Event Organizer
Event Organizer
Definisi
Event Organizer (EO) adalah penyedia jasa profesional penyelenggara acara dan bertugas
melaksanakan keinginan klien untuk mengerjakan acaranya mulai dari konsep, persiapan, eksekusi
dan evaluasi acara. Orang yang bekerja di Event Organizer harus siap berpikir kreatif dan dinamis.
a. Brand Activation adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan
produknya untuk peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan produk ke konsumen dan dengan
berinteraksi langsung ke target marketnya/konsumen.
c. Entertainment adalah EO yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama konser music
baik artis local maupun internasional.
d. Private Organizer adalah EO yang bergerak menyelenggarakan acara yang bersifat pribadi atau
tertutup untuk umum seperti;
- Wedding Organizer (WO) adalah EO yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan
pesta pernikahan.
- Private Party Organizer dalah EO khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi
terutama bagi orang kaya.
Mengumpulkan beberapa orang yang akan mengerjakan tugas dengan bagian-bagian tersendiri. Pilih
orang yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu.
Terapkan metode “teamwork and leadership”. Bekerja di dunia EO adalah “teamwork”, tidak ada
sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri, pasti kita akan butuh sebuah teamwork dan decision
maker yang harus dibuat dalam waktu singkat.
b. Mempunyai Spesifikasi
Banyak spesifikasi event organizer seperti Exhibition Organizer, Wedding Organizer, Marketing
Communication Activity Organizer, MICE Organizer, Party Organizer dll. Pilih salah satunya dan
pelajari seluk beluknya. Fokus pada satu segmen. Jika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah tim
khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada.
Salah satu kunci utama EO adalah memiliki kemampuan mempresentasikan sebuah proposal
menjadi suatu proyek dan negosiasikan sebuah proyek menjadikan keuntungan. Sangat penting
dalam meyakinkan klien atau sponsor untuk mengerjakan acara mereka
Keberhasilan sebuah event sangant bergantung pada persiapan event tersebut. Bahkan kesuksesan
sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk
teamwork dan pembagian tugas masing-masing personal, budgeting yang benar, perijinan venue
dan keramaian dan mempunyai rencana antisipasi masalah non tehnis. Yang lebih penting lagi
adalah selalu kordinasi dengan tim maupun klien.
Setiap EO biasanya memiliki sponsor atau klien sendiri. Untuk mencari klien baru dibutuhkan
database dan relasi untuk mempermudah proposal diterima kebagiannya. Selain database sponsor
juga perlu database vendor, pengisi acara, venue dll yang sewaktu waktu pasti dibutuhkan.
h. Utamakan Kualitas
Klien akan selalu menilai kualitas pengerjaan suatu acara. Kualitas yang dimaksud diantaranya
kerapian pengerjaan produksi, rundown tepat waktu, ketertiban yang dijaga, tim yang solid dan
kemampuan menghadapi kendala tehnis. Jika semua bisa teratasi tidak menutup kemungkinan jasa
EO akan digunakan lagi oleh klien.
a. Konsep
b. Persiapan
c. Eksekusi
a. Konsep
Dalam setiap pembuatan konsep event, kita harus melihat spesifikasi produk dan sasaran konsumen.
Konsep yang kreatif dan inovatif sangat mendukung terealisasinya sebuah acara. Salah satu
membuat konsep dengan melihat apa yang terjadi di sekitar kita baik secara local maupun
internasional. Waktu atau timing bisa untuk pembuatan konsep. Konsep terbagi menjadi tiga yaitu;
1. Konsep baku, yaitu konsep yang sudah ada dari klien dan EO tinggal mengerjakaan sesuai
keinginan klien.
2. Konsep Orisinil, yaitu konsep yang dibikin EO sendiri dengan melihat potensi yang ada
dimasyarakat.
3. Konsep kombinasi, yaitu konsep dari klien yang dipadukan konsep dari EO atau sebaliknya.
Persiapan
1. Pembuatan time schedule event. Mulai dari pembuatan proposal, eksekusi dan
3. Membentuk tim sesuai kebutuhan event dan diberi penjelasan detail pekerjaan.
7. Melakukan kontrak kepada semua pihak (sponsor, vendor dan pengisi acara)
8. Penyebaran publikasi.
10. Membuat checklist event secara detail dan memantau perkembangan pekerjaan
vendor/supplier.
b. Eksekusi
1. Memposisikan orang berpotensi dan sesuai dengan bidangnya misalnya stage manager,
produksi dan general affair.
4. Selalu menjaga kualitas event dengan konsep harus sesuai dengan apa yang telah
dipresentasikan awal kepada klien.
5. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7. Mendokumentasikan setiap aktifitas event untuk kebutuhan pembuatan Event Report yang
biasa digunakan untuk syarat pelunasan biaya sponsor.
Jika kita lihat, dewasa ini banyak sekali acara-acara yang dilaksanakan untuk memasarkan atau
memperkenalkan suatu produk, baik yang dilaksanakan di televisi (online) atau pun yang
dilaksanakan di tempat secara offline.
Menurut pakar manajemen Rhenald Kasali, bahwa Event Organizer adalah bisnis yang menerapkan
konsep manajemen secara berkesinambungan dan konsisten dalam mengeksplorasi dunia
entertainment sedalam-dalamnya. Yang dibangun dari sebuah tim yang mencatat every single detail
dari proses memilih acara, mengemas acara, memenuhi pembayaran, mengurus perizinan,
meyakinkan keamanan pelaksanaan, merekam gejolak keinginan pasar, serta menyiapkan teknologi
dan pemasarannya, sampai pada event report (laporan pertanggung jawaban) atau evaluasi.
Banyak perusahaan eo yang ada, menurut jenis acara yang diadakan eo dapat dibagi menjadi :
One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara
hingga skala internasional sekalipun.
MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus
bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk
anak-anak.
Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi
terutama bagi orang kaya.
Di Indonesia pola kerja EO sudah lama ada dimulai dari pesta-pesta adat dimana panitia pesta
tersebut mulai membagi tugas masing-masing untuk mendukung suksesnya suatu acara।
Sedangkan definisi event organizer di Indonesia mulai populer sekitar tahun 1990an dan
semakin populer lagi pada tahun 1998 pacsa era krisis dimana begitu banyak tenaga kerja
yang keluar dari perusahaan tempatnya bekerja dengan berbagai alasan dan mulailah mencari
alternatif sumber penghasilan yang lain seperti EO।
Jasa Event Organizer sendiri adalah jasa penyelenggaraan sebuah acara atau kegiatan yang
terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan
serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, target,
sceduling, pressure dan teamwork solidity.
