TERM OF REFERENCE ( TOR )

KERANGKA ACUAN PROGRAM

TAHUN 2014
UNIT RUMAH TANGGA

RUMAH SAKIT ISLAM SURABAYA

Jl. Jend. A. Yani No. 2 – 4, Telp. ( 031 ) 8284505
SURABAYA
 KERANGKA ACUAN
PROGRAM SEKSI RUMAH TANGGA
RUMAH SAKIT ISLAM SURABAYA
TAHUN 2014

I. PENDAHULUAN
Dengan mengucap syukur Alhamdulillah, serta atas rahmat, ridlo dan maunah
Allah SWT., Rumah Sakit Islam Surabaya yang beroperasi sejak tahun 1975 sampai
sekarang masih mampu menjaga eksistensinya dalam bersaing dengan rumah sakit
yang ada di Surabaya dan rumah sakit lain yang berada di Provinsi Jawa Timur.
Allhamdulillah itu berkat usaha dan doa dari Bapak Ketua Yayasan, tokoh tokoh
Islam, Direktur, Dokter dan teman-teman semua serta masyarakat di sekitar
Surabaya, Insya' Allah Rumah Sakit Islam Surabaya menjadi Rumah Sakit Islam
Pilihan Utama Masyarakat.
Salah satu upaya untuk menunjang kelancaran Rumah Sakit Islam Surabaya
dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat adalah upaya Logistik
yang memadai yang dapat menyediakan secara berkesinambungan untuk
memenuhi kebutuhan dalam pelayanan sehingga tidak mengganggu pelayanan
kesehatan kepada masyarakat.

II. LATAR BELAKANG

Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolahan faktor-
faktor antara lain Man, Money, Machine, Methode dan Material. Pengelolahan yang
seimbang dan baik dari kelima faktor tersebut akan memberikan kepuasan kepada
kastemer baik kastemer internal maupun eksternal.

Keberhasilan pengelolaan Logistik Rumah Sakit tergantung pada kompetensi

dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelolah logistik
melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan,
pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang
efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan
memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan
mutu pelayanan secara umum.

Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah

sakit dikelompokkan menjadi persediaan logistik umum dan teknik, persediaan
makanan, persediaan farmasi ( antara lain : kertas / tempat obat, bahan kimia, gas
medik, peralatan kesehatan dll. ).
Sesuai kebijakan Direksi Rumah Sakit Islam Surabaya Seksi Rumah Tangga
Rumah Sakit Islam Surabaya diberi tugas mengelola persediaan logisitk umum dan
teknik.

III. TUJUAN UMUM

Program pengelolahan persediaan logistik ini disusun untuk mewujudkan
terlaksananya Visi Rumah Sakit Islam Surabaya yaitu : " Menjadi Rumah Sakit Islam
Pilihan Utama Masyarakat ", serta bertujuan untuk memenuhi kebutuhan logistik
 untuk mendukung pelayanan kesehatan kepada masyarakat sebagai penjabaran
dari kebijakan yang telah ditetapkan.
TUJUAN KHUSUS

1. Untuk mewujudkan tertib perencanaan. pengadaan, pencatatan,

pendistribusian, pengendalian serta membuat skala prioritas kejadian darurat.
2. Untuk membuat skala prioritas agar fungsi – fungsi logistik dapat berjalan
sesuai kaidah-kaidah manajamen.
3. Melakukan perubahan dan mengembangkan sistem pengelolaan yang
dibutuhkan untuk mencegah atau meminimalisir pemborosan, kerusakan,
kadaluarsa, yang akan memiliki dampak kepada pengeluaran atau biaya
operasional rumah sakit.

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

Kegiatan Pokok Rumah Tangga meliputi :

1. Perencanaan
2. Pengadaan
3. Penyimpanan
4. Pendistribusian
5. Pemantauan persediaan.

Fungsi Rumah Tangga meliputi :

1. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
2. Penganggaran
3. Penyimpanan dan pendistribusian
4. Pemeliharaan
5. Pengendalian

V. PELAKSANAAN KEGIATAN

Kegiatan Unit Rumah Tangga

1. Menerima daftar permintaan kebutuhan dari unit-unit di jajaran RSIS setelah
mendapatkan persetujuan dari kanit dan kabag masing-masing.
2. Merencanakan permintaan bahan, barang dan peralatan kebutuhan Rumah
Tangga secara rutin.
3. Mengusulkan pembelian bahan, barang dan peralatan kebutuhan rumah
Tangga rutin secara berkala kepada Kepala Bagian Umum dan Kepala Bagian
Keuangan dengan membuat Nota Pesanan Barang.
4. Memesan kebutuhan bahan, barang dan peralatan kebutuhan Rumah Tangga
rutin.
5. Melakukan pembelian kebutuhan bahan, barang rutin dan peralatan teknik
Rumah Sakit.
6. Melakukan pengecekan bahan makan basah & bahan kering unit gizi.
7. Melakukan pengecekan penagihan harian kebutuhan bahan makan basah
Rumah Sakit.
8. Melakukan pengecekan penagihan bulanan kebutuhan bahan, barang dan
peralatan Rumah Tangga.
9. Melakukan pengetikan Nota Pesanan Barang kebutuhan Rumah Tangga
secara rutin.
 10. Pendistribusian alat tulis kantor, barang cetakan, rumah tangga, peralatan
teknik, bahan kimia dan kebutuhan bahan makan kering.

