SOP (STANDARD OPERATING

PROCEDURE)
PHASE 86

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS INDONESIA
PROGRAM STUDI APOTEKER
DEPOK
2018
 LEMBAR PENGESAHAN

Kami yang menyetujui di bawah ini, menyatakan bahwa SOP PHASE 86 yang telah dibuat ini
adalah sah dan dapat digunakan selama kepanitiaan PHASE 86 berjalan. Semua pihak yang
terlibat dalam kepanitiaan PHASE 86 harus mematuhi segala ketentuan dalam SOP PHASE
86.

Depok, Desember 2017

Disetujui oleh,

Tim Pengurus Inti PHASE 86

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ........................................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................... ii
DAFTAR ISI ......................................................................................................................... iii

BAB 1 PENDAHULUAN ..................................................................................................... 1

1.1 Latar belakang ..................................................................................................... 1
1.2 Struktur kepanitiaan PHASE 86 .......................................................................... 2

BAB 2 SOP DIVISI ACARA ............................................................................................... 3

2.1 SOP Bidang Seminar ........................................................................................... 3
2.2 SOP Bidang Workshop Industri ........................................................................... 6
2.3 SOP Bidang Workshop Pelayanan ....................................................................... 8
2.4 SOP Bidang Try Out UKAI ............................................................................... 11

BAB 3 SOP DIVISI EKSTERNAL ................................................................................... 14

3.1 SOP Bidang Dokumentasi dan Desain .............................................................. 14
3.2 SOP Bidang Media Partner dan Publikasi ........................................................ 20
3.3 SOP Bidang Hubungan Masyarakat .................................................................. 24

BAB 4 SOP DIVISI OPERASIONAL .............................................................................. 28

4.1 SOP Bidang Logistik ......................................................................................... 28
4.2 SOP Bidang Transportasi dan Akomodasi ......................................................... 31
4.3 SOP Bidang Konsumsi....................................................................................... 33
4.4 SOP Bidang Perizinan ........................................................................................ 36

BAB 5 SOP DIVISI BENDAHARA .................................................................................. 39

5.1 SOP Bidang Dana Usaha ................................................................................... 39
5.2 SOP Bidang Sponsorship ................................................................................... 41

BAB 6 SOP DIVISI KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI .......................... 44

6.1 SOP Bidang Kesekretariatan.............................................................................. 44

LAMPIRAN.......................................................................................................................... 49
LAMPIRAN 1. Ketetapan Angkatan ........................................................................ 50

iii
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pharmaceutical Seminar atau yang biasa disebut dengan PHASE merupakan
serangkaian acara rutin yang biasa dilaksanakan setiap 1 (satu) semester sekali oleh setiap
angkatan Program Studi Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Indonesia. Selain
sebagai wadah untuk fund-raising, PHASE juga berfungsi sebagai wadah yang
merefleksikan identitas suatu angkatan Program Studi Profesi Apoteker Fakultas Farmasi
Universitas Indonesia serta sebagai wadah untuk meningkatkan kompetensi dan soft skill
calon apoteker. Oleh sebab itu, fund-raising, nama baik angkatan, dan peningkatan
kompetensi merupakan 3 (tiga) poin utama yang melandasi Apoteker 86 untuk
menyelenggarakan PHASE 86. Angka 86 melambangkan angkatan yang
menyelenggarakan PHASE.
Demi terwujudnya kesuksesan PHASE, maka diperlukan suatu kepanitiaaan dalam
PHASE yang terintegrasi dengan baik. Oleh sebab itu, maka disusun suatu SOP (Standard
Operating Procedure) yang terikat dan disepakati bersama untuk menghindari tumpang
tindihnya jobdesc antar-bidang, menghindari miskomunikasi, serta untuk memperjelas alur
koordinasi dan alur kerja tiap bidang. Dengan disusunnya SOP, maka semua pihak yang
terlibat dalam kepanitiaan PHASE 86 harus mematuhi segala ketentuan yang ada di SOP
sehingga dapat terbentuk kepanitiaan PHASE 86 yang terintegrasi dengan baik demi
tercapainya kesuksesan PHASE 86.

1
 1.2 Struktur Kepanitiaan PHASE 86

Aranza (PO)
Ghina (Wa PO)

Siti Upi Ayu & Dodo

Anti Erwin
(Koor (Sekretaris (Bendahara
(Koor Eksternal) (Koor Acara) Umum)
Operasional) Umum)

Rezwendy (PJ) Ayu Annissa Weni (PJ) & Agung (PJ) & Wina (PJ) & Olla (PJ) &
Bimmo (PJ) & Discka (PJ) & Faya (PJ) &
& Aisyah (Wa (PJ) & Ertika Ifani (Wa PJ) Bebeh (Wa PJ) Hilmia (Wa Safrina (Wa
Cakra (Wa PJ) Azka (Wa PJ) Cece (Wa PJ)
PJ) (Wa PJ) (Workshop PJ) PJ)
(Logistik) (Dokdes) (Seminar) (Kestari)
(Transakom) (Pubmed) Industri) (Danus) (Sponsorship)

Ulfa (PJ) &

Desta (PJ) & Hana R (PJ) & Nurul A (Wa
Mili (PJ) & Raihan (PJ) & Arini D (Wa
Monces (Wa Wanda (Wa PJ) PJ)
Arum (Wa PJ) PJ)
PJ)
(Perizinan) (Humas) (Workshop
(Konsumsi) (TO UKAI) Pelayanan)

2
 BAB 2
SOP DIVISI ACARA

2.1 SOP Bidang Seminar Koor Acara

Erwin
Deskripsi Bidang
• Bertanggung jawab terhadap koordinator berjalannya PJ
acara Farahia Khairina
(+62818387676)
• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan seminar dan
diskusi publikdari hal teknis dan non-teknis Co-PJ
• Membuat MOU dengan pembicara atau tamu tertentu Cheputri Rahma
• Mengembangkan dan menentukan tema dan (+6285691825569)
narasumber seminar dan diskusi publik
• Mengatur teknis dan sistem pendaftaran peserta
• Menentukan dan mengkoordinasi MC dan Moderator
• Membuat rundown acara secara keseluruhan dan
memastikan acara seminar berjalan sesuai dengan
waktu
• Berkoordinasi dengan LO Narasumber
• Mengurus, mengatur, dan memastikan jumlah SKP seminar
• Bertanggung jawab dalam pembuatan RAB di bidang seminar dan diskusi publik dan
mengkoordinasikan dengan bendahara
• Membantu bidang lain dalam kondisi idle

Tugas Penanggung Jawab

Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap keberlangsungan acara
seminar dan diskusi publik dan memegang keputusan yang
berhubungan dengan seminar dan diskusi publik.
Memimpin run-through seminar

Co-penanggung Jawab
dapat mengambil alih tanggung jawab dan memutuskan keputusan
yang berhubungan dengan seminar dan diskusi publik bila PJ tidak
dapat dihubungi

Tim Pembicara dan Moderator (Riky, Zana, Muti, Dimas)

Tugas sebelum hari - H Seminar dan diskusi publik
- Menghubungi calon pembicara dan moderator
- Melakukan follow up informasi yang berhubungan dengan
pembicara dan moderator

3
 - Mengirimkan MoU kepada pembicara dan moderator
- Menjaga hubungan baik dengan pembicara mulai dari
menghubungi pembicara hingga acara berlangsung
- Koordinasi dengan Humas mengenai LO, kebutuhan pembicara

Tugas hari H
- Menjadi time keeper
- Menjadi protokol stage
- Memegang data yang dibutuhkan untuk ditayangkan pada seminar
dan diskusi publik (materi, cv)

MC dan Entertainment (Jen)

- Menghubungi MC dan entertainment
- Melakukan follow-up inforasi yang berhubungan dengan MC dan
entertainment
- Mengirimkan MoU kepada MC dan entertainment
- Mengetahui alur keluar masuk entertainment
- Memenuhi kebutuhan entertainment pada hari H
- Mengakomodasi ruangan untuk entertainment (ruang tunggu,
kamar mandi)

Tim Peserta (Rezqi, Aulika)

- Menyusun rangkaian alur registrasi bersama PJ, Wa PJ, dan tim
registrasi dari workshop
- Mengkoordinasi keperluan registrasi dengan divisi lain
(menyiapkan goodie bag)
- Mengkoordinasikan pengambilan sertifikat, goodie bag, dan sistem
registrasi pada Hari H

Logistik (Ojan)
- Koordinasi dengan divisi logistik sebelum dan selama acara
berlangsung
- Bertanggung jawab dan mengetahui teknis logistik yang digunakan
selama acara berlangsung (Mic handover, sound, projector)

Koordinasi internal bidang Melalui group Line untuk keperluan yang perlu diketahui oleh
semua anggota
Bila ada kepentingan personal bisa melewati personal chat

4
Koordinasi bidang lain Melalui PJ dan Co-PJ, via chat line whatsapp, sms, telpon, email
Dimohon konfirmasi kepada PJ dan Co-PJ apabila ada informasi
yang diberikan lewat email (bisa ditanyakan apa e-mail sudah
diterima atau belum)

Demikian standar prosedur operasional Bidang Seminar ini kami susun sebagaimana mestinya
untuk diterapkan di kemudian hari.