Menurut Director CV Procom, Sofian Kamal Nasution, yang diperlukan untuk mendirikan
sebuah EO adalah, motivasi, database, network, permodalan dana segar yang cukup, SDM
yang dinamis dan pekerja keras, teamwork spirit, creativity, imagination dan konsep,
keahlian individu yang tepat guna, nggak gaptek, personal yang baik, inisaitif yang tinggi,
jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan.
Siapapun bisa membuat EO. Anak-anak sekolah misalnya, kalo berminat juga dapat membuat
EO, bisa saja dimulai dari mengemas acara Sweet Seventeen sobat terdekat, Pentas Seni,
Acara Perpisahan dan Pelombaan antar kelas atau antar sekolah.
Apalagi yang sebentar lagi akan tamat sekolah biasanya menagdakan Prom Nite, dan
biasanya yang mengadakan atau yang menjadi panitia pun adalah kita-kita juga. Nggak
masalah kalo kita baru pertama kali menangani event, Yang terpenting adalah ide kreatif
yang muncul di otak yang kemudian kita kembangkan menjadi sebuah konsep. Setelah
konsep ada, baru deh kita memikirkan bagaimana bisa mengumpulkan dana agar acara
tersebut dapat dijalankan.
Dan kalo kita berbicara mengenai dana, pasti dong nyari sponsor. Di bagian ini yang paling
penting adalah kepercayaan. Kalo pihak terkait udah percaya sama kita semuanya akan jauh
lebih ringan, misalnya untuk penyewaan sound kita bisa tangguhkan pembayarannya setelah
acara berlangsung, atau setelah dananya ada.
Ditambahkan bos Procom salah satu EO terkenal di Medan, nggak perlu banyak orang yang
terlibat dalam sebuah EO. "Semua tergantung dari besar kecilnya EO tersebut dan besar
kecilnya event yang ditangani," kata Bang Sofian.
Sekarang ini, anak-anak muda juga telah banyak menunjukkan kreatifitas mereka dalam
membuat sebuah acara. Di Jakarta dan Bandung tampaknya anak-anak sekolahan berlomba-
lomba membuat pentas seni, bazar bahkan mereka sanggup menampilkan konser grup band
yang tengah digandrungi anak muda.
Dalam pesta pernikahanpun event organizer di butuhkan untuk mengatur jalannya acara
pernikahan atau yang lebih di kenal dengan wedding organize, seperti wedding planner yang
mengatur acara pernikahan agar lebih lancar dan berlangsung menarik. untuk hal seperti ini
dibutuhkan biro jasa yang sudah berpengalaman mengatur pernikahan
Kalo memang kamu tertarik untuk menampilkan kreativitas, sekarang saatnya kamu belajar
untuk memenej diri sendiri dan orang lain। Yang berjiwa pemipin mungkin bisa ditunjuk
sebagai ketua panitia. Yang jago ngomong dan ngerayu bisa di jadiin humas atau marketing
yang fungsinya mencari sponsor dan mempromosikan acara. Yang jago ngedesign bisa
dijadiian tim kreatif buat proposal dan media promosi. Terus tinggal cari yang gaul dan
lincah buat dikasih tanggung jawab saat acara berlangsung. Terpenting di sini adalah
kerjasama yang solid.
Event Organizer
Menyelenggarakan acara bisa menjadi tugas yang sangat menegangkan dan memakan
waktu. Sebuah event organizer profesional dapat membuat proses lebih mudah karena mereka
dapat mengatur semuanya, langsung dari makanan untuk dekorasi dan membuat acara Anda
yang luar biasa. Informasi yang akan memandu Anda untuk mengorganisir pesta dan acara
grand.
– Anggaran acara
– Pencetakan Undangan
– Tema acara
Pertimbangkan masing-masing faktor hati-hati untuk membuat acara anda sukses besar. Anda
harus mengatur tenggat waktu dan harus mulai merencanakan sekitar 3 bulan sebelum
memegang acara. Hal ini juga penting untuk memiliki rapat perencanaan rutin untuk
memastikan semuanya berlangsung dalam urutan yang benar.
Anggaran acara:
Event organisasi tidak mungkin tanpa dana itu merumuskan rencana anggaran adalah hal
pertama dan terutama. Dana untuk acara komersial dapat diatur dari host, pendukung dan
sponsor. Pemilihan berbagai layanan seperti katering, dekorasi, publisitas, tempat, dan staf
harus didasarkan pada tujuan acara serta anggaran.
event organizer Profesional dapat membantu Anda mengatur acara dengan cara yang baik
memerintahkan repot-bebas. Pilih event organizer profesional yang bisa mengambil seluruh
beban Anda dari mengirim undangan kepada para tamu untuk mengatur dan mengorganisir
seluruh acara. Anda dapat menemukan profesional event organizer di
http://www.nancyorganizer.com. Setelah memilih profesional event organizer, adalah perlu
untuk mendelegasikan tanggung jawab untuk perencanaan yang lebih baik dan membuat
seseorang di-charge untuk memeriksa pekerjaan dalam penyelesaian.
Hal yang paling penting dalam membuat acara sukses adalah untuk mempromosikan dan
mempublikasikan dengan baik terutama memetikan acara perusahaan, fashion show,
pertemuan sosial, seminar, dll Anda dapat mempublikasikan oleh:
Alat-alat ini merupakan cara yang efektif untuk mencapai sejumlah besar orang dan akan
membantu dalam promosi merek juga.
Setelah acara selesai, perlu untuk membersihkan seluruh fasilitas. Anda juga dapat menyewa
kru untuk membantu Anda dengan proses pembersihan. Anda tidak harus lupa untuk
berterima kasih kepada event organizer, speaker, penyedia layanan untuk membuat acara
anda sukses.
Penyelenggara acara adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara.
Meski bisa dialihbahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk
mudahnya disebut EO Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client)
untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan
sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan
dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada
bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh
professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis
memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh
clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan,
persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang
diharapkan client dengan membuat acara.
Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara
hingga skala internasional sekalipun.
MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus
bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk
mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di
kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan
pesta pernikahan.
Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk
anak-anak.
Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi
terutama bagi orang kaya.
Komunitas Event Organizer Indonesia, media promosi event untuk event dan bermacam
acara.
Event organizer, atau biasa disingkat EO adalah sebuah usaha berbisnis yang kini ramai
ditekuni anak muda. Sesuai dengan namanya, event organizer adalah sebuah usaha yang
menyediakan jasa untuk membuat sebuah acara yang sesuai dengan permintaan para klien.
Pada awalnya, event organizer dikenal untuk mengelola acara-acara besar saja, seperti acara
fashion, seminar, dan acara musik atau konser. Namun seiring dengan semakin
berkembangnya trend dan minat masyarakat muda terhadap EO, acara yang dikelola para
event organizer semakin meluas pula. Banyak permintaan yang terutama muncul dari
masyarakat perkotaan, kepada para EO untuk mengelola acara sederhana namun bermakna,
seperti pesta ulang tahun, pernikahan, dan lain-lain. Berikut adalah beberapa macam acara
yang ditangani oleh para event organizer.
1. Meeting, incentive, convention, exhibition (MICE)
Pada awalnya, EO dikenal untuk mengelola acara resmi seperti ini. Mulai dari skala kecil
hingga besar, acara formal atau nonformal. Event organizer akan merancang keseluruhan
acara pertemuan sesuai dengan apa yang diinginkan para klien. Meeting misalnya, biasanya
klien akan mendiskusikan beberapa hal dengan EO, mulai dari tanggal, jumlah peserta,
tempat yang diinginkan, dan lain-lain. EO akan memberikan beberapa masukan jika
dibutuhkan, lalu kemudian mulai merancang dan memesan tempat untuk pertemuan.
Sedangkan acara besar seperti rapat atau pameran biasanya akan memakan waktu yang agak
lama untuk mempersiapkan segalanya, bahkan turut serta dalam mencari sponsor.
7. Seminar kepemimpinan
Event organizer juga kerap menyediakan jasa penyelenggaraan sebuah seminar, atau
pelatihan kepemimpinan yang banyak dibutuhkan perusahaan-perusahaan guna membekali
karyawannya modal kepemimpinan yang baik. Biasanya, EO sudah mempunyai daftar paket
yang siap ditawarkan kepada para perusahaan yang ingin bekerja sama. Mulai dari
pembicara, materi, metode pelatihan semua ditangani oleh event organizer. Semakin terkenal
pembicara pelatihan, semakin mahal tarif pelatihannya.
8. Tour wisata
Penyelenggara tour wisata juga disebut sebagai event organizer karena mengatur keseluruhan
acara wisata. Semua sudah direncanakan oleh EO, mulai dari berangkat, kendaraan yang
digunakan, tempat-tempat yang dituju, penginapan, hingga konsumsi. Paket yang ditawarkan
pun bervariasi, sesuai dengan tempat tujuan, level pelayanan, atau lama perjalanan. Paket
tersebut juga disesuaikan dengan kuota yang disediakan dan promo yang berlangsung.
Dengan adanya event organizer tour wisata ini, memudahkan para pelanggan atau klien untuk
menikmati liburan dengan santai.
Event organizer, sesuai dengan arti namanya adalah pengelola atau pembuat acara.
Terkadang ada event organizer yang memfokuskan bidangnya untuk mengelola sebuah acara
khusus seperti wedding organizer, atau EO di bidang musik. Biasanya, semakin terkenal EO
tersebut, semakin mahal tarif yang dikenakan untuk menyewa jasanya. Namun itu sesuai
untuk menghadirkan kepuasan dalam moment spesial bukan.
Demikian artikel tentang macam-macam event organizer. Semoga bermanfaat bagi para
pembaca khususnya bagi pembaca yang ingin mengadakan acara penting yang membutuhkan
jasa EO. Sekian dan terimakasih.
Event Organizer (EO) adalah melulu tentang teamwork. Tidak ada ceritanya sebuah event bisa
berjalan dengan satu orang individu. EO terdiri dari banyak divisi dan bagian kerja yang memiliki
permasalahan kompleks dan membutuhkan penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk
tujuan yang sama. Yaitu keberhasilan sebuah event, tidak peduli apakah itu event skala besar atau
kecil.
Dalam menghadapi sebuah event, umumnya akan terbagi dalam tiga tahapan, yaitu :
– Dan lain-lain
2. Produksi ( Excecution)
Dalam tahapan ini kinerja sebuah EO akan dilihat dan diamati oleh banyak pihak. Koordinasi antar
bagian harus benar-benar efektif dan efisien, hal ini bisa didukung dengan persiapan pada Pra
Produksi yang matang. Namun kadangkala apa yang direncanakan dalam Pra produksi seringkali
berbeda dengan apa yang dihadapi. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang
berjalan. Sehingga membutuhkan kepekaan dalam improvisasi serta koordinasi lebih lagi. Selesaikan
dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. Tapi jika
menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara
bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO kita,
klien maupun audience).
Bekerja di dunia EO adalah menjual jasa, karena itu tahap eksekusi event adalah etalase, tempat
memajang barang dagangan (jasa) agar dilirik orang kemudian orang tersebut membeli.
Banyak pemilik produk, calon-calon klien maupun sponsor, penonton dan bahkan EO lain yang
notabene kompetitor kita sendiri yang melakukan penilaian terhadap EO kita. Penilaian baik
tidaknya sebuah EO bisa dilihat dari kinerja EO tersebut saat menggelar event atau dalam tahap
eksekusi. Ketika terlihat EO bekerja rapi, event berjalan lancar dan sukses, kesempatan untuk
mendapatkan proyek event lainnya akan datang dengan sendirinya.
– Kesiapan semua kru, seperti : show director, stage manager, stage crew, runner, sound engineer,
ligthingman dan bagian-bagian yang lain.
– Dan lain-lain
– Evaluasi event
– Penyusunan laporan
– Pengajuan invoice
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai EO adalah pengelola suatu kegiatan
(Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang diselenggarakan bertujuan untuk memperoleh
keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan
berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Bentuk sebuah EO sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan,
lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production). Diantaranya;
kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan
kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production)
dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event
organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka
selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer
yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di
dalamnya akan tetap berlangsung.
4. Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran),
kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar
tujuan proposal.
8. Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut
pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di
event tersebut, misalnya stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi
konsumsi, dll.
