PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Event Organizer (EO) adalah istilah untuk penyediaan jasa professional
penyelenggaraan acara yang di tunjuk oleh clientnya. Event Organizer (EO)
sebagai penyelenggara perhelatan atau kegiatan apapun bentuknya, guna
menggorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari persiapan, perencanaan,
eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang
diharapkan client dalam membuat acara.
Hampir setiap event organizer (EO) tidak memiliki jumlah pegawai tetap
yang cukup untuk menyelenggarakan suatu event. Biasanya, untuk menjalankan
operasional kantoe EO hanya dikerjakan oleh beberapa pegawai saja, hanya
untuk kegiatan yang sifatnya administrasi perkantoran, keuangan dan
pemasaran. Dengan perlengkapan kantor sederhana, kegiatan perkantoran EO
sudah dapat diselenggarakan dengan baik. Hal yang menjadikan kegiatan kantor
EO tidak beraktivitas rutin adalah karena penyelenggaraan event berlangsung
pada waktu-waktu tertentu saja.
Dengan kata lain, EO berarti tidak hanya satu orang yang merasa dirinya
paling hebat dalam menjalankan tugas tapi semuanya saling bergantung satu
sama lain. Pada dasarnya tugas dari EO adalah membantu kliennya untuk dapat
menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan
sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun pengguna jasa EO, juga
penyelenggaraannya professional sehingga hasilnya lebih bagus dari pada bila
dikerjakan sendiri.
Idealnya sumber daya yang terlibat dalam sebuah penyelenggaraan event
harus dipilih sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Tetapi banyak event
diselenggarakan dan menggunakan sumber daya yang tidak memiliki
1
keterampilan khusus, sehingga diperlukan pelatihan yang sesuai dengan event
yang akan diselenggarakan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian Sumber Daya Manusia Penyelenggara Event ?
2. Apa saja Jenis Sumber Daya Manusia Yang Terlibat Dalam Penyelenggara
Event ?
3. Apa saja Pengelola Resiko Event ?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian Sumber Daya Manusia Penyelenggara Event.
2. Untuk mengetahui Jenis Sumber Daya Manusia Yang Terlibat Dalam
Penyelenggara Event.
3. Untuk mengetahui Pengelola Resiko Event.
2
BAB II
PEMBAHASAN
3
kegiatan mulai dari perencanaan sampai pengawasan, yang dilakukan secara
terkonsep.1
Sumber daya manusia dalam penyelenggaraan event disini terdapat
beberapa macam :
1. Struktur Organisasi Event
Membuat struktur organisasi merupakan hal yang penting untuk
menciptakan event yang sukses. Untuk setiap penyelenggaraan event
diperlukan struktur organisasi yang berfungsi memudahkan operasional
event. Meskipun banyak event memiliki tujuan yang sama, tetapi belum
tentu memiliki struktur organisasi yang sama. Selain karena tujuan event,
perbedaan struktur organisasi event bisa terjadi karena ukuran event dan
jenis event yang akan diselenggarakan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan struktur organisasi event
adalah struktur organisasi harus dapat transparan dalam otoritas, mekanisme
pelaporannya serta dapat merespon kebutuhan lingkungan event. Banyak
jenis struktur organisasi yang dapat diadopsi untuk event. Tentunya struktur
organisasi tersebut harus dapat menunjang kelancaran penyelenggaraan
event yang disesuaikan dengan kondisi setiap event.
2. Kebutuhan Staff
Jumlah sebutuhan sumber daya dalam setiap event tergantung dari
rencana strategi dan harus disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai
dalam suatu event. Apabila strategi event difokuskan pada kualitas
pelayanan kepada konsumen maka akan dibutuhkan lebih banyak staf.
Setelah strategi dan rencana operasional disetujui, barulah membuat
perencanaan untuk menentukan jumlah staf dan karetrianya untuk suksesnya
event. Getz (1997) mengemukakan tiga langkah dalam menetapkan jumlah
dan kebutuhan staf pada penyelenggaraan sebuah event.
a) Memilah program dan rencana operasional ke dalam beberapa tugas pokok.
b) Menentukan berapa jumlah orang yang dibutuhkan untuk melakukan tugas
tersebut.
1
Komang, Ardana, Manajemen Sumber Daya Manusia, Graha Ilmu (Yogyakarta : 2012). Hlm. 5
4
c) Membuat daftar orang-orang dan tenaga ahli yang tepat untuk membentuk
tim yang kuat dalam penyelenggaraan event.
3. Recruitment Dan Seleksi
Proses untuk mengisi posisi pekerjaan adalah proses yang berhubungan
dengan kualitas orang yang akan menduduki posisi dimaksud. Yang harus
menjadi pertimbangan dalam menentukan orang untuk posisi tertentu adalah
: latar belakang pendidikan, pelatihan, pengalaman, kesehatan, kemampuan
bersosialisasi, dan kekuatan mental yang dibutuhkan untuk setiap jenis
pekerjaan.
