MAKALAH

PENGADAAN DAN PENGENDALIAN OBAT

DI APOTIK

Nama Kelompok :

1. NIKSON NAPOLEON (14344104)

2. KARDAMA (14344130)
3. ERNA WAHYUNINGTIYAS (14344139)
4. NOVITA ROSELINA (14344118)
5. RIA JAYANTI (14344114)
6. ANISA SECIORA (14344109)
7. FIRMAN REZK (14344125)

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

JURUSAN FARMASI

INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOLGI NASIONAL

JAKARTA

2015
 DAFTAR ISI

BAB I : PENDAHULUAN 1

1 Latar Belakang 1

2 Tujuan 1

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA 2

1 Definisi perencanaan obat 2

2 Tujuan perencanaan obat 2

3 Prinsip perencanaan pengadaan obat 2

4 Definisi pengadaan 4

5 Pengadaan dan pengendalian persediaan 6

6 Penerimaan barang 11

7 Distribusi 12

8 Penyimpanan 12

9 Pembayaran 13

BAB IV: KESIMPULAN 14

Daftar Pustaka 15

PENGANTAR
 Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT karena hanya berkat rahmat,
hidayah dan karunia-Nya kami berhasil menyelesaikan tugas mata kuliah Manajemen
Farmasi

Pada Kesempatan ini kami menyampaikan terima kasih setulus-tulusnya atas

segala dukungan, bantuan, dan bimbingan dari semua pihak selama penyusunan tugas
ini.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh sebab
itu, saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan untuk perbaikan di masa
mendatang. Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat dan berguna bagi
banyak pihak terutama untuk pengembangan ilmu pengetahuan.

Jakarta, Mei 2015

Penulis

BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar belakang
 Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan
kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana
kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau
upaya kesehatan rujukan dan/atau upaya kesehatan penunjang. Sarana kesehatan
meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit
Umum, Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter gigi, praktek dokter
spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, Instalasi
Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan
obat, laboratorium kesehatan, dan sarana kesehatan lainnya. Dalam penyelenggaraan
upaya kesehatan diperlukan perbekalan kesehatan yang meliputi sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya, sedangkan sediaan farmasi meliputi
obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik.
Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik obat,
pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan
distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan
informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional.
Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi
aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian
dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-
masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan
demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang
merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat .

2. Tujuan

Tujuan dari perencanaan dan pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau
jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat
dipertanggung jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien,
menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

1. Definisi Perencanaan Obat

 Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar
kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang
sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah
ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan
menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat
digunakan secara efektif dan efisien.

2. Tujuan Perencanaan Obat

Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat
yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan
persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan
efisien.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat,
yaitu:
a. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai
tujuan dan sasaran.
b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk
dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.
c. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang
d. Pertimbangan anggaran dan prioritas.

3. Prinsip Perencanaan Pengadaan Obat

Pada prinsipnya pengadaan harus disesuaikan dengan hasil penjualan sehingga ada
keseimbangan antara penjualan dengan pembelian. Salah satu obyek manajemen di
Apotik adalah manajemen pengadaan dan persediaan. Dimana Apotik harus memberikan
pelayanan yang maksimal dimana harus ditunjang dengan adanya kelengkapan barang
yang dijual. Dimana jika salah satu barang tidak tersedia atau jumlahnya tidak mencukupi
akan berdampak buruk pada citra Apotik dari segi kelengkapan barangnya dimata
konsumen.
Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat Tahap perencanaan kebutuhan obat meliputi :

1. Tahap Persiapan
Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka
menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan
pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk tim perencanaan
pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan
dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat.
2. Tahap Perencanaan
a. Tahap pemilihan obat
Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai
dengan kebutuhan, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan
digunakan atau dibeli.
Pemilihan obat menurut WHO :
 Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek terapetik lebih
besar disbanding resiko – resiko ESO
 Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi, hindari duplikasi
 Untuk obat barus, harus berdasarkan bukti ilmiah bahwa lebih baik
disbanding obat pendahulu
 Jika alternative pilihan obat banyak, dipilih DOC dari penyakitnya
 Pertimbangan administrasi dan biaya yang dibutuhkan
 Kontraindikasi, peringatan, ESO harus dipertimbangkan
 Dipilih obat yang standar mutunya tinggi
b. Tahap perhitungan kebutuhan obat
Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan
obat. Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat
diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu.
Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu :
 Metode konsumsi
Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat
individual dalam memproyeksikan kebutuhan yang akan datang
berdasarkan analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.
 Metode morbiditas
 Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran
pasien, kejadian penyakit yang umum, dan pola perawatan standar
dari penyakit yang ada.
 Metode morbiditas
Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran
pasien, kejadian penyakit yang umum, dan pola perawatan standar
dari penyakit yang ada.
 Metode penyesuaian konsumsi
Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi
penggunaan obat. Sistem perencanaan pengadaan didapat dengan
mengekstrapolasi nilai konsumsi dan penggunaan untuk mencapai
target sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi atau tingkat
pelayanan yang disediakan.
 Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran
Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan
pengadaan obat berdasarkan biaya per pasien yang diobati setiap
macam-macam level dalam sistem kesehatan yang sama.