SASARAN

Sumua Unit / Bagian di RS Islam Surabaya saling ketergantungan satu sama lainnya,
sehingga saling berkaitan yang tidak bisa dipisahkan meskipun dengan kadar yang
relative rendah. Disini Unit Rumah Tangga mempunyai motto : SMART (Spesifik,
Measuabble, Aggressive but Attainable, Result Oriented, Time Bound).

* Unit Rumah Tangga RS Islam Surabaya mempunyai specifikasi memenuhi permintaan

mulai ATK, Cetakan, Alkes, Bahan Kering, Bahan Basah, sampai dengan kebutuhan
air mineral semua yang menyediakan adalah Unit Rumah Tangga.

* Unit Rumah Tangga RS Islam Surabaya mengukur keberhasilan hasil kerjanya

dengan tidak adanya komplain dari unit-unit lainnya dalam menyediakan kebutuhan
rumah tangga, terutama komplain dari pihak pasien yang sedang dirawat di RS Islam
Surabaya baik yang rawat jalan maupun rawat inap.

* Unit Rumah Tangga harus mempunyai ketepatan dan kecepatan dalam bertindak
dalam segala hal terutama menyelesaikan permasalahan yang dihadapi, contohnya
dalam penyediaan tabung oksigen, alat-alat yang berhubungan dengan kamar operasi
dll, harus benar-benar diperhatikan dan sesegera mungkin untuk dipenuhinya.

* Unit Rumah Tangga RS Islam Surabaya mempunyai tujuan mulia dan harus tepat
sasaran, diharapkan segala permasalahan terutama yang berkaitan dengan
keuangan bisa sinkron, mengingat hal ini sangat riskan sekali bila tidak adanya padu
padannya pengeluaran keuangan dan penerimaan yang diperoleh agar tidak terjadi
hal-hal yang tidak diinginkan.

* Unit Rumah Tangga RS Islam Surabaya sangat memikirkan sekali pelaksaan yang
berhubungan langsung dengan pasien dan unit-unit terkait dan mempuyai keyakinan
bahwa unit rumah tangga benar-benar sangat menunjang sekali dalam operasioanal
dari RS Islam Surabaya.

SKEDUL ( JADWAL ) PELAKSANAAN KEGIATAN

Untuk memenuhi kebutuhan perbulan ke depan adalah :

Alat Tulis Kantor, Rumah Tangga, Teknik, Bahan Kering, Bahan Kimia, Linen dan lain-
lain.
Kalau cetakan dua minggu sekali, sedangkan untuk yang lain-lainnya rata-rata sehari
dua hari
Contohnya : Oxigen, Elpiji, bahan basah.

Untuk pendistribusiannya ke semua unit ada ketentuan hari :

Senin : Cetakan
Rabu : Rumah Tangga
Jum'at : Alat Tulis Kantor
Laporan Evaluasi dan Tindak Lanjut

No. Standart/ Pedoman/ Waktu Hasil Rekomendasi Tindak

Prosedur Evaluasi Evaluasi Lanjut
Program/ Kegiatan

1. Harga Bahan Basah Juli Barang supplier Cek harga Lebih

lama kwalitasnya pasar dan banyak
bagus harganya supplier menggunaka
standart, sedangkan langganan n supplier
supplier baru lama
kwalitasnya kurang
harganya standart

2. Alat Medis Agts. Penawaran harga Merk, kwalitas, Menggunaka

dari beberapa harga murah & n supplier
supplier bergaransi serta yang bisa
pembayaran pembayaran
bisa satu bulan nya bisa 1
bulan

3. Barang Elektronik Sept. Penawaran harga Merk, kwalitas, Menggunaka

dari beberapa bergaransi, n supplier
supplier harga murah yang bisa
dan bergaransi pembayaran
nya 1 bl. /
2 minggu
 PROSEDUR TETAP
UNIT RUMAH TANGGA

RUMAH SAKIT ISLAM

SURABAYA
KEBIJAKAN

1. Membuat perencanaan kebutuhan barang rutin maupun inventaris berdasarkan

masukan dari unit-unit kerja di RS Islam Surabaya.
2. Melayani permintaan kebutuhan barang rutin maupun inventarisasi dari unit-unit
kerja di RS Islam Surabaya.
3. Melakukan pemesanan dan atau pembelian barang-barang rutin maupun barang
inventaris RS Islam Surabaya.
4. Menerima dan melakukan pengecekan serta pengawasan barang-barang yang
sudah dibeli serta mendistribusikan ke unit-unit yang membutuhkan.
5. Melakukan pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang rutin maupun
inventaris.
6. Membuat laporan bulanan dan laporan tahunan.

LATAR BELAKANG

Manajemen Rumah Tangga Rumah Sakit Islam Surabaya merupakan suatu proses pengelolahan
secara strategis terhadap pengadaan, penyimpanan, pendistribusian serta pemantauan persediaan
bahan serta barang yang diperlukan bagi produksi jasa Rumah Sakit.

Rumah Tangga merupakan unit dari Rumah Sakit yang bertugas menyediakan barang dan bahan
yang diperlukan untuk kegiatan operasional Rumah Sakit Islam Surabaya dalam jumlah, kualitas
dan pada waktu yang tepat sesuai kebutuhan dengan harga yang murah.
Ketetapan dalam perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian bahan dan barang
akan sangat menentukan keberhasilan suatu tujuan yang ingin dicapai.