KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN
TANGERANG SELATAN

KARYA TULIS ILMIAH

ANALISIS SISTEM PENGGAJIAN

DALAM UPAYA PENGENDALIAN INTERNAL
PADA PT. GUNUNG SUBUR SEJAHTERA

Disusun oleh:
Rizal Nur Arif
NPM: 1302160199

Mahasiswa Program Studi Diploma III Akuntansi

Tahun 2017
 KATA PENGANTAR

Segala puji syukur penyusun sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat
rahmat-Nya, penyusun dapat menyelesaikan makalah ini sesuai yang diharapkan.

Makalah dengan pokok bahasan “Analisis Sistem Penggajian Dalam Upaya

Pengendalian Internal Pada PT.Gunung Subur” ini disusun sebagai wujud kedisiplinan dan
ketaatan penyusun dalam memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi.

Penyusun mendapatkan banyak bantuan baik berupa arahan, dukungan, maupun saran
dari berbagai pihak dalam proses penyusunan makalah ini. Oleh karena itu, penyusun
mengucapkan terima kasih kepada

1. Bapak Suprayitno selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi yang telah
membimbing penyusun dalam penyusunan makalah ini,
2. Kedua orang tua penyusun yang senantiasa memberikan semangat, dukungan, dan
doa sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan baik,
3. Rekan-rekan yang telah mendukung dan membantu penyusun dalam menyusun
makalah ini,
4. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan semuanya yang telah mendukung
penyusun.

Penyusun menyadari bahwa dalam makalah ini terdapat kesalahan maupun

keterbatasan isi dalam penyusunannya. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati
penyusun memohon maaf. Penyusun juga mengharapkan kritik dan saran yang membangun
demi terciptanya makalah yang lebih baik. Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat
kepada siapa saja yang membacanya. Terima kasih.

Tangerang Selatan, 18 Januari 2017

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................ ii

DAFTAR ISI.......................................................................................................................................... iii
BAB I ...................................................................................................................................................... 4
1. Latar Belakang ............................................................................................................................ 4
2. Rumusan Masalah ....................................................................................................................... 5
3. Tujuan ......................................................................................................................................... 5
BAB II..................................................................................................................................................... 6
1. Siklus Penggajian secara umum menurut para ahli..................................................................... 6
2. Analisis Siklus Penggajian pada PT.Gunung Subur ................................................................. 12
A. Analisis terhadap prosedur penggajian dan pengupahan karyawan ...................................... 12
B. Analisis pengendalian internal dalam siklus penggajian ...................................................... 15
3. Saran ......................................................................................................................................... 17
PENUTUP ............................................................................................................................................ 19

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Dewasa ini, persaingan antar perusahaan semakin sengit. Salah satu strategi
perusahaan untuk menguasai pasar adalah melalui segi keunggulan produk. Banyak
perusahaan yang telah melakukan diversifikasi produknya, untuk menguasai seluruh
kapasitas pangsa pasar yang ada. Hal tersebut mengakibatkan aktivitas pemasaran
menjadi titik fokus perusahaan untuk memperkenalkan produknya ke masyarakat
umum.
Selain segi keunggulan produk, perusahaan dapat memfokuskan diri dalam segi
efisiensi biaya. Hal tersebut sering terjadi pada perusahaan yang berada pada kondisi
pasar yang mendekati kategori pasar persaingan sempurna. Karena produk yang relatif
sama serta dalam jumlah yang sangat banyak, maka perusahaan lebih menekankan pada
strategi efisiensi biaya. Untuk mencapai biaya yang efisen, perusahaan membutuhkan
manajamen biaya yang selektif dan baik.
Salah satu biaya yang sangat diperhitungkan oleh perusahaan adalah biaya
tenaga kerja. Biaya tenaga kerja yang dimaksud adalah besarnya gaji atau upah yang
harus dibayarkan oleh perusahaan atas tenaga kerja yang telah dikeluarkan oleh
karyawannya.
Gaji atau upah biasanya merupakan tanggung jawab oleh departemen personalia
atau depertamen keuangan tergantung struktur organisasi perusahaan tersebut.
Penentuan besarnya gaji atau upah karyawan, biasanya tergantung pada jumlah jam
kerja karyawan, jabatan, dan lama masa kerjanya.
Menurut T. Hani Handoko (2001:245), gaji sangat penting bagi karyawan
sebagai individu karena gaji merupakan ukuran nilai karya mereka di antara para
karyawan itu sendiri, keluarga dan masyarakat. Tingkat pendapatan absolut karyawan
akan menentukan skala kehidupannya, dan pendapatan relatif mereka menunjukkan
status, martabat dan harganya. Berdasarkan pendapat tersebut, dapat disimpulkan
bahwa gaji dapat memengaruhi tingkat kinerja suatu karyawan.
Kegiatan penggajian yang berulang yang dimulai dari penginputan data
karyawan yang berhubungan dengan gaji sampai dengan pembayaran gaji karyawan
disebut dengan siklus penggajian. Siklus penggajian merupakan salah satu dari

