Halaman
Topik 1.
Pengertian Aplikasi Perangkat Lunak ................................................................ 3
Latihan ....……………………………………………................................................................ 19
Ringkasan ..…………………………………………................................................................. 19
Tes 1 ..……………………………..……............................................................................... 19
Topik 2.
Jenis Aplikasi Perangkat Lunak di Sarana Pelayanan Kesehatan ....................... 21
Latihan ....……………………………………………................................................................ 31
Ringkasan ..…………………………………………................................................................. 31
Tes 2 ..……………………………..……............................................................................... 32
Topik 1.
Aplikasi Perangkat Lunak Untuk Registrasi Pasien di Puskesmas ..................... 39
Latihan ....……………………………………………................................................................ 46
Ringkasan ..…………………………………………................................................................. 46
Tes 1 ..……………………………..……............................................................................... 47
Topik 1.
Distribusi Berkas Rekam Medis ........................................................................ 70
Latihan ....……………………………………………................................................................ 80
Ringkasan ..…………………………………………................................................................. 80
Tes 1 ..……………………………..……............................................................................... 81
Topik 2.
Pengembalian Berkas Rekam Medis ............................................................... 82
Latihan ....……………………………………………................................................................ 89
Ringkasan ..…………………………………………................................................................. 89
Tes 2 ..……………………………..……............................................................................... 89
Topik 3.
Telusur Berkas Rekam Medis ............................................................................ 91
Latihan ....……………………………………………................................................................ 93
Ringkasan ..…………………………………………................................................................. 94
Tes 3 ..……………………………..……............................................................................... 94
Topik 1.
Aplikasi Analisis Kuantitatif Rekam Medis ...................................................... 101
Latihan ....……………………………………………................................................................ 111
Ringkasan ..…………………………………………................................................................. 112
Tes 1 ..……………………………..……............................................................................... 112
Topik 2.
Aplikasi Analisis Kualitatif Rekam Medis .......................................................... 114
Latihan ....……………………………………………................................................................ 123
Ringkasan ..…………………………………………................................................................. 124
Tes 2 ..……………………………..……............................................................................... 124
Topik 1.
Claim/Reimbursement di Rumah Sakit ............................................................ 131
Latihan ....……………………………………………................................................................ 138
Ringkasan ..…………………………………………................................................................. 139
Tes 1 ..……………………………..……............................................................................... 139
Topik 2.
Claim/Reimbursement di Puskesmas ............................................................... 141
Latihan ....……………………………………………................................................................ 156
Ringkasan ..…………………………………………................................................................. 157
Tes 2 ..……………………………..……............................................................................... 157
BAB VI: APLIKASI PERANGKAT LUNAK PELAPORAN DATA KESEHATAN ............. 163
Topik 1.
Pelaporan Data Kesehatan di Rumah Sakit ...................................................... 165
Latihan ....……………………………………………................................................................ 190
Ringkasan ..…………………………………………................................................................. 190
Tes 2 ..……………………………..……............................................................................... 190
Topik 2.
Pelaporan Data Kesehatan di Puskesmas ........................................................ 192
Latihan ....……………………………………………................................................................ 201
Ringkasan ..…………………………………………................................................................. 201
Tes 2 ..……………………………..……............................................................................... 201
Pendahuluan
P
engetahuan tentang aplikasi perangkat lunak sangat penting untuk menunjang
pekerjaan yang kita lakukan. Saat ini kita tidak dapat lepas dari penggunaan komputer
baik sebagai kebutuhan maupun sebagai kewajiban yang berakitan erat dengan
penyelesaian pekerjaan. Di sarana pelayanan kesehatan seperti puskesmas dan rumah sakit,
sering kita jumpai komputer yang digunakan oleh petugas untuk menginput, mengolah, dan
mencari data terkait kegiatan pelayanan disana.
Komputer terdiri atas perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan
manusia sebagai penggunanya (brainware). Perangkat keras seperti kita ketahui terdiri dari
berbagai macam piranti seperti CPU, monitor, keyboard, mouse, laptop, dan lain-lain.
Pada Bab 1 ini kita akan fokus untuk membahas perangkat lunak khususnya yang
digunakan di sarana pelayanan kesehatan seperti puskesmas dan rumah sakit.
P
erangkat lunak terdiri dari perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak
aplikasi dimana perangkat lunak aplikasi tidak dapat berjalan tanpa adanya perangkat
lunak sistem operasi.
Sistem operasi adalah perangkat lunak (software) yang merupakan penghubung antara
pengguna komputer (brainware) dengan perangkat keras komputer (hardware). Sebelum ada
sistem operasi, pengguna berinteraksi dengan perangkat keras menggunakan sinyal analog
dan digital tanpa disertai dengan tampilan antar muka seperti yang biasa kita gunakan seperti
sekarang. Sistem operasi mempermudah interaksi antara pengguna dengan komputer.
Pengertian sistem operasi secara umum ialah pengelola seluruh sumber-daya yang terdapat
pada sistem komputer dan menyediakan sekumpulan layanan (system calls) ke pemakai
sehingga memudahkan penggunaan dan pemanfaatan sumber-daya sistem komputer.
Setidaknya ada 3 (tiga) sistem operasi yang cukup dikenal dan banyak digunakan di
Indonesia yaitu Windows, Linux, dan Macintosh. Diantara ketiganya Windows merupakan
sistem operasi yang paling banyak digunakan di Indonesia.
1. Windows
Windows merupakan sistem operasi yang diproduksi oleh perusahaan Microsoft. Sistem
ini merupakan sistem operasi berbayar dan bersifat closed source. Penemu Windows untuk
pertama kalinya adalah dua orang yang saling bersahabat sejak kecil yaitu Bill Gates dan Paul
Allen. Sejak penemu Windows ini, Windows kini mengalami perkembangan dari versi yang
satu ke versi lainnya dengan kualitas yang semakin ditingkatkan. Sistem operasi Windows
merupakan pengembangan dari MS-DOS, sebuah sistem operasi berbasis modul teks dan
command-line atau CLI (Command Line Interface). Windows merupakan sistem operasi yang
menyediakan lingkungan berbasis grafis (Graphical User Interface (GUI)) dan kemampuan
multitasking.
a. Windows 1.0
Sistem operasi Windows 1.0 dikeluarkan pada tanggal 20 November 1985 dan
diresmikan pertama kali pada tanggal 10 November 1983 yang dijuluki dengan Windows
Graphic Environment 1.0. Windows 1.0 bukanlah sebuah sistem operasi yang lengkap, namun
b. Windows 2.0
Windows 2.0 mendapatkan keuntungan, karena dapat menggunakan prosesor terbaru
pada tahun itu, yaitu Intel 286 Prosesor, memory yang lebih besar, dan fitur komunikasi antar
aplikasi dengan menggunakan Dynamic Data Exchange (DDE). Dengan peningkatan dukungan
grafis, pengguna sekarang dapat mengatur besar kecil ukuran jendela dan penambahan
dukungan untuk keyboard sehingga dapat menggunakan Windows dengan hanya berbekal
keyboard dan juga dukungan keyboard shortcut. Windows 2.0 sendiri di luncurkan pada
tanggal 9 Desember 1987.
c. Windows 3.0
Windows 3.0 dirilis pada tanggal 22 Mei 1990. Windows 3.0 memiliki kemampuan
dukungan kartu grafis SVGA atau XGA dan juga icon. Microsoft menyediakan SDK (Software
Development Kit) sehingga para developer piranti lunak dapat mengembangkan aplikasi agar
mampu berjalan di Windows 3.0 ini. Sistem ini mengenalkan Virtual Device Driver yang
berguna untuk meminimalisasi ketergantungan setiap driver pada perangkat keras tertentu.
Sistem ini berevolusi menjadi Windows 3.1 yang mengenalkan fitur Multimedia dan True Type
Font. Sistem ini memudahkan pengguna karena adanya fitur Drag and Drop. Windows versi
3.0 ini berkembang menjadi Windows 3.11 yang mendukung aplikasi networking.
d. Windows 95
Windows 95 dirilis tanggal 24 Agustus 1995. Windows 95 sudah terintegrasi dengan 32-
bit TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) dan sudah mendukung jaringan
internet, dial-up networking, dan dukungan fitur plug and play, dimana kita bisa menginstall
device dengan hanya mencolokan kabel hardware-nya. Versi 32 bit dari Windows 95 terdapat
peningkatan kapabilitas multiedia, fitur yang lebih kaya untuk mobile computing, dan
networking yang sudah diintegrasikan.
e. Windows 98
Pada 25 Juni 1998, Microsoft merilis Windows 98 yang merupakan revisi minor terhadap
Windows 95. Secara umum Windows 98 jauh lebih stabil dan dapat diandalkan dibandingkan
dengan pendahulunya, Windows 95. Windows 98 mencakup banyak driver perangkat keras
baru dan dukungan sistem berkas FAT32 yang lebih baik yang mengizinkan partisi untuk
memiliki kapasitas yang lebih besar dari 2 gigabyte, sebuah batasan yang terdapat di dalam
Windows 95. Dukungan USB di dalam Windows 98 pun juga jauh lebih baik dibandingkan
dengan pendahulunya.
f. Windows 2000
Windows 2000 termasuk ke dalam keluarga Windows NT. Dirilis pada 17 Februari 2000,
Windows 2000 ini khusus dibuat untuk kalangan bisnis. Ada versi Professional, Server,
Advanced Server dan Datacenter Server. Untuk pengguna rumahan, Windows merilis
Windows ME beberapa bulan kemudian. Fitur-fitur baru yang diadopsi dari Windows 98 juga
ditanamkan di dalamnya, seperti Device Manager yang telah ditingkatkan dengan
menggunakan Microsoft Management Console, Windows Media Player, dan DirectX 6.1 yang
memungkinkan sistem operasi berbasis kernel Windows NT untuk menjalankan game.
h. Windows XP
Pada tahun 2001, Microsoft memperkenalkan Windows XP yang memiliki nama kode
“Whistler” selama pengembangan. Akhirnya setelah merilis beberapa versi Windows berbasis
Windows 9x dan NT, Microsoft berhasil menyatukan kedua jajaran produk tersebut. Windows
XP menggunakan kernel Windows NT 5.1, sehingga menjadikan kernel Windows NT yang
terkenal dengan kestabilannya memasuki pasar konsumen rumahan untuk menggantikan
produk Windows 9x yang berbasis 16/32-bit yang sudah menua. Windows XP merupakan versi
sistem operasi Windows yang paling lama paling tidak hingga saat ini karena memang berkisar
dari tahun 2001 hingga tahun 2007 saat Windows Vista dirilis ke konsumen. Jajaran sistem
operasi Windows XP akhirnya diteruskan oleh Windows Vista pada 30 Januari 2007.
i. Windows Vista
Tanggal 30 November 2006, Microsoft meluncurkan versi baru Windows untuk
pengguna rumahan dan kalangan bisnis pada tanggal 30 Januari 2007 dengan nama Windows
Vista. Fitur-fitur pada Windows Vista perubahannya boleh dikatakan radikal, terutama pada
bagian user-interface. Kemampuan sekuritas juga ditambahkan oleh Microsoft, sehingga
Microsoft megklaim versi terbarunya ini lebih stabil,aman, dan memanjakan pengguna
komputer. Edisi Windows Vista terdiri dari Windows Vista Starter, Windows Vista Home Basic,
Windows Vista Home Premium, Windows Vista Business, Windows Vista Enterprise, dan
Windows Vista Ultimate.
j. Windows 7
Rilis selanjutnya setelah Windows Vista adalah Windows 7, yang sebelumnya dikenal
dengan sebutan Blackcomb dan Vienna. Saat pertama kali dirilis, Windows ini memiliki kernel
NT versi 6.1 build 7600 yaitu perbaikan dari Windows Vista dimana saat rilis pertama memiliki
kernel NT 6.0 build 6000. Windows 7 yang dirilis pada tanggal 22 Oktober 2009 ini memiliki
keamanan dan fitur yang baru serta dibekali dengan Windows Media Player 12 dan Internet
Explorer 8. Beberapa fitur yang unik adalah Sidebar yang berganti nama menjadi Gadget dan
bebas ditaruh kemana-mana pada desktop tidak seperti Sidebar yang hanya bisa diletakkan di
tempat tertentu. Fitur itu membuat Windows 7 menjadi menarik.
k. Windows 8
Windows 8 adalah versi selanjutnya dari Microsoft Windows, serangkaian sistem operasi
yang diproduksi oleh Microsoft untuk digunakan pada komputer pribadi, termasuk komputer
rumah dan bisnis, laptop, netbook, tablet PC, server, dan PC multimedia. Salah satu metode
untuk mencapai hal tersebut adalah dengan mengurangi beban pemakaian RAM di dalam
sistem operasi. Penghematan penggunaan RAM di Windows 8 dipastikan dapat secara
signifikan memperpanjang penggunaan PC yang memakai baterai seperti laptop ataupun
tablet PC karena RAM merupakan salah satu komponen di komputer yang paling banyak
memakai arus listrik.
l. Windows 10
Micorosoft sengaja tidak mengeluarkan versi windows 9 karena dikhawatirkan para
pengguna akan menganggap windows 9 yang dipakai adalah windows 95 atau windows 98
karena berawalan 9. Karena itu Micorosoft langsung memproduksi windows 10 sebagai versi
terbaru dari sistem operasi windows yang menyempurnakan kekurangan pada Windows 8
yang banyak dikeluhkan pengguna. Windows 10 banyak digandrungi oleh masyarakat karena
tampilannya yang simpel, menarik, dan canggih.
2. Linux
Linux merupakan sistem operasi yang berbasis open source. Nama Linux sendiri
diturunkan dari pencipta awalnya, Linus Torvalds, dari Universitas Helsinki, Finlandia. Pada
tahun 1969, Ken Thompson dan Dennis Ritchie, para peneliti di AT&T Bell Laboratorium
Amerika, membuat sistem operasi UNIX yang merupakan cikal bakal dari Linux. UNIX
mendapatkan perhatian besar karena seluruh source code-nya dibuat dengan bahasa C
sehingga mempermudah pemindahannya ke berbagai platform.
Dalam waktu singkat UNIX berkembang dalam dua jalur yaitu UNIX yang dikembangkan
oleh Universitas Berkeley dan yang dikembangkan oleh AT&T. Setelah itu mulai banyak
perusahaan yang melibatkan diri dan terjadilah persaingan yang melibatkan banyak
perusahaan untuk memegang kontrol dalam bidang sistem operasi. Persaingan ini
menyebabkan perlu adanya standarisasi. Dari sini lahirlah proyek POSIX yang dimotori oleh
IEEE (The Institute of Electrical and Electronics Engineers) yang bertujuan untuk menetapkan
spesifikasi standar UNIX. Sejak saat itu muncul berbagai macam jenis UNIX dengan standar
yang telah disepakati bersama.
