang meliputi enam langkah.
Pengetahuan dan data yang dikumpulkan dari langkah 1 hingga langkah 6 digunakan
sebagai dasar bagi setiap aktivitas manajemen sumber daya manusia lainnya, seperti
rekrutmen, seleksi, pelatihan, evaluasi kinerja, dan kompensasi. Disamping juga
digunakan sebagai masukan bagi pendesainan dan pendesainan ulang jabatan. Analisis
jabatan memberikan informasi yang diperlukan untuk mengorganisasi pekerjaan dengan
tujuan agar karyawan dapat menjadi produktif dan puas. Akhirnya, informasi dari
analisis jabatan dapat digunakan dalam suatu evaluasi tindak lanjut organisasi
terhadap usaha pendesainan jabatan. Pada tahap ini penting bagi organisasi untuk
mengevaluasi usahanya dan menentukan apakah tujuan produktivitas dan kepuasan sudah
benar-benar tercapai.
 3

Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4 Langkah 5 Langkah 6

Menguji organi- Menentukan Memilih Mengumpulkan Menyiapkan Menyiapkan
sasi secara bagaimana jabatan yang data dengan deskripsi spesifikasi
keseluruhan informasi analisis akan dianalisis menggunakan jabatan jabatan
dan kesesuaian jabatan akan teknik analisis
masing-masing digunakan jabatan yang
jabatan diterima

Menggunakan informasi dari

langkah 1hingga 6 untuk:

- Desain jabatan dan perencanaan

- Rekrutmen, seleksi & pelatihan
- Evaluasi kinerja
- Kompensasi dan kesejahteraan
- Pemenuhan peluang kerja yang
adil
- Tindak lanjut evaluasi

Gambar 1

Langkah-Langkah Proses Analisis Jabatan dan Hubungannya dengan MSDM serta

Desain Jabatan
Sumber: Ivancevich, J.M., 1992, Human Resource Management: Foundations of Personnel, 5th Edition,
Boston, Richard D. Irwin, Inc.

Desain Jabatan
Apa itu desain jabatan?
Menurut Byars dan Rue (1997) desain jabatan adalah proses penstrukturan pekerjaan dan
pendesainan aktivitas pekerjaan seorang individu atau sekelompok individu yang spesifik
untuk mencapai tujuan organisasional tertentu. Pendesainan jabatan meliputi pembuatan
keputusan, seperti untuk siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana jabatan
akan dilaksanakan.
Secara umum proses desain jabatan dibagi dalam tiga fase:
Fase 1. Spesifikasi tugas individu: kenapa tugas yang berbeda harus dilaksanakan?
Fase 2. Spesifikasi metode pelaksanaan masing-masing tugas: khususnya, bagaimana
masing-masing tugas akan dilaksanakan?
Fase 3. Kombinasi tugas individu dalam jabatan khusus untuk diserahkan kepada
individu: bagaimana tugas-tugas yang berbeda akan dikelompokkan untuk
membentuk jabatan?

Fase 1 dan 3 menentukan isi jabatan, sedangkan fase 2 mengindikasikan mengenai

bagaimana jabatan dilaksanakan secara tepat dan akurat. Secara keseluruhan tujuan
desain jabatan adalah mengembangkan pembagian kerja yang sesuai dengan tuntutan
organisasi dan teknologi serta dapat memberikan kepuasan terhadap kebutuhan personel
 4

dan individu pemegang jabatan. Artinya, keberhasilan desain jabatan digunakan untuk
menyeimbangkan tuntutan organisasi dan kebutuhan individu pemegang jabatan.
Desain jabatan dilakukan setelah dilaksanakan deskripsi jabatan secara baik dan
tersedianya spesifikasi jabatan. Informasi yang diperoleh dari deskripsi jabatan dan
spesifikasi jabatan sangat bermanfaat untuk penstrukturan elemen-elemen jabatan,
kewajiban, dan tugas dalam suatu cara yang akan membantu mencapai kinerja dan
kepuasan yang optimal.
Menurut Ivancevich (1992), perspektif pada desain pekerjaan dapat diklasifikasikan
dalam empat kategori utama, yaitu pendekatan motorik/perseptual, pendekatan biologis,
pendekatan mekanistik, dan pendekatan motivasional. Baik pendekatan
motorik/perseptual maupun pendekatan biologis memiliki akar pada rekayasa faktor
manusia. Fokus utamanya pada integrasi sistem mesin-manusia, seperti menekankan pada
desain peralatan dan kesesuaian yang layak antara mesin dan operatornya. Sedangkan
pendekatan mekanistik dan pendekatan motivasional lebih menyoroti keseimbangan
potensial yang selalu harus dibuat oleh organisasi ketika membuat keputusan desain
jabatan. Pendekatan mekanistik telah dicontohkan dengan sangat bagus oleh manajemen
saintifik Taylor dan pendekatan motivasional oleh pengayaan jabatan.

Demikian sekilas, materi tutorial online minggu ke 2. Untuk lebih detailnya, silakan
Anda membaca buku materi pokok atau buku teks Manajemen SDM.

Salam

Tutor