4
 beberapa siklus yang terdapat dalam proses bisnis. Dalam siklus penggajian tersebut
dibutuhkan adanya suatu sistem yang handal yang dapat mengatur atau mengawasi
transaksi informasi yang terjadi. Hal tersebut dikarenakan bahwa, selain berdampak
pada pegawai, proses penggajian juga melibatkan aliran uang kas (cash flow) dari dalam
perusahaan ke luar perusahaan (arus keluar kas). Setiap proses yang berhubungan
dengan aliran kas, sangat rawan akan kecurangan (fraud), seperti manipulasi data
sehingga dapat merugikan keuangan perusahaan. Disinilah peran seorang akuntan
sangat diperlukan dengan merancang suatu sistem informasi akuntansi yang handal,
efektif dan efisien dalam upaya pengendalian internal.
PT.Gunung Subur merupakan perusahaan yang beroperasi dalam bidang
manufaktur yang memiliki produk berupa teh. Banyak merek dagang yang dimiliki oleh
PT.Gunung Subur, yaitu teh cap Kepala Jenggot, teh cap nyapu, dan lain-lain. Dalam
kegiatan produksinya, perusahaan tersebut masih menempatkan tenaga kerja manusia
sebagai tenaga kerja utamanya dibanding mesin. Sehingga dalam hal ini, biaya tenaga
kerja sangat berpengaruh dalam manajemen biaya perusahaan tersebut. Oleh karena itu,
dibutuhkan suatu sistem manajemen dan pengawasan yang baik dalam siklus
penggajian perusahaan tersebut.
Berdasarkan paparan di atas, penulis mencoba untuk menganalisis dan membuat
sebuah makalah mengenai “Analisis siklus penggajian dalam upaya pengendalian
internal pada PT. Gunung Subur.”

2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, dapat dirumuskan sebuah
permasalahan sebagai berikut ini.
 Bagaimana prosedur atau siklus penggajian pada PT. Gunung Subur?
 Bagaimana sistem pengendalian internal yang diterapkan oleh PT.
Gunung Subur?
3. Tujuan
Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem
Informasi Akuntansi penulis. Selain itu makalah ini juga bertujuan untuk menjawab
rumusan masalah tersebut, yaitu untuk mengetahui prosedur atau siklus penggajian
pada PT.Gunung Subur serta sistem pengendalian internalnya dalam upaya
meminimalisir proses penggajian dari segala tindak kecurangan (fraud).

5
 BAB II
PEMBAHASAN

1. Siklus Penggajian secara umum menurut para ahli

Sistem Pengendalian Internal

Menurut Romney dan Steinbart, Pengendalian Internal adalah proses yang
dijalankan untuk menyediakan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan pengendalian
telah dicapai. Yang dimaksudkan dengan tujuan-tujuan pengendalian adalah sebagai
berikut.
a) Mengamankan aset – mecegah atau mendeteksi perolehan, penggunaan,
atau penempatan yang tidak sah.
b) Mengelola catatan dengan detail yang baik untuk melaporkan aset
perusahaan secara akurat dan wajar.
c) Memberikat informasi yang akurat dan handal.
d) Menyiapkan laporan keuangan yang sesuai dengan kriteria yang
ditetapkan.
e) Mendorong dan memperbaiki efisiensi operasional.
f) Mendorong ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang telah
ditentukan.
g) Mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku.