Salah satu jenis atau versi UNIX yang muncul adalah MINIX yang dibuat oleh A. S.
Tanenbaum untuk tujuan pendidikan. Source code MINIX inilah yang oleh Linus Torvalds,
seorang mahasiswa Universitas Helsinki pada waktu itu, dijadikan sebagai referensi untuk
membuat sistem operasi baru yang gratis dan source code-nya bisa diakses oleh umum. Sistem
Perangkat lunak aplikasi dibutuhkan agar komputer Anda dapat dimanfaatkan dan
digunakan untuk berbagai keperluan (Sobri dkk, 2017). Perangkat lunak aplikasi adalah
seluruh perintah yang digunakan untuk memproses informasi. Perangkat lunak aplikasi dapat
berupa program atau prosedur yang dijalankan melalui perangkat lunak sistem operasi seperti
yang sudah kita bahas di Topik 1.
Perangkat lunak aplikasi merupakan program yang dijalankan untuk melakukan fungsi
tertentu sesuai dengan kebutuhan penggunanya yang telah ditentukan pada awal pembuatan
program tersebut. Biasanya perangkat lunak aplikasi dibuat untuk kepentingan pengolahan
data. Beberapa yang kita kenal diantaranya perangkat lunak aplikasi perkantoran seperti
Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Powerpoint.
Dalam ranah kesehatan nanti kita akan mengenal istilah sistem informasi manajemen
kesehatan yang merupakan perangkat lunak untuk membantu proses pengumpulan,
pengolahan, dan pencarian kembali data kesehatan. Sistem informasi manajemen terdiri atas
tiga kata kunci, yaitu sistem, informasi, dan manajemen. Sistem informasi manajemen dapat
didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul
bersamasama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara
bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi
Latihan
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
Ringkasan
Tes 1
5) Versi sistem operasi berikut dapat diinstall dan digunakan di berbagai merk laptop,
kecuali ....
A. Sierra
B. Windows 10
C. Ubuntu
D. Fedora
T
erdapat beberapa aplikasi perangkat lunak yang khusus digunakan di sarana
pelayanan kesehatan untuk menunjang pekerjaan petugas khususnya perekam
medis dan informasi kesehatan. Aplikasi perangkat lunak tersebut menyesuaikan
dengan kebutuhan di masing-masing tingkatan sarana pelayanan kesehatan. Dalam modul ini
akan kita bahas beberapa jenis aplikasi perangkat lunak yang digunakan di puskesmas dan
rumah sakit.
1. P-Care
Salah satu software yang wajib digunakan puskesmas pada era Jaminan Kesehatan
Nasional adalah aplikasi primary care atau yang sering disebut dengan p-Care. Aplikasi p-Care
merupakan sistem informasi manajemen berbasis web yang dapat diakses melalu web
browser dengan alamat https://pcare.bpjs-kesehatan.go.id. Setiap puskesmas atau fasilitas
kesehatan primer akan mendapatkan akun dari BPJS berupa username dan password.
Jika proses login berhasil maka kita akan masuk ke halaman utama dari palikasi p-Care.
Setelah masuk halaman utama, kita dapat memeriksa data keanggotaan BPJS pasien karena
hanya pasien BPJS yang datanya dapat diinputkan ke dalam p-Care dan dilayani sebagai pasien
BPJS.
Secara umum p-Care berfungsi untuk memeriksa validitas keanggotaan BPJS seorang
pasien yang datang berobat ke puskesmas, menyimpan data pelayanan yang telah diberikan
kepada pasien BPJS, menerbitkan surat rujukan pasien ke fasilitas kesehatan tingkat lanjut
2. SIMPUS
SIMPUS merupakan kependekan dari Sistem Informasi Manajemen Puskesmas. SIMPUS
berfungsi mencatat dan menyimpan data pelayanan yang dilakukan puskesmas baik
pelayanan kepada pasien di dalam gedung maupun kegiatan pelayanan di luar gedung.
Terdapat banyak produk SIMPUS di pasaran sehingga sangat dimungkinkan aplikasi SIMPUS di
satu puskesmas akan berbeda dengan aplikasi SIMPUS di puskesmas lain, namun secara
umum prinsip penggunaannya sama.
Gambar 1.18. Contoh tampilan halaman utama salah satu versi SIMPUS
Secara umum SIMPUS digunakan mulai dari proses penerimaan pasien, input data sosial
dan registrasi pasien, input data pelayanan pasien berupa hasil pemeriksaan fisik, anamnese,
dan diagnosis hingga rekapitulasi laporan sesuai format yang telah ditentukan. Penggunaan
SIMPUS akan membatu petugas puskesmas dalam hal penyimpanan, pengolahan,
penelusuran, penyajian kembali, serta rekapitulasi data pelayanan.
3. SIHA
SIHA merupakan kependekan dari Sistem Informasi HAIV-AIDS dan IMS. SIHA
dikembangkan untuk mengatasi masalah ketidakakuratan data pada pelaporan data penderita
HIV-AIDS dan IMS. Dengan danya SIHA maka pelaporan data penderita HIV-AIDS dan IMS
dilakukan melalui satu pintu sehingga diharapkan tidak ada data yang saling tumpah tindih
satu sama lain. Seluruh informasi terkait kejadian HIV-AIDS dan IMS di Indonesia dapat dilihat
dan diperoleh melalui SIHA yang dapat diakses secara online melalui alamat
http://www.siha.depkes.go.id.
5. Epi Info
Epi Info adalah aplikasi yang digunakan untuk mengumpulkan dan mengolah data
epdiemiologi. Umumnya aplikasi ini digunakan oleh petugas surveilance epidemiologi di
puskesmas maupun dinas kesehatan. Epi Info terdiri atas beberapa fungsi utama yaitu
membuat form elektronik, menginput data pada form elektronik, melakukan analisis data,
menampilkan hasil analisis data dalam bentuk visual (grafik), serta menampilkan data dalam
bentuk peta epidemiologi.
Aplikasi Epi Info dikembangkan oleh Centers for Disease Control and Prevention. Aplikasi
Epi Info dapat di-download langsung gratis oleh siapa saja pada alamat
https://www.cdc.gov/epiinfo/support/downloads.html. Petunjuk penggunaan atau tutorial
Epi Info juga dapat diakses pada website tersebut.
Rumah sakit merupakan fasilitas kesehatan tingkat lanjut yang mengelola berbagai
sumber daya yang cukup kompleks. Penggunaan aplikasi perangkat lunak diperlukan untuk
membantu pihak manajemen rumah sakit dalam mengolah semua data pelayanan di rumah
sakit agar didapatkan informasi yang akurat secara cepat untuk mendukung proses
pengambilan keputusan. Aplikasi perangkat lunak juga digunakan untuk menunjang kegiatan
pelayanan terhadap pasien. Aplikasi perangkat lunak yang sering digunakan di rumah sakit
antara lain SIMRS, INA-CBGs dan SIRS Online.
1. SIMRS
SIMRS adalah kependekan dari Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. SIMRS
mengelola seluruh data pelayanan di rumah sakit. Berbagasi versi SIMRS juga banyak beredar
di pasaran sehingga SIMRS di satu rumah sakit juga bisa berbeda dengan SIM RS di rumah sakit
SIMRS GOS merupakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang cukup lengkap.
SIMRS GOS terdiri dari beberapa modul yang memfasilitasi:
a. Pendaftaran pasien
b. Pelayanan rawat jalan
c. Pelayanan rawat inap
d. Laboratorium dan radiologi
e. Apotek
f. Pembayaran
g. Kamar operasi
h. Rekam medis
i. Pelaporan internal
j. Pelaporan eksternal
Karena sifatnya yang free dan open source, SIMRS GOS cocok digunakan oleh rumah
sakit yang memiliki masalah keterbatasan dana dalam hal pengembangan sistem informasi
manajemen rumah sakit. Namun tetap dibutuhkan tenaga ahli yang memiliki pengalaman
dalam mengembangkan sistem informasi berbasis web sehingga dapat melakukan
2. INA-CBGs
Jika fasilitas kesehatan tingkat pertama seperti puskesmas menggunakan aplikasi p-care,
fasilitas kesehatan tingkat lanjut dalam hal ini rumah sakit menggunakan aplikasi INA-CBGs
kaitannya dengan implementasi jaminan kesehatan nasional. Aplikasi INA-CBGs berguna
untuk mencatat dan mengajukan klaim penggantian biaya pasien yang ditanggung oleh BPJS.
3. SIRS Online
SIRS Online adalah sebuah aplikasi berbasis web yang digunakan oleh rumah sakit untuk
melaksanakan pelaporan data kepada Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Aplikasi ini
dapat dikases secara online di alamat http://sirs.yankes.kemkes.go.id/sirs/. Petugas rumah
sakit dapat meng-upload data pelaporan dalam bentuk file microsoft excel sesuai dengan
format yang sudah ditentukan oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Format laporan yang harus di-upload rumah sakit pada aplikasi SIRS online terdiri dari
format RL1 samapi dengan RL5. Secara rinci format laporan tersebut terdiri dari:
a. RL1. Data Dasar Rumah Sakit
▪ RL1.1. Data Dasar Rumah Sakit
▪ RL1.2. Indikator Pelayanan Rumah Sakit
▪ RL1.3. Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap
b. RL2. Data Ketenagaan
c. RL3. Data Pelayanan
▪ RL3.1. Rawat Inap
▪ RL3.2. Rawat Darurat
▪ RL3.3. Gigi dan Mulut
▪ RL3.4. Kebidanan
▪ RL3.5. Perinatologi
▪ RL3.6. Pembedahan
▪ RL3.7. Radiologi
▪ RL3.8. Laboratorium
▪ RL3.9. Rehabilitasi Medik
▪ RL3.10. Pelayanan Khusus
Latihan
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
Ringkasan
Sarana pelayanan kesehatan seperti puskesmas dan rumah sakit memiliki berbagai jenis
aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk menunjang kegiatan pelayanan khususnya
yang digunakan oleh perekam medis dan informasi kesehatan. Aplikasi perangkat lunak yang
sering digunakan di puskesmas antara lain p-Care, SIMPUS, SIHA, dan Epi Info. Sedangkan
aplikasi perangkat lunak yang sering digunakan di rumah sakit antara lain SIMRS, INA-CBGs
dan SIRS Online.
2) Aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk menginput data HIV-AIDS dan IMS di
puskesmas adalah ….
A. SITT
B. SIHA
C. P-Care
D. SIMPUS
5) Aplikasi perangkat lunak yang digunakan rumah sakit untuk melakukan pelaporan data
kepada Kementerian Kesehatan adalah ….
A. SITT
B. SIMRS
C. INA-CBGS
D. SIRS Online
Tes 2
1) D
2) B
3) D
4) C
5) D
Pendahuluan
T
empat Penerimaan Pasien (TPP) merupakan gerbang pelayanan pertama di suatu
fasilitas pelayanan kesehatan (Budi, 2011). Pelayanan di TPP sangat mempengaruhi
presepsi pasien terhadap pelayanan di fasilitas pelayanan kesehatan. Kesan pertama
yang diterima pasien di TPP sangat mempengaruhi apakah pasien akan berkunjung kembali
ke fasilitas pelayanan kesehatan tersebut atau tidak.
Pelayanan di TPP harus didukung dengan sarana-prasarana pelayanan kesehatan,
kemampuan petugas rekam medis dalam melakukan komunikasi yang efektif, alur pasien dan
Standar Prosedur Operasional (SPO) yang jelas. Elemen-elemen pendukung tersebut harus
dipenuhi untuk memberikan pelayanan yang berfokus pada pasien dan patient safety. Sarana-
prasarana pelayanan kesehatan bisa berupa Alat Tulis Kantor (ATK), seperangkat komputer
dan koneksi internet, dan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang mumpuni.
SIMRS di bagian TPP akan dibahas lebih lanjut di bab ini.
Kemampuan komunikasi efektif sangat penting dimiliki oleh petugas TPP. Strategi
komunikasi dengan pasien dengan delapan langkah yaitu;
1. Perkenalkan diri kepada pasien
2. Menjelaskan apa yang akan terjadi selama komunikasi
3. Tunjukkan empati
4. Mendengar aktif
5. Mengenali dan mengintrepretasi bahasa non-verbal pasien
Sistem penerimaan pasien sendiri dibagi menjadi tiga sub sistem yaitu subsistem
penerimaan pasien rawat jalan, subsistem penerimaan pasien gawat darurat, dan subsistem
pasien penerimaan rawat inap (Budi, 2011).
Menurut Huffman (1994) pelayanan rawat jalan adalah pelayanan yang diberikan
kepada pasien yang tidak mendapatkan pelayanan rawat inap di fasilitas pelayanan
kesehatan. Langkah-langkah dalam penerimaan pasien sebaiknya tertulis dalam SPO.
Tempatkan SPO di tempat yang mudah dibaca oleh petugas. SPO inilah yang akan menjadi
pedoman petugas dalam memberikan pelayanan kepada pasien dan menjadi tolak ukur
pelayanan minimal yang diterima pasien.
Pasien gawat darurat merupakan pasien yang datang ke tempat penerimaan pasien
gawat darurat yang dibuka selama 24 jam pelayanan, pasien ditolong terlebih dahulu setelah
itu kemudian menyelesaikan administrasinya (Budi, 2011). Petugas TPP harus mengarahkan
pasien untuk ditolong terlebih dahulu. Pada proses administrasi, petugas TPP harus
memberikan penjelasan kepada keluarga pasien atau pasien tentang bagaimana BPJS bisa
dipakai berdasarkan keterangan gawat darurat dari dokter.
Penerimaan pasien rawat inap adalah penerimaan pasien untuk mendapatkan
pelayanan lanjutan setelah mendapatkan surat pengantar dirawat dari pihak yang berwenang
(Budi, 2011). Hal yang harus diperhatikan terutama untuk pasien BPJS adalah ruang kelas
perawatan harus sesuai dengan kelas iuran yang dibayarkan oleh peserta.
