SISTEM PENGARSIPAN NOTA PADA PERUSAHAAN

CV GRAHA INDAH

LAPORAN PRAKTIK LAPANGAN

Disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan mata kuliah Praktik
Lapangan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Islam Nahdlatul Ulama
Jepara

Disusun oleh:
Nama : Aldina Khoirul Fitroh
NIM : 171120002032
Program Studi : Akuntansi

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNISNU JEPARA
2019/2020
IDENTITAS PESERTA PRAKTIK LAPANGAN
Data Personal
Nama : Aldina Khoirul Fitroh
NIM : 171120002032
Jumlah SKS yang telah lulus : 112 SKS
Tahun Akademik : 2019 / 2020
Data Institusi Praktik Lapangan
Nama Institusi : CV. Graha Indah
Unit Kerja : Badan Usaha dengan produk Furniture dari kayu
Alamat : JL. Raya Jepara- Bangsri KM.3 Desa Kuwasen
Rt. 08 Rw.02, Kec. Jepara, Kab. Jepara, Jawa
Tengah.
Bidang Konsentrasi Praktik Lapangan dan Pembimbing
Bidang Konsentrasi : Akuntansi Keuangan
Dosen Pembimbing : Fatchur Rohman, SE. M.Pd. M.Si., CADE.,
CAAT.
Pembimbing Lapangan : Nurul Isfaizah
Jepara, 13 Maret 2020
Peserta Praktik Lapangan

Aldina Khoirul Fitroh

NIM : 171120002032
Mengetahui,
Dosen Pembimbing Pembimbing Lapangan

Fatchur Rohman, SE. M.Pd. M.Si., CADE., CAAT. Nurul Isfaizah

NIY. 1 841015 13 100

HALAMAN PENGESAHAN

2
Laporan pelaksanaan Praktik Lapangan Fakultas Ekonimi dan Bisnis Universitas
Islam Nahdlatul Ulama Jepara Tahun Akademik 2019 / 2020 dengan judul Sistem
Pengarsipan Nota Perusahaan CV Graha Indah yang disusun oleh :

Nama Mahasiswa : Aldina Khoirul Fitroh

NIM : 171120002032
Program Studi : Akuntansi Keuangan

TELAH DISAHKAN
Pada hari Senin tanggal 16 Maret 2020

Ketua Program Studi Akuntansi

FEB Unisnu Jepara Dosen Pembimbing

H. Muhammad Ridho, S.E., M.Si. Fatchur Rohman, SE. M.Pd. M.Si., CADE., CAAT.
NIY. 1 800902 10 068 NIY. 1 841015 13 100

3
 SURAT KETERANGAN
Nomor: ………………..

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Rubiana Rozaq
Jabatan : Direktur
Perusahaan : Badan Usaha dengan produk Furniture dari kayu
Alamat :
Menerangkan bahwa mahasiswa berikut :
Nama Mahasiswa : Aldina Khoirul Fitroh
NIM : 171120002032
Program Studi : Akuntansi
Telah melaksanakan Praktik Lapangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Islam Nahdlatul Ulama Jepara Tahun Akademik 2019 / 2020 di perusahaan kami
sejak tanggal 20 Januari 2020 s.d. 29 Februari 2020.

Jepara, 13 Maret 2020

Pimpinan Perusahaan

Rubiana Rozaq

4
 BERITA ACARA SERAH TERIMA
LAPORAN PRAKTIK LAPANGAN FEB UNISNU JEPARA
TAHUN AKADEMIK 2019 / 2020

Pada hari ini Senin tanggal 16 bulan Maret tahun 2020 telah diserahkan 1 (satu)
bundle laporan kegiatan Praktik Lapangan FEB Unisnu Jepara.
Nama Mahasiswa : Aldina Khoirul Fitroh
NIM : 171120002032
Program Studi : Akuntansi
Kepada :
Nama : Rubiana Rozaq
Jabatan : Direktur
Perusahaan : CV. Graha Indah
Sebagai bentuk laporan kegiatan Praktik Lapangan FEB Unisnu
Jepara Tahun akademik 2019 / 2020.