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi,
dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima
kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau
sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
1. Konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang
bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja. Event Organizer
2. Konsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian dipresentasikan kepada klien
(perusahaan), dan hasil kesepakatan akan menunjuk EO kapan mulai bergerak.
3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara
itu akan dibuat.Event Organizer
Terakhir dan yang paling urgent untuk mengadakan suatu event organizer adalah budget,
karena besar kecilnya budget perusahaan sangat menentukan bagaimana acara itu akan
berlangsung. Kalau budget perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik
dan sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa
menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut. Keterbukaan dalam hal budget akan
berpengaruh besar bagi suksesnya sebuah acara/event.
Arti event organizer kurang lebih mirip seperti arti seorang teman yaitu sebagai partner
untuk mengerjakan berbagai pekerjaan.
Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
Team Pelaksana ditunjuk oleh EO melihat dari kegesitan, sistematis dan intensitas
perkembangan dalam hal dengan tetap dalam koridor pembagian tugas (penanggung jawab
sub bidang tugas), antara lain:
Komunikasi yang baik, jujur dan terbuka antara EO dan team pelaksana akan mendorong
berhasil/tidaknya sebuah acara.
Demikian, semoga bermanfaat.
Event Organizer
Suatu kelompok usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client
untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep,
perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu
client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.
Menjalankan sebuah event tentu harus memiliki keberanian yang ekstra alias harus
gede nyali. Seorang EO harus berani menanggung resiko apapun terhadap sebuah acara
yang ditangani. Misalnya kita bertugas menyelenggarakan sebuah event wisuda jurusan,
dari mulai dekorasi, konsumsi, dokumentasi, pengisi acara, dan prosesi acara kita adalah
orang yang bertanggung jawab penuh dalam mengelolanya.
Acara tersebut harus berjalan dengan sukses, semua wisudawan, orang tua atau
pihak jurusan akan menaruh harapan besar terhadap acara kita. Bayangkan jika salah satu
menjadi cacat, misalnya hasil dokumentasi jelek atau sound system yang banyak noisenya,
apa yang akan kita lakukan? apakah kita sebagai EO akan melemparkan kesalahan kepada
tim atau setan? bukankah fotografer dan soundmannya kita yang milih? Bagaimana
misalnya dengan event-event lain yang sampai mempertanggung jawabkan nyawa,
misalnya dalam sebuah acara outbound atau konser musik? Disanalah dituntut nyali yang
gede, skill yang mumpuni disertai dengan rasa tanggung jawab yang besar sebagai seorang
EO.
Ada beberapa jenis event yang dikerjakan oleh sebuah EO, baik itu event musik,
launching produk, seminar, pesta perkawinan, ulang tahun, pameran, pelantikan, event olah
raga dan lain sebagainya. Semua event pada dasarnya mengacu pada kegiatan Education,
Entertainment & Exhibition. Sebuah event harus mampu menghibur, memamerkan dan
memiliki unsur mendidik. Education, Entertainment & Exhibition selain sebagai sisipan
dalam sebuah event, juga bisa berdiri sendiri sebagai event.
Ide kreatif atau gagasan awal sangat penting dari setiap anggota memberikan ide tersebut
untuk di tuangkan dalam suatu konsep yang kreatif dan menarik.
Setelah ide kreatif dari masing – masing personal di tuangkan dalam sebuah konsep,
konsep tersebut di buat pada suatu rancangan tertulis guna hasil dari ide kreatif atau
gagasan yang tertuang lebih matang dan siap untuk di promosikan atau di perlihatkan pada
stakholder.
Promosikan konsep
Jika belum mempunyai stakholder, promosikan ide atau gagasan kreatif yang sudah
terancang dalam sebuah konsep yang menarik, agar mendapatkan pemintat baik dari
stakholder ataupun pihak sponsor yang tertarik dengan konsep yang sudah dituangkan
pada rancangan tulisan.
Setelah tim terbentuk dan masing – masing telah di berikan jobdesc, maka proses
berikutnya observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, transportasi, dan sebagainya. Ini
sangat perlu di lakukan sebelum masuk pada tahap produksi, pihak event organizer harus
observasi terlebih dahulu guna mengetahui apa saja kendala atau pun yang harus di
persiapkan nanti pada saat produksi berlangsung, biar konsep yang tertuang tadi terlihat
menarik dan memuaskan stakholder.
Pihak Event Organizer berhak menentukan para pihak – pihak yang mengisi acara sesuai
dengan konsep yang mereka buat, karena jika salah menetukan pengisi acara dalam suatu
produksi sangat fatal akibatnya dan kemungkinan pihak stakholder akan kecewa karena
tidak sesuai dengan konsep.
Sebelum masuk pada proses produksi, pihak Event Organizer harus memastikan dan
mengkonfirmasikan pada pihak – pihak yang terlibat dalam acara tersebut, ini di karenakan
jika ada pembatalan kontrak kerja dengan pihak – pihak yang sebelumnya sudah di
tentukan maka Event Organizer dapat mencari penggantinya sebelum acara produksi
berjalan.
Setelah semuanya rampung, maka proses selanjutnya adalah perjanjian dari segi
administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, pengisi acara, keamanan, dll. Perjanjian ini
di maksudkan agar kontrak kerja yang telah di sepakati di kedua belah pihak tidak ada
pengingkaran kontrak atau penyelewengan kontrak kerja sama.
Hal ini wajib di lakukan, karena run down atau susunan acara harus di buat sesuai konsep
yang sudah di rancang agar hasilnya memuaskan.
2. Tahap Produksi
Sebelum memulai produksi, sebaiknya melakukan teknikal meeting terlebih dahulu, guna
untuk lebih mempersiapkan segala sesuatunya pada saat produksi berlangsung.
Sebelum memulai produksi, sebaiknya teknikal meeting dahulu dengan seluruh kru untuk
lebih mempersiapkan segala sesuatu dan berdo’a bersama demi kelancaran produksi nanti.
Pihak event organizer wajib menanyakan kesiapan pihak keamanan sebelum beberapa saat
produksi akan di laksanakan, dan meminta pada pihak keamanan untuk lebih mengontrol
keamanan agar produksi berjalan sukses sesuai rencana dan hasilnya memuaskan.