Alur pasien berobat di fasilitas pelayanan kesehatan mulai dari pasien datang ke bagian
tempat penerimaan pasien untuk mendaftar ke klinik atau pelayanan yang dituju. Setelah
berkas disiapkan oleh petugas penerimaan pasien, pasien akan mendapatkan pelayanan di
klinik. Tenaga medis akan menetapkan diagnosis untuk pasien dan pasien dinyatakan pulang
atau di rawat inap. Jika pasien diizinkan pulang, maka pasien dapat menuju ke bagian farmasi
untuk memesan obat. Untuk pengambilan obat bisa dilakukan setelah pasien membayar biaya
pelayanan dan obat, setelah itu pasien diijinkan untuk pulang. Bagi pasien yang membutuhkan
perawatan lebih lanjut (rawat inap), pasien akan dibuatkan surat pengantar dirawat yang akan
dibawa pasien untuk melakukan pendaftaran pasien rawat inap. Setelah selesai melakukan
pendaftaran di tempat penerimaan pasien rawat inap, pasien akan diantar ke bangsal oleh
perawat. Pasien mendapatkan perawatan dan obat-obatan di bangsal perawatan. Setelah
dinyatakan boleh pulang oleh dokter, keluarga pasien atau pasien mengurus administrasi dan
membayar biaya perawatan di kassa kemudian pasien diperbolehkan pulang.
A
plikasi perangkat lunak untuk registrasi pasien di puskesmas secara umum dapat
dibedakan sesuai dengan jenis pembayarannya. Khusus untuk pasien anggota
JKN, BPJS menyediakan perangkat lunak khusus untuk melakukan registrasi
pasien.
Gambar 2.3. Contoh peringatan jika nomor rekam medis telah digunakan sebelumnya
Khusus untuk pasien anggota JKN, BPJS telah menyediakan aplikasi perangkat lunak
khusus untuk pendaftaran pasien yaitu p-Care. Pada beberapa puskesmas masih terjadi
double entry antara SIMPUS dan p-Care untuk data pasien BPJS mengingat keduanya harus
terisi dengan data pelayanan pasien yang bersangkutan. Pada beberapa puskesmas yang lain,
p-Care sudah terintegrasi dengan SIMPUS sehingga cukup menginputkan data pada SIMPUS
dan data juga otomatis akan terinput ke database p-Care.
Misal nama pasien yang akan dicari adalah “astik” maka petugas cukup menuliskan kata
kunci tersebut pada kolom pencarian seperti pada Gambar 2.5. Jika pasien sudah pernah
terdaftar sebelumnya maka datanya akan muncul pada halaman hasil pencarian seperti pada
Gambar 2.6.
Setelah data pasien ditemukan, petugas cukup meng-klik tombol “registrasi” di sebelah
kanan data hasil pencarian sehingga kemudian muncul halaman pendaftaran pasien lama
seperti tampak pada Gambar 2.7. Perbedaan registrasi pasien umum dan pasien BPJS adalah
pada kolom isian cara bayar.
Jika pasien belum pernah terdaftar sebelumnya maka petugas dapat menggunakan
prosedur pendaftaran pasien baru. Seperti halnya pendaftaran pasien baru pada Gambar 2.2.,
harus diinputkan data sosial pasien secara lengkap untuk disimpan pada database SIMPUS.
Input data sosial pasien baru dapat dilihat juga pada Gambar 2.8. Gambar ini menggunakan
SIMPUS versi yang berbeda dengan yang ditampilkan pada Gambar 2.2.
Latihan
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
1) Jelaskan perbedaan pasien baru dan pasien lama dalam konteks registrasi pasien!
2) Sebutkan langkah registrasi pasien menggunakan SIMPUS!
3) Sebutkan langkah registrasi pasien menggunakan p-Care!
Ringkasan
Secara umum di puskesmas digunakan 2 (dua) macam aplikasi perangkat lunak untuk
melakukan registrasi pasien yaitu SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Puskesmas) dan p-
Care. Khusus untuk pasien BPJS, data harus diinputkan ke SIMPUS maupun ke p-Care sehingga
pada beberapa puskesmas masih terjadi double entry.
1) Aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk memvalidasi status kepesertaan BPJS
pasien yang berobat ke puskesmas adalah ….
A. SIMRS
B. P-Care
C. SIMPUS
D. SEP Integrated System
2) Sistem penerimaan pasien dibagi menjadi beberapa sub sistem berikut, kecuali….
A. Rawat Darurat
B. Rawat Jalan
C. Rawat Inap
D. Penunjang
3) Sistem rekam medis di puskesmas dimana berkas rekam medis satu keluarga disimpan
dalam satu map atau folder adalah…
A. Family folder
B. Personal folder
C. Electronic folder
D. Paper based folder
4) Pasien yang sudah pernah berobat ke puskesmas sebelumnya sehingga datanya telah
tercatat di puskesmas disebut pasien…
A. Baru
B. Lama
C. Umum
D. Pribadi
A
plikasi perangkat lunak untuk registrasi pasien di rumah sakit secara umum dapat
dibedakan sesuai dengan jenis pembayarannya. Khusus untuk pasien anggota
JKN, BPJS menyediakan perangkat lunak khusus untuk melakukan registrasi
pasien. Menurut Peraturan Menteri No 82 Tahun 2013 Tentang Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit, salah satu variabel dalam SIMRS adalah pendaftaran. Item-item yang harus
dipenuhi dalam variabel pendaftaran adalah:
1. Pendaftaran
a. Pendaftaran Melalui Telepon
b. Pendaftaran Bayi Baru Lahir
2. Daftar Data Pasien
3. Daftar Kunjungan Pasien
4. Asuransi
5. Laporan
a. Rekap Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
b. Pencarian Data Asuransi
Petugas pendaftaran akan mengisi nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, satus
perkawinan pekerjaan, alamat dan lain-lain sesuai dengan kartu identitas pasien. Status
pasien karena tidak menggunakan BPJS maka pilih “UMUM”. Tanggal periksa diisi tanggal saat
periksa, poliklinik diisi sesuai dengan keluhan pasien, status kunjungan juga diisi “UMUM”.
Rujukan diisi “RUJUKAN” jika berasal dari rujukan fasilitas pelayanan kesehatan pertama dan
diisi “DATANG SENDIRI” jika pasien bukan merupakan pasien rujukan. Jenis pasien diisi
“UMUM”, penanggungjawab diisi diri sendiri sedangkan jika pasien belum 18 tahun maka
penanggungjawab diisi orangtua, dokter diisi sesuai dokter yang diinginkan pasien atau dokter
yang masih menerima pasien, jenis kunjungan diisi “L” untuk pasien lama dan “B” untuk pasien
Petugas memilih menu pencarian pasien kemudian muncullah tampilan seperti Gambar
2.11. Masukkan nomor rekam medis pasien, nama, dan atau alamat pasien. Apabila pasien
yang dicari sudah muncul kemudian klik “Pilih”. Setelah itu tampilan yang muncul adalah
seperti tampilan registrasi pasien baru umum yang dapat dilihat pada Gambar 2.10.
Perbedaannya adalah data sosial pasien sudah terisi otomatis diambil dari database SIMRS.
Petugas pendaftaran tinggal mengisi tanggal periksa, poliklinik tujuan, status kunjungan,
rujukan, jenis pasien, penanggungjawab, dokter, jenis kunjungan, dan alasan kunjungan.
Setelah semua terisi kemudian klik tombol “simpan”.
Informasi Akun berisi data-data yang berkaitan dengan akun yang akan pasien buat.
Nama diisi nama akun yang akan dibuat (bukan nama pasien), nomor handphone diisi sesuai
nomor handphone yang dimiliki oleh pasien atau keluarga, nomor telepon rumah tidak wajib
diisi (opsional), email diisi alamat email yang aktif dan dapat dihubungi, username diisi
username akun yang digunakan untuk keperluan login, dan password diisi dengan password
yang digunakan untuk keperluan login. Ulangi password diisi sesuai password yang telah diisi
sebelumnya. Setelah semua terisi, pasien bisa mengisi biodata pasien.
Biodata pasien berisi identitas pasien yang akan didaftarkan pada pelayanan rawat jalan
rumah sakit. Isikan biodata pasien sesuai dengan kartu identitas yang dimiliki oleh pasien atau
biasanya sesuai dengan data yang ada di KTP. Nama pasien diisi dengan nama pasien yang
tertera pada KTP. Alamat diisi selengkap-lengkapnya apabila alamat domisili berbeda isikan
alamat domisili pasien berada. Tempat lahir dan tanggal lahir diisi sesuai tempat dan tanggal
lahir sesuai dengan KTP pasien. Pasien yang sudah mengisi informasi dengan lengkap dan
benar dapat menuju ke tahap selanjutnya dengan meng-klik tombol ”Lanjutkan”.
Setelah mengisi biodata, pasien bisa langsung ke tahap selanjutnya yaitu ke tahap pilih
dokter. Tahap ini sama dengan tahap yang dilalui pasien lama setelah melakukan proses login.
Pasien bisa memilih klinik sesuai dengan keluhan yang dirasakan atau rujukan yang ditulis di
surat rujukan. Setelah memilih klinik, pasien memilih dokter yang akan memeriksa pasien.
Daftar dokter yang tampil sudah sesuai dengan daftar dokter jaga yang ada di klinik tersebut.
Pasien yang telah memilih dokter kemudian memilih tanggal periksa sesuai dengan keinginan
pasien. Daftar tanggal periksa yang tersedia telah disesuaikan dengan jadwal jaga dokter yang
bersangkutan. Setelah semua data terisi kemudian klik ”Daftar”.
Pasien yang telah melalui tahap pilih dokter akan menuju tahap terakhir yaitu
menyelesaikan proses registrasi. Pasien wajib menyimpan screenshoot tampilan layar seperti
diatas atau mengunduh bukti registrasi online dalam bentuk pdf dengan mengklik simpan
bukti registrasi online (PDF) untuk diserahkan kepada petugas rumah sakit saat datang sesuai
jadwal yang telah dipesan.
Pada website registrasi online ini juga dapat dilihat informasi tentang jadwal dokter dan
daftar antrian untuk masing-masing dokter tersebut. Dengan adanya website registrasi online
ini pasien tidak perlu lagi antri di loket pendaftaran untuk menanyakan daftar dokter dan
daftar antrian. Pasien cukup mengakses informasi tersebut dan melakukan proses registrasi
dari rumah.
Sebelum menginstall dan mengakses aplikasi RSMS Online pastikan dulu ponsel kita
memiliki akses internet. Apabila aplikasi RSMS Online telah terinstall, kita dapat
menggunakannya untuk melakukan registrasi pelayanan rawat jalan pada Rumah Sakit
Margono Soekarjo. Tampilan pertama saat mengakses aplikasi RSMS Online adalah
permintaan melakukan login seperti tampak pada Gambar 2.22.
Apabila kita belum memiliki akun pada aplikasi RSMS Online maka kita akan diminta
membuat akun dengan meng-klik menu “Daftar Sekarang”. Kemudian akan muncul form
pengisian biodata meliputi nama akun atau username, nama lengkap, nomor KTP, nomor HP,
alamat email, dan password yang kita kehendaki untuk login pada aplikasi RSMS Online.
Pastikan data nomor HP dan alamat email yang diinputkan adalah nomor HP dan alamat email
yang masih aktif karena kode aktivasi akan dikirimkan ke nomor dan alamat tersebut. Setelah
semua data diisi kemudian kil tombol “Daftar”. Akan muncul halaman untuk menginputkan
kode aktivasi yang dikirimkan melalui nomor HP dan alamat email yang kita inputkan tadi.
Tunggu beberapa saat kemudian data kode aktivasi akan masuk melalui SMS maupun email.
Masukan kode aktivasi, jika kode yang kita masukan benar maka kita akan dibawa menuju
halaman utama aplikasi RSMS Online seperti tampak pada Gambar 2.24.
Aplikasi RSMS Online dapat digunakan untuk melakukan registrasi pasien secara
mandiri, melihat jadwal dokter, melihat data antrian, serta melihat berbagai informasi terkait
pelayanan rawat jalan dan rawat inap. Halaman utama terdiri dari delapan menu yang tediri
dari:
a. Pendaftaran Online, untuk melakukan registrasi pelayanan rawat jalan;
b. Anggota Keluarga, untuk menambahkan data anggota keluarga sehingga dapat kita
registrasikan melalui aplikasi ini;
c. Riwayat Pendaftaran, untuk mengecek data registrasi yang telah kita lakukan;
d. Informasi Antrian, untuk melihat data antrian pasien;
e. Tempat Tidur, untuk melihat informasi tempat tidur rawat inap yang tersedia;
f. Fasilitas Rawat Inap, untuk melihat fasilitas yang ada pada setiap kelas rawat inap;
g. Klinik-Dokter, untuk melihat jadwal pelayanan dan jadwal dokter pada masing-masing
klinik rawat jalan;
h. Portal Data RSMS, untuk mengakses data rumah sakit yang dibuka untuk publik.
Gambar 2.25. Pilihan menu registrasi Gambar 2.26. Form registrasi pasien
pasien lama aplikasi RSMS Online
Ikuti langkah-langkah pada aplikasi RSMS Online sampai proses registrasi selesai. Kita
akan mendapatkan nomor antrian dan perkiraan informasi tentang jam dimana kita akan
mendapatkan pelayanan. Pasien diminta datang lebih awal dan jika terlambat lebih dari 15
menit daru waktu yang ditetapkan maka nomor antrian tersebut sudah tidak dapat digunakan.
Aplikasi ini juga akan memberitahu kita terkait dokumen atau syarat registrasi yang harus
dibawa pada saat berobat terutama bagi pasien peserta BPJS yang memang cukup banyak
syarat dokumen registrasinya. Bukti registrasi menggunakan aplikasi RSMS Online dapat
dilihat pada Gambar 2.27.
Latihan
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
Secara umum registrasi pasien di rumah sakit dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) yaitu
registrasi pasien umum, registrasi pasien BPJS, dan registrasi pasien perjanjian. Khusus untuk
pasien BPJS, di rumah sakit terdapat aplikasi perangkat lunak SEP Integrated System yang
digunakan untuk menerbitkan Surat Eligibilitas Peserta BPJS agar dapat dilayani di rumah sakit.
Tes 2
1) Aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan registrasi pasien umum di
rumah sakit adalah ….
A. SIMRS
B. P-Care
C. SIMPUS
D. SEP Integrated System
2) Aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk memvalidasi status kepesertaan BPJS
pasien yang berobat ke puskesmas adalah ….
A. SIMRS
B. P-Care
C. SIMPUS
D. SEP Integrated System
3) Pasien BPJS dapat dilayani di rumah sakit tanpa rujukan dari fasilitas kesehatan tingkat
pertama untuk kasus ….
