NAMA KURSUS DEA 2332 SUPERVISORY ELECTRICAL WORKS

STANDARD KANDUNGAN 1. SCHEDULE SUBORDINATES ACTIVITIES

TUJUAN
Kertas penerangan ini bertujuan menerangkan kepada pelatih bagaimana untuk membuat
perancangan dengan cara yang betul.

PENGENALAN

1.0 Sumber Tenaga Kerja, Mesin, Bahan dan Masa

Sebelum sesuatu produk itu dihasilkan, hendaklah dikenalpasti terlebih dahulu sumber-sumber
seperti tenaga kerja yang diperlukan, jumlah mesin dan peralatan, kuantiti bahan dan jenisnya dan
juga jumlah masa untuk pembuatan.

Kuantiti bahan dan jenisnya adalah bergantung kepada kegunaan produk tersebut yang akan
dihasilkan mengikut permintaan.

Masa untuk pembuatan pula adalah bergantung kepada tenaga kerja yang digunakan di samping
mengambil kira jumlah mesin dan peralatan yang dapat disediakan.

Bagi sumber tenaga kerja, ia adalah melibatkan keseluruhan pekerja di organisasi tersebut.
Pekerja-pekerja yang dimaksudkan ini ialah pekerja yang melaksanakan urusan pentadbiran dan
juga pekerja bahagian pengeluaran yang terdiri dari kategori mahir dan tidak mahir.

Tenaga kerja yang digunakan sebaik-baiknya tidak ramai kerana ini boleh menjimatkan kos.
Penempatan tenaga kerja ini pula adalah bergantung kepada keperluan pengeluaran.

Contoh:

Jumlah tenaga kerja untuk menghasilkan satu produk Sprue Bushing adalah merangkumi
kumpulan tenaga kerja di bahagian pengurusan sehingga ke tenaga kerja bahagian
pembungkusan.

i. Pengurus
Pengurus bertanggungjawab dalam hal-hal pentadbiran, pengurusan produk berkaitan dan
memastikan proses pengeluaran dapat berjalan dengan lancar.

ii. Pegawai Keselamatan

Ia bertanggungjawab keatas keselamatan persekitaran tempat kerja dan keseluruhan di
dalam premis sesuatu jabatan, syarikat mahupun industri.
iii. Penyelia
Merupakan orang yang ditugaskan untuk mengenal, mengawal dan mengkoordinasikan
aktiviti-aktiviti sekumpulan pekerja yang melaksanakan sesuatu pengendalian. Penyelia juga
dipanggil mandur,ketua unit atau pengurus bahagian, bergantung kepada jenis dan saiz
sesebuah organisasi.

iv. Line Leader(Ketua Barisan)

Merupakan pembantu kepada penyelia di dalam masa mengendalikan tugas dan mengambil
tugas penyelia semasa ketiadaannya.

v. Quality Control (Kawalan Mutu)

Bertugas melaksanakan proses pemeriksaan dan pengujian untuk memastikan setiap produk
yang dihasilkan dapat mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan.

vi. Pekerja Mahir/ Tidak Mahir

Tenaga mahir dan tidak mahir adalah pekerja pengeluaran dan kemahiran pekerja-pekerja
ini hendaklah sesuai dengan keperluan bagi menghasilkan produk tersebut
Untuk menghasilkan produk ini pekerja mahir adalah yang akan mengendalikan berbagai-
bagai jenis mesin.
Pekerja tidak mahir pula sebagai penolong pekerja mahir atau pekerja am seperti
pembungkusan dan sebagainya.

vii. Penjaga Stor

Ia kebiasaannya bertugas membuat pembelian bahan, menyelia keluar dan masuk bahan
‘stok inventory’ dari penyimpanannya.