Depok, 10 Desember 2017

Disusun oleh,

(Faya & Cece)

5
2.2 SOP Bidang Workshop Industri

I. Job Description
1. Nama penanggung jawab: A.A. Sagung Weni Kumala Dewi (085737321963)
2. Wakil penanggung jawab: Ifani Pintonada (081295093042)
3. Deskripsi bidang:
▪ Bertanggung jawab terhadap koordinator acara
▪ Bertanggung jawab dalam pelaksanaan workshop dari hal teknis (peralatan, venue,
dll) dan non teknis (izin, peserta, pembicara, dosen, panelis,dll)
▪ Membuat MOU dengan pembicara atau tamu tertentu
▪ Mengembangkan dan menentukan tema dan narasumber workshop
▪ Mengatur teknis dan sistem pendaftaran peserta (harga early bird, onthespot dll,
pendaftarana pre hari H, konfirmasi pembayaran bales email ngirim e-ticket,
workshop kithandout, notes, dll, operator)
▪ Menentukan dan mengkoordinasi MC
▪ Membuat rundown acara secara keseluruhan dan memastikan waktu berjalan sesuai
dengan waktu (time keeper)
▪ Mengurus, mengatur, dan memastikan jumlah SKP workshop
▪ Bertanggung jawab dalam pembuatan RAB di bidang workshop dan
mengkoordinasikan dengan bendahara
▪ Membantu bidang lain dalam kondisi idle

4. Tugas penanggung jawab, yaitu bertanggung jawab sepenuhnya terhadap

keberlangsungan acara workshop industri dengan bantuan wakil penanggung jawab dan
juga sebagai alih tanggung jawab ketika PJ tidak dapat dihubungi.
5. Pembagian staff
a. Registrasi : Dwita M.
b. LO : Brigitta, Dyah Ayu
c. Penanggung jawab materi 1 : Afdilah
d. Penanggung jawab materi 2 : Dini K.
e. Penanggung jawab materi 3 : Riza A.
f. Perlengkapan acara (Sertifikat pembicara, peserta, cenderamata) : Novi

II. SOP
1. Alur Kerja

6
 a. Koordinasi antara bidang workshop dengan bidang lain seperti humas, dokdes,
konsumsi, serta bidang lainnya dapat langsung berkoordinasi dengan PJ/ WA PJ
melalui chat, sms, telepon
b. Batas waktu :
- Penerimaan tugas dari koor acara, PO, WA PO : Februari
- Penyerahan tugas kepada bidang lain : Maret-Juni
c. Apabila tidak dapat dihubungi, tanggung jawab diserahkan kepada Ifani Pintonada
(WA PJ)
d. Apabila tidak tepat waktu, tanggung jawab di pihak penerima tugas akan bersedia
melakukan tugas tersebut dengan bantuan pemberi tugas.

III. Mekanisme perizinan dan sanksi/denda

1. Mekanisme perizinan
a. Apabila terlambat : maksimum 15, lebih dari 15 menit-rapat selesai mengikuti
mekanisme denda keterlambatan (dapat disampaikan melalui sms, chat, atau
telepon)
b. Apabila tidak hadir : maksimal izin 12 jam sebelum untuk kegiatan diluar rencana
(sakit, dll), H-1 rabid untuk kegiatan terencana (dapat disampaikan melalui sms,
chat, atau telepon)
2. Mekanisme denda
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi point 1a diatas.
Denda berupa Rp. 5.000 tiap 5 menit keterlambatan.
b. Apabila tidak hadir dan tidak memenuhi point 1b diatas. Denda Rp.10.000
c. Apabila tidak ada kabar denda 15.000

Demikian standar prosedur operasional Bidang Workshop Industri ini kami susun
sebagaimana mestinya untuk diterapkan di kemudian hari.

Depok, 10 Desember 2017

Disusun oleh,

(A.A. Sagung Weni K.D)

7
2.3 SOP Bidang Workshop Pelayanan

I. Job Description
1. Nama penanggung jawab : Nurvita Ulfa Saraswati (No.HP: 081318278761)
2. Nama wakil penganggung jawab: Nurul Aisyah (No.HP: 081286770337)
3. Deskripsi bidang:
• Bertanggung jawab terhadap koordinator acara
• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan workshop dari hal teknis (peralatan, venue,
dll) dan non teknis (izin, peserta, pembicara, dosen, panelis,dll)
• Membuat MOU dengan pembicara atau tamu tertentu
• Mengembangkan dan menentukan tema dan narasumber workshop
• Mengatur teknis dan sistem pendaftaran peserta (harga early bird, onthespot dll,
pendaftarana pre hari H, konfirmasi pembayaran bales email ngirim e-ticket)
• Menentukan dan mengkoordinasi MC
• Membuat rundown acara secara keseluruhan dan memastikan waktu berjalan
sesuai dengan waktu (time keeper)
• Mengurus, mengatur, dan memastikan jumlah SKP workshop
• Bertanggung jawab dalam pembuatan RAB di bidang workshop
• Membantu bidang lain dalam kondisi idle
4. Nama staf: Aprila Suprihendina, Nina Pursita, Ratna Sulistiarini
Tugas dan tanggung jawab:
• Mengatur teknis dan sistem pendaftaran peserta (harga early bird, normal,
onthespot)
• Mengkonfirmasi pembayaran dengan mengirim e-mail e-ticket
• Menyiapkan workshop kit berupa print out materi, map, alat tulis, dll.
5. Nama staf: Icut D. Adestia, Fismia H.
Tugas dan tanggung jawab:
• Berkomunikasi dengan pembicara hingga tanda tangan MOU. Setelah tanda
tangan MOU, akan dialihkan ke humas.
• Menjadi LO pembicara saat hari H.
• Menyiapkan keperluan pembicara dan selalu stand by dalam membantu pembicara
di hari H acara.
6. Nama staf: Amiratul Haq R., Avi Rahmadiah, Dewi Rizky

8
 • Bertanggung jawab dalam teknis pelaksanaan acara.
• Menentukan dan menghubungi MC.
• Membuat rundown acara secara keseluruhan dan memastikan waktu berjalan
sesuai dengan waktu (time keeper)
7. Seluruh staf akan tetap saling membantu dalam pelaksanaan hari H acara.

II. SOP
1. Alur Kerja Internal :
a. Jika ada kebutuhan pembelian/pembayaran dengan nominal >100.0000 harus
menghubungi PJ, PJ kemudian akan berkoordinasi dengan Koordinator Bidang.
b. Anggota berhak menolak apabila diberikan tugas 12 jam sebelum tenggat waktu
pengumpulan tugas.
c. Jika anggota telah menyanggupi melakukan pekerjaan tersebut, dan kemungkinan
tidak dapat memenuhi tenggat waktu, diharapkan memberitahu PJ/WaPJ 12 jam
sebelum pengumpulan.
d. Apabila PJ tidak dapat dihubungi, maka tugas diserahkan kepada WaPJ.
e. Apabila WaPJ tidak dapat dihubungi, maka tugas diserahkan kepada PJ.
f. Apabila anggota tidak dapat dihubungi, maka tugas diserahkan kepada PJ, atau
kepada anggota lain yang telah ditunjuk sebelumnya.

2. Alur Kerja Eksternal

a. Koordinasi pekerjaan yang melibatkan pihak luar kampus harus melalui
persetujuan PJ
b. Pihak Humas Phase akan berhubungan dengan pihak pembicara setelah pihak
workshop menandatangani MoU dengan pembicara
c. Pihak humas yang ditunjuk akan berkoordinasi dengan PJ/Wa PJ atau PIC yang
ditunjuk.

III. Mekanisme Perizinan dan Sanksi/Denda

1. Mekanisme perizinan rapat bidang dan pleno:
a. Apabila terlambat: maksimal izin terlambat rapat maksimal 3 jam sebelum rapat
yang disampaikan kepada PJ melalui chat line/wa beserta alasan yang dapat
dipertanggung jawabkan.

9
 b. Apabila tidak hadir: maksimal izin tidak hadir rapat h-1 atau 24 jam sebelum rapat
yang disampaikan kepada PJ melalui chat line/wa beserta alasan yang dapat
dipertanggung jawabkan.

2. Mekanisme sanksi/denda:
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a di atas.
Denda sebesar Rp 1.000/menit setelah 15 menit waktu toleransi yang akan
dimasukkan ke kas Phase 86.
b. Apabila tidak hadir: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1b di atas.
Denda sebesar Rp 30.000 yang akan dimasukkan ke kas Phase 86.
c. Apabila tidak ada kabar: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a
dan 1b di atas. Denda berupa:
• Traktir minuman dan cemilan rapat bidang selanjutnya.
• Bila 3x24 jam tidak ada kabar maka masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran
sebagaimana yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 1
sehingga sanksi yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh
ketua pelaksana.
d. Sanksi/denda lain: bila masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran sebagaimana yang
tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 2-5 sehingga sanksi yang
diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana masing-
masing kepanitiaan.

Demikian standar prosedur operasional Bidang Workshop Pelayanan ini kami susun
sebagaimana mestinya untuk diterapkan dikemudian hari.

Depok, 9 Desember 2017

Disusun oleh,

(Nurvita Ulfa Saraswati)

10
2.4 SOP Try Out UKAI
I. Job Description
1. Nama penanggung jawab : Hana Rosanna (No.HP: 085819579323 )
2. Nama wakil penganggung jawab: Arini Dyah S.P.D (No.HP: 089601860707)
3. Deskripsi bidang:
• Bertanggung jawab pada pelaksanaan intensif dan TO UKAI
• Melakukan follow up dengan OBAT UKAI
• Bertanggung jawab dalam pembuatan RAB di bidang TO UKAI
• Melakukan Koordinasi dengan OBAT UKAI
• Bertanggung jawab terhadap teknis OBAT UKAI (jenis program dan isi program,
harga program, serta teknis dan tempat pelaksanaan program)
• Membuat MOU dengan OBAT UKAI
• Publikasi terkait TO UKAI
• Membantu bidang lain dalam kondisi idle
4. Pembagian Tugas PJ/WaPJ
• Semua tugas dilakukan bersama-sama sesuai kewenangan yang telah diberikan
dibawah pengawasan penanggungjawab bidang
5. Nama staf: -

II. SOP
1. Alur Kerja :
a. Kerjasama terkait bidang intensif dan TO UKAI dengan OBAT UKAI dilakukan
melalui koordinasi dengan OBAT UKAI (Kak Ridho). Koordinasi dengan OBAT
UKAI dilakukan secara diskusi langsung (tatap muka) maupun tidak langsung
(online) yang dilakukan oleh bidang TO UKAI bersama dengan koordinator bidang
acara dengan pihak OBAT UKAI. Koordinasi yang dilakukan terkait dengan
bentuk kerjasama yang akan dilakukan, yang mencangkup: jenis program yang
diberikan, harga program, teknis pelaksanaan, dan tempat pelaksanaan program.
Setelah kerjasama terbentuk, dilakukan koordinasi dengan bidang acara terkait
pelaksanaan, bidang perlengkapan terkait tempat pelaksaaan, dan bidang publikasi
dan media terkait publikasi program. Semua kegiatan yang dilakukan dilaporkan
secara bertanggungjawab kepada koordinator bidang acara.