Sedangkan menurut Mulyadi, sistem pengendalian internal adalah meliputi

struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Lebih lanjut lagi, menurut Mulyadi, sistem pengendalian internal memiliki
beberapa unsur pokok, antara lain:
a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
c) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.

6
 d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab.

Pembagian tanggung jawab fungsional secara tegas yang dimaksud adalah

didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpan dari fungsi akuntansi.
Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan
suatu kegiatan operasional perusahaan. Sedangkan fungsi penyimpanan
adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva
perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
mencatat peristiwa keungan perusahaan.
b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan
semua tahap untuk transaksi.

Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Romney dan Steinbart, Sistem adalah serangkaian dua atau lebih
komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Informasi adalah
data yang dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses
pengambilan keputusan. Akuntansi adalah proses indentifikasi, pengumpulan, dan
penyimpanan data serta proses pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi.
Menurut Romney dan Steinbart, Sistem Informasi Akuntansi adalah
serangkaian proses mulai dari mengumpulkan, memasukkan, memproses, menyimpan,
dan melaporkan data dan informasi yang berhubungan dengan akuntansi guna
membantu dalam pengambilan keputusan.
Sedangkan menurut Mulyadi, sistem akuntansi adalah organisasi formulir,
catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk meyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan.

Siklus Manajamen Sumber Daya Manusia (MSDM)

Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan salah satu
siklus di antara beberapa siklus yang terdapat dalam proses binis. Siklus ini memiliki
tujuan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang optimal dalam menunjang siklus
produksi perusahaan.

7
 Menurut Romney dan Steinbart dalam bukunya Accounting Information
System, siklus Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) memiliki beberapa
kegiatan, meliputi:
a) Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru
b) Pelatihan
c) Penugasan pekerjaan
d) Kompensasi atau penggajian
e) Evaluasi kinerja
f) Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak.
Kegiatan-kegiatan tersebut dapat menjadi tanggung jawab satu departemen atau
beberapa departemen, mengingat kekompleksan kegiata-kegiatan tersebut. Namun
semua itu, tergantung pada struktur organisasi dan kebijakan perusahaan terkait. Dari
keenam kegiatan tersebut, yang paling menjadi tanggung jawab seorang akuntan adalah
kegiatan kompensasi atau penggajian, karena berhubungan langsung dengan aliran kas
perusahaan.

Siklus penggajian dan pengupahan

Siklus penggajian merupakan kegiatan perusahaan untuk memberikan
kompensasi berupa gaji atau upah kepada karyawan yang besarnya telah ditentukan
sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Menurut Mulyadi, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam
perusahaan melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi.
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan
jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, penetapan tunjangan kesejahteraan karyawan,
serta perhitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas
pelaksanaan pembayaran gaji dan upah karyawan. Sedangkan untuk fungsi akuntansi
bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja
untuk perhitungan harga pokok produksi.
Menurut Marshall Romney dam Steinbart dalam bukunya Accounting
Information System menjelaskan bahwa aktivitas dalam siklus penggajian meliputi:
a) memperbarui database induk penggajian,
b) memvalidasi data waktu dan kehadiran,
c) menyiapkan penggajian,
d) mengeluarkan penggajian,