A. Kehamilan
B. Meriang
C. Demam
D. Gawat Darurat
5) Aplikasi mobile untuk melakukan registrasi online pasien perjanjian pada ponsel
berbasis Android dapat didownload melalui…
A. Google Play
B. Google Mail
C. Google Contact
D. Google Calendar
Tes 2
1) A
2) D
3) D
4) C
5) A
Mulyani, S. 2016. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit: Analisis dan Perancangan.
Bandung: Abdi Sistematika.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2013. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 82 Tahun
2013 Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Diakses dari
www.hukor.depkes.go.id pada tanggal 15 Januari 2018.
Pendahuluan
S
istem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan salah satu aplikasi
perangkat lunak yang banyak digunakan di berbagai rumah sakit di Indonesia. Dalam
Permenkes No. 82 tahun 2013, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan
seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan
prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan
bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.
Penggunaan SIMRS memberikan banyak manfaat bagi rumah sakit kaitannya dalam
efisiensi dan efektifitas pelayanan. Bagi unit kerja rekam medis sendiri, penggunaan SIMRS
akan membantu mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data dengan lebih baik.
Informasi yang dihasilkan SIMRS dapat dijadikan dasar pihak manajemen untuk mengambil
keputusan terkait perbaikan dan peningkatan kualitas pelayanan.
Salah satu manfaat penggunaan SIMRS bagi petugas rekam medis adalah dapat
memudahkan petugas untuk melakukan telusur berkas rekam medis, yaitu mengetahui
dengan pasti letak atau posisi berkas rekam medis ketika dibutuhkan sehingga dapat
ditemukan dengan cepat dan dipergunakan sesuai kebutuhan. Dalam satu siklus pelayanan,
berkas rekam medis akan dikeluarkan dari rak filing menuju tempat dimana pasien diberikan
perawatan hingga berkas tersebut dikembalikan lagi ke rak penyimpanan. Alur berkas rekam
medis dapat dilihat pada Gambar 3.1.
P
endistribusian rekam medis dapat diartikan sebagai proses pengiriman berkas rekam
medis seorang pasien ke tempat yang dituju sesuai dengan asal pemintaan berkas
tersebut. Ada berbagai cara untuk melakukan distribusi berkas rekam medis. Apabila
rekam medis sudah berbasis elektronik maka secara otomatis datanya sudah
terdistribusi melalui jaringan komputer yang menghubungkan antar bagian di sarana
pelayanan kesehatan. Apabila rekam medis masih berbasis kertas maka pendistribusian
berkas dilakukan oleh petugas baik dengan membawanya secara manual menggunakan
tangan kosong, keranjang, maupun troli atau menggunakan bantuan mesin tertentu seperti
lift berkas ataupun pneumatic tube.
Pneumatic tube merupakan salah satu teknologi yang dapat dimanfaatkan di sarana
pelayanan kesehatan untuk mengirimkan kantong darah, obat-obatan, surat-surat, maupun
berkas rekam medis. Pneumatic tube system terdiri atas beberapa komponen, yaitu:
1. Stasiun; merupakan tempat pengiriman dan penerimaan barang yang telah dikirim dari
atau ke stasiun yang terhubung dengan pusat kontrol.
2. Pengalir; merupakan tempat pengiriman untuk meluncurkan tabung pengirim yang
dihubungkan dari blower sampai stasiun.
3. Pusat kontrol; merupakan pusat kontrol semua sistem yang dilengkapi dengan
komputer untuk memrogram sistem yang dikehendaki yang dihubungkan ke semua
sistem pneumatic.
3. Pada pusat kontrol pilih kemana berkas akan dikirim kemudian tekan atau sentuh tulisan
“SEND” atau sesuai petunjuk penggunaan pada masing – masing mesin pengirim.
Pelayanan rawat jalan adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien yang tidak
mendapatkan rawat inap di fasilitas pelayanan kesehatan. Menurut Permenkes nomor 269
tahun 2008 tentang Rekam Medis, isi rekam medis untuk pasien rawat jalan sekurang-
kurangnya memuat:
1. Identitas pasien
2. Tanggal dan waktu
3. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit
4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medic
5. Diagnosis
6. Rencana penatalaksanaan
7. Pengobatan dan/atau tindakan
8. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
9. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik, dan
10. Persetujuan tindakan bila diperlukan
Karena pasien tidak menginap di sarana pelayanan kesehatan maka berkas rekam medis
untuk pelayanan rawat jalan juga harus kembali ke rak penyimpanan pada hari yang sama
dengan ketika berkas dikeluarkan dari rak penyimpanan.
Rumah sakit yang masih menggunakan rekam medis kertas proses distribusi rekam
medis rawat jalan diawali dengan cetak tracer yang perintahnya berasal dari tempat
pendaftaran pasien. Bagi pasien baru, akan dibuatkan berkas rekam medis baru. Sedangkan
untuk pasien lama, petugas akan mencarikan berkas rekam medis pada rak penyimpanan dan
menggunanakan alat bantu berupa tracer yang berfungsi sebagai penanda untuk
memudahkan petugas ketika akan mengembalikan kembali berkas tersebut. Berkas rekam
medis rawat jalan didistribusikan menuju ke poliklinik yang dikunjungi pasien oleh petugas
distribusi. Standar minimal untuk waktu penyediaan rekam medis pasien adalah ≤ 10 menit
(Depkes, 2008).
Petugas distribusi harus menginputkan data rekam medis yang didistribusikan agar
nantinya posisi atau keberadaan berkas rekam medis dapat dilacak. Petugas dapat
menggunakan salah satu fitur dalam SIMRS untuk melakukan hal tersebut. Ilustrasi input data
distribusi berkas rekam medis untuk pelayanan rawat jalan dapat dilihat pada Gambar 3.10.
Gambar 3.10. Input data distribusi berkas rekam medis untuk pelayanan rawat jalan
Pelayanan rawat inap adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien jika dalam
pengobatannya pasien memerlukan perawatan secara khusus hingga diperlukan untuk
menginap pada jangka waktu tertentu di rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan
lainnya. Menurut Permenkes nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis, isi rekam medis
untuk pasien rawat inap sekurang-kurangnya memuat:
1. Idenditas pasien
2. Tanggal dan waktu
3. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit
4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik
5. Diagnosis
6. Rencana penatalaksanaan
7. Pengobatan dan/atau tindakan
8. Persetujuan tindakan bila diperlukan
9. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan
10. Ringkasan pulang (discharge summary)
11. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu yang
memberikan pelayanan kesehatan
12. Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu, dan
13. Untuk pasien gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
Berkas rekam medis untuk pelayanan rawat inap akan mengikuti dimanapun pasien
berada. Selama pasien belum pulang maka berkas rekam medis juga belum akan kembal ke
rak penyimpanan. Selain itu, pengolahan berkas rekam medis rawat inap juga harus melalui
kegiatan pengolahan yang lebih kompleks dibanding dengan berkas rekam medis rawat jalan
sehingga kadang ditemui jika berkas rekam medis pasien belum kembali ke rak penyimpanan
padahal pasiennya sudah pulang rawat inap dan datang untuk kontrol rawat jalan di keesokan
harinya.
Petugas filing berkas rekam medis harus tahu dengan pasti lokasi atau keberadaan
berkas rekam medis pasien yang telah pulang rawat inap jika berkas tersebut belum kembali
ke rak penyimpanan. Ketika berkas rekam medis akan dikirimkan ke bangsal perawatan,
petugas harus menginputkan datanya ke dalam SIMRS. Ilustrasi kegiatan input data distribusi
berkas rekam medis untuk pelayanan rawat inap dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Selain untuk pencatatan kegiatan pelayanan pasien rawat jalan dan rawat inap, unit
kerja rekam medis juga melayani peminjaman berkas rekam medis untuk kebutuhan lain
misalnya untuk kegiatan penelitian. Peneliti akan mengisi form permintaan data rekam medis
kemudian jika sudah disetujui maka petugas filing akan mencarikan berkasnya di rak filing.
Petugas harus menginputkan data berkas yang dipinjam melalui aplikasi perangkat lunak
agar ketika berkas rekam medis nanti dibutuhkan untuk pelayanan rawat jalan maupun rawat
inap maka berkas tersebut dapat ditelusuri keberadaannya dengan cepat.
Latihan
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
Ringkasan
Berkas rekam medis didistribusikan untuk kegiatan pelayanan rawat jalan, rawat inap,
dan untuk keperluan penelitian. Setiap data berkas rekam medis yang keluar dari tempat
penyimpanan harus tercatat datanya pada aplikasi perangkat lunak sehingga dapat ditelusuri
keberadaan atau lokasinya secara akurat.
1) Sebuah sebuah pipa yang menggunakan tekanan udara untuk mengirimkan rekam
medis ke berbagai tujuan disebut ….
A. Troli
B. Filing
C. Pneumatic Tube
D. Air Tube Transport System
2) Berkas rekam medis pasien rawat jalan sekurang-kurangnya memual hal berikut,
kecuali….
A. Tanggal periksa
B. Identitas pasien
C. Anamnese
D. Resume
4) Berikut adalah keperluan berkas rekam medis dikeluarkan dari rak filing, kecuali .…
A. Dibawa pulang pasien
B. Pelayanan rawat jalan
C. Pelayanan rawat inap
D. Penelitian.
5) Agar keberadaan berkas rekam medis dapat ditelusuri dengan cepat melalui komputer,
berkas rekam medis yang keluar dari rak filing harus dicatat tujuannya menggunakan…
A. Tracer
B. Buku register
C. Buku peminjaman
D. Aplikasi perangkat lunak
A
lur data rekam medis berasal dari tempat penerimaan pasien baik pelayanan
rawat jalan, rawat inap, ataupun darurat. Berkas yang disiapkan oleh petugas
penerimaan pasien akan didistribusikan ke unit pelayanan sesuai tujuan pasien
datang ke fasilitas pelayanan kesehatan, misalnya di klinik, bangsal, atau unit penunjang.
Setelah berkas rekam medis selesai digunakan untuk mencatat data medis pasien, berkas
rekam medis harus segera dikembalikan ke unit rekam medis sesuai dengan aturan yang
berlaku. Pengembalian berkas rekam medis melalui bagian pengolahan rekam medis (Budi,
2011).
Setelah pasien selesai mendapatkan pengobatan, maka berkas rekam medis tersebut
harus dilengkapi dan kemudian dikembalikan pada unit rekam medis. Berkas rekam medis
yang kembali dapat berasal dari pelayanan rawat jalan maupun pelayanan rawat inap.
Permenkes nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis menyebutkan bahwa
informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat
pengobatan harus dijaga kerahasiaanya oleh dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu,
petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Artinya semua elemen yang
ada di rumah sakit harus menjaga kerahasiaan isi atau informasi yang ada dalam berkas rekam
medis.
Pengelolaan rekam medis yang baik akan memberikan dampak yang baik bagi
peningkatan kualitas pelayanan pasien. Pada standar pelayanan minimal rekam medis
berdasarkan Kepmenkes nomor 129 Tahun 2008 disebutkan bahwa waktu penyediaan berkas
rekam medis rawat jalan ≤ 10 menit. Standar ini tidak akan terlaksana jika berkas rekam medis
pasien rawat jalan belum kembali baik masih di ruang pelayanan atau masih dipinjam unit lain.
Karena itu, petugas filing berkas rekam medis harus menginputkan data berkas rekam
medis yang telah kembali ke rak penyimpanan sehingga jika pada saat pengambilan berkas
ditemukan kejadian misfile maka lokasi berkas dapat ditelusuri melalui SIMRS.
Pada pelayanan rawat inap, berkas rekam medis yang keluar dari ruang filing harus
kembali setelah pasien pulang rawat inap dan harus dalam lengkap dalam batas waktu yang
telah ditentukan. Berkas rekam medis pelayanan rawat inap yang berada dari bangsal rawat
inap harus kembali ke ruang filing selambat-lambatnya dalam kurun waktu 2x24 jam setelah
pasien selesai mendapatkan perawatan. Tentunya setelah berkas tersebut melalui proses
pengolahan rekam medis. Sama halnya dengan pengembalian berkas rekam medis dari
pelayanan rawat jalan, petugas filing juga harus menginputkan data berkas rekam medis yang
telah kembali dari pelayanan rawat inap melalui SIMRS.
Pengolahan berkas rekam medis adalah salah satu dari tugas pokok perekam medis.
Sistem pengolahan berkas rekam medis terdiri dari beberapa subsistem yaitu assembling,
coding, indexing, filing dan penyusutan.
1. Assembling
Assembling berarti perakitan, tetapi untuk kegiatan assembling berkas rekam medis
difasilitas pelayanan kesehatan tidaklah hanya sekedar merakit atau mengurutkan satu
halaman ke halaman yang lain sesuai dengan aturan yang berlaku. Pengurutan halaman ini
dimulai dari berkas rekam medis rawat darurat, rawat jalan dan rawat inap. Pergantian section
pada masing-masing pelayanan akan diberikan kertas pembatas yang menonjol sehingga
dapat mempermudah pencarian formulir dalam berkas rekam medis. Kegiatan assembling
termasuk juga kegiatan pengecekan kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan formulir
yang harus ada pada berkas rekam medis. Kegiatan pengecekan kelangkapan pengisian berkas
rekam medis ini termasuk bagian kecil dari analisis kuantitatif (Budi, 2011).
Berkas rekam medis dari unit pelayanan akan dikembalikan ke unit rekam medis bagian
assembling. Setelah itu berkas rekam medis dianalisis untuk mengetahui kelengkapan
Berdasarkan Kepmenkes nomor 129 Tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal
Rumah Sakit, rekam medis harus terisi lengkap 24 jam setelah pelayanan. Salah satu tugas
petugas pada bagian assembling adalah memastikan standar tersebut dapat terpenuhi.
Petugas harus dapat menjalin komunikasi dengan baik dengan tenaga kesehatan lain yang
terlibat dalam pengisian berkas rekam medis agar setelah pasien diberikan perawatan
datanya juga segera dituliskan dalam berkas rekam medis. Dan jika ditemukan adanya
ketidaklengkapan, petugas harus segera menghubungi tenaga kesehatan yang bersangkutan
agar segera melengkapi berkas rekam medis tersebut.
Gambar 3.15. Input data berkas rekam medis di bagian pengolahan rekam medis
Gambar 3.16. Rekapitulasi kelengkapan dan ketepatan waktu pengembalian rekam medis
Latihan
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
1) Apa yang Anda ketahui tentang aplikasi perangkat lunak untuk pencatatan data
pengembalian berkas rekam medis?