11
 b. Tugas terkait bidang TO UKAI paling lambat diberikan 5 (lima) hari sebelum batas
akhir pengumpulan tugas kepada penanggung jawab bidang TO UKAI. Sementara
pengumpulan tugas dilakukan paling lambat 4 (empat) hari setelah batas akhir
pengumpulan tugas yang telah ditentukan.
c. Apabila penanggung jawab tidak dapat dihubungi atau sedang berhalangan hadir
maka tanggung jawab diserahkan kepada wakil penanggung jawab.
d. Apabila tugas yang diberikan kepada bidang TO UKAI tidak dikerjakan dan/atau
tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan dan/atau tidak selesai tepat
waktu maka penanggungjawab bersedia diberikan sanksi sesuai dengan ketentuan
yang ditetapkan oleh Bidang Acara.

III. Mekanisme Perizinan dan Sanksi/Denda

1. Mekanisme perizinan:
a. Apabila terlambat: maksimal izin terlambat rapat 4 jam sebelum rapat yang
disampaikan kepada penanggung jawab melalui tatap muka atau online (chat atau
telepon)
b. Apabila tidak hadir: maksimal izin tidak hadir rapat h-1 yang disampaikan kepada
penanggung jawab melalui tatap muka atau online (chat atau telepon)
c. Apabila penanggung jawab tidak hadir: maksimal izin tidak hadir rapat h-1 yang
disampaikan kepada koordinator acara melalui tatap muka atau online (chat atau
telepon)

2. Mekanisme sanksi/denda:
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a di atas.
Denda sebesar Rp 5.000 tiap menit keterlambatan, dihitung dari menit ke 15.
b. Apabila tidak hadir: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1b di atas.
Denda sebesar Rp 20.000
c. Apabila tidak ada kabar: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a
dan 1b di atas. Denda berupa:
• Denda sebesar Rp 40.000 atau
• Bila 3x24 jam tidak ada kabar maka masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran
sebagaimana yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 1

12
 sehingga sanksi yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh
ketua pelaksana.
d. Sanksi/denda lain: bila masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran sebagaimana yang
tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 2-5 sehingga sanksi yang
diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana masing-
masing kepanitiaan.

Demikian standar prosedur operasional Bidang TO UKAI ini kami susun sebagaimana
mestinya untuk diterapkan dikemudian hari.

Depok, 10 Desember 2017

Disusun oleh,

(Hana Rosanna)

13
 BAB 3
SOP DIVISI EKSTERNAL

3.1 SOP Bidang Dokumentasi dan Desain

I. Job Description
1. Nama penanggung jawab : Discka Winda Syafiqah (No.HP: 085782063993)
2. Nama wakil penganggung jawab: Azka Afina H (No.HP: 081317450666)
3. Deskripsi bidang: Memenuhi kebutuhkan desain untuk cetak maupun online untuk
mensosialisasikan acara Pharmaceutical Seminar 86 seperti: poster, brosur, flyer,
backdrop, baliho, spanduk, banner, kaos; kebutuhan kesekretariatan seperti name tag,
kop surat, sertifikat, plakat; kebutuhan eksternal seperti proposal sponsor dan media
partner. Selain desain, video dan dokumentasi setiap acara merupakan tanggung jawab
dari divisi Desain dan Dekorasi. SOP berlaku untuk seluruh panitia dalam acara
Pharmaceutical Seminar 86.
4. Pembagian Tugas PJ/WaPJ
Hubungi PJ atau WA-PJ terkait permohonan pembuatan desain
• Discka Winda Syafiqah
Line: d.winda – 085782063993
Acara, Operasional
• Azka Afina
line: Azkafina – 081317450666
Eksternal, Bendahara
5. Nama staf:
• Nisrina Dhia Fauziah
• Rachmawati R M
• Rahmadina Providya
• Riza Shabrina
Tugas dan tanggung jawab:
• Desain dan mencetak
• Dokumentasi
• Video
• Revisi

14
II. SOP
1. Alur Kerja Permohonan Desain dan Video:
a. Permohonan pembuatan desain dapat langsung diberikan kepada PJ ATAU WA-
PJ Desain dan Dokumentasi selambat-lambatnya 9 (sembilan) hari sebelum
desain akan dipublikasikan, dan untuk pembuatan video selambat-lambatnya 20
(dua puluh) hari sebelum video akan dipublikasikan dengan melampirkan konten.
b. PJ dan WA-PJ Desain dan Dokumentasi akan menugaskan pekerjaan kepada staff
Desain dan Dokumentasi untuk menghindari miskoordinasi antara staff Desain dan
Dokumentasi dengan pihak lain, serta untuk menghindari ketimpangan frekuensi
pekerjaan staff.
c. Orang yang ditugaskan dapat melakukan komunikasi langsung terkait desain
atau video dengan pemohon.
d. Apabila divisi lain tidak mengikuti SOP sebagaimana yang terdapat pada poin 1a,
maka pemohon TIDAK BERHAK untuk meminta revisi, kecuali jika pihak Desain
dan Dokumentasi terkait menyanggupi.
e. Pemohon WAJIB mencantumkan konten seperti yang tertera pada Ketentuan
Khusus.
f. Pemohon dapat mengajukan revisi kepada pihak Desain dan Dokumentasi terkait
yang melakukan pekerjaan selambat-lambatnya 2 (dua) hari sebelum publikasi
desain, dan selambat-lambatnya 5 (lima) hari sebelum publikasi video.
g. Hasil desain dan video berupa file yang sudah jadi dan/atau file mentah akan
diunggah pada Google Drive eksternal.phase86@gmail.com, dalam folder
“DOKDES” untuk mempermudah pencarian.

2. Ketentuan Khusus:
a. Konten publikasi Desain:
i. Keperluan (untuk print/publikasi web dan social media)
ii. Ukuran desain, terbagi atas :
1. Cetak poster publikasi, ukuran A2 atau A3, portrait
2. Cetak flyer, ukuran A4 atau A5
3. Cetak spanduk, banner, baliho, ukuran disesuaikan, landscape
4. Cetak sertifikat, ukuran A4, landscape
5. Online untuk keperluan website, WAJIB mencantumkan ukuran pixel
yang tersedia pada ruang serta kedudukan (portrait/landscape)

15
 6. Online untuk keperluan social media, terbagi atas
a. Poster acara, ukuran A3, portrait
b. Announcement¸ ukuran square
c. Alur acara, ukuran A4, landscape
7. Keperluan selain yang tertera pada subpoin i – vi yang tertera diatas harus
mencantumkan dengan detail keperluan yang dimaksud.
iii. Judul dan tema acara/lomba
iv. Konten terkait, seperti :
1. Tanggal acara/lomba diadakan dan tanggal registrasi (apabila ada)
2. Waktu dan Tempat
3. Pengisi acara (apabila ada)
4. Keterangan biaya kegiatan (apabila ada); jika tidak memerlukan biaya,
wajib cantumkan keterangan free
5. Fasilitas yang diperoleh peserta (apabila ada)
6. Contact person.
b. Konten publikasi video
i. Keperluan (Pengenalan acara, Teaser D-, Pengenalan PI)
ii. Kalimat yang wajib ada
iii. Konsep video
c. Hasil desain WAJIB digunakan untuk dipublikasikan.
d. Seluruh pekerjaan desain wajib disetujui oleh PJ DAN WA-PJ sebelum
digunakan.
e. Untuk cetak keperluan publikasi acara Pharmaceutical Seminar 86 di
lingkungan Universitas Indonesia, desain yang telah disetujui akan dicetak oleh
Desain dan Dokumentasi sebelum diserahkan kepada divisi Perlengkapan atau
Media Publikasi.
f. Perhatian! Perhatikan file format hasil desain yang dibuat. Apabila digunakan
untuk kebutuhan cetak, gunakan format CMYK. Apabila digunakan untuk
kebutuhan online, gunakan format RGB.

III. Mekanisme Perizinan dan Sanksi/Denda Bidang Desain dan Dokumentasi

1. Mekanisme perizinan:
a. Apabila terlambat: maksimal izin terlambat rapat J-2 yang disampaikan kepada
Azka melalui Line/WhatsApp/SMS

16
 b. Apabila tidak hadir: maksimal izin tidak hadir rapat H-1 yang disampaikan kepada
Discka melalui Line/WhatsApp/SMS

2. Mekanisme sanksi/denda:
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a di atas.
Denda berupa Rp. 1.000,- per menit maksimal Rp. 15.000,-
b. Apabila tidak hadir: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1b di
atas. Denda berupa Rp. 30.000,-
c. Apabila tidak ada kabar: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a
dan 1b di atas. Denda berupa:
• Rp. 30.000,-
• Bila 3x24 jam tidak ada kabar maka masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran
sebagaimana yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 1
sehingga sanksi yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh
ketua pelaksana.
d. Sanksi/denda lain: bila masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran sebagaimana yang
tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 2-5 sehingga sanksi yang
diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana masing-
masing kepanitiaan.

17
IV. SOP Konsep Desain Pharmaceutical Seminar 86

18
Demikian standar prosedur operasional Bidang Desain dan Dokumentasi ini kami susun
sebagaimana mestinya untuk diterapkan dikemudian hari.

