PEDOMAN DISKUSI KELOMPOK

Analisa Situasi
Persiapan Desentralisasi Pengelolaan ARV
di tingkat Kabupaten/Kota

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia

Program Nasional Pengendalian HIV-AIDS

Subdirektorat HIV/AIDS dan PIMS

Direktorat Pengendalian Penyakit Menular Langsung
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia

2019
1
 Materi diskusi kelompok ( waktu maksimal : 3 jam)

no Pertanyaan /instruksi Catatan selama diskusi

A ORGANISASI
1. Bentuk organisasi unit pengelolaan obat di Dinas Bentuk Organisasi Pengelolaan Obat di Kab
Kesehatan Kab: : Instalasi Farmasi dibawah Dinkes (blm UPT)
a. UPT Komponen :
b. Instalasi farmasi di bawah Dinkes a. Kepala Bidang SDK selaku Penanggungjwab
Komponen-komponen organisasi: b. Ka Seksi Farmasi sebagai Koordinator
a. Pimpinan, penanggung jawab, koordinator c. Ada Penanggungjwab Obat Program untuk stiap
b. Sub unit pelaksana distribusi & penyimpanan pencatatan dan pelaporan
c. Sub unit pelaksana pencatatan, pelaporan dan
evaluasi
d. Sub unit penyedia informasi obat, training &
monitoring penggunaan obat
e. Sub unit pelaksana administrasi umum

2. Koordinasi antar program ATM/PJ program HIV/AIDS

dan farmasi/ pengelolaan obat
a. Koordinasi dapat meliputi kegiatan perencanaan,
distribusi, pelaporan, monev
b. Cara koordinasi, misalnya forum pertemuan
untuk komunikasi dan koordinasi,
-formal/informal- antar program terkait
pengelolaan obat
c. Apakah IFK juga melayani RS (OAT, ARV)
a. Koordinasi belum berjalan maksimal untuk
perencanaan dan pelaporan
b. Koordinasi secara formal dan informal
c. IFK hanya melayani OAT , utk ARV langsung ke
layanan CST

3. Pembagian tugas/TUPOKSI
a. Ketersediaan tupoksi/SOP tertulis a. SOP tersedia
b. Kepatuhan terhadap tupoksi b. Kurang patuh
c. Mekanisme memastikan tupoksi dijalankan c. Harus ada evaluasi dan pengawasan

Kekuatan : Untuk pendistribusian dan penyimpanan Obat sdh bagus

Kelemahan : Pengelolaan Obat di Kab belum berbentuk UPT sehingga masih belom terkoordinasi dengan maksimal

Ringkasan

2
B PENDANAAN
4. Dana pengadaan obat program
a. Ada : sumber, proporsi/besaran dalam
rupiah, cara menghitung kebutuhan Dana Pengadaan Obat Program Ada , Sumber APBD,
b. Tidak ada: minta penjelasan ABPN/DAK
Dana pengadaan obat PKD
a. Ada : sumber, proporsi/besaran dalam
rupiah, cara menghitung kebutuhan
b. Tidak ada : minta penjelasan

5. Dana operasional pengelolaan obat

a. Ada: untuk obat apa,dari mana asal sumber
dana tsb, proporsi/besaran dalam rupiah? Dana Operasional Obata da, Sumber dana APBD
b. Tidak: minta penjelasan
Dana untuk distribusi untuk obat ( ARV) Dana Untuk Distribusi obat ARV tidak ada, karena IFK
a. Ada: untuk obat apa,dari mana asal sumber belum melayani pengelolaan obat ARV
dana tsb, proporsi/besaran dalam rupiah?
b. Tidak: minta penjelasan, bagaimana obat
dapat terdistribusi

6. Dasar penetapan biaya operasional pengelolaan dan

distribusi obat per tahun
Ada :
a. Berdasarkan % nilai pengadaan
b. Berdasarkan jumlah puskesmas/RS
c. Lain-lain, sebutkan : …………..
Bagaimana alokasinya untuk :
a. Pelaksanaan distribusi & penyimpanan, ………%
b. Pelaksanaan pencatatan, pelaporan dan evaluasi,
………%
c. Penyedia informasi obat, training & monitoring
penggunaan obat, ………%
d. Pelaksanaan administrasi umum, ……..%

Tidak : minta penjelasan

Kekuatan :

Kelemahan :

Ringkasan

3
C MANAJEMEN INFORMASI
7. Sistem pelaporan pengelolaan obat
a. Bentuk eletronik atau manual, minta Note : Pengelolaan Obat difarmasi Masih manual
penjelasan untuk sistem yang ada, e-logistic
(Farmasi)
b. Laporan program yang berkaitan dengan
pengelolaan dan penggunaan SIHA
8. Mekanisme pelaporan a. Setiap bulan
a. Frekuensi pengiriman LBPHA dari Fasyankes ke b. Sebagian fasyankes mengirim Via email dan juga
kabupaten ada yang menyerahkan hardcopy secara langsung
b. Cara pengiriman LBPHA dari puskesmas ke c. Maksimal setiap tanggal 5 /bulan
kab/kota: dibawa kurir, pos, diambil supervisor, d. Laporan SIHA
dititipkan seseorang, dengan email
c. Tenggat waktu pengiriman LBPHA
d. Pelaporan secara elektronik (SIHA) , e – logistic
atau manual.