8
 e) dan menghitung dan mengeluarkan pajak penghasilan yang dibayar pegawai
serta potongan pegawai sukarela.
Memperbarui database induk penggajian. Aktivitas yang pertama dalam siklus
penggajian adalah memperbarui database induk pengajian. Aktivitas ini adalah buah
dari kegiatan siklus MSDM lainnya, yaitu perekrutan, pelatihan, penugasan pekerjaan,
penetapan tarif gaji atau upah, sampai dengan pemberhentian pegawai. Hal tersebut
dikarenakan kegiatan-kegiatan tersebut dapat berdampak pada perubahan data induk
penggajian. Pembaruan database induk penggajian merupakan aktivitas yang sangat
sensitif karena berkaitan dengan penginputan data-data penting seperti tarif upah atau
gaji pegawai, potongan-potongan, dan rumus-rumus tunjangan ke dalam database.
Memvalidasi data waktu dan kehadiran. Data waktu dan kehadiran merupakan
salah satu potongan penting dari penentu besarnya upah atau gaji yang dibayarkan
kepada karyawan. Dalam buku Accounting Information System karangan Romney dan
Steinbart dijelaskan bahwa dalam tahap ini, selain mencatat ketepatan waktu kehadiran
dengan menggunakan kartu waktu (time card), juga mencatat sebesar lama waktu yang
karyawan habiskan dalam menyelesaikan tugasnya. Lamanya waktu yang karyawan
habiskan tersebut akan dicatat dalam lembar waktu (time sheet).
Menyiapkan gaji. Langkah ketiga dalam siklus penggajian adlaah menyiapkan
penggajian. Menurut Romney dan Steinbart, dalam tahap ini terdapat beberapa proses
meliputi: transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian disortir
berdasarkan nomor pegawai. File transaksi penggajian yang disortir kemudian
digunakan untuk menyiapkan cek gaji pegawai. Untuk setiap pegawai, catatan file
induk penggajian dan catatan transaksi yang terkait akan dibaca dan gaji kotor akan
dihitung.
Mengeluarkan penggajian. Langkah selanjutnya adalah pengeluaran nyata atas
cek gaji ke pegawai. Menurut Romney dan Steinbart, setelah cek gaji disiapkan, petugas
penggajian memeriksa dan menyetuji daftar penggajian. Sebuah voucher pencairan
kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening pengecekan umum
perusuhaan ke rekenening bank penggajian. Terdapat dua metode atas pengeluaran
penggajian, yaitu pegawai dibayar menggunakan cek atau setoran langsung dan jumlah
gaji bersih ditransfer ke dalam rekening bank tiap-tiap pekerja (EFT). Selain itu,
terdapat sistem terbaru yaitu dengan menggunakan fasilitas Electronic Data
Interchange (EDI) dan Transfer (EFT) yang terintergrasi. Fasilitas gabungan tersebut
disebut File Electronic Data Interchange (FEDI)

9
 Menghitung dan mengeluarkan pajak penghasilan yang dibayar pegawai serta
potongan pegawai sukarela. Aktivitas terkahir pada siklus penggajian adalah
membayarkan pajak atau potongan-potongan lain atas penghasilan pegawai. Potongan-
potongan tersebut terdiri dari potongan sukarela seperti kegiatan sosial, dan potongan
yang bersifat wajib seperti pajak, atau pembayaran lain yang ditujukan kepada suatu
entitas tertentu seperti dana pensiun, kesehatan, premi asuransi. Dalam hal ini,
perusahaan khususnya departemen terkait bertanggung jawab penuh atas perhitungan
yang benar serta pembayaran yang tepat waktu ke entitas yang sesuai.
Dalam hal ini, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem penggajian yang baik
adalah sistem yang dapat memudahkan manjamen dalam melakukan kegiatan
pengawasan dan evaluasi terhadap lima kegiatan dalam siklus penggajian tersebut.
Disinilah peran seorang akuntan dibutuhkan untuk membuat desain sistem penggajian
yang optimal dan bertanggung jawab atas tiap-tiap kegiatan pada siklus penggajian
tersebut.

Sistem Pengendalian Internal pada Siklus Penggajian

Tentunya dalam setiap kegiatan ataupun siklus kegiatan memiliki banyak faktor
ancaman yang dapat merusak jalannya siklus tersebut. Sistem yang baik adalah sistem
yang dapat mencegah atau menanggulangi atau memperkecil dampak dari tiap-tiap
ancaman tersebut. Begitu juga dalam siklus penggajian, untuk dapat mendesain sistem
penggajian yang baik, dibutuhkan terlebih dahulu anailisis pada tiap-tiap kegiatan
siklus penggajian tersebut, baik muali dari proses, tujuan, ancaman yang dapat terjadi
sampai dengan upaya pengendaliannya, sehingga sistem yang tercipta dapat mengatasi
perihal tersebut.
Berdasarkan buku Accounting Information System yang ditulis oleh Marshall
B. Romney dan Paul J. Steinbart, dijelaskan bahwa terdapat beberapa ancaman yang
potensial terjadi dalam tiap-tiap kegiatan pada siklus penggajian, berikut terinci di
dalam tabel.

