PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA DENGAN METODE FULL

TIME EQUIVALENT (FTE)

1. PENDAHULUAN

1.1 Analisis Beban Kerja

Menurut Moekjizat (2009), jumlah orang yang diperlukan untuk

menyelesaikan jabatan atau pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk
menyelesaikan jabatan atau pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan
kepada satu orang. Namun demikian, untuk menentukan jumlah orang yang
diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan
presentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai.

Full Time Equivalent merupakan metode analisis beban kerja dimana

waktu yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan
dibandingkan terhadap waktu kerja efektif yang tersedia. Metode ini
bertujuan untuk menyederhanakan pengukuran kerja dengan mengubah jam
beban kerja ke jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikanpekerjaan
tertentu. Metode FTE ini tidak jauh berbeda dengan metode perhitungan dari
Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara khususnya perhitungan beban
kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan seperti yang tercantum
dalam KEP/75/M.PAN/7/2004 sebagai pedoman perhitungan kebutuhan
pegawai.

Dalam KEP/75/M.PAN/7/2004, dijelaskan beberapa pendekatan yang

dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai yaitu dengan
mengindentifikasi beban kerja untuk setiap jabatan. Untuk mengidentifikasi
beban kerja terdapat beberapa cara yaitu dengan pendekatan hasil kerja,
objek kerja, peralatan kerja dan tugas per tugas jabatan. Dari keempat
pendekatan tersebut, pendekatan yang paling sesuai untuk digunakan di
lingkungan perkantoran adalah tugas per tugas jabatan. Hal ini dikarenakan
setiap jabatan memiliki hasil kerja yang beragam tidak hanya satu jenis hasil
pekerjaan saja.

Terdapat beberapa aspek dalam pelaksanaan analisis beban kerja, yaitu

sebagai berikut:

a. Beban Kerja atau Volume Kerja, merupakan sejumlah traget pekerjaan

atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.
Beban kerja merupakan aspek pokok dalam perhitungan kebutuhan
pegawai.

b. Standar kemampuan rata-rata atau Norma Waktu, merupakan waktu

yang dipergunakan untuk menghasilkan/menyelesaikan produk/hasil
kerja. Besarnya norma waktu relatif tetap sehingga menjadi variabel
tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja. Norma waktu perlu
ditetapkan dalam Standar Norma Waktu Kerja dengan asumsi tidak ada
perubahan yang menyebabkan norma waktu tersebut berubah. Perubahan
norma waktu dapat terjadi karena adanya perubahan kebijakan,
perubahan peralatan, perubahan kualitas SDM atau perubahan organisasi,
sistem dan prosedur.

c. Waktu Kerja Efektif, merupakan waktu yang secara efektif digunakan

untuk bekerja. Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 12
Tahun 2008 Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen
Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, hari kerja efektif dalam 1 tahun
dapat dihitung dengan cara jumlah hari dalam 1 tahun dikurangi dengan
jumlah hari libur kerja, hari libur nasional dan cuti. Sedangkan jam kerja
efektif dapat dihitung dengan mengurangi total jam kerja formal dengan
waktu kelonggaran (allowance) yang diberikan. Perhitungannya adalah
sebagai berikut:

 Menghitung jumlah hari kerja efektif selama tahun 2019, yaitu

 dengan menghitung hari Senin sampai dengan Sabtu selama tahun
2019 tanpa mengikutsertakan hari yang bertepatan dengan hari libur
nasional (tanggal merah) dan hari cuti bersama (2 hari sebelum dan
sesudah Hari Raya Idul Fitri serta 1 hari sebelum dan sesudah Hari
Raya Natal)

 Menghitung jumlah jam kerja efektif dari total hari Senin sampai
dengan Sabtu yang telah dihitung.

 Menghitung waktu kerja efektif tahun 2019 dengan mengkalikan

allowance atau kelonggaran dengan jam kerja efektif.