Yang menerima, Yang Menyerahkan

Pimpinan Perusahaan Peserta,

Rubiana Rozaq Aldina Khoirul Fitroh

NIM. 171120002032

5
 KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim,
Assalammu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Alhamdulillahirobbil’alamin, untaian kalimat puji syukur penulis
panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-
Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan praktik lapangan (PL) ini
dengan baik.
Penulis sangat menyadari, bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna,
oleh karena keterbatasan ilmu pengetahuan, waktu, tenaga serta literature bacaan.
Dengan kerendahan hati penulis mengharapkan kritik, saran yang bersifat
membangun dari pembaca demi kesempurnaan laporan ini.
Dalam menyusun laporan ini, penulis tidak akan mampu
menyelesaikannya tanpa bantuan, bimbingan, dukungan semangat dan motivasi
dari berbagai pihak. Bantuan mereka terlalu sulit untuk dilupakan begitu saja.
Untuk itu dalam kesempatan ini saya ingin menyampaikan rasa terimakasih
kepada:
1. H. Much Imron, S.E., M.M. , selaku dekan Fakultas Ekonomi dan
Bisnis
2. H. Muhammad Ridho, S.E., M.Si., selaku Ketua Program Studi
Manajemen FEB Unisnu Jepara
3. Fatchur Rohman,SE.M.Pd.M.Si.,CADE.,CAAT. selaku dosen
pembimbing praktik lapangan
4. Rubiana Rozaq, selaku Direktur CV Graha Indah
5. Nurul Isfaizah, selaku Assistant Accounting, Tax, & Finance
6. Kiki Aprilia Sari, selaku Assistant Accounting, Tax, & Finance

6
 Untuk budi baik mereka semua diucapkan terimakasih banyak dan jaza
kumullah akhsanal jaza (semoga Allah SWT. membalas dengan imbalan yang
berlebih).
Demikianlah yang dapat penulis sampaikan. Semoga hasil karya ini dapat
memberikan manfaat bagi pembaca.
Wassalammu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Jepara,13 Maret 2020

Penulis,

Aldina Khoirul Fitroh

NIM. 171120002032

7
 DAFTAR ISI
SISTEM PENGARSIPAN NOTA PADA PERUSAHAAN....................................i
CV GRAHA INDAH................................................................................................i
IDENTITAS PESERTA PRAKTIK LAPANGAN.................................................ii
HALAMAN PENGESAHAN................................................................................iii
SURAT KETERANGAN.......................................................................................iv
KATA PENGANTAR............................................................................................vi
DAFTAR ISI........................................................................................................viii
DAFTAR TABEL....................................................................................................x
DAFTAR GAMBAR..............................................................................................xi
DAFTAR LAMPIRAN..........................................................................................xii
BAB I.......................................................................................................................ii
PENDAHULUAN...................................................................................................ii
1.1 Latar Belakang..........................................................................................ii
1.2. Tujuan.......................................................................................................iv
1.3. Manfaat.....................................................................................................iv
BAB II......................................................................................................................v
PEMBAHASAN......................................................................................................v
2.1 Sejarah CV. Graha Indah...........................................................................v
2.2. Struktur Organisasi....................................................................................ii
2.3. Uraian Pekerjaan.......................................................................................ii
2.4. Visi dan Misi.................................................................................................x
HASIL KEGIATAN...............................................................................................xi
3.1. Hasil Pelaksanaan Praktik Lapangan.......................................................xi
3.2. Kendala Yang Dihadapi.........................................................................xiv
3.3. Solusi......................................................................................................xiv
BAB IV..................................................................................................................xv
PENUTUP..............................................................................................................xv
4.1 Kesimpulan..............................................................................................xv
4.2 Saran.......................................................................................................xvi

