PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III

ANGKATAN II TAHUN 2019

1. IDENTIFIKASI PROYEK PERUBAHAN

a. Judul Proyek Perubahan

Peningkatan Mutu Hasil Pengawasan Melalui Transfer Knowledge Terpadu
dan Penggunaan Aplikasi Kertas Kerja dalam Mencapai Kinerja Unggul pada
Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara.

b. Deskripsi
Dalam menjalankan pengawasan intern, Bidang IPP Perwakilan BPKP
Kalimantan Utara harus menjaga mutu hasil pengawasan intern sesuai
dengan Standar Audit Intern Pemerintah Indonesia (SAIPI) dan Standar
Kerja Pengawasan Intern BPKP. Hal ini merupakan bagian dari area tugas
pokok dan fungsi Korwasbid IPP yaitu mengendalikan mutu pelaksanaan
program dan kegiatan pengawasan yang dilaksanakan oleh Kelompok JFA
Bidang Pengawasan Instansi Pemerintah Pusat (Bidang IPP).
Dari hasil audit kinerja Inspektorat BPKP dan Laporan Kinerja Perwakilan
BPKP Provinsi Kalimantan Utara terdapat area-area yang berhubungan
dengan tugas pokok dan fungsi Koodinator Pengawasan Bidang Instansi
Pemerintah Pusat (Korwasbid IPP) masih harus ditingkatkan. Hambatan
pencapaian kinerja yang belum maksimal tersebut antara lain disebabkan
adanya masalah yang berkaitan dengan kualitas/mutu hasil pengawasan
pada tahap input, proses, output, dan outcome. Dari identifikasi yang kami
lakukan, permasalahan pada input disebabkan kapasitas SDM yang belum
memadai dan merata, pada proses disebabkan belum adanya tool/alat untuk
membantu memastikan kelengkapan kertas kerja sejak awal, sedangkan
permasalahan pada aspek output dan outcome merupakan dampak dari
masih adanya masalah input dan proses. Akibatnya, fleksibilitas penyusunan
tim pengawasan berkurang sementara penugasan yang semakin banyak
dan membutuhkan penyelesaian yang cepat, kertas kerja pengawasan yang
merupakan bagian dari indikator mutu pengawasan tidak tersedia dengan
memadai, serta terhambatnya reviu laporan berjenjang.
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

Perlu ada perbaikan pada aspek input melalui transfer knowledge terpadu
dan aspek proses terutama melalui penggunaan aplikasi kertas kerja,
dengan harapan output yang dihasilkan juga semakin bermutu yang
berdampak pada kinerja Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara.
Untuk itu proyek perubahan ini kami beri judul “Peningkatan Mutu Hasil
Pengawasan Melalui Transfer Knowledge Terpadu dan Penggunaan
Aplikasi Kertas Kerja Dalam Mencapai Kinerja Unggul pada Perwakilan
BPKP Provinsi Kalimantan Utara”.

c. Project Sponsor (PS)

Kepala Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara

d. Project Leader (PL)

Koordinator Pengawasan Bidang Pengawasan Instansi Pemerintah Pusat
(IPP) pada Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara

e. Sumber Daya Tim

1) Pegawai bidang IPP yang merupakan Tim Kerja Inti dalam melaksanakan
proyek perubahan;
2) Narasumber dalam bidang PBJ, SPIP, MR, Penyusunan KKA dan
Laporan;
3) Pranata Komputer, dan staf Tenaga Harian Lepas dari Tata Usaha
Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara yang akan menjadi
pendukung dalam proyek perubahan;
4) Dana yang memadai untuk melaksanakan proyek perubahan yang
bersumber dari dana DIPA Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara
dan dana mandiri.

2. LATAR BELAKANG
Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara merupakan unit kerja perwakilan
BPKP termuda yang secara resmi berdiri pada bulan Desember 2016 dan
beroperasi penuh pada bulan Januari 2017. Sumber Daya Manusia (SDM) awal
sebanyak 33 pegawai (termasuk struktural, TU dan PFA) yang berasal dari
berbagai unit kerja. Pada tahun 2018 dan 2019, Perwakilan BPKP Kalimantan
Utara mendapatkan tambahan SDM sehingga saat ini total berisi 69 pegawai.
Bidang IPP mendapatkan SDM sebanyak 11 PFA terdiri dari 1 Korwas, 1 Dalnis,
3 Auditor Muda, 4 Auditor Pertama, dan 2 Auditor Pelaksana. Jumlah tersebut

2
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

tidak seimbang dengan pelaksanaan penugasan yang dapat dilihat dari data
penugasan pada tahun 2017, target 7 PP dan realisasi 49 PP atau 700%; tahun
2018 target 36 PP dan realisasi 79 PP atau 219,44%; sedangkan tahun 2019
sampai dengan semester I, target 22 PP, realisasi 41 PP, atau 186,36%.
Dalam menjalankan pengawasan intern, Bidang IPP harus menjaga mutu hasil
pengawasan intern sesuai sesuai Standar Audit Intern Pemerintah dan Standar
Kerja Pengawasan Intern BPKP. Namun demikian, kami mengidentifikasi
adanya masalah yang mempengaruhi mutu hasil pengawasan pada aspek input,
proses, output dan outcome dengan uraian sebagai berikut:
a. Input
Adanya gap pengalaman dan kapasitas/kompetensi SDM bidang IPP. Hasil
pemetaan auditor bidang IPP, terdapat 27,27% pegawai baru yang masih
minim pengalaman pengawasan dan belum menguasai kompetensi dasar
berupa siklus penugasan, sebanyak 45,45% pegawai kurang menguasai
kompetensi Pengadaan Barang Jasa (PBJ), hanya 18,18% pegawai yang
menguasai Manajemen Risiko (MR), sebanyak 54,55% pegawai yang
mampu melaksanakan kegiatan yang bersifat consulting (narasumber,
bimtek, asistensi), sebanyak 54,55% pegawai yang menguasi kompetensi
penyusunan kertas kerja pengawasan, dan sebanyak 54,55% yang
menguasasi kompetensi penyusunan laporan hasil pengawasan.
Selain SDM, input lain yang diidentifikasi adalah belum adanya database
pengawasan berupa kumpulan peraturan, modul diklat, pedoman, kajian,
termasuk profil auditan yang dapat digunakan monitoring tindak lanjut
rekomendasi hasil pengawasan.
b. Proses
Kertas kerja pengawasan yang belum terdokumentasi dengan baik. Hal ini
terlihat dari hasil evaluasi internal terhadap kelengkapan kertas kerja bidang
IPP Tahun 2018 sampai dengan semester I Tahun 2019 dengan hasil :
Rata-Rata
No Jenis Kegiatan Sampel
Capaian
1 Audit 6 74,86
2 Reviu 3 68,79
3 Evaluasi 4 65,00
4 Monitoring 3 51,34
Jumlah 16 65,00
Catatan:
Kriteria penilaian menggunakan daftar kelengkapan Kertas Kerja dari Inspektorat BPKP