No. Kegiatan Ancaman

Perubahan-perubahan yang tidak
terotorisasi pada data induk
Memperbarui data induk penggajian
1
penggajian
Pembaruan yang tidak akurat atas
data induk penggajian

10
 Memvalidasi data waktu dan Data waktu dan kehadiran yang
2
kehadiran tidak akurat

Kesalahan-kesalahan dalam
3 Menyiapkan penggajian
memproses penggajian

Pencurian atau distribusi yang

4 Mengeluarkan penggajian
curang atas slip gaji

Kegagalan untuk melakukan

pembayaran yang diminta

Membayar pajak gaji dan

5 Pembayaran yang tidak tepat waktu
pengurangan lain-lain

Pembayaran yang tidak tepat

(subjek)

Sebuah sistem penggajian dapat disebut sistem yang optimal jika dapat
mencegah dan menanggulangi tiap-tiap ancaman tersebut.
Menurut Mulyadi, unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut.
a) Unsur Organisasi
Unsur Organisasi dibagi menjadi dua, yaitu: fungsi pembuatan daftar gaji
dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. Fungsi pencatatan waktu hadir harus
terpisah dari fungsi operasi.
b) Sistem otorisasi
Unsur sistem otorisasi dibagi menjadi tujuh, yaitu: setiap karyawan yang
tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan
sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. Setiap
perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji
dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur
Keuangan. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh
fungsi kepegawaian. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan
waktu. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

11
 Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi
c) Unsur prosedur pencatatan
Unsur prosedur pencatatan terdiri atas dua proses, yaitu perubahan dalam
catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh
fungsi akuntansi.
d) Unsur praktik yang sehat
Unsur praktik yang sehat terdiri dari lima bagian yaitu, kartu jam hadir
harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai
sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Pemasukkan kartu jam hadir
ke dalam mesin pencatatan waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Perhitungan
pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

2. Analisis Siklus Penggajian pada PT.Gunung Subur

A. Analisis terhadap prosedur penggajian dan pengupahan karyawan
Pada PT.Gunung Subur Sejahtera, mekanisme penggajian atas karyawan dibagi
menjadi 3 bagian, yaitu upah atau gaji bulanan, upah harian, dan upah borongan.
Mekanisme upah atau gaji bulanan diterapkan pada bagian meliputi: staff, sales, satpam,
driver, helper, kantin, bagian produksi, sanitasi, bagian gudang, bagian teknik umum,
bagian GA, Bagian teknik produksi, bagian RTD, bagian PMC. Untuk upah harian
diterapkan pada bagian meliputi: las, kantin, TH dan sanitasi. Sedangkan untuk upah
borongan diterapkan pada bagian tenaga bungkus dan bandol.
Prosedur penggajian dan pengupahan karyawan dibagi menjadi 4 tahap, yaitu:
tahap pembaharuan data induk penggajian karyawan, tahap pencatatan data waktu dan
kehadiran, tahap penyiapan penggajian, dan tahap pembayaran gaji. Dalam 4 tahap
tersebut telah terdapat pemisahan tugas. Untuk tahap pembaharuan data induk penggajian
karyawan, tahap penyiapan penggajian, dan tahap pembayaran gaji menjadi tanggung
jawab departemen keuangan, sedangkan untuk tahap pencatatan data waktu dan kehadiran
dilakukan oleh departemen personalia.

12
 Terdapat sedikit perbedaan prosedur penggajian dengan prosedur pengupahan,
perbedaan ini, terjadi pada tahap pembayaran gaji. Untuk pekerja harian yang dibayar
dengan sistem upah, upah akan dibayarkan setiap dua minggu sekali dengan mekanisme
langsung melalui amplop. Sedangkan untuk pekerja bulanan yang dibayar dengan sistem
gaji, gaji akan dibayarkan setiap sebulan sekali dengan mekanisme transfer melalui
rekening bank.
Besarnya pendapatan yang diterima oleh setiap karyawan adalah berasal dari besar
gaji masing-masing ditambah dengan besarnya tunjangan yang diterima karyawan.
Besarnya tunjangan tersebut dihitung berdasarkan ketepatan waktu kehadiran dan
pencapaian target perusahaan oleh karyawan. Selain itu juga terdapat tambahan-tambahan
pendapatan lainnya, seperti bonus atau ekstra insentif, Tunjangan Hari Raya (THR), uang
lembur dan uang makan.
Selain itu juga terdapat potongan-potongan atas pendapatan yang diterima
karyawan. Potongan-potongan tersebut antara lain: pajak, dana pensiun, kesehatan, premi
asuransi kerja. Pajak yang dipotong adalah pajak penghasilan pasal 21 atas setiap
karyawan yang besar pendapatannya melebihi batas penghasilan kena pajak. Selain itu,
juga terdapat potongan atas pendapatan karyawan yang berhubungan dengan kedisiplinan
karyawan, seperti bolos atau tidak masuk tanpa keterangan.