8
9
DAFTAR TABEL

10
DAFTAR GAMBAR

11
DAFTAR LAMPIRAN

12
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-
Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah/Swasta/Perorangan dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan.
Pengelolaan arsip adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka penataan
arsip yang meliputi pemberkasan, penyimpanan, penemuan kembali,
peminjaman/penggunaan, layanan dan pengamanan. Sedangkan kearsipan
adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan
warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat
ditemukan. Apabila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus
dimusnahkan.
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan
kebijaksanaan dan tujuan yang memberikan pengawasan pada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan. (Himpunan KBBI, 2003 :
534). Menurut W. J. S. Poerwadarminta (2002 : 469) Pengelolaan juga biasa
diartikan penyelenggaraan suatu kegiatan. Pengelolaan bisa diartikan
manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota
organisasi dan penggunaan sumber daya – sumber daya organisasi lainnya
agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. (T. Hani Handoko,
1997 : 8). Berdasarkan pendapat tersebut, maka dapat disimpulkan
pengelolaan arsip yaitu suatu proses atau kegiatan dalam suatu organisasi
dalam pencapaian tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada,
dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, peminjaman,
penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahan arsip.
 Pengelolaan kearsipan pada dasarnya merupakan salah satu kegiatan
yang ditujukan untuk mengelola segala dokumen-dokumen yang ada dalam
suatu organisasi atau instansi yang dapat digunakan sebagai penunjang
aktivitas organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya. Terkait dengan
pengelolaan kearsipan di Indonesia diatur dalam Undang-undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa
yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan
arsip.
Berdasarkan Pasal 3 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 antara lain
dirumuskan bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah:
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional
b. Menjamin ketersediaan arsip autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
sah
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan perundang- undangan
d. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem
yang komprehensif dan terpadu
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri
bangsa dan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan

iii
 pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Dari uraian di atas, maka dapat diketahui arti pengtingnya kearsipan
yaitu mempunyai jangkauan yang amat luas. Di mana kearsipan mempunyai
peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga negara
dan swasta. Dalam proses penyajian imformasi agar pimpinan dapat
membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem
dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Arsip dapat dikatakan
suatu sistem dimana satu sama yang lain saling berkaitan dalam satu ikatan
yang utuh, karena arsip dapat menunjang suatu program kegiatan organisasi,
baik dari segi perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian tugas
organisasi yang bersangkutan.
Dalam laporan ini saya akan membahas tata cara pengarsipan nota-
nota pada perusahaan CV Graha Indah. Sedikit gambaran untuk sistem
pengarsipan nota-nota pada perusahaan tersebut yaitu sebelum di arsip, nota-
nota dikumpulkan dan disortir kemudian diinput kedalam komputer terlebih
dahulu. Selanjutnya nota diarsipkan.

1.2. Tujuan
Tujuan dari penyusunan laporan ini yaitu untuk mengetahui dan
memahami tentang sistem pengelolaan kearsipan di perusahaan CV. Graha
Indah

1.3. Manfaat
Berdasarkan tujuan dari laporan ini penulis juga mendapat manfaat
yaitu dapat menambah wawasan konseptual dan landasan teoritis tentang
sistem pengelolaan kearsipan.

1.3.

iv
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Sejarah CV. Graha Indah

CV. Graha Indah berdiri tahun 2002 tepatnya pada tanggal 21
September oleh Ibu Rubiana Rozaq. Bergerak di bidang mebel produk
interior dengan bahan kayu jati, mahoni, rotan, bambu, dan floring . Untuk lo
kasi ada tiga tempat pembuatan barang furniture di CV Graha Indah, yaitu
lokasi pertama beralamat di Ds. Bulungan - Jepara - Jateng Telp/Fax +62
(0)291 4296921. Lokasi ini menjadi lokasi utama atau bisa dikatakan lokasi
pusat dalam proses produksi pembuatan barang. Mulai dari pengampelasan
sampai tahap packing. Sebagian besar administrasi perusahaan juga
dilakukan di tempat tersebut. Lokasi kedua yaitu berada di Desa Lebak Rt
04/06, Jepara, Jawa Tengah yang berguna untuk penempatan bahan mentah
mengingat perusahaan tidak membuat produk mentah sendiri akan tetapi
membeli dari supplier. Tempat tersebut juga digunakan sebagai pengecekan
barang dan pembenahan barang jika ada barang yang kurang sempurna.
Lokasi ketiga yaitu showroom yang berada di JL. Raya Jepara- Bangsri
KM.3 Desa Kuwasen Rt. 08 Rw.02, Kec. Jepara, Kab. Jepara, Jawa Tengah.
Showroom dijadikan tempat untuk memamerkan barang jadi. Barang-barang
di showroom disebut sample. Jika ada Buyer (Pembeli) atau tamu yang ingin
berkunjung, maka akan di arahkan ke showroom. Akan tetapi sebagian
administrasi juga dilakukan di showroom, misalnya menyortir nota-nota
perusahaan, pengarsipan nota, dan update petty cash.
Produk yang dijual ada berbagai jenis yaitu office furniture, bedroom
furniture, lounge furniture, dining room furniture, mirrors, dan occasional
furniture. Penjualan produk terdiri dari lokal dan ekspor. Untuk penjualan
lokal sendiri tidak begitu banyak bahkan hampir tidak ada, lebih dominan
penjualan luar negeri (ekspor) misalnya Itali, Ukey, Eropa.