2) Jelaskan proses pencatatan data pengembalian berkas rekam medis pada bagian
pengolahan rekam medis!
3) Jelaskan proses pencatatan data pengembalian berkas rekam medis dari pelayanan
rawat jalan!
Ringkasan
Setiap berkas rekam medis yang kembali ke tempat penyimpanan harus dicatat datanya
melalui aplikasi perangkat lunak baik itu dari rawat jalan, rawat inap, maupun berkas rekam
medis yang masuk ke bagian pengolahan rekam medis. Dengan sistem pencatatan yang baik
maka dapat diketahui dengan cepat jika ada berkas rekam medis yang belum kembali ke
tempat penyimpanan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Tes 2
1) Berikut adalah elemen di rumah sakit yang wajib menjaga kerahasiaan isi berkas rekam
medis, kecuali ….
A. Dokter
B. Pasien
C. Perawat
D. Direktur rumah sakit
3) Bagian dari pengolahan rekam medis yang bertugas melakukan perakitan berkas rekam
medis disebut ….
A. Assembling
B. Indexing
C. Coding
D. Filing
5) Petugas harus menginputkan data berkas rekam medis pada aplikasi perangkat lunak
telusur berkas rekam medis kecuali petugas pada bagian….
A. TPP
B. Filing
C. Coding
D. Assembling
T
elusur rekam medis dapata diartikan sebagai proses pencarian dan pengambilan
berkas rekam medis sesuai dengan permintaan, bisa berasal dari poliklinik, dokter
yang melakukan riset, ataupun pihak ketiga lainnya yang memiliki kepentingan dan
izin untuk mengakses berkas rekam medis, oleh petugas rekam medis di bagian filing. Jika
berkas rekam medis tidak ditemukan di rak filing maka petugas rekam medis dapat menelusuri
lokasi berkas tersebut melalui fitur SIMRS.
Rekam medis berisi seluruh data individual seorang pasien yang bersifat rahasia.
Sehingga setiap lembarnya harus disimpan ditempat yang aman agar terjaga dari pihak yang
tidak berwenang yang ingin mengaksesnya. Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan
untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kemabli berkas rekam medis yang
disimpan dalam rak filing, mempermudah mengambil dari tempat penyimpanan, serta
melindungi dari bahaya fisik, kimiawi dan biologi. Oleh karena itu, dalam penyimpanan berkas
rekam medis dibutuhkan sebuah sistem untuk mempermudah petugas rekam medis ketika
akan melakukan pengambilan kembali berkas rekam atau dikenal dengan sebutan retrieval.
Berdasarkan lokasi penyimpanannya, terdapat 2 cara dalam penyimpanan berkas rekam
medis, yaitu:
1. Sentralisasi
Sistem penyimpanan secara sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien
dengan cara menyatukan berkas rekam medis baik kunjungan rawat jalan, rawat inap
maupun rawat darurat ke dalam satu folder tempat penyimpanan. Kelebihan dari sistem
sentralisasi yaitu: (1) Mengurangi terjadinya duplikasi rekam medis dalam pemeliharaan dan
penyimpanannya; (2) Mudah dalam menyeragamkan tata kerja, peraturan, dan alat yang
digunakan; (3) Efiesiensi kerja petugas; dan (4) Permintaan akan rekam medis mudah dilayani
setiap saat. Sedangkan kelemahannya yaitu: (1) Membutuhkan waktu yang lebih lama dalam
penyediaan berkas rekam medis; (2) Memerlukan ruangan yang luas, alat-alat dan tenaga
yang banyak terlebih bila tempat penyimpanan jauh terpisah dengan lokasi penggunaan
rekam medis (Ismaniar, 2015).
Gambar 3.19. Telusur berkas rekam medis menggunakan aplikasi perangkat lunak
Proses pencarian dan pengambilan berkas rekam medis tidak selalu lancar, pasti
terdapat permasalahan yang ditemui oleh petugas rekam medis. Salah satu masalah yang
sering terjadi di unit rekam medis khususnya di bagian filing adalah berkas rekam medis tidak
ditemukan di tempat yang seharusnya. Kejadian ini dikenal dengan istilah misfile. Kejadian
misfile ini umumnya terjadi pada berkas rekam medis pasien lama yang sudah pernah berobat
di sarana pelayanan kesehatan.
Ada beberapa hal yang dapat mengakibatkan terjadinya misfile, diantaranya adalah
minimnya kompetensi SDM dibidang rekam medis, tidak memadainya SOP dalam pelaksanaan
filing dan sistem penjajaran, tidak adanya dan atau tidak sesuainya peralatan di bagian filing
dengan kebutuhan penggunaannya, seperti tidak digunakannya tracer, dan double job yang
dimiliki petugas pendaftaran dan filing.
Kejadian misfile ini bisa berdampak pada masalah lainnya, yaitu duplikasi berkas rekam
medis. Hal ini dapat terjadi apabila petugas langsung membuatkan berkas baru tanpa
memberi tanda misfile pada berkas untuk pasien lama ketika tidak menemukan berkas rekam
medisnya pada rak penyimpanan. Adanya permasalahan misfile dan duplikasi berkas rekam
medis dapat mengakibatkan riwayat perawatan pasien tidak berkesinambungan.
Untuk meminimalisir terjadinya misfile, petugas yang memberikan pelayanan kepada
pasien dan berinteraksi dengan berkas rekam medis harus konsisten dalam menggunakan
aplikasi perangkat lunak untuk telusur berkas rekam medis. Sehingga jika ditemukan adanya
kejadian misfile, maka petugas dapat segera menelusuri keberadaan berkas rekam medis
melalui aplikasi perangkat lunak tersebut seperti yang diilustrasikan pada Gambar 3.19.
Latihan
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
Aplikasi perangkat lunak untuk telusur berkas rekam medis mutlak diperlukan untuk
memudahkan petugas jika terjadi misfile pada proses retrieval berkas rekam medis. Aplikasi
perangkat lunak ini mencatat data berkas rekam medis yang keluar dan kembali ke tempat
penyimpanan berkas rekam medis. Untuk mengetahui lokasi atau keberadaan berkas rekam
medis, petugas cukup melakukan pencarian data melalui aplikasi perangkat lunak tersebut.
Tes 3
1) Kegiatan pengambilan kembali berkas rekam medis dari rak filing disebut dengan
kegiatan ….
A. Retrieval
B. Reporting
C. Indeksing
D. Assembling
2) Kejadian dimana berkas rekam medis tidak ditemukan di rak filing disebut dengan ….
A. Misfile
B. Complete
C. Incomplete
D. Delinquent
4) Kejadian dimana pasien memiliki lebih dari satu berkas rekam medis di sarana pelayanan
kesehatan yang sama disebut….
A. Deliquent
B. Incomplete
5) Sebuah alat yang digunakan sebagai penanda bahwa berkas rekam medis sedang keluar
dengan menggantikan posisi berkas yang keluar di rak filing disebut….
A. KIUP
B. KIB
C. Register
D. Tracer
Tes 2
1) B
2) B
3) A
4) D
5) A
Tes 3
1) A
2) A
3) B
4) C
5) D
Odontogram : merupakan formulir khusus bagi pasien klinik gigi yang digunakan oleh
dokter gigi untuk mencatat kondisi gigi pasien secara visual.
Ismaniar, H. 2015. Manajemen Unit Kerja: Untuk Perekam Medis dan Informasi Kesehatan,
Ilmu Kesehatan Masyarakat, dan Kebidanan. Yogyakarta: Deepublish.
Pendahuluan
B
ab ini merupakan rangkaian dari modul-modul sebelumnya yang berisi tentang aplikasi
terkait proses pengelolaan rekam medis dan pelayanan kesehatan kepada pasien. Bab
ini berisi konsep analisis/audit rekam medis beserta contoh pengaplikasiannya
menggunakan aplikasi perangkat lunak terkait. Modul ini terbagi menjadi 2 topik. Topik 1
berisi tentang analisis kuantitatif rekam medis dan Topik 2 yang berisi tentang analisis
kualitatif rekam medis. Selanjutnya, Topik 1 membahas tentang konsep analisis kuantitatif
rekam medis dan prosesnya menggunakan aplikasi perangkat lunak analisis kuantitatif. Topik
2 membahas tentang konsep analisis kualitatif rekam medis beserta prosesnya menggunakan
aplikasi perangkat lunak analisis kualitatif.
Manfaat dari mata kuliah ini adalah dengan diketahuinya konsep dan aplikasi perangkat
lunak terkait proses audit/analisis rekam medis maka proses telaah rekam medis dapat
dilakukan dengan mudah dan lebih efisien. Manfaat lain adalah untuk mempercepat proses
pengambilan keputusan sebab aplikasi dapat mempercepat proses analisis data hasil audit
secara otomatis.
Tujuan instruksional umum dari mata kuliah ini adalah peserta didik Program RPL
mampu memahami pengelolaan kegiatan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan
menggunakan aplikasi perangkat lunak terkait setelah melakukan pembelajaran. Khusus pada
bab ini, peserta didik diharapkan mampu memahami konsep audit/analisis rekam medis
menggunakan aplikasi perangkat lunaknya.
Mutu dalam pengisian data rekam medis merupakan tanggung jawab para tenaga
kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien. Peraturan Menteri
Kesehatan RI Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis menyebutkan bahwa setiap
dokter dan dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis.
Di dalam peraturan tersebut juga dijelaskan bahwa rekam medis harus dibuat segera dan
dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan.
Setelah berkas rekam medis tiba di unit rekam medis, petugas rekam medis yang
menerimanya harus memeriksa kelengkapan berkas rekam medis tersebut dengan
menggunakan teknik analisis rekam medis. Di dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis juga telah diatur bahwa setiap pencatatan ke dalam
rekam medis harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga
kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan secara langsung. Dijelaskan pula
bahwa dalam hal terjadi kesalahan dalam melakukan pencatatan pada rekam medis, petugas
dapat melakukan pembetulan.
Namun, pembetulan tidak boleh dilakukan dengan sembarangan. Pembetulan hanya
dapat dilakukan dengan cara pencoretan tanpa menghilangkan catatan yang dibetulkan dan
dibubuhkan paraf dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang bersangkutan.
Apabila ada berkas rekam medis yang tidak memenuhi kebutuhan kelengkapan data pada
berkas rekam medis maka petugas rekam medis wajib meminta petugas kesehatan yang
bersangkutan untuk melengkapinya. Petugas unit rekam medis hanya boleh memasukkan
berkas rekam medis yang telah lengkap ke dalam rak penjajaran (Depkes RI, 1997).
Analisis rekam medis digunakan dua cara yaitu analisis kuantitatif dan analisis kualitatif
(Hatta, 2011). Analisis kuantitatif adalah telaah atau review bagian tertentu dari isi rekam
medis dengan maksud menemukan kekurangan khusus yang berkaitan dengan pencatatan
rekam medis atau dapat disebut juga sebagai analisis ketidaklengkapan baik dari segi formulir
yang harus ada maupun dari segi kelengkapan pengisian semua item pertanyaan yang ada
pada formulir sesuai dengan pelayanan yang diberikan pada pasien (Huffman, 1994).
Menurut Depkes RI (1997), analisis kuantitatif adalah analisis yang ditujukan kepada
jumlah lembaran-lembaran rekam medis sesuai dengan lamanya perawatan meliputi
kelengkapan lembaran medis dan penunjang sesuai prosedur yang ditetapkan. Petugas akan
menganalisis setiap berkas yang diterima apakah lembaran rekam medis yang seharusnya ada
2. Laporan Penting
Pengecekan ada atau tidaknya laporan pada situasi yang mengharuskan laporan yang
dimaksud ada. Laporan yang dimaksud antara lain adalah ringkasan masuk dan keluar rumah
sakit, resume medis, informed consent, laporan operasi, laporan anestesi yang di dalamnya
memuat data-data penting terkait pelayanan kesehatan yang telah diberikan kepada pasien
seperti diagnosis, prosedur/tindakan medis, keadaan keluar, tanggal masuk dan keluar
dirawat, dan lain-lain. Analisis kuantitatif menjadi penting karena laporan tidak mungkin
ditambahkan/disusulkan setelah pasien pulang.
3. Autentikasi
Telaah dilakukan untuk memastikan bahwa semua masukan (isian data) adalah legal
(sah) yang ditandai dengan adanya tanda tangan tenaga kesehatan yang berwenang dan
dilengkapi dengan nama serta disertai gelar keprofesiannya. Legalisasi tidak boleh diwakili,
kecuali keadaan mendesak. Legalisasi biasanya terdapat pada formulir ringkasan masuk dan
keluar rumah sakit, resume medis, perintah dokter, asuhan/catatan keperawatan, informed
consent, laporan operasi, laporan operasi, dan lain-lain.
Informasi yang hilang atau belum lengkap harus dilaporkan secara manual dengan
lembar kekurangan (deficiency note) atau melalui komputerisasi (bagi fasilitas kesehatan yang
telah melaksanakan kegiatan manajemen rekam medis dan informasi kesehatan secara
elektronik). Selanjutnya, praktisi rekam medis dan informasi kesehatan segera memberitahu
pihak yang memberikan pelayanan agar segera melengkapinya. Secara berkala, unit kerja
rekam medis memberikan laporan tentang tingkat kekurangan yang ada dari waktu ke waktu
kepada manajemen rumah sakit sebagai umpan balik.
Proses analisis kuantitatif menggunakan aplikasi perangkat lunak pada komputer pada
prinsipnya hampir sama dengan penggunaan formulir check list analisis kuantitatif secara
manual/konvensional. Aplikasi dapat berdiri sendiri atau merupakan modul pada sistem
informasi manajemen rumah sakit (SIMRS). Langkah pertama yang dilakukan adalah
membuka modul audit/analisis rekam medis (Gambar 4.2) yang di dalamnya terdapat pilihan
analisis kuantitatif dan analisis kualitatif. Untuk memulai proses analisis kuantitatif, pilih menu
analisis kuantitatif rekam medis sehingga akan muncul tampilan untuk input data dan
rekapitulasi data (Gambar 4.3). Selanjutnya, pilih menu input data untuk menginput data
kelengkapan pengisian rekam medis. Menu input data terbagi menjadi empat submenu antara
lain:
1. Submenu input data komponen identifikasi pasien (Gambar 4.4);
2. Submenu input data komponen laporan penting (Gambar 4.5);
3. Submenu input data komponen autentikasi (Gambar 4.6); dan
4. Submenu input data komponen pendokumentasian yang benar (Gambar 4.7).
Hasil akhir berupa grafik ketidaklengkapan pengisian rekam medis dapat dimanfaatkan
untuk proses interpretasi dan pengambilan kesimpulan terkait kelengkapan pengisian data
rekam medis. Hasil interpretasi selanjutnya dapat digunakan untuk saran atau rekomendasi
kepada tenaga kesehatan dan pimpinan rumah sakit dalam hal peningkatan mutu
pendokumentasian rekam medis.
