NAMA : Fadhllurahman Syukri

KELAS : XII AKM.PERHOTELAN 1

PORTER
PORTER

Porter sering juga disebut Concierge atau Uniformed Service. Pada hakekatnya fungsi bagian ini
mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sama hanya berbeda istilahnya. Pada organisasi
hotel besar yang memiliki jumlah kamar lebih dari 300 kamar dan memilki sistem pelayanan
yang spesifik, maka Organisasi Bagian Concierge atau Uniformed Service merupakan
suatu Bagian yang berdiri sendiri sebagai sebuah Departemen. Di hotel sedang atau hotel
menengah organisasi bagian ini merupakan salah satu seksi dari Departemen Kantor Depan.
Sedangkan di hotel kecil organisasi bagian porter atau concierge biasanya merupakan sub seksi
dari seksi Penerima Tamu (Reception) Secara garis besar, ruang lingkup dari bagian porter
adalah sebagai berikut :
1. Memberikan pelayanan penanganan barang bawaan tamu tiba, pindah kamar dan
tamu-tamu berangkat.
2. Memberikan pelayanan penjemputan dan pengantaran tamu dari dan ke stasiun
atau lapangan udara
3. Memberikan pelayanan penyampaian pesan tamu
4. Memberikan bantuan kepada tamu
5. Mengantar tamu ke meja pendaftaran
6. Mengantar tamu ke kamar
7. Menjaga lobby tetap bersih dan rapi
8. Melaporkan kejadian-kejadian yang tidak biasa terjadi
9. Menggudangkan/ Menangani Penitipan barang bawaan tamu
10. Menjelaskan cara-cara menggunakan beberapa fasilitas yang tersedia di kamar

B.Persiapan kerja porter

Sebelum memulai pekerjaan pada awal shift, setiap porter (bellboy) harus melakukan persiapan
meliputi :
1. Membaca Log Book untuk menindak lanjuti pekerjaan shift sebelumnya. Log Book adalah
buku catatan kejadian yang telah dicatat oleh shift sebelumnya.

2. Membaca daftar tamu tiba dan berangkat (Today’s Arrival List, Today’s Departure List,
Group List and VIP List)

3. Memeriksa Luggage Trolley (Luggage cart) yang akan digunakan dalam bekerja. Luggage
Trolley (Luggage cart) adalah kereta barang yang digunakan oleh Porter (bellboy) untuk
membawa barang bawaan tamu.
4. Mengikuti intruksi-intruksi khusus.

5. Melakukan koordinasi dengan departemen lain.

6. Persiapan material dan supplai.

Setelah anda membaca loog book dan menindaklanjuti pekerjaan shift sebelumnya maka anda
harus meneliti daftar kedatangan tamu yang diharapkan merupakan data yang sangat bermanfaat
karena mengandung informasi yang terinci mengenai tamu-tamu yang akan menginap.

Porter (Bellboy) merupakan orang pertama atau orang kedua yang mereka temui pada saat
masuk ke dalam suatu hotel. Oleh karena itu anda sebagai seorang porter (Bellboy) harus
mengingat pentingnya kesan pertama. Pelayanan dan tindakan-tindakan porter (Bellboy) dapat
mempengaruhi sikap para tamu. Layanan yang buruk dapat mengakibatkan tamu mempunyai
kesan yang negatif mengenai para staff dan hotel itu sendiri, sehingga tamu tidak akan
menikmati suasana yang nyaman selama menginap. Seorang porter (Bellboy) dapat membuat
tamu merasa puas dan senang tinggal di hotel.

Cek kebersihan diri anda, apakah anda sudah :

1. Mandi teratur setiap hari
2. Memelihara tubuh agar tetap bugar
3. Tidak bau badan dan mulut

Ruang lingkup dan tanggung jawab bagian Uniform Service (Porter service) adalah :
1. Menerima tamu tiba di Main Entrance
2. Menangani barang bawaan tamu
3. Mengantar tamu ke kamar dan menjelaskan fasilitas kamar
4. Paging Service
5. Penitipan barang sementara milik tamu
6. Mengatur lalu lintas di pintu masuk
7. Mengatur parkir kendaraan tamu
8. Memberikan informasi fasilitas hotel dan fasilitas di luar hotel
9. Tugas-tugas suruhan seperti, wake up call, mengantar surat, surat kabar dan pesan ke kamar
tamu
10. Mengorganisasikan informasi yang dibutuhkan tamu
11. Menyediakan informasi yang dibutuhkan tamu
12. Memelihara tempat penyimpanan barang
13. Mendistribusikan Koran, pesan-pesan dan dokumen antar departement
 Dari uraian rincian tugas tersebut anda harus memperhatikan untuk keamanan baik untuk diri
sendiri maupun orang lain.

