JOB SPECIFICATION & JOB DESCRIPTION

GUEST RELATION OFFICER

Jabatan : Staf GRO

Report to : Kepala rekam medis

Gambaran singkat posisi :
Memastikan terlaksananya kegiatan GRO

KualifikasiUmum :
1. Pendidikan Minimal DII (semua jurusan)
2. Komunikatif
3. Mampu berkomunikasi dengan bahasa Inggris
4. Penampilan Menarik
5. Memiliki sertifikat komputer
6. memiliki sertifikat TOEIC atau TOEFEL
7. Bersikap ramah, sopan dan berkelakuan baik.

Kualifikasi Khusus :
1. Mampu melaksanakan kegiatan GRO
2. Mampu beradaptasi dengan situasi yang ada.
3. Mampu bekerjasama dengan pihak lain.
4. Menguasai Komputer.
5. Mampu bekerja team
6. Mematuhi aturan dan disiplin yang ada.
7. Mampu menanggapi keluhan pasien/ handling complaint
8. Mampu menerima feedback dari pasien dan keluarga
9. Mampu bersikap ramah, sopan dan berorientasi kepada kepuasan pelanggan.
10. Menguasai Komputer
11. Mampu menghandle pasien pengguna asuransi
Persyaratan Pelatihan :
1. Pelatihan komputer
2. Pelatihan Penanganan Keluhan
3. Pelatihan Pelayanan yang Memuaskan

Tugas Utama :
1. Merencanakan kegiatan atau upaya untuk menjaga kepuasan customer.
2. Membantu pasien yang mengunakan asuransi kesehatan untuk rawat inap maupun rawat
jalan dan membantu unit terkait untuk memastikan kelengkapan dokumen penunjang
(khususnya untuk IKS asuransi seperti : Medical Report, Laporan Medis Awal, Surat
Pernyataan, Form Claim, dll).
3. Memberi masukan kepada Divisi Pemasaran / marketing mengenai selling strategy
4. Menangani keluhan tamu & pasien dengan mengumpulkan informasi permasalahan yang
muncul dari customer (pasien umum atau perusahaan/IKS), unit pelayanan, guest
comment, dan menindak lanjuti permasalahan tersebut dengan menelusuri akar
permasalahan yang ada, membuat kronologis kejadian, berkoordinasi dengan unit lain
untuk pemecahan masalah kemudian menyampaikan pemecahan permasalahan tersebut
kepada customer.
5. Mengumpulkan informasi permasalahan yang muncul
 dari customer (pasien atau perusahaan)
 dari unit pelayanan
 dari guest comment

6. Dalam menjalankan tugasnya bekerja sama dengan seluruh bagian dan wajib mengetahui
setiap nomer extension di setiap unit dan membantu unit terkait untuk berkomunikasi dan
berkoordinasi dengan PIC (Person In Charge) IKS terkait dengan kelengkapan dokumen
penunjang.
 7. Selalu menjaga kebersihan dan kerapian counter sehingga menimbulkan suasana yang
nyaman dalam bekerja
8. Selalu membina hubungan baik dan berkoordinasi dengan teman satu unit dan unit
lainnya
9. Melengkapi log book dengan informasi terbaru. Sebelum pulang / pergantian shift
menginformasikan secara lisan kepada shift berikutnya agar apa yang tertulis di log book
dapat diterima dengan jelas
10. Membuat laporan kegiatan dan dilaporkan setiap bulan kepada atasan langsung
11. GRO dapat membantu FO apabila dibutuhkan dengan tetap memperhatikan situasi dan
kondisi pada saat itu.
12. Membuat laporan kerja mingguan dan bulanan dan bertanggung jawab kepada atasan
langsung
13. Melaksanakan kewajiban dan tanggungj awab lain yang beralasan di bagian GRO

TanggangJawab dan wewenang :

1. Memastikan asuransi pasien tertangani dengan baik
2. Memastikan komplin pasien/tamu tertangani dengan baik
3. Melakukan kegiatan atau upaya pemecahan masalah terkait Ikatan Kerjasama.
4. Melakukan koordinasi dengan unit terkait RSU. BaliMéd Negara.

Disahkan di :
Tanggal :
Oleh :