v
 2.2. Struktur Organisasi

2.3. Uraian Pekerjaan

Direktur : Rubiana Rozaq
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kata direktur berarti
pemimpin tertinggi dalam suatu perusahaan. Pengertian lain menyebutkan,
direktur adalah orang yang bertugas memberikan bimbingan melalui
pengarahan, nasihat, bantuan, penerangan, dan lain sebagainya. Tugas dan
tanggungjawab direktur perusahaan CV Graha Indah :
1. Memimpin dan bertanggung jawab menjalankan perusahaan CV Graha
Indah

3. Bertanggung jawab terhadap kerugian yang mungkin dihadapi perusahaan CV

Graha Indah, pun bertanggung jawab terhadap keuntungan perusahaan CV
Graha Indah

4. Menentukan, merumuskan, dan memutuskan sebuah kebijakan perusahaan CV

Graha Indah

5. Merencanakan, mengembangkan dan mengelola berbagai sumber pendapatan

dan pembelanjaan kekayaan milik perusahaan CV Graha Indah

6. Menyusun dan menetapkan berbagai strategi stategis untuk mencapai visi dan
misi perusahaan CV Graha Indah

7. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan CV Graha

Indah, mulai bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang

8. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan CV Graha Indah

vi
9. Menjadi perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar
perusahaan CV Graha Indah

10. Bertanggung jawab terhadap kinerja keuangan sebuah perusahaan CV Graha

Indah

11. Bertanggung jawab membuat laporan keuangan perusahaan CV Graha Indah

12. Mengawasi laporan keuangan perusahaan CV Graha Indah

13. Menyusun strategi dan meningkatkan pertumbuhan keuangan perusahaan CV

Graha Indah

14. Meminimalisir resiko keuangan yang mungkin merugikan perusahaan CV

Graha Indah

15. Melihat secara jeli peluang perusahaan CV Graha Indah

Di perusahaan CV Graha Indah Direktur juga memegang Gaji Karyawan

bagian Staff. Beliau sendiri yang menghandle gaji tersebut.

General Manajer : Ali

a) Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya

b) Mengelola operasional harian perusahaan CV Graha Indah

c) Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis

semua aktivitas bisnis perusahaan CV Graha Indah

d) Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan CV Graha

Indah

e) Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di

perusahaan CV Graha Indah

f) Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan CV Graha Indah agar

dapat berjalan degan maksimal

vii
g) Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan CV Graha
Indah dengan efektif dan optimal

h) Mengelola anggaran keuangan perusahaan CV Graha Indah

i) Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan CV Graha

Indah

j) Membuat prosedur dan standar perusahaan CV Graha Indah

k) Membuat keputusan penting dalam hal investasi, integrasi, aliansi dan

divestasi

l) Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan CV Graha

Indah jangka menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan

m) Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan

Manager assistant & cashier 1 : Nuriyati

1. Bantu manajer dalam mengatur, merencanakan, dan menerapkan strategi

2. Mengkoordinasikan operasi

3. Pastikan jadwal dan sasaran dipenuhi

4. Mengawasi dan memotivasi staf

5. Pantau biaya operasi, anggaran, dan sumber daya

6. Berkomunikasi dengan klien dan mengevaluasi kebutuhan dan spesifikasi

mereka

7. Buat laporan, analisis, dan interpretasikan data

8. Mendorong proses rekrutmen dan pelatihan & pengembangan

9. Amankan kepatuhan terhadap kebijakan dan pedoman perusahaan CV Graha

Indah

viii
10. Manager assistant & cashier juga mengatur urusan penjualan dan pembelian
perusahaan CV Graha Indah

