SWOT ANALYSIS

Analisa SWOT (SWOT merupakan singkatan dari Strength, Weakness, Opportunity, Threats) adalah suatu teknik
terstruktur untuk mengidentifikasi faktor-faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi persaingan dan perkembangan
perusahaan.

Mengapa menggunakan Analisa SWOT ?

SWOT digunakan untuk memberikan masukan mengenai pengembangan strategi dan visi. Selain itu analisis ini juga dapat
dipakai untuk pengambilan keputusan manajemen yang disesuaikan dengan posisi internal dan eksternal perusahaan.
SWOT juga dapat digunakan untuk membantu manajemen dalam mempertimbangkan kondisi perusahaan dari berbagai
perspektif yang berbeda.

STRENGTHS WEAKNESS
FAKTOR INTERNAL (KEKUATAN) (KELEMAHAN)

OPPORTUNITIES THREATS
FAKTOR EKSTERNAL (KESEMPATAN) (ANCAMAN)

Sumer : AMS & Process Handbook – Process Competency Group – Anderrsen Consulting.
 Bagaimana melakukannya.

1. Menganalisis pengaruh internal.

Mencari strengths dan weaknesses melalui pertanyaan : Apakah yang menjauhkan perusahaan dari persaingan ?
Dan pengetahuan atau keahlian yang bagaimana yang kurang bahkan mungkin tidak ada pada kita ?
2. Menganalisis pengaruh eksternal.
Mencari opportunities dan threats melalui pertanyaan : Pelayanan yang bagaimana yang dapat kita tawarkan
kepada pelanggan ? Dan siapakah pesaing kita yang paling berbahaya ?
3. Mengelompokkan ide.
Kumpulkan ide dan catat pada list sampai selesai.
4. Mempersempit daftar ide.
Pilih ide-ide/informasi yang bisa menjadi prioritas pada tiap faktor.
5. Membangun strategi.
Buat strategi-strategi utama berdasarkan informasi/ide-ide yang dikumpulkan di dalam Analisa SWOT (2-5 strategi
utama tiap komponen).
6. Membuat rencana berikutnya.
Tuliskan langkah-langkah untuk tiap strategi. Gunakan project management atau activity plan untuk menentukan siapa
akan melakukan apa, dengan resources apa dan bagaimana keberhasilannya akan diukur.

IKSF & CKSF sebagai faktor penentu Analisa SWOT.

Sebaiknya sebelum membuat analisa SWOT, disarankan terlebih dahulu membuat list IKSF (Industry Key Success Factors),
dan CKSF (Company Key Success Factors).
IKSF adalah faktor-faktor penentu keberhasilan suatu industri, sedangkan CKSF adalah faktor-faktor penentu keberhasilan
suatu perusahaan.
Dalam menentukan IKSF dan CKSF sebaiknya ditentukan oleh suatu kelompok diskusi dengan melakukan brainstorming,
mengumpulkan semua ide/informasi dan selanjutnya tentukan list IKSF & CKSF diurutkan dari faktor terpenting.
Setelah menyusun list IKSF & CKSF, barulah menyusun Analisa SWOT.

Sumer : AMS & Process Handbook – Process Competency Group – Anderrsen Consulting.
 CONTOH /ILUSTRASI
SWOT ANALYSIS
PT ABC (PERUSAHAAN PERKEBUNAN)
LANGKAH 1 :
MENYUSUN IKSF & CKSF
a. Lakukan diskusi dan brainstorming yang dipimpin oleh Administratur dengan peserta semua Asisten Kepala (Kebun,Teknik,
KTU,Pabrik) serta beberapa staf yang dianggap perlu (misal : SHE dan beberapa bidang yang lain yang dianggap perlu).
b. Buat list IKSF, sebutkan semua faktor penentu keberhasilan di industri perkebunan kelapa sawit dan diurutkan dari faktor
yang terpenting. Buatkan juga list CKSF, sebutkan semua faktor penentu keberhasilan di lingkup perusahaan yang bergerak
di perkebunan kelapa sawit dan diurutkan dari faktor yang terpenting.
c. Untuk mengurutkan faktor-faktor dari yang terpenting hingga yang dianggap tidak penting, gunakan matrix dan beri angka
1 hingga 5.
Contoh Matrix : High
5
Must Improve Continue
(Jika ada di kotak ini berarti perlu
(Jika ada dalam kotak ini berarti perlu
perhatian lebih dan harus melakukan
dipertahankan/diteruskan agar lebih baik
improvement karena kondisi sekarang
4 karena kondisi sekarang sudah lebih baik
tidak baik padahal dampak terhadap
dibandingkan faktor yang lain dan dampak
bisnis sangat signifikan)
terhadap bisnis pun sangat signifikan)
Impact to
business
3
(Tinggi/rendahnya Excess
pengaruh thd No Problem
(Jika ada di dalam kotak ini
kelangsungan bisnis) (jika ada di dalam kotak ini berarti kondisi
berarti kondisi sekarang
sekarang tidak baik namun dampak
sudah baik namun pengaruhnya
terhadap bisnis tidak signifikan.
2 terhadap bisnis tidak signifikan)