Latihan
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
Tes 1
2) Komponen analisis yang tidak termasuk dalam komponen analisis kuantitatif rekam
medis menurut Huffman (1994) adalah …
A. Laporan penting
B. Desain formulir
C. Autentikasi
D. Identifikasi
3) Analisis rekam medis yang dilaksanakan setelah pasien pulang/keluar dari rumah sakit
disebut dengan istilah …
A. Recurrent analysis
B. Concurrent analysis
C. Progressive analysis
D. Retrospective analysis
Analisis kualitatif adalah suatu review pengisian rekam medis yang berkaitan tentang
kekonsistenan isi rekam medis (Huffman, 1994). Analisis ini ditujukan kepada mutu dari setiap
berkas rekam medis. Tujuan analisis kualitatif adalah demi terciptanya isi rekam medis yang
terhindar dari masukan yang tidak ajeg atau taat asas (konsisten) maupun pelanggaran
terhadap rekaman yang berdampak pada hasil yang tidak akurat dan tidak lengkap. Kegiatan
ini membutuhkan praktisi analisis yang cakap, menguasai terminologi medis, anatomi,
fisiologi, dasar proses penyakit, makna isi rekam medis, dan mengetahui ketentuan rekaman
atau standar yang ada.
Unit kerja Manajemen Informasi Kesehatan yang masih menggunakan lembaran kertas
(tradisional) wajib melakukan perakitan (assembling) dengan cara merapikan lembaran –
lembaran rekam kesehatan rawat inap atau jalan secara kronologis yang sesuai dengan aturan
penataan lembaran. Kegiatan perakitan ini merupakan bagian dari analisis kuantitatif.
Selanjutnya, praktisi perakitan juga bisa melaksanakan analisis kualitatif meski secara
terbatas. Sayangnya, kebanyakan praktisi perakitan cenderung hanya melaksanakan analisis
kuantitatif dan belum ke arah an alisis kualitatif. Penyebabnya karena terbatasnya waktu atau
keterampilan diri. Padahal, semakin tingginya tingkat sarana pelayanan kesehatan yang ada,
kebutuhan akan dianalisis kualitatif menjadi semakin kompleks. Hal ini terjadi misalnya pada
rumah sakit pendidikan atau rumah sakit pusat.
Dalam praktiknya, sebelum meletakkan rekam medis ke dalam rak penjajaran (filing
shelves), praktisi perakitan dan juga petugas klasifikasi penyakit (coding) sering kurang jeli
dalam menganalisis rekam medis. Akibatnya, bila rekaman diperiksa kembali, petugas sering
menemukan kekuranglengkapan data atau informasi yang serius.
Dari sudut pertanggungjawaban secara hukum, ketidakcermatan dalam penganalisisan
dapat berakibat fatal, baik terhadap pasien, instansi maupun sebagai ancaman kelalaian
terhadap pihak pengisi. Kenyataan ini menunjukkan bahwa pelaksanaan analisis kualitatif
tidak dapat dilaksanakan bersamaan dengan waktu analisis kuantitatif di tempat perakitan.
Kegiatan analisis kualitatif mambutuhkan waktu penelaahan yang lebih lama dan mendalam
serta harus terlebih dahulu dilakukan analisis kuantitatif.
2. Masukan Konsisten
Konsistensi merupakan suatu penyesuaian atau kecocokan antara satu bagian dengan
bagian lain dan dengan seluruh bagian, dimana diagnosa dari awal sampai akhir harus
konsisten. Tiga hal yang harus konsisten yaitu catatan perkembangan, instruksi dokter, dan
catatan obat.
3. Alasan Pelayanan
Rekam medis harus menjelaskan keadaan pasien selama dirawat dan harus menyimpan
seluruh hasil pemeriksaan dan mencatat tindakan yang telah dilakukan pada pasien. Contoh:
Hasil tes normal, pasien dalam keadaan baik, pasien telah diberi penjelasan dan petunjuk.
Semua hal itu harus dilengkapi dengan catatan di dalam rekam medis.
Proses analisis kualitatif menggunakan aplikasi perangkat lunak pada komputer dapat
dilakukan setelah analisis kuantitatif. Aplikasinya dapat berdiri sendiri atau merupakan modul
pada sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS). Langkah pertama yang dilakukan
adalah membuka modul audit/analisis rekam medis (Gambar 4.10) yang di dalamnya terdapat
pilihan analisis kuantitatif dan analisis kualitatif. Untuk memulai proses analisis kualitatif, pilih
menu analisis kualitatif rekam medis sehingga akan muncul tampilan untuk input data dan
rekapitulasi data (Gambar 4.11). Selanjutnya, pilih menu input data untuk menginput data
kekonsistenan pengisian data rekam medis. Menu input data terbagi menjadi empat submenu
antara lain:
1. submenu input data kelengkapan dan kekonsistenan diagnosis (Gambar 4.12);
2. submenu input data kelengkapan dan kekonsistenan pencatatan diagnosis (Gambar
4.13);
3. submenu input data review data perawatan dan pengobatan (Gambar 4.14); dan
4. submenu input data review informed consent (Gambar 4.15).
Gambar 4.13. Tampilan Input Data Kelengkapan dan Kekonsistenan Pencatatan Diagnosis
Hasil akhir berupa grafik kekosistenan pengisian rekam medis dapat dimanfaatkan untuk
proses interpretasi dan pengambilan kesimpulan terkait konsistensi dan kelengkapan
pengisian data rekam medis terutama terkait diagnosis, dokumen perawatan dan
pengobatan, serta informed consent. Hasil interpretasi selanjutnya dapat digunakan untuk
saran atau rekomendasi kepada tenaga kesehatan dan pimpinan rumah sakit dalam hal
peningkatan mutu pendokumentasian rekam medis.
Latihan
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
Ringkasan
Analisis kualitatif rekam medis dimaksudkan mengecek kekonsistenan catatan yang ada
di dalam rekam medis. Analisis dilakukan untuk menelaah kelengkapan dan kekonsistenan
diagnosis, kekonsistenan dan kelengkapan pencatatan diagnosis, pencatatan saat perawatan
dan pengobatan, dan review adanya informed consent. Penggunaan aplikasi perangkat lunak
analisis kualitatif rekam medis akan meningkatkan efisiensi proses pengolahan dan penyajian
data hasil analisis kualitatif sehingga akan mempercepat proses pengambilan keputusan guna
perbaikan lebih lanjut terkait mutu pendokumentasian hasil pelayanan kesehatan.
Tes 2
3) Pernyataan antara yang benar terkait analisis kualitatif dengan analisis kuantitatif
berikut ini adalah ….
A. analisis kualitatif mambutuhkan waktu penelaahan yang lebih lama daripada
analisis kuantitatif
B. analisis kualitatif dilakukan terlebih dahulu sebelum analisis kuantitatif
C. analisis kualitatif lebih mudah dilakukan dibandingkan analisis kuantitatif
D. analisis kualitatif memerlukan waktu yang lebih cepat dibandingkan dengan
analisis kuantitatif
5) Analisis kualitatif dilakukan untuk mengecek ada atau tidaknya surat persetujuan
tindakan medis, khususnya untuk kasus ….
A. bedah/berisiko tinggi
B. rawat jalan
C. rawat inap
D. kontrol
Tes 2
1) B.
2) B.
3) A.
4) D.
5) A.
Depkes RI. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta:
Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI.
Hatta, G. R., 2011. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan,
Edisi Revisi 2. Jakarta: UI-Press.
Hatta, G. R., Kristianto, J., Sekarwati, T. & Ardesa, Y.H. 2015. Metoda Hatta untuk Analisis
Kelengkapan dan Pemanfaatan Pendokumentasian Rekam Kesehatan Ortotik Prostetik.
Jakarta: Poltekkes Kemenkes Jakarta I. Diakses dari
https://www.poltekkesjakarta1.ac.id/ pada tanggal 8 Februari 2018.
Huffman, E.K. 1994. Health Information Management. IIIinois: Physician’s Record Company.
Pendahuluan
B
ab ini merupakan rangkaian dari modul-modul sebelumnya yang berisi tentang aplikasi
terkait proses pengelolaan rekam medis dan pelayanan kesehatan kepada pasien. Bab
ini berisi konsep klaim/reimbursement biaya kesehatan beserta contoh
pengaplikasiannya menggunakan aplikasi perangkat lunak terkait. Modul ini terbagi menjadi
2 topik. Topik 1 berisi tentang claim/reimbursement di rumah sakit dan Topik 2 yang berisi
tentang claim/reimbursement di puskesmas. Selanjutnya, Topik 1 membahas tentang
prosedur klaim di rumah sakit dan prosesnya menggunakan aplikasi INA-CBG. Topik 2
membahas tentang prosedur klaim di puskesmas beserta prosesnya menggunakan aplikasi P-
Care.
Manfaat dari mata kuliah ini adalah dengan diketahuinya prosedur dan aplikasi
perangkat lunak terkait proses klaim maka proses pelaksanaan kegiatan klaim diharapkan
semakin lancar. Manfaat lain adalah untuk membuat standar atau aturan yang seragam terkait
teknis pelaksanaannya.
Tujuan instruksional umum dari mata kuliah ini adalah peserta didik Program RPL
mampu memahami pengelolaan kegiatan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan
menggunakan aplikasi perangkat lunak terkait setelah melakukan pembelajaran. Khusus pada
bab ini, peserta didik diharapkan mampu memahami prosedur klaim dan mengenal
aplikasinya (INA-CBG dan P-Care).
Untuk mempelajari modul ini, mulailah Saudara memahami dengan cermat uraian
tentang konsep, pengertian, dan penjelasan pada bagian awal. Apabila menemukan kata atau
Klaim adalah proses penyiapan berkas dan penilaian terhadap layak tidaknya klaim yang
dibayar dan berhubungan dengan kelengkapan dokumen, yakni surat rujukan, pemeriksaan,
pelayanan penunjang, diagnosa dan tindakan medis yang ditandatangani oleh dokter yang
memberikan pelayanan serta obat-obatan yang diberikan.
Mengutip panduan praktis administrasi klaim fasilitas kesehatan yang diterbitkan oleh
BPJS Kesehatan, fasilitas kesehatan dapat mengajukan klaim setiap bulan secara reguler paling
lambat tanggal 10 bulan berikutnya, kecuali kapitasi, tidak perlu diajukan klaim oleh fasilitas
kesehatan. BPJS Kesehatan wajib membayar fasilitas kesehatan atas pelayanan yang diberikan
kepada peserta paling lambat 15 (lima belas) hari kerja sejak dokumen klaim diterima lengkap
di Kantor Cabang/Kantor Operasional Kabupaten/Kota BPJS Kesehatan.
Batas waktu klaim kolektif fasilitas kesehatan milik Pemerintah maupun swasta, baik
tingkat pertama maupun tingkat lanjutan adalah 2 (dua) tahun setelah pelayanan diberikan.
Batas waktu klaim perorangan maksimal adalah 2 (dua) tahun setelah pelayanan diberikan,
kecuali diatur secara khusus. Pelayanan kesehatan yang diklaim lebih dari batas waktu
tersebut dianggap kadaluarsa atau hangus.
Secara umum, kelengkapan administrasi klaim meliputi: 1) formulir pengajuan klaim
(FPK) rangkap tiga, 2) Softcopy luaran aplikasi, 3) kuitansi asli bermaterai cukup, dan 4) bukti
pelayanan yang sudah ditandatangani oleh peserta atau anggota keluarga. Secara lebih
lengkap, syarat-syarat pengajuan klaim antara lain:
1. Salinan kartu kepesertaan BPJS Kesehatan pasien;
2. SEP (surat eligibilitas peserta);
3. Kuitansi pembayaran asli bermeterai cukup;
4. Softcopy luaran aplikasi (hasil grouper INA-CBG);
5. Surat rujukan/surat dalam perawatan/surat kontrol;
6. Salinan KTP;
7. Salinan kartu keluarga (bagi peserta PBI dan/atau peserta yg masih belum mempunyai
KTP);
8. Formulir bukti pelayanan kesehatan yang berisi bukti pemeriksaan dan diagnosis yang
dilengkapi dengan autentikasi dokter yang merawat; dan
9. Dokumen-dokumen lain dari rumah sakit seperti: bukti hasil pemeriksaan penunjang
diagnostik, bukti tindakan medis, dan bukti resep dokter.
Tim tarif Kementerian Kesehatan RI mempunyai tugas dan tanggung jawab melakukan
pengembangan, monitoring, dan evaluasi terhadap pola pembayaran terkait penyelenggaraan
program Jaminan Kesehatan Nasional (JKN). Tim ini terdiri dari dua subtim yaitu Subtim Teknis
INA-CBG (National Casemix Center) dan subtim tarif kapitasi. Selanjutnya, National Casemix
Center (NCC) mempunyai tugas melakukan pengembangan dan evaluasi pola pembayaran
prospektif di rumah sakit dengan mengembangkan sistem diagnostic related groups (DRG).
Pengembangan dilakukan dengan meng-update program INA-CBG Grouper, mengembangkan
Setelah data pasien disimpan, langkah selanjutnya adalah klik tombol “Klaim Baru”
sehingga akan muncul formulir yang berisi data perawatan pasien. Silahkan diisi lengkap
sesuai dengan permintaan dan data klinis pasien.
Pada bagian isian data tarif rumah sakit, silakan diisi detail dari tarif rumah sakit sesuai
dengan gambar berikut:
Setelah grouping selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah melihat keterangan pada
bagian special casemix main groups (CMG). Apabila terdapat kasus yang mendapat special
Setelah dilakukan pemilihan pada menu special CMG, total tarif akan berubah sesuai
dengan nilai special CMG yg didapatkan (gambar 7). Apabila setelah dinilai data sudah valid,
Saudara dapat mengklik tombol “final klaim”.
Setelah diklik final klaim, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Latihan
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
1. Proses pengajuan klaim terdiri dari beberapa tahapan. Tahapannya dimulai dari tempat
penerimaan pasien yaitu pengumpulan berkas persyaratan klaim yang kemudian
dilengkapi dengan formulir bukti pelayanan yang berisi diagnosis/ tindakan dan resep.