Disusun oleh,

(Discka Winda Syafiqah & Azka Afina H)

19
3.2 SOP Bidang Media Partner dan Publikasi

I. Job Description
1. Nama penanggung jawab : Ayu Annissa (No.HP: 081289600552)
2. Nama wakil penganggung jawab: Ertika Festya Amangkoe (No.HP: 081316790757)
3. Deskripsi bidang:
• Bertanggung jawab kepada koor eksternal
• Menjalin relasi dan membuat MOU dengan media partner
• Bertanggung jawab dalam pengelolaan official account, socmed, poster, standing
banner, dll sebagai media publikasi sebelum dan selama kegiatan berlangsung
• Mengkoordinasikan staff untuk membantu pelaksanaan kegiatan sebelum hari-H
dan hari-H kegiatan terkait medpub
• Follow up secara rutin media publikasi
• Membuat SOP dan RAB terkait medpub
• Membantu bidang lain dalam kondisi idle

4. Pembagian Tugas PJ/WaPJ

• Website : Ayu dan Ertika
• Controller Facebook, Twitter : Ayu
• Controller Instagram : Ertika
• Line : Ayu
• Jarkom : Ertika
• Media Partner : Ayu dan Ertika

5. Nama staf: Nadhirah Atikafaza

Tugas dan tanggung jawab:
• Facebook
• Media Partner

6. Nama staf: Rachmadiva

Tugas dan tanggung jawab:
• Twitter
• Media Partner

20
 7. Nama staf: Siti Syarah
Tugas dan tanggung jawab:
• Instagram
• Media Partner

8. Nama staf: Nuryasmin Khaerunnisa

Tugas dan tanggung jawab:
• Perizinan Publikasi Stasiun UI, RIK, FF, Halte Bikun
• Media Partner

II. SOP
1. Alur Kerja :
a. Publikasi berupa jarkom dapat diminta ke Ayu Annissa, melalui Line/Whatsapp
b. Publikasi berdesain dapat diminta melalui pengiriman email ke eksternal
(eksternal.phase86@gmail.com)
c. Diberikan paling lambat H-3 sebelum saatnya publikasi (jarkom)
d. Diberikan paling lambat H-9 sebelum saatnya publikasi (publikasi berdesain)
e. Bila kurang dari itu maka tidak akan dipublikasikan
f. Publikasi akan dipublikasikan di media sosial pada hari H
g. Kalau ada informasi yang harus di revisi dari bidang medpub, maka akan
dibenarkan terlebih dahulu (diinformasikan paling lambat H+1).
h. Akan dipublikasikan H+1 setelah diedit
i. Isi konten : nama acara, tanggal, waktu, tempat, detail acara, contact person (apa
saja yang ingin dipublikasikan)
j. Apabila Ayu tidak bisa dihubungi, tanggung jawab diserahkan ke Ertika
k. Apabila tidak sesuai atau tidak tepat waktu, tanggung jawab di pihak penerima
tugas. Bentuk tanggung jawab berupa membantu pekerjaan bidang yang tugasnya
tidak dikerjaan tepat waktu

2. Ketentuan Khusus:
1. Acara, DokDes, MedPub (Alur Publikasi)
a. Bidang acara memberikan konten yang sama ke bidang dokdes dan medpub
b. Selama bidang dokdes bekerja, bidang medpub membuat jarkom publikasi

21
 c. Konfirmasi jarkom publikasi ke bidang acara
d. Bidang dokdes memberikan desain fix ke bidang medpub
e. Bidang medpub mempublikasikan

3. Acara, MedPub, Perlengkapan, Perizinan (Publikasi yang Dipasang/Dibagikan)

a. Bidang acara memberikan konten
b. Publikasi merekomendasikan ukuran desain ke dokdes sesuai dengan tempat
pemasangan publikasi
c. Bidang perlengkapan mencetak desain
d. Bidang perizinan mengurus perizinan ke PLK/pihak yang bersangkutan
e. Bidang perlengkapan memasang baliho, spanduk, dll dan bidang medpub
membagikan brosur, dll di tempat yang diinginkan

4. Acara, MedPub (Official Account Line)

a. Jika ada pertanyaan via line, medpub akan melempar pertanyaan ke grup PI-
BPH dengan mention PJ-WaPJ yang bersangkutan
b. PJ-WaPJ yang bersangkutan diwajibkan fast response
c. Untuk pertanyaan yang sudah ada jawabannya akan dimasukkan ke dalam notes,
jika ada pertanyaan yang sama maka akan digunakan jawaban yang sama (yang
sudah dimasukkan ke dalam notes)
d. Jika ada perubahan jawaban, maka segera hubungi Ayu/Ertika untuk merevisi
jawaban

5. Website
a. Publikasi akan meminta konten ke masing – masing acara untuk pengisian
website
b. Konten diberikan H+3 setelah diberikan jarkom
c. Kalau ada informasi baru, konten dapat diberikan H-3 sebelum ingin
dipublikasikan
d. Jika ada revisi, maka harap segera direvisi dan diberikan H+1 revisi

22
III. Mekanisme Perizinan dan Sanksi/Denda
1. Mekanisme perizinan:
a. Apabila terlambat: maksimal izin terlambat rapat H-1 yang disampaikan kepada
Ayu/Ertika melalui line
b. Apabila tidak hadir: maksimal izin tidak hadir rapat H-1 yang disampaikan kepada
Ayu/Ertika melalui line
2. Mekanisme sanksi/denda:
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a di atas.
Denda berupa Rp. 1.000 permenit maksimum Rp 30.000
b. Apabila tidak hadir: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1b di atas.
Denda berupa Rp. 30.000
c. Apabila tidak ada kabar: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a
dan 1b di atas. Denda berupa:
Bila 3x24 jam tidak ada kabar maka masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran
sebagaimana yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 1 sehingga
sanksi yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua
pelaksana.
d. Apabila tidak posting publikasi: dinyatakan terkena denda berupa Rp. 5.000 per
satu kali tidak posting
e. Sanksi/denda lain: bila masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran sebagaimana yang
tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 2-5 sehingga sanksi yang
diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana masing-
masing kepanitiaan.

Demikian standar prosedur operasional Bidang Media Partner dan Publikasi ini kami susun
sebagaimana mestinya untuk diterapkan dikemudian hari.

Depok, 11 Desember 2017

Disusun oleh,

(Ayu Annissa)

23
3.3 SOP Bidang Hubungan Masyarakat

I. Job Description
1. Nama penanggung jawab : Raihandhana Putradista (No.HP: 087882073309 )
2. Nama wakil penganggung jawab: Andiani Wanda Putri (No.HP: 085717713257)
3. Deskripsi bidang:
• Menghubungi Tamu-Tamu penting yang akan mengisi acara workshop & seminar
setelah mendapatkan konfirmasi dari seksi workshop dan seminar (menjadi LO)
• Memberikan undangan melalui email/ secara langsung kepada instansi-instansi
yang diundang.
• Menemani tamu penting/VIP (menjadi usher) selama acara PHASE berlangsung.
• Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang publikasi dan memberi informasi
kepada publik mengenai acara.
• Menyampaikan informasi kepada public (harus mengerti secara penuh mengenai
pelaksanaan acara) apabila ditanyakan mengenai acara.
• Membantu bidang lain dalam kondisi idle
4. Pembagian Tugas PJ/WaPJ
• Monitoring and Control all related task : Raihan dan Wanda
Walaupun Jobdesk PJ dan WaPJ dibagi dua, namun keduanya akan saling
berkoordinasi dan membantu dalam me-monitor dan mengontrol seluruh jalinan
hubungan.
• Seminar (Raihan)
Bertanggung jawab atas koordinasi mengenai tamu undangan yang akan
diundang pada acara seminar sehingga berhubungan dengan PJ seminar

Penanggung Jawab : Raihan

Anggota : Amirah, Aulia

• Workshop (Wanda)
Bertanggung jawab atas koordinasi mengenai tamu undangan yang akan
diundang pada acara workshop, sehingga berhubungan dengan PJ workshop

Workshop terdapat 2 : Workshop Industri dan Pelayanan.

24
 Penanggung Jawab : Wanda
Anggota : Elfira, Nadira dan Meidha

• DISPUB (RAIHAN)
Bertanggung jawab atas koordinasi mengenai tamu undangan pada acara
DISPUB. Dibantu oleh Amirah dan Aulia Dwi Rahmi

5. Nama staf: Amirah & Aulia Dwi Rahmi

Tugas dan tanggung jawab:
• Koordinasi mengenai tamu undangan yang akan diundang pada acara seminar dan
dispub sehingga berhubungan dengan PJ seminar
• Menjadi LO/Usher untuk pembicara / tamu penting dispub dan seminar ketika
hari H acara

6. Nama staf: Meidha , Elfira dan Nadira Farhana

Tugas dan tanggung jawab:
• Bertanggung jawab atas koordinasi mengenai tamu undangan yang akan
diundang pada acara workshop, sehingga berhubungan dengan PJ workshop
• Menjadi LO/Usher untuk pembicara/ tamu penting workshop pada hari H acara

II. SOP
1. Alur Kerja :
a. Untuk bidang Seminar, koordinasi mengenai pembicara, tamu undangan/VIP
dapat langsung menghubungi Raihan setelah mendapat tanda tangan MOU /
apabila ingin langsung mengundang tanpa harus mendapat tanda tangan MOU
b. Untuk bidang Workshop baik industri maupun pelayanan, koordinasi mengenai
pembicara, tamu undangan/VIP dapat langsung menghubungi Wanda setelah
mendapat tanda tangan MOU / apabila ingin langsung mengundang tanpa harus
mendapat tanda tangan MOU.
c. Untuk bidang DISPUB, koordinasi mengenai pembicara, tamu undangan/VIP
dapat langsung menghubungi Raihan setelah mendapat tanda tangan MOU /
apabila ingin langsung mengundang tanpa harus mendapat tanda tangan MOU