Accounting, Tax, & Finance

1. Berkorespondensi via email dan telepon terkait keterlambatan pembayaran,

menyelesaikan perselisihan, pertanyaan dan masalah masalah lainnya

2. Bertanggung jawab untuk menangani pajak bulanan dan tahunan dengan

menggunakan e-SPT all taxes, E-Billing, E-Faktur, E-Filling

3. Menghitung dan melaporkan semua pembayaran pajak perusahaan CV Graha

Indah

4. Menyiapkan dan Mendokumentasikan Faktur Pajak (SSP)

5. Melakukan proses dan perekaman transaksi utang perusahaan CV Graha

Indah dan memastikan bahwa semua invoice beserta reimburstment dari
karyawan CV Graha Indah

Tanggung jawab

1.Memastikan proses pelaksanaan dan pencatatan akuntansi serta finansial

perusahaan CV Graha Indah terlaksana dengan baik.

2. Memastikan semua aplikasi yang berkaitan dengan pajak dioperasikan

dengan baik dan tidak ada keterlambatan dalam pembayaran pajak
perusahaan.

3. Memastikan semua pengeluaran pajak perusahaan CV Graha Indah dihitung

dan didokumentasikan dengan baik untuk selanjutnya dilaporkan kepada
manajemen.

4. Memastikan dokumentasi faktur pajak terlaksana dengan baik.

ix
 5 Memastikan kalau perekaman transaksi utang perusahaan CV Graha Indah
dan reimburstment karyawan terbayarkan tepat waktu dan sesuai dengan
prosedur perusahaan.

Wages : Mela Resti N.A

1. Membuat input absensi pegawai CV Graha Indah

2. Mendata lembur dan cuti pegawai CV Graha Indah

3. Menghitung dan menyiapkan daftar pembayaran gaji pegawai produksi

4. Membagikan gaji karyawan produksi CV Graha Indah

5. Menyiapkan laporan biaya tenaga kerja CV Graha Indah

6. Membuat rekap perubahan status keluarga pegawai untuk menyesuaikan

PTKP

7. Membuat dan melaporkan SPT Masa dan SPT Tahunan PPH 21

8. Membayarkan iuran BPJS

Assistant : Nurul Isfaizah & Kiki Aprilia Sari

1. Mencatat dan memeriksa status data penjualan mana yang suadah masuk serta
yang belum juga supaya mempermudah untuk menindaklanjuti
kekurangannya.
2. Menginput data penjualan sehari-hari dengan cermat benar dan juga cocok.
3. Buat penagihan serta menindak lanjuti pengiriman data penjualan harian CV
Graha Indah
4. Selesainya memberikan informasi problem cacat (umpamanya masalah teknis
penginputan/computer, keterlambatan data) pada Supervisor Adm. untuk
ditindaklanjuti
5. Memeriksa kembali tiap-tiap data yang sudah di input supaya tidak terjadi
kekeliruan

x
6. Membuat cross cek dengan customers bila temukan selisih pada harga jual
7. Membuat cross cek 1 kali dalam 1 minggu dengan pihak pabrik

8. Buat informasi ujung bln. berupa faktur penjualan untuk diserahkan pada
Supervisor Adm. sesudah dicek dengan informasi tagihan dari masing-masing
counter.
9. Merekap tagihan dari counter per periode.
10. Mendistribusikan salinan faktur konsinyasi ke setiap counter.
11. Buat informasi penjualan serta tagihan customers serta pabrik
12. Merekap retur customers
13. Menolong Supervisor Adm. dalam menyiapkan semua informasi yang terkait
dengan penjualan (seperti informasi penjualan barang konsinyasi, dan lain-
lain)
14. Menaruh berkas data penjualan yang telah serta belum juga diolah dengan
rapi dan systematis hingga mempermudah bila satu waktu juga akan di raih
kembali.
15. Merekap kebutuhan ATK serta keperluan yang lain seperti Kantong Plastik,
Polybag, kardus, (brosur, POP)

Logistic & cashier 2 : Nur Khamid

1) Mengkoordinasikan dan Melacak Pengiriman

2) Petugas Logistik biasanya bertanggung jawab atas penyimpanan barang.