Evaluasi
Setelah produksi selesai sebaiknya tim melakukan evaluasi dari keseluruhan acara guna
memperbaiki kinerja kerja tim pada saat kontrak atau produksi yang lainnya. Hal ini sebagai
motivasi buat keseluruh tim guna meningkatkan ide yang lebih kreatif dan imajinatif dalam
menghasilkan sebuah karya.
Pembuatan laporan
Pembuatan laporan akhir ini guna mengetahui keseluruhan dari produksi yang telah
berjalan, untuk di serahkan pada stakholder.
1. Penyelenggara acara lebih santai, sehingga bisa fokus pada kegiatan utama.
2. Panitia yang bekerja dan menyiapkan acara berasal dari kalangan profesional
sehingga sudah terbiasa dan teliti.
3. Adanya kemudahan dalam sistem pertanggung jawaban dan koordinasi serta
komunikasi dari masing-masing bagian.
4. Setelah acara selesai, penyelenggara bisa langsung istirahat atau beraktivitas dan
tidak perlu repot untuk membereskan berbagai perlengkapan acara.
5. Acara bisa dikondisikan menjadi lebih menarik, dengan berbagai fasilitas pendukung
yang disediakan oleh EO, seperti hiburan, hiasan – hiasan, dekorasi dan
sebagainya.
Contoh Kegiatan:
Dalam rangka menyambut Kemerdekaan Republik Indonesia ke-64, Light
Communication Service Event Management & Organizer akan menyelenggarakan kegiatan
promosi investasi dan perdagangan dengan thema “Mega Shopping”. Diharapkan melalui
kegiatan ini dapat menambah wawasan masyarakat Papua tentang teknologi & informasi,
menumbuhkembangkan perekonomian di wilayah Papua serta menjadi ajang promosi yang
berkelanjutan bagi para peserta maupun sponsor dan juga temu usaha antara pemerintah,
pelaku bisnis dan masyarakat.
Profil Pengunjung :
1. Pejabat Pemerintah
2. Pengusaha, Profesional dan Eksekutif
3. Masyarakat pengguna produk - produk teknologi dan komoditi unggulan daerah
berorientasi ekspor
4. Mahasiswa dan pelajar
DEFINISI
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu
kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk
memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada
saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa
bersifat non material.
Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi
kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house
production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita,
kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di
selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada
profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk
melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik,
dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event
Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house
production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari
keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah
kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam
kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun
kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap
berlangsung.
1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di
event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi
konsumsi, dll..
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi,
dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau
sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
Senin, 07 September 2009
1. Miliki spesifikasi tertentu. Jika sudah ditetapkan pelajari seluk beluknya secara
mendalam. Di jakarta sendiri kerap diadakan beberapa seminar tentang bagaimana
mengelola sebuah EO. Misalnya event music management, dsb. Sedangkan di Singapura
sudah ada sekolah khusus dengan pendidikan jurusan semacam ini.
2. Kumpulkan beberapa orang untuk membuat Team. Mereka inilah nantinya yang akan
mengerjakan beberapa tugas dengan bagian-bagian tersendiri. Kalau music management
organizer pekerjaannya tentu tidak jauh dari musik, dst.
3. Atur acara dengan baik dan profesional. Buat roundown acara sedetail mungkin dan
coba untuk di visualisasikan dan lakukan gladiresik. Misalnya jika Anda melakukan dengan
management artist besar, butuh profesionalisme lebih tinggi.
4. Berikan sesuatu yang berberda. Jangan takut untuk membuat ide yang inovatif tapi bisa
diterima masyarakat. Sebisa mungkin hindari penawaran ide yang monoton.
5. Tentukan segmen yang akan dibidik. Apakah masyarakat umum, ataukah kelas tertentu
seperti kalangan menengah ke atas. Dan yang paling penting visi dan misi dari acara
tersebut harus jelas.
6. Miliki jaringan / relasi. Misalnya saja dengan management artist, seperti music artist,
music agency, dsb. Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor
tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran
sponsor tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri.
7. Manajemen Emosi. Kerja EO apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan
acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati
dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini.
www.12-monkeys.com
Temukan informasi lainnya mengenai Management Artist - Music Management Artist - Music
Management - Music Artist - Music Agency - Management Artist Agency - Artist Agency -
Management - Artist hanya di Management Artist: Music Management Artist & Management
Artist Agency Jakarta Timur pada
Jumat, 2009 Mei 29
Kategori Instrumen Marching
Instrumen yang digunakan dalam penampilan marching band umumnya dapat
dikelompokkan pada beberapa kategori menurut jenis dan cara memainkan alat marching
band. Pengelompokkan alat marching ini secara tidak langsung pula mempengaruhi
struktur organisasional kepelatihan yang umumnya dispesifikasikan menurut kategori-
kategori alat drum band tersebut, masing-masing kategori alat band memiliki pelatih
tersendiri. Selain kepelatihan, pengelompokkan alat drum ini umumnya berpengaruh pula
pada perilaku sosial para pemain marching drum band yang terlibat dengan menciptakan
kelas-kelas social drum band non-formal yang membentuk kebanggaan kelompok.
http://id.wikipedia.org/
Untuk informasi lebih lanjut, silahkan lihat di Marching Band Drum Band Marching Drum
Band Alat Drum Band Alat Marching Band Alat Band Alat Drum Alat Marching dan Drum
Band : Marching Drum Band & Alat Drum Band Yogyakarta Jawa Tengah
Jumat, 2009 Mei 29
Desain Grafis Dalam Komunikasi
Design grafis adalah suatu bentuk komunikasi visual yang menggunakan teks dan atau
gambar design collection untuk menyampaikan informasi atau pesan. Seni vector design
mencakup kemampuan kognitif dan keterampilan termasuk tipografi, pengolahan gambar,
dan page layout vector collection. Desainer design collection untuk art design collection
menata tampilan huruf art design dan ruang komposisi art collection untuk menciptakan
sebuah rancangan design promo yang efektif dan komunikatif. Vector design grafis
melingkupi segala bidang yang membutuhkan penerjemahan bahasa verbal menjadi
perancangan secara visual terhadap teks dalam vector collection dan art design collection
pada berbagai media publikasi guna menyampaikan pesan-pesan kepada komunikan
seefektif mungkin.