9. Informasi apa saja yang dapat diolah dari LBPHA –

SIHA lembar 2.
1. Jenis dan jumlah obat tersedia
1. Jenis dan jumlah obat tersedia
2. Jenis dan jumlah obat kadaluarsa
2. Jenis dan jumlah obat kadaluarsa
3. Jumlah Pemakaian ARV
3. Jumlah Pemakaian ARV
4. Kebutuhan dan Permintaan ARV
4. Kebutuhan dan Permintaan ARV
5. Rejimen/pasien pemakaian ARV
5. Rejimen/pasien pemakaian ARV
6. Jumlah pasien yang sudah memenuhi syarat
tapi belum minum ARV untuk
memperkirakan jumlah pasien baru dan
memperkirakan kebutuhan obatnya.

10. Pemanfaatan LBPHA a. Untuk perencanaan kebutuhan obat

a. Untuk perencanaan kebutuhan obat b. Untuk supervisi dan follow up ART
b. Untuk supervisi c. Untuk mengetahui posisi stok
c. Untuk mengetahui posisi stok
Lain-lain, sebutkan :

11. Upaya sinkronisasi data obat dengan program ATM

(e-logistic, LBPHA, SIHA)
-apakah ada stock opname bersama

12. Fasilitas yang tersedia untuk manajemen informasi a. KOmputer dan Laptop
a. Komputer/laptop
b. Jaringan internet
b. Jaringan internet
c. Software

13. Adakah petugas khusus yang mengoperasikan sistem Belum ada

elektronik informasi obat ?
Kualifikasi petugas?

14. Bagaimana feedback hasil evaluasi Desentralisasi

Propinsi.
4
 Kekuatan

Kelemahan

Ringkasan

D. SUMBER DAYA MANUSIA-dan Pengembangan kapasitas

15. Jumlah dan latar belakang pendidikan SDM a. SMA/ SMF/ Diploma ;
pengelola obat program dan PKD yang ada b. Sarjana Farmasi :
sekarang? c. Apoteker :
a. SMA /SMF/Diploma : ……………orang d. Dokter : Tidak ada
b. Sarjana Farmasi : …………….orang e. SKM : 1 orang
c. Apoteker : …………..orang f. Pj Program ATM/HIV AIDS : 1 org
d. Dokter :................orang g. TKS :
e. SKM : ..........orang
f. PJ program ATM/HIV-AIDS : .... orang
g. Lain-lain, sebutkan : ……………orang
Jumlah ini memadai atau tidak memadai, tanyakan
alasannya
Catatan :
Jika IFK berbentuk UPT pertanyaan diatas hanya
untuk SDM di UPT
Jika belum UPT diisi untuk SDM di Dinkes Kab/Kota
(Seksi Farmasi)
16. Mengikuti sosialisasi/ pelatihan/magang/ workshop
pengelolaan obat dan program
Ada: Sebutkan

Tidak : minta penjelasan

17. Pelatihan/Workshop/sosialisasi pengelolaan obat

program/PKD
a. Petugas pengelola obat program/farmasi
mengikuti pelatihan/ Workshop/ sosialisasi
pengelolaan obat
b. Oleh siapa dan dimana
18. Tindak lanjut setelah mengikuti
pelatihan/Workshop/sosialisasi :
a. melaporkan kepada atasan
b. memfasilitasi penyebarluasan /sosialisasi materi
training di internal
c. menerapkan materi training,
d. evaluasi penerapan training

5
 e. dampak positif hasil training

Kekuatan

Kelemahan

Ringkasan

E. SELEKSI/PERENCANAAN OBAT
19. Obat yang direncanakan (ARV) Karena Obat ARV permintaan nya ke Propinsi dan langsung
a. Kebutuhan ARV kabupaten kota secara ke Fasyankes jadi belum pernah membuat Penyusunan
menyeluruh Kebutuhan untuk Obat ARV di Diskes
b. Seberapa jauh keterlibatan penanggung jawab
program dan farmasi dalam perencanaan
(penyusunan kebutuhan)

20. Proses perencanaan penyusunan kebutuhan obat:

a. Data dan dokumen pendukung yang tersedia
valid,validitas data
b. Metode yang digunakan: Morbiditas
Konsumsi, Gabungan kedua metoda tersebut
c. Memperhitungkan sisa stok, stock level, obat
hilang dan penyesuaian stock, lead time, stok
expired
d. Kebutuhan rumah sakit
e. Penjadwalan perencanaan obat secara berkala
f. Forecasting – quantifiying, persentase buffer
Stock perhitungan pengalaman ketersediaan
obat dalam 3 th terakhir
g. Mempertimbangkan target pasien program
HIV/AIDS dan PIMS
Kekuatan