3
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

c. Output
Dari hasil reviu berjenjang penyusunan laporan hasil pengawasan diketahui
adanya permasalahan berulang dalam penulisan laporan, antara lain
ketidaksesuaian penggunaan pedoman umum Bahasa Indonesia,
kurangnya pengungkapan adanya hal-hal penting dalam realisasi anggaran,
dan pemilihan kriteria temuan belum mengutamakan dari peraturan
perundang-undangan.
d. Outcome
Realisasi IKU persentase tindak lanjut (TL) hasil pengawasan Bidang IPP
tahun 2018 sebesar 81,97% namun pada tahun 2019, sampai dengan bulan
Agustus 2019, persentase tindak lanjut baru mencapai 1,20%.

Dari hasil audit kinerja atas pelaksanaan tugas dan kegiatan pada Perwakilan
BPKP Provinsi Kalimantan Utara Tahun 2017 dari Inspektorat sesuai laporan
Nomor LAK-138/IN/2018 tanggal 17 September 2018, secara umum nilai kinerja
sebesar 77,87 atau masuk dalam predikat “baik”. Namun demikian masih
terdapat item capaian kinerja yang masih perlu ditingkatkan yang berkaitan
dengan area tugas pokok dan fungsi (tupoksi) Korwasbid IPP, yaitu:

No Unsur-Unsur yang Dievaluasi Capaian Bobot Nilai

(%)
1 Capaian kinerja pengelolaan kinerja 70,87 10 7,09
dan hasil pengawasan
2 Capaian kinerja kesesuaian kegiatan 81,88 15 12,19
program utama dengan pedoman/
standar

Sedangkan dalam Laporan Kinerja Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara

s.d. Triwulan II Tahun 2019 sesuai laporan Nomor LKIN-165/PW34/6/2019
tanggal 9 Juli 2019 menunjukkan bahwa capaian Indikator Kinerja Pokok (IKP)
dalam Perjanjian Kinerja berupa Persentase Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil
Pengawasan dari 8 laporan yang terbit dengan 76 rekomendasi, belum ada
tindak lanjut atas rekomendasi tersebut atau dengan capaian 0,00% dari target
sampai dengan triwulan II sebesar 20%. Capaian tersebut mengalami sedikit
perkembangan sampai dengan bulan Agustus 2019 dimana berdasarkan
monitoring intern Bidang IPP telah ditindaklanjuti sebesar 1,20%, namun
demikian masih sangat jauh dari target tahun 2019 sebesar 70%.

4
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

Dari identifikasi, hambatan pencapaian kinerja yang belum maksimal di atas

disebabkan faktor eksternal dan internal. Faktor eksternal berupa: Kurangnya
perhatian auditan dalam menindaklanjuti rekomendasi; Objek pengawasan
merupakan lintas sektor yang melibatkan banyak instansi yang membutuhkan
koordinasi banyak pihak; Adanya keterkaitan antara satu rekomendasi dengan
rekomendasi lainnya, dimana satu rekomendasi hanya dapat dilakukan setelah
rekomendasi yang lain ditindaklanjuti terlebih dahulu; Kelemahan pengendalian
intern pada instansi bersangkutan yang belum diperbaiki. Sedangkan untuk
faktor internal, teridentifikasi adanya masalah dan risiko yang mempengaruhi
kualitas hasil pengawasan pada aspek input, proses, output dan outcome
sebagaimana telah diuraikan di atas. Kualitas aspek output (hasil pengawasan)
sangat dipengaruhi input dan proses yang masih banyak permasalahan.
Sedangkan outcome yang masih rendah mengindikasikan perlunya peningkatan
mutu output.
Pada saat melaksanakan tugas pengawasan, aspek input dan proses yang
kurang memadai menyebabkan fleksibilitas penyusunan tim pengawasan
berkurang, sementara kuantitas penugasan besar dan membutuhkan
penyelesaian yang cepat. Kertas kerja pengawasan yang merupakan bagian
dari indikator mutu pengawasan tidak tersedia dengan memadai juga
disebabkan belum adanya alat untuk membantu dan memastikan bahwa kertas
kerja telah disusun dengan lengkap dan memadai. Hal-hal tersebut berimbas
kepada terhambatnya reviu laporan berjenjang sehingga masih seringnya
ditemui kesalahan berulang.