1.2 Menentukan Allowance

Allowance diberikan untuk memenuhi kebutuhan pribadi, kelelahan kerja

atau kejenuhan dan keterlambatan-keterlambatan lain yang tidak dapat
dihindarkan. ILO juga merekomendasikan allowance untuk pria sebesar 9% dan
untuk wanita sebesar 11%, untuk wanita membutuhkan allowance yang lebih
karena kebutuhan biologis yang berbeda dengan pria. Allowance yang
direkomendasikan oleh ILO ini berdasarkan konsensus kesepahaman antara
manajemen perusahaan dan pekerja dari berbagai industri. Dalam buku Methods,
Standards and Work Design oleh Benjamin Niebel terdapat acuan pemberian
allowance yang disarankan oleh International Labor Organization (ILO) pada
Tabel 1.1 sebagai berikut:

Tabel 1.1 Allowance yang Direkomendasikan ILO

Jenis-jenis Laki-laki Perempuan

Keterangan
allowance (dalam %) (dalam %)

Diberikan untuk menjaga kondisi tubuh,

Personal allowance 5 7
misalkan untuk minum atau pergi ke toilet

Basic fatigue Diberikan untuk mengurangi monotony dan

4 4
allowance memulihkan kembali kesungguhan atau
 semangat bekerja ketika lelah

Diberikan untuk pekerja yang harus berdiri

Standing allowance 2 4
untuk menyelesaikan pekerjaannya

Abnormal position allowance

- slightly awkward 0 1

- awkward Diberikan untuk pekerja yang membutuhkan

2 3
(bending) posisi selain duduk dan berdiri untuk
menyelesaikan pekerjaannya
- very awkward
(lying, stretching) 7 7

Jenis-jenis Laki-laki Perempuan

Keterangan
allowance (dalam %) (dalam %)

Use of force, or muscular energy (lifting, pulling, or

pushing)

- 2.5 kg 0 1

- 5 kg 1 2

- 7.5 kg 2

- 10 kg 3 4

- 12.5 kg 4 6 Diberikan untuk pekerjaan yang sering

mengangkat, mendorong atau menarik suatu
- 15 kg 5 9
beban
- 17.5 kg 7

- 20 kg 9 15

- 22.5 kg 11

- 25 kg 13

- 30 kg 17

- 35 kg 22

Bad light

- slightly below Diberikan untuk lingkungan kerja yang masih

0 0
recommended memungkinkan tenaga kerja untuk melihat
 obyek dengan jelas

Diberikan untuk lingkungan kerja yang

memungkinkan tenaga kerja untuk melihat
- well below 2 2
obyek dengan jelas tetapi menimbulkan
ketidaknyamanan pada mata

Diberikan untuk lingkungan kerja yang

penerangannya terlalu silau atau terlalu redup
yang dapat dapat menyebabkan
- quite inadequate 5 5
ketidaknyamanan dan gangguan penglihatan
(misalkan pada industri-industri pengecoran
logam, pengelasan)

Air Condition

-well ventilated, Diberikan jika lingkungan kerja memiliki

0 0
fresh air sirkulasi udara yang baik, terdapat AC

Diberikan jika tempat kerja hanya memiliki

- bad ventilated but
ventilasi udara/kipas angin dan terdapat
no toxic fumes or 5 5
bau-bauan tetapi tidak berbahaya
gases
(gudang/kemas)

Diberikan jika tempat kerja berdekatan

dengan mesin yang panas dan menghasilkan
- work close to bau-bauan yang berbahaya untuk kesehatan
5 s/d 15 5 s/d 15
furnaces severe etc

Jenis-jenis Laki-laki Perempuan

Keterangan
allowance (dalam %) (dalam %)

Close attention

Diberikan jika jenis pekerjaan membutuhkan

- fairly fine work 0 0
konsentrasi yang cukup

Diberikan jika jenis pekerjaan membutuhkan

- fine or exacting 2 2 konsentrasi dan ketelitian (pekerjaan
administrasi, entry data dsb)