Design grafis diterapkan dalam desain komunikasi dan fine art design. Seperti jenis
komunikasi lainnya, desain grafis dapat merujuk kepada proses pembuatan (mendesain)
atau pun produk yang dihasilkan (desain/rancangan). Design promo grafis pada awalnya
diterapkan untuk media-media statis, seperti buku, majalah, dan brosur. Sebagai
tambahan, sejalan dengan perkembangan zaman, desain grafis juga diterapkan dalam
media elektronik - yang sering kali disebut sebagai "desain interaktif" (interactive design),
atau "desain multimedia" (multimedia design')
Sebelum menggelar sebuah acara, untuk tingkat kelurahan saja misalnya, pastinya akan
dibentuk semacam panitia. Panitia ini adalah sebuah tim yang terdiri dari sekelompok
orang dengan pembagian tugas masing-masing agar seluruh rangkaian acara atau kegiatan
itu bisa terselenggara. Sukses tidaknya acara itu, tergantung penuh pada kesiapan,
koordinasi dan kinerja panitia. Jika tidak, pastilah acara akan berantakan.
Event organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan, merupakan usaha yang dilakukan
untuk mempermudah perwujudan ide atau rencana menggelar sebuah event. Event ini
meliputi kegiatan-kegiatan seperti penyelenggaraan pameran, pameran konvensi,
pagelaran musik, pesta, seminar, peluncuran produk, konferensi pers dan kegiatan
lainnya, bisa disesuaikan dengan permintaan dari pengguna jasa event organizer atau
inisiatif event organizer sendiri.
Bentuk pemanfaatan event organizer juga beragam, misalnya untuk memastikan
terselenggaranya acara talk show, penarikan undian, fashion show, ajang lomba dan
sejenisnya atau kegiatan-kegiatan yang mendukung terselenggaranya suatu kegiatan, baik
sebelum, sesudah atau pada saat terselenggaranya kegiatan. Misalnya seperti pemesanan
gedung, penyediaan ruangan, persiapan interior, penyediaan sound system, penyediaan
penari latar dan sebagainya.
Perkembangan dunia usaha di Indonesia pasca badai krisis ekonomi yang melanda negara
ini sekitar tahun 1998, lambat laun mulai menunjukkan ke arah yang menggembirakan. Hal
ini dibuktikan dengan banyaknya bermunculan segala bentuk perusahaan, baik itu skala
kecil maupun besar, mulai dari perusahaan makanan, tansportasi hingga perusahaan jasa,
termasuk juga event organizer.
Event organizer atau lebih dikenal dengan sebutan EO adalah sebuah lembaga
penyelenggara kegiatan hiburan atau pameran, yang dalam pekerjaannya dibantu oleh
stage manager (manajer panggung), koreografer, stage crew (kru panggung), teknisi dan
unsur pendukung lainnya.
Banyaknya permintaan dari perusahaan untuk menangani kegiatan perhelatan mereka saat
ini, mendorong munculnya beragam lembaga yang bergerak di bidang event organizer.
Kemudahan yang ditawarkan oleh bermacam EO pun kini berubah menjadi semacam
kebutuhan. Kapan saja sebuah lembaga, perusahaan atau person menginginkan
terselenggaranya sebuah acara, maka EO menjadi solusi yang paling mudah. Dengan kata
lain, EO memang bisa mempermudah segala kegiatan. Kinerja EO yang profesional
tentunya sangat membantu pengguna jasa untuk mewujudkan ide-ide penyelenggaraan
event secara kreatif. Lalu muncul ungkapan, buat apa susah-susah memikirkan semua
[xxx] bengek rumitnya acara, serahkan saja pada event organizer!
Oleh karena itulah EO harus mampu mengarahkan klien (pengguna jasa) agar acara yang
direncanakan jelas arahnya. Pemaparan konsep harus diajukan sejelas mungkin. Bahkan
bila perlu, konsep tadi dilengkapi dengan gambar-gambar bergerak seperti animasi, bukan
hanya sekadar tulisan. Ini sangat membantu klien memperoleh gambaran yang jelas dan
lengkap.
"Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita
tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika
acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan
acara akan kita buat," terang Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer
ketika ditemui Global pekan lalu.
Konsep yang kreatif inilah yang menjadi andalan setiap EO dalam mencari klien. Biasanya
pengguna jasa EO yang paling potensial adalah instansi ataupun perusahaan. Dengan
mengandalkan konsep yang telah ditawarkan, setiap EO mencoba memberikan visi dan misi
acara yang akan dibuat. Dengan kata lain, EO harus mampu membuat sebuah acara yang
sesuai dengan tema yang sudah ditentukan kliennya.
"Konsep dalam sebuah acara adalah sesuatu yang vital. Tidak mungkin dalam suatu acara
kita menggunakan konsep yang sama. Makanya, ide kreatif menjadi syarat utama dalam
membuat suatu acara. Apalagi kita menangani acara bukan hanya fokus pada satu acara
saja, tetapi juga banyak acara, kan tidak mungkin event management konsepnya sama
dengan seminar," ungkap Johny S Tyo, Direktur Pemasaran Expose The Integrated
Marketing Communication.
Tergantung Budget
Membuat sebuah acara, tentu juga memerhatikan aspek kemampuan finansial sebuah
perusahaan. Jika perusahaan memang ingin membuat acara yang besar, tentu juga harus
didukung dana yang besar pula. Oleh karena itu, jangan memaksakan keinginan saja,
artinya ingin membuat acara yang besar, tetapi kemampuan budget perusahaan tidak
mencukupi.
"Semua tergantung dengan berapa budget dari perusahaan. Kalau memang budgetnya
besar, kita juga akan membuat acara tersebut sesuai dengan yang diinginkan perusahaan,"
terang dr Julijamnasi, Direktur Mastermind.
Ungkapan yang sama juga diutarakan Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event
Organizer. Menurut Williem, budget perusahaan sangat mempengaruhi seberapa besar
acara tersebut bisa dibuat. "Kita selalu mengingatkan klien agar dalam membuat acara,
kira-kira berapa budget yang sudah dipersiapkan sebelumnya," ujarnya.
Sementara itu di tempat terpisah, Johny S Tyo, Direktur Expose The Integrated Marketing
Communication mengiyakan pendapat Williem dan Juli. Bahkan menurutnya, kalau
memang budgetnya tidak memungkinkan, jangan terlalu dipaksakan. "Event harus
disesuaikan dengan budget perusahaan," tegasnya.
Faktor yang membuat besarnya budget yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam
melakukan kegiatan di antaranya disebabkan oleh tempat di mana acara tersebut
diadakan. "Biasanya kalau masalah tempat, kita memberikan pilihan indoor atau outdoor.