Berdasarkan kondisi di atas, kami mengidentifikasi gap/kesenjangan dari

kondisi saat ini dengan yang ingin dicapai/ditingkatkan sebagai berikut:
Kondisi yang
Uraian Kondisi saat ini
diharapkan
Input SDM:
- Kompetensi Siklus Penugasan 72,73% 100,00%
- Kompetensi PBJ 54,55% 70,00%
- Kompetensi SPIP 54,55% 70,00%
- Kompetensi MR 18,18% 63,64%
- Kompetensi Consulting 54,55% 70,00%
- Kompetensi Penyusunan Kertas Kerja 54,55% 100,00%
- Kompetensi Penyusunan Laporan 54,55% 70,00%
Alat:

5
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

Kondisi yang
Uraian Kondisi saat ini
diharapkan
- Database Pengawasan Belum ada Tersedia
- Sharing session Pengalaman Belum ada Tersedia
Proses Aplikasi Kertas Kerja Belum ada Tersedia
Kelengkapan Kertas Kerja 65,00% 100%
Output Pelaporan sesuai standar Banyak Kesalahan
kesalahan berulang minim
berulang
Outcome Tindak lanjut hasil pengawasan 1,20% 80%

Untuk mencapai kondisi di atas, perlu dilakukan perbaikan pada aspek input
dan proses. Harapannya, output yang dihasilkan juga semakin berkualitas yang
akan berdampak pada meningkatnya outcome. Perbaikan aspek input berupa
transfer knowledge terpadu meliputi pemetaan kompetensi, identifikasi
kebutuhan kompetensi, percepatan pemerataan melalui PPM tematik dengan
materi sesuai kebutuhan yang dianggap mendesak, penyediaan database
pengawasan sebagai bagian dari alat untuk percepatan transfer knowledge
sekaligus membantu proses tindak lanjut, serta sharing session dengan APIP
lain untuk mendapatkan masukan berupa best practice dan pengalaman yang
mungkin juga dapat dilakukan di Bidang IPP pada khususnya, dan Perwakilan
BPKP Provinsi Kalimantan Utara pada umumnya. Sedangkan perbaikan pada
aspek proses berupa penggunaan aplikasi kertas kerja, pelaksanaan Internal
Quality Assurance, dan penanganan tindak lanjut hasil pengawasan secara
lebih intensif, salah satunya dengan memanfaatkan database pengawasan.

3. TUJUAN
Tujuan dari proyek perubahan yang akan dicapai adalah meningkatnya mutu
hasil pengawasan intern yang dilaksanakan bidang IPP dan meningkatnya
kinerja Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara yang dapat diuraikan
sebagai berikut:
a. Jangka Pendek
Tujuan jangka pendek yaitu sampai berakhirnya fase laboratorium proyek
perubahan pada bulan Desember 2019 adalah:
1) Terpenuhinya kebutuhan auditor bidang IPP yang mempunyai
kompetensi;
2) Terbangunnya aplikasi kertas kerja ;
3) Tersedianya SOP Pengumpulan database pengawasan;
4) Tersedianya SOP Internal Quality Assurance.
6
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

b. Jangka Menengah
Tujuan jangka menengah yaitu enam bulan adalah:
1) Tersedianya database pengawasan yang dapat diakses di internal
perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara;
2) Terselenggaranya Internal Quality Assurance melalui FGD Pra dan
Pasca Pengawasan;
3) Terselenggaranya sharing session bersama Inspektorat Provinsi
Kalimantan Utara;
4) Meningkatnya capaian kelengkapan kertas kerja pengawasan menjadi
100%;
5) Berkurangnya kesalahan berulang dalam penyusunan laporan hasil
pengawasan;
c. Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang yaitu satu sampai dengan dua tahun adalah
meningkatnya capaian persentase tindak lanjut hasil pengawasan menjadi
80%;
4. MANFAAT
Manfaat yang diharapkan adalah:
a. Bagi Bidang IPP:
1) Meningkatnya fleksibilitas penyusunan tim pengawasan intern;
2) Terpenuhinya kebutuhan auditor untuk melaksanakan tugas yang
diberikan;
b. Bagi auditor:
1) Meningkatnya kompetensi dasar yang dimiliki sehingga mampu
melaksanakan berbagai jenis penugasan;
2) Meningkatkan angka kredit yang akan mendukung peningkatan karir;
3) Memudahkan proses pelaksanaan kegiatan pengawasan;
c. Bagi Penyusun database pengawasan dan Aplikasi Kertas Kerja
Sebagai kinerja selaku pranata komputer
d. Bagi unit kerja Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara:
1) Meningkatnya mutu hasil pengawasan intern;
2) Meningkatkan kinerja
3) Meningkatnya capaian persentase tindak lanjut hasil pengawasan;

7
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

4) Meningkatkan jumlah auditor yang memenuhi kompetensi yang akan

berguna pada berbagai jenis penugasan;
e. Bagi Rendal Kedeputian:
Menggunakan hasil pengawasan yang bermutu sebagai bahan penyusunan
rekomendasi strategis dalam rangka pelaksanaan pengawasan keuangan
dan pembangunan;
f. Bagi BPKP Keseluruhan
Perbaikan input (meliputi SDM dan alat) dan proses (menggunakan teknologi
informasi) akan meningkatkan output yang dampaknya, outcome yang
dihasilkan juga akan semakin bermutu.
g. Bagi Auditan/Mitra Kerja:
1) Meningkatkan tata kelola melalui rekomendasi hasil pengawasan intern
yang bermutu;
2) Meningkatnya kepercayaan terhadap BPKP secara khusus dan APIP
pada umumnya sebagai dampak dari meningkatnya mutu hasil
pengawasan intern.
h. Bagi Inspektorat Provinsi Kalimantan Utara;
1) Meningkatkan pemahaman terhadap pelaksanaan pengawasan intern,
khususnya berkaitan dengan pengawasan tematik;
2) Memudahkan quality control atas hasil pengawasan intern.