C. Organisasi Pada Bagian/ Seksi Porter (Concierge)

1. Struktur Organisasi Porter/ Concierge/ Uniformed Service
Masing-masing organisasi bagian porter/ concierge/ uniformed service berbeda-beda berdasakan
ukuran hotel dan spesifikasi pelayanan dan pekerjaannya.
 The Bell captain
 Concierge
 doorman
 Elevator operator
 Page boy
 Inquiry clerk
 Bell boy
 Courir/ porter
 Message boy

2. Seksi/ Sub Seksi pada Organisasi Porter/ Concierge/ Uniformed Service

a. Concierge :
1) Menjalankan peraturan di seksi concierge
2) Mengatur jadwal kerja bawahan
3) Melaksanakan latihan bagi bawahan
4) Menetapkan tugas dan tanggung jawab bawahan
5) Menyiapkan dan memberikan pelayanan kepada tamu (e.g. mail, keys, messages, postage,
paging, tickets, etc.

b. The Ball Captain

1) Mengawasi kerja bawahan di seksi concierge
2) Melengkapi informasi (e.g. Maps, airlines/shipping/train/bus timetable, special events, etc.)
3) Melengkapi :
Errands Control Sheet
Bell Boy Control Sheet
4) Melaksanakan inspeksi terhadap kerja bawahan di seksi concierge.

c. Bellboy
1) Memberikan pelayanan pengangkatan barang tamu tiba , pindah kamar dan berangkat
2) Memberikan bantuan kepada tamu
3) Mengantar tamu ke meja pendaftaran
4) Mengantar tamu ke kamar
5) Melakukan tugas-tugas suruhan (Running Errands)
6) Menjaga lobby tetap bersih dan rapi
7) Melaporkan kejadian-kejadian yang tidak biasa terjadi
8) Menggudangkan/ Menangani Penitipan barang bawaan tamu
d. Doorman
1) Membuka dan menutup pintu kendaraan/ mobil/ taxi (Helping guests in and out of taxis/cars)
2) Menjaga Main Entrance tetap bersih dan rapi
3) Mengatur lalu lintas dan parkir kendaraan di hotel
4) Memanggil taxi
5) Menaikkan dan menurunkan bendera
e. Elevator Operator
1) Menoperasikan lift atau elevator di hotel
2) Mengantar tamu dengan menggunakan lift
3) Menjaga lift atau elevator tetap bersih
4) Menjaga agar petugas lift tetap ada setiap saat
5) Mencegah dan menghindari orang-orang atau tamu yang tidak dibenarkan mengoperasikan lift
(orang tua, anak-anak, orang cacat, dan wanita hamil)
f. Pageboy
Menyampaikan pesan tamu dengan berbagai media : paging tray, paging board, paging lamp or
loudspeaker). Dibeberapa hotel, pageboy juga melakukan tugas-tugas message boy bila tidak
ada petugas message boy.
g. Message boy
Mengantar pesan, surat, titipan, internal communication, surat kabar dan lain-lain
h. Courier atau Porter
1) Menjemput dan mengantar tamu
2) Mengantar dan mengambil surat dari dan ke Kantor Pos
3) Melakukan tugas-tugas keluar (membeli tiket, dsb)
i. Inquiry clerk
1) Menjawab permintaan-permintaan informasi (memberikan informasi)
2) Mendistribusikan surat-surat, fax, telegram dan lain-lain
3) Menjual surat kabar, majalah, tiket teater, tiket hiburan dan sebagainya
j. Cloakroom Attendant
1) Menjaga barang-barang milik tamu ditempat penitipan (e.g. hat, coat, umbrella, hand bag, etc.)
2) Menangani penitipan barang-barang bawaan milik tamu
3) Menjaga agar tempat penitipan selalu bersih dan rapi
 D. JENIS-JENIS BARANG BAWAAN TAMU