25
 d. Batas waktu paling lambat menerima tugas yang berupa harus menghubungi
pembicara adalah H-2 bulan acara (tentatif) tergantung bidang seminar,
workshop dan DISPUB
e. Batas waktu paling lambat menerima tugas yang berupa mengundang tamu
undangan beserta dosen adalah H-1 bulan acara (tentatif) tergantung bidang
seminar, workshop dan DISPUB
f. Apabila PJ humas(Raihan) tidak bisa dihubungi, tanggung jawab diserahkan
kepada WaPJ(Wanda), kemudian jika PJ & WaPJ tidak bisa dihubungi, dapat
menghubungi Koord eksternal (Anti)
g. Bentuk tanggungjawab jika tidak mengerjakan tugas tepat waktu: Denda Rp
25000 masuk uang kas

III. Mekanisme Perizinan dan Sanksi/Denda

1. Untuk staff Humas, izin tidak mengikuti rapat maksimal H-1 rapat dan melaporkan
alasan izin kepada PJ atau WaPJ
a. Tidak boleh izin tidak mengikuti acara, kecuali pada keadaan sakit tertentu atau
urusan keluarga mendesak yang tidka bisa ditinggalkan.
b. Jika terpaksa tidak bsia mengikuti acara, harus menyerahkan tanggungjawabnya
kepada orang lain terlebih dahulu dengan menjelaskan secara detail apa saja
tanggung jawabnya (tidak boleh menghilang begitu saja)

2. Mekanisme sanksi/denda:
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a di atas.
Denda berupa denda Rp 1000 setiap 1 menit, dihitung setelah 15 menit mulai rapat.
Maksimal denda adalah Rp 30.000
b. Apabila tidak hadir: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1b di atas.
Denda berupa dikenakan denda sebesar Rp 30.000
c. Apabila tidak ada kabar: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a
dan 1b di atas. Denda berupa:
1. Dikenakan denda sebesar Rp 30.000
2. Bila 3x24 jam tidak ada kabar maka masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran
sebagaimana yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 1

26
 sehingga sanksi yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh
ketua pelaksana.
d. Sanksi/denda lain: bila masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran sebagaimana yang
tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 2-5 sehingga sanksi yang
diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana masing-
masing kepanitiaan.

Demikian standar prosedur operasional Bidang Humas ini kami susun sebagaimana
mestinya untuk diterapkan dikemudian hari.

Depok, 10 Desember 2017

Disusun oleh,

(Raihandhana Putradista, PJ)

27
 BAB 4
SOP DIVISI OPERASIONAL

4.1 SOP Bidang Logistik

I. Job Description
1. Nama penanggung jawab : Bimmo Ciptono Kuncoro (No.HP: 081382350102 )
2. Nama wakil penganggung jawab: Adam Arditya Fajriawan (No.HP: 089667120906 )
3. Deskripsi bidang:
• Bertanggung jawab ke Koor Logistik
• Mempersiapkan daftar alat dan lokasi pembelian
• Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan terkait dengan
kegiatan
• Melakukan pengadaan dan produksi terkait desain
• Koordinasi dengan staff dan angkatan untuk membantu pada hari H kegiatan
• Membuat SOP dan RAB terkait perlengkapan
• Membantu bidang lain dalam kondisi idle
4. Pembagian Tugas PJ/WaPJ
PJ : lini pertama Pinjam meminjam perlengkapan, pembelian perlengkapan dan
pengambilan perlengkapan
WaPJ : lini kedua Pinjam meminjam dan pembelian perlengkapan, serta pengambilan
perlengkapan
5. Nama staf: Cakra Hagai Arpati SM
Tugas dan tanggung jawab:
• Melakukan pembelian dan peminjaman perlengkapan
• Utusan untuk pengambilan barang
6. Nama staf: Khusnul Khotimah
Tugas dan tanggung jawab:
• Melakukan pencatatan dan membuat notulensi
• Melakukan pembelian dan peminjaman peralatan dan perlengkapan

II. SOP
1. Alur Kerja :

28
 a. Permintaan pembelian atau peminjaman barang dapat menghubungi PJ dengan
menghubungi via chat atau telepon dan sesuai ketentuan khusus
b. Batas waktu penerimaan dan penyerahan tugas adalah H-7
c. Apabila PJ tidak dapat dihubungi, tanggung jawab diserahkan kepada WaPJ. Jika
WaPJ tidak dapat dihubungi, tanggung jawab diamanahkan kepada staf 1 dan staf
2
2. Ketentuan Khusus:
a. Bidang herlengkapan hanya akan menyediakan perlengkapan yang telah ditulis di
dalam borang perlengkapan
b. Tiap bidang yang ingin meminjam barang dari Fakultas mengabarkan bidang
perlengkapan paling telat H-10 sebelum penggunaan barang. Jika dibutuhkan
perizinan dalam peminjaman, pastikan sudah membuat surat peminjaman.
c. Tiap bidang yang ingin beli/pinjam barang dari vendor tertentu di luar borang
perlengkapan, mengabarkan bidang perlengkapan PALING TELAT H-14 sebelum
penggunaan barang.
d. Apabila batas waktu permintaan BARANG TIDAK SESUAI AYAT 2 (DUA) dan
3 (TIGA), bidang perlengkapan akan mencari dan menyediakan barang tersebut
dengan bantuan dari MASING-MASING bidang terkait. Jika tidak didapatkan,
pihak perlengkapan tidak bertanggung jawab.
e. Pembatalan peminjaman, pembelian, dan penyewaan perlengkapan dilakukan
PALING TELAT H-7 dan dikabarkan kepada pihak perlengkapan
f. Pembelian dan penyewaan barang harus dilunasi oleh pihak-pihak terkait
g. Pengambilan barang ringan (POSTER, BANNER, DLL) yang tidak dapat
dilakukan pihak terkait dapat melalui bidang perlengkapan.

III. Mekanisme Perizinan dan Sanksi/Denda

1. Mekanisme perizinan:
a. Apabila terlambat: maksimal izin terlambat rapat h-3 jam yang disampaikan
kepada PJ melalui Telepon, chat, sms
b. Apabila tidak hadir: maksimal izin tidak hadir rapat h-1 yang disampaikan kepada
PJ melalui Chat atau sms
2. Mekanisme sanksi/denda:
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a di atas.
Denda berupa uang sebesar Rp 10.000

29
 b. Apabila tidak hadir: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1b di atas.
Denda berupa uang sebesar Rp 20.000
c. Apabila tidak ada kabar: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a
dan 1b di atas. Denda berupa:
• Traktir makan satu bidang
• Bila 3x24 jam tidak ada kabar maka masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran
sebagaimana yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 1
sehingga sanksi yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh
ketua pelaksana.
d. Sanksi/denda lain: bila masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran sebagaimana yang
tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 2-5 sehingga sanksi yang
diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana masing-
masing kepanitiaan.

Demikian standar prosedur operasional Bidang Perlengkapan ini kami susun sebagaimana
mestinya untuk diterapkan dikemudian hari.

Depok, 11 Desember 2017

Disusun oleh,

(Bimmo Ciptono Kuncoro)

30
4.2 SOP Bidang Transportasi dan Akomodasi
I. Job Description
1. Nama penanggung jawab : Rezwendy (No.HP: 08524990004/085980207191)
2. Nama wakil penganggung jawab: Aisyah Nur Sa’adah (No.HP: 085775151484)
3. Deskripsi bidang:
• Membantu menyediakan keperluan transportasi yang dibutuhkan
• Membantu menyediakan keperluan akomodasi jika diperlukan
• Membantu bidang lain dalam kondisi idle
4. Nama staf: Aditya Sindu
Tugas dan tanggung jawab:
• Membantu PJ dan WaPJ dalam menyediakan keperluan transportasi dan
akomodasi yang diperlukan

II. SOP
1. Alur Kerja :
a. Jika membutuhkan trasportasi, hubungi Rezwendy. Dapat melalui Whatsapp,
Telfon, SMS, atau Line.
b. Rincikan kendaraan yang dibutuhkan:
• Jenis Kendaraan: Mobil atau Motor
• Kapasitas orang yang diantar atau dijemput
• Hanya butuh kendaraan atau juga butuh driver
c. Paling lambat, menghubungi 4 hari sebelum hari penjemputan/pengantaran.
Usahakan mengabari dari jauh jauh hari. Batas waktu ini hanya berlaku untuk
departemen lain yang membutuhkan transportasi, tidak berlaku untuk
penjemputan/pengantaran pembicara atau tamu-tamu penting.
d. Jika Rezwendy tidak dapat dihubungi, tanggung jawab dilimpahkan kepada
Aisyah, dan jika Aisyah tidak dapat dihubungi juga, dapat menghubungi Siti,
e. Jika membutuhkan akomodasi/penginapan, hubungi Aisyah. Dapat melalui
whatsapp, telfon, sms, atau line. Akomodasi yang dimaksud hanyalah akomodasi
untuk peserta selama masa acara berlangsung.
f. Batas waktu permintaan jasa penginapan adalah H-2 bulan, dengan kemungkinan
lokasi di Wisma makara dan Asrama UI.

31
 g. Jika Aisyah tidak dapat dihubungi, dapat menghubungi Rezwendy. Dan jika
Rezwendy juga tidak dapat dihubungi, dapat menghubungi Siti.
h. Apabila tidak sesuai SOP dan melalui batas waktu yang ditentukan, kami tidak lagi
wajib bertanggung jawab menyediakan transportasi dan akomodasi.

III. Mekanisme Perizinan dan Sanksi/Denda

1. Mekanisme perizinan:
a. Apabila terlambat: maksimal izin terlambat rapat h-6 jam, yang disampaikan
kepada Aisyah melalui Whatsapp/Line
b. Apabila tidak hadir: maksimal izin tidak hadir rapat h-3, yang disampaikan kepada
Aisyah melalui Whatsapp/Line
2. Mekanisme sanksi/denda:
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a di atas.
Denda sebesar Rp. 5.000,- tiap 15 menit keterlambatan. Maksimal Rp. 15.000,-
b. Apabila tidak hadir: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1b di atas.
Denda sebesar Rp. 15.000,-
c. Apabila tidak ada kabar: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a
dan 1b di atas. Denda berupa:
• Denda sebesar Rp. 30.000,-
• Bila 3x24 jam tidak ada kabar maka masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran
sebagaimana yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 1
sehingga sanksi yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh
ketua pelaksana.
d. Sanksi/denda lain: bila masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran sebagaimana yang
tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 2-5 sehingga sanksi yang
diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana masing-
masing kepanitiaan.