Diberikan jika jenis pekerjaan membutuhkan

- very fine or very konsentrasi dan ketelitian (pekerjaan seperti
5 5
exacting proses rekruitment, training, pengujian),
dimana jika terjadi keteledoran akan
 berdampak besar

Noise level

Diberikan pada lingkungan kerja dengan

intensitas kebisingan yang masih aman
- continuous 0 0
apabila terpapar selama 8 jam (kurang dari
atau sama dengan 85 dB)

Diberikan pada lingkungan kerja dengan

- intermittent-loud 2 2 intensitas kebisingan yang batas maksimal
pemaparan selama 4 jam saja (maks 88 dB)

Diberikan pada lingkungan kerja dengan

intensitas kebisingan yang hanya aman
- high pitched-loud 5 5
apabila terpapar tidak lebih dari 1 jam (maks
94 dB)

Mental strain

Diberikan untuk pekerjaan yang proses nya

- fairly complex
1 1 cukup kompleks dan membutuhkan
process
konsentrasi serta ketelitian

Diberikan untuk pekerjaan yang

- complex or wide
4 4 membutuhkan konsentrasi dan ketelitian
span of attention
dalam jangka waktu yang lama

- very complex 8 8 Diberikan untuk pekerjaan yang sangat rumit

Monotony

Diberikan untuk tenaga kerja yang memiliki

- low 0 0 tugas bervariasi tetapi menjadi rutinitas
mingguan atau bulanan

Diberikan untuk tenaga kerja yang memiliki

- medium 1 1 tugas bervariasi tetapi menjadi rutinitas
harian

Jenis-jenis Laki-laki Perempuan

Keterangan
allowance (dalam %) (dalam %)

- high 4 4 Diberikan untuk tenaga kerja yang memiliki

tugas tidak bervariasi dan menjadi rutinitas
 harian

Tediousness

Diberikan jika dalam menyelesaikan

pekerjaan menggunakan koordinasi banyak
- rather tediousness 0 0
anggota tubuh dan tidak berulang dalam
waktu yang singkat.

Diberikan jika dalam menyelesaikan

pekerjaan harian hanya menggunakan salah
- tedious 2 1
satu anggota tubuh secara terus menerus dan
berulang 5-10 detik

Diberikan dalam alam menyelesaikan

pekerjaan harian hanya menggunakan salah
- very tedious 5 2
satu anggota tubuh secara terus menerus dan
berulang 0-5 detik

Beberapa parameter dalam tabel allowance tersebut tidak dijelaskan secara

spesifik kondisi kerja yang bagaimana untuk setiap kategori dalam
parameter-parameter tersebut. Agar tabel allowance tersebut nantinya dapat
digunakan sebagai acuan di setiap unit kerja, maka perlu ditetapkan standar
tambahan untuk setiap kategori dalam setiap parameter. Penetapan standar
tersebut berdasarkan literatur-literatur atau peraturan-peraturan pemerintah
yang relevan dengan penentuan allowance kerja. Berikut merupakan penambahan
penjelasan dalam pengkategorian bobot allowance:

a. Bad light, peforma kerja karyawan juga dipengaruhi oleh kondisi lingkungan
kerja, salah satunya adalah pencahayaan di tempat kerja. Menurut Peraturan
Menteri Perburuhan No. 7 tahun 1964, dikatakan bahwa penerangan yang
baik adalah penerangan yang memungkinkan tenaga kerja dapat melihat
obyek dengan baik, jelas dan tanpa upaya-upaya yang dipaksakan,
kesesuaian dengan jenis pekerjaan. Penerangan yang cukup dan diatur secara
baik juga akan membantu menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan
menjaga semangat kerja. Sebaliknya, jika penerangan di tempat kerja terlalu
 berlebihan atau kurang maka dapat menimbulkan ketidaknyamanan,
kelelahan mata dan syaraf mata serta gangguan penglihatan.

b. Noise level, tingkat kebisingan di tempat kerja juga berpengaruh pada kinerja
tenaga kerja. Berdasarkan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi
No. PER.13/MEN/X/2011, terdapat nilai ambang batas intesitas kebisingan
di tempat kerja yaitu sebagai berikut:

 Intensitas kebisingan sebesar 85 dB, batas waktu pemaparan per hari

adalah selama 8 jam.