B. Jenis Sumber Daya Manusia Yang Terlibat Dalam Penyelenggara Event
Sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelenggaraan event ada
dua macam diantaranya :
1. Pegawai yang di bayar
Staf yang di bayar pada peenyelenggara event dibutuhkan pada saat-saat
tertentu. Mencari staf untuk menyelenggarakan event harus di sesuaikan
dengan kebutuhan dan karakteristik event tersebut. Jenis pekerjaan dalam
penyelenggaraan event meliputi persiapan, pelaksanaan, dan penutupan
event. Jumlah staf terbanyak biasanya diperlukan pada saat persiapan dan
pelaksanaan event. Staf yang bekerja pada event akan di bayar sesuai dengan
jumlah jam kerja atau jumlah hari kerjanya. Jenis pekerjaan yang tersedia
biasanya untuk kegiatan operasional yang tidak memerlukan keahlian
khusus.
2. Sukarelawan
Banyak event diselenggarakan menarik minat orang untuk terlibat secara
langsung pada event tersebut. Seperti pada event sejenis olimpiade, selain
event bersifat internasional event jenis ini memberikan nilai yang tinggi pada
banyak pihak sehingga banyak orang lain terlibat didalamnya. Sesuai dengan
namanya, sukarelawan tidak akan mendapat bayaran atas peran sertanya
dalam event, tetapi mereka akan mendapat fasilitas standart yang telah
ditetapkan oleh penyelenggara.
5
Pada olimpiade athena 2004, jumlah suka relawan yang mendaftar
mencapai lebih dari 160 ribu orang, sementara jumlah petugas yang
dibutuhkan hanya 45 ribu orang untuk penyelenggaraan olimpiade dan 15
ribu orang untuk paralympic (Athens, 2004). Pada olimpiade Bejing 2008,
sebanyak 70 ribu orang menjadi suka relawan untuk olimpiade dan 30 ribu
orang untuk paralympic dari total 450 ribu orang yang mendaftar
(Bejing,2008). Begitu juga dengan olimpiade London 2012, sebanyak 70
ribu volunnter mensukseskan olimpiade dan paralympic (London 2012). 2
Idealnya sumber daya yang terlibat dalam sebuah penyelenggaraan event
harus dipilih sesuai dengan criteria yang dibutuhkan. Tetapi banyak event
diselenggarakan dan menggunakan sumber daya yang tidak memiliki
keterampilan khusus, sehingga diperlukan pelatihan yang sesuai dengan
event yang akan di selenggarakan. Dengan keterbatasan yang dimiliki oleh
staff, maka EO harus memberikan arahan untuk mencapai tujuan event
tersebut. hal ini yang dapat dilakukan adalah dengan :
a. Memberitahukan tujuan event yang ingin dicapai kepada setiap orang yang
terlibat dalam penelenggaraan event.
b. Memberikan motivasi kepada semua pihak terutama bagi tenaga paruh
waktu yang ikut terlibat untuk tercapainya tujuan event.
c. Melengkapi fasilitas kerja staf dengan memberikan peraturan
ketenagakerjaan, keselamatan kerja dan keamanan kerja bagi semua staf
yang terlibat.
d. Memberikan penghargaan atas peran serta setiap anggota kelompok dalam
mensukseskan penyelenggaraan event.
2
Any Noor, Manajemen Event, (Bandung: Alfabeta, 2013), Hlm.152.
6
3. Pengelolaan Resiko Event
7
semakin tinggi. Dengan adanya tekanan ini, maka manusia merupakan faktor
utama penyebab terjadinya kecelakaan, hal ini terjadi karena kelalaian manusia.
Konsentrasi manusia akan menurun jika terlalu lelah, hal tersebut berpotensi
menyebabkan kecelakaan.
h. Kondisi ekonomi
8
kepolisian, kesehatan, dan pemadam kebakaran untuk mengantisipasi hal
terburuk yang dapat terjadi pada event.
3
Any Noor, Manajement Event, Graha ilmu (Yogyakarta : 2012). Hlm. 258
9
Event outdoor yang diselenggarakan banyak berdampak negative pada
lingkungan, seperti menimbulkan polusi. Dibeberapa tempat di yunani yang
memiliki banyak bangunan peninggalan sejarah, polusi suara dapat
menimbulkan dampak yang negative aeperti kerurakan situs tersebut.
banyalnya event outdoor diselenggarakan meninggalkan banyak sampah dan
merusak lingkungan sekitar event diselenggarakan.
4. Ketidakmampuan EO mengelola resiko.
Banyak hal terjadi diluar kemampuan EO untuk mengeola. Keadaan darurat
dapat timbul karena EO tidak dapat mengelola resiko yang timbul selama
event berlangsung.4
Jika event dinilai beriso tinggi, maka EO harus membuat rencana untuk
melakukan control terhadap resiko tersebut. berikut beberapa cara yang dilakukan untuk
mengelola resiko yang timbul :
4
Any Noor, Manajement Event, Graha ilmu (Yogyakarta : 2012). Hlm.159
10
e. Pindahkan Resiko. Resiko event dapat dipindahkan ke komponen event
lainnya, misalnya melalui kerjasama antara EO dan kontraktor, maka EO
dapat meminta kepada kontraktor untuk mengelola sendiri staf dan bahaya
yang mungkin akan timbul serta meminta mereka juga menjaga barang dan
peralatan yang digunakan.