Demikian standar prosedur operasional Bidang Transakom ini kami susun sebagaimana
mestinya untuk diterapkan dikemudian hari.
Depok, 10 Desember 2017
Disusun oleh,

(Rezwendy)

32
4.3 SOP Bidang Konsumsi
I. Job Description
1. Nama penanggung jawab : Desta Andriyani (No.HP: 085695426368 )
2. Nama wakil penganggung jawab: Monica Arnady (No.HP: 087877940718 )
3. Deskripsi bidang:
• Mempersiapkan daftar/jumlah makanan dan lokasi pembelian (melakukan survey)
untuk konsumsi yang dibutuhkan terkait dengan kegiatan
• Mempersiapkan, menyediakan, dan follow up konsumsi yang dibutuhkan terkait
dengan kegiatan
• Membuat metode distribusi yang efektif dan bertanggung jawab dalam
pendistribusian konsumsi yang dibutuhkan terkait dengan kegiatan
• Mengkoordinasikan staff untuk membantu pelaksanaan kegiatan pre hari H dan
hari H kegiatan terkait konsumsi
• Membuat SOP dan RAB terkait konsumsi
• Membantu bidang lain dalam kondisi idle
4. Pembagian Tugas PJ/WaPJ
Penanggung Jawab dan Wakil Penanggung Jawab bersama mengatur dan memantau
pemesanan konsumsi hingga distribusi konsumsi saat acara berlangsung. Penanggung
Jawab akan lebih fokus terhadap acara Seminar PHASE 86 sedangkan Wakil
Penanggung Jawab akan fokus terhadap acara Workshop PHASE 86
5. Nama staf:
• Rinciani Putri
• Hana Permatasari
• Fadhilah A.

Tugas dan tanggung jawab:

• Mencari konsumsi yang sesuai untuk acara Seminar PHASE 86

• Mendistribusikan konsumsi pada acara Seminar PHASE 86
• Membantu distribusi konsumsi pada acara Workshop dan TO UKAI PHASE 86

33
 6. Nama staf:
• Arini Andriani
• Eninta Ginting
• Merry Flora

Tugas dan tanggung jawab:

• Mencari konsumsi yang sesuai untuk acara Workshop PHASE 86

• Mendistribusikan konsumsi pada acara Workshop PHASE 86
• Membantu distribusi konsumsi pada acara Seminar dan TO UKAI PHASE 86

II. SOP
1. Alur Kerja :
a. Setiap bidang acara yang memerlukan konsumsi atau ada penambahan konsumsi
dari jumlah yang sebelumnya sudah dilaporkan. Harap memberikan informasi
kepada Koordinator Logistik melalui Line atau Whatsapp atau bertatap muka untuk
kemudian diteruskan kepada PJ Konsumsi dan diketahui oleh PO
b. Permintaan penambahan konsumsi dilakukan paling lambat H-7 acara, lewat dari
waktu tersebut permintaan tidak akan diproses
c. Apabila PJ tidak dapat dihubungi, dapat dengan segera menghubungi WaPJ atau
Koordinator Logistik

III. Mekanisme Perizinan dan Sanksi/Denda Bidang Konsumsi

1. Mekanisme perizinan:
a. Apabila terlambat: maksimal izin terlambat rapat h-1 yang disampaikan kepada PJ
Konsumsi atau WaPJ melalui Line, Whatsapp, atau SMS
b. Apabila tidak hadir: maksimal izin tidak hadir rapat h-1 yang disampaikan kepada
PJ Konsumsi atau WaPJ melalui Line, Whatsapp, atau SMS
2. Mekanisme sanksi/denda:
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a di atas.
Denda berupa uang sebesar Rp. 1000,-/menit
b. Apabila tidak hadir: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1b di atas.
Denda berupa uang sebesar Rp. 10.000,- untuk staff dan Rp. 20.000,- untuk PJ dan
WaPJ

34
 c. Apabila tidak ada kabar: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a
dan 1b di atas. Denda berupa:
• Uang sebesar Rp. 10.000,- untuk staff dan Rp. 20.000,- untuk PJ dan WaPJ
• Bila 3x24 jam tidak ada kabar maka masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran
sebagaimana yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 1
sehingga sanksi yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh
ketua pelaksana.
d. Sanksi/denda lain: bila masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran sebagaimana yang
tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 2-5 sehingga sanksi yang
diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana masing-
masing kepanitiaan.

Demikian standar prosedur operasional Bidang Konsumsi ini kami susun sebagaimana
mestinya untuk diterapkan dikemudian hari.

Depok, 10 Desember 2017

Disusun oleh,

(Desta Andriyani)

35
4.4 SOP Bidang Perizinan

I. Job Description
1. Nama penanggung jawab : Mia Yuliana Pratiwi (No.HP: 085691251007)
2. Nama wakil penganggung jawab: Prastiwi Arum Sari (No.HP:087737649583)
3. Deskripsi bidang:
• Bidang Perizinan merupakan Bidang yang bertugas dalam kepengurusan perizinan
eksternal Fakultas Farmasi dalam kegiatan PHASE 86.
• Bidang perizinan menerima perintah dari Koordinator logisitik atas permintaan
bidang lain atau atas permintaan bidang lain langsung kepada penanggung jawab
bidang atas sepengetahuan Koordinator Logistik.
• Sebagaimana sesuai dengan definisi, Bidang Perizinan hanya bertugas mengurus
proses perizinan acara di luar dari Fakultas Farmasi. Perizinan yang masih terkait
internal Fakultas Farmasi dilakukan oleh bagian Kesekretariatan PHASE 86.
• Bidang perizinan dapat melakukan perizinan jika semua kelengkapan administrasi
(khususnya surat dari internal Fakultas Farmasi) yang dibutuhkan telah dipenuhi oleh
kesekretariatan dan atau bidang terkait.
• Bidang perizinan dapat membantu bidang lain dalam kondisi idle

4. Tugas PJ/WaPJ
Tugas dan tanggung jawab PJ Bidang :
• Mengurus perizinan acara PHASE 86
• Mengawasi proses perizinan acara Workshop PHASE 86
Tugas dan tanggung jawab WaPJ Bidang :
• Mengurus perizinan acara PHASE 86
• Mengawasi proses perizinan acara Seminar PHASE 86
5. Nama staf: Herra W. Monalisa
Tugas dan tanggung jawab:
• Mengurus perizinan terkait acara Workshop PHASE 86
6. Nama staf: Astari Rahma N.
Tugas dan tanggung jawab:
• Mengurus perizinan terkait acara Seminar PHASE 86
NB : Pembagian tugas disesuaikan pula dengan permintaan yang masuk dalam bidang
perizinan. Pelaksanaannya akan dilakukan secara bergilir baik PJ/WaPJ dan staf.

36
II. SOP
1. Alur Kerja :
a. Bidang yang membutuhkan bidang perizinan dapat memberikan permintaan
kepada Koordinator logisitik atau langsung kepada penanggung jawab bidang
(melalui line @miliana) atas sepengetahuan Koordinator Logistik.
b. Permintaan perizinan maksimal disampaikan empat bulan sebelum agenda besar
dilaksanakan.
c. Jika kordinator logistik / penanggung jawab bidang tidak merespon 1 x24 jam,
bidang tersebut dapat menghubungi waPJ atau salah satu dari staf bidang perizinan.
d. Setelah permintaan disampaikan, bidang terkait harus memenuhi kelengkaan
administratif yang diperlukan maksimal 5 hari agar perizinan dapat segera
dilakukan.
e. Jika permintaan tidak disampaikan sesuai ketentuan, bidang tersebut WAJIB
MEMBANTU proses perizinan.

III. Mekanisme Perizinan dan Sanksi/Denda

1. Mekanisme perizinan:
a. Apabila terlambat: maksimal izin terlambat rapat h-30 menit sebelum agenda rapat
dimulai dan yang disampaikan kepada Ketua Bidang Perizinan melalui pesan
singkat (line : @miliana). Maksimal keterlambatan yang diperbolehkan yaitu 10
menit.
b. Apabila tidak hadir: maksimal izin tidak hadir rapat h-1 yang disampaikan kepada
Ketua Bidang Perizinan melalui pesan singkat (line : @miliana)

2. Mekanisme sanksi/denda:
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a di atas.
Denda ditentukan berdasarakan kesepakan semua anggota.
b. Apabila tidak hadir: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1b di atas.
Denda ditentukan berdasarakan kesepakan semua anggota.
c. Apabila tidak ada kabar: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a
dan 1b di atas. Denda berupa:
• Penambahan tugas, dari tugas sebelumnya yang telah disepakati.

37
 • Bila 3x24 jam tidak ada kabar maka masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran
sebagaimana yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 1
sehingga sanksi yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh
ketua pelaksana.
d. Sanksi/denda lain: bila masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran sebagaimana yang
tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 2-5 sehingga sanksi yang
diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana masing-
masing kepanitiaan.

Demikian standar prosedur operasional Bidang Perizinan ini kami susun sebagaimana
mestinya untuk diterapkan dikemudian hari.

Depok, 10 Desember 2017

Disusun oleh,

(Mia Yuliana Pratiwi)

38
 BAB 5
SOP DIVISI BENDAHARA

5.1 SOP Bidang Dana Usaha

I. Job Description
1. Nama penanggung jawab : Wina Widiarti (No.HP: 085710383792 )
2. Nama wakil penganggung jawab: Hilmia Erianto (No.HP: 085710666451)
3. Deskripsi bidang:
Melakukan kegiatan yang memberikan pemasukkan bagi keuangan PHASE maupun
Sumpah Apoteker
4. Pembagian Tugas PJ/WaPJ: Bekerja secara bersama (tidak ada pembagian khusus)
5. Nama staf: Semua bidang di PHASE terlibat danus

II. SOP
1. Alur Kerja:
a. Jika pihak yang mendapatkan tugas garage pada hari H tidak dapat hadir, maka
wajib lapor ke Wina/Hilmia.
b. Apabila pihak yang mendapatkan tugas danus pada hari tersebut tidak dapat
dihubungi, maka kami akan menghubungi PJ bidang dari pihak yang bersangkutan.
c. Apabila tidak sesuai atau tidak tepat waktu, maka pihak danus akan memberikan
kemakluman apabila bersifat ringan, atau langsung melaporkan kejadian kepada
PO/WaPO Phase untuk didiskusikan.