 Intensitas kebisingan sebesar 88 dB, batas waktu pemaparan per hari

adalah selama 4 jam.

 Intensitas kebisingan sebesar 91 dB, batas waktu pemaparan per hari

adalah selama 2 jam.

 Intensitas kebisingan sebesar 94 dB, batas waktu pemaparan per hari

adalah selama 1 jam.

Intensitas kebisingan sebesar 90 dB lebih berpotensi merusak indera

pendengaran.

c. Tediousness, merupakan parameter allowance yang digunakan apabila dalam

penyelesaian pekerjaan timbul kebosanan karena adanya penggunaan
anggota tubuh (fisik) secara berulang-ulang. Menurut Iftikar Z. Sutalaksana
dalam bukunya berjudul Teknik Tata Cara Kerja, untuk pekerjaan yang
memiliki siklus kerja yang berulang 5 detik-19 detik diberikan tambahan
allowance sebesar 1% dan pekerjaan dengan siklus kerja yang berulang
kurang dari 5 detik diberikan tambahan allowance sebesar 3%.

2. METODOLOGI PENELITIAN

Tahapan dalam melakukan penelitian ini mengacu pada tahapan analisis

beban kerja yang dijelaskan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 12
Tahun 2008 Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam
Negeri dan Pemerintah Daerah. Berikut merupakan tahapan analisis beban kerja
dalam penelitian ini:

a. Pengumpulan Data Beban Kerja

Sebelum melakukan pengumpulan data, perlu dilakukan pengkajian

organisasi sehingga memperoleh kejelasan mengenai tugas pokok dan fungsi,
rincian tugas dan rincian kegiatan. Hal ini dapat dilakukan dengan
pengumpulan data job description untuk dipelajari terlebih dahulu dan
sebagai dasar pembuatan kuesioner. Kuesioner berisi uraian atau deskripsi
pekerjaan dari setiap jabatan. Kemudian melakukan pengumpulan data beban
kerja berdasarkan kuesioner atau form yang telah disusun. Berikut
merupakan langkah-langkah dalam pengumpulan data beban kerja:

 Menyebarkan form atau kuesioner kepada atasan untuk melakukan

pengecekan terhadap kelengkapan deskripsi pekerjaan dan pengisian
waktu penyelesaian rata-rata setiap pekerjaan beserta frekuensi pekerjaan
tersebut dilimpahkan kepada karyawan yang berada dibawah tanggung
jawabnya.

 Melakukan verifikasi data yang didapatkan dari kuesioner apabila

terdapat data waktu dan atau frekuensi pekerjaan yang tidak normal.
Verifikasi dilakukan dengan wawancara terstruktur, observasi dan
pencarian data pendukung lainnya.

b. Pengolahan Data Beban Kerja

Pengolahan data beban kerja diawali dengan perhitungan waktu kerja efektif
selama 1 tahun. Rumus perhitungan yang digunakan untuk menghitung total
beban karyawan selama 1 tahun dan menghitung jumlah karyawan yang
dibutuhkan adalah sebagai berikut:
 Total Beban Kerja = F x S