5 = High
Low 1
3 = Medium 2 3 4 5 High
1 = Low Current
performance
(Potret kondisi saat ini)
 IKSF
Dari hasil diskusi, PT ABC merumuskan bahwa dalam industri perkebunan kelapa sawit perlu memperhatikan faktor-faktor
dibawah ini :
1. Size
2. Infrastructure
3. Planting material
4. Labor
5. Yield
6. Mill capacity (jika memiliki PKS)
7. Human Resources
8. Suitable Land
9. Quality of product
10. Community Development
11. IT
12. Integrated
13. Immature Period
14. SHE
Kemudian list faktor-faktor yang ada di IKSF tersebut dimasukkan ke dalam matriks seperti dibawah ini :
High
5 10 9
Must Improve 5 8 Continue
3 13
11 12 1
14 7
2 6
4 4
Faktor-faktor ini perlu diperhatikan
karena secara current performance
Impact to pointnya rendah padahal jika
business3 dilihat dari segi industri, pengaruhnya
No Problem Excess
sangat besar(pointnya tinggi).
2

1
Low 2 3 4 5 High
Current
performance
Keterangan matriks :

Dari hasil diskusi, manajemen PT ABC merumuskan bahwa :

a. Faktor IKSF No. 1 (size), secara current performance diberi point 3.5 karena ukuran luasnya diatas rata-rata kebun
yang lain namun belum ideal sedangkan impact terhadap bisnis dinilai 4,5 karena PT ABC menilai bahwa faktor
no. 1 ini pengaruhnya cukup besar terhadap bisnis, PT ABC merasa bahwa perkebunan yang sukses itu harus me-
miliki luas yang besar. Sehingga setelah 2 garis tersebut ditarik ke satu titik menjadi berada di kotak continue, artinya
perlu dipertahankan dan diteruskan agar luasannya menjadi lebih besar dan lebih baik.
b. Faktor IKSF No. 2 ( Infrastructure), secara current performance diberi point 1.5 karena kondisi infrastrukturnya masih
banyak perlu perbaikan dan peningkatan, hal ini terlihat dari banyaknya langsir dan kondisi jalan yang sebagian besar
belum all weather. Sedangkan impact terhadap bisnis dinilai 4,2 karena PT ABC menilai bahwa faktor no. 2 ini
pengaruhnya cukup besar terhadap bisnis, PT ABC merasa bahwa perkebunan yang sukses itu harus memiliki infra-
struktur yang memadai. Sehingga setelah 2 garis tersebut ditarik ke satu titik menjadi berada di kotak must improve,
artinya perlu dilakukan improvement secara besar-besaran dan harus menjadi fokus perusahaan agar kondisi menjadi
lebih baik.
c. Dan seterusnya…….

Kesimpulannya :
PT ABC harus fokus dan melakukan improvement secara nyata terhadap infrastructure, IT, Integrated, SHE, dan Yield.
Dan perlu mempertahankan serta improvement CD, Planting material, HR, Suitable land, Mill capacity, Size, Labor,
Immature Period serta Quality of product agar tetap baik.
 CKSF
Dari hasil diskusi PT ABC merumuskan bahwa jika ingin berhasil, PT ABC perlu memperhatikan faktor-faktor dibawah ini :
1. Infrastructure
2. Yield
3. Cost
4. CD
5. Mill utilization
6. Quality of product
7. Logistic
8. Human Resources
9. Information Technology
10. Decentralization
11. Mill labor
12. Mill capacity
13. Cash Flow

Kemudian list faktor-faktor yang ada di CKSF tersebut dimasukkan ke dalam matriks seperti dibawah ini :

High
5
Must Improve 12 Continue
2 4 13 6
3
8
9 11
4 1
7
5
Faktor-faktor ini perlu diperhatikan
karena secara current performance
Impact to 10 pointnya rendah padahal pengaruh
business3 terhadap kelangsungan kinerja
No Problem Excess
perusahaan sangat besar (pointnya
2
Tinggi).