2.0 ANALISA PENJADUALAN KERJA

2.1 PERANCANGAN DAN PERJADUALAN

 Saling bergantung diantara satu sama lain
 Melibatkan perancangan sumber (resources)untuk keseluruhan projek
 Menentukan aktiviti-aktiviti jangka masa perjadualan untuk (bahan ,peralatan)
yang di perlukan untuk merncapai tarikh siap projek

Asas Perancangan Pengeluaran

1. Perancangan yang dimaksudkan adalah satu dari tiga bidang penting dalam pengeluaran.
Dua bidang lain ialah Kawalan dan Perkembangan pengeluaran.
2. Perancangan adalah penting demi untuk mencapai matlamat pembuatan iaitu menghasilkan
dan menjualkan sesuatu atau beberapa jenis barangan untuk memenuhi permintaan
pengguna.
3. Perancangan pengeluaran menetapkan bagaimana cara yang optima bagi sesebuah
perusahaan itu menggunakan sumber-sumber pengeluaran yang ada padanya untuk
memenuhi permintaan barangan oleh pengguna.
Pelan Perancangan

1. Pelan yang dimaksudkan adalah satu perincian segala sumber yang diperlukan dan juga
tindakan yang perlu diambil untuk mencapai matlamat pengeluaran sesuatu organisasi
bagi suatu jangka masa.
2. Dalam lain perkataan sesebuah pelan akan menyatakan apakah?, bagaimana?, bila? Dan
oleh siapa? Sesuatu kerja itu akan dibuat.
3. Perancangan adalah suatau proses menetapkan terlebih dahulu bagaimanakah matlamat
pengeluaran sesebuah organisasi itu akan dapat dicapai.
 1. Aspek yang paling penting dalam perancangan pengeluaran adalah menterjemahkan
ramalan jualan kepada program pengeluaran.
2. Pecahan dari program pengeluaran juga adalah sama pentingnya. Program pengeluaran
dipecahkan pula kepada keperluan bahan, tenaga kerja, keperluan mesin/peralatan dan
kaedah pengoperasian. Maklumat-maklumat keperluan keperluan ini merupakan
maklumat-maklumat yang penting untuk membolehkan perancangan dilakukan.
3. Dalam menyediakan program pengeluaran adalah penting untuk menganggarkan paras
simpanan bahan di dalam stok.
4. Perancangan mestilah dilakukan dalam batas-batas polisi organisasi. Sekiranya organisasi
tidak membenarkan kerja lebih masa maka janganlah merancangkan supaya pengeluaran
hanya akan terlaksana dengan kerja lebih masa.
5. Perancangan mestilah yang boleh dicapai. Sikap Aim High adalah tidak sesuai di dalam
pengeluaran.

3.0 PERANCANGAN

Perancangan merupakan satu konsep yang mudah dan secara asasnya,ia merangkumi matlamat
atupun objektif yang hendak dicapai pada masa akan datang dan pemilihan bagaimana hendak
mencapai matlamat tersebut.Secara amnya sesebuah organisasi mempunyai dua pendekatan asas
yang boleh diambil untuk menuju masa hadapan.

i- Ia boleh bertindakbalas (react) untuk perubahan mengikut keadaan sekeliling dan

berkebolehan bertindak kepada perkembangan kearah kebaikan atau sebaliknya.
ii- Ia boleh meramalkan masa depan dan mengambil pra-penentuan tindakan untuk
mempengaruhi aktiviti-aktiviti masa hadapan mengikut kaedah atau rentaknya sebanyak
mana yang boleh.

Perancangan adalah penting kerana:

i- Ia memberi arah dan tujuan sesebuah organisasi

ii- Ia menyelaraskan semua aktiviti dalam organisasi
iii- Ia membantu organisasi mengelakkan krisis pengurusan (management
crisis).Pengurusan yang baik membantu mengurangkan masalah pada penyelia.
iv- Membantu organisasi meramalkan perubahan-perubahan masa akan datang dan
bersedia menghadapinya.
v- Membantu mengelakkan pembaziran guna tenaga membuat kerja-kerja yang berulang.
3.1 Proses Perancangan

Mesti dilakukan dengan kaedah yang bersistematik dan saintifik .Langkah-langkah membuat
perancangan adalah dengan mengikut turutan seperti berikut:

i- Tentukan objektif perancangan.

ii- Pilih strategi asas untuk mencapai objektif.
iii- Pecahkan projek kepada submit atau langkah
iv- Tentukan piawai untuk setiap submit.
v- Tentukan jangkamasa yang diperlukan untuk setiap submit.
vi- Tentukan turutan submit dan masukkan maklumat ini didalam jadual keseluruhan
projek.
vii- Kira kos untuk setiap submit dalam pelanjawan projek.
viii- Tentukan jenis latihan yang diperlukan.
ix- Tentukan polisi dan prosedur.