Yang paling mahal tentu saja outdoor. Seperti yang pernah kita lakukan, ada klien yang
pernikahannya minta tempatnya di lapangan golf. Maka kita harus menyewa lapangan golf
tersebut," ungkap Rudi Kurnawan, Master of Ceremony Apple Advertising & Event
Organizer.
Selain itu, peralatan yang digunakan dalam acara tersebut juga perlu mendapat perhatian
khusus. Bahkan jika perlu, peralatan dan perlengkapan harus didatangkan dari luar kota
atau luar negeri. "Selain tempat, yang membuat mahal adalah peralatan. Misalnya dalam
pembuatan iklan televisi. Kadang kita harus mendatangkan peralatan dari Jakarta, karena
di Medan masih kurang," jelas Johny S Tyo.
Kedua faktor tersebut hanyalah beberapa dari banyak faktor yang menyebabkan
perbedaan harga yang ditawarkan oleh EO kepada klien. Oleh karena itu, harga rata-rata
yang ditawarkan beberapa EO di Medan bisa mencapai angka puluhan juta hingga ratusan
juta.
Sinergi EO dan PR
Pesatnya perkembangan perekonomian saat ini meniupkan angin segar pada perkembangan
bisnis. Hal ini juga mengimbas pada keberadaan bisnis jasa, termasuk event organizer
(EO). Bahkan EO seolah menjadi partner baru dalam sebuah perusahaan.
Setidaknya EO bisa membantu peran public relation (PR) dalam sebuah perusahaan.
Melalui penggunaan jasa EO ini, PR perusahaan tidak perlu repot lagi dalam menangani
urusan seperti melakukan promosi produk misalnya.
Hubungan sinergi antara event organizer dengan public relations (PR) adalah suatu
kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good will, kerjasama dan
kepercayaan. Pada gilirannya akan mendapat dukungan dari pihak lain.
"Sepertinya tidak ada kesan tumpang tindih antara EO dengan PR. Bahkan dengan adanya
EO, maka PR perusahaan lebih terbantu, karena mereka dapat lebih konsen terhadap
tugas-tugas internal ataupun eksternal lain," ungkap Johny S Tyo, Direktur Pemasaran
Expose The Integrated Marketing Communication.
Tidak adanya tumpang tindih antara tugas PR dan EO juga diakui oleh dr Julijamnasi,
Direktur Mastermind Event Organizer. Menurut Juli, dengan adanya EO justru dapat
membantu tugas dari PR.
"Acaranya bagus, bintang tamunya oke, panggungnya keren," Pujian seperti itu kerap kali
muncul setelah kita menyaksikan sebuah pertunjukan. Banyak yang nggak tahu, suksesnya
sebuah pertunjukan atau acara nggak lepas dari kerja keras beberapa orang kreatif yang
tergabung pada sebuah tim. Mereka lebih dikenal dengan sebutan EO "Event Organizer".
Gampang-gampang susah, kata yang pantas kalo kita berbicara tentang aktifitas EO. Bisa
mengemas acara yang menarik, sehingga semua tamu atau orang yang datang untuk
menyaksikan acara tersebut dapat terpuaskan, bukan hal yang gampang. Kita
membutuhkan ide-ide kreatif sehingga acara yang dibuat tidak membosankan. Tapi, EO
juga tidak bisa dikendalikan satu orang saja, dibutuhkan banyak orang yang satu tujuan
dan mau saling bekerjasama. Kalo ketemu sama tim yang solid, semuanya jadi terasa lebih
gampang.
Dalam satu tim, bukan orang yang otaknya jago saja yang diandalkan, tapi lebih kepada
kebersamaannya. Dalam EO kita butuh sama orang yang mau bekerja keras, tidak kenal
waktu, pintar berkomunikasi, cekatan dan peka. Bekerja keras, karena dalam membuat
sebuah acara sifatnya hanya sesaat dengan kata lain, untuk membuat sebuah acara satu
hari penuh, kita butuh waktu persiapan tiga bulan, sebulan, dua minggu atau seminggu.
Dalam waktu itu, kita dituntut untuk bekerja keras melakukan persiapan sehingga ketika
hari "H" semua berjalan lancar. Pintar berkomunikasi, mulai dari persiapan acara hingga
saat acara berlangsung orang EO memang paling nggak bisa diam. Melakukan lobby adalah
kunci utama, karena dalam membuat acara kita butuh dana, dan untuk mendapatkan dana
tersebut, kita mesti cari sponsor. Banyak yang mengakui mereka yang biasa bergerak di
bidang EO kendala pertama muncul pada sponsor. Apalagi kalo ini kali pertama kita bikin
EO. Kunci utama disini adalah komunikasi yang bagus dan kepercayaan. Kalo kita bisa
berkomunikasi maka akan tercipta sebuah kerja sama dan akhirnya tumbuh rasa saling
percaya. Bagaimana caranya kita mampu membuat sponsor yakin kalo dia bakal untung
banget mau bekerjasama dengan kita. Lewat proposal yang oke kita gaet sponsor dan
berusaha untuk dapat memuaskan mereka.
Membuat acara yang bagus, menarik dan berkualitas, dalam waku yang relatif pendek,
pasti dong kita nggak bisa main-main dan lambat. Semua harus cekatan ngurusin banyak
hal, muali dari pembuatan proposal, mencari sponsor, menghubungi pengisi acara,
promosi, membuat rundown (skenario) acara, konsumsi, peralatan dan masih banyak lagi
yang lainnya.
BAB 3
3.1 Metode Analisis Data
Pada penulis proposal ini penulis menggunakan analisis data yaitu penelitian perpustakaan
untuk memperoleh pengetahuan konsepsi dalam melihat permasalahan teori dan alamiah
bacaan literature dalam bentuk teks book, artikel serta bacaan lainnya yang berhubungan
dengan permasalahan yang dibahas.
3.2 Teknik Penarikan Sample
Terdapat di koran Warta Kota (Senin,11 Feb 2008) acara event yang gagal akibat kelalaian
panitia pelaksana yang membuat banyak orang dirugikan sampai-sampai 10 orang
meninggal dunia. Kelalaian panitia terletak dalam penjualan tiket yang berlebihan
dikarenakan tidak sesuai dengan tempat yang tersedia, dalam pengamanan sangat kurang
sekali, tidak adanya mobil ambulans dan tim kesehatan. Banyak yang meninggal
dikarenakan kekurangan oksigen.
