ANALISIS FLOWCHART SUBSISTEM PEMBELIAN PADA MEDIUM SIZED

MANUFACTURING COMPANY

No Kelemahan Potensi Kerugian Rekomendasi Program Pemeriksaan

1 Fungsi Barang yang Fungsi penerimaan 1. Memeriksa struktur
penerimaan ditahan (hold) barang (Receiving) organisasi ruang
barang karena tidak dan gudang penerimaan barang
(Receiving) sesuai persyaratan (Warehouse) harus (Receiving room)
dan gudang tercampur dengan dipisah 2. Memeriksa bagan
(Warehouse) barang yang sudah prosedur penerimaan
tidak dipisah lolos pengecekan barang
3. Memeriksa lokasi
penerimaan untuk
melihat prktik
penerimaan,
penyeleksian, dan
penyimpanan
2 Daftar Utang yang 1. Mengirimkan 1. Memeriksa potensi
permintaan dibukukan tidak tembusan kesalahan pencatatan
pembelian sesuai barang Purchase utang, di mana utang
(purchase yang diminta Requisition ke yang tercatat berbeda
requisition) bagian toko Account Payable dengan yang dipesan
tidak (stores) agar bagian utang oleh bagian Store
ditembuskan (Account Payable) (Toko)
ke bagian dapat memeriksa 2. Jika terdapat barang
utang kebenaran yang dibeli namun
(Account permintaan tidak sesuai
Payable) pembelian kebutuhan, maka
(Purchase Order) terdapat inefisiensi
yang diterbitkan 3. Memeriksa
bagian pembelian penggunaan daftar
(Purchase) permintaan pembelian
2. Bagian Receiving (purchase requisition)
tidak perlu pada ruang
mendapat penerimaan barang
tembusan (receiving room),
purchase apakah digunakan
requisition karena atau tidak digunakan
bagian Receiving sebagai acuan
hanya perlu menolak barang
memeriksa datang. Potensi konflik
kondisi barang muncul dari vendor
sesuai Purchase jika barang ditolak
Order. Bagian padahal sesuai
Receiving tidak dengan permintaan
berhak menerima pembelian (Purchase
barang jika telah Order)
sesuai dengan
Purchase Order,
meski ternyata
berbeda dengan
Purchase
Requisition.
No Kelemahan Potensi Kerugian Rekomendasi Program Pemeriksaan
3 Tidak Tidak kredibelnya Menambahkan 1. Memeriksa prosedur
menggunakan vendor, barang dokumen AVL standar operasi (SOP)
dokumen tidak sesuai sebagai masukan pemilihan vendor
Approved dengan kualitas, (input) dalam 2. Memeriksa
Vendor List harga tidak wajar menyusun Purchase kesesuaian proses
(AVL) dalam Order pemilihan vendor
pemilihan dengan SOP
Vendor 3. Memeriksa
pemenuhan syarat
dan pelaksanaan
kinerja vendor terpilih
4 Pelaporan Bagian toko Mengirim laporan 1. Memeriksa proses
penerimaan (stores) tidak penerimaan barang penyampaian
barang mengetahui jika (Receiving Report) ke informasi keberadaan
(Receiving barang yang bagian stores barang yang telah
Report) tidak dipesan telah dibeli
ditembuskan datang. Data 2. Memeriksa kerugian
ke bagian persediaan yang ditimbulkan dari
stores (inventory) tidak terlambatnya informasi
tersedia tepat ketersediaan barang
waktu
5 Bagian toko 1. Persediaan Bagian stores 1. Memeriksa sistem
(stores) tidak tidak didata membuat kartu pencatatan
membuat dengan baik persediaan (inventory persediaan (inventory)
kartu dan terdapat card) berdasarkan 2. Memeriksa
persediaan potensi barang masuk dan ketersediaan
(inventory kehilangan keluar persediaan saat
card) 2. Ketersediaan dibutuhkan
persediaan 3. Memeriksa
tidak diawasi kesesuaian antara
secara akurat barang yang dipesan
dan dapat dan yang diperlukan
mengakibatkan 4. Memeriksa
terlambatnya kesesuaian barang
pemesananan tercatat dan barang
persediaan dibeli pada general
3. Pemesanan ledger (inventory card
barang kurang merupakan total
atau lebih dari control yang perlu
kebutuhan disamakan dengan
journal voucher setiap
hari
6 Bagian 1. Utang yang Bagian Account 1. Memeriksa
Account belum da telah Payable membuat mekanisme
Payable tidak dibayar tidak Voucher Register pencatatan utang
membuat teridentifikasi untuk mencatat 2. Memeriksa
Voucher 2. Keterlambatan seluruh utang dan kesesuaian utang
Register pembayaran utang yang telah tercatat di buku
utang dibayar besarm buku
pembantu, dan
pelunasannya