3.0 JENIS-JENIS PERANCANGAN

Rancangan strategik
 Perancangan strategik adalah rancangan yang menentukan keadaan
sesebuah organisasi menyatakan tujuan dan kerah mana organisasi tersebut
akhirnya.rancangan-rancangan ini dipraktif pada keseluruhan organisasi dan
objektif organisasi mengikut keadaan sekeliling yang lebih mencabar.
 Perancangan strategik adalah rancangan-rancangan yang memerlukan
tindakan daripada keseluruhan organisasi untuk mencapai objektif yang
luas .Rancangan jangka panjang dimana ia menunjukan kearah mana
organisasi tersebut dalam masa atau hingga lima tahun akan datang.Ianya
disediakan oleh pihak atasan pengurusan.Penyelia tidak terlibat dalam
merangka rancangan ini tetapi mereka diperlukan untuk mendapat matlamat-
matlamat untuk merangka rancangan ini.

Rancangan Operasional
 Rancangan ini merupakan tindakan terperinci yang diperlukan untuk mencapai
objektif tertentu didalam rancangan strategik. Biasanya ia hanya sat5u daripada
objektif strategik atau sebahagian sahaja.Rancangan ini lebih speksifik menentukan
masa untuk setiap tindakan yang hendak dicapai.Ianya adalah rancangan jangka
pendek berbanding dengan rancangan strategik,contohnya rancangan bulanan
mingguan dan harian adalah sejenis rancangan oleh pengurusan peringkat
pertengahan.
3.1 KEBAIKAN-KEBAIKAN PERANCANGAN

Perancangan mempunyai banyak kebaikan seperti berikut:

i. Membantu pengurusan untuk menyesuaikan dan perubahan mengikut

perkembangan.
ii. Membolehkan pengurus melihat seluruh gambaran operasi dengan jelas
iii. Menyediakan turutan operasi yang betul
iv. Membantu dalam pencapaian kordinasi diantara beberapa bahagian dalam
organisasi.
v. Memberi kecenderungan supaya objektif lebih spesifik dan diketahui.
vi. Mengurangkan kerja-keria tekaan (guesswork)
vii. Menjimatkan masa, tenaga dar- wang.
viii. Membantu dalam mengurangkan kesalahan dalam membuat keputusan.

3.4 Proses Penjadualan Kerja

1. Penyusunan jadual adalah tahap terakhir dalam perancangan pengeluaran.

2. Kebanyakan Proses Pembuatan melibatkan beberapa operasi untuk menukarkan
bahan-bahan mentah kepada suatu barangan yang dikehendaki.
3. Masalah yang timbul adalah apabila terdapat peralatan yang terhad untuk digunakan
oleh beberapa jenis barangan atau bahagian.
4. Terdapat berbagai cara proses penjadualan kerja. Untuk keperluan kursus ini, sila lihat
contoh di bawah ini.

Kebiasaannya sebelum membuat sesuatu jadual,adalah menjadi kemestian kita mempunyai

apakah perkara yang hendak dijadualkan.Adalah penting data/maklumat berikut diambilkira
iaitu:-

1- Apakah kerja (projek) yang hendak dilakukan.

 Due date
 Material requirements
 Flexibility of due dates.
 Importance of being completed by due date.

2- Aktiviti
 Expecred duration.
 Precedence relationships.
 Desired time of completion.

3- Pekerja (employee)
 Availability.
 Job capabilities.
 Efficiency at various jobs.
 Wage rate.
 4- Equipment (peralatan)

 Machine capacities.
 Machine capabilities.
 Cost of operation
 Availability.

5- Facilities (kemudahan)
 Capacities
 Posible use.
 Cost of use.
 Availability.