2. Ketentuan Khusus:
Pihak danus membutuhkan bantuan dari tiap-tiap bidang PHASE, sehingga apabila
kami meminta bantuan kepada masing-masing bidang, kami berharap untuk diberikan
kemudahan dan ketersediaan waktunya.

39
III. Mekanisme Perizinan dan Sanksi/Denda
1. Mekanisme perizinan:
a. Apabila terlambat: maksimal izin terlambat danus (misal: garage sale) h-2 jam
yang disampaikan kepada Wina Widiarti melalui chat line/whatsapp, telepon, atau
sms.
b. Apabila tidak hadir: maksimal izin tidak hadir danus (misal: garage sale) h-7 jam
yang disampaikan kepada Wina Widiarti melalui chat line/whatsapp, telepon, atau
sms.
2. Mekanisme sanksi/denda:
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a di atas.
Denda berupa denda Rp.5.000/30 menit
b. Apabila tidak hadir: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1b di atas.
Denda berupa denda Rp. 10.000.
c. Apabila tidak ada kabar: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a
dan 1b di atas. Denda berupa:
• Denda Rp. 15.000 atau
• Bila 3x24 jam tidak ada kabar maka masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran
sebagaimana yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 1
sehingga sanksi yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh
ketua pelaksana.
d. Sanksi/denda lain: bila masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran sebagaimana
yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 2-5 sehingga sanksi
yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana
masing- masing kepanitiaan.

Demikian standar prosedur operasional Bidang Dana Usaha ini kami susun sebagaimana
mestinya untuk diterapkan dikemudian hari.

Depok, 10 Desember 2017

Disusun oleh,

(Wina Widiarti)

40
5.2 SOP Bidang Sponsorship
I. Job Description
1. Nama penanggung jawab : Dewi Kumala Putri (No.Hp: 087881519142)
2. Nama wakil penganggung jawab: Safrina (No.HP: 082119987570 )
3. Deskripsi bidang:
• Bertanggung jawab langsung kepada bendahara umum
• Menentukan target sponsorship yang akan dicapai
• Mengumpulkan database perusahaan sebagai relasi dalam sponsorship
• Menentukan konten dan isi dari proposal eksternal
• Membuat MoU dengan perusahaan yang akan melakukan kerjsama
• Menghubungi humas perusahaan dengan mengirimkan proposal kerjasama berupa
softcopy (email) dan hardcopy.
• Melakukan follow up kerjasama terhadap humas perusahaan setelah mengirimkan
proposal 3-5 hari.
• Melakukan presentasi prososal pada perusahaan yang akan bekerjasama jika
diperlukan
• Penandatangan MoU antara pihak panitia dan pihak sponsorship.
• Bertanggung jawab dalam pembuatan rancangan anggaran biaya pada bidang
sponsorship
• Pengawasan selama proses kerjasama
4. Pembagian Tugas PJ/WaPJ(bila ada)
Tugas PJ:
. Bertanggung jawab langsung kepada PJ dan WaPJ PHASE
a. Memberikan laporan secara berkala terkait perkembangan kinerja sponsorship
kepada koordinator bidang dan PJ/waPJ PHASE
b. Melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja bidang secara berkala.
c. Memberikan solusi ketika terjadinya kendala
d. Memberikan peringatan lisan kepada anggota yang tidak memenuhi target kinerja.
e. Menghubungi perusahaan untuk melakukan kerjasama sebagai sponsorship acara
f. Melakukan pemantauan hasil kerjasama dengan perusahaan

Tugas WaPJ:

a. Melakukan pembagian tugas kepada setiap anggota

41
 b. Memberikan target kinerja bidang kepada setiap anggota
c. Memberikan laporan kinerja kepada PJ
d. Bertanggung jawab menyelesaikan masalah internal bidang dengan mendiskusikan
bersama PJ.
e. Melakukan pemantauan langsung kinerja bidang
f. Menghubungi perusahaan untuk melakukan kerjsama sebagai sponsorship
g. Melakukan pemantauan hasil kerjasama dengan perusahaan
h. Menggantikan sementara kinerja PJ jika PJ tidak dapat dihubungi
5. Nama staf: Agatha Cornelia, Elisa, Ghina Desviyanti A, Restu NP, Satya M
Tugas dan tanggung jawab:
. Menghubungi perusahaan untuk melakukan kerjasama sebagai sponsorship
sesuai dengan pembagian tugas melalui email atau telepon.
a. Melakukan pelaporan kinerja setiap 2 minggu sekali kepada PJ/WaPJ
b. Melakukan follow up hasil pengiriman proposal setelah 3-5 hari pengiriman
proposal
c. Mengawasi hasil kerjasama dengan perusahaan

II. SOP
1. Alur Kerja :
a. Menghubungi perusahaan dengan mengirimkan proposal sponsorship melalui email
(softcopy) atau mengirimkan ke alamat perusahaan (hardcopy)
b. Melakukan follow-up kerjasama 3-5 hari setelah pengirimkan proposal kerjasama
c. Jika perusahaan meminta untuk panitia melakukan presentasi acara, maka anggota
dapat menghubungi PJ /waPJ sponsorship. PJ dan waPJ akan mengkoordinasikan
langsung terkait presentasi proposal acara kepada koordinator bidang dan PJ/waPJ
PHASE
d. Melakukan penandatangan MoU kepada perusahaan yang akan melakukan kerjasama
e. Memenuhi ketentuan dan prasyarat dalam bekerjasama sesuai dengan proposal dan
MoU.

42
III. Mekanisme Perizinan dan Sanksi/Denda

1. Mekanisme perizinan:
a. Apabila terlambat: maksimal izin terlambat rapat 1 jam sebelum rapat dimulai yang
disampaikan kepada PJ/waPJ melalui pesan, telfon dll
b. Apabila tidak hadir: maksimal izin tidak hadir rapat h-1 yang disampaikan kepada
PJ/waPJ melalui pesan, telfon dll

2. Mekanisme sanksi/denda:
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a di atas.
Denda berupa membawa makanan untuk rapat bidang
b. Apabila tidak hadir: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1b di atas.
Denda berupa penambahan tanggung jawab individu terkait jumlah perusahaan yang
harus dihubungi dan pencapain target kerja.
c. Apabila tidak ada kabar: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a dan
1b di atas. Bila 3x24 jam tidak ada kabar maka masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran
sebagaimana yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 1 sehingga
sanksi yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana.
d. Sanksi/denda lain: bila masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran sebagaimana yang
tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 2-5 sehingga sanksi yang diberikan
berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana masing- masing
kepanitiaan.

Demikian standar prosedur operasional Bidang Sponsorship ini kami susun sebagaimana
mestinya untuk diterapkan dikemudian hari.

Depok, 14 Desember 2017

Disusun oleh,

(Dewi Kumala Putri)

43
 BAB VI

SOP DIVISI KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI

6.1 SOP Bidang Kesekretariatan

I. Job Description
Slogan: Kestari Ramah Gabiasa
1. Nama penanggung jawab : Agung Kris (No.HP: 085822942449 )
2. Nama wakil penganggung jawab: Putrie Fiana (No.HP: 083873260386 )
3. Deskripsi bidang:
• Bertanggung jawab dalam pembuatan, pencetakan dan pendistribusian setifikat,
plakat, name tag panitia (MC, moderator, pembicara) maupun peserta
• Bertanggung jawab pada pendataan kehadiran pembiara dan peserta (registrasi
hari H, absen tiap sesi, juga menentukan peserta yang dapat sertifikat)
• Membuat dan mencetak surat-surat yang dibutuhkan guna pelaksanaan kegiatan
• Melaksanakan pengesahan surat-surat yang dibutuhkan guna pelaksanaan
kegiatan di eksternal maupun internal (fakultas)
• Mengoordinasikan staf untuk membantu pelaksanaan prahari-H dan hari-H
kegiatan terkait kesekretariatan
4. Pembagian Tugas PJ/WaPJ (bila ada)
PJ dan WaPJ berkoordinasi dalam membuat surat, mengurus dan mengecek ulang hal-
hal terkait kestari seperti surat, sertifikat, plakat, dan name tag.
5. Nama staf: Anisa Maulidina
Tugas dan tanggung jawab:
• PIC surat menyurat:
o Membagi tim kestari dalam meminta tanda tangan surat (jauh sebelum
hari H)
o Mendata nomor surat, surat masuk (permintaan), surat keluar (surat jadi)
• Mengurus surat/meminta tanda tangan (jauh sebelum hari H)
• Registrasi peserta (saat hari H)
6. Nama staf: Delvika Yessi Chumala
Tugas dan tanggung jawab:
• PIC name tag:

44
 o Berkoordinasi dengan tim desain terkait desain name tag (jauh sebelum
hari H)
o Mendata jumlah peserta dan panitia yang akan mendapat name tag (sehari
setelah closing peserta mendaftar phase)
o Memastikan name tag terdistribusi untuk panitia dan peserta (panitia
dibagikan saat H-1 acara (briefing), sedangkan peserta dibagi saat
registrasi)
• Mengurus surat/meminta tanda tangan (jauh sebelum hari H)
• Registrasi peserta (saat hari H)
7. Nama staf: Ignatia N. Wulandari
Tugas dan tanggung jawab:
• PIC plakat
o Berkoordinasi dengan tim desain terkait desain plakat (jauh sebelum hari
H)
o Berkoordinasi dengan tim acara terkait jumlah plakat yang akan dicetak,
nama pembicara/tamu tertentu yang akan diinput di plakat (setelah nama
dan jumlah pembicara/tamu tertentu deal)
o Berkoordinasi dengan tim acara terkait siapa panitia yang akan
memberikan plakat ke penerima plakat, atau siap apabila kestari yang
diminta menjadi plakat girl (sebelum hari H)
o Bertanggung jawab dalam percetakan plakat apabila kestari yang
mencetak plakat (agak jauh sebelum hari H)
• Mengurus surat/meminta tanda tangan (jauh sebelum hari H)
• Registrasi pembicara/tamu lain/VIP (saat hari H)
8. Nama staf: Khairinisa Lestari
Tugas dan tanggung jawab:
• PIC sertifikat
o Mendata jumlah panitia (termasuk MC, dll) dan peserta yang akan
menerima sertifikat
o Memfilter peserta yang berhak menerima sertifikat (hari H atau sebelum
hari H)
o Berkoordinasi dengan tim desain terkait desain sertifikat (jauh sebelum
hari H)

45
 o Bertanggung jawab dalam percetakan sertifikat (hari H atau sebelum
hari H)
• Mengurus surat/meminta tanda tangan (jauh sebelum hari H)
• Registrasi pembicara/tamu lain/VIP (saat hari H)

II. SOP
1. Alur Kerja :
a. Permintaan pembuatan surat dapat menghubungi Agung dan/atau Bebeh (Putrie
Fiana) via chat atau bertemu langsung.
b. Permintaan pembuatan surat adalah maksimal (paling dekat) 7 hari sebelum surat
digunakan/diserahkan ke pihak terkait di dalam surat. Waktu terhitung saat kestari
dan pihak yang meminta dibuatkan surat sepakat terkait konten surat.
c. Apabila meminta dibuatkan surat kurang dari 7 hari (1, 2, 3, 4, 5, 6 hari) sebelum
surat digunakan, kestari tetap membuatkan surat, namun tanggung jawab legalisasi
(tanda tangan di surat) diurus oleh pihak yang memesan surat.
d. Pihak yang meminta dibuatkan surat wajib fast response dihubungi untuk
mengonfirmasi/mengecek ulang sebelum surat dicetak, apakah surat sudah benar,
lengkap, dan sesuai dengan yang diminta.
e. Surat dikerjakan oleh kestari maksimal 4 hari kerja. Surat yang sudah lengkap
ditandatangani akan segera diberitahu ke pihak yang meminta dibuatkan surat.
f. Pihak yang mengambil surat yang dipesan dianjurkan menandatangani formulir
tanda terima surat bahwa surat sudah diambil (formulir dibuat oleh kestari).

Apabila Agung/Bebeh tidak bisa dihubungi, dapat mengubungi Lutfi Tsara

Apabila surat tidak selesai tepat waktu, kestari akan dikenakan denda Rp20.000,00

2. Ketentuan Khusus:

• Bila ingin dibuatkan surat mohon mencantumkan informasi berikut:

1. Nama tujuan surat: Nama lengkap dan gelar; bidang perusahaan; alamat
perusahaan
2. Isi surat, meliputi hari, tanggal, waktu, tempat acara diselenggarakan (bila
diperlukan)
3. Alasan pembuatan surat (Contoh: Surat Peminjaman Ruangan Tempat Seminar)

46
 4. Ada atau tidaknya lampiran surat (Contoh: Surat Permohonan Sponsorship dan
Media Partner -> ada lampiran satu berkas proposal)

III. Mekanisme Perizinan dan Sanksi/Denda

1. Mekanisme perizinan:
a. Apabila terlambat: maksimal izin terlambat rapat adalah 60 menit yang
disampaikan kepada Agung DAN Bebeh melalui chat. Terhitung sejak 15 menit
waktu toleransi.
b. Apabila tidak hadir: maksimal izin tidak hadir rapat H-1 yang disampaikan kepada
Agung DAN Bebeh melalui chat.

2. Mekanisme sanksi/denda:
a. Apabila terlambat: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a di atas.
Denda berupa Rp500,00 tiap menit, maksimal 20 menit. Setelah 20 menit akan
dikenakan denda Rp12.500,00
b. Apabila tidak hadir: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1b di atas.
Denda berupa Rp15.000,00
c. Apabila tidak ada kabar: dinyatakan terkena denda bila tidak memenuhi poin 1a
dan 1b di atas. Denda berupa:
• Rp20.000,00
• Bila 3x24 jam tidak ada kabar maka masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran
sebagaimana yang tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 1
sehingga sanksi yang diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh
ketua pelaksana.
d. Sanksi/denda lain: bila masuk ke dalam Kriteria Pelanggaran sebagaimana yang
tercantum dalam Ketetapan Angkatan pasal 2 butir 2-5 sehingga sanksi yang
diberikan berupa surat peringatan yang dikeluarkan oleh ketua pelaksana masing-
masing kepanitiaan.

47
Demikian standar prosedur operasional Bidang Kestari ini kami susun sebagaimana
mestinya untuk diterapkan di kemudian hari.

Depok, 10 Desember 2017

Disusun oleh,

(Agung Kris)

48
LAMPIRAN

49
LAMPIRAN 1. Ketetapan Angkatan

KETETAPAN ANGKATAN
No. 01/TAP/XI/2017
TENTANG
PARTISIPASI AKTIF MAHASISWA APOTEKER UI ANGKATAN 86
TERHADAP KEGIATAN ANGKATAN

MENGINGAT:
1. Sumpah Apoteker merupakan persyaratan untuk menyandang gelar Apoteker
2. Phase 86 merupakan salah satu rangkaian Acara Angkatan yang memiliki salah
satu tujuan untuk menyokong kegiatan angkatan
3. Tim Persiapan UKAI adalah tim yang dibentuk untuk membantu kelulusan UKAI
angkatan
4. Sumpah Apoteker, Phase 86, dan Tim Persiapan UKAI adalah kepanitiaan internal
yang dilaksanakan oleh Mahasiswa Apoteker FFUI angkatan 86
5. Setiap Mahasiswa FFUI Apoteker Angkatan 86 telah memilih dan menyetujui
untuk berpartisipasi aktif dalam melaksanakan kegiatan tersebut
6. Ketua pelaksana kepanitian Phase UI 86, Sumpah Apoteker 86 dan Tim Persiapan
UKAI telah dipilih dan disetujui oleh satu angkatan

MENIMBANG :
1. Sumpah Apoteker, Phase 86, dan Tim Persiapan UKAI merupakan kepanitiaan
yang telah disepakati bersama dan membutuhkan partisipasi aktif dan kerjasama
seluruh elemen angkatan

MEMUTUSKAN:
PASAL 1
KETENTUAN UMUM

1. Mahasiswa Apoteker FFUI angkatan 86 akan mendapatkan Surat Peringatan

apabila memenuhi kriteria pelanggaran pada pasal 2 sebanyak 3 (tiga) kali baik
pada poin yang sama secara berulang ataupun akumulasi dari poin yang berbeda.

50
 2. Setiap Mahasiswa Apoteker FFUI angkatan 86 yang telah mendapatkan Surat
Peringatan sebanyak 3 (tiga ) kali akan mendapatkan sanksi.

PASAL 2
KRITERIA PELANGGARAN
Mahasiswa Apoteker FFUI angkatan 86 akan mendapatkan surat peringatan apabila
melakukan pelanggaran berupa:
1. Mahasiswa tidak dapat dihubungi selama 3 x 24 jam ketika dibutuhkan terkait
kepanitiaan dengan alasan apapun
2. Mahasiswa tidak melaksanakan tugas yang diberikan dalam rentang waktu yang
telah diberikan oleh PI-BPH kepanitaan sesuai kepanitiaan yang dijalankan
3. Mahasiswa melemparkan tanggung jawab tanpa persetujuan Penanggung Jawab
bidang dan pihak terkait
4. Mahasiswa tidak bertanggung jawab dalam menyimpan atau menjaga dokumen,
alat, inventaris, dan properti yang penting terkait kepanitiaan
5. Tidak mengkoordinasikan pengambilan keputusan kepada BPH terkait atau
koordinator terkait, atau PO/WaPO kecuali dalam kondisi mendesak tertentu,
yaitu:
a. Keputusan harus dibuat saat itu juga
b. Tidak ada pilihan lain
c. Tidak ada yang dapat dihubungi hingga PO nya

PASAL 3
KETENTUAN TAMBAHAN
Hal – hal lain yang belum diatur dalam Ketetapan Angkatan No. 01/TAP/XI/2017 tentang
Partisipasi Aktif Mahasiswa Apoteker FFUI Angkatan 86 terhadap Kegiatan Angkatan
akan diatur lebih lanjut sesuai kebutuhan dan kesepakatan masing – masing kepanitian,
yang ditetapkan oleh ketua pelaksana masing – masing kepanitian.

PASAL 4
KETENTUAN SURAT PERINGATAN
Surat Peringatan sebagaimana yang disebutkan pada pasal 1 dikeluarkan oleh ketua
pelaksana kegiatan yang disetujui oleh ketua angkatan Apoteker FFUI angkatan 86.

51
 PASAL 5
SANKSI
Sebagaimana yang telah disebutkan pada Pasal 1, sanksi untuk Mahasiswa yang
mendapatkan surat peringatan sebanyak 3 (tiga) kali yaitu tidak akan mendapatkan
keringanan biaya Sumpah apoteker yang diperoleh dari kepanitiaan Phase 86.

PASAL 6
PENUTUP
1. Ketetapan ini berlaku untuk seluruh Mahasiswa Apoteker Farmasi UI angkatan 86
2. Bagi Mahasiswa yang terlibat dalam 2 (dua) kepanitian seperti Phase 86 dan Tim
Persiapan UKAI atau Sumpah Apoteker dan Tim Persiapan UKAI, maka peraturan
ini berlaku untuk salah satu kepanitiaan, yaitu Phase 86 atau Sumpah Apoteker

52