5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN

Ruang lingkup perubahan meliputi:
a. Input:
1) Peningkatan kapabilitas SDM berkaitan dengan kompetensi siklus
penugasan, PBJ, SPIP, MR, Consulting, Penyusunan Kertas Kerja,
Penyusunan Laporan, dan sharing session bersama Inspektorat Provinsi
Kalimantan Utara;
2) Peningkatan sarana/alat pengawasan intern berupa penyediaan
database pengawasan.
b. Proses:
1) Peningkatan penyusunan kertas kerja melalui aplikasi kertas kerja;
2) Internal Quality Assurance yang mengacu kepada SAIPI dan Standar
Kerja Pengawasan Intern BPKP;

8
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

3) Peningkatan komunikasi dengan auditan atas tindak lanjut hasil

pengawasan.

6. OUTPUT KUNCI
Output kunci dari proyek perubahan yang berakhir pada Bulan Desember 2019
adalah:
a. Terpenuhinya SDM yang mempunyai kompetensi;
b. Tersedianya aplikasi kertas kerja yang dapat digunakan untuk meningkatkan
capaian kelengkapan kertas kerja sabagai bagian dari peningkatan mutu
hasil pengawasan, sekaligus peningkatan kinerja Perwakilan BPKP Provinsi
Kalimantan Utara..
Output kunci antara yang dihasilkan dari kegiatan selama pelaksanaan proyek
perubahan adalah sebagai berikut:

Dalam Periode Laboratorium Kepemimpinan:

1) Tersedianya petunjuk penggunaan : yaitu manual tata cara penggunaan serta

aplikasi kertas kerja system requirement aplikasi kertas kerja.
2) Tersedianya SOP pengumpulan : yaitu tata cara dan standar kerja
database pengawasan pengumpulan beserta pembagian
tanggung jawab dalam rangka
pengumpulan database pengawasan
3) Tersedianya buku dokumentasi : yaitu informasi seputar arsitektur
pengembangan aplikasi pengembangan aplikasi, struktur
database dan algoritma alur proses
aplikasi kertas kerja.
4) Tersedianya SOP Internal Quality : yaitu tata cara dan standar kerja kegiatan
Assurance Internal Quality Assurance beserta
pembagian tanggung jawab dalam
rangka meningkatkan kualitas hasil
pengawasan
Setelah Periode Laboratorium Kepemimpinan:

5) Tersedianya database pengawasan : yaitu data dokumen-dokumen yang

dibutuhkan dalam pengawasan bidang
IPP secara khusus dan perwakilan BPKP
Provinsi Kalimantan Utara secara umum,
meliputi: peraturan, modul diklat,
pedoman pengawasan, kajian, laporan-
laporan tahun sebelumnya, dan profil
auditan bidang IPP.

9
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

6) Terselenggaranya Internal Quality : yaitu proses penjaminan kualitas

Assurance melalui FGD Pra dan pengawasan yang dilakukan secara
Pasca Pengawasan internal pada bidang IPP, terutama untuk
penugasan-penugasan yang sifatnya
massal, masif dan bernilai strategis
tinggi. Penjaminan kualitas internal
sebagai persiapan sebelum dilakukan QA
atau validasi dari Rendal BPKP atas hasil
pengawasan tersebut.
7) Terselenggaranya sharing session : yaitu kegiatan saling bertukar
bersama Inspektorat Provinsi pengalaman dalam pengembangan tata
Kalimantan Utara kelola pengawasan antara Bidang IPP
dengan Inspektorat Provinsi Kalimantan
Utara. Sebagai salah satu APIP dengan
capaian level 3 tercepat jika
dibandingkan umurnya, akan ada banyak
hal yang bisa dipelajari. Sebaliknya
pengalaman bidang IPP melakukan
pengawasan lintas sektor dan tematik
pada proyek strategis nasional dapat
menjadi input dalam pengembangan tata
kelola pengawasan di Inspektorat
Provinsi Kalimantan Utara.
8) Meningkatnya capaian kelengkapan : yaitu salah satu indikator penilaian kinerja
kertas kerja pengawasan menjadi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
100% Perwakilan BPKP oleh Inspektorat BPKP.
Indikator ini juga salah satu yang sangat
mempengaruhi capaian total kinerja
perwakilan.
9) Berkurangnya kesalahan berulang : yaitu berkurangnya kesalahan berulang
dalam penyusunan laporan hasil dalam penyusunan laporan hasil
pengawasan pengawasan serta meningkatnya kualitas
rekomendasi yang diberikan.
10) Meningkatnya capaian persentase : yaitu rekomendasi hasil pengawasan
tindak lanjut hasil pengawasan yang ditindaklanjuti dibandingkan yang
menjadi 80% telah disampaikan kepada auditan.

10
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

7. PENTAHAPAN (MILESTONES)
Tahap pembangunan proyek perubahan dan kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Jangka Pendek (Selama Periode Laboratorium Kepemimpinan)
No Tahap/ Kegiatan Oktober November Output
1 2 3 4 5 1 2 3 4
I Rapat koordinasi
1 Rapat Koordinasi dengan Notulen,
Project Sponsor dan para dokumentasi
Korwasbid lain
2 Rapat Koordinasi dengan Notulen,
Bidang IPP dokumentasi
3 Rapat Koordinasi dengan Notulen,
Inspektorat Provinsi dokumentasi
Kalimantan Utara

II Pembentukan Tim Kerja

1 Menyusun Surat Permintaan Surat
tenaga pranata komputer ke Persetujuan
Kabag TU Bantuan
Tenaga
2 Penyusunan SK Tim Kerja SK
3 Penyusunan Surat Tugas Tim ST
Kerja
4 Rapat Koordinasi Tim Kerja Notulen,
dokumentasi