1
Low 2 3 4 5 High
Current
performance
Keterangan matriks :

Dari hasil diskusi, manajemen PT ABC merumuskan bahwa :

a. Faktor IKSF No. 1 (infrastructure), secara current performance diberi point 1.5 karena kondisi nya sangat jauh dari
yang diharapkan, potensi belum tergali karena kondisi jalan sangat buruk. Sedangkan secara impact to business
diberi point 4 karena pengaruh kondisi infrastruktur yang buruk ini pengaruhnya cukup besar terhadap jalannya bisnis
PT ABC. Sehingga setelah 2 garis tersebut ditarik ke satu titik menjadi berada di kotak must improve, artinya perlu
dilakukan improvement dan fokus yang besar harus diarahkan terhadap faktor ini agar kinerja perusahaan membaik.
b. Faktor IKSF No. 2 (Yield), secara current performance diberi point 1.8 karena yieldnya masih rendah/belum sesuai
dengan yang diharapkan, dan dibandingkan dengan perusahaan lain masih dibawahnya. Sedangkan impact terhadap
bisnis dinilai 4,5 karena PT ABC menilai bahwa faktor no. 2 ini pengaruhnya cukup besar terhadap bisnis, PT ABC
merasa bahwa perkebuna yang sukses itu harus memiliki yield yang tinggi. Sehingga setelah 2 garis tersebut ditarik ke
satu titik menjadi berada di kotak must improve, artinya perlu dilakukan improvement secara besar-besaran dan harus
menjadi fokus perusahaan agar kondisi menjadi lebih baik.
c. Dan seterusnya…….

Kesimpulannya : PT ABC harus fokus dan melakukan improvement secara nyata terhadap Infrastructure, IT, Yield, Cost,
Logistic, CD, Mill utilization, HR, Cash Flow. Namun karena di matriks terlihat bahwa infrastructure, IT, Yield, Cost dan
Logistic nilainya secara current performancenya lebih rendah, maka fokusnya harus lebih dibanding faktor yang lain.
Selain itu PT ABC perlu mempertahankan serta terus melakukan improvement terhadap Quality of product, Mill Capacity
Dan Mill labor agar tetap baik.
Setelah mengetahui hasil matriks, bandingkan kembali list CKSF hasil diskusi sebelum dilakukan analisa
Dengan menggunakan point matriks dan sesudah menggunakan point matriks.

CKSF hasil diskusi (sebelum menggunakan point matriks) : CKSF setelah menggunakan point matriks
( urutan faktor-faktornya diubah berdasarkan point,
faktor-faktor yang berada di kotak must improve
menjadi faktor-faktor utama yang harus diperhatikan) :

CKSF : CKSF :
1. Infrastructure 1. Information Technology
2. Yield 2. Infrastructure Ada di kotak
3. Cost 3. Yield Must improve
4. CD 4. Cost
5. Mill utilization 5. Logistic
Urutan nomornya berubah disesuaikan
6. Quality of product 6. Community Development
dengan hasil point matriks
7. Logistic 7. Decentralization
8. Human Resources 8. Mill utilization
9. Information Technology 9. Cash Flow
10. Decentralization 10. Human Resources
11. Mill labor 11. Quality Of Product
12. Mill capacity 12. Mill capacity
13. Cash Flow 13. Mill labor
Selanjutnya, faktor-faktor yang ada di IKSF dan CKSF dibandingkan kemudian beri tanda terhadap faktor-faktor yang
berada di kotak must improve (huruf warna merah).
Kemudian faktor-faktor berwarna merah yang sama baik di IKSF & CKSF agar diberi tanda (tanda panah), hal ini
menunjukkan bahwa baik di IKSF maupun di CKSF keduanya perlu mendapat perhatian.

IKSF: CKSF :
1. Size 1. Information Technology
2. Infrastructure 2. Infrastructure
3. Planting material 3. Yield
4. Labor 4. Cost
5. Yield 5. Logistic
6. Mill capacity (jika memiliki PKS) 6. Community Development
7. Human Resources 7. Decentralization
8. Suitable Land 8. Mill utilization
9. Quality of product 9. Cash Flow
10. Community Development 10. Human Resources
11. Information Technology 11. Quality Of Product
12. Integrated 12. Mill capacity
13. Immature Period 13. Mill labor
14. SHE

Kesimpulan :
1. Jika dilihat dari indusri (IKSF), PT ABC perlu memperhatikan faktor infrastructure, yield, IT, Integrated dan SHE
agar kompetitif dengan perusahaan sejenis.
2. Dilihat dari kondisi perusahaan (CKSF), PT ABC membutuhkan perhatian ekstra terhadap IT, infrastructure, Yield,
efisiensi Cost, Logistic dan CD agar kinerja perusahaan membaik.
3. Jika dilihat dari keduanya (IKSF & CKSF), maka fokus utama PT ABC adalah Infrastructure, Yield dan IT, karena
kondisinya sangat buruk di internal perusahaan padahal ketiga faktor tersebut sangat penting di industri perkebunan
kelapa sawit.
LANGKAH 2 :
MENYUSUN ANALISA SWOT
Analisa SWOT dapat disusun berdasarkan hasil matriks IKSF & CKSF. Karena dari matriks tersebut terlihat jelas apa
kekuatan dan kelemahan PT ABC.