Prosedur penggajian dan pengupahan karyawan

Prosedur penggajian karyawan pada PT.Gunung Subur Sejahtera meliputi:
a) Validasi waktu dan kehadiran
b) Perekapan data absensi karyawan
c) Rekapitulasi karyawan
d) Perhitungan atau penyiapan gaji, tunjangan dan potongan karyawan
e) Pembuatan Laporan permohonan gaji karyawan
f) Pembayaran Gaji
Berikut penjelasan tiap-tiap kegiatan penggajian tersebut.

a) Validasi waktu dan kehadiran.

Validasi waktu dan kehadiran karyawan pada PT.Gunung Subur Sejahtera
menggunakan sistem barcode. Sistem ini telah digunakan oleh perusahaan sejak tahun
2006. Sistem tersebut mengharuskan setiap karyawan untuk melakukan kegiatan
scanning pada mesin barcode scanner yang terletak di pintu gerbang masuk atas kartu

13
pekerja masing-masing yang telah tercantum barcode khusus. Dalam hal pengawasan,
kegiatan scanning hanya diawasi oleh satpam dengan yang berjumlah 2 orang, sehingga
masih rentan akan tindakan kecurangan oleh karyawan seperti titip presen, dan lain-
lain. Kegiatan presensi dilakukan pada 2 waktu, yaitu ketika karyawan tiba atau
kehadiran dan ketika karyawan telah selesai bekerja atau kepulangan.
Data para karyawan yang telah melakukan scanning, akan langsung tercatat ke
dalam database sistem. Database sistem tersebut hanya dapat dibuka atau diakses oleh
bagian departemen personalia, sehingga tidak semua karyawan mendapat fasilitas akses
tersebut. Hal ini bertujuan untuk menjaga kehandalan data dari perubahan-perubahan
yang tidak terotorisasi.

b) Perekapan data absensi karyawan

Perekapan data absensi karyawan. Setelah semua data terekam ke dalam sistem,
bagian departemen personalia akan melakukan kegiatan rekap data absensi. Rekap data
absensi tersebut dibedakan antara pekerja harian atau pekerja yang dibayar dengan
sistem upah (buruh) dengan pekerja bulanan atau pekerja yang dibayar dengan sistem
gaji bulanan. Hal tersebut dilakukan karena perhitungan gaji antara pekerja harian
dengan pekerja bulanan berbeda. Hasil data rekap absensi tersebut akan dicek ulang
agar baik kehandalan dan ketelitian data dapat dipertanggungjawabkan.

c) Rekapitulasi karyawan.
Setelah kegiatan rekap data absensi selesai, departemen personalia akan
melakukan kegiatan selanjutnya yaitu rekapitulasi karyawan. Kegiatan tersebut
dilakukan pada akhir setiap bulan untuk pekerja bulanan serta 2 (dua) minggu sekali
untuk pekerja harian. Kegiatan tersebut meliputi perhitungan jumlah masuk, izin, telat,
cuti tiap-tiap pekerja yang nantinya digunakan sebagai dasar perhitungan tunjangan dan
potongan pekerja. Hasil rekapitulasi karyawan tersebut nantinya akan dimintakan tanda
tangan ke kepala departemen personalia sebagai dokumen yang telah diotorisasi.

d) Perhitungan atau penyiapan gaji, tunjangan dan potongan karyawan.

Setelah data hasil rekapitulasi karyawan diotorisasi oleh kepala departemen
personalia, hasil tersebut akan diberikan kepada departemen keuangan selaku
pemegang keuangan perusahaan, agar dilakukannya perhitungan gaji karyawan. Hal
tersebut dilakukan karena mengingat hanya departemen keuangan yang memiliki

14
 otorisasi atau wewenang untuk mengadakan pengubahan atas data induk gaji karyawan
serta perhitungan gaji.

e) Pembuatan Laporan permohonan gaji karyawan.