III Mobilisasi Dukungan

1 Sosialisasi dan mobilisasi Notulen,
dukungan atas proyek dokumentasi,
perubahan surat
pernyataan
dukungan

IV Pelaksanaan Transfer
Knowledge
1 Penyusunan narasumber dan Notulen,
koordinasi dokumentasi
2 Pelaksanaan Transfer Notulen,
Knowledge tematik: Siklus dokumentasi
Penugasan, PBJ, SPIP, MR,
Consulting, Penyusunan KKA,
Penyusunan Laporan

V Pengembangan Aplikasi
Kertas Kerja
1 Rapat koordinasi tim kerja Notulen,
dokumentasi
2 Penyusunan desain aplikasi Desain
aplikasi
3 Pembuatan script dan struktur Struktur
aplikasi aplikasi
4 Koordinasi dengan pihak Notulen,
terkait dokumentasi
5 Piloting aplikasi Notulen,
dokumentasi

11
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

No Tahap/ Kegiatan Oktober November Output

1 2 3 4 5 1 2 3 4
6 Penyusunan petunjuk SOP
penggunaan aplikasi kertas
kerja
7 Launching dan sosialisasi Notulen,
aplikasi dokumentasi

VI Penyediaan SOP
Pengumpulan Database
Pengawasan
1 Rapat koordinasi Tim Kerja Notulen,
dokumentasi
2 Penyusunan SOP SOP
pengumpulan database
pengawasan
3 Sosialisasi SOP pengumpulan Notulen,
database pengawasan dokumentasi
sekaligus pengumpulan
masukan untuk perbaikan

VII Penyediaan SOP Internal

Quality Assurance
1 Rapat koordinasi Tim Kerja Notulen,
dokumentasi
2 Penyusunan SOP Internal SOP
Quality Assurance
3 Sosialisasi SOP Internal Notulen,
Quality Assurance sekaligus dokumentasi
pengumpulan masukan untuk
perbaikan

b. Jangka Menengah (Enam Bulan/Sampai Dengan Juni 2020)

No Tahap Kegiatan Output
I Implementasi dan 1 Persiapan Workshop kepada auditor Notulen,
Penyempurnaan Bidang IPP tentang pengoperasian dokumentasi
Aplikasi Kertas Kerja aplikasi
2 Pelaksanaan Workshop kepada seluruh Notulen,
auditor di Perwakilan BPKP Provinsi dokumentasi
Kalimantan Utara
3 Penyempurnaan kesalahan script atau Aplikasi
logika pemograman atau struktur update
database pada aplikasi berdasarkan hasil
workshop dan penggunaan oleh auditor

4 Pemutakhiran aplikasi Dokumentasi

5 Pemantauan atas input pemenuhan data Notulen,
yang harus diunggah dokumentasi
II Penyiapan Server 1 Rapat koordinasi Tim Kerja Notulen,
Database dokumentasi
Pengawasan 2 Pengumpulan dan penyusunan materi Dokumentasi
database pengawasan berupa peraturan,
modul diklat, pedoman, laporan, dan profil
auditan
3 Pengunggahan materi database Dokumentasi

12
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

No Tahap Kegiatan Output

4 Uji coba koneksi dan pengunduhan data Notulen,
dokumentasi
5 Sosialisasi kepada seluruh pegawai Notulen,
perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan dokumentasi
Utara

III Penanganan Tindak 1 Mempersiapkan data TPB update per Dokumen

Lanjut auditan

2 Membuat dan mengirim surat peringatan Surat

kepada auditan yang masih memiliki
temuan hasil audit yang belum
ditindaklanjuti baik melalui surat biasa
dan email memanfaatkan profil auditan
pada database pengawasan

IV Pelaksanaan Internal 1 Rapat koordinasi dan penyusunan jadwal

Quality Assurance

2 Pelaksanaan Internal Quality Assurance Notulen,

dokumentasi
3 Penyusunan laporan pelaksanaan Laporan
Internal Quality Assurance

c. Jangka Panjang
No Tahap Kegiatan Output
I Implementasi 1 Konsultasi dengan Pusinfowas dan Rendal Notulen,
Aplikasi Kertas Kerja Kedeputian tentang penggunaan aplikasi dokumentasi
pada Unit Kerja Kertas Kerja di perwakilan BPKP lain
BPKP lain 2 Penginformasian tentang aplikasi Kertas Surat
Kerja kepada perwakilan BPKP lain
3 Penyusunan Leaflet aplikasi dan bahan Leaflet
sosialisasi yang lain
4 Penyiapan Sub-domian website Notulen,
Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan dokumentasi
Utara
II Sharing session 1 Rapat koordinasi dengan Inspektorat Prov. Notulen,
dengan Inspektorat Kaltara dokumentasi
Provinsi Kalimantan 2 Rapat Koordinasi dengan Kabag TU Notulen,
Utara dokumentasi
3 Penyiapan pelaksanaan sharing session Notulen,
dokumentasi
4 Pelaksanaan sharing session Dokumentasi
5 Penyusunan laporan pelaksanaan sharing Laporan
session

8. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS
Stakeholders dalam proyek perubahan ini adalah pihak-pihak yang memiliki
kepentingan terhadap proyek perubahan, baik yang berasal dari internal dan
eksternal organisasi dan pihak-pihak yang memiliki pengaruh positif dan negatif
terhadap proyek perubahan yang dilakukan.
13
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

Hasil identifikasi terhadap stakeholders dapat digambarkan sebagai berikut:

Pengaruh

Kuadran II ( Latent) Kuadran I (Promotor)

 Auditan  Kepala Perwakilan
 Pranata Komputer  PFA Bidang IPP
 Kabag TU
 Pusinfowas

Kepentingan

Kuadran IV ( Apathetic) Kuadran III (Defender)

 Korwas dan PFA bidang lain  Rendal Kedeputian
 Inspektorat Prov. Kaltara  Unit Kerja BPKP Lain

Penjelasan masing-masing stakeholders sebagai berikut:

I. Kuadran I (pengaruh besar dan kepentingan yang tinggi)
Terhadap kelompok stakeholders kuadran 1 maka project leader akan meyakinkan bahwa
proyek perubahan ini hasilnya akan berdampak yang besar pada kinerja perwakilan,
khususnya berhubungan dengan capaian kinerja pengelolaan kinerja dan hasil
pengawasan serta capaian kinerja kesesuaian kegiatan program utama dengan
pedoman/standar
1. Kepala Perwakilan :  Penanggung jawab kegiatan pengawasan di
(Project Sponsor) Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara
sesuai perjanjian kinerja.
 Potensi pro terhadap perubahan jika proyek
perubahan akan meningkatkan kompetensi
auditor dan memudahkan proses pengawasan
sehingga menghasilkan laporan berkualitas yang
berdampak pada peningkatan kinerja perwakilan.
 Potensi kontra jika proyek perubahan hanya
menyita waktu, tenaga, dan biaya tanpa hasil
yang berarti;
 Ketertarikan kuat dari Kepala Perwakilan bahwa
pelaksanaan proyek dapat meningkatkan jumlah
auditor yang kompeten sehingga dapat
meningkatkan kualitas penugasan dan
pelaporan;
 Pengaruh Kepala Perwakilan dapat digunakan
dengan memberikan prioritas penugasan kepada
Koordinator Pengawasan untuk menugaskan
auditor yang kompeten, serta memerintahkan
seluruh PFA untuk melaksanakan proyek.

14
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

2. Auditor Bidang IPP  Pegawai yang membantu pelaksanaan proyek

:
perubahan sekaligus sebagai objek utama
perubahan.
 Potensi pro terhadap proyek perubahan adalah
meningkatnya kompetensi dan adanya alat yang
memudahkan proses sehingga menghasilkan
output yang semakin berkualitas;
 Potensi kontra jika proyek perubahan hanya
menyita waktu dan tenaga;
 Memilki pengaruh kuat terhadap terhadap
keberhasilan proyek, semakin kompeten, maka
proyek berhasil;
 Ketertarikan PFA dengan meningkatnya
kompetensi yang dapat diandalkan untuk
melaksanakan penugasan, sehingga angka
kreditnya tercapai, karir meninqkat, dan
diharapkan penghasilan juqa meningkat.
II. Kuadran II (pengaruh besar tetapi kepentingan rendah)
Terhadap kelompok stakeholders kuadran 2 maka project leader akan melakukan
komunikasi yang efektif untuk meyakinkan bahwa proyek perubahan ini sangat
bermanfaat bagi peningkatan SDM yang akan berguna bagi dalam peningkatan tata kelola
pemerintahan yang baik.
3. Auditan :  Pihak yang menjadi objek pengawasan Bidang
IPP baik yang merupakan satker dari Kementerian
Pusat maupun unit mandiri yang berada di wilayah
Provinsi Kalimantan Utara;
 Potensi pro terhadap proyek perubahan adalah
tindak lanjut hasil pengawasan yang telah
diberikan merupakan kinerja bidang IPP dan
Perwakilan BPKP Kaltara;
 Potensi kontra proyek perubahan hanya menyita
waktu, tenaga, dan biaya bagi organisasinya;
 Kepentingan bagi auditan adalah dengan
meningkatnya input dan proses yang dilaksanakan
oleh bidang IPP, rekomendasi yang diberikan
semakin berkualitas dan mampu meningkatkan
tata kelola kepemerintahan yang baik di
instansinya;
 Pengaruh Auditan dapat digunakan dengan
memberikan respon dalam pembahasan tindak
lanjut hasil audit.
4. Pranata Komputer :  Pihak yang membangun dokumentasi aplikasi dan
membantu scripting aplikasi;
 Potensi pro terhadap proyek perubahan adalah
terbangunnya aplikasi dan dokumentasi aplikasi
berdasarkan dedikasi tugas pranata komputer.
Kepentingan mereka adalah merupakan kinerja
dalam tupoksi sebagai pegawai fungsional;
 Potensi kontra jika proyek perubahan hanya
menyita tenaga pegawai;
 Berpengaruh dalam proyek ini karena data base
pedoman penugasan akan dipakai oleh PFA;

15
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

 Tertarik dengan proyek ini sebagai bagian kinerja

perorangan selaku pranata komputer
5. Kepala Bagian Tata Usaha :  Pihak yang menyediakan dana yang berasal dari
DIPA Perwakilan dan membantu menyediakan
tenaga serta sarana yang dibutuhkan dalam
pelaksanaan proyek perubahan;
 Potensi pro terhadap proyek perubahan adalah
meningkatkan capaian pengelolaan SDM dan
efisiensi biaya karena meningkatnya kompetensi
SDM;
 Potensi kontra jika proyek perubahan hanya
menyita biaya dan tenaga;
 Ketertarikan adalah karena penyedaiaan biaya
dan tenaga dalam proyek perubahan merupakan
bagian dari tugas pelayanan;
 Pengaruh Bagian TU adalah menyediakan dana
dan tenaga serta sarana prasarana bagi
pelaksanaan proyek perubahan.
6. Pusinfowas  Sebagai unit yang mengelola kebijakan tata kelola
sistem informasi di lingkup BPKP
 Potensi pro terhadap proyek perubahan adalah
meningkatkan jumlah aplikasi yang dapat
dimanfaatkan oleh organisasi;
 Potensi kontra jika proyek perubahan hanya
menyita biaya dan tenaga;
 Ketertarikannya tersedianya aplikasi kertas kerja
akan meningkatkan inovasi sebagai bagian dari
pengembangan sistem informasi;
 Pengaruhnya bagi proyek perubahan adalah
sebagai unit kerja yang berwenang mengatur
penyusunan aplikasi di BPKP.
III. Kuadran III (pengaruh kecil tetapi kepentingan tinggi)
Terhadap kelompok stakeholders kuadran 3 maka project leader akan melakukan diskusi
untuk meyakinkan bahwa proyek perubahan ini sangat bermanfaat bagi BPKP.
7. Rendal Kedeputian (Polhukam :  Sebagai unit perencana dan pengendali
PMK & Perekonomian pengawasan bidang instansi pemerintah pusat;
Kemaritiman)  Potensi pro terhadap proyek perubahan adalah
semakin meningkatnya kualitas hasil pengawasan
dari perwakilan, akan semakin membantu Rendal
dalam merencanakan dan mengawasi
pengawasan yang dilaksanakan;
 Potensi kontra jika proyek perubahan hanya
menyita waktu, tenaga, dan biaya tanpa hasil yang
berarti;
 Kepentingan Rendal adalah meningkatkan
perencanaan dan pengawasan serta rekomendasi
strategis menggunakan hasil pengawasan dari
perwakilan yang berkualitas;
 Pengaruh deputi rendal dapat mengarahkan agar
peningkatan kompetensi auditor yang
menghasilkan laporan hasil assurance dan
konsultansi berkualitas, sehingga dapat digunakan

