Pedoman Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen

Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) mengacu ke Prosedur Kerja Tinjauan

Manajemen (PK-MR-04). Pedoman berikut hanya sebagai tambahan saja.

Yang perlu diperhatikan dalam RTM adalah sbb.

1. MR atau Project Leader menentukan agenda Rapat dan waktu-waktunya.
2. Undang semua bagian untuk hadir, buat Undangan, termasuk Top Management (Direktur,
dipastikan HARUS hadir).
3. Masing-masing menyiapkan materi yang akan disajikan sesuai dengan agendanya untuk
dibahas saat pelaksanaan RTM.
4. MR dibantu Document Controller merangkum materi yang dikumpulkan oleh masing-
masing sektor.
5. Pelaksanaan RTM sesuai jadwal dan mencatat hasilnya di Formulir Notulen Rapat.

Agenda rapat tinjauan manajemen adalah sbb.:

Agenda
Status tindak lanjut tinjauan MR/Project
manajemen sebelumnya
Perubahan isu eksternal dan
internal yang Relevan
dengan sistem manajemen
mutu.
Kepuasan pelanggan dan
masukan dari pihak
berkepentingan yang
relevan.
Sejauh mana sasaran mutu
telah dipenuhi.
Yang Bahan dan Tindak Lanjut
Menyampaikan
Notulen rapat yang lalu, kemudian
Leader hanya dibahas tiap poin dan tindakan yang
dilakukan untuk sudah dilakukan serta statusnya
Tinjauan bagaimana. Apabila ada poin yang belum
Manajemen ke-2 terselesaikan maka diinvestigasi dan
dst. ditentukan kelanjutannya. Minta Top
Management untuk memutuskan.
Top Analisa SWOT apakah ada perubahan.
Management Kalau ada perubahan maka ditetapkan
(Direktur, GM untuk revisi SWOT.
atau MD) Apabila SWOT direvisi, maka identifikasi
risiko dan kesempatan yang terkait juga
dipastikan perubahannya.
Marketing Buat presentasi hasil survei kepuasan
pelanggan. Berapa indeks pencapaian.
Keluhan apa yang ada. Rencana
perbaikan.
Top Management komentar dan ambil
keputusan untuk langkah selanjutnya.
Masing-masing Buat presentasi hasil pencapaian sasaran
bagian mutu dari semester yang berlangsung.
Gunakan power point dan grafik.
Sampaikan pencapaiannya, apabila
tercapai lalu apa rencana ke depan.
Apabila tidak tercapai apa yang sudah
dilakukan untuk memperbaiki dan
rencana ke depan.

Kinerja proses dan
kesesuaian produk dan jasa.
Ketidaksesuaian dan
tindakan korektif
Pemantauan dan
pengukuran hasil
Hasil Audit
Kinerja penyedia eksternal
(supplier)
Kecukupan sumber daya
untuk pelaksanaan Sistem
Manajemen Mutu
Keefektifan tindakan yang
diambil untuk risiko dan
peluang.
Top Management mengambil keputusan.
MR/Project Melaporkan kinerja departemennya.
Leader Boleh dijadikan satu dengan pembahasan
Kepala Bagian Sasaran Mutu.
MR atau Project Formulir Pemantauan FTK, bagaimana
Leader status FTK yang sudah diterbitkan,
apakah sudah closed atau ada yang
masih open. Bagaimana kelanjutannya.
Top Mangement mengambil keputusan.
MR/Project Manager/Kepala melaporkan hasil
Leader pemantauan dan pengukuran di
Kepala Bagian departemennya.
Koordinator Membuat rangkuman temuan dan
Audit melaporkan kinerja departemen
berdasarkan hasil audit.
Kendala pelaksanaan audit.
Rencana ke depannya.
Top Management mengambil keputusan.
Purchasing Membuat rangkuman hasil evaluasi
supplier.
Menyampaikan rekomendasi mengenai
supplier yang dipakai.
Top Management mengambil keputusan.
HRD Menyampaikan kondisi SDM yang ada.
Kompetensinya.
Rencana pelatihan untuk meningkatkan
kompetensi.
Top Management mengambil keputusan.
Masing-masing Masing-masing bagian sambil mereview
bagian hasil yang terjadi dalam pembahasan di
atas, kemudian menganalisa table resiko-
nya apakah ada yang perlu ditambahkan
atau diubah. Disampaikan saat itu juga
pada saat rapat.
Top Management mengarahkan dan
mengambil keputusan.
Misalnya:
Ketika ada masalah di lapangan, maka
dilihat apakah masalah tersebut sudah
tercakup di dalam identifikasi risiko atau
belum. Kalau belum maka dicantumkan
dan dikendalikan.
Apabila sudah maka dilihat tindakan
pengendalian apakah efektif.
 Peluang untuk peningkatan. Top Management memberikan arahan, ke
depan perusahaan masih bisa melakukan
apa lagi. Dan memberikan pembagian
tugas ke bagian masing-masing yang
relevan dengan peningkatan yang akan
dilakukan.

Untuk persiapan materi yang akan dibahas sesuai agenda di atas, maka masing-masing
penanggung jawab bagian mengumpulkan materi sebagai berikut.
Misalnya:
1. Koordinator Audit Internal membuat rangkuman dari temuan, kesimpulan audit, lalu poin-
poin penting yang perlu disampaikan ke Direktur (misalnya hasil audit yang terkait
operasional, jangan sampaikan temuan-temuan yang bersifat dokumentasi, di mana MR
sudah bisa memutuskan).
2. Marketing membuat makalah yang berisi hasil rangkuman keluhan pelanggan dan hasil
survey kepuasan pelanggan. Sampaikan poin-poin penting yang perlu ditindaklanjuti oleh
Direktur untuk mengambil keputusan.
3. Masing-masing bagian bagian membuat laporan pencapaian Sasaran Mutu. Sampaikan
pencapaian secara ringkas, lalu action plannya, dan sampaikan ke Direktur tindakan-
tindakan yang memerlukan keputusan Direktur, supaya sasaran mutu bisa dicapai.
4. Pembelian membuat makalah yang berisi tentang kinerja supplier/subkontraktor.
5. MR membuat rangkuman jumlah FTK yang timbul dan statusnya.

Semua materi ini dikumpulkan jadi satu dan dijadikan makalah (Dijilid jadi satu atau diklip).
Kalau soft copy maka dijadikan satu dalam file PDF.

Notulen dicatat di formulir notulen rapat. Di dalam penulisannya, pastikan ada poin-poin
agenda yang tampak.