4. Definisi Pengadaan Obat

Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan
untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui
pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.

5. Siklus Pengadaan Obat

Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam

menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat
yang diterima.
 Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan
dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa
kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran,
penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat.
Gambar Siklus Pengadaan Obat
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang
cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
Macam-macam metode pengadaan :
1. Pengadaan jumlah terbatas
 Order barang terbatas
 Modal terbatas
 Kecepatan aliran barang
 Stock obat
 Keberadaan PBF dalam kota (Lead time cepat)
2. Pengadaan secara berencana
 Order berdasarkan waktu tertentu
 Order berdasarkan periode musim tertentu
 Keberadaan PBF diluar kota ( Lead time lama)
3. Pengadaan secara spekulatif
 Kemungkinan kenaikan harga
 Bonus yang ditawarkan
Harus diperhatikan :
 Modal yang dimiliki
 Kecepatan aliran barang
4. Konsinyasi
 Produk yang masih dalam tahap promosi
 Bentuk pembayaran

Syarat –syarat dalam fungsi pengadaan :

1. Doelmatig : Sesuai tujuan dan rencana
2. Rechmatig : Sesuai hak dan kemampuan
3. Wetmatig : Sesuai dengan ketentuan yang berlaku
 6. Pengadaan dan pengendalian persediaan

Fungsi pengelolaan dan pengendalian persediaan di Apotik :

1) Memastikan pasien memperoleh obat yang dibutuhkan.
2) Mencegah resiko barang yang dipesan kualitasnya tidak baik sehingga harus
dikembalikan
3) Menyiapkan obat yang berhubungan dengan penyakit musiman dan mewabah
4) Mendapatkan keuntungan dari pembelian dengan memilih distributor yang
memeri harga bersaing, pengiriman cepat dan kualitas obat yang baik

Pengadaan perlu dikendalikan agar senantiasa tersedia barang dalam jumlah yang cukup
untuk dapat melayani setiap permintaan. Persediaan pengamanan (bufeer stok) merupakan
persediaan yang dibangun untuk menghadapi keadaan yang tidak menentu yang disebabkan
oleh :
a) perubahan pada permintaan ataupun kemungkinan perubahan pada pengisian
kembali,
b) Untuk mengatasi jika terjadi keterlambatan pengiriman obat dari Distributor (PBF)
c) Untuk mengatasi jika ada permintaan mendadak dalam jumlah besar

Bagaiman cara menghitung persediaan pengaman :

SS = LT x Ca Dimana :
SS : Safety stok
LT : Lead time
Ca : konsumsi rata - rata

Faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan persediaan pengaman :

1) Konsumsi rata – rata
Yang dimaksud konsumsi rata – rata yaitu untuk pemakaian dalam satu periode
pemesanan
2) Lead time
 Yang dimaksud Lead time yaitu waktu yang dibutuhkan antara saat memesan sampai
saat barang dating.
3) Frekuensi atau waktu pemesanan oleh Apotik
Jika Apotik melakukan pemesanan setiap minggu, berarti harus diperhatikan dalam
jumlah persediaan pengaman memperhitungkan pemakaian 1 minggu.
4) Ketersediaan modal dan sarana
Pesanan mempertimbangkan ketersediaan modal, jika modalnya kuat tentunya dapat
membuat persediaan modal
5) Keterbatasan persediaan PBF
Jika persediaan di PBF sering kosong ada peluan untuk meningkatkan stok pengaman

Dalam persediaan dibagi atas persediaan maksimum dan minimum :