16
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

dalam proses perumusan kebijakan dan

penyusunan rekomendasi strategis.
8. Unit Kerja BPKP lain  Sebagai unit kerja yang punya kepentingan dan
masalah yang relatif sama dengan Perwakilan
BPKP Provinsi Kalimantan Utara;
 Potensi pro tehadap proyek perubahan adalah
menyelesaikan masalah yang sama yang dihadapi
Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara
dalam peningkatan kualitas hasil pengawasan dan
kinerja unit kerja;
 Potensi kontra terhadap proyek perubahan jika
hanya menambah beban pekerjaan dan tidak
berfungsinya aplikasi yang disediakan;
 Kepentingan Unit Kerja BPKP Lain adalah sama-
sama meningkatkan kualitas hasil pengawasan
dan kinerja unit kerja masing-masing;
 Pengaruh Unit Kerja BPKP lain adalah sebagai
bagian dari usaha BPKP menjadi auditor berkelas
dunia.
IV. Kuadran IV (Pengaruh kecil dan kepentingan rendah)
Terhadap kelompok stakeholders kuadran 4 maka project leader akan melakukan
mensosialisasikan manfaat atau keuntungan dengan diterapkannya aplikasi bimbingan
online.
9. Koordinator Pengawasan dan :  Pihak yang dapat turut serta dalam peningkatan
PFA bidang lain di Perwakilan input (SDM dan alat), serta dapat memanfaatkan
BPKP Provinsi Kalimantan aplikasi kertas kerja yang akan dikembangkan;
Utara  Potensi pro bagi mereka adalah dengan dapat
mengikuti PPM yang diselenggarakan sehingga
meningkatnya kompentensi PFA akan dapat
digunakan dalam pelaksanaan pengawasan yang
menjadi tupoksinya masing-masing. Selain itu juga
dapat menggunakan aplikasi yang akan dibangun
dalam proyek perubahan ini.
 Potensi kontra jika pelaksanaan PPM dan
penyediaan aplikasi hanya buang tenaga dan
waktu, serta tidak bisa dimanfaatkan;
 Kepentingan mereka adalah dengan bersama-
sama ikut terlibat dalam proyek perubahan dapat
meningkatkan kompetensi SDM dan memudahkan
proses pengawasan melalui aplikasi yang
disediakan;
 Pengaruh terhadap proyek perubahan karena
akan memberikan bantuan narasumber sesuai
tema yang akan disampaikan serta memberikan
masukan yang berguna dalam pengembangan
database dan aplikasi.
10. Inspektorat Provinsi :  Pihak yang akan menjadi mitra dalam proses
Kalimantan Utara peningkatan input yaitu partner dalam sharing
session sehingga dapat saling belajar dari
pengalaman masing-masing;
 Potensi pro bagi mereka jikat meningkatkan
kapablitas dan hal-hal baik yang bisa diambil dari

17
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

pengalaman Bidang IPP dalam melakukan

pengawasan intern;
 Potensi kontra jika proyek perubahan hanya
buang-buang waktu dan tenaga tanpa ada hasil
yang bisa dimanfaatkan;

9. IDENTIFIKASI RISIKO DAN MITIGASI

Potensi risiko yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan proyek perubahan yang
berpengaruh besar atas keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan dan
cara melakukan mitigasinya antara lain:

No Risiko Mitigasi

1 PFA Bidang IPP kurang memahami
dan mendukung proyek perubahan
2 Pranata Komputer gagal melakukan
scripting aplikasi
3 Ketiadaan narasumber untuk
memberikan materi yang menjadi
fokus peningkatan kompetensi
- Rapat intern dalam rangka penyamaan
persepsi
- Rapat berkala tentang pentingnya proyek
perubahan terutama bagi kepentingan yang
bersangkutan sendiri
- Menugaskan tim khusus untuk membantu
menyusun logika dan desain aplikasi kertas
kerja
- Pertemuan berkala;
- Lakukan pemantau hasil kerja dan diskusikan
hasilnya;
- Rapat koordinasi dengan Kepala Perwakilan
dan Korwasbid lain

4 Auditor tidak menggunakan aplikasi - Lakukan pendekatan persuatif;

kertas kerja sebagaimana yang - Penyusunan SOP penggunaan aplikasi;
diharapkan - Pemantauan inputing kertas kerja pada saat
proses reviu berjenjang.