Berkas selanjutnya diserahkan ke bagian rekam medis untuk proses coding dan entri
data. Setelah selesai dientri, berkas diserahkan kepada petugas grouping untuk entri
data klaim dan grouping ke dalam aplikasi INA-CBG.
2. Aplikasi INA-CBG merupakan aplikasi yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan
program JKN diberikan secara gratis oleh Kementerian Kesehatan RI kepada fasilitas
kesehatan yang membutuhkan. Aplikasi ini digunakan untuk penentuan tarif pelayanan
kesehatan berdasarkan kelompok penyakit dan prosedur.
Tes 1
1) Fasilitas kesehatan dapat mengajukan klaim setiap bulan secara reguler paling lambat
setiap ….
A. tanggal 5 bulan berikutnya
B. tanggal 10 bulan berikutnya
C. tanggal 15 bulan berikutnya
D. tanggal 20 bulan berikutnya
3) Batas waktu klaim kolektif fasilitas kesehatan milik Pemerintah maupun swasta, baik
tingkat pertama maupun tingkat lanjutan adalah ….
A. setengah tahun
B. satu tahun
Dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di FKTP, selain dengan melihat
pemenuhan sumber daya, penerapan pembayaran kapitasi juga dilakukan dengan berbasis
pemenuhan komitmen pelayanan. Pembayaran kapitasi berbasis pemenuhan komitmen
pelayanan pada FKTP telah mulai dilaksanakan pada tahun 2016 dengan mengacu pada Surat
Edaran Bersama Kementerian Kesehatan dan BPJS Kesehatan Nomor HK.03.03/IV/053/2016
dan Nomor 01 Tahun 2016 tentang Pelaksanaan dan Pemantauan Penerapan Kapitasi Berbasis
Pemenuhan Komitmen Pelayanan pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. Hal ini juga
didukung dengan terbitnya Peraturan Bersama Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan
dan Direktur Utama BPJS Kesehatan Nomor HK.02.05/III/SK/089/2016 dan Nomor 3 Tahun
2016 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pembayaran Kapitasi Berbasis Pemenuhan
Komitmen Pelayanan pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. Dana kapitasi akan
dibayarkan oleh BPJS Kesehatan tiap awal bulan setelah melalui penilaian terhadap
pemenuhan komitmen pelayanan yang telah dilakukan oleh FKTP atau puskesmas.
Pemenuhan komitmen pelayanan diukur berdasarkan beberapa indikator yaitu angka kontak
Pemenuhan indikator tersebut menjadi dasar BPJS Kesehatan untuk membayarkan dana
kapitasi kepada FKTP atau puskesmas. Apabila ketiga indikator dapat dicapai, FKTP atau
puskesmas akan menerima pembayaran dana kapitasi sebesar 100% dari norma yang telah
ditetapkan. Apabila hanya dua dari tiga indikator yang dapat dicapai, FKTP atau puskesmas
akan menerima pembayaran dana kapitasi sebesar 95% dari norma yang telah ditetapkan.
Apabila hanya satu dari tiga indikator yang dapat dicapai, FKTP atau puskesmas akan
menerima pembayaran dana kapitasi sebesar 92,5% dari norma yang telah ditetapkan.
Apabila tidak ada indikator yang dapat dicapai, FKTP atau puskesmas hanya akan menerima
pembayaran dana kapitasi sebesar 90% dari norma yang telah ditetapkan.
Selain indikator tersebut, BPJS juga mensyaratkan indikator tambahan yaitu rasio
kunjungan rumah (RKR). Pencapaian terhadap indikator kegiatan kunjungan rumah dengan
pendekatan keluarga memenuhi syarat apabila rasio kunjungan rumah mencapai 100/12%
atau sekitar 8,33 (delapan koma tiga puluh tiga) persen setiap bulannya. Dengan demikian
dalam satu tahun RKR harus dicapai 100% untuk mendapatkan kompensasi komitmen
pelayanan.
Untuk mendapatkan dana kapitasi dari pemerintah, FKTP atau puskesmas harus
menggunakan aplikasi yang telah disediakan oleh BPJS Kesehatan yaitu aplikasi Primary Care
(P-Care). BPJS Kesehatan akan memberikan daftar nama peserta yang terdaftar di FKTP dan
akses data peserta terdaftar ke FKTP melalui P-Care. Apabila FKTP atau puskesmas tidak
memiliki jaringan internet, data peserta dapat diberikan dalam bentuk hardcopy/softcopy.
Selanjutnya, FKTP atau puskesmas memberikan pelayanan kepada peserta dan melakukan
entri data pelayanan ke dalam P-Care secara real time, atau paling lambat sampai dengan
tanggal 3 (tiga) bulan berjalan untuk pelayanan bulan sebelumnya. Data yang telah dientri
tersebut akan digunakan oleh BPJS Kesehatan untuk menilai dan menentukan besaran dana
kapitasi yang akan diberikan.
Nantinya, BPJS Kesehatan akan membayar FKTP atau puskesmas atas pelayanan yang
diberikan kepada peserta paling lambat 15 (lima belas) hari kerja sejak dokumen klaim
diterima lengkap di Kantor Cabang/Kantor Operasional Kabupaten/Kota BPJS Kesehatan.
P-Care atau Primary Care merupakan sistem informasi pelayanan pasien yang ditujukan
untuk pasien peserta BPJS Kesehatan berbasis komputer dan online via internet. Sistem ini
digunakan untuk kegiatan pengolahan data mulai dari pendaftaran, bagian penegakan
diagnosis, pemberian terapi, dan hasil pemeriksaan terhadap pasien.
Aplikasi ini disediakan khusus untuk fasilitas kesehatan tingkat pertama (FKTP) seperti
puskesmas. Dengan aplikasi ini, petugas FKTP dapat dengan mudah mengakses data ke server
BPJS seperti memasukkan data pasien yang berobat, pasien yang dirujuk, konseling, dan
kegiatan-kegiatan lain yang dilaksanakan di FKTP.
Aplikasi P-Care telah diperkenalkan pada tahun 2014 yang lalu dan terus-menerus di-
update oleh pihak BPJS Kesehatan agar dapat berjalan dengan optimal. P-Care dapat langsung
diakses via browser dengan alamat https://pcare.bpjs-kesehatan.go.id. Pengguna juga dapat
men-download aplikasi P-Care untuk PC maupun alat elektronik berbasis android. Tidak
5. Menu Logout
Menu logout digunakan untuk keluar dari sistem apabila petugas sudah menyelesaikan
pekerjaannya di P-Care.
Apabila Saudara telah paham terkait gambaran umum dari aplikasi P-Care, berikut ini
disajikan deskripsi dan langkah-langkah penggunaan aplikasi P-Care untuk proses pengajuan
klaim dana non-kapitasi.
Penggunaan aplikasi P-Care untuk proses pengajuan klaim ke BPJS Kesehatan dimulai
dengan masuk ke dalam menu entri data kemudian memilih submenu pendaftaran pasien.
Petugas kemudian memasukkan data nomor kepesertaan pasien untuk menemukan detail
data pasien yang akan diajukan klaim pelayanan kesehatannya seperti yang ditunjukkan pada
gambar 15. Setelah diklik tombol cari, data pasien akan dimunculkan oleh aplikasi seperti
tampilan pada gambar 16. Kemudian pasien yang dimaksud didaftarkan oleh petugas untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan yang diperlukan.
Apabila submenu pelayanan pasien dipilih, aplikasi akan menampilkan formulir isian
jenis pelayanan. Petugas selanjutnya mengisikan data hasil pelayanan yang telah diberikan
meliputi jenis poliklinik, diagnosis, hasil pemeriksaan fisik, nama tenaga medis, dan status
pulang (Gambar 18).
Setelah entri data pelayanan pasien selesai, langkah selanjutnya adalah entri data
tindakan, obat, dan/atau pemeriksaan penunjang diagnostik. Pada pasien prolanis, tindakan
yang biasa dientri untuk diproses klaim biasanya adalah pemeriksaan gula darah, baik
pemeriksaan gula darah sewaktu (GDS), gula darah puasa (GDP) maupun gula darah post-
prandial (GDPP). Sedangkan pada pasien kesehatan ibu dan anak (KIA), pelayanan dan/atau
tindakan yang biasanya dientri adalah pemeriksaan antenatal screening (ANC), persalinan per
vaginam normal, penanganan perdarahan pasca-keguguran, persalinan per vaginam dengan
tindakan emergensi dasar, pemeriksaan post-natal care (PNC)/neonatus, pelayanan tindakan
pasca-persalinan (misal: plasenta manual), pelayanan pra-rujukan pada komplikasi kebidanan
dan neonatal, pelayanan KB dengan pemasangan intrauterine device (IUD)/implant dan suntik,
serta penanganan komplikasi KB pasca-persalinan.
Apabila data pasien yang menerima pelayanan sudah dientri semua ke dalam aplikasi P-
Care, tugas petugas berikutnya adalah melakukan verifikasi data. Apabila data sudah benar,
data pasien dirubah sehingga pada kolom status baru berubah menjadi status belum
diverifikasi (Gambar 22). Proses verifikasi selanjutnya akan dilakukan oleh petugas BPJS
Kesehatan. Namun, apabila ada data klaim yang salah atau masih belum benar, petugas FKTP
atau puskesmas dapat mengklik tombol remove sehingga data klaim dibatalkan.
Langkah akhir dari proses klaim yaitu petugas mencetak formulir pengajuan klaim (FPK)
yang berisi data pelayanan dan tindakan yang telah dientri ke dalam P-Care sebanyak tiga kali.
Formulir tersebut selanjutnya digunakan sebagai berkas penyerta pengajuan klaim yang
dilengkapi dengan hasil rekapitulasi pemberian pelayanan kesehatan, hasil pemeriksaan
laboratorium, surat pengantar periksa laboratorium, salinan kartu kepesertaan BPJS
Kesehatan pasien, formulir bukti pemberian pelayanan, dan kuitansi rangkap tiga yang
dibubuhi meterai cukup. Setiap bulannya, FKTP mengajukan berkas klaim ke BPJS Kesehatan
yang dilengkapi dengan surat pengantar pengajuan klaim yang ditandatangani oleh kepala
puskesmas.
Latihan
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
Tes 2
2) Peraturan Pemerintah yang mengatur tentang standar tarif pelayanan kesehatan dalam
penyelenggaraan program JKN adalah ….
A. Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2004
B. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2011
3) Yang bukan merupakan lembaga yang berperan dalam penentuan besaran tarif kapitasi
adalah ….
A. asosiasi fasilitas kesehatan
B. dinas kesehatan
C. BPJS Kesehatan
D. puskesmas
4) Puskesmas yang hanya memiliki satu orang dokter dan tidak memiliki dokter gigi akan
mendapatkan tarif kapitasi per peserta per bulan sebesar ….
A. Rp 3.000,00
B. Rp 3.500,00
C. Rp 4.000,00
D. Rp 4.500,00
5) Puskesmas akan mendapatkan tarif kapitasi sebesar Rp 6.000,00 per peserta per bulan
apabila ….
A. puskesmas memiliki 1 (satu) orang dokter dan memiliki dokter gigi
B. puskesmas memiliki 1 (satu) orang dokter tetapi tidak memiliki dokter gigi
C. puskesmas memiliki minimal 2 (dua) orang dokter dan memiliki dokter gigi
D. puskemas memiliki minimal 2 (dua) orang dokter tetapi tidak memiliki dokter gigi
Tes 2
1) D.
2) D.
3) D.
4) D.
5) C.
Panduan Praktis Administrasi Klaim Fasilitas Kesehatan BPJS Kesehatan. Diakses dari
https://bpjs-kesehatan.go.id/ tanggal 5 Februari 2018.
Peraturan Bersama Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan dan Direktur Utama BPJS
Kesehatan Nomor HK.02.05/III/SK/089/2016 dan Nomor 3 Tahun 2016 tentang Petunjuk
Teknis Pelaksanaan Pembayaran Kapitasi Berbasis Pemenuhan Komitmen Pelayanan
pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 52 Tahun 2016 tentang Standar Tarif Pelayanan
Kesehatan dalam Penyelenggaraan Program Jaminan Kesehatan.
Pendahuluan
B
ab ini merupakan bab terakhir dari rangkaian dari modul-modul tentang aplikasi
perangkat lunak terkait proses pengelolaan rekam medis dan pelayanan kesehatan
kepada pasien. Bab ini berisi konsep pelaporan kesehatan beserta contoh
pengaplikasiannya menggunakan aplikasi perangkat lunak terkait. Modul ini terbagi menjadi
2 topik. Topik 1 berisi tentang pelaporan rekam medis di rumah sakit. Topik 2 berisi tentang
pelaporan rekam medis di puskesmas. Selanjutnya, Topik 1 membahas tentang sistem
pelaporan di rumah sakit dan proses pembuatan laporan menggunakan aplikasi perangkat
lunak (SIMRS/SIRS). Topik 2 membahas tentang sistem pelaporan di puskesmas beserta proses
pembuatan laporan menggunakan aplikasi perangkat lunak (SIMPUS).
Manfaat dari mata kuliah ini adalah dengan diketahuinya prosedur dan aplikasi
perangkat lunak terkait proses pelaporan kesehatan maka proses pelaksanaan kegiatan
diharapkan semakin lancar. Manfaat lain adalah untuk membuat standar atau aturan yang
seragam terkait teknis pelaksanaannya.
Tujuan instruksional umum dari mata kuliah ini adalah peserta didik Program RPL
mampu memahami pengelolaan kegiatan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan
menggunakan aplikasi perangkat lunak terkait setelah melakukan pembelajaran. Khusus pada
bab ini, peserta didik diharapkan mampu memahami prosedur pembuatan laporan rekam
medis dan mengenal aplikasinya (SIMRS/SIRS, SIMPUS, dan GIS).
Untuk mempelajari modul ini, mulailah Saudara memahami dengan cermat uraian
tentang konsep, pengertian, dan penjelasan pada bagian awal. Apabila menemukan kata atau
istilah yang kurang atau tidak Saudara pahami, gunakan glosarium yang disediakan untuk
menemukan pengertiannya. Selanjutnya, apabila Saudara telah memahami uraian tersebut,
Kebutuhan data dan informasi semakin meningkat dan mencakup berbagai aspek. Guna
menentukan kebijakan di bidang upaya kesehatan, rumah sakit wajib membuat pelaporan
data kesehatannya. Pelaporan rumah sakit yang baik dan benar bergantung pada data yang
ada di rumah sakit sehingga diperlukan sebuah sistem manajemen yang mengatur dan
mengawasi cara pengisian dan pengolahan data rumah sakit dengan baik. Sistem ini biasa
dikenal dengan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS). SIMRS adalah subbagian
paling penting dari sistem informasi rumah sakit (SIRS) sehingga SIMRS bisa juga disebut
dengan aplikasi sistem informasi rumah sakit.
Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan,
dan penyajian data rumah sakit di Indonesia. Sistem informasi ini mencakup semua rumah
sakit umum maupun khusus, baik yang dikelola oleh pemerintah maupun swasta sebagaimana
diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1171 Tahun 2011 tentang Sistem
Informasi Rumah Sakit, SIRS terdiri dari:
1. Data identitas rumah sakit;
2. Data ketenagaan yang bekerja di rumah sakit;
3. Data rekapitulasi kegiatan pelayanan;
4. Data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat inap; dan
5. Data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat jalan.
SIRS yang berlaku saat ini adalah SIRS revisi 6 tahun 2011 yang merupakan
penyempurnaan dari SIRS Revisi V yang disusun berdasarkan masukan dari tiap Direktorat dan
Sekretariat di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Kementerian Kesehatan
RI. Hal ini dilakukan agar dapat menunjang pemanfaatan data yang optimal. Fungsi SIRS yaitu:
1. membantu mewujudkan visi dan misi rumah sakit;
2. membangun dan mengembangkan infrastruktur teknologi informasi;
3. mensosialisasikan dan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia di rumah sakit
dalam hal teknologi informasi;
4. meningkatkan kinerja rumah sakit;
5. meningkatkan image rumah sakit di mata masyarakat sebagai rumah sakit yang
mengedepankan pelayanan;
Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1171 Tahun 2011 tentang Sistem
Informasi Rumah Sakit, setiap rumah sakit wajib melaksanakan SIRS. Formulir SIRS terdiri dari:
1. RL 1, berisikan Data Dasar Rumah Sakit yang dilaporkan setiap waktu apabila terdapat
perubahan data dasar dari rumah sakit sehingga data ini dapat dikatakan data yang yang
bersifat terbarukan setiap saat (updated);
2. RL 2, berisikan Data Ketenagaan yang dilaporkan periodik setiap tahun;
3. RL 3, berisikan Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit yang dilaporkan periodik setiap
tahun;
4. RL 4, berisikan Data Morbiditas/Mortalitas Pasien yang dilaporkan periodik setiap tahun;
dan
5. RL 5, yang merupakan Data Bulanan yang dilaporkan secara periodik setiap bulan,
berisikan data kunjungan dan data 10 (sepuluh) besar penyakit.
Secara rinci, jenis pelaporan rumah sakit berdasarkan SIRS sebagai berikut:
1. RL 1 (Data Dasar Rumah Sakit) yang terdiri dari formulir RL 1.1 (Data Dasar Rumah Sakit),
formulir RL 1.2 (Indikator Pelayanan Rumah Sakit), dan formulir RL 1.3 (Fasilitas Tempat
Tidur Rawat Inap).
a. RL 1.1, berisi data nomor kode rumah sakit, tanggal registrasi, nama rumah sakit,
jenis rumah sakit, nama direktur rumah sakit, nama penyelenggara rumah sakit,
alamat/lokasi rumah sakit (kabupaten/kota, kode pos, telepon, fax, email, nomor
telepon bagian umum/humas rumah sakit, website), luas rumah sakit (tanah dan
bangunan), surat izin/penetapan (nomor, tanggal, oleh, sifat, masa berlaku),
status penyelenggara swasta, akreditasi rumah sakit (pentahapan, status, dan
tanggal akreditasi), jumlah tempat tidur (perinatalogi, kelas VVIP, kelas VIP, kelas
I, kelas II, kelas III, ICU, PICU, NICU, HCU, ICCU, ruang isolasi, ruang UGD, ruang
bersalin, dan ruang operasi), jumlah tenaga medis (dokter Sp.A, dokter Sp.OG,
dokter Sp.Pd, dokter Sp.B, dokter Sp.Rad, dokter Sp.RM, dokter Sp.An, dokter
Sp.JP, dokter Sp.M, dokter Sp.THT, dokter Sp.KJ, dokter Sp.P, dokter Sp.PK, dokter
Sp.PD, dokter Sp.S, dokter subspesialis, dokter spesialis lain-lain, dokter umum,
b. RL 1.2, berisi data statistik rumah sakit dalam kurun waktu tiga tahun terakhir yang
meliputi data bed occupancy rate (BOR), length of stay (LOS), bed turn over (BTO), turn
over interval (TOI), net death rate (NDR), gross death rate (GDR) dan rata-rata kunjungan
per hari.
c. RL 1.3, berisi perincian jumlah tempat tidur per kelas perawatan (VVIP, VIP, kelas I, kelas
II, kelas III, dan kelas khusus) tiap jenis pelayanan di rumah sakit (penyakit dalam,
kesehatan anak, obstetri, ginekologi, bedah, bedah orthopedi, bedah saraf, luka bakar,
saraf, jiwa, psikologi, penatalaksanaan penyalahgunaan NAPZA, THT, mata, kulit dan
kelamin, kardiologi, paru-paru, geriatric, radioterapi, kedokteran nuklir, kusta,
rehabilitasi medik, isolasi, ICU, ICCU, NICU/PICU, umum, gigi dan mulut, pelayanan rawat
darurat, dan perinatology/bayi).
2. RL 2 (Ketenagaan Rumah Sakit), hanya terdiri dari satu formulir saja yang berisi perincian
jumlah tenaga di rumah sakit berdasarkan kualifikasi pendidikan yang dihitung
jumlahnya saat (keadaan) ini, kebutuhan (ideal), dan kekurangannya per jenis kelamin.
3. RL 3 (Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit) yang terdiri dari formulir RL 3.1 (Kegiatan
Pelayanan Rawat Inap), formulir RL 3.2 (Kunjungan Rawat Darurat), formulir RL 3.3
(Kegiatan Kesehatan Gigi dan Mulut), formulir RL 3.4 (Kegiatan Kebidanan), formulir RL
3.5 (Perinatologi), formulir RL 3.6 (Kegiatan Pembedahan), formulir RL 3.7 (Kegiatan
Radiologi), formulir RL 3.8 (Pemeriksaan Laboratorium), formulir RL 3.9 (Pelayanan
Rehabilitasi Medik), formulir RL 3.10 (Kegiatan Pelayanan Khusus), formulir RL 3.11
(Kegiatan Kesehatan Jiwa), formulir RL 3.12 (Kegiatan Keluarga Berencana), formulir RL
3.13 (Pengadaan Obat, Penulisan dan Pelayanan Resep), formulir RL 3.14 (Kegiatan
Rujukan), dan formulir RL 3.15 (Cara Bayar).
5. RL 5 (Data Bulanan Rumah Sakit) yang terdiri dari formulir RL 5.1 (Pengunjung Rumah
Sakit), formulir RL 5.2 (Kunjungan Rawat Jalan), formulir RL 5.3 (Daftar 10 Besar Penyakit
Rawat Inap), dan formulir RL 5.4 (Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan).
Sebelum menggunakan SIRS, terlebih dahulu disiapkan data laporan kesehatan sesuai
dengan jenis formulirnya. Data tersebut disimpan dalam file-file terpisah dalam format
Microsoft Excel (.xls). Kita harus memastikan bahwa file datanya dalam format .xls dan bukan
dalam format .xlsx seperti ditampilkan pada Gambar 6.28. Isian tabel pada masing-masing file
sudah disesuaikan dengan format petunjuk teknis SIRS yang dicontohkan pada Gambar 6.29.
Apabila data sudah siap, langkah selanjutnya adalah membuka browser dan mengetikkan
alamat url: http://sirs.yankes.kemkes.go.id/sirs/login.php sehingga muncul tampilan seperti
Gambar 6.30.
Untuk dapat mengaksesnya, masukkan username dan password yang ditentukan. Setiap
rumah sakit dan dinas kesehatan mempunyai username dan password sendiri-sendiri. Apabila
berhasil login/masuk maka tampilan akan ditunjukkan seperti Gambar 6.31.
Sebagai contoh, apabila petugas memilih dan mengklik menu RL5.1, tampilan SIRS akan
beralih pada tampilan yang berisi tabel laporan data pengunjung rumah sakit (Gambar 6.33).
DI bagian atas, pilih tombol “import” untuk memasukkan data laporan kunjungan pasien.
Selanjutnya, apabila tombol “import” diklik, aplikasi akan memunculkan kotak dialog yang
digunakan untuk menelusuri file excel data laporan yang dimaksud (Gambar 6.34).
Pilih dan klik tombol “telusuri” sehingga akan dimunculkan kotak tampilan yang berisi daftar
data laporan yang sudah disiapkan (Gambar 6.35). Setelah itu, petugas dapat memilih file
laporan yang sesuai dan klik “open”.
Setelah tombol “open” diklik, tampilan akan kembali seperti pada Gambar 6.34, hanya saja
pada kolom isian sudah ada keterangan file data yang akan diunggah. Tampilannya
ditunjukkan pada Gambar 6.35.
Apabila petugas belum yakin dengan file data yang dipilih, petugas dapat mengulang
pengambilan file dengan mengklik ulang tombol “Telusuri” kemudian memilih file datanya dan
dilanjutkan dengan klik tombol “open” sekali lagi. Apabila petugas sudah yakin maka petugas
tinggal mengklik tombol “Import”. Apabila file data berhasil diunggah, kotak dialog akan
memunculkan istilah “sent” dan keterangan yang artinya file telah terkirim (Gambar 6.37).
Selanjutnya, petugas dapat mengklik tombol “Back to list” untuk melihat hasil unggah datanya
(Gambar 6.38).
Apabila ada perubahan data, petugas dapat melakukan edit data dengan cara mengklik
logo yang ada pada kolom paling kiri dari tampilan (Gambar 6.39).
Setelah tombol edit diklik, SIRS online akan memunculkan tampilan kotak dialog yang dapat
digunakan untuk edit dan/atau update data (Gambar 6.40). Apabila data sudah selesai
Aplikasi SIRS Online juga menyediakan fasilitas “Delete” untuk menghapus data yang
tersimpan di dalamnya (Gambar 6.41).
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
Ringkasan
Setiap rumah sakit wajib melaksanakan SIRS sesuai dengan Peraturan Menteri
Kesehatan RI Nomor 1171 Tahun 2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit yang meliputi
data identitas rumah sakit, data ketenagaan yang bekerja di rumah sakit, data rekapitulasi
kegiatan pelayanan, data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat inap, dan data kompilasi
penyakit/morbiditas pasien rawat jalan.
Tes 1
1) Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) yang berlaku di Indonesia saat ini adalah …
A. SIRS revisi III
B. SIRS revisi IV
C. SIRS revisi V
D. SIRS revisi VI
4) Sebelum mengakses SIRS online, sebaiknya data laporan disiapkan dalam format …
A. .ppt
B. .doc
C. .xls
D. .jpg
5) Menu pada aplikasi SIRS Online yang digunakan untuk unggah data laporan adalah …
A. eksport
B. import
C. edit
D. delete
Puskesmas adalah sarana pelayanan kesehatan dasar yang amat penting di Indonesia.
Puskesmas merupakan unit yang strategis dalam mendukung terwujudnya perubahan status
kesehatan masyarakat menuju peningkatan derajat kesehatan yang optimal. Untuk
mewujudkan derajat kesehatan yang optimal tentu diperlukan upaya pembangunan sistem
pelayanan kesehatan dasar yang mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat selaku
konsumen dari pelayanan kesehatan dasar tersebut (Profil Kesehatan Indonesia, 2016).
Salah satu upaya yang dilakukan oleh puskesmas dalam mendukung terwujudnya
peningkatan derajad kesehatan adalah dengan melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan
promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif. Data hasil kegiatan tersebut harus
didokumentasikan dan dilaporkan kepada pihak terkait seperti dinas kesehatan setempat.
Laporan dibuat dengan mengacu pada format sistem pencatatan dan pelaporan terpadu
puskesmas (SP2TP). SP2TP adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana,
tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang bertujuan agar didapatnya semua
data hasil kegiatan Puskesmas (termasuk Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas
Pembantu, Puskesmas keliling, bidan di Desa dan Posyandu) dan data yang berkaitan, serta
dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara
benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat
(Depkes RI, 1997). Tujuan umum dari SP2TP adalah data dan informasi yang akurat tepat
waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat
melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi. Adapun tujuan khususnya ialah: 1)
tersedianya data secara akurat yang meliputi segala aspek, 2) terlaksananya pelaporan yang
secara teratur diberbagai jenjang administrasi sesuai dengan prosedur yang berlaku, dan 3)
digunakan data tersebut sebagai alat pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan
rencana dalam bidang program kesehatan.
Pelaporan terpadu Puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari
sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Adapun formulir Laporan yang digunakan
untuk kegiatan SP2TP adalah 1) Laporan bulanan, yang mencakup: Data Kesakitan (LB.1), Data
Obat-Obatan (LB.2), Gizi, KIA, Imunisasi dan Pengamatan Penyakit menular (LB.3) serta Data
Kegiatan Puskesmas (LB.4); 2) laporan Sentinel, yang mencakup: Laporan Bulanan Sentinel
(LB1S) dan, Laporan Bulanan Sentinel (LB2S); 3) Laporan Tahunan, yang mencakup: Data dasar
Puskesmas (LT-1), Data Kepegawaian (LT-2) dan, Data Peralatan (LT-3); dan 4) Laporan wabah
Apabila semua data pendaftaran sudah selesai dientri maka petugas tinggal mengklik tombol
simpan. Data secara otomatis akan tersimpan di database SIMPUS.
Data yang dientri biasanya meliputi data resume medis pasien, hasil anamnesis, hasil
pemeriksaan fisik, diagnosis, tindakan/prosedur, pengobatan, dan kondisi pasien pulang/rujuk
(Gambar 6.45).
Untuk dapat memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah Latihan
berikut!
Ringkasan
Tes 2
2) Laporan puskesmas yang berisi data gizi, KIA, imunisasi dan pengamatan penyakit
menular adalah …
A. LB1
B. LB2
C. LB3
D. LB4
4) Laporan tahunan puskesmas mencakup LT-1, LT-2, dan LT-3. LT-2 berisi tentang …
A. Data dasar puskesmas
B. Data kesakitan puskesmas
C. Data peralatan puskesmas
D. Data kepegawaian puskesmas
Tes 2
1) B.
2) C.
3) B.
4) D.
5) A.
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1171 Tahun 2011 tentang Sistem Informasi Rumah
Sakit.