BAB 4
4. PEMBAHASAN
Organizer, mempunyai ruang lingkup kerja yang luas sesuai jenis event yang ada dan
perkembangannya. Padahal organizer adalah sekolompok orang, yang terdiri dari tim
pelaksana, tim pekerja, tim produksi, dan tim manajemen yang melaksanakan tugas
operasional suatu program acara atau melakukan pengorganisasian untuk mewujudkan
suatu program acara.
Begitu luasnya ruang lingkup EO, sebenarnya dapat menjadi suatu alternatif profesi yang
dapat menjadi suatu alternatif profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja. Cara
kerja EO mempunyai sistem pokok kerja yang sama dengan sistem kerja pada bidang
pekerjaan yang lain. Perbedaannya hanya pada tingkat klasifikasi program tersebut yang
dapat diukur dari cakupan wilayah kerja program, beban kerja, dana anggaran dan SDM
yang terlibat.
Bicara soal EO adalah bicara tentang kerja sama dan kerja keras. Dimanapun kita bekerja
ditempat situlah kita akan menemukan dasar-dasar kerja secara teknis mengorganisir
sebuah program maupun acara. Pada Warta Kota (Senin, 11 Feb 2008) kegagalan pada EO
kunci kesuksesan kedepannya karena kegagalan awal menuju keseuksesan. Dengan adanya
pengalaman berarti banyak belajar artinya semua harus berawal dari bawah dan dari hal
kecil termasuk dari pengalaman yang sudah terjadi.
Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kota-kota besar
lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer,
handycraft), sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu
pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company gathering,
anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai
dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana
perkembangan Event Organizer di Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar lainnya,
kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang
kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai
berikut.
Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi, melayani,
men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll,
media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event
Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam
melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop, raker/rakernas dll.
Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini? Setelah
ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer independent
kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja
dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang
untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer
kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani
sendiri?.
Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau
pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu?
Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang
berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya
ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga
semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.
Tapi sebenarnya apa sih Event Organizer atau yang sering disebut EO itu? Event Organizer (EO)
adalah sebuah jasa yang bertujuan untuk mempermudah orang menyelenggarakan sebuah acara
agar ter-organize dengan baik dan lancar. Tapi nyatanya banyak yang hanya ikut-ikutan karena usaha
tersebut pada saat ini memberikan keuntungan yang besar.
A : Salah satu yang bisa dilihat adalah kemampuan Event Organizer mengantisipasi hal-hal yang sulit
yang kadang tak terduga. Misalnya urusan transportasi, hotel peserta bahkan kekurangan makan
yang mungkin sebelumnya tidak terpikirkan.
A : Sebenarnya segmentasi itu tidak ada gunanya kalau Event Organizer tidak dikelola dengan benar.
Butuh kesungguhan dan proses waktu terlebih dahulu. Apabila akhirnya memiliki sebuah "nama" di
pasaran, segmentasi pun dapat dilakukan. Berarti tidak ada masalah kalau kita kemudian ingin
memasuki event - event lain ketika kita sudah punya nama karena yang dilihat nanti adalah dampak
dari upayanya. Di dalam konteks bisnis yang cukup kompleks seperti sekarang ini, orang dianjurkan
untuk ter-spesialisasi mungkin, se-mahir mungkin dan se-setia mungkin di bidang itu. Karena bisnis
itu membutuhkan orang yang melayani dengan sungguh-sungguh di satu bidang yang sangat
dikuasainya.
A : Memasarkan nama (branding) merupakan suatu hasil dari proses alamiah. Dalam bisnis Event
Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan melayani orang lain daripada nama yang
dibangun melalui biaya iklan. Dengan demikian berarti harus melalui proses bertahap. Konsistensi &
persistent adalah kata yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer.
A : Ada dua cara. Pertama, menunggu order untuk menyelenggarakan event yang dilaksanakan oleh
kontraktornya. Kedua, menciptakan event sendiri. Agar sebuah brand Event Organizer cepat
terangkat (meskipun tidak dijamin 100%) , menciptakan sebuah event sendiri akan jauh lebih cepat
meningkatkan brand sebuah Event Organizer dibandingkan hanya menunggu bola (kecuali sebuah
Event Organizer memang telah memiliki network yang luas). Seperti halnya Ravioli Event Organizer.
Pada awalnya kami mengadakan event dengan scope lebih kecil, seperti seminar, private party , dan
sebagainya.
Q : Apa syarat-syarat sebuah Event Organizer boleh dikatakan sebagai bisnis yang profesional ?
A : Event Organizer yang mendatangkan hasil bagi orang yang membutuhkan pengelolaan acara. Bisa
mendatangkan keuntungan atau setidaknya menciptakan citra yang baik. Pada prinsipnya Event
Organizer berfungsi mempermudah konsumen mewujudkan acara sesuai ide atau kebutuhannya.
A : Dalam memilih sebuah Event Organizer ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama,
pastikan dulu kemampuan Event Organizer tersebut , seperti apakah Event Organizer tersebut
mengenal sekali cara-cara membuat orang ? terkenal, memiliki akses-akses ke tempat-tempat
promosi atau kapasitas-kapasitas promosi perusahaan yang baik. Apakah punya akses ke radio, TV
atau koran dengan baik. Kemudian apakah mereka punya akses yang baik ke hotel-hotel atau
tempat-tempat penyelenggaraan acara lainnya. Apakah mereka punya orang-orang yang berwenang
dalam bidang perijinan.
Kedua, lihatlah cara pendekatannya, taste / seleranya, apakah mereka bisa mewakili citra bisnis yang
baik, apakah mereka berada pada level propinsi atau nasional. Banyak hal yang perlu diperhatikan
karena pemilihan suatu Event Organizer mempengaruhi citra perusahaan yang memakai jasanya.
Untuk membangun citra , selain profesionalisme dan integritas ,adalah kredibilitas , kualitas yang
terbuktikan karena pemakaian berulang-ulang .
Tema dan tujuan event, siapa yang terlibat,sumberdaya dan aksesnya, perijinan dan
penyusunan proposal planning
Site surveying
Logistics & budgeting ,
procurement and contract
Cash flow management,
event Scheduling,
Site design
Technical Design
Sound-system and Audio-visual production Lighting
Safety and Security System