Di dalam resiko event juga terdapat asuransi event. Sebagai EO, menjaga
keselamatan kerja harus dimulai dengan pencegahan terjadinya kecelakaan baik
langsung ataupun tidak langsung. Kecelakaan dapat berakibat pada setiap orang yang
terlibat dalam event. Pencegahan kecelakaan harus dilakukan di area event kepada
seluruh orang yang terlibat dalam event, seperti sukarelawan, pegawai, peserta,
pengujung bahkan masyarakat sekitar tempat event diselenggarakan.5
Salah satu cara aman yang dapat dilakukan untuk memperkecil resiko event
adalah dengan menggunakan asuransi. Meskipun asuransi dapat memperkecil resiko
event, tetapi sebagai EO harus mengetahui dan memperlihatkan beberapa hal sebelum
mengansuransikan event, seperti :
Resiko event tidak terbatas pada operasional event saja yang menutup kerugian
karena kecelakaan pegawai, sukarelawan atau peralatan event saja, tetapi cuaca atau
gejala alam lainnya dapat menjadi resiko juga bagi event.
d) Biaya asuransi.
5
Toole, William O, Corporate Manajemen Event, (Jakarta : 2010).
11
e) Berapa besar jasa asuransi menutup kerugian.
Apabila dalam kontak tertera hanya akan menutup semua resiko kecil yang muncul,
maka harus muncul pertanyaan, “apakah dibutuhkan asuransi lain untuk menutup semua
kegiatan apabila terjadi sesuatu?”
Banyak suransi sudah digunakan oleh secara pribadi untuk menutup resiko yang muncul
terhadap dirinya.
Siapa saja yang akan tercantum dalam kontrak asuransi ? Apakah pengunjung dan
semua orang yang terlibat dalam event ? termasuk berapa besar asuransi akan menutup
keselamatan pihak-pihak tertentu.
h) Apa saja yang ditutup oleh asuransi, mulai dari peralatan dan jenis barang
lainnya yang di asuransi 6
6
Notoradjo, Sulyus, Event Organizing, Kompas Gramedia (Jakarta : 2011).
12
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sumber daya terpenting dalam suatu organisasi adalah sumber daya manusia,
yaitu orang-orang yang memberikan tenaga, bakat, pikiran, kreativitas dan usaha
mereka kepada organisasi. Dalam suatu organisasi ada beberapa tugas-tugas
kepemimpinan kritis manajer yang mencakup penarikan, penyeleksian, pengembangan
dan penggunaan. Sumber daya manusia dalam pencapaian tujuan organisasi Tanpa
orang-orang yang cakap suatu organisasi dan manajemen akan gagal mencapai
tujuannya.
13
Jumlah pegawai yang tidak seimbang dengan jumlah pengunjung yang datang.
Ketentuan membolehkan alkohol pada event.
Ketentuan pada pengelolaan resiko yang timbul terhadap lingkungan.
Ketidakmampuan EO mengelola resiko.
Jika event dinilai beriso tinggi, maka EO harus membuat rencana untuk
melakukan control terhadap resiko tersebut. berikut beberapa cara yang dilakukan untuk
mengelola resiko yang timbul :
Hindari Resiko.
Kurang Konsekuensi Resiko.
Memiliki Rencana Lain.
Distribusikan Resiko.
Pindahkan Resiko.
Di dalam resiko event juga terdapat asuransi event. Sebagai EO, menjaga
keselamatan kerja harus dimulai dengan pencegahan terjadinya kecelakaan baik
langsung ataupun tidak langsung. Kecelakaan dapat berakibat pada setiap orang yang
terlibat dalam event. Pencegahan kecelakaan harus dilakukan di area event kepada
seluruh orang yang terlibat dalam event, seperti sukarelawan, pegawai, peserta,
pengujung bahkan masyarakat sekitar tempat event diselenggarakan.
Salah satu cara aman yang dapat dilakukan untuk memperkecil resiko event
adalah dengan menggunakan asuransi.
B. Saran
Demikian makalah yang kami sajikan, bila ada kesalahan dalam penulisan juga
kekurangan dalam segi pembahasan mohon dimaklumi.Dengan segala kerendahan hati,
kami sebagai penyusun makalah mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari
dosen pembimbing agar dapat memperbaiki laporan selanjutnya.
DAFTAR PUSTAKA
14
Komang, Ardana, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Yogyakarta : Graha Ilmu
2012).
Any Noor, Manajemen Event, (Bandung: Alfabeta, 2013),
Any Noor, Manajement Event, Graha ilmu (Yogyakarta : 2012).
Toole, William O, Corporate Manajemen Event, (Jakarta : 2010).
Notoradjo, Sulyus, Event Organizing, Kompas Gramedia (Jakarta : 2011).
15