Kelemahan : Obat ARV langsung dari Provinsi ke Fasyankes jadi Diskes Kabupaten tidak terlibat langsung untuk
penyusunan kebutuhan Obat

Ringkasan

F PENYIMPANAN (akan di cross check dg observasi

sarana)
21. Penerimaan barang Ada SBBK yang ditandatangi dan dikembalikan ke Dinas
a. Berita acara penerimaan barang. Kesehatan Provinsi
b. Cek mutu dan quantity.
c. SBBK ditandatangani dan dikembalikan ke
6
 pengirim.

22. Penerapan prinsip penyimpanan obat yang baik

a. FIFO
b. FEFO
c. Alfabetis

23. Instalasi/gudang penyimpanan obat

- Ukuran
- Daya tampung jika barang datang
- Dibersihkan secara berkala, frekuensi
- Ruangan dengan ventilasi yang memadai,
berfungsi
- keamanan luar/dalam, security
- Tersedia ruangan khusus untuk ARV
- Pest control (pengendalian hama, rayap, dll)
- P3K
- Penanggung jawab kunci IF
- Suhu yang memadai (tersedia alat pengukur
ruangan dan monitoring form)

24. Ketersediaan pedoman dan SOP/instruksi kerja

penyimpanan obat ?

25. Invetory control/ kendali inventaris

a. Cara pencatatan keluar/masuk obat secara
manual,atau elektronik
b. Stock out, over stock, dead stock
c. Obat hilang, expired, penyesuaian stock
d. Mekanisme pelaporan
e. Kartu stok: informasi dalam kartu stok, pengisian
in time.
f. Stok opname : Berapa bulan sekali dilakukan, jika
terjadi selisih bagaimana dll.

26. Penanganan obat rusak atau kadaluarsa

a. Ketersediaan pedoman
b. Cara memperlakukan obat rusak, expired, letak
penyimpanan, pencatatan, perhitungan stock
c. Pernah/tidak pernah melakukan pemusnahan
d. Proses pemusnahan obat rusak

Kekuatan

Kelemahan

Ringkasan

7
G. PROSES DISTRIBUSI
27. Mekanisme distribusi obat secara rutin
a. Ketersediaan pedoman, SOP
b. Distribusi dari kabupaten/kota – puskesmas ,
fasyankes
c. Sistem distribusi : pull, push
d. Bagaimana pembiayaan distribusi

28 Perencanaan distribusi ARV Tidak ada, Karena obat ARV dari Diskes Provinsi langsung ke
a. Target Program Fasyankes
b. Sisa stock
c. Permintaan dari Fasyankes
d. Berdasarkan periode waktu tertentu
e. Frekuensi distribusi
f. Lain-lain

29 Cara/moda/biaya distribusi obat dari IFK ke Tidak ada, Karena obat ARV dari Diskes Provinsi langsung ke
Fasyankes Fasyankes
a. Dikirim oleh IFK ke Puskesmas
b. Diambil oleh Puskesmas ke IFK
c. Kendaraan operasional, milik puskesmas, IFK,
program
d. Besaran biaya per pengiriman ke puskesmas/RS

30 Siapa yang memberikan persetujuan pengeluaran Tidak ada, Karena obat ARV dari Diskes Provinsi langsung
obat? ke Fasyankes
a. Penanggung jawab program
b. Ka Sie Farmasi
c. Kepala IFK
Lain-lain, sebutkan : …………..

Kekuatan

Kelemahan

Ringkasan Obat ARV dari Diskes Provinsi langsung ke Fasyankes

H. SUPERVISI DAN PEMBINAAN

31 kabupaten/kota melakukan supervisi/pembinaan ke a. pelaksanaan Supervisi tidak bersama2, IFK saja dan
puskesmas juga Program saja
a. Pelaksanaan : oleh program bersama-sama b. Stiap Semester
farmasi, IFK saja, program saja c. Juli 2019
b. Frekuensi supervisi/tahun
c. Kapan terakhir

32 Supervisi dilaksanakan sesuai dengan pedoman Komponen yang disupervisi

8
pengelolaan obat a. ketersediaan obat
1. Komponen yang disupervisi b. administrasi pencatatan, pelaporan
a. ketersediaan obat c. penyimpanan
b. administrasi pencatatan, pelaporan d. pendistribusian
c. penyimpanan e. penggunaan
d. pendistribusian f. obat kadaluarsa
e. penggunaan
f. obat kadaluarsa
Lain-lain, sebutkan ..................

2. Penilaian diperbandingkan
3. Catatan untuk feed back
4. Mekanisme feed back kepada puskesmas

Kekuatan
Ada Dana Supervisi di IFK maupun di Program HIV/AIDS
Kelemahan untuk supervise berjalan masing2

Ringkasan