Tugas manajemen gudang adalah menjaga persediaan, memesan bahan untuk
produk, mengoperasikan peralatan yang diperlukan, dan mengelola personil
gudang.

Stock & shipment : Uswatun Hasanah

1. Menganalisa setiap permintaan Sales Order dari Marketing

2. Memastikan ketersediaan stock di gudang finish good

3. Mengatur jadwal pengiriman sesuai dengan schedule delivery

xi
4. Mengawasi setiap proses loading barang ke pelanggan

5. Memastikan akurasi jumlah pengiriman dan item produk dengan delivery

order

6. Memastikan produk sebelum dikirim kepelanggan dalam keadaan baik

7. Update Kartu stock penerimaan dan pengeluaran produk finish good setiap
hari

Drafter : Haryono

1) Mampu membuat gambar produksi spesifikasi lengkap dan detail untuk kayu,
rotan, baja dan kain upholstery furnitur.

2) Mampu membuat ACAD Gambar yang diperlukan dalam format 2D.

3) Melaksanakan tugas seperti yang dijelaskan oleh Senior Manajer / Manajer

Proyek / Asisten Manajer proyek

Assistant drafter : M. Ihsan Dhurry

Membantu drafter dalam melaksanakan tugasnya

Kepala produksi : Murtiani

1. Mengawasi pelaksanaan proses produksi, mulai dari bahan baku awal sampai
menjadi barang jadi.

2. Mengawasi pemakaian bahan baku, pemakaian packing material dan bahan

pembantu lainnya dengan meminimalkan pemborosan dan kegagalan proses.

3. Menjaga dan mengawasi agar mutu bahan baku dalam proses dan mutu
barang jadi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

4. Menjaga dan mengawasi kalancaran dan keseimbangan proses

5. Mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dengan menekan absensi,

peningkatan disiplin dan tata tertib.

xii
6. Konsistensi dalam menerapkan metode kerja dan keselamatan kerja.

7. Mengefektifkan pengoperasian peralatan dan mesin - mesin yang ada.

8. Menjaga kebersihan peralatan, mesin dan lingkungan kerja.

9. Mengawasi pembuatan laporan produksi, yang meliputi laporan absensi,

pemakaian bahan baku, hasil produksi, dan jam berhenti (stoppage) tiap - tiap
mesin.

10. Berwenang melimpahkan sebagian tugasnya kepada bawahannya sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

11. Berwenang menandatangani dokumen, surat - surat yang berhubungan

dengan pelaksanaan produksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

12. Berwenang menilai, menyampaikan usul promosi, degradasi dan alih tugas
bawahannya sampai tingkat kepala regu.

13. Berwenang mengajukan usul kepada Manager dibidang pelaksanaan

produksi.

14. Bertanggung jawab atas tegaknya disiplin dan tata tertib perusahaan diseluruh
unit yang dipimpinnya.

15. Bertanggung jawab atas hasil kerja bawahannya dengan berkewajiban untuk
mentransfer ilmu dan keahliannya minimal sampai tingkat

16. Bertanggung jawab atas terkendalinya pemakaian bahan baku, packing

material dan bahan pembantu lainnya.

17. Bertanggung jawab atas pengoperasian peralatan dan mesin untuk mencapai
target kwalitas dan kwantitas produksi.

18. Bertanggung jawab atas rahasia perusahaan khususnya dibidang teknologi

produksi.

Independent QC : Rifana

xiii
 Tugas seorang QC yaitu monitoring, uji-tes dan memeriksa semua proses
produksi yang terlibat dalam produksi suatu produk. Dia harus memastikan
standar kualitas dipenuhi oleh setiap komponen dari produk atau layanan yang
disediakan oleh perusahaan.