Barang-barang yang dibawa tamu selama menginap di hotel terdiri dari beberapa macam
jenis dan ukuran. Kondisi barang sangat beragam harus di identifikasi oleh Porter agar dapat
menemukan teknik yang tepat untuk menanganinya. Barang-barang tertentu harus dengan
perlakuan ekstra hati-hati. Salah satu contohnya lukisan, usahakan tidak menyentuh permukaan
lukisan karena disamping dapat menyebabkan kerusakan. Sebagaian tamu tidak suka jika
permukaan lukisan disentuh. Apabila tamu mempercayakan petugas untuk membawanya,
petugas harus sangat hati-hati, termasuk dengan menempatkan barang-barang tersebut ditempat
yang mudah diawasi.
Berikut ini adalah beberapa jenis barang (luggage) yang biasa dibawa oleh tamu yang
menginap di hotel yaitu :
· Trunk adalah sebuah tas atau koper besar untuk membawa pakaian dan perlengkapan lain
seperti perlengkapan film.
· Suitcase adalah digunakan saat perjalanan untuk membawa pakaian. Tas ini sering dikenal
dengan koper pakaian. Suit case ada 2 macam yaitu : hard suitcases terbuat dari metal atau
plastik, sedangkan soft suitcases terbuat dari kulit, kain atau kain kanvas.
· Handbag (satchel) adalah sebuah jenis tas yang terbuat dari bahan yang lembut seperti kulit,
plastik, kain, atau kanvas yang diberi lapisan didalamnya yang mana biasanya tas ini dibawa
dengan cara menenteng. Tas ini biasanya untuk membawa barang-barang yang sifatnya ringan.
· Briefcase adalah bentuknya hampir sama dengan tas tangan, tas tangan ini biasanya
digunakan untuk membawa dokumen.
· Golf Bag adalah tas untuk membawa perlengkapan olah raga golf.
· Cosmetic Case(Beauty Case, Vanity Case) adalah tas untuk menyimpan berbagai peralatan
kosmetika.
· Camera Case adalah tas untuk membawa perlengkapan foto seperti camerabody, lensa,
flashes dsb.
· Painting adalah lukisan, baik yang sudah dibingkai maupun yang masih digulung/dilipat.
· Garment Bag/Valet Bag/Suit Bag adalah sebuah gaya koper yang dilipat pada dirinya
sendiri untuk membiarkan pakaian panjang seperti pakaian atau gaun untuk dikemas datar untuk
menghindari kekusutan dan bisa digantung di hanger. Tas garmen datang dalam kedua model
roda dan non-roda, dan biasanya salah satu bagian terbesar dalam setiap set bagasi.
· Hat Bag adalah kotak untuk membawa topi, biasanya untuk aneka topi yang digunakan oleh
wanita. Tas ini terbuat dari bahan-bahan ringan seperti plastik, anyaman dan kain serta
bentuknya mengikuti bentuk topinya.
· Shoulder Pack Tas yang berbentuk koper lipat yang digunakan oleh tentara yang fungsi nya
juga.
· Val pack/ Val case Tas yang berbentuk ransel yang biasanya dibawa di punggung yang
dilipat/digantung.
· Haversack : Tas ini terbuat dari kanvas, dikenal juga dengan tas tentara, tas untuk membawa
pakaian dan atau makanan.
· Travelling Bag Tas kecil atau sering disebut tas pundak, biasanya digunakan oleh para
pendaki gunung.
· Beach Bag
Barang-barang bawaan diatas memiliki teknik tertentu untuk membawanya secara aman. Jika
barang-barang tersebut sangat berat anda harus memperhatikan agar dapat dibawanya secara
aman. Disini berkaitan erat dengan teknik-teknik penanganan barang bawaan tamu. Dalam
makalah ini, kami akan singgung sedikit mengenai teknik umum penanganan barang bawaan
tamu.
E. Alat dan Format yang digunakan oleh seorang porter
Administrasi disini lebih dikhusukan pada dokumen pencatatan segala kegiatan yang dilakukan
oleh porter/ concierge dalam proses pelayanan tamu.
1. Luggage Tag
Kartu Tanda Barang yang biasanya digantungkan pada barang tamu agar tidak tertukar
2. Bell Boy Errand Card
Kartu yang digunakan oleh Bellboy untuk mencatat kegiatan dalam penanganan barang tamu
tiba, pindah kamar atau berangka
3. Bell Boy Control Sheet
Lembar atau Formulir Pengawasan yang digunakan oleh Bell Captain atau Atasan
Langsung Bellboy untuk mencatat kegiatan Bellboy selama penanganan barang tamu tiba,
pindah kamar atau berangkat. Biasanya data yang dicatat pada lembar ini diambil langsung dari
Bell Boy Errand Card
4. Errand Control Sheet
Lembar atau Formulir Pengawasan yang digunakan oleh Bell Captain atau Atasan
Langsung pada Seksi Porter untuk mencatat kegiatan seluruh petugas porter/ concierge selama
melaksanakan tugas-tugas pelayanan tamu.
5. Baggage Claim Check
Baggage Claim Check adalah kartu tanda penitipan barang sementara milik tamu yang disimpan
atau dititipkan di gudang penitipan barang (Luggage Store). Kartu ini memuat dua bagian.
Bagian depan berisikan informasi tentang data tamu dan barang tamu yang dititip, sedangkan
bagian belakang memuat informasi tentang persyaratan penitipan barang dan informasi
pengambilan barang.
6. Luggage Room Book
Luggage Room Book adalah buku pencatatan penitipan barang sementara milik tamu yang
disimpan atau dititipkan di gudang penitipan barang (Luggage Store). Buku ini digunakan untuk
mencatat seluruh barang tamu yang dititipkan dan yang diambil kembali oleh tamu. Informasi
yang terdapat pada buku ini biasanya sama dengan informasi yang terdapat pada Baggage Claim
Check (Kartu Penitipan Barang).