5 Proses upload dan setup aplikasi di - Lakukan komunikasi intensif dengan penyedia
internet service provider belum jasa internet (ISP) terutama kesamaan
berhasil arsitektur sebelum menyewa layanan

- Diskusi yang intens dengan pranata komputer

tentang solusi penanganan masalah tersebut

6 Inspektorat Provinsi Kalimantan - Koordinasi dan pendekatan intensif dengan

Utara tidak mendukung sharing pihak Inspektorat Provinsi Kalimantan Utara
session baik sebelum, selama, dan setelah
pelaksanaan proyek perubahan.

18
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

10. KRITERIA KEBERHASILAN

Kriteria keberhasilan proyek perubahan ini adalah:
a. Jangka Pendek
Tujuan jangka pendek yaitu sampai berakhirnya fase laboratorium proyek
perubahan pada Bulan Desember 2019 adalah:
1) Terpenuhinya kebutuhan auditor bidang IPP yang menguasai berbagai
kompetensi;
2) Terbangunnya aplikasi kertas kerja;
3) Tersedianya SOP Pengumpulan database pengawasan;
4) Tersedianya SOP Internal Quality Assurance.
b. Jangka Menengah
Tujuan jangka menengah yaitu enam bulan adalah:
1) Tersedianya database pengawasan yang dapat diakses di internal
perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara;
2) Terselenggaranya Internal Quality Assurance melalui FGD Pra dan
Pasca Pengawasan;
3) Terselenggaranya sharing session bersama Inspektorat Provinsi
Kalimantan Utara;
4) Meningkatnya capaian kelengkapan kertas kerja pengawasan menjadi
100%;
5) Berkurangnya kesalahan berulang dalam penyusunan laporan hasil
pengawasan;
c. Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang yaitu satu sampai dengan dua tahun adalah
meningkatnya capaian persentase tindak lanjut hasil pengawasan menjadi
80%;

11. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN

Hal-hal yang mendukung keberhasilan proyek perubahan adalah:
a. Kepala Perwakilan Provinsi Kalimantan Utara selaku mentor proyek
perubahan memberikan dukungan penuh;
b. Tim kerja memiliki komitmen dan motivasi yang tinggi;
c. Inspektorat Provinsi Kalimantan Utara yang menjadi partner dalam sharing
session;
d. Dana yang disedikan oleh Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara.

19
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

12. TATA KELOLA PROYEK

Tata kelola proyek perubahan digambarkan sebagai berikut:

Kepala
Perwakilan
Project Sponsor

Korwasbid
IPP
Project Leader

Tim Peningkatan Tim Pengembangan Tim Administrasi,

Tim Internal QA dan
Kapabilitas SDM Teknologi Dokumentasi dan
Penanganan TL
Informasi Kehumasan
diketuai Dalnis diketuai KT 1 diketuai KT 2 diketuai KT 3

Uraian tugas masing-masing tim dapat diuraikan sebagai berikut:

Jabatan Uraian Tugas
1. Mentor dan Project Menyetujui, mengarahkan, dan memberikan dukungan
Sponsor adalah Kepala atas pelaksanaan proyek perubahan.
Perwakilan
2. Project Leader adalah  Memimpin proyek perubahan.
Koordinator  Mengarahkan tim kerja dalam proses pelaksanaan
Pengawasan Bidang IPP proyek perubahan.
 Melakukan koordinasi dengan stakeholders
3. Tim Kerja a. Tim Peningkatan Kapabilitas SDM (diketuai oleh
Dalnis):
 Melakukan koordinasi dengan Kasubag
Kepegawaian dan Korwasbid yang lain
 Menyusun jadwal PPM tematik
 Menyusun anggaran kegiatan
 Menyusun dan berkoordinasi dengan
narasumber PPM Tematik
 Menyiapkan administrasi PPM tematik (nota
dinas, daftar hadir, dll)
 Monitoring dan evaluasi pelaksanaan PPM
tematik
 Menyiapkan dan melaksanakan sharing session
termasuk koordinasi yang diperlukan dengan
pihak terkait
b. Tim Pengembangan Teknologi dan Informasi
 Menyiapkan SOP penyusunan database
pengawasan
 Menyiapkan database pengawasan termasuk
profil auditan

20
Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019

Jabatan Uraian Tugas

 Menyusun desain aplikasi
 Merancang struktur database, menyusun
spesifikasi kebutuhan pengguna (SRS) aplikasi;
 Membantu scripting aplikasi;
 Menyusun panduan pengguna dan manual
aplikasi;
 Membantu uploading data ke ISP dan server.
c. Tim Internal Quality Assurance dan Penangangan
Tindak Lanjut
 Menyiapkan SOP Internal Quality Assurance
 Mensosialisasikan SOP Internal Quality
Assurance
 Melaksanakan Internal Quality Assurance
 Menyiapkan data TPB update per auditan
 Membuat dan mengirim surat peringatan kepada
auditan yang masih memiliki temuan hasil audit
yang belum ditindaklanjuti baik melalui surat
biasa dan email yang telah didapatkan dari profil
auditan
d. Tim Administrasi, Dokumentasi dan Kehumasan
 Mengumpulkan dokumentasi kegiatan mobilisasi
dukungan dan bukti dukungan
 Merancang undangan dan mengarsipkan
presensi dan notulen rapat tim kerja.
 Menyiapkan dan mengarsipkan dokumentasi
kegiatan

13. ANGGARAN
Anggaran yang digunakan untuk implementasi proyek perubahan sebagai
berikut:
No Uraian Jumlah (Rp)

1 Sewa Internet Service Provider 2.000.000,00

2 Rapat Tim Kerja 1.000.000,00

3 Sosialisasi/PPM/Bimbingan Aplikasi 3.000.000,00

4 Konsultasi ke Pusinfowas dan Rendal Kedeputian 15.000.000,00

TOTAL 21.000.000,00

Biaya tersebut akan menggunakan anggaran yang tersedia dalam DIPA

Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara Tahun 2019 dan dana mandiri.

21