Setelah perhitungan gaji tiap-tiap karyawan selesai, departemen keuangan akan
membuat laporan permohonan daftar gaji. Dalam laporan permohonan gaji tersebut
tertera besarnya gaji tiap-tiap karyawan beserta tunjangan, bonus, dan potongannya.
Laporan tersebut akan diajukan kepada direktur perusahaan untuk dimintakan
persetujuan atas proses penggajian.

f) Pembayaran Gaji.
Apabila laporan permohonan daftar gaji telah disetujui oleh direktur, maka
tahap terakhir adalah pembayaran gaji. Pada tahap ini, terdapat perbedaan antara
pembayaran gaji atas pekerja harian dengan pekerja bulanan. Untuk pekerja harian,
pembayaran gaji dilakukan oleh departemen keuangan melalui sistem pembayaran
langsung. Setiap pekerja harian akan mendapatkan amplop gaji yang berisikan uang
gaji beserta rincian gaji tersebut. Sedangkan untuk pekerja bulanan, pembayaran gaji
dilakukan oleh departemen keuangan melalui transfer bank. Setiap pekerja bulanan
telah memiliki akun rekening pada bank yang telah ditentukan oleh perusahaan
sebelumnya. Dalam hal ini, perusahaan telah mengadakan kerja sama dengan Bank
Central Asia (BCA). Departemen keuangan akan menyerahkan daftar penerima gaji
yang telah disetujui oleh direktur perusahaan kepada Bank BCA. Petugas bank akan
sendirinya mentransfer uang atau dana dari rekening perusahaan yang khusus untuk
penggajian ke rekening tiap-tiap karyawan. Setelah proses transfer selesai, pihak bank
BCA akan memberikan sebuah bukti kas keluar. Bukti kas keluar tersebut akan
diajukan kepada direktur perusahaan untuk dimintakan pengesahan. Bukti kas keluar
yang telah disahkan akan disimpan atau diarsipkan oleh departemen keuangan, serta
salinannya akan diberikan kepada departemen akuntansi agar dilakukan pencatatan.

B. Analisis pengendalian internal dalam siklus penggajian

Menurut Mulyadi, pengendalian internal pada siklus penggajian terdapat 4 unsur,
meliputi: unsur organisasi, unsur sistem otorisasi, unsur prosedur pencatatan, dan unsur
praktik yang sehat. Berikut analisis pengendalian dalam siklus penggajian pada PT.Gunung
Subur Sejahtera berdasarkan teori tersebut.

15
a) Unsur Organisasi.
PT.Gunung Subur Sejahtera telah menerapkan unsur organisasi dengan baik
meskipun belum sempurna. Telah terdapat pemisahaan kegiatan antara pencatatan
waktu kehadiran dengan bagian operasional. Hal tersebut sesuai dengan penjelasan
Mulyadi yaitu fungsi pencatatan waktu hadir yang terpisah dari fungsi operasi.
Selain itu juga telah terdapat pemisahan antara bagian pembuatan daftar gaji dengan
bagian keuangan. Meskipun data induk daftar gaji dibawah wewenang bagian
keuangan, namun setiap perubahan atas data induk daftar gaji tersebut harus disertai
alasan yang jelas serta atas permohonan dari departemen personalia yang telah
disetujui oleh direktur utama.

b) Unsur sistem otorisasi.

PT.Gunung Subur Sejahtera telah menerapkan sistem otorisasi yang baik. Hal
tersebut tercermin dalam tiap-tiap tahap prosedur penggajian atau pengupahan
karyawan. Tiap-tiap tahapan prosedur penggajian atau pengupahan karyawan telah
memiliki pihak yang mengotorisasi setiap dokumen yang terlibat.

c) Unsur prosedur pencatatan.

Dalam hal mekanisme pencatatan waktu kehadiran dan kepulangan perlu
adanya perbaikan ulang. Hal tersebut dikarenakan pada saat proses presensi atau
scanning, masih rentan akan tindakan kecurangan karyawan. Kurangnya
pengawasan dalam hal ini, dapat berakibat masuknya data fiktif ke dalam database
sistem, yang tentunya akan merugikan perusahaan di masa mendatang.

d) Unsur praktik yang sehat.