Staff Produksi Finishing 1 & Finishing 2

Bagian finishing memilliki tugas dan tanggung jawab yaitu

Melakukan pengecatan kayu dengan pernis dan melakukan plitur setelah
produk dikeringkan, serta mengecek kesesuaian barang dengan pesanan
konsumen

Staff Produksi AA

Bertugas untuk memberi aksesesoris, memberi knop, dan lain-lain pada

barang furniture

2.4. Visi dan Misi

xiv
BAB III
HASIL KEGIATAN

3.1. Hasil Pelaksanaan Praktik Lapangan

Tempat Praktik Lapangan
Tempat pelaksanaan Praktik Lapangan yaitu sebagai berikut :
Nama Instansi : Bagian : Pengelolaan Arsip (Kearsipan)
Alamat : Jl. Ratu Kalinyamat, Komp. Perkantoran, Demaan, Kec. Jepara,
Kabupaten Jepara, Jawa Tengah

Setelah satu bulan setengah, tepatnya empat puluh hari terhitung

tanggal 20 Januari s.d. 29 Februari 2020 Penulis mengikuti dan
menyelesaikan Kegiatan Progam Praktik Lapangan di CV. Graha Indah,
Penulis mendapat banyak ilmu baru dalam melaksanakan operasional
pekerjaan yang dilakukan di CV. Graha Indah dalam ketentuan umum
pekerjaan yang dilaksanakan adalah menyelesaikan segala bentuk tugas
tanggung jawab yang diberikan oleh pembimbing lapangan. Adapun
jadwal pekerjaan bulan januari hingga bulan februari penulis mendapatkan
jadwal hari senin s.d. sabtu pukul 08.00-15.00 wib
Banyak sekali bentuk pekerjaan atau tanggung jawab penulis di
lapangan diantaranya yaitu membantu dalam administrasi seperti
menginput data petty cash harian perusahaan, Menyortir dan mengarsip
nota perusahaan, menghitung stock bahan pembantu setiap akhir bulan
(stock opname), mengupdate produk baru di showroom
Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di CV. Graha Indah,
penulis ditempatkan di bagian :
Assistant Accounting, Tax, & Finance dishowroom

xv
Beberapa tugas yang saya lakukan di tempat tersebut adalah :

1. Mengarsip nota-nota prusahaan

Setelah nota disortir, selanjutnya yaitu mengarsip nota-nota tersebut. Cara

mengarsip nota pada perusahaan CV Graha Indah :

a) Memeriksa surat/berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan

menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013.
Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.
b) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal.
Contoh:
Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret),
sub-sub tanggal (1).
c) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan
menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini
dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.
d) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan
jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.
e) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai
dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan
pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode
1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu
indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat
juga.

xvi
2. Mengentri petty cash

Mengentri petty cash CV Graha Indah sendiri tidak terlalu sulit karena
hanya memasukkan bukti pengeluaran yang ada. Untuk sistem yang dipakai yaitu
cuma menggunakan aplikasi microsoft excel. Untuk mengentri data petty cash
dilakukan setiap sebulan sekali

3. Mengentri stock opname logistik perusahaan

Untuk tugas ini juga tidak begitu rumit. Karena hanya memasukkan data
yang ada. Data tersebut diperoleh dari kartu pengaluaran bahan pembantu dan
data pemasukan barang setiap harinya. Untuk mengentri ini dilakukan setiap
seminngu sekali

4. Menghitung persediaan bagian logistik

Menghitung persediaan bahan pembantu ini dilakukan setiap akhir bulan.

Pekerjaan ini terlihat mudah namun cukup menguras tenaga. Karena disana cukup
banyak jenis bahan pembantu dan lain sebagainya. Bagian yang menguras tenaga
ialah menghitung satu persatu per pcs setiap barangnya. Setelah dihitung satu
persatu, kemudian jumlah barang yang ada dicatat sesuai kode barang tersebut

5. Mengupdate stock barang jadi di showroom

Showroom sendiri adalah tempat untuk memamerkan barang jadi berupa

sample. Di CV graha Indah banyak barang sample di showroom yang belum
masuk ke data stock showroom. Maka dari itu untuk mengupdate, kita harus
mendata dan memfoto stock barang barang baru yang ada dishowroom sesuai
kode yang tertera pada barang. Setelah di data, baru kemudian dimasukkan atau di
entri ke dalam komputer

Dari pekerjaan-pekerjaan tersebut, hasil yang diperoleh yaitu lebih sedikit

mengerti bagaimana perusahaan furniture beroperasi. Baik bagian administrasi
maupun bagian produksi. Banyak pembelajaran yang diperoleh. Mulai dari kita
yang dituntut untuk seperti layaknya pegawai bekerja. Jadi nantinya setelah kita

xvii
terjun di dunia kerja, kita sudah ada pengalaman dalam bekerja. Walaupun tidak
begitu banyak ilmu perkuliahan yang bisa diterapkan saat praktik lapangan, akan
tetapi kita memperoleh banyak ilmu baru dan pengalaman baru saat di
perusahaan.