Contoh Analisa SWOT PT ABC :

STRENGTHS WEAKNESS
1. 70% CPO berkualitas super. 1. IT belum terintegrasi
2. Rendemen lebih baik dibandingkan Malaysia. 2. Sebagian besar kondisi jalan belum all weather.
3. Memiliki Sapta Budaya Planters. 3. Yield dibawah standar.
4. Sistem manajemen desentralisasi. 4. Cost tinggi.
5. Logistic buruk.
6. Pencurian buah dan okupasi makin marak.

OPPORTUNITIES
1. Peluang membeli buah dari masyarakat besar.
2. Peluang mengembangkan downstream.
3. Peluang memperoleh harga tinggi dengan
meningkatkan kualitas super menjadi golden.
4. Peluang memperluas lahan.
5. Peluang meningkatkan pasar export.
THREATS
1. CD : Pencurian buah, klaim tanah.perda-perda
akibat otonomi daerah.
2. Timbulnya PKS-PKS tanpa kebun meningkatkan
daya saing dalam pembelian buah luar.
Kesimpulan dari analisa SWOT :

1. PT ABC perlu mempertahankan bahkan terus melakukan improvement yang berkelanjutan terhadap faktor-faktor yang
ada di kotak Strength.
2. PT ABC perlu fokus dan memperbaiki faktor-faktor yang ada di kotak weakness. Buat project improvement terhadap
faktor-faktor yang ada di kotak weaknes tersebut agar dikemudian hari berubah menjadi strength.
3. PT ABC memiliki peluang yang besar dalam meningkatkan bisnis, bahkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan
dengan cara mengambil peluang yang ada di kotak Opportunities.
4. PT ABC memiliki tantangan yang cukup besar terutama tantangan-tantangan yang ada di kotak Threats.
Untuk menghadapi tantangan tersebut, PT ABC perlu merumuskan strategi yang tepat agar tantangan-tantangan
tersebut tidak merugikan perusahaan.

LANGKAH 3:
MENYUSUN PROJECT IMPROVEMENT.
Project Improvement perlu dibuat setiap tahun, project ada 2 macam : project jangka pendek ( max 1 tahun) dan project
jangka panjang (lebih dari 1 tahun).
Project perlu jelas waktunya, kapan dimulai dan kapan akan diselesaikan.
Tema project dapat diambil dari faktor-faktor yang ada di kotak weakness.
Data unutilized land pun dapat diajdikan tema project agar lahan HGU setiap PT dapat terutilisasi dengan optimal.
(Form Project Improvement ada di halaman selanjutnya).
PT : NAMA PROJECT IMPROVEMENT :

TUJUAN : ACTIVITY PLAN :

-…………………….. Sebutkan aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dilakukan
Sebutkan tujuan dari project ini. -……………………. agar project improvement ini berhasil.
- ……………………..

KPI : ORGANISASI & TIME FRAME :

Organisasi :
Sebutkan KPI-KPI apa saja yang terkait Project owner : Administratur (sebutkan namanya)
dengan project improvement ini. Project Leader : Sebutkan nama – leader harus 1 orang
(Jika project improvement ini dilakukan Anggota : Sebutkan nama-nama anggotanya (agar efisien, jangan terlalu banyak).
maka KPI-KPI tersebut akan tercapai). Time Frame :
Activity Plan Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Agt Sep Okt Nov Des

OUTPUT PROJECT : COST & BENEFIT :

Sebutkan output dari project ini
INFORMASI/DATA YANG DIPERLUKAN : COST/BUDGET :
Data-data yang diperlukan untuk menunjang
keberhasilan project ini
Qualitative Benefit :
……………………………………….
……………………………………… Sebutkan benefit/keuntungan yang dapat
………………………………………. diraih baik secara kuantitatif maupun kualitatif
Quantitative Benefit : apabila project ini diselesaikan.
………………………………………
……………………………………….
Sebutkan biaya yang diperlukan untuk project ini
CATATAN :

Setiap PT memiliki kondisi,ciri khas, kelemahan, kelebihan, peluang bahkan tantangan yang berbeda-beda.
Silakan melakukan diskusi di internal PT masing-masing dan melakukan analisa SWOT dengan lebih akurat
agar strategi yang akan dilakukan 1 hingga 5 tahun ke depan lebih tepat.
Mohon untuk menganalisa sesuai dengan fakta dan data yang ada (disarankan untuk menganalisa terlebih
dahulu kondisi performance PT pada 5 tahun terakhir dan potensi 5 tahun ke depan).

Buat project improvement (agar lebih fokus, maksimal 3 project setiap tahun) agar weakness/ kelemahan setiap
PT dapat segera berbalik menjadi kekuatan/strengths dan agar KPI perusahaan dapat tercapai.