 Persediaan minimum adalah persediaan yang ada selalu berada dalam kondisi
minimum.
Smin = ( LT x Ca ) + SS

 Persediaan maksimum adalah persediaan yang tidak melebihi suatu batas tertentu agar
tidak banyak persediaan yang tidak bergerak
Smax = Smin + ( PP x Ca )

Persediaan obat di apotik apabila terlalu besar atau terlalu kecil, menyebabkan :
 Pesediaan obat di apotik terlalu besar, mengakibatkan :
 Biaya untuk pembelian obat meningkat
 Biaya penyimpanan obat meningkat
 Biaya pemeliharaan akibat kemungkinan barang rusak
 Obat yang disimpan terlalu lama sehingga kadaluarsa

 Persediaan obat di apotik terlalu kecil

 Tidak dapat bekerja optimal
 Kehilangan penjualan
 Kehilangan kepercayaan konsumen
Titik pesan ( Reorder poin ) adalah merupakan titik dimana harus dilakukan
pemesanan kembali sehingga penerimaan barang yang dipesan tepat waktunya,
dengan demikian waktu datangnya barang yang telah dipesan tidak melewati buffer
stock yang ditentukan
Cara menetapkan titik pesan yaitu titik pesan ditetapkan berdasarkan penyimpanan
rata-rata, pelayanan dan pengisian persediaan. Dihitung dengan cara :
ROP = SS + LT Dimana :
ROP : titik pesan
SS : persediaan pengaman
LT : pemakaian selama waktu tenggang

Faktor apa yang harus dipertimbangkan dalam menentukan titik pesan :

 Konsumsi rata – rata
 Lead time

Cara – cara yang digunakan untuk menyusun prioritas pengadaan :

1. Kategori VEN
Analisi VEN berdasarkan atas :
a. Vital, berarti persediaan yang harus selalu tersedia unutk melayani permintaan
guna pengobatan atau penyelamatan karena penyakit yang menyebabkan
kematian
b. Esensial adalah perbekalan yang banyak diminta untuk digunakan dalam
tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak yang ada disuatu daerah atau
unit pelayanan kesehatan
c. Non esensial adalah perbekalan pelengkap agar tindakan atau pengobatan
menjadi lebih baik

2. Analisi PARETO (ABC)

Disusun berdasarkan atas penggolongan persediaaan yang mempunyai nilai atau harga
yang paling banyak
Kelompok A : perbekalan yang menyita sampai 80% pengeluaran apotik dimana
jumlah item yang dibeli hanya 20%
Kelompok B : menyita 15% pengeluaran apotik, dengan item obat yang dibeli sekitar
30%
Kelompok C : menyita 5 % pengeluaran apotik dengan item obat yang dibeli sekitar
50%

3. Analisis VEN ABC

Analisis ini menggabungkan kedua kelompok diatas dalam suatu matrik sehingga
analisi menjadi lebih tajam.
V E N
A VA EA NA
B VB EB NB
C VC EC NC

VA : vital dan mahal, bisa dibeli tapi dilihat dulu apakah obat tersebut fast moving
atau slow moving
VC : vital dan murah, harus dibeli
EA : essensial dan mahal, harus dibeli kalau permintaan banyak
EC : essensial dan murah, harus dibeli kalau permintaan banyak dan murah
NA : Non essensial dan mahal, jika tidak ada pelanggan tidak perlu dibeli

Parameter- parameter yang digunakan dalam pengendalian persediaan

a. Persediaan rata-rata
Dihitung dengan menjumlahkan stok awal dan stok akhir kemudian dibagi 2
b. Perputaran persediaan
Semakin cepat perputaran barang maka semakin baik, idealnya 12 kali setiap
tahunnya, sehingga barang disimpan di apotik 30 hari
c. Persediaan pengaman
Merupakan persediaan yang dibangun untuk menghadapi keadaan yang tidak
menentu yang disebabkan oleh perubahan permintaan ataupun kemungkinan
perubahan pada pengisian kembali
d. Jumlah pesanan
Menghitung banyak persediaan yang dipesan untuk menjawab berapa besar
persediaan yang harus dibangun / menghitung banyaknya persediaan yang
dipesan dan banyaknya yang harus ada di apotik dalam jangka waktu tertentu
e. Penetapan titik pesan
 Merupakan penambahan persediaan pengaman dengan pemakaian selama
waktu tenggan

f. Persediaan maksimum maupun minimum

Persediaan minimum adalah persediaan yang ada selalu berada dalam kondisi
minimum.
Persediaan maksimum adalah persediaan yang tidak melebihi suatu batas
tertentu agar tidak banyak persediaan yang tidak bergerak