Dimana,

F = Frekuensi beban kerja yang dikerjakan dalam 1 tahun

S = Standar kemampuan rata-rata atau waktu penyelesaian rata-rata dari

setiap pekerjaan

Jumlah karyawan Total beban kerja karyawan dalam 1 tahun

=
yang dibutuhkan Waktu kerja efektif dalam 1 tahun

Hasil perhitungan kebutuhan karyawan yang efisien dan efektif dapat

dikelompokkan menjadi 3 kategori, yaitu overload jika hasilnya lebih dari
1.5; normal atau fit jika hasilnya 1.00 sampai dengan 1.50 dan underload jika
hasilnya dibawah 1.00. Tabel perhitungan beban kerja dan kebutuhan
karyawan terlampir.

c. Penelaahan Hasil Pengolahan Data

Hasil pengukuran beban kerja perlu ditelaah lebih lanjut untuk memperoleh
hasil yang akurat dan obyektif serta menggambarkan kondisi senyatanya.
Dari hasil pengukuran beban kerja sering dijumpai kecenderungan yang
bervariasi dengan kemungkinan tidak rasional :

 Di atas normal, yang disebabkan adanya mark up pada data volume kerja
dan atau norma waktu yang dapat dicatat atau dilaporkan oleh
responden.

 Di atas bawah normal, yang disebabkan kurang lengkapnya produk dan

kecilnya norma waktu yang dapat diinventarisir atau dilaporkan oleh
responden.
 Untuk mengurangi deviasi yang dapat terjadi, maka hasil yang diperoleh
perlu dievaluasi dengan unit yang beban kerjanya dianalisis dengan
mengecek :

 Apakah unit tersebut sering/rata-rata sepanjang tahun melakukan kerja

lembur yang nyata (tidak fiktif).

 Perlu dilakukan pengamatan secara acak atas kesibukan harian unit yang
dianalisis.

d. Rekomendasi alternatif solusi berdasarkan hasil perhitungan dan data yang

telah dikumpulkan kepada manajemen.
 FORM ANALISIS BEBAN KERJA

Jabatan :

Section :

Department :

Division :

1 2 3 4 5 6

Beban Kerja
Total Beban Kerja per Standar Kemampuan Waktu Penyelesaian
No. Uraian Tugas
Tahun Rata-Rata (menit) Pekerjaan (menit)
Harian Mingguan Bulanan Tahunan
Total Beban Pekerjaan dalam 1 Tahun 7
Petunjuk Pengisian Form Analisis Beban Kerja:

1. Kolom 2 diisi dengan uraian tugas setiap jabatan berdasarkan job descriptionnya.

2. Kolom 3 diisi dengan frekuensi pelaksanaan atau pengerjaan setiap uraian tugas.
Apabila tugas merupakan kegiatan rutin setiap hari maka pada kolom harian diisi

frekuensi pengerjaan tugas tersebut rata-rata berapa kali dalam satu hari. Begitu
pula apabila tugas merupakan kegiatan rutin mingguan, bulanan atau tahunan.

3. Kolom 4 diisi hasil perhitungan total beban kerja dalam 1 tahun. Apabila tugas

merupakan tugas harian maka frekuensinya dikali dengan angka 287. Apabila
tugas merupakan tugas mingguan maka frekuensinya dikali dengan angka 52.
Apabila tugas merupakan tugas bulanan maka frekuensinya dikali dengan angka

12. Sedangkan, apabila tugas merupakan tugas tahunan maka frekuensinta dikali
dengan angka 1.

4. Kolom 5 diisi rata-rata lama karyawan menyelesaikan satu uraian tugas. Waktu

tersebut dapat diperoleh berdasarkan hasil wawancara dengan atasan pegawai

atau pengukuran waktu secara langsung saat observasi.

5. Kolom 6 diisi hasil perkalian dari total beban keja dalam satu tahun (kolom 4)
dengan standar kemampuan rata-rata (kolom 5) untuk mendapatkan total waktu

yang dibutuhkan pegawai untuk menyelesaikan setiap pekerjaannya dalam kurun

waktu satu tahun.

6. Baris 7 merupakan hasil penjumlahan dari waktu penyelesaian semua pekerjaan

pegawai, sehingga diketahui total beban pekerjaan setiap pegawai.