4.0 Struktur Pecahan Kerja

Pembahagian proses dipanggil struktur pecahan kerja (WBS). WBS adalah persembahan
hirarki untuk sebuah projek. Ia menunjukkan bagaimana untuk mengenalpasti aktiviti-aktiviti
yang perlu dilaksanakan pada permulaan dan akhiran projek.Kaedah ini merupakan kaedah
yang terbaik untuk menentukan aktiviti-aktiviti yang merangkumi sebuah projek yang telah
digunakan dengan meluas. Konsep WBS ini mudah dan cepat difahami dan dipelajari.

la mengambarkan projek sebagai hirarkisasaran, objeltif, aktiviti, sub-aktiviti dan pakej

kerja. Hirarki pecahan aktiviti-aktiviti ini bersambungan sehingga keseluruhan projek
ditunjukkan sebagai sebuahrangkaian yang mempunyai aktiviti-aktiviti yang jelas berasingan
dan tiada tindanan antara satu sama lain. Setiap aktiviti mempunyai hanya satu tujuan,
tempoh masa, dan mudah diuruskan; anggaran masa dan kos mudah dikira, dan
tanggungjawab untuk masatamat projek perlu jelas diagihkan. WBS membantu aktiviti-
aktiviti perancangan, belanjawan, penjadualan dan kawalan untuk pengurus projek
dan kumpulannya.

4.1 Ciri-ciri WBS yang baik

Aktiviti-aktiviti yang baik mempunyai ciri-ciri berikut:

 Status dan penyudahan aktiviti mudah diukur

 Ia mempunyai peristiwa (event) mula dan tamat yang tetap
 Ia mempunyai tugasan-tugasan yang mudah diums (manageable), boleh diukur
(measurable), dan tidak bergantung kepada tugasan aktiviti lain
 Ia biasanya membentuk satu siri aktiviti-aktiviti yang berterusan dari mula hingga
akhir.
 Dalam membuat keputusan aktiviti-aktiviti lain yang mungkin termasuk dalam
projek, beberapa perkara perlu dipertimbangkan seperti:
  Jadual pembekalan bahan-bahan
 Aktiviti-aktiviti sub-kontraktor yang memberi kesan kepada aktiviti-aktiviti projek
 kebolehsediaan peralatan
 latihan dan kakitangan sediaada

Jika ini semua memberi kesan kapada aktiviti-aktiviti projek dan juga masa penyudahan
projek, maka perlulah dimasukkan didalam WBS sebagai aktiviti.

4.1Langkah-langkah pembinaan WBS

Langkah 1; Bahagikan projek kepada beberapa objektif utama

Langkah 2 : Agihkan setiap objektif kepada beberapa aktiviti yang mesti dilaksanakan untuk
menyempumakan objektif tersebut.

Langkah 3 : Untuk setiap aktiviti, bahagikan kepada beberapa sub-aktiviti kecil.

Langkah 4 : Peringkat terendah sub-aktiviti didalam hirarki merupakan pakej kerja asas
yang perlu dilaksanakan untuk menyempurnakan projek.

Contoh : Langkah untuk membina WBS dalam perancangan menlaksanakan satu

persidangan.

Bahagikan projek kepada objektif utama

1.1 Bentuk program
1.2 Tentukan tarikh dan tempat persidangan
1.3 Merekabentuk dan melaksanakan rancangan pemasaran

Bahagikan objektif utama kepada aktiviti-aktiviti

1.1 Bentuk program
1.1.1 Tentukan tarikh persidangan
1.1.2 Dapatkan penceramah
1.1.3 Sediakan nota-nota untuk persidangan

4.2 Kegunaan WBS

 WBS amat berguna untuk perancangan aktiviti yang lebih mendalam dan semasa
peringkat awalperlaksanaan projek.
 Salah satu penggunaannya ialah untuk melihat secara global dan terperinci projek
tersebut. Dengan cara ini, ianya merupakan asas kepada perancangan masa, kos
dan perlaksanaan,dan juga untuk kawalan serta lapuran.
 Semasa perancangan berjalan, WBS akan digunakan untuk menghasilkan satu
rangkaian kerja untuk projek tersebut. Rangkaian kerja ini merupakan alat kawalan
utama yang digunakan oleh pengurus projek untuk menilai banding antara
 perancangan dan progress sebenar projek serta mengambil tindakan hasil dari
penilaian tersebut.
 WBS mudah dipelajari dan palingkurang kecenderungan membuat kesilapan. Ianya
merupakan satu persembahan secara gragikal yang mudah difahami bagi yang
kurang arif dalam projek tersebut.

Soalan:
1. Apakah yang dimaksudkan dengan istilah WBS?

2. Apakah ciri-ciri WBS yang baik?

3. Berikan empat (4) langkah untuk membentuk WBS.

4. Berikan dua (2) jenis perancangan.