3.2. Kendala Yang Dihadapi

Selama melaksanakan Praktik Lapangan di Bagian , saya berusaha
mengerjakan setiap pekerjaan semaksimal mungkin dan tepat waktu. Namun,
banyak hal yang saya dapatkan di tempat praktik lapangan sehingga
membutuhkan waktu ekstra dalam menyelesaikan pekerjaan. Beberapa kendala
yang menyebabkan pekerjaan tersebut menjadi terhambat yaitu :
Jika tidak menguasi penggunaan operasional komputer dengan baik maka
akan kesusahan ketika menghadapi dunia kerja,karena semua sistem
menggunakan aplikasi berbasis komputer. Terbatasnya ruang kerja yang ditempati
oleh peserta praktik lapangan sehingga para peserta praktik lapangan kesulitan
karena terlalu banyak dokumen-dokumen baik yang terpakai ataupun yang tidak
terpakai berada di meja praktikan maka menyebabkan tidak leluasa dalam
melaksanakan pekerjaan.

3.3. Solusi
Setiap mahasiswa diharuskan menguasi sistem komputer dengan baik
sehingga ketika terjun didunia kerja tidak mengalami kesusahan dalam
mengerjakan semua tugas yang diberikan atasan. Selain itu untuk tantangan ruang
kerja terbatas yang disebabkan oleh tumpukan dokumen-dokumen di meja, maka
praktikan melakukan tata ulang ruang kantor dengan merapikan tempat kerja agar
tidak menghambat praktikan saat harus menyelesaikan pekerjaan yang
membutuhkan ruang gerak yang besar.

xviii
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Kesimpulan dari laporan ini adalah, bahwa sistem kearsipan di perusahaan
CV Graha Indah yaitu menggunakan sistem tanggal. Langkah langkah dalam
pengarsipan sistem tanggal adalah:

a) Memeriksa surat/berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan

menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013.
Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.
b) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal.
Contoh:
Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret),
sub-sub tanggal (1).
c) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan
menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini
dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.
d) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan
jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.
e) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai
dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan
pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode
1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu

xix
indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat
juga.

4.2 Saran
Dari hasil kegiatan Program Pelatihan Lapangan, Penulis memberikan
saran agar Program Praktik Lapangan dapat dilaksanakan dengan lancar dan
baik kedepannya serta penulis berharap, Kepada para peserta Program Praktik
Lapangan agar mempersiapkan diri dengan menguasai pelajaran yang akan
diterapkan dalam industri, agar memudahkan dalam melakukan praktik kerja
lapangan di perusahaan. Penulis juga ingin memberikan saran pada pihak:
Instansi CV Graha Indah :
1. Saran untuk pihak perusahaan yaitu untuk membuat tempat khusus arsip
arsip perusahaan karena masih banyak arsip yang masih berserakan.
Maksutnya masih terpencar pencar. Jadi saya sarankan untuk satu tempat
agar nanti jika diperlukan mudah untuk mencarinya.
Universitas Islam Nahdlotul Ulama’ Jepara.
1. Pihak Kampus diharapkan dapat memantau kegiatan Mahasiswa yang
sedang melaksanakan PPL secara intensif sehingga segala kesulitan yang
timbul dapat dipecahkan bersama.
2. Pembimbing yang ditunjuk pihak kampus diharapkan untuk lebih
mengoptimalkan profesionalismenya demi kelancaran kegiatan PPL.
Penulis sadar dalam melaksanakan kegiatan Program Praktik Lapangan ini
masih banyak kekurangan,namun penulis telah berusaha melaksanakannya
secara maksimal.Laporan Program Praktik Lapangan ini juga masih jauh dari
kata sempurna. Oleh karena itu,penulis mengharapkan saran yang membangun
guna memperbaiki laporan ini.

xx