Kriteria pemilihan PBF :

1. Legalitas PBF
2. Kecepatan dan ketepatan pengiriman barang
3. Penawaran diskon / bonus
4. Kualitas barang
5. Kemungkinan pengembalian barang yang rusak dan ED

Hal-hal yang perlu dilakukan pada saat penerimaan barang :

1. Kesesuaian jenis dan jumlah antara barang dan Surat Pesanan
2. Keadaan fisik barang
3. Kesesuaian Nomer batch dan Ed – nya dengan faktur penjualan dari PBF

7. Distribusi

Distribusi obat adalah meliputi kegiatan pengendalian persediaan barang,

penyimapanan, transportasi serta penyelesaian ke pabeanan
Dimana Tujuan Distribusi adalah :
1. Menjamin ketersediaan obat
2. Memelihara mutu obat
3. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
4. Menjaga kelangsungan persediaan
5. Memperpendek waktu tunggu
6. Pengendalian persediaan
7. Memudahkan pencarian dan pengawasan waktu tunggu
8. Memudahkan pencarian dan pengawasan

8. Penyimpanan
Metode penyimpanan secara umum dapat dilakukan dengan
 Alfabetis maksudnya penyimpanan berdasarkan urutan abjad
 FIFO ( First Expired First Out ) maksudnya obat-obatan yang baru
masuk diletakkan dibelakang obat yang terdahulu dan FEFO (First in
First Out) maksudnya dengan cara menempatkan obat-obatan yang
mempunyai ED lebih lama diletakkan dibelakang obat-obatan yang
mempunyai ED lebih pendek
 Farmakologi maksudnya penyimpana berdasarkan khasiatnya
 Bentuk sediaan misalnya bentuk tablet, sirup, drop, salep, injeksi, infus
dan alkes
 Kombinasi

Penyimpanan Narkotika :
Ketentuan lemari penyimpanan narkotika :
1. Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat
2. Mempunyai kunci yang kuat
3. Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm, maka lemari harus dibuat
pada tembok atau lantai
 4. Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan morfin, petididn dan
garam-garamnya. Bagian II untuk menyimpan narkotika untuk kebutuhan
sehari-hari

Penyimpanan Psikotropika
Dalam lemari yang terpisah dengan obat/komoditi lainnya

Ketentuan Penyimpanan Barang/Obat :

1) Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan di gudang dan menjamin
bahwa barang/obat yang disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai
penggolongan, kelas terapi/khasiat obat sesuai abjad.
2) Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat penyimpanan khusus, obat
thermolabiel dan obat yang punya batas kadaluarsa.

BAB III
KESIMPULAN

Dimana Apotik harus memberikan pelayanan yang maksimal dan harus ditunjang dengan
adanya kelengkapan barang yang dijual. Dimana jika salah satu barang tidak tersedia atau
jumlahnya tidak mencukupi akan berdampak buruk pada citra Apotik dari segi
kelengkapan barangnya dimata konsumen.
Perencanaan pengadaan obat sangat penting dilakukan untuk menyusun kebutuhan obat
yang tepat sesuai dengan kebutuhan dengan mutu yang baik, sehingga dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan dana. Kegiatan pengadaan obat di
Apotik merupakan salah satu faktor penunjang dan salah satu faktor penentu keberhasilan
pelayanan di Apotik.

DAFTAR PUSTAKA

1. Departemen Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan,

“Pedoman Pengelolaan Obat Daerah Tingkat II”, Jakarta 1996.
2. Departemen Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Pelayanan Kefarmasian dan Alat
Kesehatan, “Pedoman Teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan
Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD)” , Jakarta, 2002.
3. Departemen Kesehatan RI, Badan Pengawasan Obat dan Makanan, “Pengolahan Obat
Kabupaten/Kota”, Jakarta, 2001
4. Siregar Charles, J.P., Lia Amalia, “Teori & Penerapan Farmasi Rumah Sakit”,
Penerbit Buku Kedokteran, EGC
5. Qurck, J.D., “Managing Drug Suplly”, Jonathan. D., (Eds), Second Edition, Reursod
and Expanded, Kumarin Press, USA, 1997.