Dari segi unsur praktik yang sehat, PT.Gunung Subur Sejahtera telah menerapkan
sistem penggajian yang baik. Hal tersebut tercermin dalam kegiatan-kegiatan
berikut ini: Telah terdapat kegiatan verifikasi antara pada saat proses presensi
kedatangan serta kepulangan, sehingga hal ini dapat meminimalisasi kegiatan yang
melanggar aturan seperti pembolosan kerja. Dalam proses presensi atau pencatatan
waktu kehadiran, telah menggunakan sistem barcode yang dapat memudahkan
kegiatan pencatatan serta mememinimalisasi biaya. Meskipun dalam praktiknya,
masih terdapat kekurangan yaitu pengawasan kegiatan presensi hanya dilakukan
oleh 3 satpam, tanpa adanya pengawasan khusus dari departemen personalia. Telah

16
 terdapat kegiatan verifikasi atas daftar gaji dan upah oleh departemen personalia
sebelum dilakukannya pembayaran.

3. Saran
Berdasarkan data hasil analisis sistem penggajian pada PT.Gunung Subur
Sejahtera tersebut, masih terdapat kekurangan pada bagian pencatatan waktu kehadiran.
Dalam hal ini, tidak ada pengawasan ketat terhadap pelaksanaan kegiatan presensi.
Padahal dalam praktiknya, sistem yang diterapkan oleh perusahaan adalah presensi
sendiri oleh tiap-tiap karyawan sehingga membutuhkan pengawasan akan hal tersebut.
Selain itu juga terdapat kekurangan pada hal pembuatan daftar gaji. Pembuatan daftar
gaji merupakan wewenang dari departemen personalia, namun setelah itu daftar gaji
akan diserahkan kepada departemen keuangan selaku fungsi penyiapan dan
perhitungan gaji dan upah. Selebihnya, atas perubahan data induk gaji tersebut
merupakan wewenang dari departemen keuangan. Hal ini dapat memungkinkan adanya
ancaman ketidakhandalan data induk gaji, karena banyaknya departemen yang dapat
mengakses data induk daftar gaji.
Dalam usaha memperbaiki kekurangan-kekurangan tersebut, usulan atau saran
yang dapat diberikan adalah sebagai berikut:
a) Untuk mencegah ancaman kecurangan karyawan akan proses presesi, maka
perusahaan dapat menggunakan sistem pencatatan waktu kehadiran yang
lebih handal dan akurat, seperti sistem biometrik. Sistem biometrik
merupakan sistem pencatatan atau penginputan data secara otomatis dengan
menggunakan unsur fisik dari subjek, seperti sidik jari, retina mata, bentuk
wajah, dan lain-lain. Keunggulan sistem ini adalah tidak dibutuhkannya
pengawasan yang ketat akan penginputan data, karena subjek atau karyawan
ingin tidak ingin harus melakukan input data sendiri, tidak dapat diwakili
oleh orang lain. Sehingga dengan diterapkannya sistem biometrik dalam
fugsi pencatatan waktu kehadiran tersebut, dapat menambah kehandalan
data serta meminimalisasi bentuk kecurangan yang dapat terjadi.

b) Berdasarkan teori sistem penggajian yang ideal, pembuatan daftar gaji

merupakan wewenang dari departemen personalia. Dalam hal ini
departemen personalia memiliki tanggung jawab dan wewenang untuk
melakukan perubahan data induk penggajian karyawan. Selain itu

17
departemen personalia juga memiliki fungsi dalam penyiapan dan
perhitungan gaji karyawan, sehingga akses terhadap data induk penggajian
terbatas dan kehandalan data dapat lebih terjamin.

18
 PENUTUP

Daftar Pustaka

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi Mulyadi. Jakarta: Salemba Empat.

Romney, Marshall B. & Steinbart. 2011. Accounting Information System, 12th Edition.
New Jersey: Pearson Education International.

19
1. Lampiran
a) Diagram aktivitas penggajian dan pengupahan PT.Gunung Subur Sejahtera

20